10 MS Excelin tuottavuusvinkkejä asiantuntijoilta

MS Excel tuottavuusvinkkejä

Microsoft Office -taulukkolaskentaohjelmaa  MS Excel   käytetään laajasti monissa sovelluksissa, aina alkialuettelon pitämisestä ajan tasalla laskujen luomiseen tai jopa videopelien pelaamiseen.

Päivittäisessä yrityskäytössä monet peruskäyttäjät eivät kuitenkaan edes tiedä erittäin hyödyllisiä Excel-tuottavuusvinkkejä, jotka voisivat säästää paljon aikaa ja energiaa, esimerkiksi laskea tapahtumien lukumäärä tuhansien kirjoitusten luettelossa tai yksinkertaisemmille toiminnot, kuten merkin paikan löytäminen merkkijonossa ja muut toiminnot.

Vain vähän koulutuksella on jopa mahdollista käyttää päivittäisessä liiketoiminnassa erittäin hyödyllisiä toimintoja Excel-jokerimerkkien avulla, jotka ovat merkkisarjat, jotka voivat korvata kaavan minkä tahansa muun. Käytettäessä edistyneessä Vlookup Excel -sovelluksessa ne voivat jopa tulla erittäin tehokkaiksi.

Kysyimme asiantuntijayhteisöltä parhaita vinkkejä  MS Excel   -käytöstä, ja tässä on heidän vastauksensa:

 Käytätkö säännöllisesti MS Excel -sovellusta? Mikä on yksi ainoa vinkki, joka auttaa päivittäistä tuottavuuttasi työssä ja jonka voisit jakaa?

Stacy Caprio, kasvumarkkinointi: varmuuskopioi Excel-dokumentit pilveen

Yksi Excel-tuottavuusvinkki varmuuskopioi Excel-dokumentteja pilvelle.

Olen työskennellyt viikkoja ja vuosia tiettyjen asiakirjojen suhteen ja odottanut niiden olevan aina siellä, mutta silloin on ollut tilanteita, joissa  tietokoneeni   rikkoutui vesivuodon tai muiden vikojen takia ja kadotti excel-taulukoni. Nyt tiedän varmuuskopioida ne aina, jotta saan ne, vaikka tapahtuu jotain odottamatonta, minkä vuoksi pidän pilvipohjaisen varmuuskopion aina käsillä.

Kenny Trinh, Netbooknews: päästä eroon hiirestä ja mene 3-5 kertaa nopeammin!

Siirrä hiiri-ilmaiseksi.

Nopeus nousee 3–5X, kun irrotat hiirestä. Paras tapa aloittaa oppiminen on:

• 1.Paina ALT-näppäintä - näet kirjaimet ja numerot näkyvät koko valikossa, näin voit navigoida nyt
• 2. Tulosta sivu pikanäppäimistä (etsi pikanäppäimiä google-kuvista) ja nauhoita se tietokoneellesi

Excel-käyttömukavuuden käyttö ilman hiirtä kestää noin 2–3 viikkoa.

Avaimet tehokkuuteen ovat:

• Nopeus -> vapauta hiiri
• Automaatio -> oppia kirjoittamaan hienoja kaavoja ja muotoilemaan laskentataulukoita intuitiivisesti

Jos sijoittaisin 3 ylimääräistä, priorisoin heidät seuraavasti:

• 1. Alustus ja peruskaavat (valmistele mahtavia näköisiä raportteja ja automatisoi tehtävät)
• 2. Tietoanalyysi - tietojen suodattaminen, lajittelu ja analysointi
• 3. Tietojen visualisointi - taulukot, kaaviot ja kaksiakseliset kaaviot

David Johnson, Mulytic Labs: ehdoton viittaus muihin kenttiin

Absoluuttiset referenssit pelastivat elämäni, en ole liian ylpeä siitä sanoakseni. Taivas avasi minulle, kun oppin '$': n avulla luomaan absoluuttisia viittauksia muihin kenttiin. Aloittamattomille '$' kirjaimen edessä korjaa sarakkeen ja '$' numeron edessä korjaa rivin. Sieltä referenssit voivat olla niin vakaita kuin tarvitset. Se todella teki elämästäni paljon helpompaa, kun tein nopeasti suuria tietoaineistoanalyysejä.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, on työskennellyt teknologiateollisuudessa 20 vuoden ajan johtaen globaaleja tiimejä ja teknologia-aloitteita Yhdysvalloissa, Euroopassa ja APAC: n yrityksille, kuten IBM ja Sungard. Hän on tällä hetkellä Mulytic Labsin teknologiajohtaja, suorittaen samalla tieto- ja tekniikanhallintakonsultointia Clear Blue Datassa.

Norhanie Pangulima, Centriq: käytä salamatäyttöä

Tässä on minun ykkönen Excel-tuottavuusvinkki: Hallitse flash-täytön käyttö. Flash-täyttö on erittäin tehokas toiminto, joka on kätevä suurten tietomäärien käsittelemisessä. Sen sijaan, että tutkisit tietoja yksi kerrallaan, voit itse opettaa flash-täyttöä tarvitsemasi. Kirjoita soluun tarvitsemasi raakadatan viereen muutaman kerran ja kokeile sitten, oppiiko salaman täyttötoiminto sen. Joskus sinun pitäisi kirjoittaa enemmän, jotta Excel tunnistaa kuvion, mutta kun se on, se toimii sinulle.

Voit tehdä tämän napsauttamalla solua, jossa tarvitset tiedot. Ja sitten etsi salaman täyttöpainike. Voit nähdä sen Koti-välilehden muokkausruudussa, joka löytyy Excel-ikkunan oikeasta suurimmasta osasta. Etsi AutoSum -kohdan Täytä-painike ja napsauta sitten pudotusvalikkoa. Napsauta lopuksi Flash Fill ja katso taikuutta. Mikään ei voi olla tuottavampaa kuin se, että pystyt toimittamaan tietoja taulukkosta tekemättä manuaalista työtä.

Olen Outtriach-konsultti Centriqissä - kodinhallintasovelluksessa, jota on esitelty / mainittu mm. NYT: ssä, tässä vanhassa talossa, Real Estate Dailyssa, Brit + Co: ssä ja muissa. Centriqillä työskentelen sisältötiimimme kanssa SEO-optimoidun sisällön luomiseksi kodin ylläpidosta, kodin sisustamisesta, kodin turvallisuudesta ja muusta.

Ryhdy Excel Pro: Liity kurssillemme!

Nosta taitosi aloitteliikasta sankariin Excel 365 Basics -kurssillamme, joka on suunniteltu tekemään sinusta taitava vain muutamassa istunnossa.

Ilmoittautua tänne

Mike Richards, Golf Einstein: uusimpien päivitysten jatkuva oppiminen

Olen käyttänyt  MS Excel   -tapahtumaa tärkeiden yritystietojen dokumentoinnissa. Yhden askeleeni temppu on varmistaa, että päivitän viimeisimmät päivitykset ja pikavalinnat näppäimistönä ja kaavojen pikakuvakkeina, jotka eivät ole vain nopeuttaneet työtäni, vaan ovat myös rohkaissut minua jatkaa oppimista. Tämä käytäntö on kehittänyt jatkuvasti oppivan ajattelutavan, joka on tehnyt minusta entistä motivoituneemman kasvamaan ja olemaan tuottava.

Nimeni on Mike ja olen golfin harrastaja ja Golf Einsteinin, blogin perustaja, jonka kautta jaan kaiken golfiin liittyvän!

Shayne Sherman, TechLoris: käytä validointitietoja

Paras vinkki on kuitenkin melko yksinkertainen: * Käytä validointitietoja! * Tiedän, tiedän, että sinun pitäisi olla sen ulkopuolella, eikö niin? Tarkoitan varmasti, että voit varmistaa, että kirjoitat nimet oikein, eikö niin? Kuuntele, vie vain yhden tunnin tuntien yrittäessään selvittää, miksi sisäkkäiset laskentataulukotsi rikkoutuvat yhtäkkiä, ja sitten ymmärtää se johtuu siitä, että syötät virheellisiä tietoja, jotta näet tietojen validoinnin arvon.

Olen käyttänyt Exceliä vuosia. Joissakin aikaisemmissa tehtävissäni oli vitsi, että kaikki minulle annetut tehtävät (mukaan lukien lounaan tilaaminen tai matkasuunnitelmien laatiminen) pystyivät suoriutumaan paremmin Excelillä. Rehellisesti, todennäköisesti voisin.

Polly Kay, English Kaihtimet: yhdistä muiden lähteiden tiedot

Excel-makrojen käyttäminen aikaintensiivisten ja toistuvien tehtävien automatisoimiseksi on ollut todellinen pelinvaihtaja, ja kenties ainoa asia, joka on ollut tehokkain siinä suhteessa, kuinka Excel on virtaviivaistanut työtäni.

Muiden lähteiden tietojen yhdistäminen Excel-työkirjoihin on jotain muuta, joka auttaa, ja on vain vähän, mitä ei voida integroida Excel-työnkulkuun sen yhdistämiseksi. Voit jälleen tuoda nämä muut elementit automaattisesti myöhempien tietojen muuntamisen ja analysoinnin mahdollistamiseksi.

Juuri nostamalla kysely tilastojen saamiseksi ennen raportin luomista saadaan perusteellisia oivalluksia, jotka voivat auttaa analysointia ja päätöksentekoa, ja jonka avulla voit myös vahvistaa ja ristiintarkistaa kaiken muun sisällön.

Pollyllä on yli vuosikymmenen kokemus digitaalisen markkinoinnin konsultista ja vanhempana markkinointipäällikkönä, joka palvelee monenlaisia ​​asiakkaita pk-yrityksistä suuriin kansainvälisiin yrityksiin ja kotitalouksien nimiin.

Ruuben Yonatan, GetVoIP: käytä HLOOKUP ja VLOOKUP

Kun oppin ensimmäistä kertaa Exceliä, muistan, että HLOOKUP ja VLOOKUP avasivat todella paljon uskomattomia asioita, joita en koskaan tiennyt, että voisit tehdä Excelillä.

Toimitusjohtajana käytän edelleen näitä toimintoja rakentaakseen todella yksinkertaisia ​​kojetauluja, jotka keräävät tietoja muista välilehdistä laskentataulukossa. Tämä on tehokas tieto, jota päivitämme säännöllisesti.

Gintaras Steponkus, Kiinteät oppaat: valmistele kaaviot ja kaaviot jokaiselle laskentataulukolle

Projektipäällikkönä minun on käytettävä Exceliä päivittäin. Minun on seurattava tonnia tietoja ja analysoitava sitä päivittäin yrityksen arvon maksimoimiseksi. Olen huomannut, että Excel on tehokkain työkalu tässä suhteessa.

Minun on laadittava raportit päivittäin. Monta kertaa minun on viitattava vanhoihin laskentataulukoihin. Kaikkien tietojen käyminen on pelottavaa. Joten luon kaavioita ja kaavioita tarvittavasta tiedosta, joita voin viedä myös muissa muodoissa, kuten PDF. Se auttaa minua havaitsemaan havainnot yhdellä silmäyksellä. Se antaa minulle nopean yleiskuvan laskentataulukoiden numeroiden suhteesta toisiinsa. Tämä ominaisuus tulee kätevämmäksi kiireellisissä tehtävissä, joissa minulla on vähemmän aikaa valmistella raportteja. Edellytyksenä on kuitenkin, että sinulla on kaikki tiedot Excel-ohjeiden mukaisesti.

Nimeni on Gintaras Steponkus ja olen sosiaalisen median markkinoija Solidguidesissa. Kiinteät oppaat on harrastajaryhmän luoma projekti, joka on omistettu tutkimukselle ja arvosteluiden kirjoittamiselle. Suhtaudumme Internetiin erittäin intohimoisesti ja tiedämme, että se on valtava paikka, jossa on paljon vääriä ja tarpeettomia tietoja. Loimme kiinteät oppaat, jotta Internetistä tulisi turvallisempi paikka ostajille, ja koska me rakastamme tutkimusta ja tietoa.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: käytä virtapiirejä ja DAX-toimintoja

Käytän MS Excel: ää säännöllisesti tietojen analysointiin, raportointiin ja tallentamiseen. Minun on tehtävä joka viikko raportti kaikesta sisällöstä, mainoksista ja liikenteen analysoinnista uutissivustoni sijoittajille ja muille osakkeenomistajille.

Excel-putkityöt voivat lisätä tuottavuuden tasoa monella kertaa. Excel-LVI noudattaa kahta strategiaa, jotka voivat parantaa tuottavuutta, yksi on perustason Excel-strategia ja toinen on edistyksellinen LVI-strategia. Tuottavassa strategiassa suurin osa ajasta käytetään hyväksi uusien näkemysten löytämiseen ja raporttien jatkuvaan parantamiseen. Se on toistettava menettely, jossa parannat raporttien tietoja sen sijaan, että ylläpidät niitä.

Edistyneen strategian tapauksessa voit käyttää tehokytkintä tuottavuuden parantamiseksi. Täällä saat useita etuja. Ensinnäkin tiedostojen käsittelykyky kasvaa. Voidaan tallentaa miljardia arvoja saraketta kohden ja miljoona taulukkoa työkirjaa kohden. Toiseksi, käyttämällä relaatiomenetelmää Power Pivot -mallissa, työkirjat yhdistetään toisiinsa ja taulukkojen välille luodaan linkki.

Kolmanneksi, valtavat laskelmasi tehdään helposti DAX-toimintojen avulla. Jokainen virtalukkoon liittyvä toiminto tekee tutkimisesta, massiivisesta analysoinnista ja raportoinnista helpompaa.

Nimeni on Aqsa Tabassam, liikenainen, InsideTechWorld-yrityksen perustaja ja päätoimittaja. InsideTechWorld pyrkii toimittamaan uusimman teknologian ja käynnistysuutisia, mediatapahtumia ja uraauurtavia tapahtumia lukijalleen kaikkialla maailmassa.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: täyttää kaavat automaattisesti välilehden avulla

Vaikka vihasinkin Excelin oppimista, se on yksi niistä välttämättömistä taitoista, joita voimme soveltaa moniin työ- ja jokapäiväisen elämämme piirteisiin (budjetointi jne.).

Tässä on hyvä vinkki säästää aikaa Excel-kaavoilla, joiden kanssa monet pyrkivät kamppailemaan. Joten mitä haluat tehdä, on käyttää sarkainnäppäintä, jonka avulla voit valita kaavat automaattisesti. Tällä tavalla sinun ei tarvitse tuhlata aikaa kirjoittamalla ne kokonaan joka kerta. Kun aloitat sen täyttämisen, kenttä täyttää luettelon Excel-ehdotuksista. Sitten sinun tarvitsee vain siirtää nuolinäppäintä ylös tai alas valitaksesi kaava, paina Enter ja valmis.

Jos jollakin kaavoista on ongelmia, voit nopeasti korjata virheen valitsemalla kaavan ja napsauttamalla F2. Sitten voit selata kaavan osia pitämällä vaihtonäppäintä ja painamalla vasenta nuolta. F9 näyttää kaavan lopullisen laskelman, jonka jälkeen voit painaa Esc pitääksesi kaavan tai syöttää säilyttääksesi arvon.

Saatuaan selville, että 9–5-elämä ei ollut hänelle, Philip lopetti työpaikkansa ilmailuteollisuudessa ja päätti matkustaa maailmaa omilla ehdoillaan. Tällä hetkellä hän asuu NYC: n ja Kambodzan välillä, hän on kokopäiväinen digitaalinen nomadi ja matkabloginsä, PhilipWeiss.org, perustaja.

Täydellinen 2019 Excel aloittelijoille videona