Excel: usar tabla como lista desplegable de validación de datos

Validación de datos: cómo hacer una celda para seleccionar valores de un menú desplegable

Crear una tabla en MS Excel puede ser muy frustrante si repite la misma entrada una y otra vez.

Al mismo tiempo, es muy conveniente si solo selecciona el contenido de entrada de una lista desplegable determinada.

Veamos cómo utilizar la regla de validación, una función que lo hace posible.

La siguiente tabla es una lista de gastos de un individuo. La fecha, el tipo de gasto y el valor se ingresan cada vez que se gasta algo de dinero.

Usando esta tabla, configuremos la columna B para que los tipos de gastos se puedan seleccionar en la lista desplegable, y solo desde allí, para evitar configurarlos cada vez y evitar cualquier error en la entrada de datos.

Solución 1: cree una lista por entrada directa

Comencemos seleccionando la celda para la que queremos configurar la lista desplegable.

Seleccione Validación de datos en la pestaña Datos en Excel, es posible que se muestre solo como un icono pequeño.

En la pestaña de configuración, muestre la opción desplegable Permitir y seleccione la opción Lista. Esto le permitirá crear o seleccionar una lista de valores permitidos para las celdas de datos seleccionadas.

En el campo de origen, simplemente ingrese los valores que desea permitir, separados por una coma.

Simplemente valide haciendo clic en Aceptar, y se habrá creado su lista de validación desplegable para las celdas seleccionadas.

Si selecciona una de estas celdas, aparecerá un icono al final de la celda, y al hacer clic en él, se mostrará la lista desplegable de validación, que le permitirá seleccionar el valor que se ingresará automáticamente en la celda según su lista de entrada directa.

Solución 2: seleccione un rango de valores existentes

De manera similar, en lugar de escribir los valores manualmente, puede especificar un rango de valores permitidos seleccionando una lista que ya existe en el libro de trabajo.

Una práctica recomendada al crear varias listas de validación desplegables en Microsoft Excel es tener una o más hojas específicas que contengan solo las distintas listas de validación, para que sea más fácil encontrarlas y actualizarlas.

Después de haber creado su lista de valores permitidos, en nuestro ejemplo en la misma hoja de trabajo para hacerlo visualmente más accesible, seleccione las celdas en las que se debe aplicar la validación de datos.

Luego, abra de manera similar el menú de validación de datos desde la pestaña de datos, seleccione el tipo de lista en el menú desplegable, y para la fuente, en lugar de ingresar sus propios valores, haga clic en el botón en el lado derecho del campo.

Será redirigido a su hoja de trabajo, y todo lo que tiene que hacer es hacer clic en la primera celda de su tabla de validación de datos, mover el mouse a la última celda que contiene uno de los valores válidos, mientras mantiene presionado el clic y suelte el clic. solo después de haber alcanzado la última celda de valores de validación de datos.

Los valores que ha seleccionado de esa manera serán referenciados en su lista de validación de datos, y puede simplemente agregar valores a su validación de datos, o eliminarlos, actualizando esa lista.

Establecer entradas de validación de datos en una hoja diferente

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Para organizar mejor su libro de trabajo, podría ser más fácil crear sus listas de validación de datos en un libro de trabajo específico, para que pueda encontrarlas y acceder a ellas fácilmente, y no tendrá que preguntarse dónde están configuradas.

Coloque sus datos allí, seleccione la tabla y use las tablas de opciones: tabla en la pestaña insertar, para transformar su lista de valores en una tabla que se rezizará automáticamente a medida que agregue o elimine valores, y también lo hará su validación de datos.

Luego, haga clic en cualquier lugar de su tabla estilizada e ingrese un nombre de tabla en la pestaña de diseño de la tabla.

Esto le permitirá hacer referencia a esta tabla en cualquier lugar, incluso en una lista de validación de datos, simplemente ingresando el nombre de la tabla en lugar del rango.

Cómo permitir celdas en blanco en una lista de validación de datos

Si desea permitir valores en blanco en un campo que tiene habilitada la validación de datos, debe seleccionar una de las celdas para las que está activada la validación de datos e ir a la pestaña de datos para abrir el menú de validación de datos (ver arriba donde está el botón ).

Allí, asegúrese de que la opción ignorar en blanco esté marcada y haga clic en aplicar estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración antes de hacer clic en Aceptar.

Luego podrá vaciar una celda seleccionándola y eliminando contenido, sin recibir un mensaje de error que especifique que el contenido de las celdas no está permitido.

Cómo deshabilitar valores en blanco en una lista de validación de datos

Si no desea que se permitan valores en blanco en una lista desplegable de validación de datos y recibe un mensaje de error el valor en esta celda no es válido o falta cada vez que lo selecciona, comience por seleccionar el rango de celdas en las que se encuentran los datos se aplica la validación, o cualquier celda de esa lista.

Luego, abra el menú de validación de datos en la pestaña de datos y desmarque el campo ignorar en blanco. Si ha seleccionado solo una celda, marque aplicar estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración antes de hacer clic en Aceptar.

De vuelta en la lista desplegable de validación de datos, aparecerá el error y ya no será posible dejar una celda en blanco.

Cómo eliminar una lista desplegable de validación de datos

Siempre que haya terminado de limitar el rango de valores permitidos en una lista, seleccione cualquier celda de esa lista.

Luego abra el menú de validación de datos desde la pestaña de datos - vea arriba en la primera sección cómo hacerlo - y asegúrese de que la opción aplicar estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración esté marcada; de lo contrario, solo eliminará los datos validación en las celdas seleccionadas actualmente.

Luego, haga clic en borrar todo y la validación de datos que ha seleccionado se eliminará del libro de trabajo de MS Excel.

VBA: agregar lista de validación

Agregar una lista de validación con VBA es tan fácil como usar la siguiente función, donde A1 es la celda en la que los datos se validarán con la lista de validación de datos almacenada en las celdas B1 a B5.

Rango ("a1"). Validación _ .Modificar xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Al usar las propiedades avanzadas de la función de lista de validación de datos de VBA, es posible crear múltiples listas desplegables dependientes en Excel VBA que cada una valida varios campos contra varias listas de validación de datos, y tienen sus propios títulos, títulos de error, mensajes y mensajes de error .