10 conseils de productivité MS Excel d'experts

Conseils de productivité MS Excel

Le tableur Microsoft Office‌ MS Excel‌ est largement utilisé pour une large gamme d'applications, de la mise à jour d'une liste d'articles à la génération de factures ou même à des jeux vidéo.

Cependant, dans une utilisation professionnelle quotidienne, de nombreux utilisateurs de base ne sont même pas au courant d'une astuce de productivité Excel très utile qui pourrait leur faire gagner beaucoup de temps et d'énergie, par exemple pour compter le nombre d'occurrences‌ dans une liste de milliers d'entrées, ou pour plus simple. des opérations telles que trouver la position d'un caractère dans une chaîne et d'autres opérations.

Avec seulement un peu de formation, il est même possible d'utiliser dans l'utilisation quotidienne des fonctionnalités très utiles avec les caractères génériques Excel, un jeu de caractères qui peut remplacer n'importe quel autre dans une formule. Utilisés dans un Vlookup avancé dans Excel, ils peuvent même devenir très puissants.

Nous avons demandé à la communauté d'experts leurs meilleurs conseils sur l'utilisation de MS Excel, et voici leurs réponses:

 Utilisez-vous régulièrement MS Excel? Quelle est la seule astuce qui contribue à votre productivité quotidienne au travail et que vous pourriez partager?
Cours MS Excel en ligne
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Stacy Caprio, Marketing de croissance: sauvegardez vos documents Excel dans le cloud

Un conseil de productivité Excel sauvegarde vos documents Excel sur le cloud.

J'ai travaillé pendant des semaines et des années sur des documents spécifiques et je m'attendais à ce qu'ils soient toujours là, mais j'ai ensuite eu des situations où mon ordinateur est tombé en panne en raison d'un problème de déversement d'eau ou d'autres pannes, et j'ai perdu mes feuilles Excel. Maintenant, je sais que je dois toujours les sauvegarder, donc je les aurai même si quelque chose d'inattendu se produit, c'est pourquoi je garde une sauvegarde basée sur le cloud à tout moment.

Stacy Caprio, fondatrice, Marketing de croissanceStacy Caprio, fondatrice, Marketing de croissance
Marketing de croissance

Kenny Trinh, Netbooknews: débarrassez-vous de la souris et allez 3-5 fois plus vite!

Pas de souris.

Vous augmentez votre vitesse de 3 à 5 fois lorsque vous vous débarrassez de la souris. La meilleure façon de commencer à apprendre cela est de:

  • 1.Appuyez sur la touche ALT - vous verrez des lettres et des chiffres apparaître partout dans le menu, c'est ainsi que vous naviguez à partir de maintenant

  • 2. Imprimez une page de raccourcis clavier (recherchez des raccourcis clavier sur Google Images) et collez-la sur votre ordinateur

Se familiariser avec Excel sans souris prendra environ 2 à 3 semaines.

Les clés pour être efficace sont:

  • Vitesse -> allez sans souris

  • Automatisation -> apprenez à rédiger intuitivement de superbes formules et à mettre en forme des feuilles de calcul

Si je devais classer 3 autres, voici comment je les hiérarchiserais:

  • 1. Formatage et formules de base (préparation de rapports impressionnants et automatisation des tâches)

  • 2. Analyse des données - filtrage, tri et analyse des données

  • 3. Visualisation des données - tableaux, graphiques et graphiques à deux axes

Kenny Trinh, rédacteur en chef de NetbooknewsKenny Trinh, rédacteur en chef de Netbooknews
Netbooknews

David Johnson, Mulytic Labs: référence absolue à d'autres domaines

Les références absolues m'ont sauvé la vie, je ne suis pas trop fier de le dire. Le ciel s'est ouvert pour moi quand j'ai appris à utiliser le «$» pour créer des références absolues à d'autres domaines. Pour les non-initiés, le «$» devant la lettre corrige la colonne et le «$» devant le nombre corrige la ligne. À partir de là, les références peuvent être aussi stables que vous le souhaitez. Cela m'a vraiment facilité la vie lorsque je fais rapidement une analyse de grands ensembles de données.

David Johnson, directeur de la technologie, Mulytic LabsDavid Johnson, directeur de la technologie, Mulytic Labs
David Johnson, MBA, BA Computer Science, a travaillé dans l'industrie de la technologie pendant 20 ans à la tête d'équipes mondiales et d'initiatives technologiques aux États-Unis, en Europe et dans la région APAC pour des sociétés comme IBM et Sungard. Il est actuellement Chief Technology Officer chez Mulytic Labs, tout en effectuant des conseils en gestion des données et de la technologie chez Clear Blue Data.
Mulytic Labs

Norhanie Pangulima, Centriq: utiliser le remplissage flash

Voici mon astuce de productivité Excel numéro un: maîtrisez l'utilisation du flash fill. Le remplissage Flash est une fonction très puissante qui est pratique lorsqu'il s'agit de traiter de grandes quantités de données. Au lieu de parcourir les données une par une, vous pouvez réellement «apprendre» à remplir instantanément ce dont vous avez besoin. Tapez ce dont vous avez besoin dans la cellule à côté des données brutes à quelques reprises, puis essayez si la fonction de remplissage flash l'apprend. Parfois, vous devrez taper plus pour qu'Excel reconnaisse le modèle, mais une fois qu'il le fait, il fait le travail pour vous.

Pour ce faire, cliquez sur la cellule où vous souhaitez que les données se trouvent. Et puis trouvez le bouton de remplissage du flash. Vous pouvez le voir sur l'onglet Accueil, dans le volet Édition qui se trouve dans la partie la plus à droite de la fenêtre Excel. Recherchez le bouton Remplir sous la somme automatique, puis cliquez sur la liste déroulante. Enfin, cliquez sur Flash Fill et observez la magie. Rien ne peut être plus productif que de pouvoir fournir des données à partir de votre feuille de calcul sans effectuer le travail manuel.

Norhanie Pangulima, consultante en sensibilisation, CentriqNorhanie Pangulima, consultante en sensibilisation, Centriq
Je suis consultant en communication à Centriq- l'application de gestion à domicile qui a été présentée / citée dans des points de vente comme le NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co et d'autres. Chez Centriq, je travaille avec notre équipe de contenu sur la création de contenu optimisé pour le référencement sur l'entretien de la maison, la décoration intérieure, la sécurité à la maison, etc.
Centriq

Mike Richards, Golf Einstein: apprentissage constant des dernières mises à jour

J'ai utilisé MS Excel‌ pour documenter des informations commerciales importantes et une astuce que je vis consiste à m'assurer de me tenir à jour avec les dernières mises à jour et raccourcis en tant que raccourcis clavier et formule qui ont non seulement accéléré mon travail mais m'ont également encouragé pour continuer à apprendre. Cette pratique a développé un état d'esprit «d'apprentissage constant» qui m'a rendu plus motivé pour grandir et être productif.

Mike Richards, passionné de golf et fondateur de Golf EinsteinMike Richards, passionné de golf et fondateur de Golf Einstein
Je m'appelle Mike et je suis un passionné de golf et fondateur de Golf Einstein, un blog où je partage mon opinion sur tout ce qui touche au golf!
Golf Einstein

Shayne Sherman, TechLoris: utiliser des données de validation

Mon meilleur conseil, cependant, est assez simple: * Utilisez des données de validation! * Je sais, je sais, vous devriez être au-delà de cela, non? Je veux dire sûrement que vous pouvez vous assurer que vous épelez les noms correctement, non? Écoutez, cela ne prend qu'une seule fois de passer des heures à essayer de comprendre pourquoi vos feuilles de calcul imbriquées sont soudainement cassées, puis à réaliser que c'est parce que vous entrez des données invalides pour que vous puissiez voir la valeur de la validation des données.

Shayne Sherman, PDG de TechLorisShayne Sherman, PDG de TechLoris
J'utilise Excel depuis des années. Dans certains de mes postes précédents, il y avait une blague selon laquelle n'importe quelle tâche qui m'était confiée (y compris commander un déjeuner ou faire des plans de voyage) pourrait être meilleure avec Excel. Honnêtement, j'aurais probablement pu.
TechLoris

Polly Kay, English Blinds: fusionner les données d'autres sources

L'utilisation de macros Excel pour automatiser des tâches chronophages et répétitives a vraiment changé la donne, et peut-être la chose la plus efficace en termes de rationalisation de mon travail par Excel.

La fusion de données provenant d'autres sources avec des classeurs Excel est quelque chose d'autre qui aide, et il y a très peu de choses qui ne peuvent pas être intégrées dans un flux de travail Excel pour le fusionner. Une fois de plus, vous pouvez importer ces autres éléments automatiquement pour permettre une transformation et une analyse ultérieures des données.

Le simple fait de lancer une requête pour obtenir des statistiques avant de créer un rapport fournit des informations approfondies qui peuvent éclairer l'analyse et la prise de décision, et vous permet également de valider et de recouper toutes vos autres formes de contenu.

Polly Kay, responsable marketing senior chez English BlindsPolly Kay, responsable marketing senior chez English Blinds
Polly a plus d'une décennie d'expérience en tant que consultant en marketing numérique et directeur marketing senior, au service d'une gamme diversifiée de clients, allant des PME aux grandes sociétés internationales et aux grands noms.
Stores anglais

Ruben Yonatan, GetVoIP: utilisez HLOOKUP et VLOOKUP

Quand j'ai appris Excel pour la première fois, je me souviens que HLOOKUP et VLOOKUP ont vraiment débloqué beaucoup de choses incroyables que je ne savais pas que vous pouviez faire avec Excel.

En tant que PDG, j'utilise toujours ces fonctions pour créer des tableaux de bord très simples qui récupèrent les données d'autres onglets dans une feuille de calcul, ce qui est puissant pour les données que nous mettons à jour régulièrement.

Reuben Yonatan, fondateur et PDG de GetVoIPReuben Yonatan, fondateur et PDG de GetVoIP
GetVoIP

Gintaras Steponkus, Solid Guides: préparez des tableaux et des graphiques pour chaque feuille de calcul

En tant que chef de projet, je dois utiliser Excel quotidiennement. Je dois suivre une tonne de données et l'analyser quotidiennement pour maximiser la valeur de l'entreprise. J'ai trouvé Excel comme l'outil le plus puissant à cet égard.

Je dois préparer des rapports quotidiennement. Plusieurs fois, je dois me référer à de vieilles feuilles de calcul. Il devient difficile de parcourir toutes les données. Donc, je crée des graphiques et des tableaux de données nécessaires, que je peux exporter dans d'autres formats ainsi qu'au format PDF. Cela m'aide à noter les résultats en un coup d'œil. Cela me donne un bref aperçu de la façon dont les chiffres sur les feuilles de calcul sont liés les uns aux autres. Cette fonctionnalité devient plus pratique dans les tâches urgentes où j'ai moins de temps pour préparer des rapports. Cependant, la condition préalable est que vous ayez toutes les données conformément aux directives Excel.

Gintaras Steponkus, Marketing Manager chez Guides solidesGintaras Steponkus, Marketing Manager chez Guides solides
Je m'appelle Gintaras Steponkus et je suis responsable des réseaux sociaux chez Solidguides. Guides solides est un projet créé par une équipe de passionnés dédiés à la recherche et à la rédaction de revues. Nous sommes très passionnés par Internet, et nous savons que c'est un endroit immense chargé de nombreuses informations fausses et inutiles. Nous avons créé Guides solides pour faire d'Internet un endroit plus sûr pour les acheteurs et parce que nous aimons faire des recherches et informer.
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Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: utilisez les pivots d'alimentation et les fonctions DAX

J'utilise MS Excel‌ régulièrement pour l'analyse, le reporting et le stockage de données .. Je dois faire un rapport chaque semaine de tous les contenus, annonces et analyses de trafic aux investisseurs et autres actionnaires de mon site d'actualités.

La plomberie Excel peut augmenter le niveau de productivité de nombreux plis. La plomberie Excel suit deux stratégies qui peuvent augmenter votre productivité, l'une est la stratégie Excel de base et l'autre est la stratégie de plomberie avancée. Dans la stratégie productive, la plupart du temps est utilisé pour trouver de nouvelles perspectives et améliorer continuellement les rapports. Il s'agit d'une procédure reproductible dans laquelle vous améliorez les données des rapports au lieu de les conserver.

En cas de stratégie avancée, vous utilisez le pivot de puissance pour augmenter votre productivité. Ici, vous bénéficiez de multiples avantages. Premièrement, la capacité à gérer des fichiers augmente. Des milliards de valeurs par colonne et des millions de tables par classeur peuvent être stockés. Deuxièmement, en utilisant la procédure relationnelle dans Power Pivot Model, les classeurs sont liés les uns aux autres et un lien est établi entre les tables.

Troisièmement, vos énormes calculs sont facilement effectués via les fonctions DAX. Par conséquent, chaque fonction associée au pivot de puissance facilite la tâche d'exploration, d'analyse massive et de génération de rapports.

Aqsa Tabassam, rédactrice en chef InsideTechWorld.comAqsa Tabassam, rédactrice en chef InsideTechWorld.com
Je m'appelle Aqsa Tabassam, femme d'affaires, co-fondatrice et rédactrice en chef d'InsideTechWorld. InsideTechWorld vise à fournir les dernières nouvelles technologiques et de démarrage, des événements médiatiques et des événements révolutionnaires à ses lecteurs du monde entier.
InsideTechWorld.com

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formules de remplissage automatique à l'aide de la touche de tabulation

Même si je détestais apprendre Excel, c'est l'une de ces compétences nécessaires que nous pouvons appliquer à de nombreuses facettes de notre travail et de notre vie quotidienne (budgétisation, etc.).

Voici un bon conseil pour gagner du temps avec les formules Excel, avec lesquelles de nombreuses personnes ont tendance à avoir du mal. Donc, ce que vous voulez faire, c'est utiliser la touche de tabulation, qui vous permet de sélectionner automatiquement les formules. De cette façon, vous n'avez pas besoin de perdre du temps à les taper en entier à chaque fois. Lorsque vous commencez à le remplir, le champ remplit une liste de suggestions d'Excel. Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de déplacer votre touche fléchée vers le haut ou vers le bas pour sélectionner votre formule, appuyez sur Entrée et terminé.

En cas de problème avec l'une des formules, vous pouvez la déboguer rapidement en sélectionnant la formule puis en appuyant sur F2. Ensuite, vous pouvez parcourir les parties de la formule en maintenant la touche Maj enfoncée et en appuyant sur la flèche gauche. F9 affichera le calcul final de la formule, après quoi vous pouvez appuyer sur Echap pour conserver la formule ou entrer pour conserver la valeur.

Philip Weiss, fondateur, PhilipWeiss.orgPhilip Weiss, fondateur, PhilipWeiss.org
Après avoir réalisé que la vie de 9 à 5 n'était pas pour lui, Philip a quitté son emploi dans l'industrie aéronautique et a décidé de parcourir le monde selon ses propres termes. Actuellement, il est basé entre New York et le Cambodge, il est un nomade numérique à plein temps et le fondateur de son blog de voyage, PhilipWeiss.org.
Un blog de voyage par Philip Weiss

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