10 MS Excel-Produktivitätstipps von Experten

Tipps zur Produktivität von MS Excel

Die Microsoft Office-Tabellenkalkulationssoftware  MS Excel   wird häufig für eine Vielzahl von Anwendungen verwendet, von der Aktualisierung einer Liste von Elementen bis zur Erstellung von Rechnungen oder sogar zum Spielen von Videospielen.

Im täglichen Geschäftsgebrauch sind sich jedoch viele einfache Benutzer nicht einmal eines sehr nützlichen Excel-Produktivitätstipps bewusst, der ihnen viel Zeit und Energie sparen könnte, beispielsweise um die Anzahl der Vorkommen in einer Liste mit Tausenden von Einträgen zu zählen oder einfacher Operationen wie das Finden der Position eines Zeichens in einer Zeichenfolge und andere Operationen.

Mit nur wenig Schulung ist es sogar möglich, im täglichen Geschäftsbetrieb sehr nützliche Funktionen mit den Excel-Platzhaltern zu verwenden, einer Reihe von Zeichen, die alle anderen Zeichen in einer Formel ersetzen können. In einem erweiterten Vlookup in Excel können sie sogar sehr leistungsfähig werden.

Wir haben die Expertengemeinschaft um ihre besten Tipps zur Verwendung von  MS Excel   gebeten. Hier sind ihre Antworten:

 Verwenden Sie MS Excel regelmäßig? Was ist der einzige Tipp, der Ihrer täglichen Produktivität bei der Arbeit hilft und den Sie teilen können?

Stacy Caprio, Wachstumsmarketing: Sichern Sie Ihre Excel-Dokumente in der Cloud

Ein Excel-Produktivitätstipp ist das Sichern Ihrer Excel-Dokumente in der Cloud.

Ich habe wochen- und jahrelang an bestimmten Dokumenten gearbeitet und erwartet, dass sie immer vorhanden sind, hatte dann aber Situationen, in denen  mein Computer   aufgrund eines Problems mit verschüttetem Wasser oder anderen Fehlern ausfiel und meine Excel-Tabellen verlor. Jetzt weiß ich, dass ich sie immer sichern muss, damit ich sie auch dann habe, wenn etwas Unerwartetes passiert. Deshalb habe ich immer ein Cloud-basiertes Backup zur Hand.

Kenny Trinh, Netbooknews: Werde die Maus los und gehe 3-5 mal schneller!

Gehen Sie mausfrei.

Sie erhöhen Ihre Geschwindigkeit um das 3- bis 5-fache, wenn Sie die Maus loswerden. Der beste Weg, dies zu lernen, ist:

• 1.Drücken Sie die ALT-Taste. Im gesamten Menü werden Buchstaben und Zahlen angezeigt. So navigieren Sie von nun an
• 2. Drucken Sie eine Seite mit Tastaturkürzeln aus (suchen Sie nach Tastaturkürzeln in Google-Bildern) und kleben Sie sie auf Ihren Computer

Die Verwendung von Excel ohne Maus dauert ca. 2 bis 3 Wochen.

Die Schlüssel zur Effizienz sind:

• Geschwindigkeit -> gehen Sie mausfrei
• Automatisierung -> lernen Sie, wie Sie großartige Formeln schreiben und Tabellen intuitiv formatieren

Wenn ich weitere 3 rangieren würde, würde ich sie folgendermaßen priorisieren:

• 1. Formatierung und Grundformeln (erstellen Sie fantastisch aussehende Berichte und automatisieren Sie Aufgaben)
• 2. Datenanalyse - Filtern, Sortieren und Analysieren von Daten
• 3. Datenvisualisierung - Tabellen, Diagramme und zweiachsige Diagramme

David Johnson, Mulytic Labs: absoluter Bezug zu anderen Bereichen

Absolute Referenzen haben mein Leben gerettet, ich bin nicht zu stolz, es zu sagen. Der Himmel öffnete sich für mich, als ich lernte, mit dem '$' absolute Verweise auf andere Felder zu erstellen. Für die Uneingeweihten fixiert das '$' vor dem Buchstaben die Spalte und das '$' vor der Zahl die Zeile. Von dort aus können die Referenzen so stabil sein, wie Sie es benötigen. Es hat mir das Leben sehr erleichtert, wenn ich schnell große Datenmengenanalysen durchgeführt habe.

David Johnson, MBA, BA Informatik, hat 20 Jahre lang in der Technologiebranche gearbeitet und globale Teams und Technologieinitiativen in den USA, Europa und APAC für Unternehmen wie IBM und Sungard geleitet. Derzeit ist er Chief Technology Officer bei Mulytic Labs und führt bei Clear Blue Data eine Beratung zum Daten- und Technologiemanagement durch.

Norhanie Pangulima, Centriq: Verwenden Sie Flash Fill

Hier ist mein Excel-Produktivitätstipp Nummer eins: Beherrschen Sie die Verwendung von Flash Fill. Flash Fill ist eine sehr leistungsstarke Funktion, die bei der Verarbeitung großer Datenmengen praktisch ist. Anstatt die Daten einzeln zu durchsuchen, können Sie Flash-Füllung tatsächlich „lehren“, was Sie benötigen. Geben Sie einige Male in die Zelle neben den Rohdaten ein, was Sie benötigen, und versuchen Sie dann, ob die Flash-Füllfunktion dies lernt. Manchmal müssten Sie mehr eingeben, damit Excel das Muster erkennt, aber sobald dies der Fall ist, erledigt es die Arbeit für Sie.

Klicken Sie dazu auf die Zelle, in der sich die Daten befinden sollen. Und dann finden Sie die Schaltfläche zum Füllen des Blitzes. Sie können es auf der Registerkarte Startseite im Bearbeitungsbereich sehen, der sich ganz rechts im Excel-Fenster befindet. Suchen Sie die Schaltfläche Füllen unter der Autosumme und klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste. Klicken Sie abschließend auf Flash Fill und beobachten Sie die Magie. Nichts kann produktiver sein, als Daten aus Ihrem Arbeitsblatt bereitzustellen, ohne die manuelle Arbeit zu erledigen.

Ich bin Outreach-Berater bei Centriq- der Home-Management-App, die in Verkaufsstellen wie NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co und anderen vorgestellt / zitiert wurde. Bei Centriqarbeite ich mit unserem Content-Team an der Erstellung von SEO-optimierten Inhalten zu Instandhaltung, Wohnkultur, Sicherheit zu Hause und vielem mehr.

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Mike Richards, Golf Einstein: Ständiges Lernen der neuesten Updates

Ich habe  MS Excel   verwendet, um wichtige Geschäftsinformationen zu dokumentieren, und ein Trick, nach dem ich lebe, besteht darin, mich mit den neuesten Updates und Verknüpfungen als Tastatur- und Formelverknüpfungen auf dem Laufenden zu halten, die meine Arbeit nicht nur beschleunigt, sondern auch ermutigt haben weiter lernen. Diese Praxis hat eine Denkweise entwickelt, die mich ständig motiviert, zu wachsen und produktiv zu sein.

Mein Name ist Mike und ich bin der Golfbegeisterte und Gründer von Golf Einstein, einem Blog, in dem ich meine Beiträge zu allem, was mit Golf zu tun hat, teile!

Shayne Sherman, TechLoris: Verwenden Sie Validierungsdaten

Mein bester Tipp ist jedoch ziemlich einfach: * Verwenden Sie Validierungsdaten! * Ich weiß, ich weiß, Sie sollten darüber hinausgehen, oder? Ich meine, Sie können sicher sicherstellen, dass Sie die Namen richtig schreiben, oder? Hören Sie, es dauert nur einmal, Stunden damit zu verbringen, herauszufinden, warum Ihre verschachtelten Berechnungsblätter plötzlich beschädigt sind, und dann zu erkennen, dass Sie ungültige Daten eingeben, um den Wert der Datenüberprüfung zu sehen.

Ich benutze Excel seit Jahren. In einigen meiner vorherigen Positionen gab es einen Witz, dass jede Aufgabe, die mir gegeben wurde (einschließlich der Bestellung eines Mittagessens oder der Erstellung von Reiseplänen), ich mit Excel besser ausführen konnte. Ehrlich gesagt hätte ich es wahrscheinlich tun können.

Polly Kay, English Blinds: Daten aus anderen Quellen zusammenführen

Die Verwendung von Excel-Makros zur Automatisierung zeitintensiver und sich wiederholender Aufgaben war ein echter Spielveränderer und vielleicht die einzige Sache, die hinsichtlich der Optimierung meiner Arbeit durch Excel am effizientesten war.

Das Zusammenführen von Daten aus anderen Quellen mit Excel-Arbeitsmappen ist etwas anderes, das hilft, und es gibt nur sehr wenige, die nicht in einen Excel-Workflow integriert werden können, um sie zusammenzuführen. Sie können diese anderen Elemente erneut automatisch importieren, um eine spätere Datentransformation und -analyse zu ermöglichen.

Das einfache Auslösen einer Abfrage, um Statistiken abzurufen, bevor ein Bericht erstellt wird, bietet detaillierte Einblicke, die Analysen und Entscheidungen beeinflussen können, und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre verschiedenen anderen Arten von Inhalten zu validieren und zu überprüfen.

Polly verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung als Beraterin für digitales Marketing und Senior Marketing Manager und betreut eine Vielzahl von Kunden, von KMU über große internationale Unternehmen bis hin zu bekannten Namen.

Reuben Yonatan, GetVoIP: Verwenden Sie HLOOKUP und VLOOKUP

Als ich Excel zum ersten Mal lernte, erinnere ich mich, dass HLOOKUP und VLOOKUP wirklich viele erstaunliche Dinge freigeschaltet haben, von denen ich nie wusste, dass Sie sie mit Excel machen können.

Als CEO verwende ich diese Funktionen immer noch, um wirklich einfache Dashboards zu erstellen, die Daten von anderen Registerkarten in einer Tabelle abrufen. Dies ist leistungsstark für Daten, die wir regelmäßig aktualisieren.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: Bereiten Sie Diagramme und Grafiken für jede Tabelle vor

Als Projektmanager muss ich täglich Excel verwenden. Ich muss eine Menge Daten im Auge behalten und täglich analysieren, um den Wert des Unternehmens zu maximieren. Ich habe Excel als das mächtigste Werkzeug in dieser Hinsicht gefunden.

Ich muss täglich Berichte erstellen. Oft muss ich auf alte Tabellen verweisen. Es wird zu einer entmutigenden Aufgabe, alle Daten durchzugehen. Also erstelle ich Grafiken und Diagramme der benötigten Daten, die ich auch in anderen Formaten wie PDF exportieren kann. Es hilft mir, die Ergebnisse auf einen Blick festzuhalten. Es gibt mir einen schnellen Überblick darüber, wie die Zahlen in den Tabellen miteinander in Beziehung stehen. Diese Funktion wird bei dringenden Aufgaben, bei denen ich weniger Zeit für die Erstellung von Berichten habe, einfacher. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie alle Daten gemäß den Excel-Richtlinien haben.

Mein Name ist Gintaras Steponkus und ich bin ein Social Media Marketer bei Solidguides. Solide Führungen ist ein Projekt, das von einem Team von Enthusiasten erstellt wurde, die sich der Recherche und dem Schreiben von Rezensionen widmen. Wir lieben das Internet sehr und wissen, dass es ein riesiger Ort ist, der mit vielen gefälschten und unnötigen Informationen beladen ist. Wir haben Solide Führungen erstellt, um das Internet für Käufer sicherer zu machen und weil wir gerne recherchieren und informieren.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: Verwenden Sie Power Pivots und DAX-Funktionen

Ich verwende  MS Excel   regelmäßig zum Analysieren, Berichten und Speichern von Daten. Ich muss den Investoren und anderen Aktionären meiner Nachrichten-Website jede Woche einen Bericht über alle Inhalte, Anzeigen und Verkehrsanalysen erstellen.

Excel-Installationen können die Produktivität um ein Vielfaches steigern. Excel-Sanitär folgt zwei Strategien, die Ihre Produktivität steigern können, eine ist die grundlegende Excel-Strategie und die andere ist die erweiterte Sanitärstrategie. In der Produktivstrategie wird die meiste Zeit verwendet, um neue Erkenntnisse zu gewinnen und die Berichte kontinuierlich zu verbessern. Es ist ein wiederholbares Verfahren, bei dem Sie die Daten von Berichten verbessern, anstatt sie zu verwalten.

Im Falle einer fortschrittlichen Strategie verwenden Sie Power Pivot, um Ihre Produktivität zu steigern. Hier erhalten Sie mehrere Vorteile. Erstens erhöht sich die Kapazität zur Verarbeitung von Dateien. Milliarden von Werten pro Spalte und Millionen Tabellen pro Arbeitsmappe können gespeichert werden. Zweitens werden Arbeitsmappen mithilfe der relationalen Prozedur im Power Pivot-Modell miteinander verknüpft und eine Verknüpfung zwischen den Tabellen hergestellt.

Drittens können Ihre umfangreichen Berechnungen einfach über DAX-Funktionen durchgeführt werden. Daher erleichtert jede Funktion, die mit Power Pivot verbunden ist, die Erkundung, massive Analyse und Berichterstellung.

Mein Name ist Aqsa Tabassam, eine Geschäftsfrau, Mitbegründerin und Chefredakteurin von InsideTechWorld. InsideTechWorld möchte seinen Lesern auf der ganzen Welt die neuesten Technologie- und Startup-Nachrichten, Medienereignisse und bahnbrechenden Ereignisse bieten.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: Formeln automatisch mit der Tabulatortaste ausfüllen

Obwohl ich es hasste, Excel zu lernen, ist es eine dieser notwendigen Fähigkeiten, die wir auf viele Facetten unserer Arbeit und unseres täglichen Lebens anwenden können (Budgetierung usw.).

Hier ist ein guter Tipp, um mit Excel-Formeln Zeit zu sparen, mit denen viele Menschen zu kämpfen haben. Sie möchten also die Tabulatortaste verwenden, mit der Sie die Formeln automatisch auswählen können. Auf diese Weise müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, sie jedes Mal vollständig auszutippen. Wenn Sie mit dem Ausfüllen beginnen, wird im Feld eine Liste mit Vorschlägen aus Excel angezeigt. Dann müssen Sie nur noch die Pfeiltaste nach oben oder unten bewegen, um Ihre Formel auszuwählen, die Eingabetaste drücken und fertig.

Wenn bei einer der Formeln ein Problem auftritt, können Sie es schnell debuggen, indem Sie die Formel auswählen und dann F2 drücken. Anschließend können Sie Teile der Formel durchlaufen, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und den Pfeil nach links drücken. F9 zeigt die endgültige Berechnung der Formel an. Danach können Sie Esc drücken, um die Formel beizubehalten, oder eingeben, um den Wert beizubehalten.

Nachdem Philip erkannt hatte, dass das Leben zwischen 9 und 5 nichts für ihn war, kündigte er seinen Job in der Luftfahrtindustrie und beschloss, die Welt zu seinen eigenen Bedingungen zu bereisen. Derzeit lebt er zwischen NYC und Kambodscha. Er ist ein Vollzeit-Digitalnomade und der Gründer seines Reiseblogs PhilipWeiss.org.

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