Excel: Käytä taulukkoa tietojen validointiluettelon pudotusvalikossa

Tietojen vahvistus: Kuinka tehdä solu valitsemaan arvot pudotusvalikosta

Taulukon luominen MS Excelissä voi olla hyvin turhauttavaa, jos toistat saman syötteen uudestaan ​​ja uudestaan.

Samalla on erittäin kätevää, jos valitset vain syötteen sisällön tietystä avattavasta luettelosta.

Katsotaanpa, kuinka käyttää validointisääntöä, toimintoa, joka mahdollistaa sen.

Alla oleva taulukko on yksityishenkilön kululista. Päivämäärä, kustannustyyppi ja arvo syötetään aina, kun rahaa käytetään.

Määritetään tämän taulukon avulla sarake B siten, että kulutustyypit voidaan valita avattavasta luettelosta ja vain sieltä, jotta vältetään niiden asettaminen joka kerta ja vältetään virheet tietojen syöttämisessä.

Ratkaisu 1: Luo luettelo suoralla syötöllä

Aloitetaan valitsemalla solu, jolle haluamme asettaa avattavan luettelon.

Valitse Excelin Data-välilehdeltä Data validation, se saattaa näkyä vain pienenä kuvakkeena.

Näytä Asetukset-välilehdessä avattava Salli-vaihtoehto ja valitse Luettelo-vaihtoehto. Tämän avulla voit luoda tai valita luettelon sallituista arvoista valituille datasoluille.

Kirjoita lähdekenttään vain arvot, jotka haluat sallia, pilkuilla erotettuna.

Vahvista vain napsauttamalla OK, ja avattava valintaluettelosi on luotu valituille soluille.

Jos valitset jonkin näistä soluista, solun loppuun ilmestyy kuvake, ja napsauttamalla sitä avautuva vahvistusluettelo tulee näkyviin. suorien syötteiden luettelo.

Ratkaisu 2: Valitse olemassa olevien arvojen alue

Vastaavasti arvojen manuaalisen kirjoittamisen sijaan voit määrittää sallittujen arvojen alueen valitsemalla luettelon, joka on jo olemassa työkirjassa.

Paras käytäntö, kun luot useita avattavia varmennusluetteloita Microsoft Excelissä, on, että sinulla on yksi tai useampi erityinen taulukko, joka sisältää vain erilaiset validointiluettelot, jotta niiden löytäminen ja päivittäminen olisi helpompaa.

Kun olet luonut sallittujen arvojen luettelon, valitse samassa laskentataulukossa olevassa esimerkissämme, jotta se olisi visuaalisesti helpompaa, valitsemalla solut, joissa tietojen vahvistus on pakotettava.

Avaa sitten vastaavasti tietojen vahvistusvalikko data-välilehdeltä, valitse luettelotyyppi avattavasta valikosta ja lähteen sijasta napsauta kentän oikealla puolella olevaa painiketta sen sijaan, että kirjoitat omia arvoja.

Sinut ohjataan laskentataulukkoon, ja sinun tarvitsee vain napsauttaa tietojen validointitaulukon ensimmäistä solua, siirtää hiiri viimeiseen soluun, joka sisältää yhden kelvollisista arvoista, samalla kun pidät napsautusta ja vapauta napsautus vasta kun olet saavuttanut viimeisen tietojen vahvistusarvojen solun.

Tällä tavoin valitsemillesi arvoille viitataan tietojen vahvistusluettelossa, ja voit yksinkertaisesti lisätä arvoja tietojen validointiin - tai poistaa ne - päivittämällä luetteloa.

Aseta tietojen vahvistusmerkinnät toiselle arkille

Ryhdy Excel Pro: Liity kurssillemme!

Nosta taitosi aloitteliikasta sankariin Excel 365 Basics -kurssillamme, joka on suunniteltu tekemään sinusta taitava vain muutamassa istunnossa.

Ilmoittautua tänne

Työkirjan paremmin järjestämiseksi voi olla helpompaa luoda tietojen vahvistusluettelot tiettyyn työkirjaan, jotta voit helposti löytää ne ja käyttää niitä, eikä sinun tarvitse miettiä, missä ne on asetettu.

Laita tietosi sinne, valitse taulukko ja käytä lisäysvälilehden vaihtoehtotaulukot: taulukkoa, kun haluat muuttaa arvoluettelosi taulukoksi, joka muuttuu automaattisesti, kun lisäät tai poistat arvoja - ja niin tapahtuu myös tietojen vahvistus.

Napsauta sitten mitä tahansa tyylitetyn taulukon kohtaa ja kirjoita taulukon nimi taulukon suunnittelu -välilehteen.

Tämän avulla voit viitata tähän taulukkoon missä tahansa, myös tietojen vahvistusluettelossa, syöttämällä taulukon nimen vain alueen sijaan!

Tyhjien solujen salliminen tietojen validointiluettelossa

Jos haluat sallia tyhjät arvot kentässä, jossa tietojen vahvistus on käytössä, sinun on valittava yksi soluista, joille tietojen vahvistus on aktivoitu, ja siirry data-välilehdelle avataksesi tietojen validointivalikko (katso yllä, missä painike on ).

Varmista siellä, että ohita tyhjä -vaihtoehto on valittu, ja napsauta Käytä näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin, joilla on samat asetukset, ennen kuin napsautat OK.

Sen jälkeen voit tyhjentää solun valitsemalla sen ja poistamalla sisällön ilman, että saat virheilmoituksen, jossa määritetään, että solujen sisältö ei ole sallittua.

Tyhjien arvojen poistaminen käytöstä tietojen validointiluettelossa

Jos et halua, että tyhjät arvot sallitaan tietojen validoinnin avattavassa luettelossa ja saat virheilmoituksen Tämän solun arvo on virheellinen tai puuttuu aina, kun valitset sen, aloita valitsemalla solualue, jolla tietoja validointi tai mikä tahansa kyseisen luettelon solu.

Avaa sitten datan vahvistusvalikko data-välilehdessä ja poista Ohita tyhjä -kentän valinta. Jos olet valinnut vain yhden solun, tarkista Käytä näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin, joilla on samat asetukset, ennen kuin napsautat OK.

Takaisin avattavaan tietojen vahvistusluetteloon virhe tulee näkyviin - eikä solua voi enää jättää tyhjäksi.

Tietojen vahvistamisen avattavan luettelon poistaminen

Aina kun olet rajoittanut luettelon sallittujen arvojen aluetta, valitse mikä tahansa tämän luettelon solu.

Avaa sitten datan vahvistusvalikko data-välilehdeltä - katso miten se tehdään ensimmäisen osan yläpuolella - ja varmista, että Käytä näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin, joilla on samat asetukset -vaihtoehto on valittu, muuten poistat vain tiedot vahvistus tällä hetkellä valituissa soluissa.

Napsauta sitten tyhjennä kaikki ja valitsemasi tietojen vahvistus poistetaan MS Excel -työkirjasta!

VBA: Lisää vahvistusluettelo

Vahvistusluettelon lisääminen VBA: lla on yhtä helppoa kuin alla olevan toiminnon käyttäminen, jossa A1 on solu, jossa tiedot vahvistetaan soluihin B1 - B5 tallennettujen tietojen validointiluettelon suhteen.

Alue ("a1"). Vahvistus _ .Muuta xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Käyttämällä VBA-tietojen tarkistusluettelotoiminnon lisäominaisuuksia on mahdollista luoda useita riippuvaisia ​​pudotusluetteloita Excel VBA: ssa, joista kukin tarkistaa eri kentät erilaisten tietojen validointiluetteloiden suhteen ja joilla on omat otsikkonsa, virheenimikkeet, viestit ja virheilmoitukset .