10 MS Excel produktivitetstip fra eksperter

MS Excel produktivitetstip

Microsoft Office-regnearkssoftwaren  MS Excel   bruges i vid udstrækning til en lang række applikationer, fra at holde en liste over poster opdateret til at generere fakturaer eller endda spille videospil.

I daglig forretningsbrug er mange basale brugere ikke engang opmærksomme på meget nyttigt Excel-produktivitetstip, der kan spare dem for meget tid og energi, for eksempel til at tælle antallet af forekomster på en liste med tusinder af poster, eller til mere enkle operationer som f.eks. finde positionens karakter i en streng og andre operationer.

Med kun lidt træning er det endda muligt at bruge daglige forretningsbrug meget nyttige funktionaliteter med Excel-jokertegnene, et sæt tegn, der kan erstatte enhver anden i en formel. Brugt i en  avanceret vlookup i Excel   kan de endda blive meget magtfulde.

Vi bad ekspertgruppen om deres bedste tip til MS Excel-brug, og her er deres svar:

 Bruger du MS Excel regelmæssigt? Hvad er det eneste tip, der hjælper din daglige produktivitet på arbejdet, og som du kunne dele?

Stacy Caprio, vækstmarkedsføring: sikkerhedskopier dine Excel-dokumenter i skyen

Et tip til produktivitet i Excel er sikkerhedskopi af dine excel-dokumenter på skyen.

Jeg har arbejdet i uger og år med specifikke dokumenter og forventede, at de altid ville være der, men så havde situationer, hvor  min computer   brød sammen på grund af et vandspildsproblem eller andre fejl, og mistede mine excel-ark. Nu ved jeg altid at tage backup af dem, så jeg har dem, selvom der sker noget uventet, hvorfor jeg altid holder en skybaseret sikkerhedskopi til rådighed.

Kenny Trinh, Netbooknews: slippe af med musen og gå 3-5 gange hurtigere!

Gå uden mus.

Du øger din hastighed 3-5 gange, når du slipper af med musen. Den bedste måde at begynde at lære på er at:

• 1.Hør ALT-tasten - du vil se bogstaver og tal vises overalt i menuen, det er sådan du navigerer fra nu af
• 2. Udskriv en side med tastaturgenveje (søg tastaturgenveje på google-billeder), og tap den på din computer

Det tager cirka 2-3 uger at blive komfortabel med at bruge Excel uden en mus.

Nøglerne til at være effektive er:

• Hastighed -> gå musefri
• Automation -> Lær hvordan du skriver fantastiske formler og formaterer regneark intuitivt

Hvis jeg skulle rangere en yderligere 3, så her ville jeg prioritere dem:

• 1. Formatering & grundlæggende formler (prep awesome udseende rapporter og automatisere opgaver)
• 2. Dataanalyse - filtrering, sortering og analyse af data
• 3. Datavisualisering - tabeller, diagrammer og dobbeltakse diagrammer

David Johnson, Mulytic Labs: absolut henvisning til andre felter

Absolutte referencer reddede mit liv, jeg er ikke for stolt over at sige det. Himlen åbnede op for mig, da jeg lærte at bruge '$' til at skabe absolutte referencer til andre felter. For de uindvidede fikserer '$' foran bogstav kolonnen, og '$' foran nummeret retter rækken. Derfra kan referencerne være så stabile, som du har brug for. Det gjorde virkelig mit liv meget lettere, når jeg lavede analyse af store datasæt hurtigt.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, har arbejdet i tech-branchen i 20 år og ledet globale teams og teknologiinitiativer i USA, Europa og APAC for virksomheder som IBM og Sungard. Han er i øjeblikket Chief Technology Officer hos Mulytic Labs, mens han også udfører rådgivning inden for data og teknologi management hos Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: brug flash-fyld

Her er mit nummer et Excel-produktivitetstip: Beher brugen af ​​flash-fyld. Flash-udfyldning er en meget kraftig funktion, der er praktisk, når det kommer til behandling af store datamængder. I stedet for at gennemse dataene en efter en, kan du faktisk 'lære' flash udfylde det, du har brug for. Indtast det, du har brug for, i cellen ved siden af ​​de rå data et par gange, og prøv derefter, om flashfyldfunktionen lærer det. Undertiden skal du indtaste mere for at Excel kan genkende mønsteret, men når det først er gjort, gør det arbejdet for dig.

For at gøre dette skal du klikke på den celle, hvor du har brug for dataene. Og find derefter flash-udfyldningsknappen. Du kan se det på fanen Hjem i redigeringsruden, som findes til højre for det meste af Excel-vinduet. Find udfyldningsknappen under AutoSum, og klik derefter på rullemenuen. Til sidst skal du klikke på Flash Fill og se magien. Intet kan være mere produktivt end at kunne levere data fra dit regneark uden at udføre det manuelle arbejde.

Jeg er Outreach Consultant på Centriq- appen til hjemmeadministration, der er blevet vist / citeret i forretninger som NYT, Dette gamle hus, Real Estate Daily, Brit + Co og andre. Hos Centriqarbejder jeg med vores indholdsteam om at skabe SEO-optimeret indhold om hjemvedligeholdelse, boligindretning, sikkerhed i hjemmet og mere.

Bliv en Excel Pro: Deltag i vores kursus!

Løft dine færdigheder fra nybegynder til helt med vores Excel 365 Basics -kursus, designet til at gøre dig dygtig på kun et par sessioner.

Tilmeld dig her

Mike Richards, Golf Einstein: konstant indlæring af de nyeste opdateringer

Jeg har brugt MS Excel, når jeg dokumenterer vigtige forretningsoplysninger og et trick, som jeg lever af, er at sikre mig, at jeg holder mig opdateret med de nyeste opdateringer og genveje som tastatur- og formelgenveje, som ikke kun har fremskyndet mit arbejde, men også har opmuntret mig at fortsætte med at lære. Denne praksis har udviklet et 'konstant lærende' tankesæt, der har gjort mig mere motiveret til at vokse og være produktiv.

Mit navn er Mike og jeg er golfentusiast og grundlægger af Golf Einstein, en blog, hvor jeg deler mit input om alt hvad golfrelateret er!

Shayne Sherman, TechLoris: brug valideringsdata

Mit bedste tip er dog temmelig enkelt: * Brug valideringsdata! * Jeg ved, jeg ved, du skulle være ud over det, ikke? Jeg mener bestemt, at du kan sikre dig, at du stave navnene korrekt, ikke? Hør, det tager kun én gang at bruge timer på at prøve at finde ud af, hvorfor dine indlejrede ark med beregninger pludselig er ødelagt, og så er det klar over det, fordi du indtaster ugyldige data, så du kan se værdien af ​​datavalidering.

Jeg har brugt Excel i årevis. I nogle af mine tidligere positioner var der en vittighed om, at enhver opgave, jeg fik (inklusive bestilling af frokost eller udarbejdelse af rejseplaner), jeg kunne udføre bedre med Excel. Helt ærligt kunne jeg sandsynligvis have.

Polly Kay, engelske persienner: flet data fra andre kilder

Brug af Excel-makroer til at automatisere tidskrævende og gentagne opgaver har været en rigtig spiludveksler, og måske den eneste ting, der har været mest effektiv med hensyn til, hvordan Excel har strømline mit arbejde.

At flette data fra andre kilder med Excel-arbejdsbøger er noget andet, der hjælper, og der er meget lidt, der ikke kan integreres i en Excel-arbejdsgang for at flette dem. Endnu en gang kan du importere disse andre elementer automatisk for at aktivere senere datatransformation og analyse.

Bare at rejse en forespørgsel for at få statistik, før du opretter en rapport, giver dybdegående indsigt, der kan informere analyser og beslutningstagning, og som også giver dig mulighed for at validere og krydskontrollere alle dine forskellige andre former for indhold.

Polly har over ti års erfaring som digital marketingkonsulent og senior marketing manager, der betjener en bred vifte af kunder, der spænder fra SMV'er til store internationale virksomheder og husholdningsnavne.

Reuben Yonatan, GetVoIP: brug HLOOKUP og VLOOKUP

Da jeg først lærte Excel, kan jeg huske, at HLOOKUP og VLOOKUP virkelig låste op for mange fantastiske ting, som jeg aldrig vidste, at du kunne gøre med Excel.

Som administrerende direktør bruger jeg stadig disse funktioner til at opbygge virkelig enkle dashboards, der vil trække data fra andre faner i et regneark, som er kraftfulde for data, vi opdaterer regelmæssigt.

Gintaras Steponkus, faste guider: udarbejd diagrammer og grafer til hvert regneark

Som projektleder skal jeg bruge excel dagligt. Jeg er nødt til at holde styr på en masse data og analysere dem dagligt for at maksimere virksomhedens værdi. Jeg har fundet Excel som det mest kraftfulde værktøj i denne henseende.

Jeg er nødt til at udarbejde rapporter dagligt. Mange gange må jeg henvise til gamle regneark. Det bliver en skræmmende opgave at gennemgå alle data. Så jeg opretter grafer og diagrammer over nødvendige data, som jeg kan eksportere i andre formater såvel som PDF. Det hjælper mig med at notere resultaterne med et øjeblik. Det giver mig et hurtigt overblik over, hvordan numre på regnearkene hænger sammen. Denne funktion bliver mere praktisk i de presserende opgaver, hvor jeg har mindre tid til at udarbejde rapporter. Forudsætningen er dog, at du har alle data i henhold til Excel-retningslinjer.

Mit navn er Gintaras Steponkus og jeg er en marketingmedier på Social Media hos Solidguides. Solide guider er et projekt oprettet af et team af entusiaster dedikeret til forskning og skrivning af anmeldelser. Vi brænder meget for Internettet, og vi ved, at det er et enormt sted fyldt med masser af falske og unødvendige oplysninger. Vi skabte solide guider for at gøre Internettet til et mere sikkert sted for shoppere, og fordi vi elsker at forske og informere.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: Brug strømpivots og DAX-funktioner

Jeg bruger  MS Excel   regelmæssigt til analyse, rapportering og lagring af data. Jeg skal udarbejde en rapport hver uge med alt indhold, annoncer og trafikanalyse til investorerne og andre aktionærer på min nyhedswebsted.

Vvs-installationer i Excel kan øge produktivitetsniveauet med mange folder. Excel-VVS følger to strategier, der kan øge din produktivitet, den ene er den grundlæggende excel-strategi og den anden er den avancerede VVS-strategi. I produktiv strategi bruges det meste af tiden til at finde ny indsigt og løbende forbedre rapporterne. Det er en procedure, der kan gentages, hvor du forbedrer rapporterne i stedet for at opretholde dem.

I tilfælde af avanceret strategi bruger du power pivot for at øge din produktivitet. Her får du flere fordele. For det første øges kapaciteten til at håndtere filer. Der kan gemmes en milliard værdier pr. Kolonne og millioner tabeller pr. Arbejdsbog. For det andet ved at bruge relationelle procedurer i Power Pivot Model, bliver arbejdsbøger forbundet med hinanden, og der oprettes et link mellem tabellerne.

For det tredje gøres dine enorme beregninger nemt gennem DAX-funktioner. Derfor gør hver eneste funktion, der er forbundet med kraftpivot, den udforskende, massive analyse- og rapporteringsopgave lettere.

Jeg hedder Aqsa Tabassam, en forretningskvinde, medstifter og chefredaktør for InsideTechWorld. InsideTechWorld sigter mod at levere de nyeste teknologi- og opstartnyheder, mediebegivenheder og banebrydende begivenheder til læseren over hele verden ..

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: automatiske udfyldningsformler ved hjælp af tabulatortasten

Selvom jeg hadede at lære Excel, er det et af disse nødvendige kompetencer, som vi kan anvende til mange facetter af vores arbejde og hverdag (budgettering osv.).

Her er et godt tip til at spare tid med Excel-formler, som mange mennesker har tendens til at kæmpe med. Så hvad du vil gøre er at bruge fanetasten, som giver dig mulighed for automatisk at vælge formlerne. På denne måde behøver du ikke spilde tid på at skrive dem ud fuldt ud hver gang. Når du begynder at udfylde det, udfylder feltet en liste over forslag fra Excel. Så skal du bare flytte din piltast op eller ned for at vælge din formel, trykke på Enter og gjort.

Hvis der er et problem med nogen af ​​formlerne, kan du hurtigt debugge den ved at vælge formlen og derefter trykke på F2. Derefter kan du cykle gennem dele af formlen ved at holde Skift og trykke på venstre pil. F9 viser den endelige beregning af formlen, hvorefter du kan ramme Esc for at beholde formlen eller indtaste for at bevare værdien.

Efter at have indset, at 9 til 5 livet ikke var for ham, afsluttede Philip sit job i luftfartsindustrien og besluttede at rejse verden på sine egne vilkår. For tiden er han baseret mellem NYC og Cambodja, han er en digital nomad på fuld tid og grundlæggeren af ​​sin rejseblog, PhilipWeiss.org.

Komplet 2019 Excel for begyndere i video