Πώς να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας στο SalesForce;

Πώς να δημιουργήσετε έναν κανόνα ροής εργασιών στο SalesForce

Η δημιουργία ενός κανόνα ροής εργασιών στο SalesForce γίνεται στο SalesForce ρύθμιση, σύμφωνα με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας> worlkflow ενέργειες.

Τι είναι μια ροή εργασίας στο SalesForce; Οι ροές εργασίας που χρησιμοποιείται σε δράσεις automatize. Δείτε παρακάτω αναλυτικά ποια είναι αυτά που χρησιμοποιούνται για την, πώς να τα δημιουργήσουν, και πώς να τα ενεργοποιήσετε το SalesForce Lightning.

1 - Κατανόηση των ροών εργασίας σε SalesForce

Το πιο σημαντικό πρώτο είναι να κατανοήσουμε τις SalesForce ροές εργασίας. Τι είναι αυτά που χρησιμοποιούνται για; Μια ροή εργασίας είναι ένα σύνολο δράσεων που ενεργοποιείται αυτόματα μετά συμβούν κάποια γεγονότα στις SalesForce δεδομένων.

Μπορεί να αυτοματοποιήσει διαφορετικά είδη εταιρικών διαδικασιών όπως εργασίες, να αναθέσει νέες εργασίες στους χρήστες, να ειδοποιήσει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν ή περισσότερους παραλήπτες που έχουν οριστεί εκ των προτέρων, πεδία ενημέρωσης, ρυθμίσεις ειδικών αρχείων ή εξερχόμενα μηνύματα, Μορφοποιημένα μηνύματα XML σε ακροατές.

Για παράδειγμα, οι ροές εργασίας του SalesForce μπορούν να εκχωρήσουν εργασίες παρακολούθησης για να υποστηρίξουν εκπροσώπους μετά από ένα δεδομένο χρονικό διάστημα, μπορούν να στείλουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδα διαχείρισης όταν υπογράψουν μεγάλες προσφορές από έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων, αλλάζοντας ένα πεδίο ονόματος ιδιοκτήτη λίγες ημέρες μετά τη λήξη της σύμβασης ή την αποστολή τεχνικών μηνυμάτων σε εξωτερικά συστήματα όποτε ενεργοποιείται η εγκεκριμένη αναφορά που δημιουργείται στο SalesForce.

Οι κανόνες ροών εργασίας μπορούν να συνίστανται σε ορισμένα κριτήρια που θα ξεκινήσουν τη ροή εργασίας, τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν όταν έχει δημιουργηθεί μια εγγραφή με δεδομένη τιμή ή οι δράσεις που εξαρτώνται από το χρόνο, όπως η αποστολή μηνυμάτων στο τέλος του μήνα, πριν από το τέλος του μηνός κλεισίματος.

2 - Δημιουργία νέου κανόνα ροής εργασίας

Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός νέου κανόνα ροής εργασίας, μεταβείτε στις ρυθμίσεις ρυθμίσεων κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στο interface  SalesForce Lightning   και αναζητήστε το μενού ροής εργασίας στην καρτέλα αναζήτησης στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.

Οι κανόνες ροής εργασίας είναι προσβάσιμοι κάτω από την αυτοματοποίηση διαδικασιών> ενέργειες ροής εργασίας> κανόνες ροής εργασίας.

Οι υπάρχουσες ροές εργασίας θα εμφανιστούν στην επόμενη οθόνη.

Σε περίπτωση που δεν έχετε υπάρχουσα ροή εργασίας, η λίστα θα είναι empy και η μόνη διαθέσιμη επιλογή είναι να δημιουργήσετε μια νέα ροή εργασίας χρησιμοποιώντας το κατάλληλο κουμπί πάνω από τη λίστα ροής εργασιών.

Το πρώτο βήμα στη δημιουργία ενός νέου κανόνα ροής εργασίας είναι να επιλέξετε το αντικείμενο που θα επηρεαστεί από αυτό. Μπορεί να είναι οποιοδήποτε είδος αντικειμένου δεδομένων SalesForce: λογαριασμός, εργασία αντιπροσώπου, βοηθός προόδου, καμπάνια, μέλος της καμπάνιας, περίπτωση, σχόλιο κειμένου, δραστηριότητα φλυαρίας, επαφή, αίτημα επαφής, διπλό αντικείμενο εγγραφής, διπλό set record, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στοιχείο, ομάδα, μέλος ομάδας, εικόνα, γνώση και πολλά άλλα.

Στο παράδειγμά μας, θα δημιουργήσουμε μια ροή εργασίας που σχετίζεται με την επαφή.

Στη συνέχεια, το επόμενο βήμα είναι να δώσετε στον κανόνα ένα όνομα και, ενδεχομένως, μια περιγραφή, για να το βρείτε αργότερα και να βοηθήσετε τους συναδέλφους σας να το αναγνωρίσουν κατά μήκος των ροών εργασίας που είναι προσβάσιμες στο σύστημα.

Επίσης, πρέπει να επιλεγούν κριτήρια αξιολόγησης. Πότε θα ενεργοποιηθεί ο κανόνας; Όταν δημιουργείται η εγγραφή, επεξεργάζεται;

Τέλος, πρέπει να εισαχθούν τα κριτήρια κανόνων.

Πότε θα ενεργοποιηθεί ο κανόνας; Στο παράδειγμά μας, θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν κανόνα που θα ενεργοποιείται κάθε φορά που ένας νέος πελάτης εισάγεται στη Γαλλία, ο οποίος θα αναγνωρίζεται από έναν αριθμό τηλεφώνου που ξεκινά με τον κωδικό της γαλλικής χώρας, +33.

Με αυτόν τον τρόπο, κάθε φορά που υπάρχει αλλαγή στην επαφή που είναι προσβάσιμη με το γαλλικό δίκτυο κινητής τηλεφωνίας, ο αντιπρόσωπός μας πωλήσεων που είναι υπεύθυνος για τη γαλλική αγορά θα το ελέγξει και θα επικοινωνήσει με τον πελάτη εάν είναι απαραίτητο.

3 - Ενεργοποίηση της διαδικασίας ροής εργασιών για την ενεργοποίηση του κανόνα

Το επόμενο βήμα είναι να ορίσετε ποια ενέργεια θα εκτελέσει η ροή εργασίας μόλις επαληθευτεί ο κανόνας.

Αυτό είναι δυνατό επιλέγοντας την προσθήκη ενεργειών ροής εργασίας κάτω από το τμήμα άμεσων ενεργειών ροής εργασιών, για να εκτελέσετε μια ενέργεια μόλις επαληθευτεί ο κανόνας. Εάν η ενέργεια πρέπει να λάβει χώρα σε συγκεκριμένα χρονικά σημεία, θα πρέπει να δημιουργηθεί ως ενέργεια που εξαρτάται από το χρόνο.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί προσθήκης ενεργειών ροής εργασιών, διατίθενται διάφοροι τύποι ενεργειών ροής εργασιών: ρυθμίστε μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενημερώστε ένα πεδίο, στείλτε ένα τεχνικό μήνυμα ή χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα ενέργεια από μια άλλη ροή εργασιών.

Στην περίπτωσή μας, θέλουμε να στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αντιπρόσωπο πωλήσεων κάθε φορά που αλλάζει η επαφή με ένα γαλλικό αριθμό τηλεφώνου.

4 - Ρύθμιση ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στη συνέχεια, μπορείτε να ρυθμίσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αποσταλεί στον αντιπρόσωπο πωλήσεων, εισάγοντας την περιγραφή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα μοναδικό όνομα για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέγοντας το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρησιμοποιηθεί.

Ο παραλήπτης μπορεί να είναι διαφορετικού τύπου, αλλά στην περίπτωσή μας θα είναι ένας εσωτερικός χρήστης, καθώς θα στείλουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αντιπρόσωπο πωλήσεων που είναι υπεύθυνος για μια συγκεκριμένη ζώνη.

Είναι δυνατό να επιλέξετε απευθείας από τη λίστα υπαρχόντων εσωτερικών παραληπτών.

Είναι επίσης δυνατό να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο μια λίστα με πρόσθετες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προκειμένου να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εξωτερικούς παραλήπτες σε αντίγραφο, για παράδειγμα στέλνοντας επίσης το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο προσωπικό γραμματοκιβώτιο του αντιπροσώπου πωλήσεων ή να αντιγράψετε τον διευθυντή του.

Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει επίσης να επιλεγεί, είναι αυτή που θα εμφανιστεί ως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα για τους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην αποθήκευση για να προχωρήσετε στη δημιουργία του κανόνα ροής εργασίας.

5 - Επικύρωση ενεργειών ροής εργασίας

Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί στη λίστα των ενεργειών για αυτόν τον κανόνα της ροής εργασίας η νέα ροή εργασίας που δημιουργήθηκε πρόσφατα, μια άμεση δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις δημιουργηθεί ένας αριθμός τηλεφώνου επαφής με γαλλικό πρόθεμα.

Σε περίπτωση που δεν απαιτούνται άλλες ενέργειες, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Done στην επάνω δεξιά γωνία για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία της ροής εργασιών.

Η ροή εργασιών θα εμφανιστεί για έλεγχο, με όλες τις λεπτομέρειες. Βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σωστά, καθώς είναι άμεσα ενεργοποιημένα και θα αρχίσουν να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να εκτελούν άλλες ενέργειες χωρίς περαιτέρω επιβεβαίωση, μόλις πατήσετε το κουμπί ενεργοποίησης.

Θα είναι πάντα δυνατό να απενεργοποιήσετε μια υπάρχουσα και τρέχουσα ροή εργασίας από την οθόνη, καθώς και να την επεξεργαστείτε ή να την κλωνοποιήσετε για να δημιουργήσετε εύκολα μια παρόμοια ροή εργασίας.

Δημιουργία επιτυχούς ροής εργασίας

Έχετε διαχειριστή να δημιουργήσει με επιτυχία έναν κανόνα ροής εργασίας στο SalesForce σας;

Ενημερώστε μας στο σχόλιο και μην διστάσετε να μας ρωτήσετε για οποιαδήποτε ερώτηση που μπορεί να έχετε.

Συχνές Ερωτήσεις

Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για το σχεδιασμό αποτελεσματικών ροών εργασίας στο Salesforce;

Οι βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν τον καθορισμό σαφών στόχων, τις διαδικασίες απλοποίησης και την τακτική εξέταση των ροών εργασίας για αποτελεσματικότητα και συνάφεια.