Comment créer un rapport dans SalesForce?

Comment créer un rapport dans SalesForce?

Création de rapport dans SalesForce

La création d'un rapport dans SalesForce est une opération de base très importante, tout comme la base permettant d'exporter des données de SalesForce vers Excel ou CSV, par exemple.

La création d'un rapport peut être effectuée en accédant au menu de rapport dans la barre de navigation et doit être ajoutée dans la barre si elle n'existe pas encore.

Une fois qu'un rapport a été créé, il est possible d'exporter le rapport SalesForce vers Excel à l'aide de la fonction d'exportation de rapport.

1 - Créer un nouveau rapport SalesForce

Commencez par ouvrir le menu d'options Rapports dans la barre de navigation pour accéder à l'écran de rapport. Si le menu des rapports n'est pas disponible dans la barre de navigation, essayez de cliquer sur une option supplémentaire pour afficher les éléments de menu masqués ou ajoutez le menu des rapports à la barre de navigation s'il ne s'y trouve pas.

Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau rapport qui se trouve dans le menu supérieur de la liste des rapports. La liste peut être longue, en fonction des critères de sélection de vos rapports.

Il existe également à partir de là un bouton permettant de créer un bouton dans SalesForce Classic, au cas où vous en auriez besoin.

Sélectionnez le type de rapport dans tous les types de rapports disponibles: comptes et contacts, opportunités, rapports de support client, opportunités avec des produits, opportunités avec des rôles de contact, etc.

Après avoir sélectionné le type de rapport que vous souhaitez créer, cliquez sur le bouton Continuer pour passer à la création du rapport SalesForce Lightning.

2 - Personnaliser le rapport SalesForce

Il est maintenant nécessaire de personnaliser le rapport, car seul un rapport standard a été créé dans SalesForce Lightning par défaut.

Il existe de nombreuses façons de le personnaliser: ajouter ou supprimer des colonnes, filtrer les données, les classer selon une colonne spécifique, etc.

Les options permettant de personnaliser le rapport sont disponibles sur le côté gauche.

Par exemple, en faisant glisser un nom de colonne des champs de contour situés dans la partie gauche de l'écran dans le rapport situé dans la partie principale de l'écran, cette colonne est ajoutée au rapport.

Cliquez sur la croix à côté du nom de la colonne pour la supprimer.

En cliquant sur la flèche à côté du nom de l'en-tête de la colonne, d'autres options seront disponibles.

Si vous sélectionnez l'option sord croissant, l'ensemble du rapport sur la colonne actuelle sera trié par valeur croissante, de la plus faible à la plus élevée.

L'option de tri décroissant fera l'inverse, toutes les lignes du rapport seront triées en fonction de cette colonne, de la valeur la plus élevée à la plus basse.

Le regroupement des lignes par ce champ permet de regrouper toutes les lignes du rapport ayant une valeur similaire dans cette colonne - l'équivalent dans Excel d'une cellule de fusion.

Il existe également des options pour déplacer la colonne vers la gauche ou la droite afin de personnaliser le rapport SalesForce Lightning selon vos besoins.

Enfin, une option permettant de supprimer la colonne existe. Dans ce cas, elle ne sera pas perdue: elle sera simplement supprimée du rapport SalesForce, mais peut être rajoutée à tout moment en faisant glisser le nom de la colonne dans le menu de gauche.

Enfin, il est possible de changer le nom du rapport en cliquant sur le crayon à côté du nom du rapport, juste en dessous de la barre de navigation du côté gauche.

Tapez le nom du rapport qui correspond le mieux à la description du rapport pour pouvoir le récupérer plus facilement ultérieurement et pour le rendre plus clair pour vos collègues.

3 - Enregistrer le rapport SalesForce

Une fois le rapport SalesForce Lightning créé et personnalisé, n'oubliez pas de le sauvegarder à l'aide de l'option Enregistrer du menu supérieur, située sous la barre de navigation et à droite de l'écran.

Il existe également une autre option pour exécuter le rapport sans l'enregistrer, au cas où vous ne voudriez pas y accéder plus tard, mais simplement le tester ou accéder rapidement aux données.

Cependant, l'option la plus courante serait de sauvegarder et d'exécuter, ce qui enregistrera le rapport dans la liste des rapports accessibles et affichera les résultats des rapports à l'écran.

Le formulaire de sauvegarde vous demandera à nouveau de confirmer le nom du rapport, car il s’agit d’une dernière occasion de le modifier.

De plus, un nom de rapport unique sera demandé. Ce nom de rapport unique ne doit pas déjà exister dans le système, même s'il a été créé par un autre utilisateur et sur lequel vous n'avez pas accès. Ce sera le code unique du gestionnaire de rapports, qui doit être unique.

Avant de sauvegarder, entrez une description plus longue si nécessaire, en particulier si le rapport contient une analyse de rentabilisation très spécifique, telle que le rapport client de fin de mois, par exemple, afin que vos collègues puissent identifier plus rapidement son utilisation.

4 - Rapport Export Force de vente

Une fois le rapport sauvegardé, après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer et exécuter, les données du rapport seront affichées à l'écran, avec un message indiquant que le rapport a été sauvegardé.

Ce pop-up va disparaître après quelques secondes tout seul.

Un menu d'édition apparaît maintenant en haut du rapport Force de vente Lightning sur le côté droit de l'écran et offre une option supplémentaire.

En cliquant sur la flèche à côté du menu d'édition, des options supplémentaires seront disponibles.

L'option Modifier dans Force de vente Classic ouvrira le rapport pour l'édition dans l'interface Force de vente CLassic.

L'option Enregistrer sous enregistrera le rapport sous un autre nom, créant ainsi une copie.

L'option de sauvegarde enregistre les modifications apportées au rapport en mode d'édition.

L'option d'abonnement vous permettra d'être averti chaque fois que le rapport sera modifié.

L'option delete permet de supprimer le rapport de la base de données. Toutefois, avant de le faire, assurez-vous que personne d'autre n'a besoin de ce rapport.

L'option Ajouter au tableau de bord ajoutera simplement ce rapport à votre tableau de bord utilisateur personnel.

Enfin, l'option la plus importante, l'option d'exportation de données Force de vente Lightning est disponible, ce qui permet d'exporter les données via Excel ou d'autres moyens à partir du rapport.

Consultez notre guide détaillé sur l’exportation de données de Force de vente vers Excel pour plus de détails.

Comment exporter des données de Force de vente vers Excel

Création d'un rapport dans Force de vente

La création d'un rapport dans Force de vente est une opération assez simple, étant donné que vous avez accès au menu des rapports de navigation.

Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez réussi à créer un rapport et n'hésitez pas à demander si vous rencontrez un problème lors de la création du rapport Force de vente Lightning ou de l'exportation des données!

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