How to create a workflow in Força de vendes?

How to create a workflow in Força de vendes?

How to create a workflow rule in Força de vendes

Creating a workflow rule in Força de vendes is done in the Força de vendes setup, under process automation > worlkflow actions.

What is a workflow in Força de vendes? Workflows are used to automatize actions. See below in detail what are they used for, how to create them, and how to activate them in Força de vendes Lightning.

1 - Understand workflows in Força de vendes

The most important first is to understand the Força de vendes workflows. What are they used for? A workflow is a set of actions triggered automatically after some events occur in the Força de vendes data.

Pot automatitzar diferents tipus de processos d’empresa, com ara tasques, assignar noves tasques als usuaris, alertes per correu electrònic, enviar correus electrònics a un o més destinataris que estiguin designats per endavant, actualitzar camps, establir valors de registres específics o missatges de sortida, enviar tècniques Missatges formatats XML als oients.

As an example, Força de vendes workflows can assign follow-up tasks to support representatives after a given amount of time, they can send email alerts to management team when big deals are signed by a sales representative, changing an owner name field a few days after a contract expiration, or sending technical messages to external systems whenever approved reports are triggered.

Les regles del flux de treball poden consistir en uns criteris que iniciaran el flux de treball, les accions a realitzar quan s’ha creat un registre amb un valor donat o amb accions dependents del temps, com l’enviament d’informes de tancament del mes uns dies abans del tancament del final del mes.

2 - Crear una nova regla de flux de treball

Per iniciar la creació d’una nova regla de flux de treball, aneu a la configuració fent clic a la icona d’engranatges de la interfície SalesForce Lightning i cerqueu el menú del flux de treball a la pestanya de cerca a la part superior esquerra de la pantalla.

Les regles del flux de treball són accessibles sota automatització de processos> accions de flux de treball> regles de flux de treball.

Els fluxos de treball existents es llistaran a la pantalla següent.

En cas que no tingueu flux de treball existent, la llista serà empy, i l'única opció disponible serà crear un nou flux de treball utilitzant el botó corresponent a sobre de la llista de fluxos de treball.

El primer pas per crear una nova regla de flux de treball és seleccionar l’objecte que es veurà afectat. Pot ser qualsevol tipus d’objecte de dades de SalesForce: compte, treball de l’agent, progrés de l’assistent, campanya, membre de la campanya, cas, comentari de cas, activitat de conversa, contacte, sol·licitud de contacte, element de registre duplicat, conjunt de registres duplicats, missatge de correu electrònic, esdeveniment, feed element, grup, membre del grup, imatge, coneixement i molt més.

En el nostre exemple, crearem un flux de treball relacionat amb els contactes.

A continuació, el següent pas és donar un nom a la regla i, finalment, una descripció, per tal de poder trobar-la més endavant i per ajudar els vostres companys de feina a identificar-los al llarg dels fluxos de treball, és fàcil accedir al sistema.

També cal escollir un criteri d’avaluació. Quan s’activarà la regla? Quan es crea el registre, edita?

Finalment, cal introduir els criteris de regla.

Quan s'activarà la regla? En el nostre exemple, volem crear una regla que s'activarà cada vegada que s'introdueixi un nou client a França, que serà identificat mitjançant un número de telèfon que comenci amb el codi de país francès, +33.

D'aquesta manera, cada vegada que es produeixi un canvi en un contacte accessible amb la xarxa de telefonia mòbil francesa, el nostre representant comercial responsable del mercat francès ho comprovarà i es posarà en contacte amb el client si cal.

3 - Configureu l'acció de flux de treball per activar la regla

El següent pas és definir quina acció realitzarà el flux de treball un cop s'hagi verificat la regla.

Això és possible seleccionant les accions de flux de treball addicionals per sota de la part immediata de les accions de flux de treball, per executar una acció tan bon punt es verifiqui la regla. Si l’acció s’hauria de produir en determinats moments, s’hauria de crear en lloc d’una acció de flux de treball dependent del temps.

Si feu clic al botó d’acció de flux de treball, podeu accedir a diferents tipus d’accions de flux de treball: configurar una alerta de correu electrònic, actualitzar un camp, enviar un missatge tècnic o utilitzar una acció existent des d’un altre flux de treball.

En el nostre cas, volem enviar un correu electrònic al representant de vendes cada vegada que canviï un contacte amb un número de telèfon francès.

4 - Configuració de l'alerta de correu electrònic

A continuació, podem configurar el correu electrònic que s’enviarà al representant de vendes, introduint la descripció del correu electrònic, un nom únic per a aquest correu electrònic i seleccionant la plantilla de correu electrònic a utilitzar.

El destinatari pot ser de tipus diferent, però en el nostre cas serà un usuari intern, ja que enviarem correus electrònics al representant de vendes responsable d'una zona determinada.

És possible seleccionar directament de la llista de destinataris interns existents.

També és possible introduir manualment una llista d’adreces de correu electrònic addicionals, per tal d’enviar el correu electrònic a destinataris externs en còpia, per exemple, també enviar el correu electrònic a la bústia personal del representant de vendes o copiar al seu gestor.

També heu de seleccionar l’adreça electrònica De, que apareixerà com a adreça de correu electrònic del remitent per als destinataris dels correus electrònics.

A continuació, feu clic a Desa per continuar amb la creació de normes de flux de treball.

5 - Validar les accions de flux de treball

Després d'això, l’acció de flux de treball creada recentment, una creació de correu electrònic immediata quan es crea un número de telèfon de contacte amb prefix francès, es mostrarà a la llista d’accions d'aquesta regla de flux de treball.

En cas que no es requereixin altres accions, només cal que feu clic al botó fet a la cantonada superior dreta per acabar amb la creació del flux de treball.

El flux de treball es mostrarà per revisar, amb tots els seus detalls. Assegureu-vos que tot és correcte, ja que ara està activat directament i començarà a enviar missatges de correu electrònic o realitzar altres accions, sense cap confirmació addicional, tan aviat com feu clic al botó d'activació.

Sempre serà possible desactivar un flux de treball existent i en execució des d’aquesta pantalla, així com editar-lo o clonar-lo per crear fàcilment un flux de treball similar.

Creació d'un flux de treball reeixit

Heu gestionat per crear una regla de flux de treball amb èxit a Força de vendes?

Faci'ns saber en comentaris i no dubteu a fer-nos qualsevol pregunta que pugueu tenir.

Articles similars

Comentaris (0)

Deixa un comentari