How to create a workflow in SalesForce?




How to create a workflow rule in SalesForce

Creating a workflow rule in SalesForce is done in the SalesForce setup, under process automation > worlkflow actions.

What is a workflow in SalesForce? Workflows are used to automatize actions. See below in detail what are they used for, how to create them, and how to activate them in SalesForce Lightning.

1 - Understand workflows in SalesForce

The most important first is to understand the SalesForce workflows. What are they used for? A workflow is a set of actions triggered automatically after some events occur in the SalesForce data.

Il peut automatiser différents types de processus d’entreprise, tels que les tâches, attribuer de nouvelles tâches aux utilisateurs, envoyer des alertes par courrier électronique à un ou plusieurs destinataires désignés à l’avance, mettre à jour des champs, définir des valeurs d’enregistrement spécifiques ou des messages sortants, envoyer des messages techniques, Messages au format XML pour les auditeurs.

À titre d’exemple, les workflows SalesForce peuvent affecter des tâches de suivi aux représentants du support après un certain temps. Ils peuvent également envoyer des alertes par e-mail à l’équipe de direction lorsque les gros contrats sont signés par un représentant, en modifiant le champ du nom du propriétaire quelques jours après. l'expiration du contrat ou l'envoi de messages techniques à des systèmes externes chaque fois qu'un rapport approuvé créé dans SalesForce est déclenché.

Comment créer un rapport dans SalesForce?

Les règles de flux de travail peuvent comprendre certains critères pour démarrer le flux de travail, les actions à entreprendre lorsqu'un enregistrement a été créé avec une valeur donnée ou des actions dépendantes du temps, telles que l'envoi de rapports de clôture de fin de mois quelques jours avant la clôture de mois.

2 - Création d'une nouvelle règle de workflow

Pour lancer la création d'une nouvelle règle de flux de travail, accédez aux paramètres de configuration en cliquant sur l'icône représentant un engrenage dans l'interface de SalesForce Lightning, puis recherchez le menu de flux de travail dans l'onglet de recherche en haut à gauche de l'écran.

Les règles de workflow sont accessibles sous Automatisation des processus> Actions de workflow> Règles de workflow.

Vos flux de travail existants seront alors listés sur l'écran suivant.

Si vous n'avez pas de flux de travail existant, la liste sera complète et la seule option disponible sera de créer un nouveau flux de travail à l'aide du bouton approprié situé au-dessus de la liste.

La première étape de la création d’une nouvelle règle de flux de travail consiste à sélectionner l’objet qui en sera affecté. Il peut s'agir de n'importe quel type d'objet de données SalesForce: compte, travail de l'agent, progression de l'assistant, campagne, membre de la campagne, observation, observation du cas, activité de discussion, contact, demande de contact, élément d'enregistrement dupliqué, ensemble d'enregistrements dupliqué, message électronique, événement, flux. élément, groupe, membre du groupe, image, connaissances, etc.

Dans notre exemple, nous allons créer un flux de travail lié à un contact.

Ensuite, la prochaine étape consiste à donner un nom à la règle et éventuellement une description, afin de pouvoir la retrouver plus tard et d'aider vos collègues à l'identifier le long des flux de travail supérieurs accessibles sur le système.

En outre, un critère d'évaluation doit être choisi. Quand la règle sera-t-elle activée? Quand l'enregistrement est créé, édité?

Enfin, les critères de la règle doivent être entrés.

Quand la règle s'activera-t-elle? Dans notre exemple, nous voulons créer une règle qui sera activée à chaque fois qu'un nouveau client est entré en France, qui sera identifiée par un numéro de téléphone commençant par le code de pays français +33.

Ainsi, chaque fois que vous modifiez un contact accessible avec le réseau mobile français, notre représentant commercial responsable du marché français le vérifie et contacte le client si nécessaire.

3 - Action de flux de travaux d'installation pour l'activation de règles


L'étape suivante consiste à définir l'action que le flux de travail effectuera une fois la règle vérifiée.

Cela est possible en sélectionnant les actions d'ajout de flux de travail sous la partie des actions immédiates de flux de travail, pour exécuter une action dès que la règle est vérifiée. Si l'action doit se produire à un moment donné, elle doit plutôt être créée en tant qu'action de flux de travail dépendant du temps.

En cliquant sur le bouton Ajouter une action de workflow, différents types d’actions de workflow sont accessibles: configuration d’une alerte par courrier électronique, mise à jour d’un champ, envoi d’un message technique ou utilisation d’une action existante provenant d’un autre workflow.

Dans notre cas, nous souhaitons envoyer un courrier électronique au représentant des ventes chaque fois qu'un contact avec un numéro de téléphone français change.

4 - Configurer l'alerte email

Nous pouvons ensuite configurer le courrier électronique qui sera envoyé au représentant commercial en entrant la description du courrier électronique, un nom unique pour ce courrier électronique et en sélectionnant le modèle de courrier électronique à utiliser.

Le destinataire peut être de type différent, mais dans notre cas, il s'agira d'un utilisateur interne, car nous enverrons des courriers électroniques au représentant des ventes responsable d'une zone spécifique.

Il est possible de sélectionner directement dans la liste des destinataires internes existants.

Il est également possible de saisir manuellement une liste d'adresses e-mail supplémentaires, afin d'envoyer l'e-mail à des destinataires externes en copie, par exemple en envoyant également l'e-mail à la boîte aux lettres personnelle du commercial ou de mettre en copie son responsable.

L'adresse email De doit également être sélectionnée, c'est celle qui apparaîtra comme adresse email de l'expéditeur pour les destinataires des emails.

Cliquez ensuite sur Enregistrer pour procéder à la création de la règle de workflow.

5 - Valider les actions de workflow

Après cela, l'action de flux de travail nouvellement créée, une création immédiate d'e-mail dès qu'un numéro de téléphone de contact avec un préfixe français est créé, s'affiche dans la liste des actions pour cette règle de flux de travail.

Si aucune autre action n'est requise, cliquez simplement sur le bouton Terminé dans le coin supérieur droit pour terminer la création du flux de travail.

Le flux de travail sera ensuite affiché pour examen, avec tous ses détails. Assurez-vous que tout est correct, car il est maintenant activé directement et commence à envoyer des courriels ou à effectuer d'autres actions, sans autre confirmation, dès que vous cliquez sur le bouton d'activation.

Il sera toujours possible de désactiver un flux de travail existant et actif à partir de cet écran, de le modifier ou de le cloner afin de créer facilement un flux de travail similaire.

Création d'un workflow réussie

Avez-vous responsable pour créer avec succès une règle de workflow dans votre SalesForce?

Faites-nous savoir dans les commentaires, et n'hésitez pas à nous poser toute question que vous pourriez avoir.



Conseil en affaires internationales
A propos de l'auteur - Conseil en affaires internationales
Yoann est consultant en commerce international, facilitateur et coordinateur. Il a travaillé plus de 10 ans dans le commerce mondial, la chaîne d'approvisionnement, la finance, des projets SAP ERP, l'optimisation Web et SEO pour divers secteurs, tels que la logistique, les cosmétiques, les biens de consommation, les soins de beauté ou la mode, dans plus de 30 pays à travers le monde. .
 


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