10 tipů produktivity MS Excel od odborníků

Tipy pro produktivitu MS Excel

Tabulkový software  Microsoft Office    MS Excel   je široce používán pro širokou škálu aplikací, od vedení seznamu položek až po generování faktur nebo dokonce hraní videoher.

Při každodenním obchodním použití si však mnoho základních uživatelů ani neuvědomuje velmi užitečný tip na produktivitu aplikace Excel, který by jim mohl ušetřit spoustu času a energie, například spočítat počet výskytů v seznamu tisíců záznamů nebo jednodušší. operace, jako je nalezení pozice znaku v řetězci a další operace.

S pouhým trochou školení je dokonce možné použít v každodenním obchodním použití velmi užitečné funkce s zástupnými znaky Excel, množinou znaků, které mohou nahradit jakoukoli jinou ve vzorci. Při použití v pokročilém programu Vlookup v Excelu se mohou dokonce stát velmi výkonnými.

Požádali jsme komunitu odborníků o jejich nejlepší tipy na používání  MS Excel   a zde jsou jejich odpovědi:

 Používáte MS Excel pravidelně? Jaký je jediný tip, který pomáhá vaší každodenní produktivitě v práci a který můžete sdílet?

Stacy Caprio, Růstový marketing: zálohujte dokumenty aplikace Excel v cloudu

Jeden tip pro produktivitu Excelu zálohuje vaše vynikající dokumenty v cloudu.

Pracoval jsem týdny a roky na konkrétních dokumentech a očekával jsem, že tam budou vždy, ale pak jsem měl situace, kdy se můj počítač zhroutil kvůli problému s rozlitou vodou nebo jiným selháním a ztratil jsem své vynikající listy. Teď vím, že je vždy zálohuji, takže je budu mít, i když se stane něco neočekávaného, ​​a proto si po celou dobu uchovávám zálohu založenou na cloudu.

Kenny Trinh, Netbooknews: zbavte se myši a jděte 3-5krát rychleji!

Jděte bez myši.

Když se zbavíte myši, zvýšíte rychlost 3–5x. Nejlepší způsob, jak se to naučit, je:

• 1. Klávesa ALT - v celé nabídce se zobrazí písmena a číslice, takže od této chvíle budete navigovat
• 2. Vytiskněte stránku klávesových zkratek (prohledejte klávesové zkratky na obrázcích google) a vložte ji do počítače

Pohodlné používání Excelu bez myši bude trvat asi 2–3 týdny.

Klíčem k účinnosti jsou:

• Rychlost -> bez myši
• Automatizace -> naučit se intuitivně psát skvělé formule a formátovat tabulky

Kdybych měl zařadit další 3, tak bych jim dal přednost:

• 1. Formátování a základní vzorce (připravujte úžasně vypadající zprávy a automatizujte úkoly)
• 2. Analýza dat - filtrování, třídění a analýza dat
• 3. Vizualizace dat - tabulky, grafy a duální osy

David Johnson, Mulytic Labs: absolutní odkaz na jiná pole

Absolute Reference mi zachránily život, nejsem moc hrdý na to, abych to řekl. Nebesa se mi otevřela, když jsem se naučil používat '$' k vytvoření absolutních odkazů na jiná pole. U nezasvěcených opravuje sloupec „$“ před písmenem sloupec a „$“ před číslem opravuje řádek. Odtud mohou být reference tak stabilní, jak potřebujete. Opravdu mi to usnadnilo život, když jsem rychle provedl rozsáhlou analýzu datových sad.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, pracoval v technologickém průmyslu 20 let předních světových týmů a technologických iniciativ v USA, Evropě a APAC pro společnosti jako IBM a Sungard. V současné době je ředitelem pro technologie v Mulytic Labs a zároveň provádí konzultace v oblasti správy dat a technologií v Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: použijte bleskovou výplň

Tady je můj tip číslo jedna pro produktivitu Excel: Zvládněte použití bleskové výplně. Flash fill je velmi výkonná funkce, která se hodí, pokud jde o zpracování velkého množství dat. Namísto toho, abyste si údaje prohlíželi jeden po druhém, můžete skutečně „naučit“ flash vyplnit to, co potřebujete. Do buňky vedle nezpracovaných dat zadejte několikrát to, co potřebujete, a potom zkuste, pokud se to naučí pomocí funkce plnění blesku. Někdy byste museli psát více, aby aplikace Excel rozpoznávala vzorec, ale jakmile to udělá, bude to fungovat za vás.

Chcete-li to provést, klikněte na buňku, kde potřebujete data. A pak najděte tlačítko výplně blesku. Můžete to vidět na kartě Domů v podokně Úpravy, které najdete v pravé části okna aplikace Excel. Najděte tlačítko Vyplnit pod položkou AutoSum a poté klikněte na rozevírací nabídku. Nakonec klikněte na Flash Fill a sledujte kouzlo. Nic nemůže být produktivnější než schopnost poskytovat data z vašeho listu bez provedení manuální práce.

Jsem Outreach Consultant ve společnosti Centriq- aplikace pro správu domácnosti, která byla uváděna / citována v obchodech jako NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co a další. Ve společnosti Centriqspolupracuji s naším týmem pro obsah na tvorbě obsahu optimalizovaného pro SEO o údržbě domu, dekoraci domu, bezpečnosti domu a další.

Staňte se Excel Pro: Připojte se k našemu kurzu!

Povýšejte své dovednosti z začínajícího na Hero pomocí našeho kurzu Excel 365 Basics, který je navržen tak, aby vás způsobilo, že vás způsobí, že je v několika sezeních.

Zaregistrujte se zde

Mike Richards, Golf Einstein: neustálé učení nejnovějších aktualizací

Při dokumentování důležitých obchodních informací jsem použil  MS Excel   a jeden trik, kterým žiji, je zajistit, abych byl informován o nejnovějších aktualizacích a klávesových zkratkách jako klávesové zkratky a klávesové zkratky, které nejen urychlily moji práci, ale také mě povzbudily. dál se učit. Tato praxe vyvinula „neustálé učení“ myšlení, které mě motivovalo k růstu a produktivitě.

Jmenuji se Mike a jsem golfovým nadšencem a zakladatelem Golf Einstein, blogu, kde sdílím svůj příspěvek ke všemu golfu!

Shayne Sherman, TechLoris: použití ověřovacích údajů

Můj nejlepší tip je však velmi jednoduchý: * Používejte ověřovací údaje! * Vím, vím, že byste měli být za tím, že? Myslím si jistě, že se můžeš ujistit, že jména správně hláskujete, že? Poslouchejte, pokusit se zjistit, proč jsou vaše vnořené listy výpočtů najednou zlomené, trvá jen jednu dobu, než si to uvědomíte, protože zadáte neplatná data, abyste viděli hodnotu ověření dat.

Používám Excel několik let. Na některých mých předchozích pozicích byl vtip, že jakýkoli úkol, který jsem dostal (včetně objednání oběda nebo plánování cesty), jsem mohl s Excelem lépe hrát. Upřímně, asi bych to mohl mít.

Polly Kay, English Blinds: sloučení dat z jiných zdrojů

Používání maker Excelu k automatizaci časově náročných a opakujících se úkolů bylo skutečným měničem her a snad jedinou věcí, která byla nejúčinnější z hlediska toho, jak Excel zefektivnil mou práci.

Sloučení dat z jiných zdrojů s sešity Excel je něco jiného, ​​co pomáhá, a existuje jen velmi málo, které nelze integrovat do pracovního postupu Excel a sloučit je. Ještě jednou můžete tyto další prvky importovat automaticky a umožnit tak pozdější transformaci a analýzu dat.

Pouhé vyvolání dotazu za účelem získání statistik před vytvořením přehledu poskytuje podrobné informace, které mohou informovat analytiky a rozhodování a umožňují vám ověřit a křížově zkontrolovat všechny vaše různé další formy obsahu.

Polly má více než desetileté zkušenosti jako konzultant v oblasti digitálního marketingu a senior marketingový manažer, který slouží různým klientům od malých a středních podniků po velké mezinárodní společnosti a jména domácností.

Reuben Yonatan, GetVoIP: použijte HLOOKUP a VLOOKUP

Když jsem se poprvé učil Excel, pamatuji si, že HLOOKUP a VLOOKUP opravdu odemkly spoustu úžasných věcí, o kterých jsem nikdy nevěděl, že s Excelem můžete dělat.

Jako generální ředitel stále používám tyto funkce k vytváření opravdu jednoduchých řídicích panelů, které budou stahovat data z jiných karet v tabulce, což je výkonné pro data, která pravidelně aktualizujeme.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: připravte grafy a grafy pro každou tabulku

Jako projektový manažer musím denně používat Excel. Musím sledovat tunu dat a denně je analyzovat, abych maximalizoval hodnotu společnosti. Excel jsem v tomto ohledu považoval za nejmocnější nástroj.

Musím připravovat zprávy denně. Mnohokrát se musím odkazovat na staré tabulky. Procházet všemi daty se stává skličujícím úkolem. Vytvářím tedy grafy a grafy potřebných dat, které mohu exportovat do jiných formátů i PDF. Pomáhá mi to na první pohled zaznamenat zjištění. Poskytuje mi rychlý přehled o vzájemném vztahu čísel v tabulkách. Tato funkce se stává naléhavější v naléhavých úkolech, kde mám méně času na přípravu zpráv. Předpokladem však je, že máte všechna data podle pokynů pro Excel.

Jmenuji se Gintaras Steponkus a jsem sociální marketingový pracovník v Solidguides. Pevné vodítka je projekt vytvořený týmem nadšenců, který se věnuje výzkumu a psaní recenzí. Jsme velmi nadšeni z internetu a víme, že je to obrovské místo plné spousty falešných a zbytečných informací. Vytvořili jsme Pevné vodítka, abychom z internetu učinili bezpečnější místo pro nakupující a protože rádi zkoumáme a informujeme.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: používejte silové čepy a funkce DAX

Používám  MS Excel   pravidelně pro analýzu, reportování a ukládání dat .. Každý týden musím sestavit zprávu o veškerém obsahu, reklamách a analýze provozu pro investory a další akcionáře mého zpravodajského webu.

Instalatérské práce v programu Excel mohou mnohonásobně zvýšit úroveň produktivity. Instalatérství v Excelu sleduje dvě strategie, které mohou zvýšit vaši produktivitu, jedna je základní strategií Excelu a druhá je pokročilá instalatérská strategie. V produktivní strategii je většina času využívána při hledání nových poznatků a neustálém zlepšování zpráv. Jedná se o opakovatelný postup, při kterém zlepšujete data sestav namísto jejich údržby.

V případě pokročilé strategie využíváte výkonový pivot ke zvýšení produktivity. Zde získáte několik výhod. Zaprvé se zvyšuje kapacita zpracování souborů. Je možné uložit milion hodnot ve sloupci a milion tabulek v sešitu. Za druhé, pomocí relačních procedur v modelu Power Pivot se pracovní sešity vzájemně propojí a vytvoří se propojení mezi tabulkami.

Za třetí, vaše obrovské výpočty lze snadno provádět pomocí funkcí DAX. Každá funkce spojená s výkonovým pivotem proto usnadňuje průzkum, masivní analýzu a podávání zpráv.

Jmenuji se Aqsa Tabassam, podnikatelka, spoluzakladatelka a šéfredaktorka InsideTechWorld. InsideTechWorld si klade za cíl poskytovat nejnovější zprávy o technologiích a spouštění, mediální události a průlomové události čtenářům po celém světě.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: vzorce automatického vyplňování pomocí kláves Tab

Přestože jsem nenáviděl učení Excelu, je to jedna z těch nezbytných dovedností, které můžeme aplikovat na mnoho aspektů naší práce a každodenního života (rozpočtování atd.).

Zde je dobrý tip, jak ušetřit čas pomocí vzorců aplikace Excel, se kterými mnozí lidé mají tendenci bojovat. Chcete tedy použít tabulátor, který vám umožní automaticky vybrat vzorce. Tímto způsobem nemusíte ztrácet čas tím, že je zadáváte vždy v plném rozsahu. Jakmile jej začnete vyplňovat, pole vyplní seznam návrhů z aplikace Excel. Pak stačí posunout kurzorovou šipku nahoru nebo dolů a vybrat váš vzorec, stisknout Enter a hotovo.

Pokud se vyskytne problém s některým ze vzorců, můžete jej rychle ladit výběrem vzorce a stisknutím klávesy F2. Potom můžete procházet částmi vzorce podržením klávesy shift a stisknutím levé šipky. F9 zobrazí konečný výpočet vzorce, po kterém můžete stisknout Esc, aby se vzorec zachoval, nebo zadáním zachovat hodnotu.

Poté, co si uvědomil, že život pro 9 až 5 nebyl pro něj, opustil Filip svou práci v leteckém průmyslu a rozhodl se cestovat světem po svém. V současné době působí mezi NYC a Kambodžou, je digitálním nomádem na plný úvazek a zakladatelem svého blogu o cestování, PhilipWeiss.org.

Kompletní 2019 Excel pro začátečníky ve videu