34 نصيحة لمحرر مستندات Google لزيادة إنتاجية مكتبك

يعد محرر مستندات Google أحد أكثر الأدوات استخدامًا للعمل في المنزل ومشاركة المستندات مع أشخاص آخرين ، وهو ليس جزءًا أساسيًا من العديد من أنواع العمل المختلفة التي يتم إجراؤها على جهاز الكمبيوتر ، وقد استبدل تقريبًا برامج المكتب القياسية المثبتة على الكمبيوتر.

بدءًا من  حساب Gmail   أو حتى بدونه ، تتيح لك تطبيقات Google المختلفة إنشاء مستندات نصية متقدمة باستخدام مستندات Google وجداول بيانات باستخدام جداول بيانات Google وعروض تقديمية باستخدام العروض التقديمية من Google ونماذج باستخدام نماذج Google والمزيد بدون تثبيت أي برامج!

بمساعدة بعض نصائح استخدام تطبيقات Google الخبراء ، وخاصة مستندات Google ، ستستخدمها لأكثر من مجرد مفكرة Google عبر الإنترنت ، ويمكنك الذهاب إلى حد إدارة الأعمال بأكملها والمتعاونين مع الإنترنت جناح جوجل.

من تاريخ الإصدار إلى الوظائف المتقدمة ، سألنا المجتمع ما هي نصائحهم لتحقيق أقصى استفادة من مستندات Google. فيما يلي إجاباتهم.

هل تستخدم محرر مستندات Google للتعامل مع مستندات الأعمال؟ هل لديك أي نصيحة جيدة حول استخدامها لإنتاجية المكتب؟ هل استخدمت وظائف التعاون بنجاح؟

ميلاني موسون ، AutoInsuranceEZ.com: لا حاجة لحفظ مسودة وإعادة إرسالها إلى الجميع

أستخدم محرر مستندات Google للتعامل مع مستندات الأعمال يوميًا. من أجل التعاون مع أولئك في فريقي ، نختار الإعدادات التي تسمح لأولئك في فريقنا بالتحرير. يوجد في الزاوية العلوية اليمنى زر مشاركة أزرق. انقر على ذلك ، ثم انتقل إلى الإعدادات المتقدمة وحدد من يمكنه فتح المستند. ثم اختر من القائمة المنسدلة يمكن التعديل.

بمجرد وصول الفريق ، يستخدمون خيار التعليقات لطرح الأسئلة أو إضافة معلومات. يمكن لأعضاء الفريق أيضًا إجراء تعديلات أو تقديم اقتراحات للتحرير.

من الملائم والمثمر استخدام مستندات Google للتعاون لأنه يمكن لأي شخص في الفريق الوصول في الوقت الفعلي. ليست هناك حاجة لحفظ مسودة وإعادة إرسالها إلى الجميع. يمكنهم مواصلة التحقق من المستند الأصلي أثناء تطوره.

ستايسي كابريو ، تسويق النمو: الكتابة والبحث دون ترك المستند مع Explore

تتمثل إحدى النصائح لاستخدام محرّر مستندات Google في الكتابة والبحث دون مغادرة المستند عند استخدام ميزة الاستكشاف. تتيح لك ميزة الاستكشاف البحث واستكشاف Google للبحث والإجابات أثناء الكتابة في نفس الوقت حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت في تغيير علامات التبويب أو النقر خارج مستند Google أثناء الكتابة.

جيمس كانزانيلا ، ليالي التسويق المعزولة: تحتوي على مجلدات بناءً على الموضوعات

أنا أستخدم محرر مستندات Google للتعامل مع مستندات الأعمال منذ سنوات حتى الآن ، وأوصيك بالاحتفاظ بمجلدات أنيقة للغاية لجميع ملفاتك. بمرور الوقت ، يمكن أن تبدأ الملفات في التراكم ولا تريد قضاء الكثير من الوقت في البحث عن ملفاتك المحددة. أوصي بوجود مجلدات بناءً على الموضوعات. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون نفقات أو دخل أو خطط عمل أو أي شيء آخر قد يكون.

مع مرور الوقت ، يمكنك بعد ذلك إضافة ملفات جديدة للسنوات السابقة نظرًا لأنك لن تتمكن من الوصول إليها بنفس القدر. ولكن إذا كنت لا تزال بحاجة إلى الوصول إليهم؟ ستعرف دائمًا أين تبحث. على الرغم من أن التنظيم والتنظيم قد يبدو وكأنه نصيحة أساسية ، إلا أنه يصبح أكثر أهمية حيث تبدأ الملفات والوثائق في التراكم.

Calloway Cook ، Illuminate Labs: يسمح فقط للأشخاص خارج المؤسسة بالاطلاع

تأكد من تغيير إعدادات الوصول إذا كنت تشارك مستندًا مع أشخاص خارج مؤسستك. من الشائع بالنسبة للأشخاص الأقل دراية بمستندات Google وبرامج التعاون المشتركة إجراء تعديلات مباشرة على مستند ، لا تريده بشكل عام.

نميل إلى تقييد الوصول إلى مستندات شركتنا للعرض فقط أو في حالات معينة التعليق فقط. بالنسبة لشيء مثل منصة عرض المستثمر ، فمن المنطقي السماح فقط للأشخاص خارج المؤسسة بالمشاهدة ، لأنه سيتم إعادة استخدام هذه المجموعة وإرسالها إلى مستثمرين محتملين آخرين.

فنسنت لي ، مؤلف: دعوة فريق لتقديم المدخلات

كجزء من عملي في تطوير العلامة التجارية للعملاء ، أبدأ ببناء قصة علامتهم التجارية. Google Doc هو اختياري لتسجيل المعلومات وعند الضرورة ، سأدعو فريقي للإدخالات إما من خلال منحهم إمكانية التعديل أو التعليق. تذكر تحديد وظيفة الاقتراح تحت التحرير حتى يتم الاحتفاظ بالنص الأصلي. يعد التعليق أكثر فائدة إذا كنت تحتاج فقط إلى التعليقات وليس التعديلات. يمكن تمييز فقرة معينة ويمكنك تعيين طلب للتعليق على شخص معين (عبر عنوان بريده الإلكتروني). تعد وظيفة التعليق أيضًا طريقة جيدة لتتبع القرارات التي تؤدي إلى الإصدار النهائي في المستند.

Google Doc مفيد أيضًا عندما أكتب كتابي القادم. يمكنني دعوة المحرر الخاص بي لفحص المحتوى وباستخدام أداة التعليق ، يمكنها أن تنصح بتغيير في الاتجاه أو الفكرة. وبينما أقوم بإعداد المخطوطة النهائية ، يمكنني إنشاء جدول محتوى تلقائيًا ببساطة عن طريق تنسيق عناوين الفصول كرأس. تعد وظيفة عد الكلمات أيضًا أداة رائعة لأنني بحاجة إلى الحفاظ على طول كل فصل كما هو.

Dan Bailey ، WikiLawn: تعلم ميزة التاريخ وحل التعليقات

تتضمن أفضل نصائحي لاستخدام مستندات Google بشكل تعاوني تعلم ميزة السجل ووجود نوع من العملية لمن يعلق / يعدل متى. بالنسبة للتاريخ ، يمكنك مشاهدة سجل لما تم تغييره ، واسترجاع أي تغييرات. هذا أمر بالغ الأهمية إذا قام شخص ما بتغيير شيء ما يحتاج إلى التراجع ، أو إذا كنت تريد أن ترى ما ساهم به موظف فردي.

إذا نقرت على جميع التغييرات المحفوظة في Drive ، فسيفتح عرضًا يعرض التغييرات الأخيرة. يتم ترميزها بالألوان ، لذا يمكنك معرفة من فعل ماذا. ما عليك سوى النقر عليه للحصول على عرض أفضل في المستند ، والعودة إذا كنت بحاجة إلى ذلك.

فيما يتعلق بالتعديلات والتعليقات ، ابتكر سير عمل حتى لا يتقدم الناس على بعضهم البعض. إذا قام أحد الأشخاص بصياغة مستند ، فاطلبه إلى شخص آخر للقيام بمستوى عالٍ مرة واحدة. ثم أرسله مرة أخرى إلى الصياغة ، ودعهم يقومون بالتغييرات ، وأرسلها إلى أسفل لمزيد من التحليل النقدي. حل التعليقات التي يتم التعامل معها واترك أي أسئلة لا تزال لديك أسئلة بشأنها.

هذا من شأنه أن يبقي الأمور تتحرك بسلاسة.

جوزفين إيسون ، Event Entertainmenters: جدولة دقيقة مع محرّر مستندات Google

بصفتنا وكالة لحجز المواهب / الفنانين ، يعد محرّر مستندات Google أمرًا محوريًا في الطريقة التي نبقي بها فريقنا على اطلاع مستمر بطريقة غير احتكاكية. هذا هو المكان الذي يكون فيه G-Docs مفيدًا. تتم مشاركة مستند مباشر لجميع الأعضاء المعنيين وإذا تم إجراء أي مراجعات على التوقيت والمتطلبات ، يتم دفع هذه الإشعارات إليهم مباشرة عبر إشعارات البريد الإلكتروني. هذا يقلل بشكل كبير من الجهد الإداري الإضافي ويجعل اتصالاتنا نظيفة وواضحة.

شيريس باتون ، SLP Media Relations: عمل مستند PDF قبل إرساله

بصفتي دعاية ومستشار علاقات عامة أنا دائمًا في حالة تنقل. في بعض الأحيان يكون من الضروري بالنسبة لي أن أحمل الكمبيوتر المحمول معي معظم الوقت وأن أقوم بإعداد محطة عمل إذا سمحت المساحة بذلك. لذا فإن القدرة على الوصول إلى ملفات العقد أمر مفيد ومهم للغاية. أستخدم مُحرر مستندات Google بشكل متكرر لإنشاء العقد الخاص بي واستبياني لإعداد العملاء الجدد. نظرًا لأنه يمكنك الوصول إلى Google في أي مكان ، وأنا أعني أي مكان ، فهذا يجعل الأمر أسهل بكثير وأقل إرهاقًا عندما يمكنك الاستمرار في العمل على مستنداتك ومشاركتها بسهولة.

أفضل نصيحة يمكنني تقديمها هي استخدام هذا التطبيق لمقترحات العقود. بمجرد الانتهاء من المستند ، يمكنك مشاركته بسهولة مع الشخص الذي تقوم بإنشاء المستند له. الشيء الوحيد الذي أنصح به هو جعله مستند PDF قبل إرساله ، لأنك لا تريد أن يقوم العميل بإجراء تغييرات عليه لا تعرفها. ومع ذلك ، عندما تقوم بمشاركة المستندات مع فريقك ، سأقوم بإجراء التصحيحات بلون مختلف. بهذه الطريقة تعرف عند إجراء التصحيحات. لقد تعاونت مع محترفي العلاقات العامة الآخرين ووجدنا أن تعيين الألوان كان أفضل طريقة للذهاب. هذه الأداة رائعة وكانت حقا lfiesaver!

James McGrath ، يوريفو: استخدم أداة الاقتراح لإخطار مالك المستند

إحدى الميزات التي نجدها مفيدة للغاية ولكن من السهل تفويتها وهي الاقتراح. يمكن العثور عليها في أعلى اليمين. عادةً ما يتم اختيار التحرير ، ولكن إذا قمت بالنقر فوقه واخترت اقتراح ، فستبقى أي تغييرات يتم إجراؤها على النص الأصلي والنص الجديد على الصفحة. سيتم إنشاء فقاعة مطابقة على الجانب الأيمن من الصفحة تبرز الاقتراح.

عند إجراء هذه الاقتراحات ، سيتم إبلاغ مالك المستند ويمكنه قبول التغييرات أو رفضها. إذا تم قبولهم ، يتم تطبيق التعديل. إذا تم رفضهما ، فستعود الوثيقة إلى شكلها الأصلي.

يمكن تقييم كل اقتراح بشكل مستقل.

هذه الوظيفة مفيدة حقًا لأنها في الأساس نسخة حمراء من المستند يمكنك تقييمها بسهولة.

Rafa ، أكاديمية Homeschool Spanish: تعلم بعض الاختصارات المفيدة

نستخدم محرر مستندات Google لإدارة كل مشاركة مدونة للتأكد من أنها جاهزة للنشر. نظرًا لأننا نعمل عن بُعد لفترة طويلة ، فقد أثبتت وظيفة التعليق أنها مفيدة جدًا في تعزيز المناقشات بين الكتاب والمحررين. لا تتيح لنا الميزة العمل بالسرعة التي تناسبنا فحسب ، بل تترك أيضًا سجلًا مكتوبًا لعملية التحرير بأكملها حتى لا تبقى الكلمات في الهواء.

هناك طريقة أخرى لزيادة الإنتاجية من خلال محرر مستندات Google وهي تعلم بعض الاختصارات المفيدة. بصفتك كاتبًا ، تعد الاختصارات مثل عد الكلمات (CTRL + SHIFT + C) والعناوين الرئيسية (CTRL + ALT + 2) طريقة رائعة لجعل الكتابة تجربة فعالة وممتعة. إذا كنت تنظم مستندك باستخدام الرؤوس ، فإن ذلك يسمح لك أيضًا بالتنقل بسرعة عبر العناوين عبر الشريط الجانبي على يمين المستند. هذا يجعل من السهل تصفح الوثائق الكبيرة!

أحمد مير ، Nature and Bloom: إنشاء روابط قابلة للمشاركة والتعليق واستخدام الرؤوس

أنا مؤسس التجارة الإلكترونية والشركات التابعة التي أعمل من أجلها مع الكتاب والمحررين المستقلين بشكل متكرر عبر محرّر مستندات Google.

لدي بعض النصائح المرتبطة بالإنتاجية للأنشطة التجارية عبر الإنترنت مثل الأعمال المتعلقة بي:

• إنشاء روابط قابلة للمشاركة للمستندات لتمريرها إلى الكاتب الخاص بك ، والتي يمكن بعد ذلك التحقق منها بواسطة المحرر وفريق تحسين محركات البحث في الوقت الفعلي. يمكنك تعديل الأذونات للسماح لبعض المستخدمين بالتحرير / القراءة فقط أو السماح لأي شخص لديه الرابط بالتحرير حسب الضرورة.
• إذا احتاج المستند إلى إعادة صياغة لإضافة تعليقات لأعضاء فريق معين باستخدام وظيفة التعليق @ ، فسيؤدي ذلك إلى دفع عضو الفريق تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني إلى تعليقاتك!
• استخدم الرؤوس لتقسيم المستندات إلى تنسيقات SEO الجاهزة المعدة للصق مباشرة في موقع الويب الخاص بك دون تعديل.

Marc Bromhall ، مبتدئ تصفح جير: إرسال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة من جدول البيانات

نحن نستخدم Google Suite منذ أكثر من 4 سنوات لإدارة أعمالنا. واحدة من أكثر الميزات التي اكتشفناها لتعزيز الإنتاجية هي إرسال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة من جدول البيانات. هذه أداة رائعة لمديري المشاريع أو قادة الفرق الذين يتواصلون باستمرار مع العديد من أعضاء الفريق. لنفترض أنك اختتمت للتو اجتماعًا وكان هناك العديد من نقاط العمل في الاجتماع التي يجب تفويضها لأعضاء مختلفين في الفريق. بدلاً من إرسال جميع هؤلاء الأشخاص بالبريد الإلكتروني بشكل منفصل ، يمكنك استخدام أوراق Google لتدوين من يحتاج إلى فعل ما.

في العمود الأول ، ستضع بريدهم الإلكتروني وفي العمود الثاني ستكون الملاحظة حول ما يجب عليهم القيام به. بعد انتهاء الاجتماع واكتمال الورقة ، كل ما عليك فعله هو نسخ ولصق بعض التعليمات البرمجية في Google Script Editor التي يمكنك العثور عليها ضمن علامة التبويب أدوات في جداول بيانات Google. بمجرد لصق الشفرة ، ما عليك سوى النقر على إرسال رسائل البريد الإلكتروني في أعلى الصفحة وفي ثوانٍ سيتم إرسال جميع أعضاء فريقك عبر البريد الإلكتروني إلى رسائلهم الفردية. اكتشفنا أن هذه الأداة وفرت لنا الكثير من الوقت بمرور الوقت على مر السنين وهي واحدة من العديد من الميزات التي نحبها حول Google Suite.

Shreeram Thapaliya ، نيبال Trek Hub Pvt.Ltd: تصدير بتنسيقات مختلفة وطباعة

لقد استخدمت مستندات جوجل منذ العام الماضي. إنه أروع شيء بالنسبة لي من Google بعد Gmail. كنت أستخدم أيضًا ورقة Google. أعتقد أنه من الرائع جدًا استخدام مستندات Google مقارنة بمستندات Microsoft. لديك العديد من الخيارات التي يمكنك مشاركتها وتحرير المستندات في وقت واحد ويمكن لعدة أشخاص تحريرها وإخراج النسخ النهائية من كل مستند بسهولة. يوفر وقت الموظفين. كل الأشياء التي يمكنك القيام بها من Microsoft Word والتي يمكنك القيام بها من محرر مستندات Google. يبقى هذا المستند أيضًا احتياطيًا على Google Drive ، إذا كنت لا ترغب في وضعه هنا ، فيمكنك أيضًا التصدير بتنسيقات مختلفة مثل ملف Word أو ملف PDF أو أي ملحقات أخرى. إذا كنت ترغب في الحصول على الطباعة ، فيمكنك مباشرة الطباعة من هنا ما الذي تحتاجه أكثر من ذلك؟ أنا أحب خيارات التدقيق النحوي كثيرا. يمكنك كتابة جمل جيدة للغاية بمساعدة محرر مستندات Google هذا. حتى أكتب رسائل البريد الإلكتروني من خلال محرر مستندات Google ثم أرسلها عبر. أعتقد أنني استفدت من معظم الوظائف. إذا بقيت ، فسوف أتعلمها قريبًا لأنني أستخدمها 2-3 ساعات كل يوم. أرى أيضًا نقصًا في أن مستندات Google لا تحسب الكلمات والأحرف.

جو Flanagan ، Tacuna Systems: اذكر أعضاء الفريق لإعلامهم

أستخدم مستندات Google بشكل تعاوني لسنوات عديدة. تتيح لك هذه الأداة إنشاء الملفات ومشاركتها بسهولة بالغة. يمنح محرّر مستندات Google أيضًا التحكم المطلق حيث يمكن أن يقتصر الوصول إلى الملفات المشتركة على العرض أو التعليق أو التعديل.

تتضمن بعض نصائح الإنتاجية لمحرر مستندات Google ما يلي:

• اذكر أعضاء الفريق في تعليق على مستند للتأكد من أنه تم إخطارهم بالتعليق.
• أضف شركة جارجون إلى القاموس
• استخدم الإشارات المرجعية للتنقل بين المستندات الطويلة

مكتب محاماة Ken Eulo و Smith & Eulo: إثبات أذونات التعديل عند مشاركة دعوة

عند التعاون مع الموظفين في شركتك في محرر مستندات Google ، تحتاج إلى فهم أذونات التعديل عند مشاركة دعوة. 90٪ من الوقت واجهنا صعوبة في التعاون في مستندات Google ، وذلك لأن المرسل لم يحدد السماح لأي شخص لديه الرابط بالتعديل. هذا حل سريع ولا يستغرق سوى ثانية واحدة ، لذا تأكد من تحديد هذا الخيار إذا كنت تريد أن يتمكن الطرف المتلقي من تحرير المستند. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب فقط في إرسال مستند إلى الطرف حتى يتمكنوا من مشاهدته ، فاترك إذن التعديل في يمكن العرض. هناك إذن ثالث ، يمكن التعليق ، والذي يسمح للطرف المتلقي بإبداء التعليقات على الوثيقة. يفيد هذا الإذن عندما ترسل المستند إلى عميل للحصول على تعليقات أو إلى رئيس للمراجعة.

Norhanie Pangulima، مشاريع SIA: استخدم محفوظات الإصدارات المحفوظة والكتابة الصوتية

محرر مستندات Google هو أحد تطبيقات Google التي أستخدمها دائمًا في مهام الكتابة الخاصة بي. إن مفهوم استخدام Microsoft Word عبر الإنترنت من خلال محرر مستندات Google مفيد للغاية بالنسبة لي خاصة أنه في بعض الأحيان ، لم يتم حفظ تعديلاتي وفقدت التغييرات عندما يكون هناك انقطاع في الطاقة أو عندما أغادر البرنامج عن طريق الخطأ. يحتوي هذا التطبيق على العديد من الميزات التي لا يعرفها معظم الناس. أحدها أن هذا التطبيق يتيح 200 مشاهد في وقت واحد في مستند واحد.

إنها واحدة من أفضل الأدوات للتعاون الجماعي.

فيما يلي ميزتان مفيدتان أكثر في مستندات Google ونصائح حول كيفية استخدامها:

• 1. محفوظات الإصدارات المحفوظة. يحفظ محرر مستندات Google تلقائيًا كل تعديل يتم. بالنقر فوق القائمة ملف ، يمكنك مشاهدة محفوظات الإصدار وتتبع التغييرات التي تم إجراؤها في المستند والمستخدم الذي قام بذلك.
• 2. الكتابة بالصوت. هذه الميزة مفيدة جدًا عند كتابة الملاحظات وإذا كنت ترغب فقط في التركيز على كتابة كل ما يتبادر إلى ذهنك وتعديله لاحقًا. يسمح لك محرر مستندات Google بكتابة الكلمات التي تقولها مثل الإملاء. لاستخدام هذا ، انقر على أدوات ، ثم الكتابة بالصوت.

Philip Weiss ، PhilipWeiss.org: استخدم مفتاح علامة التبويب للتحديد التلقائي للصيغ

يعاني العديد من الأشخاص من صعوبة استخدام Excel في محرر مستندات Google لأنه قد يكون من المربك معرفة كيفية استخدام جميع ميزاته. خاصة فيما يتعلق بالصيغ ، والتي تعتبر كابوسًا لمعظم الأنواع غير المالية. على الرغم من أنني لم يعجبني تعلم Excel ، إلا أنه أحد تلك المهارات الضرورية التي يمكننا تطبيقها على العديد من جوانب عملنا وحياتنا اليومية للحفاظ على الأشياء منظمة.

إليك نصيحتي المفضلة لتوفير الوقت باستخدام صيغ Excel ، والتي يميل الكثير من الناس إلى مواجهتها. لذا ما تريد القيام به هو استخدام مفتاح علامة التبويب ، الذي يتيح لك التحديد التلقائي للصيغ. بهذه الطريقة لا تحتاج إلى إضاعة الوقت في كتابتها بالكامل في كل مرة. عندما تبدأ في ملئه ، سيملأ الحقل قائمة الاقتراحات من Excel. ثم كل ما عليك فعله هو تحريك مفتاح السهم لأعلى أو لأسفل لتحديد الصيغة ، والضغط على Enter والقيام به.

إذا كانت هناك مشكلة في أي من الصيغ ، فيمكنك تصحيحها بسرعة عن طريق تحديد الصيغة ثم الضغط على F2. ثم يمكنك التنقل بين أجزاء الصيغة بالضغط على مفتاح Shift والضغط على السهم الأيسر. سيعرض F9 الحساب النهائي للصيغة ، وبعد ذلك يمكنك الضغط على Esc للاحتفاظ بالصيغة أو الدخول للحفاظ على القيمة.

Polly Kay ، English Blinds: تتبع العمل إلى مؤلفه الأصلي

نستخدم مستندات Google للتعاون مع المستقلين والمتعاقدين الخارجيين الذين لا نرغب في توفير إمكانية الوصول إلى محركات أقراص المستندات الخاصة بنا أو إنترانت الشركة ، إما بسبب مخاوف أمنية أو لأنه ببساطة أسرع وأكثر كفاءة في هذا السياق للعمل عبر Google Drive.

نظرًا لأن كل شخص تقريبًا لديه حساب Google على أي حال ويمكن ضبط إعدادات المشاركة للمجلدات الفردية بشكل دقيق للغاية ، فإن هذا يمكننا من نقل ملكية الملفات ، وجمع العمل من عدة مقاولين في نفس المكان ، وتعديل ومراجعة المحتوى ، وتتبع العمل إلى مؤلفها الأصلي بعد فترة طويلة من الحدث.

وقد أثبتت أيضًا أنها مفيدة للمقاولين المستقلين والمتعاقدين الذين نعمل معهم أيضًا ، حيث يمكنهم بعد ذلك إدارة المجلدات لمشاريع أو عملاء متعددين مختلفين جميعًا في نفس المكان ، وتقسيم الأذونات وتعيينها حسب الاقتضاء دون المخاطرة بالأمان أو السلامة أو السرية من محتوى عملائهم الآخرين.

Esther Meyer ، متجر العرسان: جرب الكتابة الصوتية ، اضبط الأذونات ، استخدم المدقق الإملائي

أستخدم محرر مستندات Google منذ فترة. سواء كان ذلك للعمل أو للوثائق الشخصية ، فهو سهل للغاية ، ولهذا السبب هو طلبي المفضل. يعد القيام بعملي عن بُعد أسهل بكثير باستخدام محرر مستندات Google. لدي فريق بعيد أعمل معه ومن الطبيعي أن نتعاون ، وهذا هو السبب في أن محرّر مستندات Google هو هدية إلهية بالنسبة لنا.

فيما يلي أهم النصائح لاستخدام مستندات Google بفعالية:

• 1. جرب الكتابة بالصوت. إذا كنت من النوع الذي يفكر بشكل أسرع مما تكتب ، فقد تكون هذه ميزة رائعة بالنسبة لك. استخدم Ctrl + Shift + S لإطلاق الميزة ثم تحدث بعيدًا. شاهد كيف تقوم Google بالكتابة نيابة عنك. ومع ذلك ، كن على استعداد للقيام ببعض التحرير لأن هذا قد لا يحصل دائمًا على كلماتك بشكل صحيح ، ناهيك عن التنسيق.
• 2. تعيين الأذونات بشكل صحيح. عند مشاركة مستنداتك ، تأكد من أن الوصول الذي تمنحه للمستخدمين مناسب لاحتياجاتهم. يمكنك اختيار أن يتمكنوا من التعديل أو العرض أو التعليق.
• 3. المدقق الإملائي المذهل. يحتوي محرر مستندات Google على مدقق إملائي ونحوي ذكي. لا يمكن أن تكون كتابتك سيئة مع هذه الأداة ، حيث أنها تكتشف الأخطاء بدقة في معظم الأحيان. القواعد مهمة جدًا عندما يتعلق الأمر بالوظائف ، حيث أن المحترفين الذين فشلوا في التقدم إلى منصب مدير خلال السنوات العشر الأولى من حياتهم المهنية ارتكبوا 2.5 ضعف الأخطاء النحوية مثل زملائهم على مستوى المدير.

Oksana Chyketa ، BreatheWeb.com: استخدم الاختصارات والوظائف المدمجة

أنا أستمتع حقًا بالعمل مع أوراق Google ، وهو أمر رائع لأن عملي مرتبط ارتباطًا وثيقًا بمستندات Google. لذا ، فإن تعلم كل شيء عن الاختصارات أمر لا بد منه لأشخاص مثلي. توفر اختصارات ورقة Google وقتًا تدريجيًا وتسمح لي بالتركيز على قضايا أكثر حيوية. على الرغم من أن أوامري المفضلة هي Ctrl بالإضافة إلى مفتاح الفاصلة المنقوطة (لإدخال التاريخ الحالي) ، و Ctrl plus pageUp / pageDown (للتنقل بين الأوراق) ، و Ctrl plus Shift plus V (للصق النص العادي فقط) ، والكثير الذي أستخدمه باستمرار .

لكن أفضل نصيحة أثناء العمل مع أوراق Google التي يمكنني مشاركتها معك - هي استخدام الوظائف. إنها رائعة حقًا وتساعد على تحقيق نتائج رائعة. على سبيل المثال ، عادةً ما أستخدم الدالة = REGEXEXTRACT للحصول على المجال من عنوان URL وهذا = VLOOKUP للعثور على البيانات (إن وجدت - صواب / خطأ) في ورقة أخرى. وبالطبع ، الصيغة = فريد.

هناك طريقة سهلة للإشارة إلى التكرارات - باستخدام الوظيفة الفريدة. بشكل أساسي ، تنظر الصيغة الفريدة إلى نطاق وتسحب كل القيم الفريدة منه. إنه مفيد لأولئك الذين يرغبون في تسريع سير عملهم باستخدام كمية كبيرة من البيانات. على سبيل المثال ، عندما يكون لدي مجموعة موسعة من الفرص المرتقبة الناتجة من مصادر مختلفة ، فإنها تخصص البيانات المتكررة التي تبطئ الأمور بشكل فعال. لذلك ، إذا لم يكن من أجل الوظيفة الفريدة ، فمن المحتمل أن أقضي وقتًا أطول بكثير في مراجعة الفرص (الكلمات الرئيسية ، مواقع الويب ، رسائل البريد الإلكتروني) مما أقوم به الآن. والجزء الأفضل في هذه الوظيفة هو أنها تعمل للأرقام والنصوص.

Milos Djordjevi ، SaveMyCent: ترجمة المستندات مباشرة في محرر مستندات Google

نظرًا لأنني عادةً أتعاون مع الكثير من الأشخاص ، فإنني أستخدم التعليقات كثيرًا. نظرًا لأنه من السهل جدًا إجراء تغييرات في مستندات Google ، فقد لا يلاحظ الأشخاص كل شيء في الوقت المحدد. هذا هو السبب في أنني دائمًا أرتب على الأشخاص في تعليق وأتأكد من أننا نتفق على جميع التغييرات ، قبل إجرائها بالفعل. أشعر أحيانًا أن لدي دردشة حية للغاية داخل مستند واحد. ومع ذلك ، فإن هذا يساعدني في الحفاظ على جميع المعلومات في مكان واحد.

وأحيانًا أحتاج أيضًا إلى ترجمة المستندات إلى لغات أخرى. يعجبني أنه يمكنني الآن القيام بذلك مباشرة في محرر مستندات Google ، ضمن قائمة الأدوات. لحسن الحظ ، عادة ما أحتاج إلى لغتين أخريين ، لذا فقد اتضح أن هذه الترجمة جيدة. لدي محرر يقوم بالتحقق من الترجمة ببساطة ، مما يوفر الكثير من الوقت.

Jeff McLean ، شركة McLean: يتوفر لمحرر مستندات Google تطبيق مجاني للتعاون في أي مكان

نحن نتعاون في مستندات Google لكل شيء من مشاركات المدونة إلى قوالب البريد الإلكتروني. يعد محرّر مستندات Google أسهل أداة لمشاركة المحتوى مع فريقك والعمل بفعالية على المشروع معًا. لا يدرك العديد من الأشخاص أن محرر مستندات Google لديه تطبيق مجاني ، لذا يمكنك التعاون مع فريقك في أي مكان تتوفر فيه بيانات شبكة الجوّال! التطبيق سهل الاستخدام للغاية ، ولم أجد أي قيود على الوظائف داخل التطبيق تختلف عن إصدار سطح المكتب. تأكد من مشاركة Google Doc فقط مع الموظفين الأساسيين ، لأنه إذا كان لديك عدد كبير جدًا من الأعضاء يقومون بتحرير المستند في نفس الوقت ، فإن الأمور تميل إلى الفوضى قليلاً. لمكافحة هذا ، عادة ما أرسل مستند Google إلى كل عضو على حدة في أوقات منفصلة ، حتى يتمكنوا من إجراء أي تعديلات يرغبون فيها على المستند دون انقطاع.

جولي سينغ ، تريبوتسايد: للعرض فقط للمستندات المكتملة ، تحرير للآخرين

نستخدم مستندات Google بشكل متكرر لمشاركة المشاريع والأفكار والمبادرات والتسليمات مع فرقنا البعيدة. إن مشاركة المستندات معهم في الوقت الفعلي والسماح لهم بعرض مستنداتنا وتعديلها أمر مهم للغاية لأعمالنا ، وقد أصبح الآن أسهل بكثير مع محرر مستندات Google. يمكننا إنشاء المستندات وجداول البيانات التي يمكن لفريقنا أيضًا الوصول إليها وإضافة التعليمات ومراجعة العمل المكتمل بسهولة. نستخدم وظيفة رابط المشاركة لكل من الوصول للعرض فقط للمستندات المكتملة وتعديل الوصول لتلك المستندات قيد التشغيل والتي سيتم تحديثها من قبل أعضاء الفريق الآخرين.

محرر مستندات Google هو أداة تعاون مهمة في أعمالنا!

جورج هاميرتون ، هاميرتون بربادوس: كن واضحًا عند اكتمال الوثيقة أم لا

أدير شركة صغيرة تتكون من أشخاص يحبون السفر للعمل والمتعة ، حيث يسافرون بشكل روتيني بين المملكة المتحدة وبربادوس على وجه الخصوص ، لكنهم يقضون معظم العام مع فرقنا في أجزاء مختلفة من العالم يومًا ما مما كانوا عليه من قبل - هذا يطرح بعض التحديات التكنولوجية الفريدة.

عندما كنا نبدأ للتو وكان هناك اثنان منا استخدمنا مجموعة المكتب و Dropbox ، ولكن مع نمو الأعمال أصبحت لعبة هل أنت في هذا المستند خانقة للعمل ، قررنا أننا بحاجة إلى الأدوات التي سمحت لنا التعاون بدون التفكير في الأمر. لقد احتجنا إلى التغيير إلى مجموعة إيجابية للتعاون ، ولهذا ذهبنا مع ملك التعاون بلا منازع للفريق البعيد وكان هذا هو محرر مستندات Google.

الآن نستخدم محرّر مستندات Google لكل شيء تقريبًا ، وبينما كانت رائعة في إزالة الاحتكاك ، فإن إزالة الحاجة إلى انتظار دورك لتحديث جدول بيانات. يتكون مكتبنا المحمول هذه الأيام من أجهزة iPhone و MacBooks و Google Suite ومتصفح الويب. من خلال مجموعة بسيطة من الأدوات المناسبة ، يمكننا الآن العمل من أي مكان معًا.

نصيحتي الأولى هي أن أكون واضحًا عندما يكون المستند قيد التقدم وعندما يكتمل - فأنت لا تريد أن يتم تعديل تعديلات شخص آخر غير مكتملة في مستند مثلما تقوم بتصديره للنشر.

Md Mohsin Ansari، رسول القوات: ارجع واسترجع الملفات القديمة التي قمت بحذفها

يمتلك Google Drive طريقته الخاصة للتعامل مع التحكم في الإصدار ، والذي يسمح لك بالعودة واسترداد الملفات القديمة التي قمت بحذفها أو الإصدارات القديمة من الملف. الطريقة التي يتعامل بها Google Drive مع التحكم في الإصدار هو أنه يخزن ما يصل إلى 100 نسخة من المستند أو 30 يومًا من الإصدارات لكل مستند ، والتي يتم احتسابها من إجمالي سعة التخزين. يتم استخدام مجلد سلة المهملات لتخزين الملفات المحذوفة وإذا تم حذف مجلد المهملات ، فإن الملفات تختفي إلى الأبد.

Mason Culligan، Mattress Battle Inc .: استخدم محرّر مستندات Google مع المنوال لمشاركة سجلات الشاشة

ساهم استخدام فرق العمل البعيدة لمحرر مستندات Google في زيادة الإنتاجية. من ردود الفعل التي اكتسبتها منهم ، تعد وظائف التعليق والاقتراح طرقًا فعالة للتعاون ، خاصة بين الفرق في مناطق زمنية مختلفة. يمكن لعدة مستخدمين التعديل في الوقت الفعلي وفي نفس الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للجميع الوصول إلى الملفات في التخزين السحابي.

إن الاستفادة من محرر مستندات Google يقلل من التأخر في تنسيق العمل بين فرقك ، وخاصةً فرق العمل البعيدة.

بالإضافة إلى وظائف التعليقات والاقتراحات لمحرر مستندات Google ، فإن إحدى أفضل ممارساتي هي استخدام محرر مستندات Google مع Loom. أسجل نفسي وشاشتي أتحدث عن ملف معين وأتحدث مع الموظفين من خلاله. القيام بذلك يوفر الكثير من الوقت في الشرح دون الحاجة إلى رسائل بريد إلكتروني طويلة أو رسائل دردشة.

يؤدي استخدام محرر مستندات Google إلى سد فجوة عدم التواجد معًا كفريق.

Will Bachman ، Umbrex: إنشاء ملاحظات مقابلة على العروض التقديمية من Google

يستخدم فريقنا بنشاط مستندات Google لمجموعة واسعة من المهام التي تتطلب التعاون أو الوصول في الوقت الحقيقي إلى أحدث إصدار.

في المشاريع التي تتضمن مقابلات مع خبراء ، على سبيل المثال ، يقوم أحد أعضاء الفريق بإنشاء ملاحظات المقابلة في العروض التقديمية من Google. نشارك مستند العروض التقديمية من Google مع عملائنا حتى يتمكن الجميع من رؤية أحدث الأفكار التي نجمعها في الوقت الفعلي - لا يحتاج أحد إلى انتظار مراجعة التقدم الأسبوعي.

نحن حاليًا في المراحل النهائية من إنشاء دورة تدريبية حول كيفية إعداد ممارسة الاستشارات الخاصة بك. تتضمن الدورة تسعين مقاطع فيديو قصيرة وأكثر من عشرين من الأدوات والقوالب القابلة للتنزيل. نحن نستخدم ورقة Google لتنسيق الجهود في هذا المشروع. لقد شاركنا الوصول مع محرر الفيديو ، ومحرر الموقع ، ومنشئ الدورة التدريبية حتى يتمكن الجميع من تحديث الحالة في الوقت الفعلي عند اكتمال أول مسودة لتحرير الفيديو ، عند تقديم التعليقات ، عند الانتهاء من المسودة النهائية للفيديو تم إرساله ، وعندما تمت إضافة الفيديو إلى موقع الويب.

نيكولا بالديكوف ، بروسيكس: اسمح للمستندات بتحويل كلماتك المنطوقة إلى نص

نظرًا لأننا ندخل الآن وقت البحث الصوتي المكثف ، فهناك بعض الحيل حول مستندات Google التي قد ترغب في معرفة المزيد عنها. هل تعلم أنه يمكنك منح راحة لأصابعك والسماح للمستندات بتحويل الكلمات المنطوقة إلى نص؟ طالما أن الكمبيوتر يحتوي على ميكروفون ، فكل ما عليك فعله هو فتح قائمة الأدوات وتحديد الكتابة الصوتية - أو الضغط على Ctrl-Shift-S (أو Cmd-Shift-S) ثم التحدث بعيدًا. سيستخدم محرر المستندات نظام Google الصوتي القياسي للنص لمعرفة ما تقوله (في الغالب ، على أي حال) ووضعه على الصفحة. والأكثر من ذلك ، تتيح لك وظيفة تحويل الصوت إلى محرر المستندات نطق أوامر للأشكال الشائعة من علامات الترقيم وتنسيق الفقرات. يمكنك قول أشياء مثل النقطة والفاصلة وعلامة الاستفهام أو إعطاء تعليمات مثل سطر جديد أو فقرة جديدة. إذا كنت ترغب في أخذ قسط من الراحة ، قل توقف عن الاستماع ، ثم قل استئناف عندما تكون مستعدًا للمتابعة.

Edgar Suppes ، تعظ: تاريخ الإصدار يُظهر الأجزاء التي تم تعديلها

إليك نصيحة محرر مستندات Google المفضلة:

يطلق عليه تاريخ الإصدار وهذه الميزة الصغيرة أنقذت حياتي بضع مرات بالفعل في الماضي. لرؤية ميزة محفوظات الإصدار ، تحتاج إلى النقر فوق ملف ثم محفوظات الإصدار. تفتح لوحة على الجانب الأيمن من المستند وتعرض إصدارات مختلفة من هذا المستند المحدد. من خلال النقر على أي إصدار قديم ، يمكنك حتى رؤية أجزاء ملف المستند التي تم تعديلها.

Flynn Zaiger ، سكوتسديل SEO المتفائلون: تستخدم المعادلات الاتصال بأدوات البيانات الأخرى

يعامل العديد من الأشخاص محرر مستندات Google على أنه مجرد مجموعة Microsoft Office عبر الإنترنت ، ولكن هناك العديد من الأدوات والصيغ والميزات المتاحة فقط لأنها متصلة بالإنترنت ، وهذه هي بعض الميزات التي يمكن أن تجعلها أداة أكثر فائدة للأعمال مالك للاستخدام. بعض الميزات المفضلة هي المعادلات ImportRange و ImportData ، لأن هذه تستخدم على وجه التحديد الاتصال بأدوات البيانات الأخرى أو أوراق العمل. يُعد ImportRange رائعًا للتواصل بين أوراق العمل المختلفة ، ولكن بين مساحات العمل بأكملها. يمكنك دمج البيانات من ملفات Microsoft Sheets الأخرى ، والتي تتيح لك حساب أجزاء معينة مع الاستمرار في تقييد الوصول إلى الآخرين. من ناحية أخرى ، يتيح لك ImportData و ImportXML الاستفادة من المعلومات من أي ملف .CSV ، والذي يفتح جداول البيانات الخاصة بك للسماح لك باستخدام مجموعة متنوعة من المعلومات المتوفرة بتنسيق شائع الاستخدام عبر الإنترنت. أخيرًا ، بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى بيانات لم يتم تنسيقها بدقة في ملف .CSV أو .XML ، يمكنك استخدام ImportHTML الذي يسمح لك بإحضار أي موقع ويب إلى أوراق العمل الخاصة بك.

جيسون باركس ، الكابتن الإعلامي: مشاركة المستندات دون تسجيل الدخول

أوصي باستخدام GSuite for Business.

وكالتنا لديها الكثير من العملاء ذهابًا وإيابًا للموافقة على المشاريع.

من خلال مشاركة مستند Google أو Google Sheet ، يستطيع عملاؤنا الوصول إلى هذا بسهولة دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى حساب Gmail.

تبلغ تكلفة وكالتنا (15 شخصًا) حوالي 8.50 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم في الشهر ، لكنها بالتأكيد تستحق الاستثمار ولديها اتصالات مبسطة.

إسحاق هاميلبرغر ، محترفي البحث: يمكن لعدة موظفين تحرير نفس المستند في الوقت الفعلي

محرر مستندات Google هو أحد الأدوات التي تجعل العمل عن بعد أسهل لكل واحد. في مستندات Google ، الاحتمالات لا حصر لها. هذا مفيد للغاية اليوم حيث أن معظم الموظفين قد بدأوا العمل من منازلهم بأمان. لذلك ، يمكن استخدام هذا للعمل عن كثب حتى في المسافة. محرر مستندات Google هو أداة يمكن من خلالها العديد من الموظفين تحرير نفس المستند في الوقت الحقيقي. إنها مسألة مشاركة مستند مع زملائك في العمل وجعله قابلاً للتعديل. يعد ذلك أسهل كثيرًا لأنك تعمل على نفس المستند ولن تحتاج إلى تجميع مستندات مختلفة لإنشاء مستند واحد موحد. كما أنه يوفر الوقت حيث يمكنك العمل على المستند في نفس الوقت بدلاً من تمرير مستند من شخص إلى آخر. أوصي بالتأكيد بالفرق لاستخدام هذه الأداة للحصول على تدفق عمل أكثر كفاءة.

رايلي آدامز ، يونغ والمستثمرون: يخفض أوقات تنفيذ المشروع

بصفتي محلل مالي ، أعيش في المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google. يتيح البرنامج وظائف تعاون قوية من خلال مشاركة العديد من أعضاء الفريق والشركاء في إنشاء الملفات في وقت واحد.

عندما يمكن جمع مدخلات كل شخص في نفس الوقت ، فإن هذا يقلل بشكل كبير من المهلة الزمنية للمشروع وكذلك الحماية من تكرار النسخة أو التعديلات والاقتراحات المفقودة. من خلال تجنب كل ذلك والعمل معًا في مستندات Google هذه ، يمكن للفرق تحقيق المزيد في وقت أقل ، مما يؤدي إلى عائد استثمار أكبر للشركة وأيضًا لتحقيق مرونة أكبر في الاستجابة لاحتياجات العملاء.

لوجان بورويل ، تقنية: المراجعات والأخبار: تعمل أنظمة Google معًا بسلاسة

لأنه من أجل كتابة مدونتي ، يجب أن أكتب كل يوم تقريبًا ، ينتهي بي الأمر باستخدام محرر مستندات Google كل يوم! عندما أكتب مسودة أولى لمدونة ، أكتبها دائمًا في محرر مستندات Google أولاً. في محرر مستندات Google ، يمكنك كتابة أي شيء بسهولة ، بالإضافة إلى أنه من السهل للغاية بالنسبة لي إدخال وتعديل أي روابط أقوم بوضعها في مقالاتي. يحتوي محرر مستندات Google على نظام تدقيق إملائي جيد للغاية يمسكني غالبًا إذا قمت بتهجئة شيء خاطئ أو استخدمت قواعد غير صحيحة. أحب الطريقة التي يجعل بها محرر مستندات Google كل شيء سهلًا للغاية ، وهو بالتأكيد خياري الأول فيما يتعلق بالكتابة.

لا أستخدم محرر مستندات Google لعملي فقط ، بل أستخدم أيضًا تطبيقات أخرى في عائلة Google. أحد تطبيقات Google الأخرى التي أستخدمها إلى جانب المستندات هو جداول بيانات Google. يمكنني إنشاء جدول بيانات للنفقات والإيرادات والإحصائيات لموقع الويب الخاص بي. تعمل جميع أنظمة Google معًا بسلاسة معًا ، لدرجة أن هذا هو الشيء الوحيد الذي أحتاجه.