34 Savjeta Google Docs-a za povećanje produktivnosti u uredu

Jedan od najčešće korištenih alata za rad kod kuće i dijeljenje dokumenata s drugim ljudima, Google Docs nije bitan dio različitih vrsta posla koji se obavljaju na računalu, te je gotovo zamijenio standardne uredske programe instalirane na računalu.

Počevši od Gmail računa ili čak i bez toga, različite Google aplikacije omogućuju vam stvaranje interneta bez instaliranog softvera, naprednih tekstualnih dokumenata s Google dokumentima, proračunskih tablica s Google tablicama, prezentacija s Google prezentacijama, obrazaca s Google Formsima i još mnogo toga!

Uz pomoć nekoliko stručnih savjeta za upotrebu Googleovih aplikacija, a posebno Google Dokumenata, koristit ćete ga više nego jednostavno kao Google bilježnicu na mreži i moći ćete upravljati cijelim poslom i svojim suradnicima putem interneta. Google apartman.

Od povijesti verzija do naprednih funkcija, pitali smo zajednicu koji su njihovi savjeti kako da maksimalno iskoristite Google dokumente. Evo njihovih odgovora.

Koristite li Google dokumente za obradu poslovnih dokumenata? Imate li kakav dobar savjet kako ih koristiti za produktivnost u uredu? Da li ste uspešno koristili funkcionalnosti kolaboracije?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: nema potrebe za spremanjem skice i slanjem svima

Google dokumente koristim za svakodnevnu obradu poslovnih dokumenata. Da bismo surađivali s onima iz mog tima, odabiremo postavke koje omogućuju uređivanje onih u našem timu. U desnom gornjem uglu je plavo dugme „share“. Kliknite to, a zatim idite na napredne postavke i odaberite ko može otvoriti dokument. Zatim s padajućeg izbornika odaberite „može se uređivati“.

Jednom kada tim ima pristup, pomoću opcije komentari postavljaju pitanja ili dodaju informacije. Članovi tima mogu također vršiti izmjene ili prijedloge za izmjene.

Prikladno je i produktivno koristiti Google dokumente za saradnju jer svi u timu mogu imati pristup u stvarnom vremenu. Ne morate spremati skicu i ponovo je poslati svima. Oni mogu samo nastaviti provjeravati izvorni dokument kako se razvija.

Stacy Caprio, Marketing rasta: pisanje i istraživanje bez napuštanja dokumenata uz Explore

Jedan savjet za korištenje Google dokumenata jest pisanje i istraživanje bez napuštanja dokumenta kada koristite značajku Istraživanje. Značajka Istraživanje omogućuje vam da istovremeno pretražujete i istražujete Google kako biste pronašli istraživanja i odgovore, tako da prilikom pisanja ne morate gubiti vrijeme na promjenu kartica ili klikom na Google Doc.

James Canzanella, izolirane marketinške noći: imaju mape temeljene na temama

Već godinama koristim Google dokumente za obradu poslovnih dokumenata i preporučujem vam da čuvate vrlo uredne mape svih datoteka. Vremenom se datoteke mogu gomilati i ne želite trošiti previše vremena tražeći određene datoteke. Preporučujem da imate mape na osnovu tema. Na primjer, to mogu biti troškovi, prihodi, poslovni planovi ili bilo što drugo.

Kako vrijeme prolazi, možete dodati nove datoteke za prethodne godine s obzirom na to da im nećete toliko pristupati. Ali ako im i dalje trebate pristupiti? Uvijek ćete znati gdje potražiti. Iako je uredno i organizovano moglo zvučati kao osnovni savjet, postaje mnogo važnije jer se datoteke i dokumenti počinju nakupljati.

Calloway Cook, Illuminate Labs: dozvoljavaju samo gledanje ljudi izvan organizacije

Obavezno promijenite postavke pristupa ako dijelite dokument s osobama izvan vaše organizacije. Uobičajeno je da ljudi manje upoznati s Google dokumentima i zajedničkim softverom za kolaboraciju izvode ispravke u dokumentu, a to uglavnom ne želite.

Skloni smo ograničavanju pristupa dokumentima naše kompanije na View Only ili u određenim slučajevima Only Only Comment. Za nešto poput vlastitih paluba za investitore, ima smisla dopustiti gledanje samo ljudima izvan organizacije jer će se ta palica ponovno koristiti i poslati drugim potencijalnim investitorima.

Vincent Lee, autor: pozovite tim za komentare

Kao dio mog procesa na razvoju branda za klijente, započinjem s izgradnjom njihove priče o brendu. Google Doc moj je pristup za snimanje podataka i po potrebi ću pozvati svoj tim na unose putem davanja mogućnosti uređivanja ili komentiranja. Imajte na umu da pod uređivanjem odaberite funkciju „Predlaganje“ kako bi se sačuvao originalni tekst. Komentiranje je korisnije ako su vam potrebne samo povratne informacije, a ne izmjene. Može se istaknuti određeni odlomak i određenoj osobi (putem njihove adrese e-pošte) možete dodijeliti zahtjev za komentar. Funkcija komentiranja je također dobar način za praćenje odluka koje vode do konačne verzije u dokumentu.

Google Doc mi je od pomoći i u pisanju moje nadolazeće knjige. U mogućnosti sam da pozovem svog urednika da pregleda sadržaj i pomoću alata za komentarisanje ona može savjetovati promjenu smjera ili ideje. I dok pripremam završni rukopis, u stanju sam automatski generirati tablicu sadržaja formatirajući naslove poglavlja kao zaglavlje. Funkcija brojanja riječi je takođe odličan alat jer moram dužinu svakog poglavlja održavati jednakom.

Dan Bailey, WikiLawn: naučite funkciju povijesti i riješite komentare

Moji najbolji savjeti za zajedničku upotrebu Google Dokumenata uključuju učenje značajke History i uspostavljanje nekog postupka za komentare / uređivanje kada. U Istoriji možete videti zapis šta je izmenjeno i povući sve izmene. Ovo je ključno ako netko promijeni nešto što treba preokrenuti ili ako želite vidjeti što je pojedinačni zaposlenik doprinio.

Ako kliknete Sve promjene spremljene na Disku otvoriće se prikaz u kojem su prikazane nedavne promjene. Obojeni su bojom, tako da možete vidjeti ko je šta radio. Samo kliknite na nju za bolji prikaz u dokumentu i vratite se ako trebate.

U smislu izmjena i komentara, osmislite tijek rada kako ljudi ne bi prelazili jedni preko drugih. Ako jedna osoba napravi dokument, neka druga pređe na visoku razinu. Zatim ga vratite autoru teksta, neka promjene, i pošaljite ga niz kritičku analizu. Riješite komentare kojima se bavite i ostavite sve o kojima imate još pitanja.

Zbog toga bi se stvari trebale nesmetano kretati.

Josephine Ison, zabavljači događaja: sve do minutnog rasporeda s Google dokumentima

Kao agencija za rezervaciju talenata / izvođača, * Google Docs je središnji u načinu na koji informiramo naš tim na treći način. * Većina naših rezervacija su događaji uživo i za njih je potrebno planiranje u minutu. Ovde su G-Docs korisni. Dokument uživo se dijeli svim uključenim članovima i ako se izvrše bilo kakve revizije vremena i zahtjeva, te se obavijesti prenose uživo putem e-mail obavijesti. Ovo znatno smanjuje dodatne administrativne napore i čini našu komunikaciju čistom i jasnom.

Sherese Patton, SLP odnosi sa medijima: napravite PDF dokument prije nego što ga pošaljete

Kao publicista i PR savjetnik uvijek sam u pokretu. ponekad mi je neophodno da laptop imam većinu vremena uz sebe i postavim radnu stanicu ako prostor dozvoljava. Mogućnost pristupa datotekama ugovora je izuzetno korisna i važna. Google dokumente koristim prilično često za izradu ugovora i za ispunjavanje upitnika za ukrcavanje novih klijenata. Budući da Googleu možete pristupiti bilo gdje, a mislim da bilo gdje, to je mnogo lakše i manje stresno kada možete nastaviti raditi na dokumentima i lako ih dijeliti.

Najbolji savjet koji mogu dati je da se ova aplikacija koristi za predloge ugovora. Nakon što završite s dokumentom, lako ga možete podijeliti s osobom za koju stvarate dokument. Jedinu stvar koju bih savjetovao je da joj napravite PDF dokument prije nego što ga pošaljete, jer ne želite da klijent unosi promjene u njega kojih niste svjesni. Međutim, kada sa timom dijelite dokumente, ispravke bih napravio u drugoj boji. na taj način znate kada su unesene ispravke. Surađivao sam s drugim PR profesionalcima i otkrili smo da je određivanje boja najbolji put. Ovaj je alat sjajan i uistinu je bio lfsvaver!

James McGrath, Yoreevo: koristite Sugestijski alat da obavijestite vlasnika dokumenta

Jedna značajka koja nam se čini izuzetno korisnom, ali koju je lako propustiti je Predlaganje. Može se naći u gornjem desnom uglu. Uobičajeno je uređivanje, ali ako kliknete na njega i odaberete Predlaganje, sve promjene obavljene i u izvornom i u novom tekstu ostaju na stranici. Napravit će se odgovarajući mjehurić na desnoj strani stranice koji označava prijedlog.

Nakon donošenja tih prijedloga, vlasnik dokumenta bit će obaviješten i on može prihvatiti ili odbiti izmjene. Ako su prihvaćene, primjenjuje se izmjena. Ako su odbijeni, dokument se vraća u izvorni oblik.

Svaki prijedlog može se procijeniti nezavisno.

Ova je funkcija zaista korisna jer je u osnovi crvena verzija vašeg dokumenta koju lako možete procijeniti.

Rafa, španska akademija u domovini: naučite neke korisne prečice

Mi koristimo Google dokumente za upravljanje svakom postu na blogu kako bismo bili sigurni da je spreman za objavljivanje. Budući da dugo radimo na daljinu, funkcija komentara pokazala se prilično korisnom u promicanju rasprava između pisaca i urednika. Ova značajka ne samo da omogućuje da radimo svojim tempom, već ostavlja i pisani zapis o cjelokupnom procesu uređivanja, tako da riječi neće ostati u zraku.

Drugi način za povećanje produktivnosti putem Google Dokumenata jeste učenje nekih korisnih prečaca. Kao pisac, prečice poput brojanja riječi (CTRL + SHIFT + C) i uvođenja zaglavlja (CTRL + ALT + 2) odličan su način da učinite pisanje efikasnim i ugodnim iskustvom. Ako svoj dokument organizirate zaglavlja, to vam omogućava i brzo kretanje kroz naslove preko bočne trake s lijeve strane dokumenta. Zbog toga je prolazak kroz velike dokumente prilično jednostavan!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: stvarajte zajedničke veze, komentirajte i koristite zaglavlja

Osnivač sam e-trgovine i pridružene tvrtke za koju često radim sa slobodnim piscima i urednicima putem Google dokumenata.

Za što imam nekoliko savjeta u vezi s produktivnošću za internetske tvrtke poput mojih:

• Stvorite poveznice za razmjenu dokumenata kako bi ih proslijedili vašem piscu, a koji će vaš urednik i SEO tim u stvarnom vremenu moći provjeriti. Možete prilagoditi dozvole tako da određenim korisnicima omogućite uređivanje / samo za čitanje ili dopustite svima koji imaju vezu da je uređuju po potrebi.
• Ako doc treba doradu radi dodavanja komentara određenim članovima tima pomoću funkcije comment @, ovo automatski upućuje člana tima putem e-maila na vaše povratne informacije!
• Upotrijebite zaglavlja da biste podijelili dokumente u SEO spremne formate pripremljene za lijepljenje direktno na vašu web stranicu bez prilagođavanja.

Marc Bromhall, početnik za surfersku opremu: slanje e-pošte izravno s proračunske tablice

Google Suite već više od 4 godine koristimo za upravljanje našim poslovanjem. Jedna od najfinijih karakteristika koju smo otkrili za povećanje produktivnosti je slanje e-pošte direktno iz proračunske tablice. Ovo je sjajno sredstvo za projekt menadžere ili vođe tima koji neprestano komuniciraju s više članova tima. Recimo da ste upravo zaključili sastanak i bilo je nekoliko akcijskih točaka na sastanku koje je potrebno delegirati različitim članovima tima. Umjesto da sve te ljude e-poštom pošaljete zasebno, pomoću Google listova možete primijetiti tko treba što raditi.

U prvi ćete stupac unijeti njihov e-mail, a u drugi će biti bilješka o tome što trebaju učiniti. Nakon sastanka i obrade je sve potrebno kopirati i zalijepiti neki kod u Google Script Editor koji možete pronaći na kartici Alati u Google tablicama. Jednom kada zalijepite kôd, jednostavno kliknite e-mailove na vrhu stranice i za sekunde će svi članovi vašeg tima dobiti svoje pojedinačne poruke. Otkrivamo kako nam je ovaj alat tokom godina uštedio ogromno vremena, a to je jedna od mnogih funkcija koje volimo o Google Suiteu.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: izvoz u različitim formatima i tisak

Koristim google dokumente od prošle godine. Za mene je najčudesnija stvar s Googlea nakon Gmaila. Koristim i Google Sheet. Mislim da je za posao vrlo dobro koristiti google dokumente u odnosu na Microsoftove dokumente. Imate različite opcije na koje možete dijeliti i uređivati ​​dokumente odjednom, a više ljudi ih može uređivati ​​i lako izvaditi konačne verzije svakog dokumenta. To štedi vrijeme zaposlenih. Sve što možete učiniti iz Microsoftove riječi koju možete učiniti iz Google Dokumenata. Ovaj dokument također ostaje sigurnosno kopiran na Google disku, ako ga ne želite ovdje stavljati, možete izvesti i u različitim formatima kao što su Word datoteka, PDF datoteka ili bilo koja druga proširenja. Ako želite dobiti otisak, možete izravno ispisati odavde ono što vam treba više od ovoga? Jako mi se sviđaju opcije provjere gramatike. Pomoću ovog Google Dokumenata možete napisati vrlo dobre rečenice. Čak pišem svoje e-poruke putem Google dokumenata, a zatim ih šaljem. Mislim da sam najviše iskoristio funkcionalnost. Ako ostane, brzo ću ga naučiti jer ga koristim 2-3 sata dnevno. Vidim i nedostatak da Google dokumenti ne broje riječi i znakove.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: spomenite članove tima kako biste ih obavijestili

Upotrebljavam Google dokumente kolaborativno već dugi niz godina. Ovaj alat omogućuje vam jednostavno stvaranje i dijeljenje datoteka. Google dokumenti također daju apsolutnu kontrolu jer pristup dijeljenim datotekama može biti ograničen na gledanje, komentiranje ili uređivanje.

Neki od savjeta o produktivnosti Google Dokumenata uključuju:

• U komentarima na dokument spomenite članove tima kako biste osigurali da su oni obaviješteni o komentaru.
• Dodajte kompaniju Jargon u rječnik
• Koristite oznake za kretanje kroz duge dokumente

Ken Eulo, advokatska kancelarija Smith i Eulo: ne zna dopuštenja za uređivanje prilikom dijeljenja poziva

Kada surađujete sa zaposlenima u vašoj kompaniji na Google dokumentima, morate razumjeti dozvole za uređivanje prilikom dijeljenja poziva. 90% vremena imali smo problema s saradnjom na Google dokumentima, zato što pošiljalac nije odabrao „dopusti bilo kome sa vezom da uređuje“. Ovo je brzo popravljanje i traje samo sekunda, pa svakako odaberite ovu opciju ako želite da primatelj može uređivati ​​dokument. Međutim, ako želite poslati dokument samo stranci kako bi ih mogli pregledati, ostavite dozvolu za uređivanje na „može pregledati”. Postoji treće odobrenje „može komentirati“, što omogućava primaocu da komentariše dokument. Ovo odobrenje je korisno kada šaljete dokument klijentu na povratnu informaciju ili nadređenom na pregled.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: koristite sačuvanu povijest verzija i glasovno pisanje

Google Docs jedna je od Googleovih aplikacija koje uvijek koristim u svojim zadacima pisanja. Koncept korištenja Microsoft Word-a putem Google Docs-a mi je od velike pomoći pogotovo što ponekad moje promjene nisu spremljene, a promjene se izgube kada dođe do prekida napajanja ili slučajno izađem iz programa. Ova aplikacija ima brojne funkcije koje većina ljudi ne poznaje. Jedna je da ova aplikacija omogućuje 200 istodobnih gledatelja odjednom u jednom dokumentu.

To je jedno od najboljih alata za timsku saradnju.

Evo još dvije korisne funkcije Google dokumenata i savjeti kako ih koristiti:

• 1. Spremljena istorija verzija. Google dokumenti automatski spremaju svaku napravljenu izmjenu. Klikom na meni Datoteka možete videti Istoriju verzije i pratiti promene izvršene u dokumentu i korisnika koji ga je napravio.
• 2. Glasovno kucanje. Ova je funkcija vrlo korisna za pisanje bilješki i ako se želite samo fokusirati na pisanje svega što vam padne na pamet i samo kasnije uredite. Google dokumenti omogućuju vam da unosite riječi koje izgovarate kao diktat. Da biste to iskoristili, kliknite na Alatke, a zatim na glasovno kucanje.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: koristite tipku tab za automatsko odabir formula

Mnogi se ljudi bore koristeći Excel u Google dokumentima jer to može zbuniti kako bi naučili kako koristiti sve njegove mogućnosti. Pogotovo što se tiče formula, koje su noćna mora za većinu nas nefinansijskih vrsta. Iako mi se nije svidjelo učenje Excela, jedna je od onih potrebnih vještina koje možemo primijeniti na mnogim aspektima našeg rada i svakodnevnog života kako bismo stvari organizirali.

Evo mog omiljenog savjeta za uštedu vremena s Excel formulama, s kojima se mnogi ljudi često bore. Dakle, ono što želite učiniti je korištenje tipke tab, koja vam omogućuje automatsko odabir formula. Na ovaj način ne morate gubiti vrijeme svaki put ih ukucavajući. Kad ga počnete ispunjavati, u polje će se pojaviti lista prijedloga iz Excela. Tada sve što trebate učiniti je pomaknuti tipku sa strelicom prema gore ili dolje da odaberete formulu, pritisnite Enter i učinite.

Ako postoji problem s bilo kojom formulom, možete to brzo otkloniti pogreškom ako odaberete formulu, a zatim pritisnete F2. Tada možete kružiti kroz dijelove formule držeći pomak i pritiskajući strelicu ulijevo. F9 će pokazati konačni izračun formule, nakon čega možete pritisnuti Esc da zadržite formulu ili unesete da sačuvate vrijednost.

Polly Kay, English Blinds: povratak u trag izvornom autoru

Koristimo Google dokumente za suradnju sa freelancerima i vanjskim dobavljačima kojima ne želimo omogućiti pristup vlastitim pogonima dokumenata ili intranetu kompanije, bilo zbog sigurnosnih zabrinutosti bilo zato što je u tom kontekstu jednostavno brži i efikasniji započnite s radom putem Google diska.

Kako gotovo svi imaju Google račun i postavke dijeljenja pojedinih mapa mogu se tako fino podesiti, to nam omogućava prijenos vlasništva nad datotekama, usporedbu posla s više dobavljača na istom mjestu, uređivanje i reviziju sadržaja i praćenje rada natrag njegov originalni autor dugo nakon događaja.

Pokazalo se korisnim i za slobodnjake i izvođače radova s ​​kojima radimo, jer oni tada mogu upravljati mapama za više različitih projekata ili klijentima sve na istom mjestu, podjeljujući i dodijeliti dozvole prema potrebi bez rizika sigurnosti, integriteta ili povjerljivosti. sadržaja ostalih njihovih klijenata.

Esther Meyer, Groom Shop: isprobajte glasovno tipkanje, podesite dozvole, koristite provjeru pravopisa

Google dokumente koristim već neko vrijeme. Bilo da je riječ o poslu ili za lične dokumente, to je vrlo zgodno, zbog čega je i moja aplikacija izbora. Obavljanje mog daljinskog rada puno je lakše pomoću Google dokumenata. Imam udaljeni tim s kojim radim i normalno je da surađujemo, zbog čega je Google Docs Božji dar za nas.

Evo mojih najboljih savjeta za efikasnu upotrebu google dokumenata:

• 1. Pokušajte glasa upisati. Ako ste vrsta osobe koja razmišlja brže nego što kucate, ovo bi vam mogla biti odlicna osobina. Upotrijebite Ctrl + Shift + S da biste pokrenuli funkciju, a zatim progovorili. Pazite kako Google kuca za vas. Međutim, budite spremni uraditi neke izmjene jer ovo možda ne bi uvijek ispravno dovelo vaše riječi, a kamoli format.
• 2. Ispravno postavite dozvole. Kada dijelite svoje dokumente, provjerite je li pristup koji dajete korisnicima prilagođen njihovim potrebama. Možete odabrati da biste mogli uređivati, pregledavati ili komentirati.
• 3. Nevjerojatna provjera pravopisa. Google Dokumenti imaju inteligentnu provjeru pravopisa i gramatike. Vaše pisanje ne može biti loše sa ovim alatom, jer ono ulovi greške tačno većim delom. Gramatika je vrlo važna kada je riječ o karijeri, jer su profesionalci koji nisu uspjeli napredovati na mjestu ravnatelja u prvih 10 godina karijere napravili 2,5 puta više gramatičkih grešaka u odnosu na kolege na razini direktora.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: koristite prečace i ugrađene funkcije

Zaista uživam u radu s Google listovima, što je fenomenalno jer je moj rad čvrsto povezan s Google dokumentima. Dakle, naučiti sve o prečacima je neophodno za ljude poput mene. Google prečaci na listi postupno štede moje vrijeme i omogućavaju mi ​​da se usredotočim na vitalnija pitanja. Moje omiljene naredbe su Ctrl plus tačka sa zarezom (za umetanje trenutnog datuma), Ctrl plus pageUp / pageDown (za pomicanje između listova), Ctrl plus Shift plus V (samo za lijepljenje običnog teksta) i još mnogo toga što stalno koristim .

Ali najbolji savjet tijekom rada s Google listovima koji bih mogao podijeliti s vama - je korištenje funkcija. Oni su zaista nevjerojatni i pomažu u postizanju impresivnih rezultata. Na primjer, obično koristim funkciju = REGEXEXTRACT da dobijem domenu od URL-a, a ovaj = VLOOKUP da pronađem podatke (ako postoje - istina / laž) na drugom listu. I naravno, = UNIQUE formula.

Postoji jednostavan način označavanja duplikata - koristeći UNIQUE funkciju. U osnovi, UNIQUE formula gleda na raspon i iz njega izvlači sve jedinstvene vrijednosti. To je korisno za one koji žele ubrzati svoj rad radeći sa znatnom količinom podataka. Na primjer, kada imam širok spektar potencijalnih prilika generisanih iz različitih izvora, izdvaja ponovljene podatke koji učinkovito usporavaju stvari. Dakle, da nije bilo UNIQUE funkcije, vjerovatno bih potrošio puno više vremena na pregled mogućnosti (ključne riječi, web stranice, e-poruke) nego što to činim sada. A još bolji dio ove funkcije je što djeluje i za brojeve i za tekstove.

Miloš Đorđevi, SaveMyCent: prevode dokumente izravno u Google Dokumente

Budući da obično surađujem s puno ljudi, koristim komentare mnogo. Budući da je u Google dokumentima vrlo lako izvršiti promjene, ljudi možda neće sve primijetiti na vrijeme. Zbog toga ljude uvijek pituram u komentaru i provjerim da li se slažemo o svim promjenama, prije nego što ih stvarno uvedemo. Ponekad osjetim da imam jedan vrlo živahni razgovor unutar jednog dokumenta. Međutim, to mi pomaže da održim sve informacije na jednom mjestu.

Takođe, ponekad mi je potrebno prevesti dokumente na druge jezike. Sviđa mi se što to sada mogu učiniti direktno u Google dokumentima, u meniju 'Alati'. Srećom, obično mi treba samo nekoliko drugih jezika, pa se ovaj prijevod pokaže prilično dobar. Imam urednika koji jednostavno provjerava prijevod, što štedi mnogo vremena.

Jeff McLean, kompanija McLean: Google Docs ima besplatnu aplikaciju za suradnju na bilo kojem mjestu

S Googleovim dokumentima surađujemo na svemu, od postova na blogovima do predložaka e-pošte. Google dokumenti su najlakši alat za dijeljenje sadržaja sa svojim timom i učinkovito zajednički rad na projektu. Mnogi ljudi nisu svjesni da Google Docs ima besplatnu aplikaciju, tako da možete surađivati ​​sa svojim timom bilo gdje da imate mobilne podatke! Aplikacija je izuzetno korisna i nisam naišla ni na kakva ograničenja funkcionalnosti unutar aplikacije koja se razlikuju od verzije za desktop. Obavezno dijelite Google Doc samo s nužnim osobljem, jer ako imate previše članova koji istovremeno uređuju dokument, stvari obično postaju neuredne. Da bi se borio protiv toga, obično šaljem Google Doc svakom članu pojedinačno u različito vrijeme, tako da oni mogu unositi bilo kakve promjene u dokument bez ikakvog prekida.

Julie Singh, TripOutside: samo za kompletirane dokumente za pregled, uređivanje za ostale

Google Docs često koristimo za dijeljenje projekata, ideja, inicijativa i rezultata s našim udaljenim timovima. Dijeljenje dokumenata u stvarnom vremenu i omogućavanje pregledavanja i uređivanja naših dokumenata vrlo je važno za naše poslovanje, a što sada čini puno lakšim pomoću Google Dokumenata. Možemo stvoriti dokumente i proračunske tablice kojima naš tim također može pristupiti, dodati upute i pregledati završeni posao lako. Koristimo funkcionalnost veze za dijeljenje i za pristup samo za pregled za kompletirane dokumente i za uređivanje pristupa za one dokumente koji su u procesu i koji treba da ažuriraju drugi članovi tima.

Google Dokumenti važan su alat za suradnju u našem poslu!

George Hammerton, Hammerton Barbados: budite jasni kada je dokument gotov ili ne

Vodim mali posao koji čine ljudi koji vole putovati zbog posla i zadovoljstva, rutinski lete između Velike Britanije i Barbadosa, ali većinu godine provode s našim timovima u različitim dijelovima svijeta jedan dan nego prije - ovo predstavlja neke jedinstvene tehnološke izazove.

Kada smo tek započeli i bilo nas dvoje, koristili smo uredski paket i Dropbox, ali kako je posao rastao igra jeste li vi u ovom dokumentu postala je neugodna za posao, odlučili smo da su nam potrebni alati koji će nam omogućiti sarađivati ​​bez razmišljanja o tome. Morali smo se prebaciti u skup koji je pozitivan na kolaboraciju i za to smo išli s nespornim kraljem suradnje za udaljeni tim i to je bio Google Docs.

Sada koristimo Google dokumente za gotovo sve, i dok je bio čudesan u uklanjanju trenja, uklanjanju potrebe da sačekate vaš red za ažuriranje proračunske tablice. Ovih dana naš prijenosni ured čine i iPhone, MacBooks, Google Suite i web pretraživač. S jednostavnim setom pravih alata sada zajedno možemo raditi s bilo kojeg mjesta.

Moj savjet broj jedan bio bi jasan kada je dokument u toku i kada je gotov - ne želite da netko drugi nedovršene izmjene presijeca u dokumentu baš kao što ga izvozite na objavljivanje.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: vratite se i dohvatite stare datoteke koje ste izbrisali

Google pogon ima svoj način rješavanja kontrole verzija, koji vam omogućuje povratak i preuzimanje starih datoteka koje ste izbrisali ili starijih verzija datoteke. Način na koji se Google Drive bavi kontrolom verzija jest da pohranjuje do 100 revizija dokumenta ili 30 dana verzije po dokumentu, što se računa do vašeg ukupnog dodatka za pohranu. Mapa za smeće koristi se za spremanje izbrisanih datoteka, a ako je mapa smeća izbrisana, datoteke će zauvijek nestati.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: koristite Google dokumente s tkalačkim strojem za dijeljenje snimaka zaslona

Upotreba mojih udaljenih timova pomoću Google dokumenata doprinijela je povećanoj produktivnosti. Iz povratnih informacija koje sam dobio od njih, funkcije komentara i prijedloga su efikasni načini suradnje, posebno među timovima u različitim vremenskim zonama. Više korisnika može uređivati ​​u stvarnom vremenu i istovremeno. Pored toga, svi mogu imati pristup datotekama u oblaku skladišta podataka.

Korištenjem Google dokumenata smanjuje se odgođena koordinacija rada između vaših timova, posebno udaljenih.

Pored funkcija za komentare i sugestije na Google dokumentima, jedna od mojih najboljih praksi je korištenje Google dokumenata s Loomom. Snimam sebe i ekran kako pričam o određenoj datoteci i kroz nju pričam svoje zaposlenike. To štedi puno vremena za objašnjavanje bez potrebe za dugotrajnim e-mailovima ili chat porukama.

Korištenje Google dokumenata premošćuje jaz između toga što nismo zajedno.

Will Bachman, Umbrex: stvarajte bilješke o intervjuima na Google prezentacijama

Naš tim aktivno koristi Google dokumente za širok spektar zadataka koji zahtijevaju suradnju ili pristup u stvarnom vremenu najnovijoj verziji.

Na primjer, na projektima koji uključuju stručnjake za razgovore, jedan član tima stvara bilješke o intervjuima na Google prezentacijama. Ovaj dokument Google prezentacija dijelimo sa našim klijentom tako da svi mogu u stvarnom vremenu vidjeti najnovije uvide koje prikupljamo - niko ne treba čekati tjedni pregled napretka.

Trenutno smo u završnoj fazi kreiranja tečaja o tome kako uspostaviti vlastitu konsultantsku praksu. Tečaj uključuje devedeset kratkih videozapisa i više od dvije desetine alata i predložaka za preuzimanje. Za koordinaciju napora na ovom projektu koristimo Google Sheet. Pristup smo podijelili s uređivačem video zapisa, uređivačem web mjesta i tvorcem tečaja tako da svi mogu ažurirati status u stvarnom vremenu jer je uređivanje videozapisa prvog skretanja završeno, kad se dostave povratne informacije, kada konačni nacrt videozapisa ima je vraćen natrag i kada je video zapis dodan na web lokaciju.

Nikola Baldikov, Brosix: neka dokumenti pretvore vaše izgovorene riječi u tekst

Budući da sada ulazimo u vrijeme intenzivnog glasovnog pretraživanja, postoje neki trikovi o Google dokumentima za koje biste mogli znatiželjno saznati. Jeste li znali da možete predahnuti i dopustiti Dokumentima da vaše izgovorene riječi pretvore u tekst? Sve dok vaš računar ima mikrofon, sve što morate učiniti je otvoriti meni Alati i odabrati Glasovno kucanje - ili pritisnuti Ctrl-Shift-S (ili Cmd-Shift-S) - i tada progovoriti. Dokumenti će pomoću Googleovog standardnog sistema glasa i teksta shvatiti što govorite (uglavnom, u svakom slučaju) i staviti to na stranicu. Pored toga, funkcija dokumenata za prenos glasa u tekst omogućava vam da izgovarate naredbe za uobičajene oblike interpunkcije i formatiranja odlomaka. Možete reći stvari poput razdoblja, zareza i upitnika ili dati upute poput novog retka ili novog stavka. Ako želite predahnuti, recite prestanite slušati, a zatim nastavite kad nastavite nastaviti.

Edgar Suppes, Grailify: povijest verzija pokazuje koji su dijelovi uređeni

Evo mog omiljenog savjeta Google dokumenata:

Zove se Povijest verzija, a ova mala značajka spasila mi je život nekoliko puta već u prošlosti. Da biste vidjeli značajku povijesti verzije morate kliknuti na Datoteka, a zatim Povijest verzija. Otvara se ploča s desne strane dokumenta i pokazuje različite verzije tog određenog dokumenta. Klikom na bilo koju stariju verziju čak možete vidjeti koji su dijelovi doc datoteke uređeni.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimisti: jednadžbe koriste povezivanje s drugim alatima za podatke

Mnogi ljudi tretiraju Google dokumente kao jednostavno internetski  Microsoft Office   Suite, ali postoji mnogo alata, formula i funkcija koje su dostupne samo zato što su na mreži, a one su neke od onih koje to mogu učiniti daleko povoljnijim alatom za posao vlasnik na korištenje. Neke od mojih najdražih karakteristika su jednadžbe ImportRange i ImportData, jer posebno koriste povezivanje s drugim alatima za podatke ili radnim listovima. ImportRange je odličan za povezivanje između ne samo različitih radnih listova, već i čitavih radnih prostora. Možete uključiti podatke iz drugih datoteka Microsoft Sheets, što vam omogućava da izračunate određene dijelove, a istovremeno ograničavate pristup drugima. ImportData i ImportXML, s druge strane, omogućuju vam da koristite informacije iz bilo koje .CSV datoteke, koja vam otvara tablice podataka da biste mogli koristiti veliku raznolikost informacija koje su dostupne u uobičajenom formatu na mreži. Konačno, za one koji trebaju podatke koji nisu uredno formatirani u .CSV ili .XML datoteku, možete koristiti ImportHTML koji vam omogućava da unesete bilo koju web stranicu u vaše radne listove.

Jason Parks, medijski kapetan: dijeljenje dokumenata bez prijave

Preporučujem korištenje GSuite-a za posao.

Naša agencija ima puno napred-nazad sa klijentima za odobrenje projekata.

Jednostavnim dijeljenjem Google dokumenata ili Google lista, naši klijenti su u mogućnosti lako pristupiti tome bez potrebe da se prijave na Gmail račun.

Trošak naše agencije (15 ljudi) kreće se oko 8,50 USD po korisniku mjesečno, ali definitivno se isplati uložiti i pojednostaviti komunikaciju.

Isaac Hammelburger, profesionalci pretraživanja: više zaposlenika može uređivati ​​isti dokument u stvarnom vremenu

Google Docs jedan je od alata koji svakom radu olakšavaju daljinski rad. U Google dokumentima mogućnosti su beskrajne. To je danas najkorisnije jer je većina zaposlenih započela rad iz sigurnosti svojih domova. Stoga se to može usko surađivati ​​i u daljini. Google dokumenti su alat u kojem više zaposlenika može uređivati ​​isti dokument u stvarnom vremenu. Samo je stvar da dokument podijelite sa svojim kolegama i učinite ga uredljivim. To je mnogo lakše jer radite na istom dokumentu i ne bi vam bilo potrebno sastaviti različite dokumente da biste napravili jedan objedinjeni. Ujedno štedi vrijeme jer možete istovremeno raditi na dokumentu, umjesto da dokument prelazite od jedne osobe do druge. Definitivno preporučujem timovima da koriste ovaj alat za efikasniji protok rada.

Riley Adams, mladi i uloženi: skraćuje vrijeme izvođenja projekta

Kao financijski analitičar živim u Google dokumentima, listovima i prezentacijama. Softver omogućava snažne funkcionalnosti suradnje tako što više članova tima i partnera sudjeluje u kreiranju datoteka istovremeno.

Kad se unos svake osobe može prikupiti u isto vrijeme, to dramatično smanjuje vrijeme izvođenja projekta i također sprečava umnožavanje verzije ili nedostaje izmjena i prijedloga. Izbjegavajući sve to i zajedno radeći na ovim Google dokumentima, timovi mogu postići više za manje vremena, što rezultira većim povratom ulaganja kompanije, a također i većom okretnošću u odgovaranju na potrebe kupaca.

Logan Burwell, Tech: Recenzije i vijesti: Google sustavi neometano djeluju zajedno

Jer da bih mogao pisati svoj blog, moram pisati gotovo svakodnevno, svakodnevno završim s Googleovim dokumentima! Kad pišem prvi nacrt bloga, uvijek ga prvo napišem na Google dokumentima. Na Google dokumentima možete s lakoćom napisati bilo što, plus izuzetno mi je lako unositi i uređivati ​​sve veze koje unosim u svoje članke. Google Dokumenti imaju izuzetno dobar sustav provjere pravopisa koji me često uhvati ako napišem nešto pogrešno ili upotrijebim pogrešnu gramatiku. Sviđa mi se kako Google Dokumenti sve čine tako lako i definitivno je moj izbor broj jedan što se tiče pisanja.

Ne samo da za svoj posao koristim Google dokumente, nego i druge aplikacije u Googleovoj porodici. Jedna od drugih Googleovih aplikacija koje osim dokumenata koristim i Google listovi. Mogu napraviti proračunsku tablicu za troškove, prihode i statistiku za svoju web stranicu. Svi Google sustavi djeluju tako neometano zajedno, da je to zaista jedino što mi treba.