Πώς να εξάγετε επαφές από SalesForce Lightning;

Πώς να εξάγετε επαφές από SalesForce

Η εξαγωγή επαφών από το SalesForce είναι μια αρκετά εύκολη λειτουργία, δημιουργώντας μια αναφορά που περιέχει τις επαφές για εξαγωγή και εξαγάγετε αυτήν την αναφορά στο Excel ή σε άλλη διαθέσιμη μορφή εξαγωγής από το SalesForce. Η διαδικασία είναι αρκετά παρόμοια με την εξαγωγή δεδομένων από SalesForce στο Excel, όπως συμβαίνει στην περίπτωση της εξαγωγής αναφοράς για παράδειγμα.

Δείτε παρακάτω ένα πλήρες παράδειγμα της εξαγωγής μιας πλήρους λίστας επαφών.

Δημιουργία αναφοράς με επαφές

Ξεκινήστε δημιουργώντας μια αναφορά που θα περιέχει τις επαφές για εξαγωγή σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ανοίγοντας την καρτέλα αναφορών στον πίνακα πλοήγησης.

Στη συνέχεια, στον πίνακα ελέγχου αναφορών, ξεκινήστε να δημιουργείτε αναφορές στο SalesForce κάνοντας κλικ στο κουμπί νέας αναφοράς.

Σε περίπτωση που υπάρχει ήδη μια αναφορά που περιέχει επαφές, μπορείτε να παραλείψετε το επόμενο βήμα, να ανοίξετε την αναφορά και να μεταβείτε απευθείας στο τμήμα εξαγωγής αναφοράς αυτού του οδηγού.

Δημιουργία αναφορών επαφών

Ξεκινήστε επιλέγοντας το μενού λογαριασμών και επαφών, στην αριστερή πλευρά, σε περίπτωση που δεν έχει επιλεγεί από προεπιλογή.

Στη συνέχεια, από εκεί, επιλέξτε τον τύπο αναφοράς λογαριασμών και επαφών, για να δημιουργήσετε μια αναφορά που θα περιέχει όλες τις επαφές για εξαγωγή.

Μόλις επιλεγεί ο τύπος αναφοράς επαφών και λογαριασμών, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχιση της δημιουργίας της αναφοράς.

Φιλτράρισμα εμφάνισης λογαριασμών λογαριασμών

Μόλις δημιουργηθεί η αναφορά, θα περιέχει κατά πάσα πιθανότητα κυριολεκτικά όλες τις επαφές και τους λογαριασμούς. Ίσως θελήσετε να ξεκινήσετε φιλτράροντας λίγο την αναφορά, για να εξάγετε μόνο αυτό που σας ενδιαφέρει.

Κάντε κλικ στα φίλτρα στην επάνω αριστερή γωνία για να δείτε περισσότερα φίλτρα για την αναφορά.

Στα λεπτομερή στοιχεία των φίλτρων, βεβαιωθείτε ότι θα εξαχθούν οι σωστές πληροφορίες.

Για παράδειγμα, μπορεί να μην είναι χρήσιμο να εξάγετε πολύ παλιές επαφές για τις οποίες δεν είχε γίνει κάποια πράξη σε μεγάλο χρονικό διάστημα.

Μην διστάσετε να παίξετε με τα κριτήρια φίλτρου μέχρι ο εμφανιζόμενος πίνακας να περιέχει τα σωστά δεδομένα επαφών για εξαγωγή.

Αφού επιλέξετε τα σωστά κριτήρια φιλτραρίσματος επαφών, κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή για να ενημερώσετε ταυτόχρονα τον πίνακα με τα δεδομένα για προεπισκόπηση.

Αποθήκευση αναφοράς για εξαγωγή

Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τα δεδομένα επαφών που είναι διαθέσιμα για εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή αποθήκευση και εκτέλεση.

Προτού μπορέσετε να εξάγετε την αναφορά και να την εκτελέσετε πρώτα, η αναφορά πρέπει να αποθηκευτεί.

Προσθέστε σε αυτό ένα ευανάγνωστο όνομα, όπως νέες αναφορές εξαγωγής επαφών και λογαριασμών, καθώς και ένα μοναδικό όνομα που δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί από άλλο χρήστη στο ίδιο σύστημα.

Τελικά, δώστε την περιγραφή, όπως για την εξαγωγή λογαριασμών.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην αποθήκευση για να δημιουργήσετε την πλήρη αναφορά.

Εξαγωγή επαφών στο Excel από την αναφορά

Αφού δημιουργηθεί η αναφορά, είναι δυνατή η εξαγωγή της, επιλέγοντας το βέλος δίπλα στο μενού επεξεργασίας στην επάνω δεξιά γωνία και μεταβείτε στην επιλογή εξαγωγής.

Η επόμενη οθόνη είναι η τυπική φόρμα εξαγωγής δεδομένων Lightning SalesForce, η οποία επιτρέπει είτε την επιλογή μεταξύ μιας μορφοποιημένης αναφοράς, η οποία περιέχει επιπλέον πληροφορίες, όπως κεφαλίδες αναφοράς, ομαδοποίηση και λεπτομέρειες φίλτρου, και μόνο οι αναφορές που περιέχουν μόνο την κεφαλίδα και δεδομένα, πιο κατάλληλα για υπολογισμό υπολογιστικών φύλλων.

Είναι επίσης δυνατό να επιλέξετε τη μορφή της εξαγωγής, η οποία κατά πάσα πιθανότητα θα είναι το Excel υπολογιστικό φύλλο στις περισσότερες περιπτώσεις.

Και voilà, οι επαφές έχουν εξαχθεί από  SalesForce Lightning   σε υπολογιστικό φύλλο Excel και μπορούν τώρα να μοιραστούν εύκολα με άλλους ανθρώπους ή να εισαχθούν σε άλλες εφαρμογές και διεπαφές.

Συχνές Ερωτήσεις

Ποιες είναι οι εκτιμήσεις ακεραιότητας δεδομένων κατά την εξαγωγή επαφών από το Salesforce Lightning;

Οι εκτιμήσεις περιλαμβάνουν τη διασφάλιση όλων των σχετικών πεδίων, τη διατήρηση της μορφής δεδομένων και την επαλήθευση της ακρίβειας των εξαγόμενων δεδομένων έναντι της αρχικής πηγής.