Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά στο SalesForce;

Δημιουργία αναφοράς στο SalesForce

Η δημιουργία μιας αναφοράς στο SalesForce είναι μια βασική και πολύ σημαντική λειτουργία, καθώς είναι και η βάση για την εξαγωγή δεδομένων από SalesForce σε Excel ή CSV για παράδειγμα.

Η δημιουργία μιας αναφοράς μπορεί να γίνει με πρόσβαση στο μενού αναφοράς στη γραμμή πλοήγησης και πρέπει να προστεθεί στη γραμμή αν δεν υπάρχει ακόμα.

Μόλις δημιουργηθεί μια αναφορά, είναι δυνατή η εξαγωγή της αναφοράς SalesForce στο Excel χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εξαγωγής αναφοράς.

1 - Δημιουργία νέας αναφοράς SalesForce

Ξεκινήστε ανοίγοντας το μενού επιλογών αναφορών στη γραμμή πλοήγησης για πρόσβαση στην οθόνη αναφοράς. Σε περίπτωση που το μενού αναφορών δεν είναι διαθέσιμο στη γραμμή πλοήγησης, δοκιμάστε να κάνετε κλικ σε περισσότερες επιλογές για την εμφάνιση κρυφών στοιχείων μενού ή να προσθέσετε το μενού αναφορών στη γραμμή πλοήγησης, αν δεν υπάρχει.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο νέο κουμπί αναφοράς που βρίσκεται στο επάνω μενού της λίστας αναφορών - η λίστα μπορεί να είναι empy, ανάλογα με τα κριτήρια επιλογής των αναφορών σας.

Υπάρχει επίσης από εκεί ένα κουμπί για να δημιουργήσετε ένα κουμπί στο SalesForce classic, σε περίπτωση που πρέπει να το κάνετε αυτό.

Επιλέξτε τον τύπο αναφοράς σε όλους τους τύπους αναφορών που είναι διαθέσιμοι: λογαριασμοί και επαφές, ευκαιρίες, αναφορές υποστήριξης πελατών, ευκαιρίες με προϊόντα, ευκαιρίες με ρόλους επαφής και πολλά άλλα.

Μετά την επιλογή του τύπου αναφοράς που θέλετε να δημιουργήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί συνεχίστε με τη σειρά για να προχωρήσετε με τη δημιουργία της αναφοράς Lightning SalesForce.

2 - Προσαρμογή της αναφοράς SalesForce

Τώρα είναι απαραίτητο να προσαρμόσετε την αναφορά, καθώς μόνο μία τυπική αναφορά έχει δημιουργηθεί από το  SalesForce Lightning   από προεπιλογή.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το προσαρμόσετε: να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε στήλες, να φιλτράρετε τα δεδομένα, να παραγγείλετε τα δεδομένα με μια συγκεκριμένη στήλη και πολλά άλλα.

Οι επιλογές προσαρμογής της αναφοράς είναι διαθέσιμες στην αριστερή πλευρά.

Για παράδειγμα, μεταφέροντας και αποθέτοντας ένα όνομα στήλης από τα πεδία περιγράμματος στην αριστερή πλευρά της οθόνης στην αναφορά στο κύριο μέρος της οθόνης, αυτή η στήλη θα προστεθεί στην αναφορά.

Κάντε κλικ στο σταυρό δίπλα στο όνομα της στήλης για να το καταργήσετε.

Κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα στο όνομα κεφαλίδας στήλης, θα είναι διαθέσιμες περισσότερες επιλογές.

Επιλέγοντας την επιλογή sord ascending, θα ταξινομηθεί ολόκληρη η αναφορά στην τρέχουσα στήλη ανά αύξουσα τιμή, από κάτω προς υψηλότερη.

Η επιλογή φθίνουσας ταξινόμησης θα κάνει το αντίστροφο, όλες οι γραμμές αναφοράς θα ταξινομηθούν βάσει αυτής της στήλης από την υψηλότερη τιμή στην χαμηλότερη.

Η ομαδοποίηση σειρών από αυτήν την επιλογή πεδίου θα ομαδοποιήσει όλες τις γραμμές στην αναφορά που έχουν μια παρόμοια τιμή στη στήλη αυτή - το ισοδύναμο στο Excel ενός στοιχείου συγχώνευσης.

Υπάρχουν επίσης επιλογές για να μετακινήσετε τη στήλη προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά, για να προσαρμόσετε την αναφορά Lightning SalesForce όσο καλύτερα είναι για εσάς.

Τέλος, υπάρχει η επιλογή να καταργηθεί η στήλη, οπότε δεν θα χαθεί: απλώς θα αφαιρεθεί από την αναφορά SalesForce, αλλά μπορεί να προστεθεί ανά πάσα στιγμή με μεταφορά και απόθεση του ονόματος στήλης από το αριστερό μενού.

Τέλος, είναι δυνατό να αλλάξετε το όνομα της αναφοράς κάνοντας κλικ στο μολύβι δίπλα στο όνομα αναφοράς, ακριβώς κάτω από τη γραμμή πλοήγησης στην αριστερή πλευρά.

Πληκτρολογήστε το όνομα της αναφοράς που ταιριάζει καλύτερα στην περιγραφή της έκθεσης ώστε να μπορείτε να την ανακτήσετε πιο εύκολα αργότερα και να το καταστήσετε σαφέστερο στους συναδέλφους σας.

3 - Αποθήκευση αναφοράς SalesForce

Αφού δημιουργηθεί και προσαρμοστεί η αναφορά Lightning SalesForce, μην ξεχάσετε να την αποθηκεύσετε χρησιμοποιώντας την επάνω επιλογή του μενού Αποθήκευση, κάτω από τη γραμμή πλοήγησης και στη δεξιά πλευρά της οθόνης.

Υπάρχει επίσης μια άλλη επιλογή για την εκτέλεση της αναφοράς χωρίς να την αποθηκεύσετε, σε περίπτωση που δεν θέλετε να την έχετε πρόσβαση αργότερα, αλλά απλά θέλετε να την δοκιμάσετε ή να αποκτήσετε γρήγορα πρόσβαση στα δεδομένα.

Ωστόσο, η πιο συνηθισμένη επιλογή είναι η αποθήκευση και η εκτέλεση, η οποία θα αποθηκεύσει την αναφορά στη λίστα προσβάσιμων αναφορών και θα εμφανίσει τα αποτελέσματα αναφορών στην οθόνη.

Η φόρμα αποθήκευσης θα σας ζητήσει ξανά να επιβεβαιώσετε το όνομα της έκθεσης, καθώς πρόκειται για μια τελευταία ευκαιρία να την τροποποιήσετε.

Επιπλέον, θα ζητηθεί ένα μοναδικό όνομα αναφοράς. Αυτό το μοναδικό όνομα αναφοράς δεν πρέπει να υπάρχει ήδη στο σύστημα, ακόμα και αν δημιουργείται από άλλο χρήστη και δεν έχετε πρόσβαση σε αυτό. Αυτός θα είναι ο μοναδικός κώδικας χειρισμού αναφορών και θα πρέπει να είναι μοναδικός.

Πριν από την αποθήκευση, εισαγάγετε μια μακρύτερη περιγραφή, αν είναι απαραίτητο, ειδικά σε περίπτωση που η αναφορά εξυπηρετεί μια πολύ συγκεκριμένη επιχειρηματική περίπτωση, όπως για παράδειγμα την αναφορά πελατών για το τέλος του μήνα, έτσι ώστε οι συνεργάτες σας να μπορούν να αναγνωρίσουν ταχύτερα τη χρήση τους.

4 - Έκθεση SalesForce εξαγωγής

Μόλις αποθηκευτεί η αναφορά, αφού κάνετε κλικ στο κουμπί αποθήκευσης και εκτέλεσης, τα δεδομένα της αναφοράς θα εμφανιστούν στην οθόνη μαζί με ένα μήνυμα που δηλώνει ότι η αναφορά έχει αποθηκευτεί.

Αυτό το αναδυόμενο παράθυρο θα εξαφανιστεί μετά από μερικά δευτερόλεπτα από μόνο του.

Ένα μενού επεξεργασίας εμφανίζεται πλέον στην κορυφή της αναφοράς  SalesForce Lightning   στη δεξιά πλευρά της οθόνης και προσφέρει επιπλέον επιλογές.

Κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα στο μενού επεξεργασίας, θα υπάρχουν επιπλέον επιλογές.

Η επιλογή επεξεργασίας στην επιλογή  SalesForce Classic   θα ανοίξει την αναφορά για έκδοση σε περιβάλλον διασύνδεσης SalesForce CLassic.

Η επιλογή Αποθήκευση ως θα αποθηκεύσει την αναφορά με ένα άλλο όνομα, δημιουργώντας έτσι ένα αντίγραφο.

Η επιλογή αποθήκευσης θα αποθηκεύσει τις αλλαγές αναφοράς που έχουν γίνει στη λειτουργία έκδοσης.

Η επιλογή συνδρομής θα σας επιτρέψει να λαμβάνετε ειδοποιήσεις κάθε φορά που αλλάζει η αναφορά.

Η επιλογή διαγραφής θα επιτρέψει τη διαγραφή της αναφοράς από τη βάση δεδομένων, ωστόσο, προτού το κάνετε, βεβαιωθείτε ότι κανένας άλλος δεν χρειάζεται αυτή την αναφορά.

Η επιλογή add to dashboard θα προσθέσει απλά αυτή την αναφορά στον προσωπικό σας πίνακα ελέγχου χρήστη.

Και, τέλος, η πιο σημαντική επιλογή είναι η διαθέσιμη επιλογή δεδομένων SalesForce Lightning, η οποία θα επιτρέψει την εξαγωγή δεδομένων από το SalesForce στο Excel ή άλλα μέσα από την αναφορά.

Δείτε τον λεπτομερή οδηγό μας για τον τρόπο εξαγωγής δεδομένων από το SalesForce στο Excel για περισσότερες λεπτομέρειες.

Δημιουργία αναφοράς σε SalesForce

Η δημιουργία μιας αναφοράς στο SalesForce είναι μια αρκετά εύκολη λειτουργία, δεδομένου ότι έχετε πρόσβαση στο μενού αναφορών πλοήγησης.

Ενημερώστε μας στα σχόλια αν καταφέρατε να δημιουργήσετε μια αναφορά και μην διστάσετε να ρωτήσετε σε περίπτωση που αντιμετωπίσετε οποιοδήποτε πρόβλημα κατά τη δημιουργία της Έκθεσης Lightning SalesForce ή της εξαγωγής δεδομένων!

Συχνές Ερωτήσεις

Ποιες στρατηγικές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να καταστούν οι αναφορές Salesforce πιο διορατικές για τη λήψη αποφάσεων;

Οι στρατηγικές περιλαμβάνουν τη χρήση προηγμένου φιλτραρίσματος, την ενσωμάτωση υπολογισμένων πεδίων και την προσαρμογή της διάταξης για σαφήνεια και συνάφεια.