10 consejos de productividad de MS Excel de expertos

Consejos de productividad de MS Excel

El software de hoja de cálculo de  Microsoft Office    MS Excel   es ampliamente utilizado para una amplia gama de aplicaciones, desde mantener una lista de elementos actualizada hasta generar facturas o incluso jugar videojuegos.

Sin embargo, en el uso comercial diario, muchos usuarios básicos ni siquiera están al tanto de consejos de productividad de Excel muy útiles que podrían ahorrarles mucho tiempo y energía, por ejemplo, para contar el número de ocurrencias en una lista de miles de entradas, o para más simple operaciones como encontrar la posición de un personaje en una cadena y otras operaciones.

Con solo un poco de entrenamiento, incluso es posible usar en el uso comercial diario funcionalidades muy útiles con los comodines de Excel, un conjunto de caracteres que pueden reemplazar a cualquier otro en una fórmula. Utilizados en un Vlookup avanzado en Excel, incluso pueden llegar a ser muy potentes.

Le pedimos a la comunidad de expertos sus mejores consejos sobre el uso de MS Excel, y aquí están sus respuestas:

 ¿Estás usando MS Excel regularmente? ¿Cuál es el único consejo que ayuda a su productividad diaria en el trabajo y que podría compartir?

Stacy Caprio, Marketing de crecimiento: haga una copia de seguridad de sus documentos de Excel en la nube

Un consejo de productividad de Excel es hacer una copia de seguridad de sus documentos de Excel en la nube.

He trabajado durante semanas y años en documentos específicos y esperaba que siempre estuvieran allí, pero luego tuve situaciones en las que  Mi computadora   se averió debido a un problema de derrame de agua u otras fallas, y perdí mis hojas de Excel. Ahora sé que siempre los respaldaré, así que los tendré incluso si sucede algo inesperado, por lo que siempre tengo a mano una copia de seguridad basada en la nube.

Kenny Trinh, Netbooknews: ¡deshazte del mouse y ve 3-5 veces más rápido!

Ir sin mouse.

Aumenta su velocidad 3–5X cuando se deshace del mouse. La mejor manera de comenzar a aprender esto es:

• 1.Pulse la tecla ALT: verá letras y números en todo el menú, así es como navega a partir de ahora
• 2. Imprima una página de Atajos de teclado (busque atajos de teclado en imágenes de Google) y péguela en su computadora

Acostumbrarse a usar Excel sin un mouse llevará de 2 a 3 semanas.

Las claves para ser eficiente son:

• Velocidad -> ir sin mouse
• Automatización -> aprenda a escribir excelentes fórmulas y formatear hojas de cálculo intuitivamente

Si tuviera que clasificar un 3 adicional, así es como los priorizaría:

• 1. Formato y fórmulas básicas (preparar informes de aspecto impresionante y automatizar tareas)
• 2. Análisis de datos: filtrado, clasificación y análisis de datos.
• 3. Visualización de datos: tablas, gráficos y gráficos de doble eje.

David Johnson, Laboratorios Mulytic: referencia absoluta a otros campos

Las referencias absolutas me salvaron la vida, no estoy demasiado orgulloso para decirlo. Los cielos se abrieron para mí cuando aprendí a usar '$' para crear referencias absolutas a otros campos. Para los no iniciados, el '$' delante de la letra arregla la columna y el '$' delante del número arregla la fila. A partir de ahí, las referencias pueden ser tan estables como sea necesario. Realmente me hizo la vida mucho más fácil al hacer análisis de conjuntos de datos grandes rápidamente.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, ha trabajado en la industria tecnológica durante 20 años liderando equipos globales e iniciativas tecnológicas en EE. UU., Europa y APAC para empresas como IBM y Sungard. Actualmente es Director de Tecnología en Laboratorios Mulytic, mientras que también realiza consultoría de gestión de datos y tecnología en Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: use flash fill

Aquí está mi consejo número uno para la productividad de Excel: domine el uso del relleno flash. Flash Fill es una función muy poderosa que es útil cuando se trata de procesar grandes cantidades de datos. En lugar de leer los datos uno por uno, en realidad puede enseñar el relleno flash que necesita. Escriba lo que necesita en la celda junto a los datos sin procesar varias veces y luego intente si la función de relleno flash lo aprende. A veces necesitaría escribir más para que Excel reconozca el patrón, pero una vez que lo hace, hace el trabajo por usted.

Para hacer esto, haga clic en la celda donde necesita que estén los datos. Y luego encuentra el botón de relleno flash. Puede verlo en la pestaña Inicio, en el panel Edición, que se encuentra en la parte derecha de la ventana de Excel. Busque el botón Rellenar debajo de AutoSum y luego haga clic en el menú desplegable. Finalmente, haz clic en Flash Fill y mira la magia. Nada puede ser más productivo que poder proporcionar datos de su hoja de trabajo sin hacer el trabajo manual.

Soy Consultor de Alcance en Centriq, la aplicación de administración del hogar que se ha presentado / citado en medios como NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co y otros. En Centriq, trabajo con nuestro equipo de contenido para crear contenido optimizado para SEO sobre mantenimiento del hogar, decoración del hogar, seguridad del hogar y más.

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Mike Richards, Golf Einstein: aprendizaje constante de las últimas actualizaciones

Utilicé  MS Excel   al documentar información comercial importante y un truco con el que vivo es asegurarme de mantenerme actualizado con las últimas actualizaciones y accesos directos como accesos directos de teclado y fórmulas que no solo han acelerado mi trabajo, sino que también me han animado. para seguir aprendiendo Esta práctica ha desarrollado una mentalidad de aprendizaje constante que me ha motivado más para crecer y ser productivo.

Mi nombre es Mike y soy el entusiasta del golf y fundador de Golf Einstein, un blog donde comparto mi opinión sobre todo lo relacionado con el golf.

Shayne Sherman, TechLoris: usar datos de validación

Sin embargo, mi mejor consejo es bastante simple: * ¡Usa datos de validación! * Lo sé, lo sé, deberías estar más allá de eso, ¿verdad? Quiero decir, seguramente puedes asegurarte de que escribes los nombres correctamente, ¿verdad? Escuche, solo lleva una vez pasar horas tratando de averiguar por qué sus hojas de cálculo anidadas se rompen repentinamente y luego darse cuenta de que es porque ingresó datos no válidos para que pueda ver el valor de la validación de datos.

He estado usando Excel por años. En algunos de mis puestos anteriores, había una broma de que cualquier tarea que me asignaron (incluyendo ordenar el almuerzo o hacer planes de viaje) podría realizarla mejor con Excel. Honestamente, probablemente podría haberlo hecho.

Polly Kay, English Blinds: fusionar datos de otras fuentes

El uso de macros de Excel para automatizar tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo ha sido un verdadero cambio de juego, y quizás la única cosa que ha sido más eficiente en términos de cómo Excel ha simplificado mi trabajo.

Combinar datos de otras fuentes con libros de Excel es algo más que ayuda, y hay muy poco que no pueda integrarse en un flujo de trabajo de Excel para fusionarlo. Una vez más, puede importar estos otros elementos automáticamente para permitir la posterior transformación y análisis de datos.

Simplemente hacer una consulta para obtener estadísticas antes de crear un informe proporciona información detallada que puede informar el análisis y la toma de decisiones, y le permite validar y verificar todas sus otras formas de contenido.

Polly tiene más de una década de experiencia como consultora de marketing digital y gerente senior de marketing, atendiendo a una amplia gama de clientes, desde pymes hasta grandes corporaciones internacionales y nombres conocidos.

Reuben Yonatan, GetVoIP: use HLOOKUP y VLOOKUP

Cuando aprendí Excel por primera vez, recuerdo que HLOOKUP y VLOOKUP realmente desbloquearon muchas cosas increíbles que nunca supe que podrías hacer con Excel.

Como CEO, sigo usando esas funciones para construir paneles realmente simples que extraerán datos de otras pestañas dentro de una hoja de cálculo, lo cual es poderoso para los datos que actualizamos regularmente.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: prepare tablas y gráficos para cada hoja de cálculo

Como gerente de proyectos, tengo que usar Excel a diario. Tengo que hacer un seguimiento de una tonelada de datos y analizarlos diariamente para maximizar el valor de la empresa. He encontrado Excel como la herramienta más poderosa en este sentido.

Tengo que preparar informes diariamente. Muchas veces tengo que referirme a viejas hojas de cálculo. Se convierte en una tarea desalentadora revisar todos los datos. Entonces, creo gráficos y cuadros de datos necesarios, que puedo exportar en otros formatos, así como PDF. Me ayuda a anotar los resultados de un vistazo. Me da una visión general rápida de cómo los números en las hojas de cálculo están relacionados entre sí. Esta característica se vuelve más útil en las tareas urgentes donde tengo menos tiempo para preparar informes. Sin embargo, la condición previa es que tiene todos los datos según las pautas de Excel.

Mi nombre es Gintaras Steponkus y soy comercializadora de redes sociales en Solidguides. Guías sólidas es un proyecto creado por un equipo de entusiastas dedicados a la investigación y redacción de reseñas. Nos apasiona mucho Internet, y sabemos que es un lugar enorme cargado de mucha información falsa e innecesaria. Creamos Guías sólidas para hacer de Internet un lugar más seguro para los compradores y porque nos encanta investigar e informar.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: use pivotes de potencia y funciones DAX

Estoy usando  MS Excel   regularmente para análisis, informes y almacenamiento de datos. Tengo que hacer un informe todas las semanas de todo el contenido, anuncios y análisis de tráfico a los inversores y otros accionistas de mi sitio web de noticias.

Las tuberías de Excel pueden aumentar el nivel de productividad en muchos pliegues. La plomería de Excel sigue dos estrategias que pueden aumentar su productividad, una es la estrategia básica de Excel y otra es la estrategia avanzada de plomería. En la estrategia productiva, la mayor parte del tiempo se utiliza para encontrar nuevos conocimientos y mejorar continuamente los informes. Es un procedimiento repetible en el que está mejorando los datos de los informes en lugar de mantenerlos.

En el caso de una estrategia avanzada, utiliza el pivote de potencia para aumentar su productividad. Aquí, obtienes múltiples ventajas. En primer lugar, aumenta la capacidad para manejar archivos. Se pueden almacenar miles de millones de valores por columna y millones de tablas por libro. En segundo lugar, mediante el uso de un procedimiento relacional en Power Pivot Model, los libros de trabajo se vinculan entre sí y se establece un vínculo entre las tablas.

En tercer lugar, sus enormes cálculos se realizan fácilmente a través de las funciones DAX. Por lo tanto, todas y cada una de las funciones asociadas con Power pivot están facilitando la tarea de exploración, análisis masivo e informes.

Mi nombre es Aqsa Tabassam, una empresaria, cofundadora y editora en jefe de InsideTechWorld. InsideTechWorld tiene como objetivo ofrecer la última tecnología y noticias de inicio, eventos de medios y acontecimientos innovadores a sus lectores en todo el mundo.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: autocompletar fórmulas usando la tecla tab

Aunque odiaba aprender Excel, es uno de esos conjuntos de habilidades necesarios que podemos aplicar a muchas facetas de nuestro trabajo y vida cotidiana (presupuesto, etc.).

Aquí hay un buen consejo para ahorrar tiempo con las fórmulas de Excel, con las que muchas personas tienden a tener dificultades. Entonces, lo que desea hacer es usar la tecla de tabulación, que le permite seleccionar automáticamente las fórmulas. De esta manera, no necesita perder el tiempo escribiéndolos por completo cada vez. Cuando comience a completarlo, el campo completará una lista de sugerencias de Excel. Luego, todo lo que tiene que hacer es mover la tecla de flecha hacia arriba o hacia abajo para seleccionar su fórmula, presionar enter y listo.

Si hay un problema con cualquiera de las fórmulas, puede depurarlo rápidamente seleccionando la fórmula y luego presionando F2. Luego, puede recorrer partes de la fórmula manteniendo presionada la tecla Mayús y presionando la flecha izquierda. F9 mostrará el cálculo final de la fórmula, después de lo cual puede presionar Esc para mantener la fórmula o ingresar para preservar el valor.

Después de darse cuenta de que la vida de 9 a 5 no era para él, Philip dejó su trabajo en la industria de la aviación y decidió viajar por el mundo en sus propios términos. Actualmente, tiene su base entre Nueva York y Camboya, es un nómada digital a tiempo completo y el fundador de su blog de viajes, PhilipWeiss.org.

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