34 consejos de Google Docs para aumentar la productividad de tu oficina

Una de las herramientas más utilizadas para trabajar en casa y compartir documentos con otras personas, Google Docs no es una parte esencial de muchos tipos diferentes de trabajo realizado en una computadora, y casi ha reemplazado los programas estándar de oficina instalados en la computadora.

Comenzando con una  Cuenta de Gmail   o incluso sin ella, las diferentes aplicaciones de Google le permiten crear en línea, sin ningún software instalado, documentos de texto avanzados con Google Docs, hojas de cálculo con Google Sheets, presentaciones con Google Slides, formularios con Google Forms, ¡y más!

Con la ayuda de algunos consejos expertos sobre el uso de aplicaciones de Google, y especialmente Google Docs, podrá usarlo de manera más simple que un bloc de notas de Google en línea, y puede llegar a administrar todo un negocio y sus colaboradores en línea. Google suite.

Desde el historial de versiones hasta las funciones avanzadas, le preguntamos a la comunidad cuáles son sus consejos para aprovechar al máximo Google Docs. Aquí están sus respuestas.

¿Estás utilizando Google Docs para manejar documentos comerciales? ¿Tiene algún buen consejo para usarlos para la productividad de la oficina? ¿Has utilizado las funcionalidades de colaboración con éxito?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: no es necesario guardar un borrador y reenviarlo a todos

Utilizo Google Docs para manejar documentos comerciales a diario. Para colaborar con los miembros de mi equipo, seleccionamos configuraciones que permiten editar a los miembros de nuestro equipo. En la esquina superior derecha hay un botón azul compartir. Haga clic en eso, luego vaya a configuración avanzada y seleccione quién puede abrir el documento. Luego seleccione del menú desplegable puede editar.

Una vez que el equipo tiene acceso, utilizan la opción de comentarios para hacer preguntas o agregar información. Los miembros del equipo también pueden hacer ediciones o hacer sugerencias para ediciones.

Es conveniente y productivo utilizar Google Docs para la colaboración porque todos los miembros del equipo pueden tener acceso en tiempo real. No es necesario guardar un borrador y reenviarlo a todos. Pueden seguir revisando el documento original a medida que evoluciona.

Stacy Caprio, Marketing de crecimiento: escriba e investigue sin dejar documentos con Explore

Un consejo para usar Google Docs es que puedes escribir e investigar sin abandonar el documento cuando utilizas la función Explorar. La función Explorar le permite buscar y explorar Google en busca de investigación y respuestas mientras escribe al mismo tiempo para que no tenga que perder el tiempo cambiando pestañas o haciendo clic en su Google Doc mientras escribe.

James Canzanella, Noches de marketing aisladas: tener carpetas basadas en temas

He estado usando Google Docs para manejar documentos comerciales durante años, y le recomiendo que mantenga carpetas muy ordenadas de todos sus archivos. Con el tiempo, los archivos pueden comenzar a acumularse y no querrá pasar demasiado tiempo buscando sus archivos específicos. Recomiendo tener carpetas basadas en temas. Por ejemplo, podrían ser gastos, ingresos, planes de negocios o cualquier otra cosa.

A medida que pasa el tiempo, puede agregar nuevos archivos para los años anteriores dado el hecho de que no accederá tanto a ellos. Pero si aún necesitas acceder a ellos? Siempre sabrás dónde mirar. Si bien ser ordenado y organizado puede sonar como un consejo fundamental, se vuelve mucho más importante a medida que los archivos y documentos comienzan a acumularse.

Calloway Cook, Illuminate Labs: solo permite que personas ajenas a la organización vean

Asegúrese de cambiar la configuración de acceso si comparte un documento con personas ajenas a su organización. Es común que las personas menos familiarizadas con Google Docs y el software de colaboración compartida realicen modificaciones directas a un documento, lo que generalmente no desea.

Tendemos a restringir el acceso a los documentos de nuestra empresa para ver solo o, en ciertos casos, solo comentar. Para algo así como un mazo de inversionistas, tiene sentido permitir que solo las personas fuera de la organización vean, porque ese mazo se reutilizará y se enviará a otros inversores potenciales.

Vincent Lee, autor: invitar al equipo para recibir aportes

Como parte de mi proceso de desarrollo de marca para clientes, comienzo con la construcción de su historia de marca. Google Doc es mi opción de registro de información y, según sea necesario, invitaré a mi equipo a realizar aportes, ya sea dándoles la capacidad de editar o comentar. Recuerde seleccionar la función Sugerir en edición para que se conserve el texto original. Comentar es más útil si solo necesita comentarios, no ediciones. Se puede resaltar un párrafo específico y puede asignar una solicitud de comentarios a una persona específica (a través de su dirección de correo electrónico). La función de comentarios también es una buena manera de realizar un seguimiento de las decisiones que conducen a la versión final del documento.

Google Doc también es útil mientras escribo mi próximo libro. Puedo invitar a mi editor a examinar el contenido y, al usar la herramienta de comentarios, ella puede aconsejar un cambio de dirección o idea. Y mientras preparo el manuscrito final, puedo generar una tabla de contenido automáticamente simplemente formateando los títulos de los capítulos como encabezado. La función de conteo de palabras también es una gran herramienta ya que necesito mantener la longitud de cada capítulo igual.

Dan Bailey, WikiLawn: conozca la función de historial y resuelva los comentarios

Mis mejores consejos para usar Google Docs en colaboración implican aprender la función Historial y tener algún tipo de proceso para quién comenta / edita cuándo. Para Historial, puede ver un registro de lo que se ha cambiado y revertir cualquier cambio. Esto es crucial si alguien cambia algo que necesita ser revertido, o si desea ver qué contribuyó un empleado individual.

Si hace clic en Todos los cambios guardados en Drive, se abrirá una vista que muestra los cambios recientes. Están codificados por colores, para que pueda ver quién hizo qué. Simplemente haga clic en él para obtener una mejor vista en el documento y revierta si es necesario.

En términos de ediciones y comentarios, diseñe un flujo de trabajo para que las personas no se crucen unas con otras. Si una persona redacta un documento, haga que vaya a otra para hacer un alto nivel una vez más. Luego envíelo de vuelta al redactor, déjelos hacer cambios y envíelo a la línea para un análisis más crítico. Resuelva los comentarios que se tratan y deje los que aún tenga dudas.

Esto debería mantener las cosas  En movimiento   sin problemas.

Josephine Ison, animadores de eventos: programación minuciosa con Google Docs

Como agencia de reserva de talentos / artistas, * Google Docs es fundamental para mantener informado a nuestro equipo sin fricciones. * La mayoría de nuestras reservas son eventos en vivo y requieren una programación de último minuto. Aquí es donde G-Docs es útil. Se comparte un documento en vivo con todos los miembros involucrados y si se realizan revisiones a los tiempos y requisitos, estas notificaciones se envían en vivo a través de notificaciones por correo electrónico. Esto reduce en gran medida el esfuerzo administrativo adicional y hace que nuestra comunicación sea limpia y clara.

Sherese Patton, SLP Relaciones con los medios: haga un documento PDF antes de enviarlo

Como publicista y consultor de relaciones públicas, siempre estoy en movimiento. a veces es necesario que tenga  Mi computadora   portátil conmigo la mayor parte del tiempo y configure una estación de trabajo si el espacio lo permite. Por lo tanto, poder tener acceso a los archivos del contrato es extremadamente útil e importante. Utilizo Google Docs con bastante frecuencia para la creación de mi contrato y para mi cuestionario para incorporar nuevos clientes. Debido a que puede acceder a Google desde cualquier lugar, y me refiero a cualquier lugar, hace que sea mucho más fácil y menos estresante cuando puede continuar trabajando en sus documentos y compartirlos fácilmente.

El mejor consejo que puedo dar es utilizar esta aplicación para propuestas de contratos. Una vez que haya terminado con el documento, puede compartirlo fácilmente con la persona para la que está creando el documento. Lo único que recomendaría es que sea un documento PDF antes de enviarlo, ya que no desea que el cliente realice cambios que no conoce. Sin embargo, cuando comparte documentos con su equipo, haría las correcciones en un color diferente. de esa manera sabes cuándo se han hecho las correcciones. He colaborado con otros profesionales de relaciones públicas y descubrimos que tener colores designados era la mejor opción. ¡Esta herramienta es genial y realmente ha sido un salvavidas!

James McGrath, Yoreevo: use la herramienta de sugerencias para notificar al propietario del documento

Una característica que encontramos extremadamente útil pero que es fácil pasar por alto es la sugerencia. Se puede encontrar en la parte superior derecha. Normalmente, se elige Edición, pero si hace clic en él y elige Sugerir, cualquier cambio realizado tanto el texto original como el nuevo texto permanecerán en la página. Se creará una burbuja correspondiente en el lado derecho de la página resaltando la sugerencia.

A medida que se hacen estas sugerencias, se notificará al propietario del documento y este podrá aceptar o rechazar los cambios. Si se aceptan, se aplica la edición. Si son rechazados, el documento vuelve a su forma original.

Cada sugerencia se puede evaluar de forma independiente.

Esta función es realmente útil porque es básicamente una versión roja de su documento que puede evaluar fácilmente.

Rafa, Academia de español Homeschool: aprende algunos atajos útiles

Usamos Google Docs para administrar cada publicación de blog para asegurarnos de que esté lista para publicar. Dado que hemos estado trabajando de forma remota durante mucho tiempo, la función de comentarios ha demostrado ser bastante útil para promover discusiones entre escritores y editores. La función no solo nos permite trabajar a nuestro propio ritmo, sino que también deja un registro escrito de todo el proceso de edición para que las palabras no permanezcan en el aire.

Otra forma de aumentar la productividad a través de Google Docs es aprender algunos atajos útiles. Como escritor, los accesos directos como el recuento de palabras (CTRL + SHIFT + C) y la introducción de encabezados (CTRL + ALT + 2) son una excelente manera de hacer que la escritura sea una experiencia eficiente y agradable. Si está organizando su documento con encabezados, eso también le permite navegar rápidamente por los títulos a través de la barra lateral a la izquierda del documento. ¡Esto hace que pasar por documentos grandes sea bastante fácil!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: crea enlaces para compartir, comenta y usa encabezados

Soy el fundador de un negocio de comercio electrónico y afiliado para el que trabajo con escritores y editores independientes con frecuencia a través de Google Docs.

Para lo cual tengo algunos consejos asociados para la productividad de negocios en línea como el mío:

• Cree enlaces compartibles para que los documentos pasen a su escritor, que luego puede ser revisado por su editor y su equipo de SEO en tiempo real. Puede ajustar los permisos para permitir que ciertos usuarios editen / solo lectura o permitir que cualquier persona con el enlace edite según sea necesario.
• Si el documento necesita volver a trabajar para agregar comentarios para miembros específicos del equipo utilizando la funcionalidad comment @, ¡esto empuja al miembro del equipo automáticamente por correo electrónico a sus comentarios!
• Use los encabezados para dividir los documentos en formatos listos para SEO preparados para pegar directamente en su sitio web sin ajustes.

Marc Bromhall, Equipo de surf para principiantes: envíe correos electrónicos directamente desde una hoja de cálculo

Llevamos más de 4 años usando Google Suite para administrar nuestro negocio. Una de las características más rápidas que hemos descubierto para aumentar la productividad es enviar correos electrónicos directamente desde una hoja de cálculo. Esta es una gran herramienta para gerentes de proyecto o líderes de equipo que se comunican constantemente con varios miembros de un equipo. Supongamos que acaba de finalizar una reunión y hubo varios puntos de acción en la reunión que deben delegarse a diferentes miembros del equipo. En lugar de enviar un correo electrónico a todas estas personas por separado, puede usar las hojas de Google para tomar nota de quién necesita hacer qué.

En la primera columna colocará su correo electrónico y en la segunda columna aparecerá la nota sobre lo que deben hacer. Una vez finalizada la reunión y completada la hoja, todo lo que necesita hacer es copiar y pegar un código en el Editor de secuencias de comandos de Google que puede encontrar en la pestaña Herramientas en Hojas de cálculo de Google. Una vez que se pega el código, simplemente haga clic en enviar correos electrónicos en la parte superior de la página y en segundos todos los miembros de su equipo recibirán un correo electrónico con sus mensajes individuales. Descubrimos que esta herramienta nos ha ahorrado una gran cantidad de tiempo a lo largo de los años y es una de las muchas características que amamos de Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: exporta en diferentes formatos e imprime

He estado usando los documentos de Google desde el año pasado. Es lo más sorprendente para mí de Google después de Gmail. También he estado usando la hoja de Google. Creo que para los negocios es muy bueno usar los documentos de Google en comparación con los documentos de Microsoft. Tiene varias opciones que puede compartir y editar documentos a la vez y varias personas pueden editarlo y sacar las versiones finales de cada documento fácilmente. Ahorra el tiempo de los empleados. Todas las cosas que puede hacer desde  Microsoft Word   que puede hacer desde Google Docs. Este documento también se mantiene en Google Drive; si no desea ponerlo aquí, también puede exportarlo en diferentes formatos, como archivos de Word, archivos PDF o cualquier otra extensión. Si desea obtener la impresión, directamente puede imprimir desde aquí, ¿qué más necesita más que esto? Me gustan mucho las opciones de revisión gramatical. Puedes escribir oraciones muy buenas con la ayuda de Google Docs. Incluso escribo mis correos electrónicos a través de Google Docs y luego los envío. Creo que he aprovechado al máximo la funcionalidad. Si permanece, lo aprenderé pronto porque lo estoy usando 2-3 horas cada día. También veo la falta de que Google Docs no cuenta las palabras y los caracteres.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: mencione a los miembros del equipo para que sean notificados

He estado usando Google Docs en colaboración durante muchos años. Esta herramienta te permite crear y compartir archivos muy fácilmente. Google Docs también proporciona un control absoluto, ya que el acceso a los archivos compartidos puede limitarse a la visualización, comentario o edición.

Algunos de los consejos de productividad de Google Docs incluyen:

• Mencione a los miembros del equipo en un comentario sobre un documento para asegurarse de que se les notifique el comentario.
• Añadir la empresa Jargon al diccionario
• Use marcadores para navegar documentos largos

Ken Eulo, Smith & Eulo Law Firm: entiende los permisos de edición al compartir una invitación

Al colaborar con los empleados de su empresa en Google Docs, debe comprender los permisos de edición al compartir una invitación. El 90% de las veces que hemos tenido problemas para colaborar en los documentos de Google es porque el remitente no seleccionó permitir que cualquier persona con el enlace edite. Esta es una solución rápida y solo toma un segundo, así que asegúrese de seleccionar esta opción si desea que la parte receptora pueda editar el documento. Sin embargo, si solo desea enviar un documento a la parte para que pueda verlo, deje el permiso de edición en puede ver. Hay un tercer permiso, puede comentar, que permite a la parte receptora hacer comentarios sobre el documento. Este permiso es útil cuando envía el documento a un cliente para recibir comentarios o a un superior para su revisión.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: use el historial de versiones guardadas y la escritura de voz

Google Docs es una de las aplicaciones de Google que siempre uso en mis tareas de escritura. El concepto de usar  Microsoft Word   en línea a través de Google Docs es muy útil para mí, especialmente porque a veces mis ediciones no se guardaron y los cambios se perdieron cuando hubo un corte de energía o salí accidentalmente del programa. Esta aplicación tiene numerosas funciones que la mayoría de las personas desconocen. Una es que permite a 200 usuarios simultáneos a la vez en un solo documento.

Es una de las mejores herramientas para la colaboración en equipo.

Aquí hay dos características más útiles de Google Docs y consejos sobre cómo usarlos:

• 1. Historial de versiones guardadas. Google Docs guarda automáticamente cada edición que se realiza. Al hacer clic en el menú Archivo, puede ver el Historial de versiones y realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento y el usuario que lo hizo.
• 2. Mecanografía de voz. Esta característica es muy útil al escribir notas y si solo desea concentrarse en escribir lo que se le ocurra y simplemente editar más tarde. Google Docs le permite escribir palabras que dice como un dictado. Para usar esto, haga clic en Herramientas, luego en Escritura de voz.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: use la tecla de tabulación para seleccionar automáticamente las fórmulas

Muchas personas tienen dificultades para usar Excel en Google Docs, ya que puede ser confuso aprender a usar todas sus funciones. Especialmente en lo que respecta a las fórmulas, que son una pesadilla para la mayoría de los tipos no financieros. Aunque no me gustó aprender Excel, es uno de esos conjuntos de habilidades necesarios que podemos aplicar a muchas facetas de nuestro trabajo y vida cotidiana para mantener las cosas organizadas.

Aquí está mi consejo favorito para ahorrar tiempo con las fórmulas de Excel, con las que muchas personas tienden a luchar. Entonces, lo que desea hacer es usar la tecla de tabulación, que le permite seleccionar automáticamente las fórmulas. De esta manera, no necesita perder el tiempo escribiéndolos por completo cada vez. Cuando comience a completarlo, el campo completará una lista de sugerencias de Excel. Luego, todo lo que tiene que hacer es mover la tecla de flecha hacia arriba o hacia abajo para seleccionar su fórmula, presionar enter y listo.

Si hay un problema con cualquiera de las fórmulas, puede depurarlo rápidamente seleccionando la fórmula y luego presionando F2. Luego, puede recorrer partes de la fórmula manteniendo presionada la tecla Mayús y presionando la flecha izquierda. F9 mostrará el cálculo final de la fórmula, después de lo cual puede presionar Esc para mantener la fórmula o ingresar para preservar el valor.

Polly Kay, English Blinds: rastrea el trabajo hasta su autor original

Utilizamos Google Documents para colaborar con autónomos y contratistas externos que no deseamos proporcionar acceso a nuestras propias unidades de documentos o intranet de la empresa, ya sea por cuestiones de seguridad o porque es simplemente más rápido y más eficiente en este contexto para ponerse a trabajar a través de Google Drive.

Como prácticamente todos tienen una cuenta de Google de todos modos y la configuración para compartir carpetas individuales se puede ajustar con tanta precisión, esto nos permite transferir la propiedad de los archivos, cotejar el trabajo de múltiples contratistas en el mismo lugar, editar y revisar el contenido, y rastrear el trabajo hasta su autor original mucho después del evento.

También ha resultado útil para los freelancers y contratistas con los que estamos trabajando, ya que pueden administrar carpetas para múltiples proyectos o clientes diferentes en el mismo lugar, particionando y asignando permisos según corresponda sin arriesgar la seguridad, la integridad o la confidencialidad. del contenido de sus otros clientes.

Esther Meyer, Tienda de novios: intente escribir por voz, establezca permisos, use el corrector ortográfico

He estado usando Google Docs por un tiempo ahora. Ya sea para negocios o para documentos personales, es muy útil, por eso es mi aplicación de elección. Hacer mi trabajo remoto es mucho más fácil con Google Docs. Tengo un equipo remoto con el que trabajo y es normal que colaboremos, por eso Google Docs es una bendición para nosotros.

Estos son mis mejores consejos para usar Google Docs de manera efectiva:

• 1. Intente escribir con voz. Si eres el tipo de persona que piensa más rápido de lo que escribes, esta podría ser una gran característica para ti. Use Ctrl + Shift + S para iniciar la función y luego hable. Mira como Google escribe por ti. Sin embargo, prepárese para editar un poco, ya que esto no siempre puede obtener sus palabras correctamente, y mucho menos formatear.
• 2. Establezca los permisos correctamente. Cuando comparta sus documentos, asegúrese de que el acceso que le está dando a los usuarios se adapte a sus necesidades. Puede elegir que puedan editar, ver o comentar.
• 3. Increíble corrector ortográfico. Google Docs tiene un corrector ortográfico y gramatical inteligente. Su escritura no puede ser mala con esta herramienta, ya que detecta errores con precisión en su mayor parte. La gramática es muy importante cuando se trata de carreras, ya que los profesionales que no lograron progresar a un puesto de director en los primeros 10 años de su carrera cometieron 2.5 veces más errores gramaticales que sus colegas de nivel director.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: use accesos directos y funciones integradas

Realmente disfruto trabajando con las hojas de Google, lo cual es increíble porque mi trabajo está estrechamente relacionado con los documentos de Google. Entonces, aprender todo sobre los atajos es imprescindible para personas como yo. Los accesos directos a las hojas de Google me ahorran gradualmente tiempo y me permiten concentrarme en problemas más vitales. Sin embargo, mis comandos favoritos son Ctrl más tecla de punto y coma (para insertar la fecha actual), Ctrl más pageUp / pageDown (para moverse entre las hojas), Ctrl más Shift más V (para pegar solo texto plano) y mucho más que uso constantemente .

Pero el mejor consejo mientras trabajo con las hojas de Google que podría compartir con usted es usar funciones. Son realmente sorprendentes y ayudan a producir resultados impresionantes. Por ejemplo, generalmente uso la función = REGEXEXTRACT para obtener el dominio de una URL y este = BUSCARV para encontrar los datos (si los hay, verdadero / falso) en otra hoja. Y, por supuesto, la fórmula = ÚNICA.

Hay una manera fácil de indicar los duplicados: usando la función ÚNICA. Básicamente, la fórmula ÚNICA mira un rango y saca todos los valores únicos de él. Es beneficioso para aquellos que desean acelerar su flujo de trabajo trabajando con una cantidad considerable de datos. Por ejemplo, cuando tengo una amplia gama de oportunidades prospectivas generadas a partir de diferentes fuentes, deja de lado los datos repetidos que efectivamente ralentizan las cosas. Entonces, si no fuera por la función ÚNICA, probablemente pasaría mucho más tiempo revisando oportunidades (palabras clave, sitios web, correos electrónicos) de lo que lo hago ahora. Y la mejor parte de esta función es que funciona tanto para números como para textos.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: traduzca documentos directamente en Google Docs

Como generalmente colaboro con mucha gente, uso mucho los comentarios. Dado que es muy fácil realizar cambios en Google Docs, es posible que las personas no lo noten todo a tiempo. Es por eso que siempre hago ping a las personas en un comentario y me aseguro de estar de acuerdo con todos los cambios, antes de hacerlos. A veces siento que tengo una conversación muy animada dentro de un documento. Sin embargo, esto me ayuda a mantener toda la información en un solo lugar.

Además, a veces necesito traducir documentos a otros idiomas. Me gusta que ahora puedo hacerlo directamente en Google Docs, en el menú Herramientas. Afortunadamente, generalmente necesito solo un par de otros idiomas, por lo que esta traducción resulta bastante buena. Tengo un editor que simplemente verifica la traducción, lo que ahorra mucho tiempo.

Jeff McLean, Compañía McLean: Google Docs tiene una aplicación gratuita para colaborar en cualquier lugar

Colaboramos en documentos de Google para todo, desde publicaciones de blog hasta plantillas de correo electrónico. Google Docs es la herramienta más fácil para compartir contenido con su equipo y trabajar juntos en el proyecto de manera efectiva. Muchas personas no saben que Google Docs tiene una aplicación gratuita, por lo que puedes colaborar con tu equipo en cualquier lugar donde tengas datos móviles. La aplicación es extremadamente fácil de usar, y no he encontrado ninguna restricción de funcionalidad dentro de la aplicación que difiera de la versión de escritorio. Asegúrate de compartir Google Doc solo con el personal esencial, porque si tienes demasiados miembros editando el documento al mismo tiempo, las cosas tienden a complicarse un poco. Para combatir esto, generalmente envío el documento de Google Docs a cada miembro individualmente en momentos separados, para que puedan realizar las modificaciones que deseen en el documento sin interrupción.

Julie Singh, Viaje: solo lectura para documentos completos, edición para otros

Usamos Google Docs con frecuencia para compartir proyectos, ideas, iniciativas y resultados con nuestros equipos remotos. Compartir documentos con ellos en tiempo real y permitirles ver y editar nuestros documentos es muy importante para nuestro negocio, y ahora es mucho más fácil con Google Docs. Podemos crear documentos y hojas de cálculo a las que nuestro equipo también puede acceder, agregar instrucciones y revisar fácilmente el trabajo completado. Usamos la funcionalidad de compartir enlaces para acceso de solo lectura para documentos completados y acceso de edición para aquellos documentos que están en proceso y que otros miembros del equipo deben actualizar.

Google Docs es una herramienta de colaboración importante en nuestro negocio.

George Hammerton, Hammerton Barbados: sea claro cuando un documento esté completo o no

Dirijo una pequeña empresa compuesta por personas a las que les encanta viajar por trabajo y por placer, vuelan habitualmente entre el Reino Unido y Barbados en particular, pero pasan la mayor parte del año con nuestros equipos en diferentes partes del mundo un día de lo que eran antes. - Esto plantea algunos desafíos tecnológicos únicos.

Cuando recién comenzábamos y éramos dos, utilizamos la suite ofimática y Dropbox, pero a medida que el negocio creció, el juego de 'estás en este documento' se volvió sofocante para el negocio, decidimos que necesitábamos herramientas que nos permitieran colaborar sin pensarlo. Necesitábamos cambiar a una suite de colaboración positiva y para eso fuimos con el rey indiscutible de la colaboración para el equipo remoto y ese fue Google Docs.

Ahora usamos Google Docs para casi todo y, aunque ha sido maravilloso eliminar la fricción, eliminando la necesidad de esperar su turno para actualizar una hoja de cálculo. En la actualidad, nuestra oficina portátil está compuesta por iPhones, MacBooks, Google Suite y un navegador web. Con un conjunto simple de herramientas adecuadas, ahora podemos trabajar desde cualquier lugar, juntos.

Mi consejo número uno sería tener claro cuándo un documento es un trabajo en progreso y cuando está completo: no desea que las ediciones no finalizadas de otra persona aparezcan en un documento tal como lo exporta para su publicación.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: regrese y recupere los archivos antiguos que eliminó

Google Drive tiene su propia forma de lidiar con el control de versiones, que le permite regresar y recuperar archivos antiguos que eliminó o versiones anteriores de un archivo. La forma en que Google Drive maneja el control de versiones es que almacena hasta 100 revisiones de un documento o 30 días de versiones por documento, lo que cuenta para su asignación de almacenamiento total. La carpeta de la papelera se usa para almacenar archivos eliminados y si la carpeta de la papelera se elimina, los archivos desaparecerán para siempre.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: use Google Docs con telar para compartir registros de pantalla

Hacer que mis equipos remotos usen Google Docs contribuyó a aumentar la productividad. A partir de los comentarios que obtuve de ellos, las funciones de comentarios y sugerencias son formas eficientes de colaborar, especialmente entre equipos en diferentes zonas horarias. Varios usuarios pueden editar en tiempo real y simultáneamente. Además, todos pueden tener acceso a los archivos en el almacenamiento en la nube.

Aprovechar Google Docs disminuye la demora en la coordinación del trabajo entre sus equipos, especialmente los remotos.

Además de las funcionalidades de comentarios y sugerencias de Google Docs, una de mis mejores prácticas es usar Google Docs con Loom. Me grabo a mí mismo y a mi pantalla hablando de un archivo en particular y les hablo a mis empleados. Hacerlo ahorra mucho tiempo explicando sin la necesidad de largos correos electrónicos o mensajes de chat.

El uso de Google Docs cierra la brecha de no estar juntos como equipo.

Will Bachman, Umbrex: crear notas de entrevista en Google Slides

Nuestro equipo utiliza activamente Google Docs para una amplia gama de tareas que requieren colaboración o acceso en tiempo real a la última versión.

En proyectos que involucran entrevistas a expertos, por ejemplo, un miembro del equipo crea notas de entrevista en Presentaciones de Google. Compartimos este documento de Presentaciones de Google con nuestro cliente para que todos puedan ver en tiempo real las últimas ideas que estamos recopilando: nadie necesita esperar una revisión de progreso semanal.

Actualmente estamos en las etapas finales de creación de un curso sobre cómo configurar su propia práctica de consultoría. El curso incluye noventa videos cortos y más de dos docenas de herramientas y plantillas descargables. Estamos utilizando una hoja de Google para coordinar los esfuerzos en este proyecto. Hemos compartido acceso con el editor de video, el editor del sitio web y el creador del curso para que todos puedan actualizar el estado en tiempo real a medida que se completa la edición del primer borrador de un video, cuando se proporciona la retroalimentación, cuando el borrador final del video tiene devuelto y cuando el video se ha agregado al sitio web.

Nikola Baldikov, Brosix: deje que los doctores conviertan sus palabras habladas en texto

Como ahora estamos entrando en el momento de la búsqueda por voz intensa, hay algunos trucos sobre Google Docs que quizás le interese conocer. ¿Sabías que puedes dar un descanso a tus dedos y dejar que Docs convierta tus palabras habladas en texto? Mientras su computadora tenga un micrófono, todo lo que tiene que hacer es abrir el menú Herramientas y seleccionar Escritura por voz, o presionar Ctrl-Shift-S (o Cmd-Shift-S), y luego hablar. Los documentos utilizarán el sistema estándar de voz a texto de Google para descubrir lo que estás diciendo (principalmente, de todos modos) y ponerlo en la página. Además, la función de voz a texto de Docs también te permite pronunciar comandos para formas comunes de puntuación y formato de párrafo. Puede decir cosas como punto, coma y signo de interrogación o dar instrucciones como nueva línea o nuevo párrafo. Si quieres tomar un descanso, di deja de escuchar y luego di reanudar cuando estés listo para continuar.

Edgar Suppes, Grailificar: el historial de versiones muestra qué partes han sido editadas

Aquí está mi consejo favorito de Google Docs:

Se llama Historial de versiones y esta pequeña característica me salvó la vida un par de veces en el pasado. Para ver la función Historial de versiones, debe hacer clic en Archivo y luego en Historial de versiones. Se abre un panel en el lado derecho del documento y muestra diferentes versiones de ese documento específico. Al hacer clic en cualquier versión anterior, incluso puede ver qué partes del archivo doc se han editado.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimists: las ecuaciones utilizan la conexión a otras herramientas de datos

Muchas personas tratan a Google Docs como simplemente un  Microsoft Office   Suite en línea, pero hay muchas herramientas, fórmulas y características que solo están disponibles porque está en línea, y esas son algunas de las que pueden hacer que sea una herramienta mucho más ventajosa para un negocio propietario para usar. Algunas de mis características favoritas son las ecuaciones ImportRange e ImportData, porque utilizan específicamente la conexión a otras herramientas de datos u hojas de trabajo. ImportRange es ideal para conectar no solo diferentes hojas de trabajo, sino espacios de trabajo completos. Puede incorporar datos de otros archivos de Hojas de cálculo de Microsoft, lo que le permite calcular ciertas piezas sin dejar de restringir el acceso a otras. ImportData e ImportXML, por otro lado, le permiten utilizar la información de cualquier archivo .CSV, que abre sus tablas de datos para permitirle utilizar una gran variedad de información que está disponible en línea en un formato de uso común. Finalmente, para aquellos que necesitan datos que no están formateados en un archivo .CSV o .XML, pueden utilizar ImportHTML que les permite incorporar cualquier sitio web a sus hojas de trabajo.

Jason Parks, El capitán de los medios: compartir documentos sin iniciar sesión

Recomiendo utilizar GSuite for Business.

Nuestra agencia tiene mucho de ida y vuelta con los clientes para la aprobación de proyectos.

Simplemente compartiendo un Google Doc o Google Sheet, nuestros clientes pueden acceder fácilmente a este sin tener que iniciar sesión en una cuenta de Gmail.

El costo para nuestra agencia (15 personas) es de alrededor de $ 8.50 por usuario por mes, pero definitivamente ha valido la pena la inversión y ha simplificado la comunicación.

Isaac Hammelburger, Search Pros: varios empleados pueden editar el mismo documento en tiempo real

Google Docs es una de las herramientas que facilitan el trabajo remoto para todos. En Google docs, las posibilidades son infinitas. Esto es de gran ayuda hoy ya que la mayoría de los empleados han comenzado a trabajar desde la seguridad de sus hogares. Por lo tanto, esto puede usarse para trabajar de cerca incluso en la distancia. Google docs es una herramienta en la que varios empleados pueden editar el mismo documento en tiempo real. Solo es cuestión de compartir un documento con tus compañeros de trabajo y hacerlo editable. Esto es mucho más fácil ya que está trabajando en el mismo documento y no necesitaría compilar documentos diferentes para crear uno solo. También ahorra tiempo, ya que puede trabajar en el documento al mismo tiempo en lugar de pasar un documento de una persona a otra. Definitivamente recomiendo a los equipos que usen esta herramienta para tener un flujo de trabajo más eficiente.

Riley Adams, Young and the Invest: reduce los plazos de entrega del proyecto

Como analista financiero, vivo en Google Docs, Sheets and Slides. El software permite una potente funcionalidad de colaboración al hacer que varios miembros del equipo y socios participen en la creación de archivos simultáneamente.

Cuando las aportaciones de cada persona se pueden recopilar al mismo tiempo, esto reduce drásticamente los plazos de entrega del proyecto y también protege contra la duplicación de versiones o la falta de ediciones y sugerencias. Al evitar todo esto y trabajar juntos en estos documentos de Google, los equipos pueden lograr más en menos tiempo, lo que resulta en un mayor retorno de la inversión para la empresa y también en una mayor agilidad para responder a las necesidades del cliente.

Logan Burwell, Tech: Reseñas y noticias: los sistemas de Google funcionan tan perfectamente juntos

Porque para escribir mi blog, tengo que escribir casi todos los días, ¡termino usando Google Docs todos los días! Cuando escribo un primer borrador de un blog, siempre lo escribo primero en Google Docs. En Google Docs, puede escribir cualquier cosa con facilidad, además es extremadamente fácil para mí ingresar y editar los enlaces que estoy poniendo en mis artículos. Google Docs tiene un sistema de corrección ortográfica extremadamente bueno que a menudo me atrapa si deletreo algo mal o uso una gramática incorrecta. Me encanta cómo Google Docs hace que todo sea tan fácil, y definitivamente es mi elección número uno en cuanto a escritura.

No solo uso Google Docs para mi negocio, sino que también uso otras aplicaciones de la familia Google. Una de las otras aplicaciones de Google que uso además de Docs es Google Sheets. Puedo hacer una hoja de cálculo de gastos, ingresos y estadísticas para mi sitio web. Todos los sistemas de Google funcionan tan bien juntos, que es realmente lo único que necesito.