10 نصائح لإنتاجية MS Excel من الخبراء

نصائح إنتاجية MS Excel

يستخدم برنامج جداول بيانات Microsoft Office MS Excel على نطاق واسع لمجموعة كبيرة من التطبيقات ، بدءًا من الاحتفاظ بقائمة من العناصر محدثة حتى توليد الفواتير أو حتى لعب ألعاب الفيديو.

ومع ذلك ، في الاستخدام اليومي للأعمال ، لا يدرك الكثير من المستخدمين الأساسيين تلميح إنتاجية Excel المفيد جدًا الذي يمكن أن يوفر لهم الكثير من الوقت والطاقة ، على سبيل المثال لحساب عدد مرات الظهور في قائمة الآلاف من الإدخالات ، أو لمزيد من البساطة عمليات مثل العثور على موضع حرف في سلسلة وعمليات أخرى.

مع القليل من التدريب فقط ، من الممكن استخدام وظائف الأعمال المفيدة جدًا في استخدام الأعمال اليومية باستخدام أحرف البدل في Excel ، وهي مجموعة من الأحرف التي يمكن أن تحل محل أي حرف آخر في الصيغة. يمكن استخدامها في Vlookup المتقدم في Excel حتى تصبح قوية جدًا.

سألنا مجتمع الخبراء عن أفضل نصائحهم حول استخدام MS Excel ، وإليك إجاباتهم:

 هل تستخدم MS Excel بانتظام؟ ما النصيحة الوحيدة التي تساعد على إنتاجيتك اليومية في العمل والتي يمكنك مشاركتها؟

ستايسي كابريو ، تسويق النمو: نسخ مستندات Excel احتياطيًا في السحابة

يقوم أحد نصائح الإنتاجية في Excel بعمل نسخة احتياطية من مستندات Excel الخاصة بك على السحابة.

لقد عملت لأسابيع وسنوات على وثائق محددة وتوقعت أن تكون هناك دائمًا ، ولكن بعد ذلك واجهت حالات تعطل فيها جهاز الكمبيوتر بسبب مشكلة انسكاب المياه أو أعطال أخرى ، وفقدت أوراق التفوق الخاصة بي. الآن أعلم دائمًا نسخها احتياطيًا ، لذا سأحصل عليها حتى في حالة حدوث شيء غير متوقع ، ولهذا السبب أحتفظ بنسخة احتياطية قائمة على السحابة في جميع الأوقات.

كيني ترينه ، نت بوك نيوز: تخلص من الماوس واذهب بسرعة 3-5 مرات!

انتقل بدون ماوس.

زيادة سرعتك 3-5X عند التخلص من الماوس. أفضل طريقة لبدء تعلم ذلك هي:

• 1.اضغط على مفتاح ALT - سترى الأحرف والأرقام تظهر في جميع أنحاء القائمة ، هكذا تنتقل من الآن فصاعدًا
• 2. اطبع صفحة اختصارات لوحة المفاتيح (ابحث عن اختصارات لوحة المفاتيح على صور google) وقم بلصقها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك

تستغرق الراحة باستخدام Excel بدون ماوس حوالي 2-3 أسابيع.

مفاتيح الكفاءة هي:

• السرعة -> انتقل بدون ماوس
• الأتمتة -> تعلم كيفية كتابة صيغ رائعة وتنسيق جداول البيانات بشكل حدسي

إذا كنت سأرتب 3 إضافية ، فإليك كيفية منحهم الأولوية:

• 1. التنسيق والصيغ الأساسية (إعداد تقارير تبحث رهيبة وأتمتة المهام)
• 2. تحليل البيانات - تصفية البيانات وفرزها وتحليلها
• 3. تصور البيانات - الجداول والرسوم البيانية والرسوم البيانية ثنائية المحور

ديفيد جونسون ، مختبرات موليتيك: مرجع مطلق لمجالات أخرى

لقد أنقذت المراجع المطلقة حياتي ، وأنا لست فخورة بقولها. فتحت لي السماوات عندما تعلمت استخدام $ لإنشاء مراجع مطلقة لمجالات أخرى. بالنسبة للمبتدئين ، فإن $ أمام الحرف يصلح العمود و $ أمام الرقم يصلح الصف. من هناك ، يمكن أن تكون المراجع مستقرة كما تحتاج. لقد جعلت حياتي أسهل كثيرًا عند إجراء تحليل مجموعة بيانات كبيرة بسرعة.

عمل ديفيد جونسون ، ماجستير إدارة الأعمال ، بكالوريوس علوم الكمبيوتر ، في صناعة التكنولوجيا لمدة 20 عامًا في قيادة الفرق العالمية والمبادرات التكنولوجية في الولايات المتحدة وأوروبا و APAC لشركات مثل IBM و Sungard. يشغل حاليًا منصب الرئيس التنفيذي للتكنولوجيا في مختبرات موليتيك ، بينما يؤدي أيضًا استشارات إدارة البيانات والتكنولوجيا في Clear Blue Data.

نورهاني بانجوليما ، سنتريك: استخدم تعبئة الفلاش

إليك نصيحة إنتاجية Excel الأولى: أتقن استخدام تعبئة الفلاش. إن تعبئة الفلاش هي وظيفة قوية جدًا تكون مفيدة عندما يتعلق الأمر بمعالجة كميات كبيرة من البيانات. بدلاً من الاطلاع على البيانات واحدًا تلو الآخر ، يمكنك في الواقع تعليم فلاش ملء ما تحتاجه. اكتب ما تحتاجه في الخلية بجانب البيانات الأولية عدة مرات ، ثم حاول ما إذا كانت وظيفة تعبئة الفلاش تتعرف عليها. في بعض الأحيان ، ستحتاج إلى كتابة المزيد حتى يتمكن Excel من التعرف على النمط ، ولكن بمجرد القيام بذلك ، فإنه يقوم بالعمل نيابة عنك.

للقيام بذلك ، انقر فوق الخلية حيث تريد أن تكون البيانات. ثم ابحث عن زر تعبئة الفلاش. يمكنك رؤيتها في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في جزء التحرير الذي يمكن العثور عليه في الجزء الأيمن من نافذة Excel. ابحث عن زر التعبئة أسفل الجمع التلقائي ، ثم انقر فوق القائمة المنسدلة. أخيرًا ، انقر على Flash Fill وشاهد السحر. لا شيء يمكن أن يكون أكثر إنتاجية من القدرة على توفير البيانات من ورقة العمل الخاصة بك دون القيام بالعمل اليدوي.

أنا مستشار في Outricch في سنتريك- تطبيق إدارة المنزل الذي تم عرضه / الاستشهاد به في منافذ مثل NYT و This Old House و Real Estate Daily و Brit + Co وغيرها. في سنتريك، أعمل مع فريق المحتوى الخاص بنا على إنشاء محتوى مُحسَّن لكبار المسئولين الاقتصاديين بشأن الصيانة المنزلية والديكور المنزلي وسلامة المنزل والمزيد.

كن Excel Pro: انضم إلى الدورة التدريبية!

ارفع مهاراتك من Novice إلى Hero مع دورة Excel 365 الأساسية ، المصممة لتجعلك تتقن في بضع جلسات.

التسجيل هنا

مايك ريتشاردز ، جولف أينشتاين: التعلم المستمر لآخر التحديثات

لقد استخدمت MS Excel عند توثيق معلومات الأعمال المهمة والحيلة التي أعيش بها هي التأكد من إبقاء نفسي على اطلاع بأحدث التحديثات والاختصارات مثل اختصارات لوحة المفاتيح والصيغة التي لم تسرّع عملي فحسب بل شجعتني أيضًا لمواصلة التعلم. لقد طورت هذه الممارسة عقلية التعلم المستمر مما جعلني أكثر تحفيزًا للنمو والإنتاج.

اسمي مايك وأنا من عشاق الغولف ومؤسس جولف أينشتاين ، وهي مدونة أشارك فيها إسهاماتي في كل ما يتعلق بالجولف!

شاين شيرمان ، TechLoris: استخدم بيانات التحقق

ومع ذلك ، فإن أفضل نصيحة لي بسيطة للغاية: * استخدم بيانات التحقق من الصحة! * أعرف ، يجب أن تكون أبعد من ذلك ، أليس كذلك؟ أعني بالتأكيد يمكنك التأكد من كتابة الأسماء بشكل صحيح ، أليس كذلك؟ استمع ، يستغرق الأمر وقتًا واحدًا فقط لقضاء ساعات في محاولة معرفة سبب تعطل صفائح الحسابات المتداخلة فجأة ثم إدراكها نظرًا لأنك أدخلت بيانات غير صالحة لك لمعرفة قيمة التحقق من صحة البيانات.

أستخدم Excel منذ سنوات. في بعض مناصبي السابقة ، كانت هناك مزحة بأن أي مهمة تم تكليفي بها (بما في ذلك طلب الغداء أو وضع خطط السفر) يمكنني القيام بها بشكل أفضل مع Excel. بصراحة ، ربما أنا يمكن أن يكون.

Polly Kay، English Blinds: دمج البيانات من مصادر أخرى

لقد كان استخدام وحدات ماكرو Excel لأتمتة المهام المتكررة والمتكررة للوقت تغييرًا حقيقيًا للألعاب ، وربما الشيء الوحيد الأكثر فاعلية من حيث كيفية تبسيط Excel لعملي.

يعد دمج البيانات من مصادر أخرى مع مصنفات Excel أمرًا آخر مفيدًا ، وهناك القليل جدًا الذي لا يمكن دمجه في سير عمل Excel لدمجه. مرة أخرى ، يمكنك استيراد هذه العناصر الأخرى تلقائيًا لتمكين تحويل البيانات وتحليلها لاحقًا.

إن مجرد تقديم استعلام للحصول على إحصائيات قبل إنشاء تقرير يوفر رؤى متعمقة يمكن أن تفيد التحليلات وصنع القرار ، وتتيح لك التحقق من جميع أشكال المحتوى الأخرى المختلفة والتحقق منها.

تتمتع بولي بأكثر من عشر سنوات من الخبرة كمستشار للتسويق الرقمي ومدير تسويق أول ، تخدم مجموعة متنوعة من العملاء تتراوح من الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى الشركات العالمية الكبيرة وأسماء الأسر.

روبن يوناتان ، GetVoIP: استخدم HLOOKUP و VLOOKUP

عندما كنت أتعلم Excel لأول مرة ، أتذكر أن HLOOKUP و VLOOKUP قاما بالفعل بفتح الكثير من الأشياء المذهلة التي لم أكن أعلم أبدًا أنه يمكنك القيام بها باستخدام Excel.

بصفتي رئيسًا تنفيذيًا ، ما زلت أستخدم هذه الوظائف لإنشاء لوحات تحكم بسيطة حقًا ستسحب البيانات من علامات التبويب الأخرى داخل جدول البيانات ، وهو أمر قوي للبيانات التي نقوم بتحديثها بشكل منتظم.

Gintaras Steponkus ، أدلة صلبة: إعداد الرسوم البيانية والرسوم البيانية لكل جدول بيانات

كوني مدير مشروع ، يجب علي استخدام التفوق يوميًا. يجب علي تتبع الكثير من البيانات وتحليلها يوميًا لزيادة قيمة الشركة إلى أقصى حد. لقد وجدت Excel كأقوى أداة في هذا الصدد.

لا بد لي من إعداد التقارير يوميا. مرات عديدة لا بد لي من الإشارة إلى جداول البيانات القديمة. تصبح مهمة شاقة للذهاب من خلال جميع البيانات. لذلك ، أقوم بإنشاء رسوم بيانية ومخططات للبيانات المطلوبة ، والتي يمكنني تصديرها بتنسيقات أخرى مثل PDF. يساعدني على تدوين النتائج في لمحة. تعطيني نظرة عامة سريعة حول كيفية ارتباط الأرقام في جداول البيانات ببعضها البعض. تصبح هذه الميزة أكثر سهولة في المهام العاجلة حيث يكون لدي وقت أقل لإعداد التقارير. ومع ذلك ، فإن الشرط المسبق هو أن يكون لديك جميع البيانات وفقًا لإرشادات Excel.

اسمي Gintaras Steponkus وأنا مسوق لوسائل الإعلام الاجتماعية في Solidguides. أدلة صلبة هو مشروع تم إنشاؤه بواسطة فريق من المتحمسين مكرس للبحث وكتابة المراجعات. نحن متحمسون جدًا للإنترنت ، ونعلم أنه مكان ضخم مليء بالكثير من المعلومات المزيفة وغير الضرورية. لقد أنشأنا أدلة صلبة لجعل الإنترنت مكانًا أكثر أمانًا للمتسوقين ، ولأننا نحب البحث والإعلام.

الأقصى Tabassam ، InsideTechWorld.com: استخدم محاور القوة ووظائف DAX

أنا أستخدم MS Excel بانتظام للتحليل والإبلاغ وتخزين البيانات .. يجب أن أقوم بإعداد تقرير كل أسبوع عن كل المحتوى والإعلانات وتحليلات حركة المرور للمستثمرين والمساهمين الآخرين في موقع الأخبار الخاص بي.

يمكن أن تزيد السباكة في Excel من مستوى الإنتاجية بعدة أضعاف. يتبع Excel السباكة استراتيجيتين يمكنهما زيادة إنتاجيتك ، واحدة هي استراتيجية التفوق الأساسية والأخرى هي استراتيجية السباكة المتقدمة. في الاستراتيجية الإنتاجية ، يتم استخدام معظم الوقت في البحث عن رؤى جديدة وتحسين التقارير باستمرار. إنه إجراء قابل للتكرار تقوم فيه بتحسين بيانات التقارير بدلاً من الاحتفاظ بها.

في حالة الاستراتيجية المتقدمة ، يمكنك استخدام محور الطاقة لزيادة إنتاجيتك. هنا ، تحصل على مزايا متعددة. أولاً ، تزداد القدرة على التعامل مع الملفات. يمكن تخزين مليار من القيم لكل عمود ومليون جدول لكل مصنف. ثانيًا ، باستخدام الإجراء العلائقي في Power Pivot Model ، يتم ربط المصنفات مع بعضها البعض ويتم إنشاء ارتباط بين الجداول.

ثالثًا ، تتم حساباتك الضخمة بسهولة من خلال وظائف DAX. ومن ثم ، فإن كل وظيفة مرتبطة بمحور القوة تجعل مهمة الاستكشاف والتحليل الشامل وإعداد التقارير أسهل.

اسمي الأقصى تبسم ، سيدة أعمال ، ومؤسس مشارك ورئيس تحرير مجلة InsideTechWorld. يهدف InsideTechWorld إلى تقديم أحدث التقنيات وأخبار بدء التشغيل ، والأحداث الإعلامية ، والأحداث الرائدة لقرائه في جميع أنحاء العالم ..

Philip Weiss، PhilipWeiss.org: صيغ التعبئة التلقائية باستخدام مفتاح tab

على الرغم من أنني كرهت تعلم Excel ، إلا أنه أحد تلك المهارات الضرورية التي يمكننا تطبيقها على العديد من جوانب عملنا وحياتنا اليومية (الميزانية ، إلخ).

إليك نصيحة جيدة لتوفير الوقت باستخدام صيغ Excel ، والتي يميل الكثير من الناس إلى مواجهتها. لذا ما تريد القيام به هو استخدام مفتاح علامة التبويب ، الذي يتيح لك التحديد التلقائي للصيغ. بهذه الطريقة لا تحتاج إلى إضاعة الوقت في كتابتها بالكامل في كل مرة. عندما تبدأ في ملئه ، سيملأ الحقل قائمة الاقتراحات من Excel. ثم كل ما عليك فعله هو تحريك مفتاح السهم لأعلى أو لأسفل لتحديد الصيغة ، والضغط على Enter والقيام به.

إذا كانت هناك مشكلة في أي من الصيغ ، فيمكنك تصحيحها بسرعة عن طريق تحديد الصيغة ثم الضغط على F2. ثم يمكنك التنقل بين أجزاء الصيغة بالضغط على مفتاح Shift والضغط على السهم الأيسر. سيعرض F9 الحساب النهائي للصيغة ، وبعد ذلك يمكنك الضغط على Esc للاحتفاظ بالصيغة أو الدخول للحفاظ على القيمة.

بعد إدراك أن الحياة من التاسعة إلى الخامسة لم تكن بالنسبة له ، استقال فيليب من عمله في صناعة الطيران وقرر السفر حول العالم بشروطه الخاصة. حاليًا ، يقيم بين مدينة نيويورك وكمبوديا ، وهو بدوي رقمي بدوام كامل ومؤسس مدونة السفر الخاصة به ، PhilipWeiss.org.

اكمل 2019 Excel للمبتدئين في الفيديو