Excel: Brug tabellen som rullemenu med datavalideringsliste

Datavalidering: Hvordan man laver en celle til at vælge værdier fra rullemenuen

Oprettelse af en tabel i MS Excel kan være meget frustrerende, hvis du gentager det samme input igen og igen.

Samtidig er det meget praktisk, hvis du bare vælger inputindholdet fra en bestemt rulleliste.

Lad os se, hvordan vi bruger valideringsreglen, en funktion, der gør det muligt.

Tabellen nedenfor er en udgiftsliste for en person. Dato, type udgift og værdi indtastes hver gang der bruges penge.

Brug denne tabel til at indstille kolonne B, så udgifttyperne kan vælges på rullelisten, og kun derfra, for at undgå at opsætte dem hver gang og undgå enhver fejl i indtastning af data.

Løsning 1: Opret en liste ved direkte input

Lad os starte med at vælge den celle, som vi vil indstille rullelisten til.

Vælg Datavalidering fra Data -fanen i Excel, den vises muligvis kun som et lille ikon.

På indstillingsfanen skal du åbne rullemenuen tilladelse og vælge indstillingen Liste. Dette giver dig mulighed for at oprette eller vælge en liste over tilladte værdier for valgte dataceller.

I kildefeltet skal du blot indtaste de værdier, du vil tillade, adskilt med et komma.

Bare valider ved at klikke på OK, og din drop-down valideringsliste er oprettet for de valgte celler.

Hvis du vælger en af ​​disse celler, vises der et ikon i slutningen af ​​cellen, og ved at klikke på den vises rullelistervalideringslisten, så du kan vælge den værdi, der automatisk skal indtastes i cellen baseret på din direkte inputliste.

Løsning 2: Vælg en række eksisterende værdier

På samme måde kan du i stedet for at skrive værdierne manuelt angive en række tilladte værdier ved at vælge en liste, der allerede findes i projektmappen.

En bedste praksis, når du opretter flere drop-down-valideringslister i Microsoft Excel, er at have et eller flere specifikke ark, der kun indeholder de forskellige valideringslister for at gøre det lettere at finde dem og opdatere dem.

Når du har oprettet din liste over tilladte værdier, i vores eksempel på det samme regneark for at gøre det visuelt mere tilgængeligt, skal du vælge de celler, som datavalidering skal håndhæves på.

Åbn derefter på samme måde datavalideringsmenuen fra datafanen, vælg listetypen i rullemenuen, og for kilden skal du klikke på knappen i højre side af feltet i stedet for at indtaste dine egne værdier.

Du bliver omdirigeret til dit regneark, og alt hvad du skal gøre er at klikke på den første celle i din datavalideringstabel, flytte musen til den sidste celle, der indeholder en af ​​de gyldige værdier, mens du holder dit klik og slippe klik først efter at du har nået den sidste celle med datavalideringsværdier.

De værdier, du har valgt på den måde, henvises til i din datavalideringsliste, og du kan blot tilføje værdier til din datavalidering - eller fjerne dem - ved at opdatere denne liste.

Indstil datavalideringsposter på et andet ark

Bliv en Excel Pro: Deltag i vores kursus!

Løft dine færdigheder fra nybegynder til helt med vores Excel 365 Basics -kursus, designet til at gøre dig dygtig på kun et par sessioner.

Tilmeld dig her

For bedre at organisere din projektmappe kan det være lettere at oprette dine datavalideringslister i en bestemt projektmappe, så du nemt kan finde og få adgang til dem og ikke behøver at spekulere på, hvor de er indstillet.

Placer dine data der, vælg tabellen, og brug indstillingstabellerne: tabel i fanen Indsæt for at omdanne din liste over værdier til en tabel, der automatisk omformateres, når du tilføjer eller fjerner værdier - og det samme gælder din datavalidering.

Klik derefter et vilkårligt sted i din stiliserede tabel, og indtast et tabelnavn i fanen for borddesign.

Dette giver dig mulighed for at henvise til denne tabel hvor som helst, inklusive i en datavalideringsliste, ved blot at indtaste tabelnavnet i stedet for området!

Sådan tillades tomme celler på en datavalideringsliste

Hvis du vil tillade tomme værdier i et felt, der har datavalidering aktiveret, skal du vælge en af ​​de celler, som datavalidering er aktiveret for, og gå til datafanen for at åbne datavalideringsmenuen (se ovenfor, hvor knappen er ).

Der skal du sørge for at ignorere den tomme indstilling er markeret, og klik på anvend disse ændringer på alle andre celler med de samme indstillinger, før du klikker på OK.

Du kan derefter tømme en celle ved at vælge den og fjerne indhold uden at få en fejlmeddelelse, der angiver, at cellernes indhold ikke er tilladt.

Sådan deaktiveres tomme værdier i en datavalideringsliste

Hvis du ikke ønsker, at tomme værdier skal tillades i en datavalidering-rulleliste og får en fejlmeddelelse værdien i denne celle er ugyldig eller mangler, hver gang du vælger den, start med at vælge det celleområde, hvorpå data validering gælder, eller en hvilken som helst celle på denne liste.

Åbn derefter datavalideringsmenuen i datafanen, og fjern markeringen i feltet ignorér tomt. Hvis du kun har valgt en celle, skal du markere anvend disse ændringer på alle andre celler med de samme indstillinger, før du klikker på OK.

Tilbage på rullelisten med datavalidering vises fejlen - og det er ikke muligt at lade en celle være tom mere.

Sådan fjernes en rulleliste med datavalidering

Når du er færdig med at begrænse rækkevidden af ​​tilladte værdier på en liste, skal du vælge en celle på listen.

Åbn derefter datavalideringsmenuen fra datafanen - se ovenfor i første afsnit, hvordan du gør det - og sørg for, at anvend disse ændringer på alle andre celler med de samme indstillinger er markeret, ellers fjerner du kun dataene validering på de aktuelt valgte celler.

Klik derefter på ryd alle, og den datavalidering, du har valgt, fjernes fra MS Excel-projektmappen!

VBA: Tilføj valideringsliste

Tilføjelse af en valideringsliste med VBA er lige så let som at bruge nedenstående funktion, hvor A1 er den celle, hvor data valideres mod datavalideringslisten, der er gemt i cellerne B1 til B5.

Område ("a1"). Validering _ .Rediger xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Ved at bruge de avancerede egenskaber i VBA-datavalideringsfunktionen er det muligt at oprette flere afhængige rullelister i Excel VBA, der hver validerer forskellige felter mod forskellige datavalideringslister og har deres egne titler, fejltitler, meddelelser og fejlmeddelelser .