10 savjeta stručnjaka za produktivnost MS Excel

Savjeti za produktivnost MS Excel

Microsoft Excel softver za proračunske tablice  MS Excel   široko se koristi za širok raspon aplikacija, od ažuriranja liste predmeta do generiranja računa ili čak igranja video igara.

Međutim, u svakodnevnoj poslovnoj upotrebi, mnogi osnovni korisnici nisu ni svjesni vrlo korisnog Excel savjeta o produktivnosti koji bi im mogao uštedjeti puno vremena i energije, na primjer da broje broj pojava na popisu tisuća unosa ili za jednostavnije operacije poput pronalaska položaja znaka u nizu i drugih operacija.

Sa samo malo treninga, čak je moguće koristiti u svakodnevnoj poslovnoj upotrebi vrlo korisne funkcionalnosti s Excelovim zamjenskim znakovima, skup znakova koji mogu zamijeniti bilo koji drugi u formuli. Ako se koriste u naprednom Vlookup-u u Excelu, oni čak mogu postati vrlo moćni.

Pitali smo zajednicu stručnjaka za njihove najbolje savjete o upotrebi MS Excel, a evo i njihovih odgovora:

 Koristite li MS Excel redovno? Koji je jedan jedini savjet koji pomaže vašoj svakodnevnoj produktivnosti na poslu i koji biste mogli podijeliti?

Stacy Caprio, Marketing rasta: sigurnosno kopiranje Excel dokumenata u oblaku

Jedan savjet za produktivnost programa Excel izrađuje sigurnosnu kopiju vaših excel dokumenata u oblaku.

Radio sam tjednima i godinama na određenim dokumentima i očekivao da će oni uvijek biti tamo, ali tada sam imao situacije u kojima mi se kompjuter pokvario zbog problema izlijevanja vode ili drugih kvarova, a izgubio sam svoje excel listove. Sada znam da ih uvijek izradim, pa ću ih imati i ako se dogodi nešto neočekivano, zbog čega u svakom trenutku držim sigurnosne kopije utemeljene na oblaku.

Kenny Trinh, Netbooknews: riješi se miša i idi 3-5 puta brže!

Idi bez miša.

Povećavate brzinu 3–5X kada se riješite miša. Najbolji način za početak učenja je:

• 1.Sačekajte taster ALT - videćete slova i brojeve po celom meniju, tako ćete navigirati od sada
• 2. Ispišite stranicu tipkovnih prečaca (tipkovne prečice na google slikama) i zalijepite je na svoje računalo

Ugodno korištenje Excela bez miša trajat će otprilike 2-3 tjedna.

Ključni za efikasnost su:

• Brzina -> idite bez miša
• Automatizacija -> naučite kako intuitivno pisati sjajne formule i formatirati proračunske tablice

Ako bih rangirao dodatna 3, evo kako bih im odredio prioritet:

• 1. Formatiranje i osnovne formule (pripremiti fantastična izvješća i automatizirati zadatke)
• 2. Analiza podataka - filtriranje, sortiranje i analiza podataka
• 3. Vizualizacija podataka - tablice, grafikoni i dvoosne karte

David Johnson, Mulytic Labs: apsolutna referenca na druga područja

Apsolutne reference spasile su mi život, nisam previše ponosan da bih to mogao reći. Nebesa su mi se otvorila kad sam naučio da koristim '$' za stvaranje apsolutnih referenci na druga polja. Za neupućene, '$' ispred slova popravlja stupac, a '$' ispred broja ispravlja red. Odatle reference mogu biti koliko-toliko stabilne. Doista mi je olakšao život kad radim analizu velikih podataka brzo.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, 20 godina je radio u tehnološkoj industriji vodeći globalne timove i tehnološke inicijative u SAD-u, Evropi i APAC-u za kompanije poput IBM-a i Sungard-a. Trenutno je glavni tehnološki direktor u Mulytic Labs, a istovremeno obavlja savjetovanje o upravljanju podacima i tehnologijom u Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: koristite flash fill

Evo mog prvog savjeta za produktivnost u Excelu: Savladajte upotrebu bljeskalice. Flash fill je vrlo moćna funkcija koja je zgodna kada je u pitanju obrada velikih količina podataka. Umjesto da jedan po jedan proveravate podatke, zapravo možete „naučiti“ da flash ispunite ono što vam je potrebno. Upišite ono što vam treba u ćeliju pored neobrađenih podataka, a zatim pokušajte ako funkcija Flash fill to nauči. Ponekad bi trebalo da ukucate više kako bi Excel prepoznao obrazac, ali kad to jednom napravi, on radi za vas.

Da biste to učinili, kliknite ćeliju u kojoj trebate podatke. A onda pronađite gumb za punjenje bljeskalice. Možete ga vidjeti na kartici Početna, u oknu Uređivanje, koje se može naći u desnom dijelu Excel prozora. Pronađite dugme Fill pod automatskim zumom, a zatim kliknite padajući izbornik. Na kraju kliknite Flash Fill i posmatrajte čaroliju. Ništa ne može biti produktivnije od pružanja podataka s vašeg radnog lista bez ručnog rada.

Ja sam Outreach savjetnik u Centriqu - aplikaciji za upravljanje kućama koja je predstavljena / citirana u poslovnicama poput NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co i drugih. U Centriq-u radim sa našim timom za sadržaj na stvaranju SEO-optimizovanih sadržaja o održavanju kuće, uređenju doma, sigurnosti u kući i još mnogo toga.

Postanite Excel Pro: Pridružite se našem kursu!

Podignite svoje vještine od novajlija do junaka sa našim osnovama Excel 365, dizajniran da vas učini u samo nekoliko sesija.

Upisite se ovdje

Mike Richards, Golf Einstein: neprestano učenje najnovijih ažuriranja

Koristila sam  MS Excel   za dokumentovanje važnih poslovnih informacija, a jedan trik koji živim je osiguravanje da se stalno ažuriram sa najnovijim ažuriranjima i prečacima kao prečice na tastaturi i formulama koje nisu samo ubrzale moj rad, već su me i ohrabrile. nastaviti učiti. Ova praksa razvila je način „neprestanog učenja“, što me je motiviralo da rastu i budem produktivna.

Moje ime je Mike i entuzijazam za golf i osnivač Golfa Einsteina, bloga na kojem dijelim svoj doprinos o svemu vezanom uz golf!

Shayne Sherman, TechLoris: koristi podatke za provjeru valjanosti

Moj je najbolji savjet, međutim, prilično jednostavan: * Koristite podatke za potvrdu! * Znam, znam, trebali biste biti i izvan toga, zar ne? Mislim sigurno možete biti sigurni da pravilno pišete imena, zar ne? Slušajte, potrebno vam je samo jedno vrijeme trošenja sati pokušavajući ustanoviti zašto se ugniježđeni listovi izračuna iznenada pokidaju, a zatim shvatite da je to zbog činjenice da unosite nevažeće podatke da biste vidjeli vrijednost provjere valjanosti podataka.

Upotrebljavam Excel godinama. U nekim sam svojim prethodnim položajima šalio se da bilo koji zadatak koji sam dobio (uključujući naručivanje ručka ili izradu planova za putovanje) mogu uspješnije obavljati s Excelom. Iskreno, vjerovatno bih mogao.

Polly Kay, English Blinds: spajanje podataka iz drugih izvora

Korištenje Excelovih makronaredbi za automatiziranje vremenski intenzivnih i ponavljajućih zadataka bilo je pravo mijenjanje igara i možda je jedina stvar koja je bila najefikasnija u pogledu načina na koji je Excel pojednostavio moj rad.

Spajanje podataka iz drugih izvora s Excelovim radnim knjigama je nešto drugo što pomaže, a vrlo je malo toga što se ne može integrirati u Excel radni tijek da bi se to spojilo. Još jednom možete automatski uvesti ove ostale elemente da biste omogućili kasniju transformaciju i analizu podataka.

Samo postavljanje upita za dobivanje statistike prije kreiranja izvještaja pruža detaljne uvide koji mogu informirati analitiku i odlučivanje, a omogućava vam i provjeru i unakrsnu provjeru svih vaših različitih oblika sadržaja.

Polly ima više od desetljeća iskustva kao savjetnik za digitalni marketing i viši marketing menadžer, opslužujući raznoliki raspon klijenata, u rasponu od malih i srednjih preduzeća do velikih međunarodnih korporacija i imena domaćinstava.

Reuben Yonatan, GetVoIP: koristite HLOOKUP i VLOOKUP

Kad sam prvi put učio Excel, sjećam se da su HLOOKUP i VLOOKUP stvarno otključali puno nevjerovatnih stvari za koje nikad nisam znao da možete to učiniti s Excelom.

Kao izvršni direktor, i dalje koristim te funkcije za izgradnju stvarno jednostavnih nadzornih ploča koje će u druge proračunske tablice prikupljati podatke unutar proračunske tablice, a koji su snažni za podatke koje redovito ažuriramo.

Gintaras Steponkus, Čvrsti vodiči: pripremite grafikone i grafikone za svaku proračunsku tablicu

Budući da sam projektni menadžer, moram svakodnevno koristiti excel. Moram pratiti tonu podataka i svakodnevno ih analizirati kako bih maksimalizirao vrijednost kompanije. Pronašao sam Excel kao najmoćniji alat u tom pogledu.

Moram pripremiti izvještaje svakodnevno. Mnogo puta se moram odnositi na stare proračunske tablice. Postaje zastrašujući zadatak pregledati sve podatke. Dakle, stvaram grafikone i grafikone potrebnih podataka koje mogu eksportirati u drugim formatima, kao što su PDF. Pomaže mi da na prvi pogled zabilježim nalaze. Brzi mi je pregled povezanosti brojeva na proračunskim tablicama. Ova značajka postaje lakša za hitne zadatke gdje imam manje vremena za pripremu izvještaja. Međutim, preduvjet je da imate sve podatke prema Excel smjernicama.

Moje ime je Gintaras Steponkus i ja sam trgovac društvenim medijima na Solidguidesu. Čvrsti vodiči je projekt koji je kreirao tim entuzijasta posvećen istraživanju i pisanju recenzija. Mi se jako bavimo internetom i znamo da je to ogromno mjesto nabijeno puno lažnih i nepotrebnih informacija. Stvorili smo Čvrsti vodiči kako bismo učinili Internet sigurnijim mjestom za kupce i zato što volimo istraživati ​​i informirati se.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: koristite pogonske sklopove i DAX funkcije

MS Excel redovno koristim za analizu, izvještavanje i pohranu podataka. Moram svaki tjedan napraviti izvještaj o svim sadržajima, oglasima i analitikama prometa investitorima i ostalim dioničarima moje vijesti.

Excel vodovod može povećati nivo produktivnosti za više puta. Excel vodovod slijedi dvije strategije koje mogu povećati vašu produktivnost, jedna je osnovna excel strategija, a druga je napredna vodovodna strategija. U produktivnoj strategiji većinu vremena koristi se u pronalaženju novih uvida i stalnom poboljšavanju izvještaja. To je ponovljiv postupak u kojem poboljšavate podatke izvještaja umjesto da ih održavate.

U slučaju napredne strategije, koristite okretni pogon za povećanje produktivnosti. Ovdje imate višestruke prednosti. Prvo, povećava se mogućnost rukovanja datotekama. Može se pohraniti milijarda vrijednosti po stupcu i milion tablica po radnoj knjižici. Drugo, korištenjem relacijskih postupaka u modelu Power Pivot, radne sveske se povezuju jedna s drugom i uspostavlja se veza između tablica.

Treće, vaši ogromni proračuni lako se provode kroz DAX funkcije. Dakle, svaka funkcija povezana s okretnim pogonom olakšava zadatak istraživanja, masovne analize i izvještavanja.

Moje ime je Aqsa Tabassam, poslovna žena, suosnivačica i glavna urednica InsideTechWorld-a. InsideTechWorld želi dostaviti najnovije tehnologije i novosti o pokretanju, medijskim događajima i revolucionarnim događajima čitateljima širom svijeta.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formule za automatsko popunjavanje pomoću tipke tab

Iako sam mrzio učenje Excela, jedna je od onih potrebnih kombinacija vještina koje možemo primijeniti na mnogim aspektima našeg rada i svakodnevnog života (budžetiranje itd.).

Evo dobrog savjeta za uštedu vremena s Excelovim formulama, s kojima se mnogi ljudi često bore. Dakle, ono što želite učiniti je korištenje tipke tab, koja vam omogućuje automatsko odabir formula. Na ovaj način ne morate gubiti vrijeme svaki put ih ukucavajući. Kad ga počnete ispunjavati, u polje će se pojaviti lista prijedloga iz Excela. Tada sve što trebate učiniti je pomaknuti tipku sa strelicom prema gore ili dolje da odaberete formulu, pritisnite Enter i učinite.

Ako postoji problem s bilo kojom formulom, možete to brzo otkloniti pogreškom ako odaberete formulu, a zatim pritisnete F2. Tada možete kružiti kroz dijelove formule držeći pomak i pritiskajući strelicu ulijevo. F9 će pokazati konačni izračun formule, nakon čega možete pritisnuti Esc da zadržite formulu ili unesete da sačuvate vrijednost.

Nakon što je shvatio da život od 9 do 5 nije za njega, Filip je napustio posao u vazduhoplovnoj industriji i odlučio da putuje svijetom prema vlastitim uvjetima. Trenutno se temelji između NYC-a i Kambodže, stalni je digitalni nomad i utemeljitelj je njegovog bloga o putovanjima, PhilipWeiss.org.

Kompletni Excel za početnike u videu 2019. godine