34 съвета от Google Документи за повишаване на производителността на вашия офис

Един от най-използваните инструменти за работа у дома и споделяне на документи с други хора, Google Docs не е съществена част от много различни видове работа, извършвани на компютър и почти замени стандартните офис програми, инсталирани на компютър.

Започвайки с акаунт в Gmail или дори без, различните приложения на Google ви позволяват да създавате онлайн, без инсталиран софтуер, разширени текстови документи с Google Документи, електронни таблици с Google Таблици, презентации с Google Слайдове, формуляри с Google Форми и други!

С помощта на няколко експертни съвета за използване на приложения на Google, и по-специално на Google Документи, вие ще бъдете да го използвате за нещо повече от просто като бележник на Google онлайн и можете да стигнете до управление на цял бизнес и вашите сътрудници с онлайн Google пакет.

От историята на версиите до разширените функции, попитахме общността какви са техните съвети, за да се възползват максимално от Google Документи. Ето техните отговори.

Използвате ли Google Документи за обработка на бизнес документи? Имате ли добър съвет как да ги използвате за продуктивност в офиса? Използвали ли сте успешно функционалностите за сътрудничество?

Мелани Мусон, AutoInsuranceEZ.com: няма нужда да запазвате чернова и да изпращате отново на всички

Използвам Google Документи за ежедневна обработка на бизнес документи. За да си сътрудничим с тези от моя екип, ние избираме настройки, които позволяват на тези от нашия екип да редактират. В десния горен ъгъл е син бутон за споделяне. Щракнете върху това, след това отидете на разширени настройки и изберете кой може да отвори документа. След това изберете от падащото меню „мога да редактирам“.

След като екипът има достъп, те използват опцията „коментари“, за да зададат въпроси или да добавят информация. Членовете на екипа също могат да правят редакции или да правят предложения за редакции.

Удобно и продуктивно е да използвате Google Документи за сътрудничество, защото всички в екипа могат да имат достъп в реално време. Не е необходимо да запазвате чернова и да изпращате отново на всички. Те могат просто да продължат да проверяват обратно с оригиналния документ, докато той се развива.

Стейси Каприо, маркетинг на растежа: пишете и проучвайте, без да оставяте документ с Explore

Един съвет за използване на Google Документи е, че можете да пишете и проучвате, без да оставяте документа, когато използвате функцията Explore. Функцията Explore ви позволява да търсите и изследвате Google за изследвания и отговори, докато пишете едновременно, така че не трябва да губите време за промяна на раздели или щракване от Google Doc, докато пишете.

Джеймс Канзанела, изолирани маркетингови нощи: имат папки, базирани на теми

От години използвам Google Документи за обработка на бизнес документи и препоръчвам да пазите много чисти папки на всичките си файлове. С течение на времето файловете могат да започнат да се трупат и не искате да отделяте твърде много време за търсене на вашите конкретни файлове. Препоръчвам да имате папки въз основа на теми. Например, това могат да бъдат разходи, доходи, бизнес планове или каквото и да е друго.

С течение на времето можете да добавите нови файлове за предходните години предвид факта, че няма да имате достъп до тях толкова много. Но ако все пак трябва да получите достъп до тях? Винаги ще знаете къде да търсите. Макар да сте спретнати и организирани, може да звучи като основен съвет, това става много по-важно, тъй като файловете и документите започват да се трупат.

Calloway Cook, Illuminate Labs: позволяват да се виждат само хора извън организацията

Уверете се, че промените настройките за достъп, ако споделяте документ с хора извън вашата организация. Обикновено хората, които не са толкова запознати с Google Документи и споделен софтуер за сътрудничество, правят директни редакции в документ, които по принцип не искате.

Склонни сме да ограничаваме достъпа до документите на нашата компания само до View или само в определени случаи. За нещо като тестова колона за инвеститор, има смисъл да се разрешава да се виждат само хора извън организацията, защото тази колона ще бъде използвана повторно и изпратена до други потенциални инвеститори.

Винсент Лий, автор: покани екип за участие

Като част от моя процес в развитието на марката за клиенти, започвам с изграждането на тяхната история на марката. Google Doc е моята идея за запис на информация и ако е необходимо, ще поканя моя екип за въвеждане или като им дам възможност за редактиране или коментиране. Не забравяйте да изберете функцията „Предлагане“ при редактиране, така че оригиналният текст да бъде запазен. Коментирането е по-полезно, ако се нуждаете само от обратна връзка, а не от редакции. Може да бъде подчертан конкретен параграф и можете да зададете заявка за коментар на конкретно лице (чрез имейл адреса му). Функцията за коментиране също е добър начин за проследяване на решенията, водещи до окончателната версия в документа.

Google Doc също е полезен, докато пиша моята предстояща книга. Аз съм в състояние да поканя моя редактор да провери съдържанието и като използва инструмента за коментиране, тя може да посъветва промяна в посоката или идеята. И докато подготвям окончателния ръкопис, аз съм в състояние да генерирам автоматично съдържание, просто форматирайки заглавията на главите като заглавие. Функцията за броене на думи също е чудесен инструмент, тъй като трябва да запазя дължината на всяка глава една и съща.

Дан Бейли, WikiLawn: научете функцията за история и разрешавайте коментарите

Най-добрите ми съвети за съвместно използване на Google Документи включват изучаване на функцията „История“ и провеждане на някакъв процес за това кой коментира / редактира кога. В „История“ можете да видите запис на промените и да върнете всички промени. Това е от решаващо значение, ако някой промени нещо, което трябва да бъде върнато, или ако искате да видите какво допринесе отделен служител.

Ако щракнете върху Всички промени, запазени в Диск, ще се отвори изглед, показващ последните промени. Те са цветно кодирани, така че можете да видите кой какво направи. Трябва само да кликнете върху него, за да получите по-добър изглед в документа и да се върнете, ако трябва.

По отношение на редакции и коментари, създайте работен поток, така че хората да не се пристъпват един към друг. Ако един човек изготви документ, трябва да отиде на друг, за да направи високо ниво отново. След това го изпратете обратно на съставителя, оставете го да направи промени и го изпратете надолу по реда за по-критичен анализ. Решете коментарите, които се разглеждат и оставете всички, за които все още имате въпроси.

Това трябва да поддържа нещата да се движат спокойно.

Жозефин Исън, състезатели на събития: до планирането на минутите с Google Документи

Като агенция за резервации на таланти / изпълнители, * Google Документи играе централно място в начина, по който информираме екипа ни по безпроблемен начин. * По-голямата част от нашите резервации са събития на живо и те изискват планиране на всяка минута. Тук G-Docs е полезен. Документ на живо се споделя на всички участващи членове и ако се направят някакви ревизии във времето и изискванията, тези известия се избутват към тях чрез известия по имейл. Това значително намалява допълнителните административни усилия и прави нашата комуникация чиста и ясна.

Шерез Патън, SLP Media Relations: направете PDF документ, преди да го изпратите

Като публицист и PR консултант винаги съм в движение. понякога е необходимо да имам лаптопа си с мен през повечето време и да създам работна станция, ако пространството позволява. Така че да имаш достъп до файлове на договора е изключително полезно и важно. Използвам Google Документи доста често за моето създаване на договор и за моя въпросник за вграждане на нови клиенти. Тъй като можете да имате достъп до Google навсякъде, а аз имам предвид навсякъде, това прави много по-лесно и по-малко стресиращо, когато можете да продължите да работите върху документите си и лесно да ги споделяте.

Най-добрият съвет, който мога да дам, е да използвам това приложение за предложения за договори. След като приключите с документа, можете лесно да го споделите с човека, за когото създавате документа. Единственото нещо, което бих посъветвал, е да го направите PDF документ, преди да го изпратите, тъй като не искате клиентът да прави промени в него, за които не сте запознати. Когато обаче споделяте документи с екипа си, бих направил корекциите в друг цвят. по този начин знаете кога са направени корекции. Сътрудничих с други PR професионалисти и установихме, че определянето на цветовете е най-добрият начин. Този инструмент е страхотен и наистина е lfiesaver!

Джеймс МакГрат, Йореево: използвайте Предлагащ инструмент, за да уведомите собственика на документа

Една от характеристиките, която намираме за изключително полезна, но е лесно да пропуснем е Предлагането. Може да се намери горе вдясно. Обикновено се избира редактиране, но ако кликнете върху него и изберете Предлагане, всички промени, направени както в оригиналния, така и в новия текст, остават на страницата. Създава се подходящ балон от дясната страна на страницата, подчертаващ предложението.

Тъй като тези предложения са направени, собственикът на документа ще бъде уведомен и той може да приеме или отхвърли промените. Ако те са приети, редакцията се прилага. Ако бъдат отхвърлени, документът се връща в първоначалния си вид.

Всяко предложение може да бъде оценено независимо.

Тази функция е наистина полезна, тъй като по същество това е червена версия на вашия документ, която можете лесно да оцените.

Рафа, Испанска академия за домашно училище: научете някои полезни преки пътища

Използваме Google Документи, за да управляваме всяка публикация в блога, за да сме сигурни, че е готова за публикуване. Тъй като работим отдалечено отдавна, функцията за коментари се оказа доста полезна при насърчаване на дискусии между писатели и редактори. Функцията не само ни позволява да работим със собствено темпо, но и оставя писмен запис на целия процес на редактиране, така че думите да не остават във въздуха.

Друг начин за повишаване на производителността чрез Google Docs е да научите някои полезни преки пътища. Като писател, преки пътища като броене на думи (CTRL + SHIFT + C) и въвеждане на заглавки (CTRL + ALT + 2) са чудесен начин да направите писането ефективно и приятно изживяване. Ако организирате документа си с заглавки, това също ви позволява бързо да навигирате през заглавията през страничната лента вляво от документа. Това прави преминаването през големи документи доста лесно!

Ахмед Мир, Nature and Bloom: създайте общи връзки, коментирайте и използвайте заглавки

Аз съм основател на eCommerce и партньорски бизнес, за който често работя с писатели и редактори на свободна практика чрез Google Docs.

За което имам някои съвети за производителност за онлайн бизнеса като моя:

• Създайте общи връзки, за да могат документите да преминат към вашия писател, които след това могат да бъдат проверени от вашия редактор и SEO екип в реално време. Можете да коригирате разрешенията, за да позволите на определени потребители да редактират / само за четене или да разрешите на всеки, който има връзката, да редактира при необходимост.
• Ако документът се нуждае от преработка, за да добави коментари за конкретни членове на екипа, като използва функцията коментар @, това подтиква члена на екипа автоматично по имейл до вашата обратна връзка!
• Използвайте заглавките, за да разбиете документи в готови  за SEO   формати, подготвени за поставяне директно във вашия уебсайт без корекция.

Марк Бромхол, начинаещ сърф екипировка: изпращайте имейли директно от електронна таблица

Ние използваме Google Suite вече повече от 4 години за управление на нашия бизнес. Една от най-добрите функции, които открихме за повишаване на производителността, е изпращане на имейли директно от електронна таблица. Това е чудесно средство за ръководители на проекти или ръководители на екипи, които постоянно общуват с множество членове на екип. Да речем, че току-що сте приключили среща и в срещата имаше няколко точки за действие, които трябва да бъдат делегирани на различни членове на екипа. Вместо да изпращате по имейл всички тези хора поотделно, можете да използвате листовете на Google, за да се отбележи кой трябва да прави какво.

В първата колона ще поставите имейла им, а във втората колона ще бъде бележката за това, което трябва да направят. След като срещата приключи и листът е завършен, всичко, което трябва да направите, е да копирате и поставите някакъв код в Google Script Editor, който можете да намерите в раздела Инструменти в Google Таблици. След като кодът бъде поставен, просто кликнете върху изпращане на имейли в горната част на страницата и след секунди всички членове на вашия екип ще бъдат изпратени по имейл техните индивидуални съобщения. Откриваме, че този инструмент ни е спестил огромен период от време през годините и е една от многото функции, които обичаме в Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Непал Трек Хъб Pvt.Ltd: износ в различни формати и печат

Използвам Google документи от миналата година. Това е най-невероятното за мен от Google след Gmail. Аз също използвам Google Sheet. Мисля, че за бизнеса е много чудесно да се използват документите google в сравнение с документите на Microsoft. Имате различни опции, които можете да споделяте и редактирате документи наведнъж и множество хора могат да ги редактират и лесно да извадят окончателните версии на всеки документ. Спестява времето на служителите. Всички неща, които можете да направите от думата на Microsoft, които можете да направите от Google Документи. Този документ също остава резервно копие на Google Drive, ако не искате да го поставяте тук, можете също да експортирате в различни формати като Word файл, PDF файл или други разширения. Ако искате да вземете отпечатъка, тогава можете директно да отпечатате от тук какво друго ви трябва повече от това? Много харесвам опциите за проверка на граматиката. Можете да напишете много добри изречения с помощта на този Google Документи. Дори пиша своите имейли през Google Документи, след което го изпращам. Мисля, че използвах най-много функционалността. Ако остане, скоро ще го науча, защото го използвам по 2-3 часа всеки ден. Виждам и липсата, че Google Документи не брои думите и знаците.

Джо Фланаган, Tacuna Systems: споменете членовете на екипа, за да ги уведомите

Използвам Google Документи съвместно от много години. Този инструмент ви позволява да създавате и споделяте файлове много лесно. Google Документи също така дават абсолютен контрол, тъй като достъпът до споделени файлове може да бъде ограничен до гледане, коментиране или редактиране.

Някои от съветите за производителност на Google Документи включват:

• Споменете членовете на екипа в коментар към документ, за да се гарантира, че те са уведомени за коментара.
• Добавете компания Jargon в речника
• Използвайте отметки, за да навигирате дълги документи

Ken Eulo, Адвокатско дружество Smith & Eulo: не разбира разрешенията за редактиране при споделяне на покана

Когато си сътрудничите със служители във вашата компания в Google Документи, трябва да разберете разрешенията за редактиране, когато споделяте покана. 90% от случаите сме имали проблеми при сътрудничеството с Google документи, тъй като изпращачът не е избрал „разреши на никого с връзката да редактира“. Това е бързо поправяне и отнема само секунда, така че не забравяйте да изберете тази опция, ако искате получаващата страна да може да редактира документа. Ако обаче искате да изпратите документ само на страната, за да може той да го прегледа, оставете разрешението за редактиране на „може да преглежда“. Има трето разрешение „може да коментира“, което позволява на получаващата страна да прави коментари по документа. Това разрешение е полезно, когато изпращате документа на клиент за обратна връзка или на превъзхождащ го за преглед.

Norhanie Pangulima, SIA предприятия: използвайте запазена история на версиите и гласово писане

Google Документи е едно от приложенията на Google, които винаги използвам при писането си. Концепцията за използване на Microsoft Word онлайн чрез Google Docs ми е много полезна, особено че понякога моите редакции не бяха запазени и промените се загубиха, когато има прекъсване на електрозахранването или случайно изляза от програмата. Това приложение има много функции, които повечето хора не знаят. Едно е, че това приложение позволява 200 едновременни зрители наведнъж в един документ.

Това е едно от най-добрите инструменти за екипно сътрудничество.

Ето още две полезни функции на Google Документи и съвети как да ги използвате:

• 1. Запазена история на версиите. Google Документи автоматично записва всяка направена редакция. Щраквайки върху менюто Файл, можете да видите История на версиите и да проследите промените, направени в документа, и потребителя, който го е направил.
• 2. Гласово въвеждане. Тази функция е много полезна при писане на бележки и ако просто искате да се съсредоточите върху писането на каквото ви дойде наум и просто редактирайте по-късно. Google Документи ви позволяват да пишете думи, които казвате като диктовка. За да използвате това, щракнете върху Инструменти, след това гласово въвеждане.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: използвайте клавиша tab, за да изберете формулите автоматично

Много хора се борят с използването на Excel в Google Документи, тъй като може да бъде объркващо да научите как да използвате всичките му функции. Особено по отношение на формули, които са кошмар за повечето от нас нефинансови видове. Въпреки че не харесвах да изучавам Excel, това е един от онези необходими набори от умения, които можем да приложим към много аспекти от нашата работа и ежедневие, за да поддържаме нещата организирани.

Ето моят любим съвет за спестяване на време с формули на Excel, с който много хора са склонни да се борят. Така че това, което искате да направите, е да използвате бутона за раздела, който ви позволява автоматично да избирате формулите. По този начин не е нужно да губите време, като ги въвеждате напълно всеки път. Когато започнете да го попълвате, полето ще попълни списък с предложения от Excel. Тогава всичко, което трябва да направите, е да преместите клавиша със стрелка нагоре или надолу, за да изберете формулата си, натиснете Enter и готово.

Ако има проблем с някоя от формулите, можете бързо да отстраните грешката, като изберете формулата, след което натиснете F2. След това можете да преминете през части от формулата, като задържите клавиша и натиснете лявата стрелка. F9 ще покаже окончателното изчисление на формулата, след което можете да натиснете Esc, за да запазите формулата или да въведете, за да запазите стойността.

Поли Кей, English Blinds: проследяване на произведението до оригиналния му автор

Ние използваме Google Документи за сътрудничество с фрийлансъри и трети страни, които не желаем да предоставим достъп до собствените си дискове на документи или интранет на компанията, било поради съображения за сигурността, или защото в този контекст е просто по-бързо и по-ефективно започнете работа чрез Google Drive.

Тъй като на практика всеки има акаунт в Google и така или иначе настройките за споделяне на отделни папки могат да бъдат така фино настроени, това ни дава възможност да прехвърляме собствеността върху файлове, да съпоставяме работата от множество изпълнители на едно и също място, да редактираме и преразглеждаме съдържание и да проследяваме работата обратно до неговият оригинален автор дълго след събитието.

Той също се оказа полезен за фрийлансърите и изпълнителите, с които работим, тъй като след това те могат да управляват папки за множество различни проекти или клиенти на едно и също място, разпределяйки и присвоявайки разрешения, както е необходимо, без да рискуват сигурността, целостта или поверителността. на съдържанието на другите им клиенти.

Esther Meyer, Groom Shop: опитайте гласово въвеждане, задайте разрешения, използвайте проверка на правописа

От известно време използвам Google Документи. Може да е за бизнес или за лични документи, това е много удобно, затова е моето приложение по избор. Извършването на отдалечената ми работа е много по-лесно с Google Документи. Имам отдалечен екип, с когото работя и е нормално да си сътрудничим, поради което Google Документи е богиня за нас.

Ето моите най-добри съвети за ефективно използване на документи в google:

• 1. Опитайте да напишете глас. Ако сте от типа човек, който мисли по-бързо, отколкото пишете, това може да е чудесна функция за вас. Използвайте Ctrl + Shift + S, за да стартирате функцията, след което говорете далеч. Гледайте как Google прави писането вместо вас. Въпреки това, бъдете готови да направите някои редакции, тъй като това не винаги може да получи правилно вашите думи, камо ли формат.
• 2. Настройте правилно разрешенията. Когато споделяте документите си, уверете се, че достъпът, който давате на потребителите, е подходящ за техните нужди. Можете да изберете за тях да можете да редактирате, разглеждате или коментирате.
• 3. Невероятна проверка на правописа. Google Документи има интелигентен инструмент за проверка на правописа и граматиката. Вашето писане не може да бъде лошо с този инструмент, тъй като той улавя грешки точно в по-голямата си част. Граматиката е много важна, що се отнася до кариерата, тъй като професионалисти, които не успяха да преминат на директорско ниво през първите 10 години от кариерата си, направиха 2,5 пъти повече граматически грешки, отколкото колегите им на ниво директор.

Оксана Чикета, BreatheWeb.com: използвайте преки пътища и вградени функции

Наистина ми е приятно да работя с Google листове, което е страхотно, защото работата ми е тясно свързана с Google документи. Така че научаването на всичко за преките пътища е задължително за хора като мен. Преки пътища на Google постепенно спестяват времето ми и ми позволяват да се съсредоточа върху по-важни проблеми. Любимите ми команди обаче са Ctrl плюс точка с точка и запетая (за вмъкване на текущата дата), Ctrl плюс pageUp / pageDown (за придвижване между листовете), Ctrl плюс Shift плюс V (само за поставяне на обикновен текст) и много повече, които постоянно използвам ,

Но най-добрият съвет при работа с Google листове, които бих могъл да споделя с вас, е използването на функции. Те са наистина невероятни и помагат да се получат впечатляващи резултати. Например, обикновено използвам функцията = REGEXEXTRACT, за да получа домейна от URL адрес, а този = VLOOKUP, за да намеря данните (ако има такива - вярно / невярно) в друг лист. И разбира се, формулата = УНИКАЛНА.

Има лесен начин да посочите дублиращите се - като използвате UNIQUE функцията. По принцип, UNIQUE формулата разглежда диапазон и изважда всички уникални стойности от него. Полезно е за тези, които искат да ускорят работния си процес, като работят със значително количество данни. Например, когато имам разширен набор от потенциални възможности, генерирани от различни източници, той заделя многократно повтарящи се данни, което ефективно забавя нещата. Така че, ако не беше UNIQUE функцията, вероятно бих отделил много повече време за преглед на възможностите (ключови думи, уебсайтове, имейли), отколкото сега. И по-добрата част от тази функция е, че тя работи както за числа, така и за текстове.

Милош Джорджеви, SaveMyCent: превеждайте документи директно в Google Документи

Тъй като обикновено си сътруднича с много хора, използвам коментари много. Тъй като е много лесно да правите промени в Google Документи, хората може да не забелязват всичко навреме. Ето защо винаги питам хората в коментар и се уверявам, че сме съгласни за всички промени, преди всъщност да ги направим. Понякога чувствам, че имам много оживен чат в рамките на един документ. Това обаче ми помага да поддържам цялата информация на едно място.

Също така понякога се налага да превеждам документи на други езици. Харесва ми, че сега мога да го направя директно в Google Документи, в менюто „Инструменти“. За щастие обикновено ми трябват само няколко други езика, така че този превод се оказва доста добър. Имам редактор, който просто проверява превода, което спестява много време.

Jeff McLean, Компанията McLean: Google Docs има безплатно приложение за сътрудничество навсякъде

Ние си сътрудничим с Google документи за всичко - от публикации в блогове до шаблони за електронна поща. Google Документи е най-лесният инструмент за споделяне на съдържание с вашия екип и ефективно работа по проекта заедно. Много хора не знаят, че Google Docs има безплатно приложение, така че можете да си сътрудничите с вашия екип навсякъде, където имате клетъчни данни! Приложението е изключително удобно за потребителите и не съм срещал ограничения за функционалност в приложението, които се различават от настолната версия. Не забравяйте да споделите Google Doc само с основен персонал, защото ако имате твърде много членове, които редактират документа едновременно, нещата стават малко объркани. За да се боря с това, обикновено изпращам Google Doc до всеки член поотделно в отделно време, така че те могат да правят редакции, които желаят, в документа без прекъсване.

Джули Синг, TripOutside: само за преглед на попълнени документи, редактиране за други

Ние често използваме Google Документи, за да споделяме проекти, идеи, инициативи и резултати с нашите отдалечени екипи. Споделянето на документи с тях в реално време и им позволява да преглеждат и редактират нашите документи е много важно за нашия бизнес и сега е толкова по-лесно с Google Документи. Можем да създаваме документи и електронни таблици, до които нашият екип също да има достъп, да добавяме инструкции и да преглеждаме завършената работа лесно. Ние използваме функцията за споделяне на връзки както за достъп само за преглед на попълнени документи, така и за редактиране на достъпа за тези документи, които са в процес и се актуализират от други членове на екипа.

Google Документи е важен инструмент за сътрудничество в нашия бизнес!

Джордж Хамертън, Хамертън Барбадос: бъдете ясни кога документ е пълен или не

Управлявам малък бизнес, съставен от хора, които обичат да пътуват за работа и за удоволствие, като редовно летят между Обединеното кралство и Барбадос, но прекарват по-голямата част от годината с нашите екипи в различни части на света един ден, отколкото преди - това създава някои уникални технологични предизвикателства.

Когато току-що започнахме и бяхме двама, използвахме офис пакета и Dropbox, но тъй като бизнесът нарастваше, играта „Вие ли сте в този документ“ стана задушаваща за бизнеса, решихме, че имаме нужда от инструменти, които ни позволяват да съдействайте без да мислите за това. Трябваше да преминем към набор от положителни за колаборация и за това отидохме с безспорния крал на сътрудничество за отдалечен екип и това беше Google Docs.

Сега използваме Google Документи за почти всичко и макар че беше прекрасно да премахнете триенето, премахвайки необходимостта да изчакате своя ред, за да актуализирате електронна таблица. В наши дни портативният ни офис се състои от iPhone, MacBooks, Google Suite и уеб браузър. С обикновен набор от правилни инструменти вече можем да работим отвсякъде, заедно.

Съветът ми номер едно ще бъде ясно, когато документ е в процес на разработка и кога е завършен - не искате нечии незавършени редакции на други хора да се появяват в документ, точно както го експортирате за публикуване.

Md Mohsin Ansari, Военен пратеник: върнете се и извлечете стари файлове, които сте изтрили

Google Drive има собствен начин за справяне с контрола на версиите, който ви позволява да се връщате назад и да изтегляте стари файлове, които сте изтрили, или по-стари версии на файл. Начинът, по който Google Drive се справя с контрола на версиите, е, че той съхранява до 100 версии на документ или 30 дни версии на документ, което се отчита до общата ви сума за съхранение. Папката за боклук се използва за съхраняване на изтрити файлове и ако папката за боклук е изтрита, файловете са изчезнали завинаги.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: използвайте Google Docs с стан, за да споделяте записи на екрана

Това, че моите отдалечени екипи използват Google Документи, допринесе за повишена производителност. От получената от тях обратна връзка функциите за коментари и предложения са ефикасни начини за сътрудничество, особено сред екипи в различни часови зони. Множество потребители могат да редактират в реално време и едновременно. Плюс това всеки може да има достъп до файлове в облачно хранилище.

Използването на Google Документи намалява забавената координация на работата между вашите екипи, особено отдалечените.

В допълнение към функциите за коментари и предложения на Google Документи, една от най-добрите ми практики е използването на Google Документи с Loom. Записвам себе си и екрана си, като говоря за определен файл и разговарям с моите служители чрез него. По този начин се спестява много време за обяснение, без да е необходима продължителна електронна поща или съобщения за чат.

Използването на Google Документи преодолява пропастта да не сме заедно като екип.

Will Bachman, Umbrex: създава бележки за интервю в Google Slides

Екипът ни активно използва Google Документи за широк спектър от задачи, които изискват сътрудничество или достъп в реално време до най-новата версия.

Например за проекти, включващи интервюиране на експерти, един член на екипа създава бележки за интервю в Google Slides. Споделяме този документ на Google Слайдове с нашия клиент, така че всеки да вижда в реално време най-новите данни, които събираме - никой не трябва да чака седмичен преглед на напредъка.

В момента сме в последните етапи на създаване на курс за това как да създадете своя собствена консултантска практика. Курсът включва деветдесет кратки видеоклипа и повече от две дузини инструменти и шаблони за сваляне. Използваме Google Sheet, за да координираме усилията по този проект. Споделихме достъп с видео редактора, редактора на уебсайта и създателя на курса, така че всеки да може да актуализира състоянието си в реално време, тъй като редактирането на първия проект на видеоклип е завършено, когато е предоставена обратна връзка, когато финалната чернова на видеоклипа има е изпратен обратно и когато видеоклипът е добавен към уебсайта.

Никола Балдиков, Brosix: нека Документите превърнат вашите изговорени думи в текст

Тъй като сега навлизаме във времето на интензивно гласово търсене, има някои трикове за Google Документи, за които може да ви е любопитно да разберете. Знаете ли, че можете да си направите почивка и да оставите на Документи да превърнат изговорените ви думи в текст? Докато компютърът ви има микрофон, всичко, което трябва да направите, е да отворите менюто Инструменти и изберете Гласово въвеждане - или натиснете Ctrl-Shift-S (или Cmd-Shift-S) - и след това говорете. Документите ще използват стандартната система на глас към текст на Google, за да разберат какво казвате (най-вече, така или иначе) и да я поставят на страницата. Нещо повече, функцията за глас в текст на Документи също ви позволява да говорите команди за общи форми на препинание и форматиране на абзаци. Можете да кажете неща като период, запетая и въпросителна или да дадете инструкции като нов ред или нов параграф. Ако искате да си направите почивка, кажете да спрете да слушате и след това кажете да продължите, когато сте готови да продължите.

Edgar Suppes, Grailify: историята на версиите показва кои части са били редактирани

Ето моят любим съвет на Google Документи:

Нарича се История на версиите и тази малка функция спаси живота ми няколко пъти вече в миналото. За да видите функцията История на версиите, трябва да кликнете върху File и след това History History. От дясната страна на документа се отваря панел и показва различни версии на този конкретен документ. Като кликнете върху която и да е по-стара версия, можете дори да видите кои части от файла на документа са били редактирани.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO оптимисти: уравненията използват свързването с други инструменти за данни

Много хора третират Google Docs като просто онлайн пакет  Microsoft Office   Suite, но има много инструменти, формули и функции, които са достъпни само защото е онлайн, а тези са някои от тези, които могат да го направят далеч по-изгоден инструмент за бизнес собственик да използва. Някои от любимите ми функции са уравненията ImportRange и ImportData, защото те използват специално свързване с други инструменти за данни или работни листове. ImportRange е чудесен за свързване между не само различни работни листове, но и цели работни пространства. Можете да включите данни от други файлове на Microsoft Sheets, което ви позволява да изчислявате определени части, като същевременно ограничавате достъпа до други. ImportData и ImportXML, от друга страна, ви позволяват да използвате информацията от всеки .CSV файл, който отваря таблиците ви с данни, за да ви позволи да използвате огромно разнообразие от информация, която е достъпна в често използван формат онлайн. И накрая, за тези, които се нуждаят от данни, които не са добре форматирани във .CSV или .XML файл, можете да използвате ImportHTML, който ви позволява да въвеждате всеки уебсайт във вашите работни листове.

Джейсън Паркс, медийният капитан: споделяне на документи без вход

Препоръчвам да използвате GSuite за бизнес.

Нашата агенция има много напред-назад с клиенти за одобрение на проекти.

Чрез просто споделяне на Google Doc или Google Sheet, нашите клиенти имат лесен достъп до това, без да се налага да влизат в Gmail акаунт.

Цената за нашата агенция (15 души) е около 8,50 долара на потребител на месец, но определено си струва инвестицията и има рационализирана комуникация.

Isaac Hammelburger, плюсове за търсене: множество служители могат да редактират един и същ документ в реално време

Google Документи е един от инструментите, които улесняват работата от разстояние за всеки. В документите на Google възможностите са безкрайни. Това е най-полезно днес, тъй като повечето служители са започнали работа от безопасността на домовете си. Следователно това може да се използва за тясно сътрудничество дори в далечината. Google документи са инструмент, при който множество служители могат да редактират един и същ документ в реално време. Въпрос е само да споделите документ с колегите си и да го направите редактируем. Това е много по-лесно, тъй като работите върху един и същ документ и няма да е необходимо да съставяте различни документи, за да направите един унифициран. Освен това спестява време, тъй като можете да работите над документа едновременно, вместо да предавате документ от един човек на друг. Определено препоръчвам на екипите да използват този инструмент, за да имат по-ефективен работен поток.

Райли Адамс, млади и инвестирани: намалява времето за изпълнение на проекта

Като финансов анализатор живея в Google Документи, Таблици и Слайдове. Софтуерът позволява мощна функционалност за съвместна работа, като множество членове на екипа и партньори участват в създаването на файлове едновременно.

Когато данните на всеки човек могат да бъдат събрани едновременно, това драстично намалява времето за изпълнение на проекта и също предпазва от дублиране на версии или липсващи редакции и предложения. Като избягват всичко това и работят заедно в тези документи на Google, екипите могат да постигнат повече за по-кратко време, което води до по-голяма възвръщаемост на инвестициите за компанията, а също и за по-голяма гъвкавост в отговор на нуждите на клиентите.

Logan Burwell, Tech: Отзиви и новини: Системите на Google работят така безпроблемно заедно

Защото, за да напиша блога си, трябва да пиша почти всеки ден, в крайна сметка използвам Google Документи всеки ден! Когато пиша първи проект на блог, винаги първо го пиша в Google Документи. В Google Документи можете да пишете всичко с лекота, освен това за мен е изключително лесно да въвеждам и редактирам всички връзки, които поставям в моите статии. Гугъл документи има изключително добра система за проверка на правописа, която често ме хваща, ако пиша нещо неправилно или използвам неправилна граматика. Обичам как Гугъл документи прави всичко толкова лесно и определено е моят избор номер едно, що се отнася до писането.

Не само използвам Google Документи за бизнеса си, но и други приложения в семейството на Google. Едно от другите приложения на Google, които използвам освен Документи, е Google Таблици. Мога да направя електронна таблица за разходи, приходи и статистика за моя уебсайт. Всички системи на Google работят така безпроблемно заедно, че това е наистина единственото нещо, от което се нуждая.