Wie erstellen Sie einen Workflow in SalesForce?

Erstellen einer Workflow-Regel in SalesForce erfolgt im Setup SalesForce, unter Prozessautomation> WorlkFlow-Aktionen.


So erstellen Sie eine Workflow-Regel in SalesForce

Erstellen einer Workflow-Regel in SalesForce erfolgt im Setup SalesForce, unter Prozessautomation> WorlkFlow-Aktionen.

Was ist ein Workflow in SalesForce? Workflows werden verwendet, um Aktionen zu automatisieren. Siehe unten ausführlich, worauf sie verwendet werden, wie sie erstellt werden sollen, und wie Sie sie in SalesForce Blitz aktivieren.

1 - Verstehen Sie Workflows in SalesForce

Das wichtigste erste ist, die Workflows SalesForce zu verstehen. Wofür werden sie benutzt? Ein Workflow ist ein Satz von Aktionen, die automatisch ausgelöst werden, nachdem einige Ereignisse in den SalesForce -Daten auftreten.

Es kann verschiedene Arten von Unternehmensprozessen wie Aufgaben automatisieren, Benutzern neue Aufgaben zuweisen, Benachrichtigungen per E-Mail senden, E-Mails an einen oder mehrere Empfänger senden, die zuvor festgelegt wurden, Felder aktualisieren, bestimmte Datensatzwerte festlegen oder ausgehende Nachrichten senden und technische Nachrichten senden XML-formatierte Nachrichten an Listener.

Beispielsweise können SalesForce-Workflows den Supportmitarbeitern nach einer bestimmten Zeit Folgeaufgaben zuweisen. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen an das Management-Team senden, wenn große Geschäfte von einem Vertriebsmitarbeiter unterzeichnet wurden, und ein Feld mit dem Eigentümernamen einige Tage nach dem Datum ändern Vertragsablauf oder Senden von technischen Nachrichten an externe Systeme, sobald ein in SalesForce erstellter genehmigter Bericht ausgelöst wird.

Wie erstelle ich einen Bericht in SalesForce?

Die Workflowregeln können aus bestimmten Kriterien bestehen, die den Workflow starten, den auszuführenden Aktionen, wenn ein Datensatz mit einem bestimmten Wert erstellt wurde, oder zeitabhängigen Aktionen, z. B. dem Senden von Berichten zum Monatsende, einige Tage vor Ende des Monatsabschlusses.

2 - Erstellen Sie eine neue Workflowregel

Um mit der Erstellung einer neuen Workflowregel zu beginnen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der SalesForce Lightning-Benutzeroberfläche und suchen Sie auf der Registerkarte Suchen oben links im Bildschirm nach dem Workflowmenü.

Die Workflowregeln sind unter Prozessautomatisierung> Workflowaktionen> Workflowregeln verfügbar.

Ihre bestehenden Workflows werden dann auf dem nächsten Bildschirm aufgelistet.

Wenn Sie noch keinen Workflow haben, wird die Liste automatisch angezeigt. Die einzige Möglichkeit besteht darin, einen neuen Workflow zu erstellen, indem Sie die entsprechende Schaltfläche über der Workflow-Liste verwenden.

Der erste Schritt beim Erstellen einer neuen Workflowregel ist das Auswählen des Objekts, das davon betroffen ist. Es kann jede Art von SalesForce-Datenobjekt sein: Konto, Agentenarbeit, Assistentenfortschritt, Kampagne, Kampagnenmitglied, Fall, Fallkommentar, Chatter-Aktivität, Kontakt, Kontaktanfrage, Duplikatdatensatzelement, Dublettendatensatz, E-Mail-Nachricht, Ereignis, Feed Artikel, Gruppe, Gruppenmitglied, Image, Wissen und mehr.

In unserem Beispiel erstellen wir einen kontaktbezogenen Workflow.

Im nächsten Schritt geben Sie der Regel einen Namen und schließlich eine Beschreibung, um sie später wiederfinden zu können und Ihren Mitarbeitern zu helfen, sie anhand der auf dem System verfügbaren Over-Workflows zu identifizieren.

Außerdem muss ein Bewertungskriterium gewählt werden. Wann wird die Regel aktiviert? Wenn der Datensatz erstellt, bearbeitet wird?

Zum Schluss müssen die Regelkriterien eingegeben werden.

Wann aktiviert sich die Regel? In unserem Beispiel möchten wir eine Regel erstellen, die jedes Mal aktiviert wird, wenn ein neuer Kunde in Frankreich eingegeben wird. Diese wird durch eine Telefonnummer identifiziert, die mit der französischen Landesvorwahl +33 beginnt.

Auf diese Weise wird jedes Mal, wenn sich ein Kontakt mit dem französischen Mobilfunknetz ändert, der für den französischen Markt zuständige Vertriebsmitarbeiter dies prüfen und gegebenenfalls den Kunden kontaktieren.

3 - Richten Sie eine Workflowaktion für die Regelaktivierung ein

Im nächsten Schritt definieren Sie, welche Aktion der Workflow ausführen soll, nachdem die Regel überprüft wurde.

Dies ist möglich, indem Sie die Workflow-Aktionen hinzufügen unter dem Teil mit den sofortigen Workflow-Aktionen auswählen, um eine Aktion auszuführen, sobald die Regel überprüft wurde. Wenn die Aktion zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen soll, sollte sie stattdessen als zeitabhängige Workflowaktion erstellt werden.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Workflow-Aktion hinzufügen können Sie auf verschiedene Arten von Workflow-Aktionen zugreifen: Richten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung ein, aktualisieren Sie ein Feld, senden Sie eine technische Nachricht oder verwenden Sie eine vorhandene Aktion aus einem anderen Workflow.

In unserem Fall möchten wir dem Vertriebsmitarbeiter jedes Mal eine E-Mail senden, wenn sich ein Kontakt mit einer französischen Telefonnummer ändert.

4 - E-Mail-Benachrichtigung einrichten

Wir können dann die E-Mail einrichten, die an den Vertriebsmitarbeiter gesendet wird, indem Sie die E-Mail-Beschreibung, einen eindeutigen Namen für diese E-Mail eingeben und die zu verwendende E-Mail-Vorlage auswählen.

Der Empfänger kann einen anderen Typ haben, in unserem Fall handelt es sich jedoch um einen internen Benutzer, da wir E-Mails an den für eine bestimmte Zone zuständigen Vertriebsmitarbeiter senden.

Es ist möglich, direkt aus der Liste der vorhandenen internen Empfänger auszuwählen.

Es ist auch möglich, manuell eine Liste zusätzlicher E-Mail-Adressen einzugeben, um die E-Mail in Kopie an externe Empfänger zu senden, z. B. die E-Mail an das persönliche Postfach des Vertriebsmitarbeiters zu senden oder seinen Vorgesetzten zu kopieren.

Die Absender-E-Mail-Adresse muss ebenfalls ausgewählt werden. Sie wird als E-Mail-Adresse des Absenders für die E-Mail-Empfänger angezeigt.

Klicken Sie dann auf Speichern, um mit der Erstellung der Workflow-Regel fortzufahren.

5 - Workflow-Aktionen überprüfen

Danach wird die neu erstellte Workflow-Aktion, eine sofortige E-Mail-Erstellung, sobald eine Kontaktnummer mit französischem Präfix erstellt wurde, in der Liste der Aktionen für diese Workflow-Regel angezeigt.

Wenn keine weiteren Aktionen erforderlich sind, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Fertig in der oberen rechten Ecke, um die Workflow-Erstellung abzuschließen.

Der Workflow wird dann mit allen Details zur Überprüfung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass alles korrekt ist, da es jetzt direkt aktiviert ist und ohne weitere Bestätigung E-Mails sendet oder andere Aktionen ausführt, sobald Sie auf die Schaltfläche Aktivieren klicken.

Es ist immer möglich, einen vorhandenen und ausgeführten Workflow von diesem Bildschirm aus zu deaktivieren, zu bearbeiten oder zu klonen, um auf einfache Weise einen ähnlichen Workflow zu erstellen.

Erstellung eines Workflows erfolgreich

Haben Sie einen Manager, um eine Workflowregel in Ihrer SalesForce erfolgreich zu erstellen?

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Häufig Gestellte Fragen

Was sind die besten Praktiken für die Gestaltung effektiver Workflows in Salesforce?
Zu den besten Verfahren gehören die Definition klarer Ziele, die Vereinfachung von Prozessen und die regelmäßige Überprüfung von Workflows auf Effizienz und Relevanz.

Yoann Bierling
Über den Autor - Yoann Bierling
Yoann Bierling ist ein Professionell für Web Publishing & Digital Consulting, der sich durch Fachwissen und Innovationen in Technologien global auswirkt. Er leidenschaftlich für die Stärkung von Einzelpersonen und Organisationen, um im digitalen Zeitalter gedeihen zu können, ist ermächtig, um außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen und das Wachstum durch Bildungsinhalte zu fördern.




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