Google Workspace Review 2022 - Et Microsoft 365 -alternativ

Vi er alle fortrolige med Googles Chrome Browser, Gmail og Google Drev med alle de gratis apps inden for Google Drev. Google Workspace er i det væsentlige den betalte version af Gmail og Google Drev, med flere funktionaliteter, der tilbydes, og er målrettet mod erhvervskunder.

I denne artikel giver vi dig en gennemgang af Google Workspace Review og hvordan du bruger Google Workspace Dashboard - se også Sådan opretter du en Google Workspace -konto med Discount i vores anden artikel.

Hvad er Google Workspace

Google Workspace er en skybaseret kontorløsning for teamvirksomheder. Mens de fleste kun kører online, kan nogle apps også bruges, når de er offline.

Mere end bare kontorsoftware såsom tekstbehandlere, regneark og præsentationsglas, der er gemt i Googles cloud -servere, muliggør disse apps online team -samarbejde. Der er også andre apps og værktøjer inkluderet i Google Workspace, der er anført nedenfor:

Google Workspace Værktøjer inkluderer:

• Gmail
• Google Drev
• Google Meet (Videokonferencer)
• Kalender
• Snak
• Google Doc
• Google Sheets (regneark)
• Google Slides (præsentationsglas)
• Google formularer
• Google Site (website hostet på Google Domain)
• Google Keep (noter og Todos)

Alle disse apps er også tilgængelige på Mobile, Android og iOS.

Google Workspace -planer

In the basic plan, known as the business start plan, Google Workspace only offers storage on Google Drev at 30 GB per user. For Google Meet, there is a limit of up to 100 Meet participants for the starter plan.

For the intermediate plan, known as the business standard plan, the cloud storage offered in Google Drev increases significantly to 2TB per user. For the standard plan, Google Meet has a limit of up to 150 Meet participants.

For den højere betalte plan, kendt som Business Plus -planen, øges Googles skyopbevaring til 5 TB pr. Bruger. Google tilbyder også et endnu højere anlæg til erhvervsvirksomhedskunder, hvilken pakke kan tilpasses. Google Meeting i denne plan har maksimalt 250 møder deltagere.

Hver person, der har en e -mail med din virksomhed, betragtes som en bruger og er opkrævet et gebyr, afhængigt af hvilken plan din virksomhed er på. Alias ​​-e -mails som Sales@Your Company er imidlertid knyttet til en eksisterende bruger og er gratis og ikke opkræves som en ekstra bruger.

Hvem skal bruge Google Workspace?

You may think that Google already provides free Gmail and Google Drev with apps such as Google Docs, Google Sheets, and Google Slides, so why should you pay for something that can be had for free?

As an individual who has little need to store information, work-related information, or as a freelancer, perhaps the free version of Google Drev and Gmail is sufficient for you.

For teams er selv i små teams på to eller tre personer i en organisation, at holde arbejdsrelateret information og data i en betalt sky en mere sikker mulighed. Google Workspace har også flere funktioner end Googles gratis version. Google Workspace er især nyttigt for teams, der arbejder eksternt, hvor de stadig kan samarbejde i realtid ved hjælp af Google Docs, Sheets og Slides. Redigeringer i realtid kan ses af teammedlemmer, og alle redigeringer kan ses af deres revisionshistorie. Disse apps kan også bruges, når de offline.

Other collaboration tools include Google Meet for video conferencing, calendars, and more. Google Workspace can also be used with  Microsoft Office   Word, Excel, and PowerPoint in Google Drev. Some people prefer these apps as they have more powerful functionalities than Google’s apps. Google Workspace also Integrates with other third-party apps such as Customer Relations Management (CRM) which can be found in Google Workspace marketplace.

En virksomhed eller virksomhed, der tilmelder sig Google Workspace, kan bruge et brugerdefineret domænenavn i stedet for at bruge gmail.com, så det vises som en officiel virksomhed.

Sådan bruges Google Workspace Dashboard

Hvis du allerede er bekendt med at bruge Googles gratis version, er det dig velkendt for dig. Bare adgang det via din Gmail for at komme til alle apps. Dette er for alle brugere i et team, der har tilmeldt sig Google Workspace.

For at samarbejde om Google Docs , Sheets, Slides eller Forms skal du blot klikke på knappen Blue Share og vælge teammedlemmernes adgangsroller for enten at redigere, kommentere eller se. Teammedlemmer modtager en e -mail, der inviterer dem til at samarbejde om filen.

Sådan tildeles opgaver i Google Workspace Dashboard

Via Gmail

At arbejde i teams betyder, at nogle mennesker får tildelt visse opgaver, og roller og overholdelse af arbejde til en planlagt tidsplan. Dette kan let gøres i Gmail.

• Først skal du have Opret et rum til dit projekt . Dette kan gøres ved at rulle til venstre side af din Gmail, og et sted under din indbakke er der et plustegn for mellemrum. Klik på plustegnet, og navngiv dit projektrum.
• For det andet skal du invitere dine relevante teammedlemmer, der vil arbejde på projektet.
• For det tredje, navngiv opgaven, og vælg forfaldsdatoen.
• Sidst, når dine teammedlemmer accepterer din invitation til netop dette projektrum, kan du nu vælge, hvilket teammedlem i det projektrum, der skal tildele opgaven til.

Google Workspace er også tilgængeligt på Mobile, Android og iOS. Deres chat- og rumfunktioner fås i Gmail Mobile i bunden af ​​mobilskærmen. Filer kan deles i et projektområde, udføre redigeringer og diskutere i det samme projektrumsvindue via chat. På denne måde kan det samme emne ses holistisk fra diskussioner, opgavroller og filer. Du kan også diskutere dette på et live videomøde. Klik bare på mødeikonet i projektområdet, og medlemmer af projektområdet kan deltage i mødet.

Via Google Docs

Du kan også tildele opgaver via Google Docs . For at gøre det skal du blot fremhæve den sætning, du vil tildele opgaven til et andet teammedlem.

Klik derefter på Tilføj kommentar -knap (plus -knappen) i Google Docs 'menu.

For at vælge den person, der tildeler opgaven, skal du først type i plus -knappen (+) og derefter navnet på personen. Når den rigtige persons navn kommer op, skal du vælge det for at bekræfte. Det er det.

Admin Console i Google Workspace Dashboard

Administratorrollen har fuld skala myndighed over alle sine teammedlemmers brugeradgang. Dette inkluderer tildeling af e -mails, hvilke apps, som hver bruger har adgang til, og at give eller begrænse datatilgang til hver bruger i forskellige regioner.

Derfor har Admin Console i Google Workspace Dashboard flere funktioner og apps end de almindelige brugere af Google Workspace.

Disse funktioner inkluderer:

• Tilføj/fjern brugere
• Administrer enhed
• Konfigurer sikkerhed og indstillinger
• Yderligere apps
• Billings
• Domæner
• Rapporter
• Enheder
• Datamigration
• Grupper
• Organisationsenheder
• Enheder

Administratorrollen er den mest magtfulde rolle i alle teammedlemmer i et firma, der bruger Google Workspace, som alle indstillinger bestemmes af administratoren ved hjælp af admin -konsollen i Google Workspace Dashboard. Admin kan tildele, hvor meget opbevaring hver bruger kan have, hvilke grupper og organisationsenheder de er i, og så videre. Administratoren bestemmer også, hvilke yderligere apps der kan være

Administratorrollen kan også beslutte at øge virksomhedens lagringsgrænser inden for admin -konsollen Google Workspace Dashboard, selvom Google muligvis opkræver yderligere gebyrer. Administratoren kan også overvåge og begrænse hver brugers lagerbeløb.

Administratoren kan også vælge at importere tredjepartsapps, der skal bruges i Google Workspace og beslutte, hvilke brugere der kan have adgang til dem. Sådanne apps inkluderer apps som CRMS og e-underskrivende apps.

Sådan opsættes Google Workspace

Registrer en konto og brug guiden opsætning i Google Workspace til at konfigurere din opsætning.

Hvis du vælger et nyt domænenavn, leverer Google domæneregistratorer, som de samarbejder med til en problemfri opsætning.

Føj andre brugere til din konto ved at oprette deres nye e -mail -adresser.

Men hvis du vil bruge dit eksisterende domænenavn, skal du gøre nogle yderligere trin.

Du skal bevise for Google, at du ejer det eksisterende domæne ved at tilføje en TXT -post til dine DNS -poster. Til sidst skal du tilføje MX -poster for at konfigurere din e -mail. Processen er lidt mere kompliceret for ikke-tekniske kyndige mennesker, hvis de vil bruge et eksisterende domænenavn.

Google Workspace Pros og Ulemper

• Alle værktøjer, der er nødvendige for en lille virksomhed
• Let at opsætte
• God til fjerntamsamarbejde
• Brugerdefineret firma -e -mail i Gmail
• Integrer med  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google Dokumenter, ark og lysbilleder kan arbejde offline

• Forkert formatering, når du importerer fra Microsoft Office
• Fungerer kun i Gmail -postkassen
• Mindre kraftfuld end  Microsoft Office   (tekstbehandler, regneark, præsentationer)
• Dårlig kundesupport

FAQ på Google Workspace

1 - Hvad er forskellen mellem Google og Google Workspace?

Google Gmail og Google Drive er den gratis version, og Google Workspace er den betalte version for virksomheder. Den gratis version har begrænsede funktionaliteter og cloud -opbevaringsstørrelse, mens Google Workspace, den betalte version, har flere funktioner og større cloud -lagring og yderligere samarbejdsværktøjer, såsom plads, hvor du kan tildele opgaver til teammedlemmer.

2 - Hvad er forskellen mellem Microsoft 365 og Google Workspace?

Microsoft 365 er først bygget til skrivebordet og derefter med yderligere online kapaciteter, mens Google Workspace først er bygget til online -brug først, med skyopbevaring og derefter kun nogle offline evner.

3- Hvordan kommer du til dit Google Workspace-dashboard?

For et almindeligt teammedlem i Google Workspace er instrumentbrættet tilgængeligt via Gmail, mens adgangen til instrumentbrættet for en administrator er via https: //workspace.google.com/%

4 - Hvad har du brug for for at få adgang til Google Workspace?

Du kan bruge Google Chrome -browseren på dit skrivebord til den bedste ydelse. Workspace er også tilgængeligt via Mobile, Android og iOS. Du kan også bruge en Chrome -notebook til at få adgang til dit arbejdsområde, så længe en internetforbindelse er tilgængelig. Offline -funktionaliteter i arbejdsområdet er kun begrænset til Google Docs, Sheets og Slides til redigering.

Alternativer til Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365 er  Microsoft Office   med skyopbevaring. Den vigtigste forskel er, at Microsoft 365 Office -apps er bygget til skrivebordet, men med de ekstra lagerkapaciteter på Microsoft One Drive. For at bruge Microsoft Word, Excel eller PowerPoint skal du først installere softwaren på dit skrivebord, før du kan bruge den fuldt ud. Men med den nye version er der en online version af Word, Excel og PowerPoint, selvom disse har begrænsede funktionaliteter sammenlignet med desktopversionen.

De vigtigste styrker ved Microsoft er kapaciteterne i Office -softwaren. Seriøse forfattere, der skriver mængder af manuskripter, ville ikke finde så mange funktioner i Google Doc -versionen af ​​tekstbehandleren. Tilsvarende ville seriøse bankfolk kun være i stand til at skabe robuste økonomiske modeller på Microsoft Excel og ikke på Google Sheets.

Imidlertid er Microsoft 365 baseret på Legacy-software, der startede for 30 år siden, Microsoft Office, da Internettet var i sin spædbarn og fjernarbejde var ikke-eksisterende. Derfor blev Microsoft 365 bygget med et fuldt samarbejde i tankerne, og har derfor ikke de live redigeringsfunktioner, som Google Workspace tilbyder.

WPS -kontor

WPS -kontor has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. WPS -kontor is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. WPS -kontor also has a cloud storage solution.

Apple Office Suite

Apple Office Suite er til Mac- og iPhone -entusiaster. Apple har også en tekstbehandler, regneark og præsentationsglas kaldet sider, tal og keynote. Den største ulempe er imidlertid, at det slet ikke er kompatibelt med Windows og Android, så at samarbejde med andre teammedlemmer, der ikke bruger iOS eller Mac, er bare en barriere.

Konklusion

At flytte til Google Workspace bør være en problemfri oplevelse for de fleste teammedlemmer, da Google Workspace ligner det gratis Google Drive og Gmail, men med den ekstra funktionalitet af teamsamarbejde i arbejdsområdet's tempoområde, hvor gruppechats, tildeler opgaveloller og Redigering af filer med sporingshistorik kan udføres i separate rum baseret på projekter. Google Workspace har en gratis 14 dage gratis prøve for virksomheder, der ønsker at prøve Google Workspace.

Ofte Stillede Spørgsmål

Er Microsoft 365 et gratis Google Workspace -alternativ?

Der er forskelle mellem programmer. Microsoft 365 er bygget til skrivebordet og derefter med yderligere online kapaciteter, mens Google Workspace er bygget til online brug først, med skyopbevaring og derefter kun nogle offline kapaciteter.