10 съвета за производителност на MS Excel от експерти

Съвети за производителност на MS Excel

Софтуерът за електронни таблици на  Microsoft Office    MS Excel   се използва широко за широк спектър от приложения, от поддържане на списък с елементи до актуализиране до генериране на фактури или дори играещи видео игри.

Въпреки това, при ежедневна бизнес употреба, много основни потребители дори не са наясно с много полезен съвет за производителност на Excel, който би могъл да им спести много време и енергия, например да преброят броя на случаите в списък от хиляди записи или за по-прости операции като намиране на позицията на символ в низ и други операции.

Само с малко обучение, дори е възможно да се използват в ежедневната бизнес употреба много полезни функционалности с заместващите символи на Excel, набор от знаци, които могат да заменят всеки друг във формула. Използвани в усъвършенстван Vlookup в Excel, те дори могат да станат много мощни.

Попитахме общността от експерти за техните най-добри съвети относно използването на  MS Excel   и ето техните отговори:

 Използвате ли MS Excel редовно? Кой е единственият съвет, който помага на ежедневната ви производителност по време на работа и който бихте могли да споделите?

Стейси Каприо, маркетинг за растеж: архивирайте документите си в Excel в облака

Един съвет за производителност на Excel е архивиране на вашите Excel документи в облака.

Работил съм седмици и години по конкретни документи и очаквах, че те винаги ще бъдат там, но след това имах ситуации, в които компютърът ми се счупи поради проблем с разливането на вода или други повреди и загубих своите отлични листове. Сега знам, че винаги ги архивирам, така че ще ги имам, дори ако се случи нещо неочаквано, поради което поддържам облачно базирано архивиране под ръка по всяко време.

Кени Трин, Netbooknews: отървете се от мишката и вървете 3-5 пъти по-бързо!

Отидете без мишка.

Увеличавате скоростта си 3–5X, когато се отървете от мишката. Най-добрият начин да започнете да научавате това е:

• 1.Назад клавиша ALT - в цялото меню ще видите букви и цифри, така че оттук нататък навигирате
• 2. Разпечатайте страница от клавишни комбинации (клавишни комбинации за търсене на изображения в google) и я касете на вашия компютър

Удобството при използване на Excel без мишка ще отнеме около 2-3 седмици.

Ключовете за ефективността са:

• Скорост -> отидете без мишка
• Автоматизация -> научете как да пишете страхотни формули и форматирате електронни таблици интуитивно

Ако трябваше да класирам допълнителни 3, ето как бих ги поставил по приоритет:

• 1. Форматиране и основни формули (подготвяйте страхотно изглеждащи отчети и автоматизирате задачи)
• 2. Анализ на данни - филтриране, сортиране и анализ на данни
• 3. Визуализация на данни - таблици, диаграми и двуосни диаграми

Дейвид Джонсън, Мулитични лаборатории: абсолютна препратка към други области

Абсолютните референции спасиха живота ми, не съм много горд да го кажа. Небесата се отвориха за мен, когато се научих да използвам '$' за създаване на абсолютни препратки към други полета. За непосветените, '$' пред писмото фиксира колоната, а '$' пред номера фиксира реда. Оттам референциите могат да бъдат толкова стабилни, колкото са ви необходими. Наистина улесни живота ми много бързо, когато правех голям анализ на база данни.

Дейвид Джонсън, MBA, BA Computer Science, е работил в технологичната индустрия в продължение на 20 години, ръководейки световни екипи и технологични инициативи в САЩ, Европа и APAC за компании като IBM и Sungard. В момента е главен технологичен директор в Мулитични лаборатории, като същевременно извършва консултации по управление на данни и технологии в Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: използвайте флаш запълване

Ето моят номер едно Съвет за производителност на Excel: Овладейте използването на флаш запълване. Flash fill е много мощна функция, която е удобна, когато става въпрос за обработка на големи количества данни. Вместо да проучвате данните едно по едно, всъщност можете да научите флаш да попълвате това, което ви трябва. Въведете това, което ви е необходимо в клетката до суровите данни няколко пъти и след това опитайте дали функцията за запълване на флаш го научи. Понякога ще трябва да напишете повече, за да може Excel да разпознае шаблона, но след като го направи, той върши работа вместо вас.

За да направите това, щракнете върху клетката, в която се нуждаете от данните. И тогава намерете бутона за запълване на светкавицата. Можете да го видите в раздела Начало, в екрана за редактиране, който може да се намери в дясната част на прозореца на Excel. Намерете бутона за запълване под AutoSum и след това щракнете върху падащото меню. Накрая кликнете върху Flash Fill и гледайте магията. Нищо не може да бъде по-продуктивно от това да можете да предоставите данни от работния си лист, без да извършвате ръчната работа.

Аз съм Outreach консултант в Centriq- приложението за управление на дома, което е представено / цитирано в търговски обекти като NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co и други. В Centriqработя с нашия екип за съдържание по създаването на SEO-оптимизирано съдържание за поддръжка на дома, декор на дома, безопасност на дома и други.

Станете Excel Pro: Присъединете се към нашия курс!

Повдигнете уменията си от новак до герой с нашия курс за основи на Excel 365, предназначен да ви направи опитни само в няколко сесии.

Запишете се тук

Майк Ричардс, Голф Айнщайн: постоянно изучаване на най-новите актуализации

Използвал съм MS Excel, когато документирам важна бизнес информация и един трик, с който живея, е да се уверя, че се поддържам актуализиран с най-новите актуализации и преки пътища като клавишни и клавишни комбинации, които не само ускориха работата ми, но и ме насърчиха. да продължат да учат. Тази практика разработи „постоянно учене” нагласа, което ме направи по-мотивиран да растя и да бъда продуктивен.

Казвам се Майк и съм ентусиаст по голф и основател на Голф Айнщайн, блог, в който споделям своя принос за всичко, свързано с голфа!

Shayne Sherman, TechLoris: използвайте валидиращи данни

Най-добрият ми съвет обаче е доста прост: * Използвайте данни за валидиране! * Знам, знам, трябва да сте извън това, нали? Искам да кажа със сигурност, че можете да сте сигурни, че правилно изписвате имената, нали? Слушайте, отнема ви само едно време да прекарвате часове, опитвайки се да разберете защо вашите вложени листове от изчисления внезапно са разбити и след това осъзнавате, че това е поради факта, че въвеждате невалидни данни, за да видите стойността на валидирането на данните.

Използвам Excel от години. В някои от предишните ми позиции имаше шега, че всяка задача, която ми беше дадена (включително да поръчам обяд или да направя планове за пътуване), мога да се справя по-добре с Excel. Честно казано, вероятно бих могъл.

Polly Kay, English Blinds: сливане на данни от други източници

Използването на макроси на Excel за автоматизиране на интензивни и повтарящи се задачи беше истински смяна на игри и може би единственото нещо, което беше най-ефективно по отношение на това как Excel оптимизира работата ми.

Обединяването на данни от други източници с работни книги на Excel е нещо друго, което помага и има много малко, което не може да бъде интегрирано в работен поток на Excel, за да го обедини. Още веднъж можете да импортирате тези други елементи автоматично, за да активирате по-късна трансформация и анализ на данни.

Само повдигането на заявка за получаване на статистика преди създаване на отчет предоставя задълбочена информация, която може да информира аналитиката и вземането на решения, и ви дава възможност да валидирате и да проверите всички ваши различни други форми на съдържание също.

Поли има над десетилетия опит като консултант по дигитален маркетинг и старши маркетинг мениджър, обслужващ разнообразен набор от клиенти, вариращи от малки и средни предприятия до големи международни корпорации и имена на домакинства.

Reuben Yonatan, GetVoIP: използвайте HLOOKUP и VLOOKUP

Когато за първи път научих Excel, си спомням, че HLOOKUP и VLOOKUP наистина отключиха много невероятни неща, които никога не знаех, че можете да направите с Excel.

Като изпълнителен директор аз все още използвам тези функции, за да създавам наистина прости табла за управление, които ще изтеглят данни от други раздели в електронната таблица, която е мощна за данните, които актуализираме редовно.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: подгответе графики и графики за всяка електронна таблица

Като мениджър на проекти, трябва да използвам excel всеки ден. Трябва да следя един тон данни и да го анализирам ежедневно, за да увелича максимално стойността на компанията. Открих Excel като най-мощния инструмент в това отношение.

Трябва да подготвям доклади всеки ден. Много пъти трябва да се позовавам на стари електронни таблици. Става обезсърчаваща задача да преминете през всички данни. Така че, създавам графики и диаграми на необходимите данни, които мога да експортирам в други формати, също като PDF. Помага ми да отбележа констатациите с един поглед. Дава ми бърз преглед на това как числата в електронните таблици са свързани помежду си. Тази функция става по-удобна при спешните задачи, при които имам по-малко време за подготовка на доклади. Предварителното условие обаче е да имате всички данни съгласно указанията на Excel.

Казвам се Gintaras Steponkus и съм маркетинг на социалните медии в Solidguides. Твърди водачи е проект, създаден от екип ентусиасти, посветен на изследванията и писането на рецензии. Ние сме много страстни от интернет и знаем, че това е огромно място, заредено с много фалшива и ненужна информация. Създадохме Твърди водачи, за да направим интернет по-безопасно място за купувачите и защото обичаме да изследваме и информираме.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: използвайте силови завъртания и DAX функции

Редовно използвам  MS Excel   за анализ, отчитане и съхранение на данни. Трябва всяка седмица да правя отчет за цялото съдържание, реклами и анализи на трафика на инвеститорите и други акционери на моя уебсайт за новини.

Водопроводът на Excel може да увеличи нивото на производителност с много пъти. Водопроводът на Excel следва две стратегии, които могат да увеличат вашата производителност, едната е основната стратегия за отлични резултати, а другата е напредналата ВиК стратегия. В продуктивната стратегия по-голямата част от времето се използва за намиране на нови прозрения и непрекъснато подобряване на докладите. Това е повтаряема процедура, при която подобрявате данните на отчетите, вместо да ги поддържате.

В случай на усъвършенствана стратегия, вие използвате мощност, за да увеличите производителността си. Тук получавате множество предимства. Първо, капацитетът за работа с файлове се увеличава. Могат да се съхраняват милиарди стойности на колона и милиони таблици на работна книга. Второ, чрез използване на релационна процедура в Power Pivot Model, работните книжки се свързват помежду си и се установява връзка между таблиците.

Трето, вашите огромни изчисления лесно се правят чрез DAX функции. Следователно, всяка функция, свързана с въртенето на мощността, улеснява проучването, масирания анализ и отчитане на задачата.

Казвам се Aqsa Tabassam, бизнесдама, съосновател и главен редактор на InsideTechWorld. InsideTechWorld има за цел да достави най-новите технологии и новини за стартиране, медийни събития и революционни събития на читателите си по целия свят ..

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: формули за автоматично попълване с помощта на клавиша tab

Въпреки че мразех да науча Excel, това е един от онези необходими набори от умения, които можем да приложим към много аспекти от нашия труд и ежедневие (бюджетиране и т.н.).

Ето един добър съвет за спестяване на време с формули на Excel, с който много хора са склонни да се борят. Така че това, което искате да направите, е да използвате бутона за раздела, който ви позволява автоматично да избирате формулите. По този начин не е нужно да губите време, като ги въвеждате напълно всеки път. Когато започнете да го попълвате, полето ще попълни списък с предложения от Excel. Тогава всичко, което трябва да направите, е да преместите клавиша със стрелка нагоре или надолу, за да изберете формулата си, натиснете Enter и готово.

Ако има проблем с някоя от формулите, можете бързо да отстраните грешката, като изберете формулата, след което натиснете F2. След това можете да преминете през части от формулата, като задържите клавиша и натиснете лявата стрелка. F9 ще покаже окончателното изчисление на формулата, след което можете да натиснете Esc, за да запазите формулата или да въведете, за да запазите стойността.

След като осъзна, че животът от 9 до 5 не е за него, Филип напусна работата си в авиационната индустрия и реши да пътува по собствените си условия. В момента той е базиран между NYC и Камбоджа, той е пълен дигитален номад и основател на своя блог за пътуване, PhilipWeiss.org.

Завършете 2019 Excel за начинаещи във видео