Πώς να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel

Το Excel είναι ένα ευρέως χρησιμοποιούμενο πρόγραμμα υπολογιστή. Είναι απαραίτητο για τη διεξαγωγή υπολογισμών, ανάλυσης δεδομένων, πρόβλεψης, σχεδίασης προγραμμάτων αποπληρωμής, πίνακες και διαγράμματα, υπολογισμού απλών και σύνθετων λειτουργιών.

Εάν ασχολείστε με δεδομένα, τότε πιθανότατα χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα. Το  Microsoft Excel   είναι ένα πολύ δημοφιλές λογισμικό υπολογιστικών φύλλων και υπάρχει μια καλή πιθανότητα να το χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να κάνετε πολλά με το Excel. Επιπλέον, αποθετήρια όπως το Excel Template παρέχουν πολύ χρήσιμα πρότυπα για τη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας. Το Excel παρέχει επίσης πολλά ισχυρά εργαλεία. Ένα τέτοιο εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να αναλύσετε δεδομένα είναι ο «Συγκεντρωτικός πίνακας». Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε.

Συγκεντρωτικοί πίνακες: Μια σύντομη εισαγωγή.

Ας καταλάβουμε πρώτα τι είναι ο συγκεντρωτικός πίνακας - μια ενσωματωμένη δυνατότητα του Microsoft Excel. Ένας συγκεντρωτικός πίνακας αντιπροσωπεύει μια σύνοψη των δεδομένων σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Παρέχει χρήσιμα γραφήματα που σας βοηθούν να κατανοήσετε τις τάσεις πίσω από τα δεδομένα σας. Πιθανότατα θα χρειαστεί να δημιουργήσετε αναφορές βάσει των δεδομένων σας και ένας συγκεντρωτικός πίνακας το καθιστά εύκολο.

Why is it called a “Pivot table”? This is because you can περιστροφή ή μεταφορά this table using another attribute of your data. Let’s gain a deeper understanding of this.

Μπορεί να έχετε χιλιάδες σειρές σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με πολλά χαρακτηριστικά ή στήλες. Ένας συγκεντρωτικός πίνακας μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε μια προοπτική με βάση ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά, ενώ ένας άλλος συγκεντρωτικός πίνακας μπορεί να παρέχει μια προοπτική για ένα άλλο χαρακτηριστικό.

Για αυτό, πρέπει απλώς να «περιστρέψετε» τον πίνακα, να «περιστρέψετε» τον στο άλλο χαρακτηριστικό. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε τα δεδομένα με οποιονδήποτε τρόπο και ούτε χρειάζεται να προσθέσετε άλλη στήλη για αυτό.

Τα πλεονεκτήματα των συγκεντρωτικών πινάκων.

Γιατί μπορεί να σας βοηθήσει να μάθετε να δημιουργείτε συγκεντρωτικούς πίνακες; Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο με αρκετές χιλιάδες σειρές. Αυτό το υπολογιστικό φύλλο αντιπροσωπεύει δεδομένα πωλήσεων για διαφορετικά προϊόντα και απαριθμεί χιλιάδες συναλλαγές πωλήσεων.

Καταγράφει διάφορες πληροφορίες, όπως έσοδα και κόστος για κάθε συναλλαγή. Θέλετε να μάθετε ποιο προϊόν πωλεί περισσότερο και ποιο προϊόν προσφέρει το υψηλότερο ποσοστό κέρδους.

Χωρίς ένα εργαλείο σαν έναν συγκεντρωτικό πίνακα, θα πρέπει να συνοψίσετε τα έσοδα και το κόστος για κάθε προϊόν από χιλιάδες συναλλαγές. Στη συνέχεια, θα πρέπει να αναλύσετε ποιο προϊόν αποφέρει το μεγαλύτερο κέρδος.

Με τη βοήθεια περιστρεφόμενων πινάκων, μπορείτε να το κάνετε πολύ πιο εύκολα. Αυτή η λειτουργία θα συνοψίσει λεπτομέρειες όπως έσοδα και κόστος ανά προϊόν. Μπορείτε ακόμη και να τα εκφράσετε ως ποσοστά συνολικών εσόδων και συνολικού κόστους.

Τα πλεονεκτήματα των συγκεντρωτικών πινάκων είναι τα εξής:

• Μπορείτε εύκολα να τα δημιουργήσετε με λίγα μόνο κλικ.
• Μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε τους συγκεντρωτικούς πίνακες και να επιλέξετε μόνο τις σχετικές στήλες, οι οποίες διατηρούν την ανάλυσή σας εστιασμένη.
• Οι συγκεντρωτικοί πίνακες συνοψίζουν τα δεδομένα που υπάρχουν σε χιλιάδες σειρές και εξοικονομούν χειροκίνητη προσπάθεια.

Μπορείτε εύκολα να αναγνωρίσετε μοτίβα στα δεδομένα με τη βοήθεια συγκεντρωτικών πινάκων.

• Οι συγκεντρωτικοί πίνακες σάς βοηθούν να δημιουργείτε εύκολα αναφορές από τα δεδομένα σας.

Ένα δείγμα έργου για τη δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα.

Θα δημιουργήσουμε έναν συγκεντρωτικό πίνακα από ένα υπολογιστικό φύλλο για να λύσουμε ένα υποθετικό πρόβλημα. Ας πάρουμε μερικά λεπτά για να κατανοήσουμε το πρόβλημα.

Αυτό το σεμινάριο χρησιμοποιεί ένα πρότυπο το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε από εδώ. Το πρότυπο χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό αποθέματος και πώλησης γκαράζ.

Στο φύλλο Excel με τίτλο «Λίστα στοιχείων» έχουμε τις ακόλουθες στήλες:

• Στήλη Β: Όχι #.
• Στήλη Γ: Κωδικός είδους.
• Στήλη Δ: Όνομα στοιχείου.
• Στήλη Ε: Περιγραφή.
• Στήλη F: Κάτοχος.
• Στήλη Ζ: Ημερομηνία πρώτης πώλησης.
• Στήλη Η: Τιμή αγοράς.
• Στήλη I: Τιμή αυτοκόλλητου.
• Στήλη J: Πραγματική τιμή πώλησης.
• Στήλη Κ: Ημερομηνία πώλησης.
• Στήλη L: Πωλήθηκε σε.
• Στήλη M: Τηλέφωνο αγοραστή.

Ας υποθέσουμε ότι ο πωλητής που οργάνωσε την πώληση γκαράζ θέλει να παρακολουθεί τα αντικείμενα που πουλήθηκαν. Ο πωλητής θέλει να μάθει το συνολικό άθροισμα όλων των αντικειμένων που πωλούν και το συνολικό ποσό που κέρδισε από αντικείμενα που πωλήθηκαν.

Οδηγίες βήμα προς βήμα για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ξεκινήστε να δημιουργείτε έναν συγκεντρωτικό πίνακα

Κάντε κλικ στην επιλογή μενού INSERT και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Pivot Table.

2. Επιλέξτε το εύρος δεδομένων και τη θέση για τον νέο συγκεντρωτικό πίνακα.

Επιλέξτε το εύρος δεδομένων συμπεριλαμβανομένων των στηλών από τα δεδομένα που θέλετε στον συγκεντρωτικό πίνακα. Πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλες οι στήλες έχουν μια επικεφαλίδα στήλης.

Γίνετε ένα Excel Pro: Εγγραφείτε στην πορεία μας!

Ανυψώστε τις δεξιότητές σας από αρχάριους στον ήρωα με το μάθημα Excel 365 Basics, που έχει σχεδιαστεί για να σας κάνει ικανούς σε λίγες μόνο συνεδρίες.

Εγγραφείτε εδώ

Από προεπιλογή, το Excel συνιστά επίσης να δημιουργήσει έναν συγκεντρωτικό πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα στο ίδιο φύλλο εργασίας, τότε μπορείτε να ορίσετε αυτήν την επιλογή. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να καθορίσετε την τοποθεσία.

3. Ελέγξτε τα πεδία για τον συγκεντρωτικό πίνακα από τη λίστα.

Κοιτάξτε το δεξί τμήμα του παραθύρου όπου το Excel εμφανίζει τη λίστα των πεδίων. Δείχνει επίσης τις περιοχές όπου μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε ένα πεδίο. Οι περιοχές ονομάζονται ως εξής:

• Φίλτρα
• Στήλες.
• Σειρές.
• Αξίες.

4. Σύρετε και αποθέστε τα σχετικά πεδία για να δημιουργήσετε τον συγκεντρωτικό σας πίνακα.

Στο υποθετικό μας πρόβλημα, πρέπει να βρούμε τον συνολικό αριθμό αντικειμένων που έχει ο πωλητής και το συνολικό ποσό που έλαβε από την πώληση αυτών των αντικειμένων, καθώς και ποιος ήταν ο ιδιοκτήτης των πωληθέντων προϊόντων. Δεδομένου ότι αναλύουμε τα δεδομένα για όλα τα στοιχεία, επιλέγουμε τη στήλη Όνομα στοιχείου ως τη σειρά στον συγκεντρωτικό πίνακα. Σύρετε το πεδίο Όνομα αντικειμένου στην περιοχή ROWS.

Ποιες είναι οι τιμές που αναλύουμε σε αυτό το δείγμα έργου; Αυτές είναι οι τιμές αυτοκόλλητων, η τιμή αγοράς και η πραγματική τιμή πώλησης. Οι αντίστοιχες στήλες στο κύριο δελτίο δεδομένων είναι Τιμή αυτοκόλλητου, Τιμή αγοράς και Πραγματική τιμή πώλησης, αντίστοιχα. Αυτές είναι οι στήλες I, H και J στο κύριο δελτίο δεδομένων.

Ας υποθέσουμε τώρα ότι ο πωλητής θέλει να φιλτράρει αυτά τα δεδομένα για να υπολογίσει το ποσό που οφείλει στον κάτοχο. Μπορούν να δημιουργήσουν ένα φίλτρο για το ίδιο προσθέτοντας το πεδίο Ιδιοκτήτης στην περιοχή Φίλτρο, όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα.

• Μπορούμε να βρούμε την τιμή του αντικειμένου σε ποσοστιαία βάση;
• Μπορούμε να προσθέσουμε ένα πεδίο «κωδικός είδους» στις σειρές;

5. Βρείτε τις απαιτούμενες απαντήσεις σε ποσοστιαίους όρους στον συγκεντρωτικό πίνακα.

Αντί να δώσουμε τις τιμές σε αριθμούς, μπορούμε να καθορίσουμε το ποσοστό που αποτελούν. Τώρα πρέπει να τα αντιπροσωπεύσετε ως ποσοστά του συνολικού συνόλου. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στο πεδίο Άθροισμα της τιμής αγοράς στην περιοχή ΑΞΙΕΣ του εργαλείου δημιουργίας πινάκων μεταφοράς και απόθεσης.

Ορίστε την επιλογή Ρύθμιση πεδίου τιμής, η οποία είναι η τελευταία επιλογή στην αναπτυσσόμενη λίστα. Το Excel παρουσιάζει δύο είδη επιλογών εδώ. Μπορείτε να δείτε το πρώτο είδος επιλογών στην καρτέλα με το όνομα Σύνοψη τιμών από. Αυτό έχει επιλογές όπως «Άθροισμα», «Μέτρηση», «Μέσος όρος» κ.λπ. Δεν θα χρησιμοποιήσουμε αυτές τις επιλογές για το συγκεκριμένο πρόβλημα.

Θα χρησιμοποιήσουμε το δεύτερο είδος επιλογών, οι οποίες παρατίθενται στην καρτέλα Εμφάνιση τιμών ως. Το Excel εμφανίζει Χωρίς υπολογισμό από προεπιλογή εδώ.

Τώρα, πρέπει να αλλάξετε Χωρίς υπολογισμό σε % του Grand Total από τον αναπτυσσόμενο πίνακα. Αυτό συμβαίνει επειδή θέλετε να βρείτε το ποσό κάθε στοιχείου ως ποσοστό του συνολικού ποσού.

Ανατρέξτε στο σχήμα 10 για να δείτε τον συγκεντρωτικό πίνακα που προκύπτει. Εδώ, ο συγκεντρωτικός πίνακας δείχνει τα έσοδα για κάθε τύπο αντικειμένου σε ποσοστιαία βάση. Σε αυτό το παράδειγμα, το Basketball with Kobe Signature έχει την υψηλότερη τιμή αγοράς.

Τώρα, ομοίως, ας ελέγξουμε τις άλλες τιμές ως ποσοστό, επιλέγοντας % του Grand Total τόσο για την τιμή αυτοκόλλητου όσο και για την πραγματική τιμή πώλησης.

6. Περιορίστε την ανάλυσή σας φιλτράροντας τις σειρές.

Τι γίνεται αν θέλετε να εξαιρέσετε ένα στοιχείο από την ανάλυση; Πρέπει να φιλτράρετε τις σειρές στον συγκεντρωτικό πίνακα. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στο Row Labels.

Καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου από το στοιχείο που θέλετε να εξαιρέσετε από την ανάλυση. Αφαιρέσαμε το Guitar σε αυτό το παράδειγμα.

Μόλις εξαιρέσετε το Guitar από την ανάλυση, μπορείτε να δείτε ότι το ποσοστό για άλλες τιμές έχει αλλάξει, καθώς τώρα το συνολικό ποσό είναι διαφορετικό

7. Προσθήκη πεδίου «Item Code» σε μεμονωμένες σειρές.

Τώρα, για να ελέγξετε το ποσοστό της συνολικής τιμής ανά μεμονωμένο κωδικό στοιχείου, ας σύρουμε και αποθέσουμε το πεδίο «Κωδικός αντικειμένου» στην περιοχή «Σειρές» του εργαλείου δημιουργίας συγκεντρωτικών πινάκων μεταφοράς και απόθεσης. Κοιτάξτε τον συγκεντρωτικό πίνακα που προκύπτει. Ο πίνακας δείχνει την ατομική συνεισφορά διαφορετικών κωδικών στοιχείων στη συνολική τιμή που έχει το αντικείμενο στο συνολικό σύνολο.

Συμπέρασμα:

Το  Microsoft Excel   είναι ένα ισχυρό εργαλείο. Επιπλέον, αποθετήρια όπως το Excel Template παρέχουν πολύ χρήσιμα πρότυπα που σας βοηθούν να επιτύχετε πολλά γρήγορα. Επιπλέον, το Excel διαθέτει ισχυρά ενσωματωμένα εργαλεία, όπως συγκεντρωτικούς πίνακες για ανάλυση δεδομένων. Σε αυτόν τον οδηγό, δημιουργήσαμε έναν συγκεντρωτικό πίνακα από δεδομένα του Excel χρησιμοποιώντας μια απλή, βήμα προς βήμα προσέγγιση. Χρησιμοποιήστε αυτό το ισχυρό εργαλείο Excel για να κατανοήσετε τα δεδομένα σας!

Σνεζίνα Πίσκοβα

Η Snezhina είναι ένας επίδοξος μάρκετινγκ με πάθος για Excel Είναι πτυχιούχος διαχείρισης μέσων και ψυχαγωγίας, με υπόβαθρο στην παραγωγή ταινιών και τη διαχείριση εκδηλώσεων. Στον ελεύθερο χρόνο της απολαμβάνει να μαθαίνει νέες γλώσσες, να ταξιδεύει και να διαβάζει.