Excel: Koristite tablicu kao padajući popis za provjeru podataka



Provjera podataka: Kako napraviti ćeliju za odabir vrijednosti s padajućeg izbornika

Stvaranje tablice u MS Excelu može biti vrlo frustrirajuće ako isti unos ponavljate iznova i iznova.

Istovremeno, vrlo je zgodno ako samo odaberete ulazni sadržaj sa određenog padajućeg popisa.

Pogledajmo kako se koristi pravilo provjere valjanosti, funkcija koja to omogućava.

Tabela u nastavku je lista troškova pojedinca. Datum, vrsta troškova i vrijednost unose se svaki put kad se potroši novac.

Pomoću ove tablice postavimo stupac B tako da se s padajuće liste mogu odabrati vrste troškova, i samo odatle, kako bismo ih izbjegli svaki put i izbjegli bilo kakvu grešku u unosu podataka.

1. rješenje: Stvorite listu izravnim unosom

Krenimo od odabira ćelije za koju želimo postaviti padajući popis.

Odaberite Provjera podataka na kartici Podaci u programu Excel, možda će biti prikazana samo kao mala ikona.

Na kartici postavki prikažite padajuću opciju allow i odaberite opciju List. To će vam omogućiti da kreirate ili odaberete listu dozvoljenih vrijednosti za odabrane ćelije podataka.

U izvorno polje jednostavno unesite vrijednosti koje želite dopustiti, odvojene zarezom.

Jednostavno potvrdite klikom na U redu i padajući popis za provjeru bit će kreiran za odabrane ćelije.

Ako odaberete jednu od ovih ćelija, na kraju ćelije će se pojaviti ikona i klikom na nju prikazat će se padajući popis za provjeru valjanosti, omogućavajući vam da odaberete vrijednost koja će se automatski unijeti u ćeliju na temelju vašeg lista direktnog unosa.

2. rješenje: Odaberite opseg postojećih vrijednosti

Slično tome, umjesto ručnog upisivanja vrijednosti, možete odrediti raspon dopuštenih vrijednosti odabirom liste koja već postoji u radnoj knjizi.

Najbolja praksa prilikom kreiranja nekoliko padajućih popisa za provjeru valjanosti u programu  Microsoft Excel‌  je imati jedan ili više određenih listova koji sadrže samo razne liste provjere valjanosti kako bi ih bilo lakše pronaći i ažurirati.

Nakon što ste kreirali listu dopuštenih vrijednosti, u našem primjeru na istom radnom listu kako biste je učinili vizualno dostupnijom, odaberite ćelije na kojima treba provesti provjeru valjanosti podataka.

Zatim na sličan način otvorite izbornik za provjeru podataka na kartici podataka, u padajućem izborniku odaberite vrstu popisa, a za izvor, umjesto unosa vlastitih vrijednosti, kliknite gumb s desne strane polja.

Bit ćete preusmjereni na svoj radni list, a sve što trebate je kliknuti na prvu ćeliju tablice provjere valjanosti podataka, pomaknuti miš do posljednje ćelije koja sadrži jednu od važećih vrijednosti, dok držite klik i otpustiti klik tek nakon što ste dosegli zadnju ćeliju vrijednosti provjere valjanosti podataka.

Ako ste kreirali tablicu za vrijednosti provjere valjanosti podataka i imenovali je, možete upotrijebiti ime tablice umjesto raspona ćelija da biste je referencirali.

Vrijednosti koje ste odabrali na taj način referencirat će se na vašem popisu za provjeru podataka, a možete jednostavno dodati vrijednosti u provjeru valjanosti podataka - ili ih ukloniti - ažuriranjem tog popisa.

Postavite unose za provjeru podataka na drugi list

Da biste bolje organizirali svoju radnu knjigu, možda će biti lakše stvoriti vaše liste provjere valjanosti podataka u određenoj radnoj knjizi, tako da ćete ih lako pronaći i pristupiti im, a neće se morati pitati gdje su postavljeni.

Stavite svoje podatke tamo, odaberite tablicu i upotrijebite tabele opcija: tablica na kartici za umetanje kako biste transformirali listu vrijednosti u tablicu koja će se automatski mijenjati dok dodajete ili uklanjate vrijednosti - a takva će biti i provjera valjanosti podataka.

Zatim kliknite bilo gdje u stiliziranoj tablici i na kartici dizajna tablice unesite ime tablice.

To će vam omogućiti referenciranje ove tablice bilo gdje, uključujući listu provjere podataka, jednostavnim unosom imena tablice umjesto raspona!

Kako dopustiti prazne ćelije na listi za provjeru podataka

Ako želite dopustiti prazne vrijednosti u polju u kojem je omogućena provjera podataka, morate odabrati jednu od ćelija za koje je provjera valjanosti podataka aktivirana i otići na karticu podataka da biste otvorili izbornik provjere podataka (pogledajte gore gdje je dugme ).

Tamo provjerite je li potvrđena opcija zanemari prazno i ​​kliknite na primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama prije nego što kliknete U redu.

Tada ćete moći isprazniti ćeliju odabirom i uklanjanjem sadržaja, bez dobivanja poruke o grešci koja navodi da sadržaj ćelija nije dozvoljen.

Kako onemogućiti prazne vrijednosti na listi za provjeru podataka

Ako ne želite da prazne vrijednosti budu dopuštene na padajućem popisu za provjeru podataka i kad god je odaberete poruka o pogrešci vrijednost u ovoj ćeliji je nevaljana ili nedostaje, započnite odabirom raspona ćelija na kojima se podaci primjenjuje se provjera valjanosti ili bilo koja ćelija na toj listi.

Zatim otvorite izbornik za provjeru podataka na kartici podataka i poništite polje zanemari prazno. Ako ste odabrali samo jednu ćeliju, označite primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama prije nego što kliknete U redu.

Na padajućem popisu za provjeru valjanosti podataka, pogreška će se pojaviti - i više neće biti moguće ostaviti ćeliju praznom.

Kako ukloniti padajući popis za provjeru valjanosti podataka

Kad god završite s ograničavanjem raspona dopuštenih vrijednosti na listi, odaberite bilo koju ćeliju na toj listi.

Zatim otvorite izbornik za provjeru podataka na kartici podataka - pogledajte gore u prvom odjeljku kako to učiniti - i pobrinite se da je potvrđena opcija primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama, inače ćete samo ukloniti podatke provjera valjanosti na trenutno odabranim ćelijama.

Zatim kliknite na Obriši sve i Provjera podataka koju ste odabrali uklonit će se iz radne knjige MS Excel!

VBA: Dodajte listu za provjeru

Dodavanje liste provjere valjanosti s VBA-om jednostavno je kao i korištenje donje funkcije, gdje je A1 ćelija u kojoj će se podaci provjeriti u odnosu na listu provjere valjanosti podataka pohranjenih u ćelijama B1 do B5.

Raspon ("a1"). Provjera valjanosti _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Korištenjem naprednih svojstava funkcije liste provjere valjanosti podataka VBA, moguće je stvoriti višestruko ovisne padajuće popise u programu Excel VBA koji svaki provjeravaju različita polja u odnosu na razne liste provjere valjanosti podataka i imaju svoje naslove, naslove pogrešaka, poruke i poruke o greškama .






Komentari (0)

Ostavite komentar