Как да създадете работен процес в SalesForce?

Как да създадете правило на работния процес в SalesForce

Създаване на правило на работния процес в SalesForce се извършва в SalesForce настройка, при автоматизиране на процесите> worlkflow действия.

Какво е работен процес в SalesForce? Работни потоци се използват за автоматизиране действия. Вижте по-долу в подробности какви са те използва за, как да ги създавате, и как да ги активирате в SalesForce Lightning.

1 - Разбиране на работните потоци в SalesForce

Най-важното Първият е да се разберат * * Salesforce работните процеси. Какви са те използва? Технологичният процес е съвкупност от действия задейства автоматично, след като някои събития се случват в SalesForce данните.

Тя може да автоматизира различни видове фирмени процеси, като задачи, да присвоява нови задачи на потребителите, да изпраща съобщения по имейл, да изпраща имейли до един или повече получатели, които са определени предварително, полета за актуализиране, задаване на специфични стойности на записи или изходящи съобщения, изпращане на технически данни XML форматирани съобщения за слушателите.

Като пример, работните процеси на SalesForce могат да зададат последващи задачи за поддръжка на представители след определен период от време, те могат да изпращат известия по имейл до мениджърския екип, когато големи сделки се подписват от търговски представител, променяйки полето за име на собственика няколко дни след изтичане на срока на договора или изпращане на технически съобщения до външни системи при всяко задействане на одобрен отчет в SalesForce.

Правилата за работни потоци могат да се състоят от някои критерии, които ще стартират работния процес, действията, които трябва да се предприемат, когато записът е създаден с дадена стойност, или действия, зависещи от времето, като например изпращане на доклади за края на месеца за приключване на няколко дни преди края на месеца.

2 - Създаване на ново правило за работния поток

За да започнете създаването на ново правило за работния поток, отворете настройките за настройка, като щракнете върху иконата на зъбно колело в интерфейса на  SalesForce Lightning   и потърсете менюто за работния процес в раздела за търсене в горния ляв ъгъл на екрана.

Правилата за работния поток са достъпни в автоматизацията на процесите> Действията по работния поток> Правилата за работния поток.

След това съществуващите работни потоци ще бъдат изброени на следващия екран.

В случай, че нямате работен поток, списъкът ще бъде empy, а единствената опция, която може да се направи е да създадете нов работен процес, като използвате съответния бутон над списъка на работния процес.

Първата стъпка при създаването на ново правило за работния процес е да изберете обекта, който ще бъде засегнат от него. Тя може да бъде всякакъв вид DataForce обект на данни: акаунт, работа на агент, напредък на асистента, кампания, член на кампанията, случай, коментар по случай, разговор, контакт, искане за контакт, дубликат на запис, дублиращ набор от записи, имейл съобщение, събитие, емисия елемент, група, член на група, изображение, знание и др.

В нашия пример ще създадем работен поток, свързан с контакта.

След това следващата стъпка е да се даде име на правилото и евентуално описание, за да можете да я намерите по-късно и да помогнете на колегите си да го идентифицират по време на работните потоци, които са достъпни в системата.

Също така трябва да се изберат критерии за оценка. Кога ще се активира правилото? Когато записът е създаден, редактиран?

И накрая, критериите за правилото трябва да бъдат въведени.

Кога ще се активира самото правило? В нашия пример искаме да създадем правило, което ще се активира при всяко въвеждане на нов клиент във Франция, който ще бъде идентифициран с телефонен номер, започващ с френски код на държавата, +33.

По този начин всеки път, когато има промяна на контакт, достъпен с френската мобилна мрежа, нашият търговски представител, отговарящ за френския пазар, ще го провери и ако е необходимо се свърже с клиента.

3 - Настройка на действие на работния поток за активиране на правило

Следващата стъпка е да определите какво действие ще извърши работният процес, след като правилото е потвърдено.

Това е възможно, като изберете действията за добавяне на работен поток под частта с непосредствените действия на работния поток, за да изпълните действие веднага след като се провери правилото. Ако действието трябва да се осъществи в дадени точки във времето, то трябва да се създаде като действие, което зависи от времето.

Чрез щракване върху бутона за добавяне на работен поток са достъпни различни видове действия на работния поток: настройте предупреждение по имейл, актуализирайте поле, изпратете техническо съобщение или използвайте съществуващо действие от друг работен процес.

В нашия случай искаме да изпратим имейл до търговския представител всеки път, когато се промени контакт с френски телефонен номер.

4 - Настройка на предупреждение за имейл

След това можем да настроим имейла, който ще бъде изпратен на търговския представител, като въведем имейл адреса, уникално име за този имейл и изберете шаблона за имейл, който да използвате.

Получателят може да бъде от различен тип, но в нашия случай той ще бъде вътрешен потребител, тъй като ще изпращаме писма до търговския представител, отговорен за конкретна зона.

Възможно е да изберете директно от списъка на съществуващите вътрешни получатели.

Също така е възможно ръчно да се въведе списък с допълнителни имейл адреси, за да се изпрати писмото до копия от външни получатели, например да се изпрати имейл до личната пощенска кутия на търговския представител или да се копира мениджърът му.

Имейл адресът От трябва да бъде избран, той е този, който ще се появи като имейл адрес на изпращача за получателите на имейли.

След това кликнете върху „Запазване“, за да продължите със създаването на правилото за работния поток.

5 - Проверка на действията по работния поток

След това новосъздаденото действие на работния поток, незабавно създаване на имейл веднага след като телефонният номер за връзка с френски префикс се създаде, ще се покаже в списъка с действия за това правило на работния поток.

В случай, че не са необходими други действия, просто кликнете върху бутона Направено в горния десен ъгъл, за да завършите създаването на работния процес.

Работният процес ще бъде показан за преглед с всичките му подробности. Уверете се, че всичко е правилно, тъй като сега е директно активирано, и ще започнете да изпращате имейли или да извършвате други действия, без допълнително потвърждение, веднага щом кликнете върху бутона за активиране.

Винаги ще бъде възможно да деактивирате съществуващ и работещ работен поток от този екран, както и да го редактирате или да го клонирате, за да създадете лесно подобен работен процес.

Създаването на работния процес е успешно

Трябва ли мениджърът да създаде успешно правило за работния поток в SalesForce?

Споделете с нас коментар и не се колебайте да ни зададете всеки въпрос, който имате.

Често Задавани Въпроси

Кои са най -добрите практики за проектиране на ефективни работни процеси в Salesforce?

Най -добрите практики включват определяне на ясни цели, опростяване на процесите и редовно преглед на работните процеси за ефективност и уместност.