34 راهنمایی Google Docs برای افزایش بهره وری دفتر خود

یکی از پرکاربردترین ابزارها برای کار در خانه و به اشتراک گذاری اسناد با افراد دیگر ، Google Docs جزئی اساسی در بسیاری از انواع مختلف کار انجام شده بر روی رایانه نیست و تقریباً جایگزین برنامه های استاندارد اداری شده است که روی رایانه نصب شده است.

با شروع یک حساب Gmail یا حتی بدون آن ، برنامه های مختلف Google به شما امکان می دهند بصورت آنلاین و بدون هیچ گونه نرم افزاری نصب شده ، اسناد متنی پیشرفته با Google Docs ، صفحه گسترده با برگه های Google ، ارائه با اسلایدهای Google ، فرم هایی با فرم Google و موارد دیگر ایجاد کنید!

با کمک چند نکته تخصصی در مورد برنامه های کاربردی Google و به خصوص Google Docs ، شما می توانید آن را بیش از ساده به عنوان یک دفترچه یادداشت گوگل به صورت آنلاین استفاده کنید ، و می توانید تا آنجا پیش بروید تا مدیریت یک شغل و همکاران خود را با اینترنت انجام دهید. مجموعه Google

از تاریخ نسخه تا عملکردهای پیشرفته ، ما از جامعه سؤال کردیم که چه نکاتی برای استفاده بیشتر از Google Docs وجود دارد. در اینجا پاسخ آنها وجود دارد.

آیا از Google Docs برای رسیدگی به اسناد تجاری استفاده می کنید؟ آیا نکته ای در استفاده از آنها برای بهره وری در دفتر دارید؟ آیا از قابلیت های همکاری با موفقیت استفاده کرده اید؟

ملانیا موسون ، AutoInsuranceEZ.com: نیازی به ذخیره پیش نویس و ارسال مجدد برای همه نیست

من از Google Docs برای رسیدگی به اسناد تجاری روزانه استفاده می کنم. برای همکاری با کسانی که در تیم من هستند ، تنظیماتی را انتخاب می کنیم که به افراد در تیم ما امکان ویرایش می دهد. در گوشه بالا سمت راست دکمه اشتراک آبی قرار دارد. بر روی آن کلیک کنید ، سپس به تنظیمات پیشرفته بروید و افرادی را انتخاب کنید که می توانند سند را باز کنند. سپس از منوی کشویی می توانید ویرایش کنید را انتخاب کنید.

پس از دسترسی تیم ، آنها از نظرات برای پرسیدن سؤال یا اضافه کردن اطلاعات استفاده می کنند. اعضای تیم همچنین می توانند ویرایشهایی انجام دهند یا پیشنهادهایی را برای ویرایشها ارائه دهند.

استفاده از Google Docs برای همکاری بسیار راحت و کارآمد است زیرا همه افراد موجود در تیم می توانند به موقع دسترسی داشته باشند. نیازی به ذخیره پیش نویس و ارسال مجدد برای همه نیست. آنها فقط می توانند همانطور که تکامل می یابد ، بررسی مجدد را با سند اصلی ادامه دهند.

استیسی کاپریو ، بازاریابی رشد: بدون تحقیق و تفحص با کاوش و نوشتن مقاله ، تحقیق و تحقیق کنید

یک نکته برای استفاده از Google Docs این است که می توانید بدون استفاده از سند هنگام استفاده از ویژگی کاوش ، بنویسید و تحقیق کنید. ویژگی کاوش به شما امکان می دهد در حالی که همزمان می نویسید ، Google را برای تحقیق و پاسخ جستجو کنید و کاوش کنید ، بنابراین نیازی نیست در حین نوشتن ، وقت خود را برای تغییر زبانه ها تلف کنید یا در Google Docs خود کلیک کنید.

جیمز کانزانلا ، شبهای بازاریابی جداگانه: دارای پوشه هایی بر اساس مباحث است

من سالهاست که از Google Docs برای اداره اسناد تجاری استفاده می کنم و توصیه می کنم که پوشه های بسیار مرتب و کامل را برای همه پرونده های خود نگه دارید. با گذشت زمان ، پرونده ها می توانند شروع به جمع شدن کنند و شما نمی خواهید زمان زیادی را صرف جستجوی فایلهای خاص خود کنید. توصیه می کنم پوشه ها را بر اساس مباحث تهیه کنید. به عنوان مثال ، این می تواند هزینه ها ، درآمد ، برنامه های تجاری یا هر چیز دیگری باشد.

با گذشت زمان ، می توانید با توجه به این واقعیت که به اندازه کافی به آنها دسترسی نخواهید داشت ، فایلهای جدیدی را برای سالهای قبل اضافه کنید. اما اگر هنوز نیاز به دسترسی به آنها دارید؟ شما همیشه می دانید که در آن نگاه کنید. اگرچه منظم و منظم بودن آن ممکن است به عنوان یک نکته اساسی به نظر برسد ، با شروع پرونده ها و اسناد ، پرونده ها و اسناد از اهمیت بیشتری برخوردار می شوند.

Calloway Cook ، Illuminate Labs: فقط اجازه می دهد افراد خارج از سازمان را مشاهده کنند

اگر در حال به اشتراک گذاشتن یک سند با افراد خارج از سازمان خود هستید ، تنظیمات دسترسی را تغییر دهید. معمول است افرادی که با Google Docs و نرم افزار مشترک اشتراکی کمتر آشنا هستند ، ویرایش های مستقیم را در یک سندی انجام دهند ، که شما معمولاً نمی خواهید.

ما تمایل داریم دسترسی به اسناد شرکت ما را محدود کنیم تا فقط برای مشاهده یا در موارد خاص فقط نظر مشاهده کنیم. برای چیزی مانند یک عرشه قله سرمایه گذار ، معقول است که فقط به افراد خارج از سازمان اجازه دهیم مشاهده کنند ، زیرا آن عرشه مجدداً مورد استفاده قرار می گیرد و برای سایر سرمایه گذاران بالقوه ارسال می شود.

وینسنت لی ، نویسنده: تیم را برای ورودی ها دعوت کنید

به عنوان بخشی از روند توسعه برند برای مشتریان ، من از ساخت داستان برند آنها شروع می کنم. Google Doc برای ثبت اطلاعات به من مراجعه می کند و در صورت لزوم ، من با ارائه ویرایش یا اظهار نظر به آنها ، تیم خود را برای ورودی ها دعوت می کنم. به یاد داشته باشید که عملکرد پیشنهاد را در زیر ویرایش انتخاب کنید تا متن اصلی حفظ شود. اگر فقط به بازخورد نیاز دارید ، نه ویرایش ، اظهار نظر مفیدتر است. یک پاراگراف خاص را می توان برجسته کرد و می توانید یک درخواست برای اظهار نظر را به شخص خاصی اختصاص دهید (از طریق آدرس ایمیل آنها). عملکرد اظهار نظر نیز روشی مناسب برای ردیابی تصمیمات منتهی به نسخه نهایی در سند است.

هنگام نوشتن کتاب آینده من ، Google Doc نیز مفید است. من می توانم ویرایشگر خود را به دامن زدن به محتوای خود دعوت کنم و با استفاده از ابزار اظهار نظر ، وی می تواند تغییر جهت یا ایده را توصیه کند. و در هنگام تهیه نسخه خطی نهایی ، من می توانم به راحتی و با قالب بندی عنوان های عنوان به عنوان عنوان ، یک جدول از مطالب را بطور خودکار تولید کنم. عملکرد word-count نیز ابزاری عالی است زیرا باید طول هر فصل را یکسان نگه دارم.

دن بیلی ، ویکی لاین: ویژگی تاریخ را بیاموزید و نظرات را حل کنید

بهترین نکات من برای استفاده از Google Docs به طور مشترک شامل یادگیری ویژگی History و انجام نوعی فرآیند برای کسانی است که چه موقع نظر / ویرایش می کنند. برای History ، می توانید سابقه ای از تغییر یافته را مشاهده کنید و هرگونه تغییر را به عقب برگردانید. اگر کسی چیزی را که باید برگردد تغییر کند یا اگر می خواهید ببینید که یک کارمند شخصی در چه عواملی کمک کرده است ، این امر بسیار مهم است.

اگر روی کلیه تغییرات ذخیره شده در Drive کلیک کنید ، نمایی نمایش داده می شود که تغییرات اخیر را نشان می دهد. آنها از لحاظ رنگی هستند ، بنابراین می توانید ببینید چه کسی چه کاری را انجام داده است. فقط کافی است بر روی آن کلیک کنید تا دید بهتری در Doc داشته باشید و در صورت لزوم برگردانید.

از نظر ویرایش ها و نظرات ، یک گردش کار را ابداع کنید تا مردم از یکدیگر قدم نگذارند. اگر یک شخص پیش نویس یک اسناد را تهیه کرده است ، به یک شخص دیگر مراجعه کند تا سطح بالایی را یک بار انجام دهد. سپس آن را دوباره به پیش نویس ارسال کنید ، بگذارید تغییراتی ایجاد کند و آن را برای تجزیه و تحلیل مهم تر به پایین بفرستید. نظرات خود را حل کنید و هرگونه سؤال دیگری در مورد آنها باقی مانده است ، حل کنید.

این امر باید هموار را به حرکت درآورد.

جوزفین ایسون ، سرگرمی های رویداد: برنامه زمانبندی دقیقه ای با Google Docs

به عنوان یک آژانس رزرواسیون استعداد / هنرمند ، * Google Docs برای روشی که ما تیم خود را به روشی بدون اصطکاک آگاه کنیم ، مهم است. * بیشترین رزروهای ما رویدادهای زنده هستند و این موارد به برنامه ریزی دقیق و کمتری نیاز دارند. اینجاست که G-Docs مفید است. یک سند زنده برای همه اعضای درگیر به اشتراک گذاشته می شود و در صورت انجام هرگونه تجدید نظر در زمان بندی و الزامات ، این اعلان ها از طریق اطلاعیه های ایمیل بصورت زنده به آنها منتقل می شوند. این امر به شدت تلاش اداری اضافی را کاهش داده و ارتباطات ما را پاک و روشن می کند.

Sherese Patton، SLP روابط رسانه ای: قبل از ارسال یک سند PDF تهیه کنید

من به عنوان یک تبلیغگر و مشاور روابط عمومی همیشه در حال حرکت هستم. بعضی اوقات برای من لازم است که بیشتر اوقات لپ تاپ خود را با خود داشته باشم و در صورت اجازه فضایی ، یک ایستگاه کاری برپا کنیم. بنابراین دسترسی به پرونده های قرارداد بسیار مفید و مهم است. من از Google Docs برای ایجاد قرارداد خود و پرسشنامه خود برای استفاده از مشتری های جدید استفاده می کنم. از آنجا که شما می توانید به هرجای Google دسترسی داشته باشید و منظور من از هر کجاست ، وقتی بتوانید به کار خود روی اسناد خود ادامه دهید و به راحتی آنها را به اشتراک بگذارید ، بسیار آسان تر و استرس زا است.

بهترین نکته ای که می توانم ارائه کنم استفاده از این برنامه برای پیشنهادات قرارداد است. هنگامی که شما با این سند به پایان رسید ، به راحتی می توانید آن را با شخصی که در حال تهیه این سند هستید به اشتراک بگذارید. نکته ای که من توصیه می کنم این است که قبل از ارسال آن ، آن را به یک سند PDF تبدیل کنید ، زیرا نمی خواهید مشتری برای آن تغییراتی ایجاد کند که از آن آگاهی نداشته باشید. با این حال ، هنگامی که شما با تیم خود اسناد به اشتراک می گذارید ، من اصلاحات را با رنگ دیگری انجام می دهم. به این ترتیب می دانید چه زمانی اصلاحات انجام شده است. من با سایر جوانب روابط عمومی همکاری کرده ام و فهمیدیم که داشتن رنگ های تعیین شده بهترین راه برای پیشبرد است. این ابزار عالی است و واقعاً lfiesaver بوده است!

جیمز مک گرات ، یوروو: از ابزار پیشنهادی برای اطلاع صاحب سند استفاده کنید

یکی از ویژگی هایی که به نظر ما بسیار مفید می رسد اما بسیار آسان از دست می رود ، پیشنهاد دادن است. در بالا سمت راست یافت می شود. به طور معمول ویرایش انتخاب می شود اما اگر روی آن کلیک کرده و Suggesting را انتخاب کنید ، هرگونه تغییر در متن اصلی و متن جدید در صفحه باقی می ماند. یک حباب مربوطه در سمت راست صفحه ایجاد می شود که این پیشنهاد را برجسته می کند.

با ارائه این پیشنهادات ، به صاحب سند اطلاع داده می شود و آنها می توانند تغییرات را بپذیرند یا رد کنند. در صورت پذیرش ، ویرایش اعمال می شود. اگر آنها رد شوند ، این سند به فرم اصلی آن بر می گردد.

هر پیشنهادی را می توان به طور مستقل ارزیابی کرد.

این عملکرد بسیار مفید است زیرا اساساً نسخه کاهش یافته سندی است که می توانید به راحتی ارزیابی کنید.

رافا ، آکادمی اسپانیایی Homeschool: برخی از میانبرهای مفید را بیاموزید

ما از Google Docs برای مدیریت هر پست وبلاگ استفاده می کنیم تا مطمئن شویم برای انتشار آماده است. از آنجا که مدتهاست که از راه دور کار می کنیم ، عملکرد کامنت در تبلیغ مباحث بین نویسندگان و سردبیران بسیار مفید است. این ویژگی نه تنها به ما اجازه می دهد تا با سرعت خود کار کنیم بلکه یک پرونده کتبی از کل مراحل ویرایش را نیز در اختیار می گذارد تا کلمات در هوا نمانند.

راه دیگر برای افزایش بهره وری از طریق Google Docs ، یادگیری برخی از میانبرهای مفید است. به عنوان یک نویسنده ، کلید های میانبر مانند شمارش کلمات (CTRL + SHIFT + C) و معرفی سرصفحه (CTRL + ALT + 2) یک روش عالی برای نوشتن یک تجربه کارآمد و دلپذیر است. اگر سند خود را با هدرها سازماندهی می کنید ، این امکان را به شما می دهد که به سرعت در میان عناوین از طریق نوار کناری سمت چپ سند حرکت کنید. این امر باعث می شود که اسناد بزرگ بسیار آسان شود!

احمد میر ، طبیعت و شکوفه: ایجاد پیوندهای اشتراکی ، اظهار نظر و استفاده از هدرها

من بنیانگذار تجارت الکترونیک و مشاغل وابسته هستم که برای آنها اغلب با نویسندگان و سردبیران مستقل کار می کنم از طریق Google Docs.

که برای آنها من برخی از نکات مرتبط با بهره وری برای مشاغل آنلاین مانند من وجود دارد:

• پیوندهای اشتراکی را برای انتقال اسناد به نویسنده خود ایجاد کنید ، که می تواند در زمان واقعی توسط ویراستار و تیم سئو شما بررسی شود. شما می توانید مجوزها را تنظیم کنید تا به برخی از کاربران امکان ویرایش / خواندن فقط را بدهد یا به هر کسی که پیوند را اجازه دهد ویرایش را در صورت لزوم انجام دهد.
• اگر این مستند برای اضافه کردن نظر برای اعضای تیم خاص با استفاده از عملکرد @ comment ، نیاز به کار مجدد دارد ، این عضو تیم را بطور خودکار از طریق ایمیل به انتقادات و پیشنهادات شما سوق می دهد!
• از هدرها استفاده کنید تا اسناد را در قالبهای آماده SEO که آماده برای قرار دادن مستقیم در وب سایت شما هستند ، بدون تنظیم تنظیم کنید.

Marc Bromhall ، مبتدی Surf Gear: ایمیل را مستقیماً از طریق صفحه گسترده ارسال کنید

ما اکنون بیش از 4 سال است که از Google Suite استفاده می کنیم تا شغل خود را مدیریت کنیم. یکی از دقیقترین ویژگی هایی که ما برای افزایش بهره وری پیدا کرده ایم ارسال ایمیل به طور مستقیم از صفحه گسترده است. این یک ابزار عالی برای مدیران پروژه یا سرپرستان تیم است که دائما با اعضای چند تیم ارتباط برقرار می کنند. بیایید بگوییم که شما فقط یک جلسه را جمع کرده اید و چندین نکته عملی در این جلسه وجود داشته است که باید به اعضای مختلف تیم واگذار شود. به جای ارسال نامه به همه این افراد به طور جداگانه ، می توانید از برگه های Google استفاده کنید تا توجه داشته باشید چه کسی باید چه کاری انجام دهد.

در ستون اول ایمیل آنها را می گذارید و در ستون دوم یادداشتی در مورد کارهایی که باید انجام دهند وجود دارد. پس از پایان جلسه و برگه تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که کپی و چسباندن برخی از کد ها را در ویرایشگر اسکریپت Google کنید که می توانید در زیر برگه Tools در صفحات Google پیدا کنید. پس از اینکه کد در شما وارد شد ، به سادگی روی ایمیلهای ارسال شده در بالای صفحه کلیک کنید و در چند ثانیه به اعضای تیم خود پیام های فردی خود را ارسال خواهید کرد. ما می دانیم که این ابزار با گذشت سال ها ، زمان زیادی را برای ما ذخیره کرده است و این یکی از ویژگی های بسیاری است که ما در مورد Google Suite دوست داریم.

Shreeram Thapaliya، Trek Hub نپال Pvt.Ltd: صادرات در قالب های مختلف و چاپ

من از سال گذشته تاکنون از گوگل اسناد استفاده کردم. این جالب ترین چیز برای من بعد از Gmail از Google است. من همچنین از Google Sheet استفاده کرده ام. من فکر می کنم برای تجارت بسیار مفید است که از اسناد گوگل در مقایسه با اسناد مایکروسافت استفاده کنید. شما گزینه های مختلفی دارید که می توانید اسناد را به طور هم زمان به اشتراک بگذارید و ویرایش کنید و چندین نفر می توانند آن را ویرایش کرده و نسخه های نهایی هر سند را به راحتی از بین ببرند. باعث صرفه جویی در وقت کارمندان می شود. تمام کارهایی که می توانید از کلمه Microsoft انجام دهید و می توانید از Google Docs انجام دهید. این سند همچنین در Google Drive از نسخه پشتیبان تهیه می شود ، اگر نمی خواهید آن را در اینجا قرار دهید ، می توانید به فرمت های مختلفی از جمله فایل Word ، فایل PDF یا سایر برنامه های افزودنی نیز صادر کنید. اگر می خواهید چاپ کنید ، مستقیماً می توانید از اینجا چاپ کنید چه چیز دیگری بیش از این نیاز دارید؟ من گزینه های بررسی گرامر را خیلی دوست دارم. شما می توانید با کمک این Google Docs جملات بسیار خوبی بنویسید. من حتی ایمیل های خود را از طریق Google Docs می نویسم و ​​از طریق آن ارسال می کنم. فکر می کنم بیشترین کاربرد را داشته ام. اگر باقی بماند ، من به زودی آن را یاد خواهم گرفت زیرا هر روز 2-3 ساعت از آن استفاده می کنم. همچنین کمبودی را می بینم که Google Docs کلمات و شخصیت ها را به حساب نمی آورد.

Joe Flanagan، Tacuna Systems: برای اطلاع از اعضای تیم ذکر کنید

من سالهاست که از Google Docs استفاده می کنم. این ابزار به شما امکان می دهد فایل ها را به راحتی ایجاد و به اشتراک بگذارید. Google Docs همچنین کنترل کاملی را ارائه می دهد زیرا دسترسی به پرونده های اشتراکی محدود به مشاهده ، اظهار نظر یا ویرایش می شود.

برخی از نکات تولیدی Google Docs شامل موارد زیر است.

• اعضای تیم را در اظهارنظر درمورد یک سند ذکر کنید تا از اطلاع آنها درمورد اظهار نظر اطمینان حاصل کنید.
• شرکت Jargon را به فرهنگ لغت اضافه کنید
• برای حرکت در اسناد طولانی از نشانک استفاده کنید

موسسه حقوقی کن Eulo ، Smith & Eulo: مجوزهای ویرایش را هنگام به اشتراک گذاشتن یک دعوت نامه درک نکنید

هنگام همکاری با کارمندان شرکت خود در Google Docs ، لازم است مجوزهای ویرایش را هنگام اشتراک دعوتنامه درک کنید. 90٪ از زمانی که در همکاری با اسناد Google مشکلی داشتیم ، به این دلیل است که فرستنده را انتخاب نکرده است اجازه دهید کسی که پیوند را ویرایش کند. این یک رفع سریع است و فقط یک ثانیه طول می کشد ، بنابراین اگر می خواهید طرف دریافت کننده بتواند سند را ویرایش کند ، این گزینه را انتخاب کنید. با این حال ، اگر شما فقط می خواهید یک سندی را به مهمانی ارسال کنید تا آنها بتوانند آن را مشاهده کنند ، اجازه ویرایش را روی can view بگذارید. اجازه سوم وجود دارد ، می تواند اظهارنظر کند ، که به شخص پذیرنده اجازه می دهد تا در مورد سند اظهار نظر کند. این مجوز هنگام ارسال سند به مشتری برای بازخورد یا به یک مقام برتر جهت بررسی مفید است.

Norhanie Pangulima، شرکت SIA: از تاریخچه نسخه ذخیره شده و تایپ صوتی استفاده کنید

Google Docs یکی از برنامه های Google است که من همیشه در کارهای نوشتن خود از آن استفاده می کنم. مفهوم استفاده از مایکروسافت ورد به صورت آنلاین از طریق Google Docs برای من بسیار مفید است به خصوص اینکه بعضی اوقات ، ویرایشهای من ذخیره نمی شوند و هنگامی که قطع برق وجود دارد یا من به طور تصادفی از برنامه خارج می شوم ، تغییرات من ذخیره نمی شوند. این برنامه دارای ویژگی های بی شماری است که اکثر مردم نمی دانند .. یکی این است که این برنامه به 200 تماشاگر همزمان به صورت همزمان در یک سند اجازه می دهد.

این یکی از بهترین ابزارها برای همکاری تیمی است.

در اینجا دو ویژگی مفید دیگر از Google Docs و نکاتی درباره نحوه استفاده از آنها وجود دارد:

• 1. تاریخچه نسخه ذخیره شده. Google Docs بطور خودکار هر ویرایش شده ایجاد شده را ذخیره می کند. با کلیک روی منوی File ، می توانید تاریخچه نسخه را مشاهده کنید و تغییرات ایجاد شده در سند و کاربری که آن را ساخته است را ردیابی کنید.
• 2. تایپ صوتی. این ویژگی هنگام نوشتن یادداشت ها بسیار مفید است و اگر فقط می خواهید روی نوشتن هر آنچه به ذهن شما خطور می کند تمرکز کنید و فقط بعداً ویرایش کنید. Google Docs به شما امکان می دهد کلماتی را که می گویید مانند یک متن بنویسید. برای استفاده از این ، بر روی Tools ، سپس Voice typing کلیک کنید.

Philip Weiss ، PhilipWeiss.org: برای انتخاب خودکار فرمول ها ، از کلید زبانه استفاده کنید

بسیاری از افراد با استفاده از اکسل در Google Docs دست و پنجه نرم می کنند ، زیرا یادگیری چگونگی استفاده از تمام ویژگی های آن ممکن است گیج کننده باشد. به خصوص در مورد فرمول ها ، که برای اکثر ما انواع غیر مالی است کابوسی است. حتی اگر من یادگیری اکسل را دوست نداشتم ، این یکی از آن مهارتهای لازم است که می توانیم برای حفظ نظم امور ، در بسیاری از جنبه های کار و زندگی روزمره خود اعمال کنیم.

در اینجا نکات مورد علاقه من برای صرفه جویی در وقت با فرمول های اکسل است ، که بسیاری از افراد تمایل دارند با آنها مقابله کنند. بنابراین آنچه شما می خواهید انجام دهید استفاده از کلید تب است که به شما امکان می دهد فرمول ها را به صورت خودکار انتخاب کنید. به این ترتیب دیگر نیازی به هدر دادن وقت برای تایپ کامل آنها نیست. وقتی شروع به پر کردن آن می کنید ، لیست لیستی از پیشنهادات اکسل را جمع می کند. تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که کلید فلش خود را به سمت بالا یا پایین حرکت دهید تا فرمول خود را انتخاب کنید ، وارد کنید و انجام دهید

اگر در هر یک از فرمول ها مشکلی وجود دارد ، می توانید با انتخاب فرمول و سپس زدن F2 به سرعت آن را مرتفع کنید. سپس با نگه داشتن shift و فشار دادن پیکان سمت چپ می توانید قسمت هایی از فرمول را چرخانده باشید. F9 محاسبه نهایی فرمول را نشان می دهد ، پس از آن می توانید برای حفظ فرمول به Esc ضربه بزنید یا برای حفظ مقدار وارد شوید.

Polly Ke، Blinds English: اثری اثری به نویسنده اصلی خود باز می گردد

ما از اسناد گوگل برای همکاری با فریلنسرها و پیمانکاران شخص ثالث استفاده می کنیم که مایل نیستیم دسترسی به درایوهای اسناد خود یا اینترانت شرکت را داشته باشیم ، یا به دلیل نگرانی های امنیتی یا به دلیل اینکه در این زمینه به سادگی سریعتر و کارآمدتر است. از طریق Google Drive کار کنید.

از آنجا که تقریباً همه افراد به هر حال دارای یک حساب Google هستند و تنظیمات اشتراک گذاری برای پوشه های انفرادی می تواند آنقدر دقیق تنظیم شود ، این به ما امکان می دهد تا مالکیت پرونده ها را انتقال دهیم ، کار را از چندین پیمانکار در همان مکان جمع کنیم ، ویرایش و تجدید نظر در محتوا انجام دهیم و کار را دوباره انجام دهیم. نویسنده اصلی آن مدتها بعد از این رویداد است.

همچنین برای آزادکاران و پیمانکارانی که ما با آنها کار می کنیم نیز مفید بوده است ، زیرا می توانند پس از آن بتوانند پوشه هایی را برای چندین پروژه مختلف یا مشتریانی که همگی در یک مکان هستند ، مدیریت کنند و پارتیشن بندی و واگذاری مجوزهای مناسب را بدون خطر امنیت ، یکپارچگی یا محرمانه بودن انجام دهند. از محتوای سایر مشتریان آنها

استر مایر ، فروشگاه داماد: تایپ صوتی را امتحان کنید ، مجوزها را تنظیم کنید ، از چک کردن طلسم استفاده کنید

مدتی است که از Google Docs استفاده می کنم. ممکن است این برای شغل و یا برای اسناد شخصی باشد ، بسیار مفید است ، به همین دلیل این انتخاب من است. انجام کار از راه دور من با استفاده از Google Docs بسیار آسان تر است. من یک تیم از راه دور دارم که با او کار می کنم و همکاری مشترک برای ما عادی است ، به همین دلیل Google Docs برای ما خدادادی است.

در اینجا نکات برتر من برای استفاده موثر از اسناد google آورده شده است:

• 1. امتحان کردن صدا را تایپ کنید. اگر شما فردی هستید که سریعتر از نوع خود فکر می کنید ، این ممکن است یک ویژگی عالی برای شما باشد. برای راه اندازی ویژگی از Ctrl + Shift + S استفاده کنید و از آنجا صحبت کنید. تماشای همانطور که Google تایپ را برای شما انجام می دهد. با این حال ، آماده باشید که برخی از ویرایش ها را انجام دهید زیرا این ممکن است همیشه حرف شما را به درستی نگیرد ، چه رسد به اینکه قالب بندی کند.
• 2. مجوزها را به درستی تنظیم کنید. هنگام به اشتراک گذاشتن اسناد خود ، اطمینان حاصل کنید که دستیابی که به کاربران می دهید متناسب با نیاز آنها است. شما می توانید برای آنها انتخاب کنید که بتوانند ویرایش ، مشاهده یا اظهار نظر کنند.
• 3. شگفت انگیز غلط املایی. Google Docs دارای یک چک لیست هجی و دستور زبان هوشمند است. نوشتن شما با این ابزار نمی تواند بد باشد ، زیرا در بیشتر قسمت ها دقیقاً خطاها را جلب می کند. دستور زبان در مورد مشاغل بسیار مهم است ، زیرا حرفه ای هایی که در 10 سال اول مشاغل خود نتوانستند به سمت یک مقام در سطح حرفه ای پیشرفت کنند ، 2.5 برابر اشتباهات دستور زبان نسبت به همکاران سطح کار خود مرتکب شدند.

Oksana Chyketa ، BreatheWeb.com: از میانبرها و توابع داخلی استفاده کنید

من واقعاً از کار با ورق های Google لذت می برم ، که بسیار جذاب است زیرا کار من کاملاً با اسناد گوگل مرتبط است. بنابراین ، یادگیری همه چیز در مورد میانبرها برای افرادی مثل من ضروری است. میانبرهای صفحه Google به تدریج باعث صرفه جویی در وقت من می شوند و به من اجازه می دهند تا روی موضوعات حیاتی تری تمرکز کنم. دستورات مورد علاقه من هر چند کلیدهای Ctrl به علاوه نیم رنگ است (برای درج تاریخ فعلی) ، Ctrl به علاوه pageUp / pageDown (برای جابجایی بین ورق ها) ، Ctrl به علاوه Shift به علاوه V (فقط برای چسباندن متن ساده) و موارد دیگری که مرتباً از آنها استفاده می کنم .

اما بهترین نکته در هنگام کار با صفحات Google که می توانم با شما به اشتراک بگذارم - استفاده از توابع است. آنها واقعاً شگفت انگیز هستند و به تولید نتایج چشمگیر کمک می کنند. به عنوان مثال ، من معمولاً از تابع = REGEXEXTRACT استفاده می کنم تا دامنه را از URL دریافت کنم و این یکی = VLOOKUP برای یافتن داده ها (در صورت وجود واقعی - غلط) در برگه دیگر است. و البته فرمول = UNIQUE.

یک روش آسان برای نشان دادن نسخه های تکراری وجود دارد - با استفاده از عملکرد UNIQUE. اصولاً فرمول UNIQUE به یک محدوده نگاه می کند و تمام ارزش های منحصر به فرد را از آن بیرون می کشد. برای کسانی که می خواهند روند کار خود را با مقدار قابل توجهی از داده ها کار کنند ، سودمند است. به عنوان مثال ، هنگامی که من فرصت گسترده ای را از منابع مختلف ایجاد می کنم ، داده های مکرر را کنار می گذارم که به طور مؤثر سرعت را کاهش می دهد. بنابراین ، اگر این کار برای عملکرد UNIQUE نبود ، احتمالاً من زمان بیشتری را برای مرور فرصت ها (کلمات کلیدی ، وب سایت ، ایمیل) از زمان فعلی صرف می کردم. و بخش بهتر در مورد این عملکرد این است که برای اعداد و متون کار می کند.

Milos Djordjevi، SaveMyCent: اسناد را مستقیماً در Google Docs ترجمه کنید

از آنجا که من معمولاً با افراد زیادی همکاری می کنم ، از نظرات بسیار استفاده می کنم. از آنجا که ایجاد تغییر در سندنگار Google بسیار آسان است ، ممکن است افراد به موقع همه چیز را متوجه نشوند. به همین دلیل است که من همیشه افراد را در کامنت می گذارم و اطمینان می دهم که ما در مورد همه تغییرات موافق هستیم ، قبل از اینکه واقعاً آنها را انجام دهم. گاهی اوقات احساس می کنم چت بسیار سرگرم کننده ای در یک سند دارم. با این حال ، این به من کمک می کند تا تمام اطلاعات را در یک مکان حفظ کنم.

همچنین ، بعضی اوقات نیاز به ترجمه اسناد به زبان های دیگر دارم. من دوست دارم که اکنون می توانم آنرا مستقیماً در Google Docs ، از طریق فهرست Tools انجام دهم. خوشبختانه ، من معمولاً فقط به چند زبان دیگر احتیاج دارم تا این ترجمه کاملاً خوب باشد. من یک ویرایشگر دارم که ترجمه را به راحتی چک می کند ، که باعث صرفه جویی در وقت زیادی می شود.

جف مک لین ، شرکت مک لین: Google Docs یک برنامه رایگان برای همکاری در هر مکانی دارد

ما در اسناد Google برای همه موارد از پست های وبلاگ گرفته تا الگوهای ایمیل همکاری می کنیم. Google Docs ساده ترین ابزار برای به اشتراک گذاری مطالب با تیم خود است و به طور موثر روی پروژه کار می کنید. بسیاری از مردم نمی دانند که Google Docs یک برنامه رایگان دارد ، بنابراین می توانید در هر مکانی که داده های تلفن همراه دارید با تیم خود همکاری کنید! این برنامه بسیار کاربر پسند است ، و من هیچ محدودیتی از نظر عملکرد در برنامه مشاهده نمی کنید که با نسخه دسک تاپ متفاوت باشد. مطمئن باشید که فقط Google Doc را با افراد اصلی به اشتراک می گذارید ، زیرا اگر تعداد اعضای زیادی در همان زمان ویرایش اسناد را انجام می دهید ، تمایل به کمی خراب شدن دارد. برای مقابله با این ، من معمولاً Google Doc را به صورت جداگانه در هر یک از اعضا ارسال می کنم ، تا آنها بتوانند ویرایش های دلخواه خود را بدون ایجاد مزاحمت در سند انجام دهند.

جولی سینگ ، TripOutside: فقط برای اسناد تکمیل شده ، ویرایش برای دیگران

ما از Google Docs بارها استفاده می کنیم تا پروژه ها ، ایده ها ، ابتکارات و تحویل ها را با تیم های از راه دور خود به اشتراک بگذاریم. به اشتراک گذاشتن اسناد با آنها در زمان واقعی و امکان مشاهده و ویرایش اسناد ما برای کسب و کار ما بسیار مهم است و اکنون با Google Docs بسیار ساده شده است. ما می توانیم اسناد و صفحه گسترده ایجاد کنیم که تیم ما نیز به آنها دسترسی داشته باشد ، دستورالعمل ها را اضافه کند و کارهای تکمیل شده را به راحتی بررسی کند. ما از قابلیت پیوند اشتراک برای هر دو دسترسی فقط برای اسناد تکمیل شده استفاده می کنیم و ویرایش دسترسی را برای اسنادی که در حال انجام هستند و توسط اعضای تیم به روز می شوند ، ویرایش می کنیم.

Google Docs یک ابزار همکاری مهم در تجارت ما است!

جورج هممرتون ، همترون باربادوس: وقتی سند کامل است یا خیر ، مشخص است

من مشاغل كوچك متشكل از افرادي را دوست دارم كه براي كار و براي لذت بردن به مسافرت سفر مي كنند ، بطور معمول بين انگلستان و باربادوس پرواز مي كنند ، اما بيشتر سال را با تيم هاي خود در نقاط مختلف دنيا مي گذرانيم يك روز نسبت به گذشته. - این برخی از چالش های منحصر به فرد فن آوری است.

وقتی تازه کار را شروع کردیم و دو نفر از آنها وجود داشتند که ما از مجموعه اداری و Dropbox استفاده کردیم ، اما با بزرگ شدن مشاغل بازی آیا شما در این سند هستید برای تجارت سخت گیر شد ، تصمیم گرفتیم به ابزارهایی احتیاج داشته باشیم که به ما امکان بدهد. بدون اینکه به آن فکر کنید ، همکاری کنید. ما نیاز به تغییر به یک مجموعه همکاری مثبت داشتیم و به همین دلیل با پادشاه همکاری غیرقابل انکار برای تیم از راه دور رفتیم و آن Google Docs بود.

اکنون ما از Google Docs برای تقریباً همه چیز استفاده می کنیم و در حالی که در از بین بردن اصطکاک بسیار شگفت انگیز بود ، نیاز به انتظار نوبت شما را برای به روزرسانی صفحه گسترده حذف می کند. این روزها دفتر قابل حمل ما از آیفون ها ، مک بوک ها ، گوگل سوئیت و یک مرورگر وب تشکیل شده است. با یک مجموعه ساده از ابزارهای صحیح ، اکنون می توانیم از هر مکانی ، با هم کار کنیم.

نکته من شماره یک روشن است وقتی یک سند یک کار در حال انجام است و زمان تکمیل آن است - شما نمی خواهید ویرایش های ناتمام شخص دیگری درست همانطور که آن را برای انتشار صادر می کنید ، در یک سند ویرایش کند.

ماد محسن انصاری ، مسنجر سرباز: برگردید و پرونده های قدیمی که حذف کرده اید را بازیابی کنید

Google Drive روش خود را برای مقابله با کنترل نسخه دارد که به شما امکان می دهد برگردید و فایلهای قدیمی که حذف کرده اید یا نسخه های قدیمی تر یک فایل را بازیابی کنید. روشی که گوگل درایو با کنترل نسخه کنترل می کند ، این است که حداکثر 100 نسخه از یک سند یا 30 روز نسخه را در هر سند ذخیره می کند ، که به کل هزینه ذخیره شما محاسبه می شود. پوشه سطل زباله برای ذخیره فایلهای حذف شده استفاده می شود و در صورت حذف پوشه حذف شده ، پرونده ها برای همیشه از بین می روند.

میسون کولیگان ، Mattress Battle Inc: برای به اشتراک گذاشتن سوابق صفحه از Google Docs استفاده کنید

استفاده از تیم های راه دور من از Google Docs به افزایش بهره وری کمک می کند. از بازخوردی که من از آنها بدست آورده ام ، توابع نظر و پیشنهادات روش های کارآمد برای همکاری هستند ، به خصوص در بین تیم ها در مناطق زمانی مختلف. کاربران چندگانه می توانند به صورت همزمان و همزمان ویرایش شوند. بعلاوه ، همه می توانند به فایلهای موجود در حافظه ابری دسترسی داشته باشند.

اعمال Google Docs باعث کاهش هماهنگی کار در تیمهای شما بویژه موارد از راه دور می شود.

علاوه بر توضیحات و ویژگی های پیشنهادی Google Docs ، یکی از بهترین اقدامات من استفاده از Google Docs with Loom است. من خودم و صفحه نمایش خود را ضبط می کنم که در مورد یک پرونده خاص صحبت می کنم و از طریق آن با کارمندانم صحبت می کنم. با انجام این کار ، بدون نیاز به ایمیل های طولانی یا پیام های چت ، وقت زیادی را در توضیح می گذارید.

با استفاده از Google Docs شکاف عدم همراه بودن به عنوان تیم را لمس می کند.

Will Bachman، Umbrex: یادداشت های مصاحبه را در اسلایدهای Google ایجاد کنید

تیم ما به طور فعال از Google Docs برای طیف گسترده ای از کارهایی که نیاز به همکاری یا دسترسی همزمان به آخرین نسخه دارند استفاده می کند.

برای پروژه هایی که شامل مصاحبه با متخصصان هستند ، به عنوان مثال ، یکی از اعضای تیم یادداشت های مصاحبه را در اسلایدهای Google ایجاد می کند. ما این سند Google Slides را با مشتری خود به اشتراک می گذاریم تا همه بتوانند در زمان واقعی جدیدترین اطلاعاتی را که ما جمع می کنیم ببینند - هیچ کس لازم نیست منتظر یک بررسی پیشرفت هفتگی باشد.

ما در حال حاضر در مراحل پایانی ایجاد یک دوره در مورد نحوه راه اندازی تمرین مشاوره خود هستیم. این دوره شامل نود فیلم کوتاه و بیش از دوازده ابزار و قالب قابل بارگیری است. ما برای هماهنگی تلاش ها در مورد این پروژه از یک صفحه Google استفاده می کنیم. ما با ویرایشگر ویدیو ، ویرایشگر وب سایت و سازنده دوره دسترسی به اشتراک گذاشتیم تا همه بتوانند وضعیت را بطور کامل انجام دهند زیرا اولین ویرایش اولیه یک ویدیو ، هنگامی که بازخورد ارائه می شود ، وقتی پیش نویس ویدیوی نهایی وجود دارد. ارسال شد و هنگامی که این ویدئو به وب سایت اضافه شد.

نیکولا بالدیکوف ، Brosix: بگذارید Docs کلمات گفتاری شما را به متن تبدیل کند

از آنجا که اکنون وارد زمان جستجوی صوتی شدید هستیم ، ترفندهایی در مورد Google Docs وجود دارد که ممکن است کنجکاو باشید تا در مورد آنها اطلاعات کسب کنید. آیا می دانید که می توانید به انگشتان خود استراحت بدهید و اجازه دهید Docs کلمات گفتاری شما را به متن تبدیل کند؟ تا زمانی که رایانه شما میکروفون داشته باشد ، تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که منوی Tools را باز کنید و Voice typing را انتخاب کنید - یا کلید Ctrl-Shift-S (یا Cmd-Shift-S) را بزنید و سپس صحبت کنید. اسناد از سیستم صوتی به متن استاندارد Google برای مشخص کردن آنچه می گویید (بیشتر ، به هر حال) استفاده می کنند و آن را در صفحه قرار می دهند. علاوه بر این ، عملکرد صدا به متن Docs همچنین به شما امکان می دهد دستوراتی را برای اشکال رایج نگارشی و قالب بندی پاراگراف صحبت کنید. می توانید مواردی مانند دوره ، کاما و علامت سؤال را بگویید یا دستورالعمل هایی مانند خط جدید یا پاراگراف جدید ارائه دهید. اگر می خواهید استراحت کنید ، گوش دادن را متوقف کنید و هنگامی که آماده ادامه هستید بگویید از سر بگیرید.

Edgar Suppes، گریل کردن: تاریخچه نسخه ها نشان می دهد کدام قسمت ها ویرایش شده اند

این مورد مورد علاقه من در Google Docs است:

به آن تاریخچه نسخه گفته می شود و این ویژگی کوچک زندگی من را در گذشته بارها و بارها نجات داده است. برای دیدن ویژگی تاریخچه نسخه باید روی File و سپس History History کلیک کنید. یک پانل در سمت راست سند باز می شود و نسخه های مختلف آن سند خاص را نشان می دهد. با کلیک بر روی نسخه های قدیمی تر ، حتی می توانید ببینید که کدام قسمت از فایل doc ویرایش شده است.

Flynn Zaiger، Scottsdale SEO Optimists: معادلات از اتصال به سایر ابزارهای داده استفاده می كنند

بسیاری از افراد با Google Docs به سادگی به عنوان یک  Microsoft Office   Suite آنلاین رفتار می کنند ، اما ابزارها ، فرمول ها و ویژگی های بسیاری وجود دارد که فقط به دلیل آنلاین بودن در دسترس است ، و برخی از مواردی هستند که می توانند آن را به ابزاری بسیار سودمندتر برای یک تجارت تبدیل کنند. مالک برای استفاده برخی از ویژگی های مورد علاقه من معادلات ImportRange و ImportData هستند ، زیرا این موارد به طور خاص از اتصال به سایر ابزارهای داده یا کاربرگ استفاده می کنند. ImportRange برای اتصال بین نه تنها برگه های مختلف بلکه کل محل های کار عالی است. شما می توانید داده های سایر پرونده های Microsoft Sheets را درج کنید ، به شما امکان می دهد در حالی که هنوز دسترسی به دیگران را محدود می کند ، قطعات خاصی را محاسبه کنید. از طرف دیگر ImportData و ImportXML به شما امکان می دهد تا از هر پرونده .CSV استفاده کنید ، که جداول داده شما را باز می کند تا به شما امکان دهد از طیف گسترده ای از اطلاعات که با یک فرمت متداول آنلاین استفاده می شود ، استفاده کنید. سرانجام ، برای کسانی که به داده هایی نیاز دارند که به صورت فایل CCV یا .XML مرتب نشده باشند ، می توانید از ImportHTML استفاده کنید که به شما امکان می دهد هر وب سایتی را به کاربرگ خود وارد کنید.

جیسون پارکز ، کاپیتان رسانه ای: به اشتراک گذاری اسناد بدون ورود به سیستم

توصیه می کنم از GSuite for Business استفاده کنید.

آژانس ما برای تأیید پروژه ها با مشتریان و مشتریان زیادی عقب و جلو دارد.

با اشتراک گذاری ساده Google Doc یا Google Sheet ، مشتریان ما قادر به دسترسی آسان به این کار هستند بدون اینکه به حساب Gmail وارد شوند.

هزینه آژانس ما (15 نفر) حدود 850 دلار در هر کاربر در هر ماه است اما قطعاً ارزش این سرمایه گذاری را دارد و ارتباطات ساده ای دارد.

Isaac Hammelburger، Search Pros: چندین کارمند ممکن است در همان زمان واقعی همان سند را ویرایش کنند

Google Docs یکی از ابزاری است که کار از راه دور را برای همه راحت تر می کند. در اسناد گوگل ، امکانات بی پایان است. این امر امروز بسیار مفید است زیرا اکثر کارمندان کار خود را از ایمنی خانه های خود شروع کرده اند. بنابراین ، این می تواند مورد استفاده قرار گیرد تا از نزدیک حتی در مسافت فاصله داشته باشید. اسناد Google ابزاری است که در آن چندین کارمند ممکن است در همان زمان واقعی همان سند را ویرایش کنند. فقط به اشتراک گذاشتن یک سند به همکاران کاری و ویرایش آن فقط یک مسئله است. این بسیار ساده تر است زیرا شما روی یک سند کار می کنید و نیازی به تهیه اسناد مختلف برای تهیه یک سند واحد نیست. همچنین باعث صرفه جویی در وقت می شود زیرا می توانید به جای گذراندن یک سند از یک شخص به شخص دیگر ، همزمان بر روی سند کار کنید. من قطعاً به تیمها توصیه می کنم از این ابزار استفاده کنند تا جریان کارآمدتری داشته باشند.

رایلی آدامز ، جوان و سرمایه گذار: زمان سرب پروژه کاهش می یابد

من به عنوان یک تحلیلگر مالی ، در پرونده های گوگل ، برگه ها و اسلایدها زندگی می کنم. این نرم افزار با داشتن چندین نفر از اعضای تیم و شرکای مختلف در ایجاد پرونده ها به طور همزمان ، امکان همکاری قدرتمند را فراهم می کند.

وقتی ورودی هر شخص به طور همزمان قابل جمع آوری باشد ، این به طور چشمگیری در زمان سرب پروژه کاهش می یابد و همچنین محافظت در برابر کپی نسخه یا ویرایش ها و پیشنهادات از دست رفته. با اجتناب از همه اینها و همکاری مشترک در این اسناد گوگل ، تیم ها می توانند در زمان کمتری به نتیجه برسند و در نتیجه بازده بیشتری برای این شرکت و همچنین چابکی بیشتر در پاسخگویی به نیازهای مشتری حاصل شود.

Logan Burwell ، Tech: بررسی ها و اخبار: سیستم های Google بسیار بی سیم با هم کار می کنند

از آنجا که برای نوشتن وبلاگ من ، تقریباً باید هر روز بنویسم ، من هر روز به استفاده از پرونده های گوگل پایان می دهم! وقتی من در حال نوشتن اولین پیش نویس یک وبلاگ هستم ، همیشه آن را ابتدا در پرونده های گوگل می نویسم. در پرونده های گوگل ، می توانید هر چیزی را با سهولت بنویسید ، بعلاوه پیوندهایی را که در مقاله های خود قرار می دهم برای من بسیار ساده است. پرونده های گوگل دارای یک سیستم بررسی طلسم بسیار خوب است که اگر من اشتباه را هجی کردم یا از دستور زبان نادرست استفاده می کنم ، اغلب مرا جلب می کند. من عاشق این هستم که پرونده های گوگل چگونه همه چیز را بسیار آسان می کند ، و قطعاً انتخاب شماره یک من تا آنجا که می نویسد.

من نه تنها از پرونده های گوگل برای شغل خود استفاده می کنم بلکه از سایر برنامه ها در خانواده Google نیز استفاده می کنم. یکی دیگر از برنامه های Google که من علاوه بر Docs از آنها استفاده می کنم ، صفحات Google است. می توانم صفحه وب را برای هزینه ها ، درآمد و آمار برای وب سایت خود تهیه کنم. همه سیستم های Google آنقدر یکپارچه عمل می کنند که واقعاً تنها چیزی است که من به آن نیاز دارم.