34 συμβουλές για τα Έγγραφα Google για να αυξήσετε την παραγωγικότητα του γραφείου σας

Ένα από τα πιο χρησιμοποιημένα εργαλεία για εργασία στο σπίτι και για κοινή χρήση εγγράφων με άλλα άτομα, τα Έγγραφα Google δεν αποτελούν ουσιαστικό μέρος πολλών διαφορετικών τύπων εργασιών που εκτελούνται σε έναν υπολογιστή και έχει σχεδόν αντικαταστήσει τα τυπικά προγράμματα γραφείου που είναι εγκατεστημένα σε υπολογιστή.

Ξεκινώντας με έναν λογαριασμό Gmail ή ακόμα και χωρίς, οι διαφορετικές εφαρμογές Google σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε στο διαδίκτυο, χωρίς εγκατεστημένο λογισμικό, προηγμένα έγγραφα κειμένου με Έγγραφα Google, υπολογιστικά φύλλα με φύλλα Google, παρουσιάσεις με τις Παρουσιάσεις Google, φόρμες με Φόρμες Google και πολλά άλλα!

Με τη βοήθεια μερικών εξειδικευμένων συμβουλών χρήσης εφαρμογών Google, και ιδιαίτερα των Εγγράφων Google, θα πρέπει να το χρησιμοποιείτε για κάτι παραπάνω από απλό ως ένα σημειωματάριο Google στο διαδίκτυο και μπορείτε να διαχειριστείτε ολόκληρη την επιχείρηση και τους συνεργάτες σας στο διαδίκτυο Σουίτα Google.

Από το ιστορικό εκδόσεων έως τις προηγμένες λειτουργίες, ρωτήσαμε την κοινότητα ποιες είναι οι συμβουλές τους για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τα Έγγραφα Google. Εδώ είναι οι απαντήσεις τους.

Χρησιμοποιείτε Έγγραφα Google για χειρισμό επιχειρησιακών εγγράφων; Έχετε καλή συμβουλή για τη χρήση τους για παραγωγικότητα γραφείου; Χρησιμοποιήσατε επιτυχώς τις λειτουργίες συνεργασίας;

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε ένα πρόχειρο και να το στείλετε ξανά σε όλους

Χρησιμοποιώ τα Έγγραφα Google για τον χειρισμό επιχειρηματικών εγγράφων καθημερινά. Προκειμένου να συνεργαστούμε με αυτούς της ομάδας μου, επιλέγουμε ρυθμίσεις που επιτρέπουν σε αυτές της ομάδας μας να επεξεργαστούν. Στην επάνω δεξιά γωνία υπάρχει ένα μπλε κουμπί κοινή χρήση. Κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, μεταβείτε στις ρυθμίσεις για προχωρημένους και επιλέξτε ποιος μπορεί να ανοίξει το έγγραφο. Στη συνέχεια, επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού μπορεί να επεξεργαστεί.

Μόλις η ομάδα έχει πρόσβαση, χρησιμοποιούν την επιλογή «σχόλια» για να κάνουν ερωτήσεις ή να προσθέσουν πληροφορίες. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να κάνουν τροποποιήσεις ή να κάνουν προτάσεις για τροποποιήσεις.

Είναι βολικό και παραγωγικό να χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google για συνεργασία, επειδή όλοι στην ομάδα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο. Δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε ένα πρόχειρο και να το στείλετε ξανά σε όλους. Μπορούν απλώς να συνεχίσουν τον έλεγχο με το πρωτότυπο έγγραφο καθώς εξελίσσεται.

Stacy Caprio, Μάρκετινγκ ανάπτυξης: γράψτε και ερευνήστε χωρίς να αφήσετε έγγραφο με την Εξερεύνηση

Μια συμβουλή για τη χρήση των Εγγράφων Google είναι ότι μπορείτε να γράψετε και να ερευνήσετε χωρίς να αφήσετε το έγγραφο όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα Εξερεύνηση. Η δυνατότητα Εξερεύνηση σάς επιτρέπει να αναζητάτε και να εξερευνείτε το Google για έρευνα και απαντήσεις ενώ γράφετε ταυτόχρονα, ώστε να μην χρειάζεται να χάνετε χρόνο να αλλάξετε καρτέλες ή να κάνετε κλικ έξω από το Έγγραφο Google ενώ γράφετε.

James Canzanella, Απομονωμένες νύχτες μάρκετινγκ: έχετε φακέλους βάσει θεμάτων

Χρησιμοποιώ Έγγραφα Google για τον χειρισμό επιχειρηματικών εγγράφων εδώ και χρόνια και σας συνιστώ να διατηρείτε πολύ τακτοποιημένους φακέλους όλων των αρχείων σας. Με την πάροδο του χρόνου, τα αρχεία μπορούν να αρχίσουν να συσσωρεύονται και δεν θέλετε να αφιερώσετε πολύ χρόνο αναζητώντας τα συγκεκριμένα αρχεία σας. Συνιστώ να έχετε φακέλους βάσει θεμάτων. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι έξοδα, εισόδημα, επιχειρηματικά σχέδια ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να είναι.

Με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε στη συνέχεια να προσθέσετε νέα αρχεία για τα προηγούμενα χρόνια, δεδομένου ότι δεν θα έχετε πρόσβαση σε αυτά. Αλλά αν πρέπει να έχετε πρόσβαση σε αυτά; Θα ξέρετε πάντα πού να κοιτάξετε. Ενώ είναι τακτοποιημένο και οργανωμένο μπορεί να ακούγεται σαν μια θεμελιώδης συμβουλή, γίνεται πολύ πιο σημαντικό καθώς τα αρχεία και τα έγγραφα αρχίζουν να συσσωρεύονται.

Calloway Cook, Illuminate Labs: επιτρέπουν μόνο σε άτομα εκτός του οργανισμού να βλέπουν

Βεβαιωθείτε ότι έχετε αλλάξει τις ρυθμίσεις πρόσβασης εάν μοιράζεστε ένα έγγραφο με άτομα εκτός του οργανισμού σας. Είναι κοινό για άτομα που δεν είναι εξοικειωμένα με τα Έγγραφα Google και το κοινόχρηστο λογισμικό συνεργασίας να πραγματοποιούν απευθείας αλλαγές σε ένα έγγραφο, το οποίο γενικά δεν θέλετε.

Τείνουμε να περιορίζουμε την πρόσβαση στα έγγραφα της εταιρείας μας μόνο για προβολή ή σε ορισμένες περιπτώσεις μόνο για σχόλιο. Για κάτι σαν ένα βήμα επενδυτή, είναι λογικό να επιτρέπεται μόνο σε άτομα εκτός του οργανισμού να βλέπουν, επειδή αυτή η γέφυρα θα επαναχρησιμοποιηθεί και θα σταλεί σε άλλους πιθανούς επενδυτές.

Vincent Lee, συγγραφέας: προσκαλέστε ομάδα για πληροφορίες

Ως μέρος της διαδικασίας μου στην ανάπτυξη επωνυμίας για πελάτες, ξεκινάω με την οικοδόμηση της επωνυμίας τους. Το Έγγραφο Google είναι ο στόχος μου για την καταγραφή πληροφοριών και, όπως απαιτείται, θα καλέσω την ομάδα μου για πληροφορίες είτε δίνοντάς τους δυνατότητα επεξεργασίας είτε σχολιασμού. Θυμηθείτε να επιλέξετε τη λειτουργία «Προτείνοντας» υπό επεξεργασία, ώστε το αρχικό κείμενο να διατηρηθεί. Ο σχολιασμός είναι πιο χρήσιμος αν χρειάζεστε απλώς σχόλια και όχι τροποποιήσεις. Μια συγκεκριμένη παράγραφος μπορεί να επισημανθεί και μπορείτε να εκχωρήσετε ένα αίτημα για σχόλιο σε ένα συγκεκριμένο άτομο (μέσω της διεύθυνσης email του) Η λειτουργία σχολιασμού είναι επίσης ένας καλός τρόπος παρακολούθησης αποφάσεων που οδηγούν στην τελική έκδοση του εγγράφου.

Το Έγγραφο Google είναι επίσης χρήσιμο καθώς γράφω το επερχόμενο βιβλίο μου. Μπορώ να προσκαλέσω τον συντάκτη μου να ελέγξει το περιεχόμενο και χρησιμοποιώντας το εργαλείο σχολίων, μπορεί να συμβουλεύει μια αλλαγή κατεύθυνσης ή ιδέας. Και καθώς ετοιμάζω το τελικό χειρόγραφο, είμαι σε θέση να δημιουργήσω έναν πίνακα περιεχομένου αυτόματα απλά μορφοποιώντας τους τίτλους των κεφαλαίων ως κεφαλίδα. Η λειτουργία καταμέτρησης λέξεων είναι επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο καθώς πρέπει να διατηρήσω το μήκος κάθε κεφαλαίου ίδιο.

Dan Bailey, WikiLawn: μάθετε τη λειτουργία ιστορικού και επιλύστε σχόλια

Οι καλύτερες συμβουλές μου για τη συνεργασία των Εγγράφων Google περιλαμβάνουν την εκμάθηση της λειτουργίας Ιστορικού και την πραγματοποίηση κάποιου είδους διαδικασίας για το ποιος σχολιάζει / επεξεργάζεται πότε. Για το Ιστορικό, μπορείτε να δείτε μια εγγραφή για το τι έχει αλλάξει και να επαναφέρετε τυχόν αλλαγές. Αυτό είναι κρίσιμο εάν κάποιος αλλάξει κάτι που πρέπει να αντιστραφεί ή εάν θέλετε να δείτε τι συνέβαλε ένας μεμονωμένος υπάλληλος.

Εάν κάνετε κλικ σε όλες τις αλλαγές που είναι αποθηκευμένες στο Drive, θα ανοίξει μια προβολή που δείχνει τις πρόσφατες αλλαγές. Είναι χρωματικά κωδικοποιημένα, ώστε να μπορείτε να δείτε ποιος έκανε τι. Απλώς κάντε κλικ σε αυτό για να έχετε καλύτερη προβολή στο έγγραφο και επαναφέρετε εάν χρειαστεί.

Όσον αφορά τις τροποποιήσεις και τα σχόλια, επινοήστε μια ροή εργασίας, ώστε οι άνθρωποι να μην ξεπερνούν το ένα το άλλο. Εάν ένα άτομο συντάσσει ένα έγγραφο, ζητήστε του να πάει σε άλλο για να κάνει ένα υψηλό επίπεδο ξανά. Στη συνέχεια, στείλτε το πίσω στο πρόχειρο, αφήστε τους να κάνουν αλλαγές και στείλτε το στη γραμμή για πιο κριτική ανάλυση. Επιλύστε σχόλια που αντιμετωπίζονται και αφήστε τα για τα οποία έχετε ακόμη απορίες.

Αυτό θα πρέπει να διατηρεί τα πράγματα ομαλά.

Josephine Ison, Διασκεδαστές εκδηλώσεων: μέχρι το λεπτό προγραμματισμό με τα Έγγραφα Google

Ως πρακτορεία κρατήσεων ταλέντων / καλλιτέχνη, * τα Έγγραφα Google είναι κεντρικά στον τρόπο με τον οποίο ενημερώνουμε την ομάδα μας με τρόπο χωρίς τριβές. * Η πλειονότητα των κρατήσεων μας είναι ζωντανές εκδηλώσεις και αυτές απαιτούν χρονομετρημένο προγραμματισμό. Εδώ είναι το G-Docs βολικό. Ένα ζωντανό έγγραφο κοινοποιείται σε όλα τα εμπλεκόμενα μέλη και εάν γίνουν αναθεωρήσεις στους χρόνους και τις απαιτήσεις, αυτές οι ειδοποιήσεις προωθούνται ζωντανά μέσω ειδοποιήσεων μέσω email. Αυτό μειώνει σε μεγάλο βαθμό την πρόσθετη διοικητική προσπάθεια και καθιστά την επικοινωνία μας καθαρή και ξεκάθαρη.

Sherese Patton, SLP Media Relations: δημιουργήστε ένα έγγραφο PDF πριν το στείλετε

Ως δημόσιος σύμβουλος και σύμβουλος δημοσίων σχέσεων είμαι πάντα εν κινήσει. μερικές φορές είναι απαραίτητο για μένα να έχω μαζί μου το φορητό υπολογιστή τις περισσότερες φορές και να δημιουργήσω ένα σταθμό εργασίας εάν το επιτρέπει ο χώρος. Επομένως, η δυνατότητα πρόσβασης σε αρχεία συμβάσεων είναι εξαιρετικά χρήσιμη και σημαντική. Χρησιμοποιώ τα Έγγραφα Google αρκετά συχνά για τη δημιουργία του συμβολαίου μου και για το ερωτηματολόγιό μου για την ενσωμάτωση νέων πελατών. Επειδή μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο Google οπουδήποτε και εννοώ οπουδήποτε, το κάνει είναι πολύ πιο εύκολο και λιγότερο αγχωτικό όταν μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στα έγγραφά σας και να τα μοιράζεστε εύκολα.

Η καλύτερη συμβουλή που μπορώ να δώσω είναι να χρησιμοποιήσω αυτήν την εφαρμογή για προτάσεις συμβάσεων. Μόλις τελειώσετε με το έγγραφο, μπορείτε εύκολα να το μοιραστείτε είναι με το άτομο για το οποίο δημιουργείτε το έγγραφο. Το μόνο πράγμα που θα συνιστούσα είναι να το φτιάξετε ένα έγγραφο PDF πριν το στείλετε, καθώς δεν θέλετε ο πελάτης να κάνει αλλαγές σε αυτό που δεν γνωρίζετε. Ωστόσο, όταν μοιράζεστε έγγραφα με την ομάδα σας, θα έκανα τις διορθώσεις με διαφορετικό χρώμα. με αυτόν τον τρόπο γνωρίζετε πότε έχουν γίνει διορθώσεις. Έχω συνεργαστεί με άλλους επαγγελματίες PR και διαπιστώσαμε ότι ο καθορισμός χρωμάτων ήταν ο καλύτερος τρόπος να πάτε. Αυτό το εργαλείο είναι υπέροχο και έχει πραγματικά λειτουργήσει!

James McGrath, Γιορέεβο: χρησιμοποιήστε το εργαλείο προτάσεων για να ειδοποιήσετε τον κάτοχο του εγγράφου

Ένα χαρακτηριστικό που θεωρούμε εξαιρετικά χρήσιμο αλλά είναι εύκολο να το χάσετε είναι Προτεινόμενο. Βρίσκεται πάνω δεξιά. Συνήθως επιλέγεται η Επεξεργασία, αλλά αν κάνετε κλικ σε αυτό και επιλέξετε Προτεινόμενη, τυχόν αλλαγές που έγιναν τόσο το αρχικό κείμενο όσο και το νέο κείμενο παραμένουν στη σελίδα. Θα δημιουργηθεί ένα αντίστοιχο συννεφάκι στη δεξιά πλευρά της σελίδας, επισημαίνοντας την πρόταση.

Καθώς γίνονται αυτές οι προτάσεις, ο κάτοχος του εγγράφου θα ειδοποιηθεί και μπορεί να αποδεχτεί ή να απορρίψει τις αλλαγές. Εάν γίνουν αποδεκτές, η επεξεργασία εφαρμόζεται. Εάν απορριφθούν, το έγγραφο επιστρέφει στην αρχική του μορφή.

Κάθε πρόταση μπορεί να αξιολογηθεί ανεξάρτητα.

Αυτή η λειτουργία είναι πραγματικά χρήσιμη, επειδή είναι βασικά μια αναδιατυπωμένη έκδοση του εγγράφου σας την οποία μπορείτε εύκολα να αξιολογήσετε.

Rafa, Homeschool Ισπανική Ακαδημία: μάθετε μερικές χρήσιμες συντομεύσεις

Χρησιμοποιούμε τα Έγγραφα Google για τη διαχείριση κάθε ανάρτησης ιστολογίου για να βεβαιωθούμε ότι είναι έτοιμη για δημοσίευση. Δεδομένου ότι έχουμε εργαστεί εξ αποστάσεως για μεγάλο χρονικό διάστημα, η λειτουργία σχολίων έχει αποδειχθεί αρκετά χρήσιμη για την προώθηση συζητήσεων μεταξύ συγγραφέων και εκδοτών. Όχι μόνο η λειτουργία μας επιτρέπει να λειτουργούμε με τον δικό μας ρυθμό, αλλά αφήνει επίσης ένα γραπτό αρχείο ολόκληρης της διαδικασίας επεξεργασίας, ώστε οι λέξεις να μην παραμένουν στον αέρα.

Ένας άλλος τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητα μέσω των Εγγράφων Google είναι να μάθετε μερικές χρήσιμες συντομεύσεις. Ως συγγραφέας, συντομεύσεις όπως η καταμέτρηση λέξεων (CTRL + SHIFT + C) και η εισαγωγή κεφαλίδων (CTRL + ALT + 2) είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τη γραφή μια αποτελεσματική και ευχάριστη εμπειρία. Εάν οργανώνετε το έγγραφό σας με κεφαλίδες, αυτό σας επιτρέπει επίσης να πλοηγηθείτε γρήγορα στους τίτλους μέσω της πλευρικής γραμμής στα αριστερά του εγγράφου. Αυτό καθιστά εύκολη τη διερεύνηση μεγάλων εγγράφων!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: δημιουργήστε κοινόχρηστους συνδέσμους, σχολιάστε και χρησιμοποιήστε κεφαλίδες

Είμαι ο ιδρυτής μιας επιχείρησης ηλεκτρονικού εμπορίου και συνεργατών για την οποία συνεργάζομαι συχνά με ανεξάρτητους συγγραφείς και συντάκτες μέσω των Εγγράφων Google.

Για τις οποίες έχω μερικές σχετικές συμβουλές για παραγωγικότητα για διαδικτυακές επιχειρήσεις όπως η δική μου:

• Δημιουργήστε κοινόχρηστους συνδέσμους για έγγραφα που θα μεταβιβαστούν στον συγγραφέα σας, οι οποίοι μπορούν στη συνέχεια να ελεγχθούν από τον συντάκτη σας και την ομάδα SEO σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να προσαρμόσετε τα δικαιώματα για να επιτρέψετε σε ορισμένους χρήστες να επεξεργάζονται / να διαβάζουν μόνο ή να επιτρέπουν σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο να επεξεργάζεται, όπως απαιτείται.
• Εάν το έγγραφο χρειάζεται νέα εργασία για να προσθέσει σχόλια για συγκεκριμένα μέλη της ομάδας χρησιμοποιώντας τη λειτουργία comment @, αυτό ωθεί το μέλος της ομάδας αυτόματα μέσω email στα σχόλιά σας!
• Χρησιμοποιήστε τις κεφαλίδες για να αναλύσετε τα έγγραφα σε μορφές έτοιμες για SEO έτοιμες για επικόλληση απευθείας στον ιστότοπό σας χωρίς προσαρμογή.

Marc Bromhall, Gear Surf Gear για αρχάριους: στείλτε email απευθείας από ένα υπολογιστικό φύλλο

Χρησιμοποιούμε το Google Suite εδώ και περισσότερα από 4 χρόνια για τη διαχείριση της επιχείρησής μας. Ένα από τα ωραιότερα χαρακτηριστικά που ανακαλύψαμε για την αύξηση της παραγωγικότητας είναι η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από ένα υπολογιστικό φύλλο. Αυτό είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για διαχειριστές έργων ή επικεφαλής ομάδων που επικοινωνούν συνεχώς με πολλά μέλη μιας ομάδας. Ας υποθέσουμε ότι μόλις ολοκληρώσατε μια σύσκεψη και υπήρχαν αρκετά σημεία δράσης στη συνάντηση που πρέπει να ανατεθούν σε διαφορετικά μέλη της ομάδας. Αντί να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα αυτά τα άτομα ξεχωριστά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα φύλλα Google για να σημειώσετε ποιος πρέπει να κάνει τι.

Στην πρώτη στήλη θα βάλετε το email τους και στη δεύτερη στήλη θα είναι η σημείωση για το τι πρέπει να κάνουν. Αφού τελειώσει η σύσκεψη και το φύλλο ολοκληρωθεί, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε κάποιο κώδικα στο Google Script Editor που μπορείτε να βρείτε στην καρτέλα Εργαλεία στα Φύλλα Google. Μόλις επικολληθεί ο κώδικας, απλώς κάντε κλικ στην αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πάνω μέρος της σελίδας και σε δευτερόλεπτα όλα τα μέλη της ομάδας σας θα λάβουν τα προσωπικά τους μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θεωρούμε ότι αυτό το εργαλείο μας έχει εξοικονομήσει μεγάλο χρονικό διάστημα με την πάροδο του χρόνου και είναι μία από τις πολλές δυνατότητες που αγαπάμε για το Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Hub Trek του Νεπάλ Pvt.Ltd: εξαγωγή σε διάφορες μορφές και εκτύπωση

Χρησιμοποιώ τα έγγραφα Google από πέρυσι. Είναι το πιο εκπληκτικό πράγμα για μένα από το Google μετά το Gmail. Χρησιμοποιώ επίσης το Φύλλο Google. Νομίζω ότι για επαγγελματικούς λόγους είναι πολύ καλό να χρησιμοποιείτε τα έγγραφα Google σε σύγκριση με τα έγγραφα της Microsoft. Έχετε διάφορες επιλογές που μπορείτε να μοιραστείτε και να επεξεργαστείτε έγγραφα ταυτόχρονα και πολλά άτομα μπορούν να το επεξεργαστούν και να βγάλουν εύκολα τις τελικές εκδόσεις κάθε εγγράφου. Εξοικονομεί το χρόνο των εργαζομένων. Όλα τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε από τη λέξη Microsoft που μπορείτε να κάνετε από τα Έγγραφα Google. Αυτό το έγγραφο διατηρείται επίσης αντίγραφο ασφαλείας στο Google Drive, εάν δεν θέλετε να το βάλετε εδώ, τότε μπορείτε επίσης να κάνετε εξαγωγή σε διάφορες μορφές, όπως το αρχείο Word, το αρχείο PDF ή οποιεσδήποτε άλλες επεκτάσεις. Εάν θέλετε να λάβετε την εκτύπωση, τότε μπορείτε απευθείας να εκτυπώσετε από εδώ τι άλλο χρειάζεστε περισσότερο από αυτό; Μου αρέσουν πολύ οι επιλογές ελέγχου γραμματικής. Μπορείτε να γράψετε πολύ καλές προτάσεις με τη βοήθεια αυτών των Εγγράφων Google. Γράφω ακόμη και τα email μου μέσω των Εγγράφων Google και μετά τα στέλνω. Νομίζω ότι έχω χρησιμοποιήσει στο έπακρο τη λειτουργικότητα. Αν παραμείνει, θα το μάθω σύντομα γιατί το χρησιμοποιώ 2-3 ώρες κάθε μέρα. Βλέπω επίσης την έλλειψη ότι τα Έγγραφα Google δεν μετρούν τις λέξεις και τους χαρακτήρες.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: αναφέρετε τα μέλη της ομάδας για να τους ενημερώσετε

Χρησιμοποιώ τα Έγγραφα Google συνεργατικά εδώ και πολλά χρόνια. Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε και να μοιράζεστε αρχεία πολύ εύκολα. Τα Έγγραφα Google παρέχουν επίσης απόλυτο έλεγχο, καθώς η πρόσβαση σε κοινόχρηστα αρχεία μπορεί να περιορίζεται στην προβολή, τον σχολιασμό ή την επεξεργασία.

Ορισμένες από τις συμβουλές παραγωγικότητας των Εγγράφων Google περιλαμβάνουν:

• Αναφέρετε τα μέλη της ομάδας σε ένα σχόλιο σε ένα έγγραφο για να βεβαιωθείτε ότι ενημερώνονται για το σχόλιο.
• Προσθέστε την εταιρεία Jargon στο λεξικό
• Χρησιμοποιήστε σελιδοδείκτες για πλοήγηση μεγάλων εγγράφων

Ken Eulo, Δικηγορικό γραφείο Smith & Eulo: υποτιμήστε τα δικαιώματα επεξεργασίας όταν μοιράζεστε μια πρόσκληση

Όταν συνεργάζεστε με υπαλλήλους της εταιρείας σας στα Έγγραφα Google, πρέπει να κατανοήσετε τα δικαιώματα επεξεργασίας όταν μοιράζεστε μια πρόσκληση. Το 90% του χρόνου που αντιμετωπίζουμε προβλήματα με τη συνεργασία με τα έγγραφα Google, οφείλεται στο γεγονός ότι ο αποστολέας δεν επέλεξε να επιτρέπεται σε κανέναν με το σύνδεσμο να επεξεργάζεται. Αυτή είναι μια γρήγορη επιδιόρθωση και διαρκεί μόνο ένα δευτερόλεπτο, οπότε φροντίστε να ορίσετε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε ο παραλήπτης να μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο. Ωστόσο, εάν θέλετε να στείλετε ένα έγγραφο μόνο στο πάρτι ώστε να μπορούν να το δουν, αφήστε το δικαίωμα επεξεργασίας στο can view. Υπάρχει μια τρίτη άδεια, μπορεί να σχολιάσει, η οποία επιτρέπει στον παραλήπτη να κάνει σχόλια στο έγγραφο. Αυτή η άδεια είναι χρήσιμη όταν στέλνετε το έγγραφο σε πελάτη για ανατροφοδότηση ή σε ανώτερο για έλεγχο.

Norhanie Pangulima, Επιχειρήσεις SIA: χρησιμοποιήστε το ιστορικό αποθηκευμένων εκδόσεων και τη φωνητική πληκτρολόγηση

Τα Έγγραφα Google είναι μία από τις εφαρμογές Google που χρησιμοποιώ πάντα στις εργασίες γραφής μου. Η ιδέα της χρήσης του  Microsoft Word   στο Διαδίκτυο μέσω των Εγγράφων Google είναι πολύ χρήσιμη για μένα, ειδικά ότι μερικές φορές, οι τροποποιήσεις μου δεν αποθηκεύτηκαν και οι αλλαγές χάθηκαν όταν υπάρχει διακοπή ρεύματος ή κατά λάθος τερματίσω το πρόγραμμα. Αυτή η εφαρμογή έχει πολλές δυνατότητες που δεν γνωρίζουν οι περισσότεροι. Το ένα είναι ότι αυτή η εφαρμογή επιτρέπει 200 ​​ταυτόχρονες προβολές κάθε φορά σε ένα έγγραφο.

Είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για ομαδική συνεργασία.

Ακολουθούν δύο ακόμη χρήσιμες λειτουργίες των Εγγράφων Google και συμβουλές σχετικά με τον τρόπο χρήσης τους:

• 1. Αποθηκευμένο ιστορικό έκδοσης. Τα Έγγραφα Google αποθηκεύουν αυτόματα κάθε τροποποίηση που έχει γίνει. Κάνοντας κλικ στο μενού Αρχείο, μπορείτε να δείτε το Ιστορικό έκδοσης και να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο και τον χρήστη που το έκανε.
• 2. Φωνητική πληκτρολόγηση. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι πολύ χρήσιμο κατά τη σύνταξη σημειώσεων και αν θέλετε απλώς να εστιάσετε στη σύνταξη οτιδήποτε έρχεται στο μυαλό σας και απλώς επεξεργαστείτε αργότερα. Τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν να πληκτρολογείτε λέξεις που λέτε σαν υπαγόρευση. Για να το χρησιμοποιήσετε, κάντε κλικ στο Εργαλεία και μετά στη Φωνητική πληκτρολόγηση.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: χρησιμοποιήστε το πλήκτρο tab για αυτόματη επιλογή τύπων

Πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να χρησιμοποιήσουν το Excel στα Έγγραφα Google, καθώς μπορεί να προκαλέσει σύγχυση να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν όλες τις δυνατότητές του. Ειδικά όσον αφορά τους τύπους, οι οποίοι είναι εφιάλτης για τους περισσότερους από εμάς μη οικονομικούς τύπους. Παρόλο που δεν μου άρεσε να μαθαίνω το Excel, είναι ένα από τα απαραίτητα προσόντα που μπορούμε να εφαρμόσουμε σε πολλές πτυχές της εργασίας και της καθημερινής μας ζωής για να διατηρούμε τα πράγματα οργανωμένα.

Εδώ είναι η αγαπημένη μου συμβουλή για εξοικονόμηση χρόνου με τους τύπους Excel, με τους οποίους πολλοί άνθρωποι τείνουν να αγωνίζονται. Αυτό που θέλετε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο καρτέλας, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε αυτόματα τους τύπους. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο πληκτρολογώντας τους κάθε φορά. Καθώς αρχίζετε να το συμπληρώνετε, το πεδίο θα συμπληρώσει μια λίστα προτάσεων από το Excel. Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μετακινήσετε το πλήκτρο βέλους πάνω ή κάτω για να επιλέξετε τον τύπο σας, πατήστε enter και ολοκληρώστε.

Εάν υπάρχει πρόβλημα με οποιονδήποτε από τους τύπους, μπορείτε να το εντοπίσετε γρήγορα επιλέγοντας τον τύπο και μετά πατώντας F2. Στη συνέχεια, μπορείτε να περιηγηθείτε σε τμήματα του τύπου κρατώντας πατημένο το shift και πατώντας το αριστερό βέλος. Το F9 θα δείξει τον τελικό υπολογισμό του τύπου, μετά τον οποίο μπορείτε να πατήσετε Esc για να διατηρήσετε τον τύπο ή να εισαγάγετε για να διατηρήσετε την τιμή.

Polly Kay, English Blinds: ιχνηλάτηση πίσω στον αρχικό του συγγραφέα

Χρησιμοποιούμε τα Έγγραφα Google για συνεργασίες με ελεύθερους επαγγελματίες και τρίτους εργολάβους που δεν επιθυμούμε να παρέχουμε πρόσβαση στις δικές μας μονάδες εγγράφων ή στο intranet της εταιρείας, είτε λόγω ανησυχιών για την ασφάλεια είτε επειδή είναι απλώς ταχύτερη και πιο αποτελεσματική σε αυτό το πλαίσιο για να δουλέψτε μέσω του Google Drive.

Καθώς σχεδόν όλοι έχουν έναν Λογαριασμό Google ούτως ή άλλως και οι ρυθμίσεις κοινής χρήσης για μεμονωμένους φακέλους μπορούν να ρυθμιστούν με τόσο λεπτό τρόπο, αυτό μας επιτρέπει να μεταφέρουμε την ιδιοκτησία αρχείων, να συνεργαζόμαστε από πολλούς εργολάβους στο ίδιο μέρος, να επεξεργαζόμαστε και να αναθεωρούμε περιεχόμενο και να εντοπίζουμε την εργασία πίσω σε ο αρχικός του συγγραφέας πολύ μετά την εκδήλωση.

Έχει αποδειχθεί επίσης χρήσιμο για τους ελεύθερους επαγγελματίες και τους εργολάβους με τους οποίους συνεργαζόμαστε επίσης, καθώς μπορούν στη συνέχεια να διαχειριστούν φακέλους για πολλά διαφορετικά έργα ή πελάτες όλα στο ίδιο μέρος, να χωρίσουν και να εκχωρήσουν άδειες όπως απαιτείται χωρίς να διακινδυνεύσουν την ασφάλεια, την ακεραιότητα ή την εμπιστευτικότητα του περιεχομένου των άλλων πελατών τους.

Esther Meyer, Groom Shop: δοκιμάστε φωνητική πληκτρολόγηση, ορίστε δικαιώματα, χρησιμοποιήστε ορθογραφικό έλεγχο

Χρησιμοποιώ τα Έγγραφα Google εδώ και αρκετό καιρό. Μπορεί να είναι για επαγγελματικούς λόγους ή για προσωπικά έγγραφα, είναι πολύ βολικό, και γι 'αυτό είναι η εφαρμογή της επιλογής μου. Το να κάνω την απομακρυσμένη εργασία μου είναι πολύ πιο εύκολο χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google. Έχω μια απομακρυσμένη ομάδα με την οποία συνεργάζομαι και είναι φυσιολογικό να συνεργαζόμαστε, γι 'αυτό και τα Έγγραφα Google είναι θεό για εμάς.

Ακολουθούν οι κορυφαίες συμβουλές για αποτελεσματική χρήση των εγγράφων google:

• 1. Δοκιμάστε μια φωνητική πληκτρολόγηση. Εάν είστε το είδος του ατόμου που σκέφτεται πιο γρήγορα από ό, τι πληκτρολογείτε, αυτό μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό για εσάς. Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα Ctrl + Shift + S για να ξεκινήσετε τη λειτουργία και μετά να μιλήσετε μακριά. Παρακολουθήστε καθώς η Google κάνει την πληκτρολόγηση για εσάς. Ωστόσο, να είστε έτοιμοι να κάνετε κάποια επεξεργασία, καθώς αυτό μπορεί να μην παίρνει πάντα σωστά τις λέξεις σας, πόσο μάλλον τη μορφοποίηση.
• 2. Ορίστε σωστά τα δικαιώματα. Κατά την κοινή χρήση των εγγράφων σας, βεβαιωθείτε ότι η πρόσβαση που δίνετε στους χρήστες είναι κατάλληλη για τις ανάγκες τους. Μπορείτε να επιλέξετε για να είναι σε θέση να επεξεργαστείτε, να προβάλετε ή να σχολιάσετε.
• 3. Καταπληκτικός ορθογραφικός έλεγχος. Τα Έγγραφα Google διαθέτουν έναν έξυπνο ορθογραφικό έλεγχο και γραμματική. Το γράψιμό σας δεν μπορεί να είναι κακό με αυτό το εργαλείο, καθώς εντοπίζει τα λάθη με ακρίβεια ως επί το πλείστον. Η γραμματική είναι πολύ σημαντική όταν πρόκειται για καριέρα, καθώς οι επαγγελματίες που δεν κατάφεραν να προχωρήσουν σε μια θέση σε επίπεδο διευθυντή μέσα στα πρώτα 10 χρόνια της καριέρας τους, έκαναν 2,5 φορές περισσότερα λάθη γραμματικής από τους συναδέλφους τους σε επίπεδο διευθυντή.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: χρησιμοποιήστε συντομεύσεις και ενσωματωμένες λειτουργίες

Μου αρέσει πραγματικά να δουλεύω με τα φύλλα Google, κάτι που είναι υπέροχο επειδή η δουλειά μου είναι στενά συνδεδεμένη με τα έγγραφα της Google. Έτσι, η εκμάθηση όλων των συντομεύσεων είναι απαραίτητη για άτομα σαν κι εμένα. Οι συντομεύσεις φύλλων Google εξοικονομούν σταδιακά το χρόνο μου και μου επιτρέπουν να επικεντρωθώ σε πιο ζωτικά ζητήματα. Οι αγαπημένες μου εντολές όμως είναι το πλήκτρο Ctrl plus ερωτηματικό (για εισαγωγή της τρέχουσας ημερομηνίας), Ctrl plus pageUp / pageDown (για μετακίνηση μεταξύ των φύλλων), Ctrl συν Shift plus V (μόνο για επικόλληση απλού κειμένου) και πολλά άλλα που χρησιμοποιώ συνεχώς .

Αλλά η καλύτερη συμβουλή ενώ εργαζόμουν με φύλλα Google που μπορούσα να μοιραστώ μαζί σας - είναι η χρήση λειτουργιών. Είναι πραγματικά εκπληκτικά και βοηθούν στην παραγωγή εντυπωσιακών αποτελεσμάτων. Για παράδειγμα, συνήθως χρησιμοποιώ τη συνάρτηση = REGEXEXTRACT για να αποκτήσω τον τομέα από μια διεύθυνση URL και αυτή = VLOOKUP για να βρω τα δεδομένα (εάν υπάρχουν - true / false) σε άλλο φύλλο. Και φυσικά, ο = ΜΟΝΑΔΙΚΟΣ τύπος.

Υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να υποδείξετε τα αντίγραφα - χρησιμοποιώντας τη ΜΟΝΑΔΙΚΗ συνάρτηση. Βασικά, ο ΜΟΝΑΔΙΚΟΣ τύπος εξετάζει ένα εύρος και βγάζει όλες τις μοναδικές τιμές από αυτό. Είναι επωφελές για όσους θέλουν να επιταχύνουν τη ροή εργασίας τους με σημαντικό όγκο δεδομένων. Για παράδειγμα, όταν έχω ένα μεγάλο εύρος προοπτικών ευκαιριών που δημιουργούνται από διαφορετικές πηγές, αναιρεί τα επαναλαμβανόμενα δεδομένα που επιβραδύνουν αποτελεσματικά τα πράγματα. Επομένως, εάν δεν ήταν η ΜΟΝΑΔΙΚΗ συνάρτηση, πιθανότατα θα ξόδεψα πολύ περισσότερο χρόνο για να αναθεωρήσω ευκαιρίες (λέξεις-κλειδιά, ιστότοπους, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) από ό, τι τώρα. Και το καλύτερο μέρος αυτής της λειτουργίας είναι ότι λειτουργεί και για τους δύο, αριθμούς και κείμενα.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: μεταφράστε έγγραφα απευθείας στα Έγγραφα Google

Εφόσον συνήθως συνεργάζομαι με πολλούς ανθρώπους, χρησιμοποιώ πολύ σχόλια. Δεδομένου ότι είναι πολύ εύκολο να κάνετε αλλαγές στα Έγγραφα Google, οι χρήστες ενδέχεται να μην παρατηρούν τα πάντα εγκαίρως. Γι 'αυτό πάντα κάνω ping στους ανθρώπους σε ένα σχόλιο και φροντίζω να συμφωνήσουμε σε όλες τις αλλαγές, πριν τις κάνουμε. Μερικές φορές νιώθω ότι έχω μια πολύ ζωντανή συνομιλία σε ένα έγγραφο. Ωστόσο, αυτό με βοηθά να διατηρώ όλες τις πληροφορίες σε ένα μέρος.

Επίσης, μερικές φορές πρέπει να μεταφράσω έγγραφα σε άλλες γλώσσες. Μου αρέσει που μπορώ τώρα να το κάνω απευθείας στα Έγγραφα Google, στο μενού «Εργαλεία». Ευτυχώς, συνήθως χρειάζομαι μερικές άλλες γλώσσες, ώστε αυτή η μετάφραση να είναι αρκετά καλή. Έχω έναν συντάκτη που ελέγχει απλά τη μετάφραση, που εξοικονομεί πολύ χρόνο.

Jeff McLean, Εταιρεία McLean: Τα Έγγραφα Google έχουν μια δωρεάν εφαρμογή για συνεργασία οπουδήποτε

Συνεργαζόμαστε στα έγγραφα Google για τα πάντα, από αναρτήσεις ιστολογίου έως πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα Έγγραφα Google είναι το ευκολότερο εργαλείο για κοινή χρήση περιεχομένου με την ομάδα σας και αποτελεσματική εργασία στο έργο μαζί. Πολλοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν ότι τα Έγγραφα Google διαθέτουν δωρεάν εφαρμογή, επομένως μπορείτε να συνεργαστείτε με την ομάδα σας οπουδήποτε έχετε δεδομένα κινητής τηλεφωνίας! Η εφαρμογή είναι εξαιρετικά φιλική προς τον χρήστη και δεν έχω συναντήσει περιορισμούς λειτουργικότητας εντός της εφαρμογής που διαφέρουν από την έκδοση για υπολογιστές. Φροντίστε να μοιράζεστε το Έγγραφο Google μόνο με βασικό προσωπικό, γιατί αν έχετε πολλά μέλη που επεξεργάζονται το έγγραφο ταυτόχρονα, τα πράγματα τείνουν να γίνουν λίγο ακατάστατα. Για την καταπολέμηση αυτού, συνήθως στέλνω το Έγγραφο Google σε κάθε μέλος ξεχωριστά σε ξεχωριστές ώρες, ώστε να μπορούν να κάνουν τις αλλαγές που επιθυμούν στο έγγραφο χωρίς διακοπή.

Julie Singh, TripOutside: μόνο για προβολή για ολοκληρωμένα έγγραφα, επεξεργασία για άλλους

Χρησιμοποιούμε τα Έγγραφα Google συχνά για να μοιραζόμαστε έργα, ιδέες, πρωτοβουλίες και παραδοτέα με τις απομακρυσμένες ομάδες μας. Η κοινή χρήση εγγράφων μαζί τους σε πραγματικό χρόνο και η δυνατότητα προβολής και επεξεργασίας των εγγράφων μας είναι πολύ σημαντική για την επιχείρησή μας και τώρα έγινε πολύ πιο εύκολη με τα Έγγραφα Google. Μπορούμε να δημιουργήσουμε έγγραφα και υπολογιστικά φύλλα στα οποία μπορεί επίσης να αποκτήσει πρόσβαση η ομάδα μας, να προσθέσουμε οδηγίες και να ελέγξουμε εύκολα την ολοκληρωμένη εργασία. Χρησιμοποιούμε τη λειτουργία κοινής χρήσης συνδέσμου για πρόσβαση μόνο για προβολή για ολοκληρωμένα έγγραφα και πρόσβαση επεξεργασίας για τα έγγραφα που βρίσκονται σε διαδικασία και για ενημέρωση από άλλα μέλη της ομάδας.

Τα Έγγραφα Google είναι ένα σημαντικό εργαλείο συνεργασίας στην επιχείρησή μας!

Τζορτζ Χάμερτον, Χάμερτον Μπαρμπάντος: να είστε ξεκάθαροι όταν ένα έγγραφο είναι πλήρες ή όχι

Διαχειρίζομαι μια μικρή επιχείρηση που αποτελείται από ανθρώπους που αγαπούν να ταξιδεύουν για δουλειά και για αναψυχή, συνήθως πετάω μεταξύ του Ηνωμένου Βασιλείου και των Μπαρμπάντος, αλλά περνούσα την πλειοψηφία του έτους με τις ομάδες μας σε διαφορετικά μέρη του κόσμου μια μέρα από ό, τι πριν - αυτό θέτει μερικές μοναδικές τεχνολογικές προκλήσεις.

Όταν ξεκινήσαμε και ήμασταν δύο από εμάς, χρησιμοποιήσαμε τη σουίτα γραφείου και το Dropbox, αλλά καθώς η επιχείρηση μεγάλωνε, το παιχνίδι του «είστε εσείς σε αυτό το έγγραφο» έγινε δύσκολο για την επιχείρηση, αποφασίσαμε ότι χρειαζόμαστε εργαλεία που μας επέτρεψαν να συνεργαστείτε χωρίς να το σκεφτείτε. Χρειαζόμασταν να αλλάξουμε σε μια θετική συνεργασία και για αυτό πήγαμε με τον αδιαμφισβήτητο βασιλιά της συνεργασίας για απομακρυσμένη ομάδα και αυτό ήταν τα Έγγραφα Google.

Τώρα χρησιμοποιούμε τα Έγγραφα Google για σχεδόν όλα και ενώ ήταν υπέροχο να αφαιρούμε την τριβή, αφαιρώντας την ανάγκη να περιμένουμε τη σειρά σας για να ενημερώσετε ένα υπολογιστικό φύλλο. Αυτές τις μέρες το φορητό μας γραφείο αποτελείται από iPhone, MacBooks, Google Suite και ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web. Με ένα απλό σύνολο σωστών εργαλείων μπορούμε πλέον να εργαζόμαστε από οπουδήποτε, μαζί.

Η νούμερο ένα συμβουλή μου θα ήταν να είμαι ξεκάθαρος όταν ένα έγγραφο βρίσκεται σε εξέλιξη και όταν είναι ολοκληρωμένο - δεν θέλετε οι ημιτελείς τροποποιήσεις κάποιου άλλου να εμφανίζονται σε ένα έγγραφο όπως ακριβώς το εξάγετε για δημοσίευση.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: επιστρέψτε και ανακτήστε παλιά αρχεία που διαγράψατε

Το Google Drive έχει τον δικό του τρόπο αντιμετώπισης του ελέγχου έκδοσης, το οποίο σας επιτρέπει να επιστρέψετε και να ανακτήσετε παλιά αρχεία που διαγράψατε ή παλαιότερες εκδόσεις ενός αρχείου. Ο τρόπος με τον οποίο το Google Drive ασχολείται με τον έλεγχο της έκδοσης είναι ότι αποθηκεύει έως και 100 αναθεωρήσεις ενός εγγράφου ή 30 ημερών εκδόσεων ανά έγγραφο, η οποία υπολογίζεται στο συνολικό όριο αποθήκευσης. Ο φάκελος απορριμμάτων χρησιμοποιείται για την αποθήκευση διαγραμμένων αρχείων και εάν διαγραφεί ο φάκελος απορριμμάτων, τα αρχεία εξαφανίζονται για πάντα.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc.: χρησιμοποιήστε τα Έγγραφα Google με αργαλειό για να μοιραστείτε εγγραφές οθόνης

Η χρήση των απομακρυσμένων ομάδων μου από τα Έγγραφα Google συνέβαλε στην αύξηση της παραγωγικότητας. Από τα σχόλια που έλαβα από αυτά, οι λειτουργίες σχολίων και προτάσεων είναι αποτελεσματικοί τρόποι συνεργασίας, ειδικά μεταξύ ομάδων σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Πολλοί χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν σε πραγματικό χρόνο και ταυτόχρονα. Επιπλέον, όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αρχεία στο cloud storage.

Η αξιοποίηση των Εγγράφων Google μειώνει τον καθυστερημένο συντονισμό εργασίας μεταξύ των ομάδων σας, ειδικά των απομακρυσμένων.

Εκτός από τις λειτουργίες σχολίων και προτάσεων των Εγγράφων Google, μια από τις βέλτιστες πρακτικές μου είναι η χρήση των Εγγράφων Google με το Loom. Καταγράφω τον εαυτό μου και την οθόνη μου μιλώντας για ένα συγκεκριμένο αρχείο και μιλάω στους υπαλλήλους μου μέσω αυτού. Κάτι τέτοιο εξοικονομεί πολύ χρόνο εξήγηση χωρίς την ανάγκη για μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα συνομιλίας.

Η χρήση των Εγγράφων Google γεφυρώνει το κενό να μην είμαστε μαζί ομαδικά.

Will Bachman, Umbrex: δημιουργία σημειώσεων συνέντευξης στο Google Slides

Η ομάδα μας χρησιμοποιεί ενεργά τα Έγγραφα Google για ένα ευρύ φάσμα εργασιών που απαιτούν συνεργασία ή πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο στην πιο πρόσφατη έκδοση.

Σε έργα που περιλαμβάνουν συνέντευξη εμπειρογνωμόνων, για παράδειγμα, ένα μέλος της ομάδας δημιουργεί σημειώσεις συνέντευξης στο Google Slides. Μοιραζόμαστε αυτό το έγγραφο με τις Παρουσιάσεις Google με τον πελάτη μας, έτσι ώστε όλοι να μπορούν να βλέπουν σε πραγματικό χρόνο τις τελευταίες πληροφορίες που συλλέγουμε - κανείς δεν χρειάζεται να περιμένει για εβδομαδιαίο έλεγχο προόδου.

Βρισκόμαστε επί του παρόντος στα τελικά στάδια δημιουργίας ενός μαθήματος για το πώς να δημιουργήσετε τη δική σας συμβουλευτική πρακτική. Το μάθημα περιλαμβάνει ενενήντα σύντομα βίντεο και περισσότερα από δύο δωδεκάδες εργαλεία και πρότυπα με δυνατότητα λήψης. Χρησιμοποιούμε ένα φύλλο Google για να συντονίσουμε τις προσπάθειες σε αυτό το έργο. Έχουμε μοιραστεί την πρόσβαση με τον επεξεργαστή βίντεο, τον επεξεργαστή ιστότοπου και τον δημιουργό του μαθήματος, έτσι ώστε όλοι να μπορούν να ενημερώνουν την κατάσταση σε πραγματικό χρόνο καθώς η πρώτη σχεδίαση ενός βίντεο ολοκληρώνεται, όταν παρέχονται τα σχόλια, όταν το τελικό πρόχειρο βίντεο έχει έχει σταλεί πίσω και όταν το βίντεο έχει προστεθεί στον ιστότοπο.

Nikola Baldikov, Brosix: Αφήστε τα Έγγραφα να μετατρέψουν τις προφορικές σας λέξεις σε κείμενο

Καθώς μπαίνουμε τώρα στην εποχή της έντονης φωνητικής αναζήτησης, υπάρχουν μερικά κόλπα για τα Έγγραφα Google για τα οποία μπορεί να είστε περίεργοι να μάθετε. Γνωρίζατε ότι μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα και να αφήσετε τα Έγγραφα να μετατρέψουν τις προφορικές σας λέξεις σε κείμενο; Εφόσον ο υπολογιστής σας διαθέτει μικρόφωνο, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ανοίξετε το μενού Εργαλεία και να επιλέξετε Φωνητική πληκτρολόγηση - ή πατήστε Ctrl-Shift-S (ή Cmd-Shift-S) - και στη συνέχεια μιλήστε μακριά. Τα Έγγραφα θα χρησιμοποιήσουν το τυπικό σύστημα φωνής-προς-κείμενο της Google για να καταλάβουν τι λέτε (κυρίως, ούτως ή άλλως) και να το βάλουν στη σελίδα. Επιπλέον, η λειτουργία φωνής προς κείμενο των Εγγράφων σάς επιτρέπει επίσης να εκφωνείτε εντολές για κοινές μορφές στίξης και μορφοποίησης παραγράφων. Μπορείτε να πείτε πράγματα όπως τελεία, κόμμα και ερωτηματικό ή να δώσετε οδηγίες όπως νέα γραμμή ή νέα παράγραφος. Εάν θέλετε να κάνετε ένα διάλειμμα, πείτε σταματήστε να ακούτε και μετά πείτε ότι συνεχίζετε όταν είστε έτοιμοι να συνεχίσετε.

Edgar Suppes, Grailify: το ιστορικό έκδοσης δείχνει ποια μέρη έχουν επεξεργαστεί

Αυτή είναι η αγαπημένη μου συμβουλή για τα Έγγραφα Google:

Ονομάζεται Ιστορικό έκδοσης και αυτό το μικρό χαρακτηριστικό έσωσε τη ζωή μου μερικές φορές ήδη στο παρελθόν. Για να δείτε τη λειτουργία Ιστορικού εκδόσεων, πρέπει να κάνετε κλικ στο Αρχείο και μετά στο Ιστορικό έκδοσης. Ανοίγει ένας πίνακας στη δεξιά πλευρά του εγγράφου και εμφανίζει διαφορετικές εκδόσεις αυτού του συγκεκριμένου εγγράφου. Κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε παλαιότερη έκδοση μπορείτε ακόμη να δείτε ποια τμήματα του αρχείου εγγράφου έχουν επεξεργαστεί.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimists: οι εξισώσεις χρησιμοποιούν τη σύνδεση με άλλα εργαλεία δεδομένων

Πολλοί άνθρωποι αντιμετωπίζουν τα Έγγραφα Google ως απλό Microsoft Office Suite στο διαδίκτυο, αλλά υπάρχουν πολλά εργαλεία, τύποι και δυνατότητες που είναι διαθέσιμα μόνο επειδή είναι συνδεδεμένα στο διαδίκτυο και αυτά είναι μερικά από αυτά που μπορούν να το κάνουν ένα πολύ πιο συμφέρουσα εργαλείο για μια επιχείρηση ιδιοκτήτης για χρήση. Μερικές από τις αγαπημένες μου δυνατότητες είναι οι εξισώσεις ImportRange και ImportData, επειδή αυτές χρησιμοποιούν συγκεκριμένα τη σύνδεση με άλλα εργαλεία δεδομένων ή φύλλα εργασίας. Το ImportRange είναι ιδανικό για σύνδεση μεταξύ όχι μόνο διαφορετικών φύλλων εργασίας, αλλά και ολόκληρων χώρων εργασίας. Μπορείτε να ενσωματώσετε δεδομένα από άλλα αρχεία Microsoft Sheets, τα οποία σας επιτρέπουν να υπολογίσετε ορισμένα κομμάτια, ενώ ταυτόχρονα περιορίζετε την πρόσβαση σε άλλα. Το ImportData και το ImportXML, από την άλλη πλευρά, σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες από οποιοδήποτε αρχείο .CSV, το οποίο ανοίγει τους πίνακες δεδομένων σας για να σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε μια τεράστια ποικιλία πληροφοριών που είναι διαθέσιμες σε μια συνήθως χρησιμοποιούμενη μορφή στο διαδίκτυο. Τέλος, για όσους χρειάζονται δεδομένα που δεν έχουν μορφοποιηθεί σωστά σε αρχείο .CSV ή .XML, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ImportHTML που σας επιτρέπει να μεταφέρετε οποιονδήποτε ιστότοπο στα φύλλα εργασίας σας.

Jason Parks, Ο καπετάνιος των μέσων ενημέρωσης: κοινή χρήση εγγράφων χωρίς σύνδεση

Προτείνω να χρησιμοποιήσετε το GSuite για επιχειρήσεις.

Το γραφείο μας έχει πολλά μπρος-πίσω με πελάτες για έγκριση έργων.

Απλώς κοινοποιώντας ένα Έγγραφο Google ή ένα Φύλλο Google, οι πελάτες μας μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση σε αυτό χωρίς να χρειάζεται να συνδεθούν σε λογαριασμό Gmail.

Το κόστος για την εταιρεία μας (15 άτομα) είναι περίπου 8,50 $ ανά χρήστη ανά μήνα, αλλά σίγουρα αξίζει την επένδυση και έχει βελτιωμένη επικοινωνία.

Isaac Hammelburger, Search Pros: πολλοί υπάλληλοι μπορούν να επεξεργαστούν το ίδιο έγγραφο σε πραγματικό χρόνο

Τα Έγγραφα Google είναι ένα από τα εργαλεία που διευκολύνουν την απομακρυσμένη εργασία για κάθε ένα. Στα έγγραφα Google, οι δυνατότητες είναι ατελείωτες. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο σήμερα, καθώς οι περισσότεροι υπάλληλοι έχουν αρχίσει να εργάζονται από την ασφάλεια των σπιτιών τους. Επομένως, αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για στενή εργασία ακόμη και σε απόσταση. Τα έγγραφα Google είναι ένα εργαλείο στο οποίο πολλοί υπάλληλοι μπορούν να επεξεργαστούν το ίδιο έγγραφο σε πραγματικό χρόνο. Είναι απλώς θέμα κοινής χρήσης ενός εγγράφου στους συνεργάτες σας και να το επεξεργαστείτε. Αυτό είναι πολύ πιο εύκολο καθώς εργάζεστε στο ίδιο έγγραφο και δεν θα χρειαστεί να συντάξετε διαφορετικά έγγραφα για να δημιουργήσετε ένα ενιαίο. Εξοικονομεί επίσης χρόνο, καθώς μπορείτε να εργαστείτε στο έγγραφο ταυτόχρονα αντί να μεταφέρετε ένα έγγραφο από ένα άτομο σε άλλο. Συνιστώ σίγουρα στις ομάδες να χρησιμοποιούν αυτό το εργαλείο για να έχουν πιο αποτελεσματική ροή εργασίας.

Riley Adams, Young and the Invests: περιορίζει τους χρόνους εκτέλεσης του έργου

Ως οικονομικός αναλυτής, ζω στα Έγγραφα Google, τα Φύλλα και τις Παρουσιάσεις. Το λογισμικό επιτρέπει ισχυρή λειτουργικότητα συνεργασίας, έχοντας πολλά μέλη της ομάδας και συνεργάτες να συμμετέχουν στη δημιουργία αρχείων ταυτόχρονα.

Όταν τα δεδομένα κάθε ατόμου μπορούν να συγκεντρωθούν ταυτόχρονα, αυτό μειώνει δραματικά τους χρόνους παράδοσης του έργου και προστατεύει επίσης από την επανάληψη της έκδοσης ή τις ελλείψεις τροποποιήσεων και προτάσεων. Αποφεύγοντας όλα αυτά και συνεργαζόμενοι σε αυτά τα έγγραφα της Google, οι ομάδες μπορούν να επιτύχουν περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, με αποτέλεσμα μεγαλύτερη απόδοση της επένδυσης για την εταιρεία και επίσης μεγαλύτερη ευελιξία στην ανταπόκριση στις ανάγκες των πελατών.

Logan Burwell, Tech: Κριτικές και ειδήσεις: Τα συστήματα Google λειτουργούν τόσο άψογα μαζί

Επειδή για να γράφω το ιστολόγιό μου, πρέπει να γράφω σχεδόν καθημερινά, καταλήγω να χρησιμοποιώ τα Έγγραφα Google κάθε μέρα! Όταν γράφω ένα πρώτο προσχέδιο ενός ιστολογίου, το γράφω πάντα στα Έγγραφα Google πρώτα. Στα Έγγραφα Google, μπορείτε να γράψετε οτιδήποτε με ευκολία, και είναι εξαιρετικά εύκολο για μένα να εισαγάγω και να επεξεργαστώ τυχόν συνδέσμους που βάζω στα άρθρα μου. Τα Έγγραφα Google διαθέτουν ένα εξαιρετικά καλό σύστημα ορθογραφικού ελέγχου που με πιάνει συχνά αν γράφω κάτι λάθος ή χρησιμοποιώ λανθασμένη γραμματική. Μου αρέσει ο τρόπος με τον οποίο τα Έγγραφα Google κάνουν τα πάντα τόσο εύκολα, και είναι σίγουρα η νούμερο ένα επιλογή μου όσον αφορά τη γραφή.

Όχι μόνο χρησιμοποιώ τα Έγγραφα Google για την επιχείρησή μου, αλλά χρησιμοποιώ και άλλες εφαρμογές στην οικογένεια Google. Μία από τις άλλες εφαρμογές Google που χρησιμοποιώ εκτός από τα Έγγραφα είναι τα Φύλλα Google. Μπορώ να δημιουργήσω ένα υπολογιστικό φύλλο για έξοδα, έσοδα και στατιστικά στοιχεία για τον ιστότοπό μου. Όλα τα συστήματα Google λειτουργούν τόσο απρόσκοπτα μαζί, που είναι πραγματικά το μόνο πράγμα που χρειάζομαι.