10 MS Exceli tootlikkuse nõuannet ekspertidelt

MS Exceli tootlikkuse näpunäited

Microsoft Office'i arvutustabeli tarkvara  MS Excel   kasutatakse laialdaselt paljude rakenduste jaoks, alates üksuste loendi ajakohasena hoidmisest kuni arvete koostamiseni või isegi videomängude mängimiseni.

Kuid igapäevases ärikasutuses ei tea paljud põhikasutajad isegi väga kasulikku Exceli tootlikkuse näpunäidet, mis võiks neile palju aega ja energiat kokku hoida, näiteks tuhandete kannete loendis esinevate juhtumite loendamiseks või lihtsamate jaoks sellised toimingud nagu märgi positsiooni leidmine stringis ja muud toimingud.

Ainult väikese koolituse korral on igapäevases ärikasutuses võimalik kasutada isegi väga kasulikke funktsioone Exceli metamärkidega - märkide komplektiga, mis võib valemis asendada mis tahes muud. Kasutades Exceli täiustatud Vlookupis, võivad need muutuda isegi väga võimsateks.

Küsisime ekspertide kogukonnalt parimaid näpunäiteid MS Exceli kasutamise kohta ja siin on nende vastused:

 Kas kasutate regulaarselt MS Excelit? Mis on üksainus nipp, mis aitab teie igapäevast tööviljakust suurendada ja mida saaksite jagada?

Stacy Caprio, kasvuturundus: varundage oma Exceli dokumendid pilve

Üks Exceli tootlikkuse näpunäide varundab teie Exceli dokumente pilves.

Olen töötanud nädalaid ja aastaid konkreetsete dokumentide kallal ja eeldanud, et need on alati olemas, kuid siis esines olukordi, kus mu arvuti purunes vee lekkimise probleemi või muude tõrgete tõttu ja kaotasin oma exceli lehed. Nüüd tean neid alati varundada, nii et saan neid isegi siis, kui juhtub midagi ootamatut, mistõttu hoian kogu aeg pilvepõhist varukoopiat käepärast.

Kenny Trinh, Netbooknews: vabane hiirest ja mine 3-5 korda kiiremini!

Mine hiirevaba.

Hiirest lahti saades suurendate kiirust 3–5X. Parim viis selle õppimiseks on:

• 1.Klõpsake ALT-klahvi - näete terves menüüs tähti ja numbreid, niimoodi navigeerite nüüdsest
• 2. Printige välja klaviatuuri otseteed (otsige google piltide klaviatuuri otseteid) ja kleepige see oma arvutisse

Ilma hiireta Exceli kasutamise mugavaks muutmine võtab umbes 2–3 nädalat.

Tõhususe võtmed on:

• Kiirus -> minge hiirevabaks
• Automatiseerimine -> saate teada, kuidas kirjutada suurepäraseid valemeid ja vormindada tabeleid intuitiivselt

Kui peaksin määrama täiendavad 3, siis järjestaksin need järgmiselt:

• 1. Vormindamine ja põhivalemid (vinge välimusega aruannete ettevalmistamine ja toimingute automatiseerimine)
• 2. Andmete analüüs - andmete filtreerimine, sortimine ja analüüs
• 3. Andmete visualiseerimine - tabelid, diagrammid ja kaheteljelised diagrammid

David Johnson, Mulytic Labs: absoluutne viide teistele väljadele

Absoluutsed viited päästsid mu elu, ma pole selle üle eriti uhke. Taevas avanes mulle, kui õppisin kasutama '$', et luua absoluutseid viiteid teistele väljadele. Initsiatiivita fikseerib tähe ees olev '$' veeru ja numbri ees olev '$' fikseerib rea. Sealt alates saavad viited olla nii stabiilsed, kui vajate. See tegi mu elu palju lihtsamaks, kui tegin kiiresti kiireid andmekogumeid.

David Johnson, MBA, BA arvutiteadus, on töötanud tehnoloogia valdkonnas 20 aastat, juhtides ülemaailmseid meeskondi ja tehnoloogiaalgatusi USA-s, Euroopas ning APAC-is selliste ettevõtete jaoks nagu IBM ja Sungard. Praegu on ta Mulytic Labsi tehnoloogiaametnik, tehes samal ajal ka Clear Blue Data andme- ja tehnoloogiahaldusnõustamist.

Norhanie Pangulima, Centriq: kasutage välklampi

Siin on minu Exceli tootlikkuse näpunäide number üks: kasutage välklambi kasutamist. Välklambi täitmine on väga võimas funktsioon, mis on mugav suurte andmemahtude töötlemisel. Selle asemel, et andmeid ükshaaval läbi vaadata, saate tegelikult vajaliku välklambi täitmiseks „õpetada“. Sisestage töötlemata andmete kõrvale lahtrisse paar korda vajalikku ja proovige siis, kas välklambi täitmise funktsioon õpib seda. Mõnikord peaks Excel mustri äratundmiseks rohkem kirjutama, kuid kui see juhtub, teeb see teie eest tööd.

Selleks klõpsake lahtril, kus teil on andmeid vaja. Ja siis leidke välklambi täitmise nupp. Näete seda vahekaardi Avaleht vahekaardil Redigeerimine, mis asub Exceli akna paremas osas paremas osas. Leidke AutoSumi alt nupp Täita ja klõpsake siis rippmenüüd. Lõpuks klõpsake Flash Fill ja jälgige maagiat. Miski ei saa olla produktiivsem kui see, kui suudate oma töölehelt andmeid käsitsi tööd tegemata anda.

Olen Centriqi konsultant - koduhaldusrakendus, mida on mainitud / viidatud sellistes müügikohtades nagu NYT, See vana maja, Real Estate Daily, Brit + Co jt. Centriqis töötan koos meie sisumeeskonnaga SEO optimeeritud sisu loomiseks koduhoolduse, kodukujunduse, koduohutuse ja muu kohta.

Saage Excel Pro: liituge meie kursusega!

Tõstke oma oskused algajalt kangelaseks meie Excel 365 põhikursusega, mis on loodud selleks, et valdaks vaid mõne seansi.

Registreeruge siia

Mike Richards, Golf Einstein: viimaste värskenduste pidev õppimine

Olen kasutanud olulise tähtsusega äriteabe dokumenteerimisel MS Excelit ja üks trikk, mille järgi elan, on see, et hoian end kursis viimaste värskenduste ja otseteedega nagu klaviatuuri ja valemi otseteed, mis pole mitte ainult kiirendanud minu tööd, vaid ka julgustanud mind õppimise jätkamiseks. See praktika on välja töötanud pideva õppimise mõtteviisi, mis on mind motiveerinud kasvama ja olema produktiivne.

Minu nimi on Mike ja olen golfi entusiast ning ajaveebi Golf Einstein asutaja, kus jagan oma panust kõigesse, mis golfiga seotud!

Shayne Sherman, TechLoris: kasutage valideerimisandmeid

Minu parim näpunäide on siiski üsna lihtne: * Kasutage valideerimise andmeid! * Ma tean, ma tean, et peaksite sellest kaugemale jääma, eks? Ma mõtlen kindlasti, et saate olla kindel, et kirjutate nimed õigesti, eks? Kuulake, see võtab vaid ühe tunni, kulutades mitu tundi, et proovida välja mõelda, miks teie pestud arvutuslehed järsku purunevad, ja siis mõista, et see on tingitud asjaolust, et sisestasite kehtetuid andmeid, et näha andmete valideerimise väärtust.

Olen aastaid kasutanud Exceli. Mõnes varasemas ametikohas tehti nalja, et mis tahes mulle antud ülesannet (sealhulgas lõuna tellimine või reisiplaanide koostamine) saaksin Exceli abil paremini täita. Ausalt, ilmselt oleksin võinud.

Polly Kay, English Blinds: ühendage muudest allikatest pärit andmed

Exceli makrode kasutamine ajamahukate ja korduvate ülesannete automatiseerimiseks on olnud tõeline mängude vahetaja ja võib-olla ainus asi, mis on olnud kõige tõhusam selles osas, kuidas Excel on mu tööd sujuvamaks muutnud.

Muude allikate andmete ühendamine Exceli töövihikutega on midagi muud, mis aitab, ja nende ühendamiseks pole väga vähe võimalik integreerida Exceli töövoogu. Veelkord saate need muud elemendid automaatselt importida, et võimaldada andmete hilisemat teisendamist ja analüüsi.

Juba enne aruande loomist statistika saamiseks päringu tõstmine pakub põhjalikku teavet, mis aitab analüütikat ja otsuste langetamist, ning võimaldab teil kinnitada ja ristkontrollida ka kogu teie muud sisuvormi.

Pollyl on üle kümne aasta kogemusi digitaalse turunduse konsultandi ja vanemturundusjuhina, kes teenindab mitmesuguseid kliente alates VKEdest kuni suurte rahvusvaheliste korporatsioonide ja kodunimedeni.

Ruum Yonatan, GetVoIP: kasutage HLOOKUP ja VLOOKUP

Kui ma esimest korda Excelit õppisin, mäletan, et HLOOKUP ja VLOOKUP avasid tõesti palju hämmastavaid asju, mida ma kunagi ei teadnud, et saaksite Exceliga hakkama saada.

Tegevjuhatajana kasutan neid funktsioone endiselt tõeliselt lihtsate armatuurlaudade ehitamiseks, mis tõmbavad arvutustabelisse teiste vahelehtede andmeid, mis on võimas andmete jaoks, mida regulaarselt värskendame.

Gintaras Steponkus, kindlad juhendid: koostage iga arvutustabeli jaoks diagrammid ja graafikud

Kuna olen projektijuht, pean Exceli kasutama iga päev. Ettevõtte väärtuse maksimeerimiseks pean jälgima tonni andmeid ja neid iga päev analüüsima. Olen selles osas leidnud kõige võimsama tööriista Exceli.

Ma pean iga päev aruandeid koostama. Mitu korda pean viitama vanadele arvutustabelitele. Kõigi andmete läbimine on hirmutav ülesanne. Nii et koostan vajalike andmete graafikud ja diagrammid, mida saan eksportida ka muudes vormingutes nagu PDF. See aitab mul järeldusi lühidalt üles märkida. See annab mulle kiire ülevaate, kuidas arvutustabelite numbrid on üksteisega seotud. See funktsioon muutub hõlpsamaks kiireloomuliste ülesannete puhul, kus mul on vähem aega aruannete koostamiseks. Eeltingimus on aga see, et teil on kõik andmed vastavalt Exceli juhistele.

Minu nimi on Gintaras Steponkus ja olen Solidguides'is sotsiaalmeedia turundaja. Kindel juhend on entusiastide meeskonna loodud projekt, mis on pühendatud uuringutele ja arvustuste kirjutamisele. Oleme Interneti vastu väga kirglikud ja teame, et see on tohutu koht, kus on palju võltsitud ja ebavajalikku teavet. Lõime kindlad juhendid, et muuta Internet ostlejatele turvalisemaks kohaks ning kuna meile meeldib uurida ja teavet anda.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: kasutage toite pöördeid ja DAX-funktsioone

Ma kasutan regulaarselt MS Excelit andmete analüüsimiseks, aruandluseks ja säilitamiseks. Pean igal nädalal oma uudiste veebisaidi investoritele ja teistele aktsionäridele esitama kogu sisu, reklaamide ja liikluse analüüsi aruande.

Exceli sanitaartehnilised tööd võivad tõsta tootlikkust mitme voldi võrra. Exceli sanitaartehnilised tööd järgivad kahte strateegiat, mis suurendavad teie tootlikkust: üks on Exceli põhistrateegia ja teine ​​on täiustatud veevärgistrateegia. Produktiivses strateegias kasutatakse enamasti aega uute teadmiste leidmiseks ja aruannete pidevaks täiustamiseks. See on korratav protseduur, mille käigus parandate aruannete andmeid, selle asemel, et neid säilitada.

Täpsema strateegia korral kasutate oma tootlikkuse suurendamiseks jõuvõtuvõlli. Siin saate mitmeid eeliseid. Esiteks suureneb failide käsitlemise võime. Salvestada saab miljardit väärtust veeru kohta ja miljonit tabelit töövihiku kohta. Teiseks, kasutades Power Pivoti mudelis relatsiooniprotseduuri, ühendatakse töövihikud omavahel ja luuakse link tabelite vahel.

Kolmandaks, teie suured arvutused on DAX-i funktsioonide abil hõlpsasti teostatavad. Seega muudab iga toitesuunaga seotud funktsioon uurimise, ulatusliku analüüsimise ja aruandluse hõlpsamaks.

Minu nimi on Aqsa Tabassam, ettevõtte InsideTechWorld ärinaine, kaasasutaja ja peatoimetaja. InsideTechWorld eesmärk on edastada uusimaid tehnoloogia- ja käivitusuudiseid, meediasündmusi ja murrangulisi sündmusi oma lugejateni kogu maailmas.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: valemite automaatne täitmine sakiklahvi abil

Ehkki ma vihkasin Exceli õppimist, on see üks neist vajalikest oskustest, mida saame kasutada oma töö ja igapäevaelu paljudel tahkudel (eelarve koostamine jne).

See on hea näpunäide Exceli valemitega aja säästmiseks, millega paljud inimesed kipuvad vaeva nägema. Mida soovite teha, on kasutada tabulaatoriklahvi, mis võimaldab valemeid automaatselt valida. Nii ei pea te kulutama aega, et neid iga kord täielikult välja kirjutada. Kui hakkate seda täitma, täidab väli Exceli soovituste loendi. Seejärel peate valemi valimiseks nooleklahvi üles või alla liigutama, vajutama sisestusklahvi ja tehtud.

Kui mõne valemiga on probleeme, saate selle kiiresti siluda, valides valemi ja vajutades F2. Seejärel saate valemi osades ringi liikuda, hoides all klahvi Shift ja vajutades vasakut noolt. F9 näitab valemi lõplikku arvutust, mille järel saate valemi hoidmiseks vajutada Esc või väärtuse säilitamiseks sisestada.

Pärast seda, kui 9–5 elu polnud tema jaoks mõeldud, loobus Philip oma tööst lennunduses ja otsustas reisida maailmas omas mõttes. Praegu asub ta NYC ja Kambodža vahel, ta on täiskohaga digitaalne nomaad ja oma reisiblogi PhilipWeiss.org asutaja.

Täielik 2019. aasta Excel algajatele videol