34 Google Docs'i näpunäidet oma kontori produktiivsuse suurendamiseks

Google Docs, mis on kodus töötamiseks ja teiste inimestega dokumentide jagamiseks kõige sagedamini kasutatav tööriist, ei ole arvutis toimuva erinevat tüüpi töö oluline osa ja on peaaegu asendanud arvutisse installitud standardsed kontoriprogrammid.

Gmaili kontoga alustades või isegi ilma, võimaldavad erinevad Google'i rakendused veebis luua ilma tarkvara installimata, täiustatud tekstdokumente koos Google'i dokumentidega, arvutustabeleid Google'i arvutustabelitega, esitlusi Google'i esitlustega, vorme Google'i vormidega ja palju muud!

Mõnede Google'i rakenduste asjatundlike näpunäidete ja eriti Google'i dokumentide abil saate seda kasutada enam kui lihtsana kui veebis olevat Google'i notepad ning võite hallata kogu ettevõtet ja oma kaastöötajaid veebis Google'i komplekt.

Versiooniajaloost edasijõudnutele funktsioonidele küsisime kogukonnalt, millised on nende näpunäited Google Docs'i maksimaalseks kasutamiseks. Siin on nende vastused.

Kas kasutate äridokumentide haldamiseks Google'i dokumente? Kas teil on mõnda head nippi nende kasutamiseks kontoritootluse jaoks? Kas olete koostööfunktsioone edukalt kasutanud?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: mustandit pole vaja salvestada ja kõigile uuesti saata

Kasutan iga päev äridokumentide käsitlemiseks Google Docs-i. Minu meeskonna esindajatega koostöö tegemiseks valime seaded, mis lubavad meie meeskonna töötajatel seda muuta. Paremas ülanurgas on sinine nupp “jaga”. Klõpsake seda, siis minge täpsemaid sätteid ja valige, kes saavad dokumendi avada. Seejärel valige rippmenüüst „saab muuta”.

Kui meeskonnal on juurdepääs, kasutavad nad küsimuste esitamiseks või teabe lisamiseks suvandit „kommentaarid”. Meeskonna liikmed saavad ka muudatusi teha või muudatuste tegemiseks ettepanekuid teha.

Google Docs'i kasutamine koostööks on mugav ja produktiivne, kuna kõigil meeskonna liikmetel on reaalajas juurdepääs. Mustandit pole vaja salvestada ja kõigile uuesti saata. Nad saavad algdokumendi muutmise järel lihtsalt tagasi kontrollida.

Stacy Caprio, kasvuturundus: kirjutage ja uurige dokumente Exploreriga jätmata

Google'i dokumentide kasutamise üks näpunäide on see, et saate funktsiooni Avasta abil kirjutada ja uurida dokumente lahkumata. Funktsioon Avasta võimaldab teil samal ajal kirjutamise ajal otsida ja uurida Google'i uurimist ja vastuseid, nii et te ei peaks kulutama aega vahekaartide muutmisele või Google'i dokumendist klõpsamisele kirjutamise ajal.

James Canzanella, isoleeritud turunduse ööd: omab teemadel põhinevaid kaustu

Olen äridokumentide haldamiseks juba aastaid kasutanud teenust Google Docs ja soovitan hoida kõigi failide väga kenad kaustad. Aja jooksul võivad failid kuhjuma hakata ja te ei soovi oma konkreetsete failide otsimiseks liiga palju aega kulutada. Soovitan omada teemadel põhinevaid kaustu. Näiteks võivad need olla kulud, sissetulekud, äriplaanid või mis iganes muud.

Aja möödudes saate siis lisada eelmiste aastate uusi faile, arvestades, et te ei pääse neile juurde nii palju. Aga kui teil on ikkagi vaja neile juurde pääseda? Te teate alati, kust otsida. Ehkki korras ja korralik võib tunduda põhimõttelise näpunäidetena, muutub see failide ja dokumentide kuhjamise ajal palju olulisemaks.

Calloway Cook, Illuminate Labs: lubavad vaadata ainult organisatsiooni välised inimesed

Kui jagate dokumenti väljaspool organisatsiooni asuvate inimestega, muutke kindlasti juurdepääsuseadeid. Inimestel, kes pole Google Docs'i ja jagatud koostöötarkvaraga vähem tuttavad, on tavaline, et dokumente tehakse otse, mida te tavaliselt ei soovi.

Me kipume piirama juurdepääsu oma ettevõtte dokumentidele ainult vaatega või teatud juhtudel ainult kommentaaridega. Investorite sarnaste sammude jaoks on mõistlik lubada vaadata ainult organisatsiooniväliseid inimesi, sest seda tekki kasutatakse uuesti ja saadetakse teistele potentsiaalsetele investoritele.

Vincent Lee, autor: kutsu meeskond sisenditeks

Oma klientide brändi arendamise protsessi osana alustan nende brändiloo koostamisest. Google Doc on minu eesmärk teabe salvestamiseks ja vajaduse korral kutsun oma meeskonda sisenditeks, andes neile muutmis- või kommenteerimisvõimaluse. Pidage meeles, et valisite redigeerimise alt funktsiooni „Soovitan”, nii et algne tekst säiliks. Kommenteerimine on kasulikum, kui vajate lihtsalt tagasisidet, mitte muudatusi. Konkreetse lõigu saab esile tõsta ja saate määrata konkreetsele inimesele kommentaaritaotluse (tema e-posti aadressi kaudu). Kommenteerimisfunktsioon on ka hea viis dokumendis lõppversioonini viivate otsuste jälgimiseks.

Google Docist on abi ka siis, kui kirjutan oma peatset raamatut. Ma saan kutsuda oma toimetaja sisu kontrollima ja kommenteerimisriista abil saab ta soovitada suuna või idee muutmist. Ja valmistades lõplikku käsikirja, olen võimeline genereerima sisukorra automaatselt lihtsalt vormindades peatüki pealkirjad päiseks. Sõnade loendamise funktsioon on ka suurepärane tööriist, kuna mul on vaja hoida iga peatüki pikkus sama.

Dan Bailey, WikiLawn: õppige ajaloo funktsiooni ja lahendage kommentaarid

Minu parimad näpunäited Google Docs'i ühiseks kasutamiseks hõlmavad funktsiooni Ajalugu õppimist ja mingisugust protsessi, kus nad kommenteerivad / redigeerivad. Ajaloo jaoks näete muudetud kirjeid ja muudatusi saate tagasi võtta. See on ülioluline, kui keegi muudab midagi, mis tuleb tagasi pöörata, või kui soovite näha, mida üks töötaja panustas.

Kui klõpsate valikul Kõik Drive'i salvestatud muudatused, avaneb see vaade, kus kuvatakse viimased muudatused. Need on värvikoodiga, nii et näete, kes mida tegi. Dokumendis parema ülevaate saamiseks klõpsake lihtsalt sellel ja vajaduse korral naasmiseks.

Parandage töökorraldus ja kommentaarid nii, et inimesed ei astuks üksteise üle. Kui üks inimene viskab dokumendi, laske see teisel minna, et kord üle teha. Seejärel saatke see tagasi draferisse, laske neil muudatusi teha ja saatke kriitilisemaks analüüsiks real. Lahendage käsitletud kommentaarid ja jätke kõik küsimused, kus teil on veel küsimusi.

See peaks hoidma asju sujuvalt.

Josephine Ison, ürituste meelelahutajad: Google Docsist kuni minutilise sõiduplaani koostamiseni

Talendi- ja kunstnike broneerimise agentuurina on * Google Docsil keskne viis, kuidas oma meeskonda hõõrumatult teavitame. * Suurem osa meie broneeringutest on otsesündmused ja need nõuavad minutilise ajakava koostamist. G-Docs on siin kasulik. Aktiivset dokumenti jagatakse kõigile asjassepuutuvatele liikmetele ning kui ajakavasid ja nõudeid muudetakse, saadetakse need teatised neile e-posti teel. See vähendab oluliselt täiendavat halduskoormust ja muudab meie suhtluse puhtaks ja selgeks.

Sherese Patton, SLP meediasuhted: tehke enne selle saatmist PDF-dokument

Publicistina ja PR-konsultandina olen alati liikvel. mõnikord on mul vaja, et mul oleks enamasti sülearvuti kaasas ja töökoha seadistamine, kui ruum seda võimaldab. Seega on lepingutoimikutele juurdepääsu võimaldamine äärmiselt kasulik ja oluline. Kasutan Google Docsit üsna sageli oma lepingute loomisel ja uute klientide kaasamiseks küsimustiku koostamisel. Kuna pääsete Google'ile juurde kõikjal ja ma mõtlen seda kõikjal, teeb see dokumentide kallal töötamise ja nende hõlpsa jagamise hõlbustamise palju lihtsamaks ja vähem stressi tekitavaks.

Parim näpunäide, mida ma saan anda, on kasutada seda rakendust lepingute ettepanekute jaoks. Kui olete dokumendiga lõpetanud, saate seda hõlpsasti jagada ka inimesega, kellele dokumendi loote. Üks asi, mida soovitaksin, on enne selle saatmist see PDF-dokumendiks teha, kuna te ei soovi, et klient teeks selles muudatusi, millest te pole teadlik. Kui aga jagate oma meeskonnaga dokumente, teeksin parandused erinevat värvi. sel moel teate, millal parandused on tehtud. Olen teinud koostööd teiste PR-spetsialistidega ja leidsime, et värvide määramine oli parim viis. See tööriist on suurepärane ja on olnud tõepoolest lahedane säästja!

James McGrath, Yoreevo: dokumendi omanikule teatamiseks kasutage soovitusriista

Üks funktsioon, mis on meie arvates äärmiselt kasulik, kuid mida on lihtne mööda lasta, on soovitamine. Selle võib leida paremas ülanurgas. Tavaliselt valitakse redigeerimine, kuid kui sellel klõpsate ja valite suvandi Soovita, jäävad nii algteksti kui ka uue teksti muudatused lehele. Lehe paremas servas luuakse vastav mull, mis rõhutab soovitust.

Pärast nende ettepanekute tegemist teavitatakse dokumendi omanikku ja nad saavad muudatustega nõustuda või tagasi lükata. Kui need aktsepteeritakse, rakendatakse muudatust. Kui need lükatakse tagasi, läheb dokument tagasi algsesse vormi.

Igat soovitust saab hinnata iseseisvalt.

See funktsioon on tõesti kasulik, kuna see on põhimõtteliselt dokumendi redline versioon, mida saate hõlpsalt hinnata.

Rafa, Homeschool Hispaania Akadeemia: saate teada kasulikke otseteid

Kasutame Google Docs-i iga ajaveebi postituse haldamiseks, et olla kindel, et see on avaldamiseks valmis. Kuna oleme pikka aega eemalt töötanud, on kommentaari funktsioon osutunud kirjanike ja toimetajate vahelise arutelu edendamisel üsna kasulikuks. Funktsioon mitte ainult ei lase meil töötada omas tempos, vaid jätab ka kogu redigeerimisprotsessi kirjaliku ülevaate, nii et sõnad ei jääks õhku.

Teine viis Google Docs'i kaudu tootlikkuse suurendamiseks on õppida kasulikke otseteid. Kirjanikuna on otseteed, nagu sõnade loendamine (CTRL + SHIFT + C) ja päiste tutvustamine (CTRL + ALT + 2), suurepärane viis muuta kirjutamine tõhusaks ja meeldivaks kogemuseks. Kui korraldate oma dokumendi päistega, võimaldab see teil ka dokumentidest vasakul asuva külgriba kaudu pealkirjades kiiresti liikuda. See teeb suurte dokumentide läbimise üsna lihtsaks!

Ahmed Mir, Loodus ja Bloom: looge jagatavaid linke, kommenteerige ja kasutage päiseid

Olen e-kaubanduse ja sidusettevõtte asutaja, mille jaoks teen sageli koostööd Google'i dokumentide kaudu vabakutseliste kirjanike ja toimetajatega.

Selle kohta on mul mõned seotud näpunäited selliste veebiettevõtete tootlikkuse kohta nagu minu:

• Looge jagatavad lingid dokumentide edastamiseks oma kirjutajale, mida siis toimetaja ja SEO meeskond saavad reaalajas kontrollida. Saate kohandada õigusi, et teatud kasutajad saaksid redigeerida / kirjutuskaitstud või lubada kõigil, kellel on link, vajadusel redigeerida.
• Kui dokument vajab konkreetsete meeskonnaliikmete kommentaaride lisamiseks funktsiooni kommentaar @ lisamisega ümbertöötlemist, siis seob see meeskonna liikme automaatselt meilisõnumi kaudu teie tagasisidele!
• Kasutage päiseid dokumentide jaotamiseks SEO-vormingus vormingutesse, et need otse oma veebisaidile kleepida ilma kohandamiseta.

Marc Bromhall, algajate surfivarustus: saatke meilisõnumeid otse arvutustabelilt

Oleme oma äritegevuse juhtimiseks Google Suite'i kasutanud juba üle 4 aasta. Üks hõlpsamaid funktsioone, mille oleme tootlikkuse suurendamiseks avastanud, on e-kirjade saatmine otse arvutustabelilt. See on suurepärane tööriist projektijuhtidele või meeskonnajuhtidele, kes suhtlevad pidevalt mitme meeskonna liikmega. Oletame, et olete just koosoleku kokku pannud ja koosolekul oli mitu tegevuspunkti, mis tuleb delegeerida erinevatele meeskonnaliikmetele. Kõigi nende inimeste eraldi e-kirjade saatmise asemel saate Google'i lehtede abil teadmiseks võtta, kes mida tegema peab.

Esimesse veergu lisate nende e-posti aadressi ja teise veergu märkuse selle kohta, mida nad peavad tegema. Kui koosolek on läbi ja leht on valmis, peate vaid kopeerima ja kleepima koodi Google'i skriptiredaktorisse, mille leiate Google'i arvutustabelite vahekaardilt Tööriistad. Kui kood on kleebitud, klõpsake lihtsalt lehe ülaosas oleval valikul Saada e-kirjad ja sekundite jooksul saadetakse kõigile teie meeskonna liikmetele individuaalsed kirjad. Leiame, et see tööriist on aastate jooksul palju aega kokku hoidnud ja see on üks paljudest funktsioonidest, mida meile Google Suiteis meeldib.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: eksportimine eri vormingutes ja printimine

Ma kasutan google docsi alates eelmisest aastast. See on minu jaoks Google'is kõige hämmastavam asi pärast Gmaili. Olen kasutanud ka Google'i lehte. Arvan, et äri jaoks on Google'i dokumentide kasutamine Microsofti dokumentidega võrreldes väga suurepärane. Teil on erinevaid võimalusi, mida saate dokumente korraga jagada ja redigeerida. Mitmed inimesed saavad seda redigeerida ja iga dokumendi lõplikke versioone hõlpsalt välja võtta. See säästab töötajate aega. Kõik, mida saate Microsofti sõnast teha, mida saate teha teenusest Google Docs. Seda dokumenti varundatakse ka Google Drive'is, kui te ei soovi seda siia panna, saate eksportida ka erinevates vormingutes, näiteks Wordi-fail, PDF-fail või muud laiendid. Kui soovite printida, saate otse siit printida, mida veel vajate? Mulle meeldivad grammatika kontrollimise võimalused väga. Selle Google Docs'i abil saate kirjutada väga häid lauseid. Kirjutan isegi oma e-kirju Google'i dokumentide kaudu ja saadan siis läbi. Arvan, et olen funktsionaalsust kõige paremini ära kasutanud. Kui see jääb alles, õpin seda varsti, sest kasutan seda iga päev 2-3 tundi. Samuti näen puudust sellest, et Google Docs ei arvesta sõnu ja tähemärke.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: mainige meeskonna liikmeid, et neid teavitataks

Olen kasutanud Google Docs-i juba aastaid ühiselt. See tööriist võimaldab teil faile väga hõlpsalt luua ja jagada. Google Docs annab ka täieliku kontrolli, kuna juurdepääs jagatud failidele võib piirduda vaatamise, kommenteerimise või redigeerimisega.

Mõned Google Docs'i tootlikkuse näpunäited hõlmavad järgmist.

• Mainige meeskonna liikmeid dokumendi kommentaaris tagamaks, et neid teavitatakse kommentaarist.
• Lisage ettevõtte sõnastik sõnastik
• Pikkades dokumentides liikumiseks kasutage järjehoidjaid

Ken Eulo, Smith ja Eulo advokaadibüroo: kutse muutmisel muutmislubadest aru saada

Kui teete Google Docsis oma ettevõtte töötajatega koostööd, peate kutse jagamisel mõistma muutmisõigusi. 90% -l juhtudest on meil olnud probleeme Google'i dokumentide koostööga, kuna saatja ei valinud „luba kellelgi, kellel on link, muutmist”. See on kiire parandus ja võtab vaid sekundi, nii et valige see suvand kindlasti siis, kui soovite, et vastuvõttev isik saaks dokumenti redigeerida. Kui soovite dokumenti saata vaid parteile, et nad saaksid seda vaadata, jätke redigeerimisluba jaotisesse „saab vaadata”. On olemas kolmas luba “saab kommenteerida”, mis võimaldab vastuvõtval poolel teha dokumendi kohta märkusi. See luba on kasulik, kui saadate dokumendi kliendile tagasiside saamiseks või ülemusele ülevaatuseks.

Norhanie Pangulima, SIA Ettevõtted: kasutage salvestatud versiooni ajalugu ja häälkirjutamist

Google Docs on üks Google'i rakendusi, mida kasutan alati oma kirjutamisülesannetes. Mõiste Microsofti Wordi veebis Google'i dokumentide kaudu kasutamise kohta on mulle väga kasulik, eriti seetõttu, et mõnikord ei salvestatud minu muudatusi ja muudatused kaotasid elektrikatkestuse korral või programmist kogemata väljudes. Sellel rakendusel on arvukalt funktsioone, mida enamik inimesi ei tea. Üks on see, et see rakendus võimaldab korraga ühes dokumendis vaadata korraga 200 vaatajat.

See on üks parimaid tööriistu meeskonna koostööks.

Siin on veel kaks Google Docs'i kasulikku funktsiooni ja näpunäited nende kasutamiseks:

• 1. Salvestatud versiooniajalugu. Google Docs salvestab tehtud muudatused automaatselt. Menüü Fail klõpsamisel näete versiooniajalugu ning saate jälgida dokumendis tehtud muudatusi ja selle teinud kasutajat.
• 2. Häälkirjutamine. See funktsioon on märkmete kirjutamisel väga kasulik ja kui soovite keskenduda kõigele, mis teile meelde tuleb, ja redigeerida lihtsalt hiljem. Google Docs võimaldab teil kirjutada sõnu, mida ütlete nagu diktsioon. Selle kasutamiseks klõpsake nuppu Tööriistad ja seejärel Häälkirjutamine.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: kasutage valemite automaatseks valimiseks tabulaatori klahvi

Paljud inimesed näevad vaeva Exceli kasutamisega teenuses Google Docs, kuna selle kõigi funktsioonide kasutamise õppimine võib olla segane. Eriti seoses valemitega, mis on enamiku meist mittefinantstüüpide jaoks õudusunenägu. Ehkki mulle ei meeldinud Exceli õppimine, on see üks neist vajalikest oskustest, mida saame kasutada oma töö ja igapäevaelu paljudel tahkudel, et hoida asju korras.

Siin on minu lemmik nipp Exceli valemitega aja säästmiseks, millega paljud inimesed kipuvad vaeva nägema. Mida soovite teha, on kasutada tabulaatoriklahvi, mis võimaldab valemeid automaatselt valida. Nii ei pea te kulutama aega, et neid iga kord täielikult välja kirjutada. Kui hakkate seda täitma, täidab väli Exceli soovituste loendi. Seejärel peate valemi valimiseks nooleklahvi üles või alla liigutama, vajutama sisestusklahvi ja tehtud.

Kui mõne valemiga on probleeme, saate selle kiiresti siluda, valides valemi ja vajutades F2. Seejärel saate valemi osades ringi liikuda, hoides all klahvi Shift ja vajutades vasakut noolt. F9 näitab valemi lõplikku arvutust, mille järel saate valemi hoidmiseks vajutada Esc või väärtuse säilitamiseks sisestada.

Polly Kay, English Blinds: jälgige tööd selle algse autori juurde

Kasutame Google'i dokumente koostööks vabakutseliste ja kolmandate osapooltega, kellega me ei soovi turvalisuse probleemide tõttu või kuna see on selles kontekstis lihtsalt kiirem ja tõhusam, juurdepääsu omaenda dokumendiajamitele või ettevõtte sisevõrgule, tööle jõudmiseks Google Drive'i kaudu.

Kuna praktiliselt kõigil on niikuinii Google'i konto ja üksikute kaustade ühiskasutusseadeid saab nii peenhäälestada, võimaldab see meil failide omandiõigust üle anda, samas kohas asuvatelt mitmelt töövõtjalt töid koguda, sisu redigeerida ja üle vaadata ning tööd jälgida selle algne autor kaua pärast sündmust.

See on osutunud kasulikuks ka vabakutselistele ja töövõtjatele, kellega koos töötame, kuna nemad saavad seejärel hallata mitme eri projekti või kliendi kaustu ühes ja samas kohas, jaotada ja eraldada vastavalt vajadusele õigusi, turvalisuse, terviklikkuse või konfidentsiaalsuse ohtu seadmata. nende teiste klientide sisust.

Esther Meyer, groomide pood: proovige häälteksti, seadke õigused, kasutage õigekirjakontrolli

Kasutasin Google Docsit juba mõnda aega. Kui see puudutab äri- või isiklikke dokumente, on see väga mugav, seetõttu on see minu valitud rakendus. Google Docs'i abil on minu kaugtöö tegemine palju lihtsam. Mul on kauge meeskond, kellega ma töötan ja meiega on normaalne teha koostööd, mistõttu on Google Docs meie jaoks jumalakartus.

Siin on minu peamised näpunäited google docsi tõhusaks kasutamiseks:

• 1. Proovige hääle tippimist. Kui olete selline inimene, kes mõtleb kiiremini kui kirjutate, võib see teile suurepärase funktsiooni pakkuda. Funktsiooni käivitamiseks kasutage klahve Ctrl + Shift + S, seejärel rääkige sellest. Vaadake, kuidas Google teie eest tipib. Olge siiski valmis mõnda redigeerimist tegema, kuna see ei pruugi alati teie sõnu õigesti anda, rääkimata vormingust.
• 2. Seadke õigused õigesti. Dokumentide jagamisel veenduge, et juurdepääs, mille kasutajatele annate, sobib nende vajadustega. Saate valida, kas nad saavad redigeerida, vaadata või kommenteerida.
• 3. Hämmastav õigekirjakontroll. Google Docsil on intelligentne õigekirja- ja grammatikakontroll. Teie kirjutamine ei saa selle tööriistaga halb olla, kuna enamasti püüab see vigu täpselt. Grammatika on karjääri osas väga oluline, kuna spetsialistid, kes ei jõudnud karjääri esimese 10 aasta jooksul direktori kohale, tegid grammatikavigu 2,5 korda rohkem kui nende direktori tasemel töötavad kolleegid.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: kasutage otseteid ja sisseehitatud funktsioone

Mulle meeldib väga töötada Google'i lehtedega, mis on fantastiline, kuna minu töö on tihedalt seotud Google'i dokumentidega. Niisiis, minusuguste inimeste jaoks on vaja õppida otseteedest kõike. Google'i lehe otseteed säästavad järk-järgult minu aega ja võimaldavad mul keskenduda elutähtsamatele probleemidele. Minu lemmikkäsklused on aga Ctrl pluss semikoolonuklahv (praeguse kuupäeva sisestamiseks), Ctrl pluss pageUp / pageDown (lehtede vahel liikumiseks), Ctrl pluss Shift pluss V (ainult lihtteksti kleepimiseks) ja palju muud, mida pidevalt kasutan .

Kuid parim näpunäide Google'i lehtedega töötamisel, mida võiksin teiega jagada - funktsioonide kasutamine. Need on tõeliselt hämmastavad ja aitavad saavutada muljetavaldavaid tulemusi. Näiteks kasutan tavaliselt domeeni saamiseks URL-ilt funktsiooni = REGEXEXTRACT ja see = VLOOKUP, et leida andmeid (kui need on õiged / valed) teiselt lehelt. Ja muidugi = UNIQUE valem.

Duplikaatide märkimiseks on lihtne viis - funktsiooni UNIQUE abil. Põhimõtteliselt vaatab UNIQUE valem vahemikku ja tõmbab sealt välja kõik unikaalsed väärtused. See on kasulik neile, kes soovivad oma töövoogu kiirendada, töötades märkimisväärse hulga andmetega. Näiteks kui mul on erinevatest allikatest loodud laias valikus potentsiaalseid võimalusi, paneb see kõrvale korduvad andmed, mis aeglustab tegelikkuses toimuvat. Seega, kui see poleks funktsioon UNIQUE, kulutaksin tõenäoliselt võimaluste (märksõnad, veebisaidid, e-kirjad) ülevaatamisele palju rohkem aega kui praegu. Ja selle funktsiooni parem külg on see, et see töötab nii numbrite kui ka tekstide jaoks.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: tõlkige dokumente otse Google'i dokumentidest

Kuna ma teen tavaliselt koostööd paljude inimestega, siis kasutan kommentaare palju. Kuna teenuses Google Docs on muudatuste tegemine väga lihtne, ei pruugi inimesed kõike õigel ajal märgata. Sellepärast pingutan inimesi alati kommentaarides ja veenduge, et enne muudatuste tegemist oleksime nõus kõigi muudatustega. Mõnikord tunnen, et mul on ühe dokumendi sees väga elav vestlus. Kuid see aitab mul kogu teavet ühes kohas säilitada.

Samuti pean mõnikord tõlkima dokumente teistesse keeltesse. Mulle meeldib, et saan seda nüüd teha otse Google'i dokumentide menüü Tööriistad all. Õnneks vajan tavaliselt vaid mõnda muud keelt, nii et see tõlge osutub üsna heaks. Mul on toimetaja, kes kontrollib lihtsalt tõlget, mis säästab palju aega.

Jeff McLean, McLean Company: Google Docsil on tasuta rakendus, mille abil saate kõikjal koostööd teha

Teeme koostööd Google'i dokumentide osas kõigega alates blogipostitustest kuni e-posti mallideni. Google Docs on lihtsaim vahend oma meeskonnaga sisu jagamiseks ja projekti tõhusaks koos töötamiseks. Paljud inimesed ei tea, et Google Docsil on tasuta rakendus, nii et saate teha oma meeskonnaga koostööd kõikjal, kus teil on mobiilsideandmeid! Rakendus on äärmiselt kasutajasõbralik ja ma ei ole kohanud ühtegi rakenduse funktsionaalsuse piirangut, mis erineks lauaarvuti versioonist. Jagage Google Doci kindlasti ainult vajalike töötajatega, sest kui teil on dokumenti korraga liiga palju liikmeid, kipuvad asjad pisut segaseks minema. Selle vastu võitlemiseks saadan Google Doci tavaliselt igale liikmele eraldi, eraldi kellaaegadel, et nad saaksid dokumendis teha katkestusteta soovitud muudatusi.

Julie Singh, TripOutside: ainult valmis dokumentide vaatamiseks, teiste jaoks redigeerimiseks

Me kasutame Google Docs-i sageli projektide, ideede, algatuste ja väljundite jagamiseks oma kaugmeeskondadega. Dokumentide jagamine nendega reaalajas ja nende dokumentide vaatamise ning redigeerimise võimaldamine on meie äri jaoks väga oluline ja nüüd on see Google Docs'i abil palju lihtsamaks tehtud. Saame luua dokumente ja arvutustabeleid, millele meie meeskonnal on ka juurdepääs, juhiseid lisada ja lõpetatud tööd hõlpsalt üle vaadata. Me kasutame jagamislingi funktsioone nii avatud vaate jaoks juurdepääsuks valmis dokumentidele kui ka redigeerimise juurdepääsu dokumentidele, mis on pooleli ja mida värskendavad teised meeskonna liikmed.

Google Docs on meie äri oluline koostöövahend!

George Hammerton, Hammerton Barbados: olge selge, kui dokument on täielik või mitte

Ma juhin väikest ettevõtet, mis koosneb inimestest, kes armastavad reisida töö ja lõbu pärast, lennates regulaarselt eriti Suurbritannia ja Barbadose vahel, kuid veedavad suurema osa aastast ühe päeva meie meeskondadega maailma eri paigus, kui nad enne olid. - see kujutab endast unikaalseid tehnoloogilisi väljakutseid.

Kui me alles alustasime ja meid oli kaks, kasutasime kontorikomplekti ja Dropboxi, kuid äri laienedes muutus mäng kas te olete selles dokumendis äri jaoks lämmatavaks, otsustasime, et vajame tööriistu, mis võimaldavad meil teha koostööd ilma sellele mõtlemata. Meil oli vaja vahetada koostöö suhtes positiivse komplekti vastu ja selleks läksime koos kauge meeskonna vaieldamatu koostöö kuningaga ja see oli Google Docs.

Nüüd kasutame Google Docsit peaaegu kõige jaoks ja kuigi hõõrdumise eemaldamine oli olnud imeline, eemaldasime vajaduse arvutustabeli värskendamiseks oma järjekorda oodata. Nendel päevadel koosneb meie kaasaskantav kontor iPhone'idest, MacBooksist, Google Suiteist ja veebibrauserist. Lihtsate sobivate tööriistakomplektide abil saame nüüd töötada kõikjal koos.

Minu näpunäide number üks oleks selge, millal dokument on pooleliolev töö ja kui see on valmis - te ei soovi, et kellegi teise lõpetamata muudatused kärbiksid dokumendis just siis, kui ekspordite selle avaldamiseks.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: minge tagasi kustutatud vanade failide juurde

Google Drive'il on versioonijuhtimisega tegelemiseks oma viis, mis võimaldab teil tagasi minna ja kustutada vanu kustutatud faile või faili vanemaid versioone. See, kuidas Google Drive versiooni kontrollib, on see, et see salvestab kuni 100 dokumendi redaktsiooni või 30 päeva versiooni dokumendi kohta, mis arvestatakse teie kogu salvestusruumi sisse. Prügikausta kasutatakse kustutatud failide salvestamiseks ja kui prügikast kustutatakse, on failid igaveseks kadunud.

Mason Culligan, Madratsilahing Inc: kasutage ekraanil olevate andmete jagamiseks Google Docs'i kangastelgedega

Suurem tootlikkus aitas kaasa sellele, et mu kaugtöörühmad kasutasid Google'i dokumente. Neilt saadud tagasiside põhjal on kommentaaride ja ettepanekute funktsioonid tõhusad koostöövõimalused, eriti eri ajavööndites töötavate meeskondade vahel. Mitu kasutajat saavad reaalajas ja üheaegselt redigeerida. Lisaks on kõigil juurdepääs pilvesalvestuses olevatele failidele.

Google Docs'i võimendamine vähendab viivitatud töö koordineerimist teie meeskondade, eriti kaugemate meeskondade vahel.

Lisaks Google Docs'i kommentaaridele ja soovituste funktsioonidele on üks minu parimatest tavadest ka Google Docs'i kasutamine Loomiga. Salvestan ennast ja oma ekraani rääkides konkreetsest failist ja räägin selle kaudu oma töötajatega. See säästab palju aega selgituste tegemiseks, ilma et oleks vaja pikki e-kirju või vestlussõnumeid.

Google Docs'i kasutamine ületab lõhe, mis seisneb selles, et me pole meeskonnana koos.

Will Bachman, Umbrex: looge vestluse märkmeid Google Slides'is

Meie meeskond kasutab aktiivselt Google Docs-i mitmesuguste ülesannete jaoks, mis nõuavad koostööd või reaalajas juurdepääsu uusimale versioonile.

Näiteks projektide puhul, mis hõlmavad ekspertide küsitlemist, loob üks meeskonnaliige vestluse märkmeid rakenduses Google Slides. Jagame seda Google'i esitluste dokumenti oma kliendiga, et kõik näeksid reaalajas uusimaid andmeid, mida me kogume - keegi ei pea ootama iganädalast arenguülevaadet.

Oleme praegu kursuses, kuidas luua oma konsultatsioonipraktika, viimases etapis. Kursus sisaldab üheksakümmend lühikest videot ja enam kui kaks tosinat allalaaditavat tööriista ja malli. Selle projektiga seotud jõupingutuste koordineerimiseks kasutame Google'i lehte. Jagasime juurdepääsu videoredaktori, veebisaidi redigeerija ja kursuse loojaga, nii et kõik saavad olekut reaalajas värskendada, kui video esimene mustandi redigeerimine on lõpule viidud, kui tagasiside on esitatud, kui video lõplik mustand on olemas saadeti tagasi ja kui video on veebisaidile lisatud.

Nikola Baldikov, Brosix: laske Docsil muuta teie räägitud sõnad tekstiks

Kuna nüüd on käes intensiivse hääleotsimise aeg, on Google Docsist mõned nipid, millest võiksite teada saada. Kas teadsite, et saate sõrmedele puhkuse anda ja lasta dokumentidel Docs muudetud sõnad tekstiks muuta? Kuni teie arvutil on mikrofon, peate vaid avama menüü Tööriistad ja valima Häälekirjutamine või vajutama Ctrl-Shift-S (või Cmd-Shift-S) ja rääkima. Docs kasutab Google'i standardset häältekstiksüsteemi, et aru saada, mida te räägite (enamasti, niikuinii) ja panna see lehele. Veelgi enam, Docs'i hääle-teksti funktsioon võimaldab teil rääkida käske tavaliste kirjavahemärkide ja lõikude vormindamiseks. Võite öelda näiteks perioodi, koma ja küsimärgi või anda juhiseid, nagu uus rida või uus lõik. Kui soovite pausi teha, öelge, et lõpetage kuulamine ja öelge jätkamiseks, kui olete valmis jätkama.

Edgar Suppes, Graaligeerige: versiooniajalugu näitab, milliseid osi on redigeeritud

Siin on minu lemmik Google Docs'i näpunäide:

Seda nimetatakse versiooniajalooks ja see väike funktsioon päästis mu elu juba mitu korda minevikus. Funktsiooni Versiooniajalugu nägemiseks peate klõpsama Fail ja siis Versiooniajalugu. Dokumendi paremal küljel avaneb paneel, kus kuvatakse selle konkreetse dokumendi erinevad versioonid. Kui klõpsate mis tahes vanemal versioonil, näete isegi, milliseid doc-faili osi on redigeeritud.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO optimeerijad: võrrandid kasutavad ühenduse loomist teiste andmetööriistadega

Paljud inimesed käsitlevad Google'i dokumente lihtsalt kui veebipõhist  Microsoft Office   Suite'i, kuid on palju tööriistu, valemeid ja funktsioone, mis on saadaval ainult seetõttu, et see on veebis olemas, ja need on mõned, mis muudavad selle ettevõtte jaoks palju soodsamaks tööriistaks omanik kasutada. Mõned minu lemmikfunktsioonid on võrrandid ImportRange ja ImportData, kuna need kasutavad spetsiaalselt ühenduse loomist teiste andmetööriistade või töölehtedega. ImportRange sobib suurepäraselt mitte ainult erinevate töölehtede, vaid tervete tööruumide ühendamiseks. Saate lisada andmeid teistest Microsoft Sheets-failidest, mis võimaldab teil arvutada teatud tükke, piirates samal ajal juurdepääsu teistele. ImportData ja ImportXML, teiselt poolt, võimaldavad teil kasutada teavet mis tahes .CSV-faili kohta, mis avab teie andmetabelid, võimaldades teil kasutada suurt hulka teavet, mis on veebis levinud vormingus saadaval. Lõpuks, neile, kes vajavad andmeid, mis pole korralikult vormindatud .CSV- või .XML-faili, saate kasutada importHTML-i, mis võimaldab teil tuua töölehtedele mis tahes veebisaidi.

Jason Parks, meediakapten: dokumentide jagamine ilma sisselogimiseta

Soovitan kasutada GSuite for Business.

Meie agentuuril on palju klientidega edasi-tagasi projektide kinnitamiseks.

Google Doci või Google Sheet'i lihtsalt jagades saavad meie kliendid sellele hõlpsasti juurde pääseda, ilma et peaksid Gmaili kontole sisse logima.

Meie agentuuri (15 inimese) hind on umbes 8,50 dollarit kasutaja kohta kuus, kuid see on kindlasti olnud investeeringu väärt ja sujuvamaks muutnud.

Isaac Hammelburger, otsinguprofiilid: mitu töötajat võivad sama dokumenti reaalajas redigeerida

Google Docs on üks tööriistu, mis muudavad kaugtöö igaühe jaoks lihtsamaks. Google'i dokumentides on võimalused lõputud. Sellest on täna kõige rohkem abi, kuna enamik töötajaid on asunud tööle oma kodu turvalisuse huvides. Seetõttu saab seda kasutada tiheda töö tegemiseks isegi kauguses. Google'i dokumendid on tööriist, kus mitu töötajat saavad sama dokumenti reaalajas redigeerida. On vaja vaid jagada dokumenti oma töökaaslastega ja muuta see redigeeritavaks. See on palju lihtsam, kuna töötate sama dokumendiga ja ühe ühendatud dokumendi koostamiseks ei oleks vaja erinevaid dokumente koostada. See säästab ka aega, kuna saate dokumendiga ühelt inimeselt teisele edastamise asemel töötada samal ajal dokumendi kallal. Kindlasti soovitan meeskondadel seda tööriista kasutada, et töövoog oleks tõhusam.

Riley Adams, noored ja investeeritud: vähendab projekti elluviimise aega

Finantsanalüütikuna elan teenuses Google Docs, Sheets and Slides. Tarkvara võimaldab tõhusat koostööfunktsiooni, kui mitu meeskonnaliiget ja partnerit osalevad failide loomisel üheaegselt.

Kui iga inimese sisendi saab korraga koguda, lüheneb see dramaatiliselt projekti teostamisaegadele ja kaitseb ka versiooni dubleerimise või puuduvate muudatuste ja ettepanekute eest. Neid kõiki vältides ja nendes Google'i dokumentides koos töötades saavad meeskonnad lühema ajaga rohkem saavutada, mis annab ettevõttele suurema investeeringutasuvuse ja suurema paindlikkuse kliendi vajadustele reageerimisel.

Logan Burwell, Tech: Ülevaated ja uudised: Google'i süsteemid töötavad koos nii sujuvalt

Kuna oma ajaveebi kirjutamiseks pean kirjutama peaaegu iga päev, kasutan ma iga päev Google Docs'i! Kui kirjutan ajaveebi esimest mustandit, kirjutan selle alati Google Docsisse. Google Docsis saate hõlpsalt kirjutada ükskõik mida, lisaks on mul äärmiselt lihtne sisestada ja redigeerida linke, mida oma artiklitesse panen. Google Docsil on äärmiselt hea õigekirjakontrollisüsteem, mis püüab mind tihti kinni, kui kirjutan midagi valesti või kasutan valet grammatikat. Mulle meeldib, kuidas Google Docs teeb kõik nii lihtsaks ja kirjutamise osas on see kindlasti minu valik number üks.

Ma ei kasuta mitte ainult oma ettevõtte jaoks Google Docs-i, vaid ka muid Google'i perekonna rakendusi. Üks teistest Google'i rakendustest, mida lisaks dokumentidele kasutan, on Google Sheets. Saan koostada oma veebisaidi kulude, tulude ja statistika arvutustabeli. Kõik Google'i süsteemid töötavad koos nii sujuvalt, et see on tõesti ainus, mida ma vajan.