Guide de processus d'approvisionnement moderne: concepts et étapes

Le processus d'approvisionnement commence à partir du moment où l'organisation a besoin d'un matériau, d'un produit ou d'un service de l'extérieur. Dès que le besoin est défini et formulé, sa formalisation est effectuée. En conséquence, des paramètres spécifiques des éléments nécessaires sont déterminés. Dans le même temps, la balance des prix / de qualité est très importante, car si les caractéristiques de l'objet d'approvisionnement sont surestimées, l'organisation entraînera des pertes si elles sont sous-estimées, le processus de travail ne sera pas ajusté.

Une activité d'approvisionnement bien organisée vous permet de surveiller en permanence les besoins de l'organisation, de sorte que les entrepôts ne débordent pas et ne produisent en même temps pas de pénurie de biens et les services ne sont pas gaspillés.

Quel est le processus d'approvisionnement

Les achats sont un processus holistique composé de plusieurs étapes. Les règles selon lesquelles elle est effectuée sont régies par la législation en vigueur. La réglementation de l'État garantit l'existence de conditions dans lesquelles la concurrence ouverte et la protection des droits des parties sont possibles.

Le processus d'achat moderne commence généralement par un acheteur reconnaissant le besoin d'un produit et préparant une spécification.

Et le processus d'approvisionnement basé sur le marché par la sélection ou l'appel d'offres permet de déterminer le bon produit et le bon fournisseur. Le processus d'approvisionnement est assez complexe et à plusieurs niveaux.

En règle générale, un employé distinct est responsable de l'organisation et de la conduite des achats dans l'entreprise. Moins souvent, un département. Le but de son travail est de synchroniser le processus d'approvisionnement avec les besoins changeants de l'entreprise et d'assurer sa continuité.

Les tâches actuelles que le processus d'approvisionnement doivent résoudre comprennent:

• création de stock;
• rechercher et établir des contacts avec des fournisseurs fiables;
• contrôler le caractère raisonnable des dépenses.

Meilleures pratiques dans le processus d'approvisionnement

Il existe trois principales pratiques d'approvisionnement pour contrôler avec succès la disponibilité des biens et la fourniture de services:

• achat régulier de la nécessité de petits lots / pendant une courte période;
• achat dans un grand lot / pendant une longue période;
• Achat de biens et de services de commande ponctuels, selon les besoins.

Dans ce cas, l'un des régimes populaires d'organisation de l'ensemble du processus peut être utilisé:

1. Traditionnel. Un stock de marchandises est créé / un contrat pour la fourniture de services est établi pour une période supérieure à celle requise. Il garantit la fourniture de l'entreprise avec le nécessaire, mais conduit à une surexposition de ressources et de surcharge des entrepôts.
2. De l'anglais juste dans le temps - juste à temps. Les services et les biens arrivent à la demande, en quantités limitées et à un moment donné. Les stocks sont minimisés ou nuls.
3. De la planification des besoins matériels anglais - planifier le besoin de matériaux. Le volume des achats est ajusté en fonction de la demande de biens et de services, augmente et diminue proportionnellement.
4. De la production maigre anglais - production maigre. Cela signifie réduire les coûts à toutes les étapes, de la production de marchandises à l'achat de matériaux.

Étapes du processus d'approvisionnement

Tout processus d'approvisionnement consiste en trois grands blocs: traiter les besoins de l'organisation à partir du moment de la commande au paiement, la mise à jour des catalogues d'informations et le travail régulier régulateur. De plus, des erreurs doivent toujours être analysées.

Étape 1. Détermination des besoins

La nécessité d'un produit ou d'un service de l'organisation est formalisée via une application interne officielle, qui est attribuée à un numéro unique. Ce document devient la base légale de toutes les actions ultérieures.

Étape 2: Choisir un fournisseur

Toutes les procédures de sélection des fournisseurs sont divisées en deux grands groupes: compétitif et non concurrentiel.

Les éléments suivants sont compétitifs:

Demande de citations.

Les fournisseurs soumettent leurs offres anonymement. Celui qui répond à toutes les exigences et a le prix le plus bas est choisi. Le danger de cette méthode est qu'il ne tient pas compte de l'expérience du fournisseur, de la qualité des équipements d'installation, des qualifications de spécialistes et d'autres facteurs importants.

Enchères.

Cela implique des échanges de plusieurs étapes. L'application va à celui qui offre le prix minimum. D'autres facteurs ne sont pas pris en compte.

Concours.

Il prend en compte la qualité des services, la réputation du fournisseur et le prix. Le fournisseur est sélectionné à la suite de l'analyse de la documentation de l'offre en trois étapes, à chacune desquelles la sélection et le dépistage des participants sont effectués selon ces critères.

Demande de propositions.

Les gagnants de la vente aux enchères ou de la concurrence sont sélectionnés pour le prix et la qualité des services, après quoi les conditions de coopération sont évaluées.

Une procédure non compétitive pour la recherche d'un fournisseur n'est possible que dans un cas - une seule entreprise sur le marché offre le produit ou le service requis.

Étape 3: Négociation et contrat

Les négociations avec un fournisseur sont divisées en étapes suivantes: préparation, prise de contact, échange d'informations, atteindre des accords, fermer une transaction et analyses.

Pour que le processus réussisse, vous devez connaître votre objectif clairement et vous en tenir à l'étude, étudier le marché, garder un équilibre émotionnel, documenter les résultats des négociations en signant une vente et une convention d'achat.

Le contrat avec le fournisseur spécifie: le nom exact du produit / service, sa quantité et ses paramètres.

Le processus d'approvisionnement des contrats est un type particulier d'échange de biens et de services. Dans ce cas, le client est toujours l'État (organisation budgétaire ou autorité publique). Le paiement des biens ou des services est effectué à partir du budget de l'État.

Étape 4: Recevez les marchandises

Dès réception des marchandises, la personne responsable signe le document d'acceptation (facture pour des biens ou acte de travail achevé pour les services). Les documents sont tamponnés par un employé autorisé qui assume la responsabilité financière. Le contrôle de la qualité et de la quantité de biens / services est effectué conformément à la convention d'approvisionnement ou à la fourniture de services.

La procédure d'acceptation des marchandises à l'entrepôt n'est pas réglementée de quelque manière que ce soit de la loi. Pour éviter les difficultés, observez les règles suivantes:

• allouer un nombre suffisant de personnel pour décharger les marchandises et les transporter à l'entrepôt;
• toujours travailler clairement dans le contrat;
• certifier tous les papiers avec les phoques ou les signatures des personnes responsables.

Le cheminement et la facture sont deux documents qui devront être traités lors de l'acceptation des marchandises.

Le Waybill est établi en deux exemplaires, pour le client et le fournisseur. Il existe deux types de documents: la note de consignation Torg-12 (contient des données sur le produit, sa quantité et son prix) et le bordereau d'expédition (inclut des informations sur la route, s'il y avait une livraison en voiture).

La facture est établie en une seule copie pour le client. Il confirme que les marchandises ont été livrées et payées. Il n'est pas nécessaire d'élaborer une facture pour les organisations opérant dans le système de taxation simplifiée. Ceux qui paient la TVA devraient les empêcher de s'attacher à la déclaration et à réduire le montant des impôts.

Étape 5: Paiement de l'achat

Après une acceptation réussie des marchandises, le ministère de la comptabilité de l'Organisation reconnaît la présence de comptes payables au fournisseur, qui est remboursé dans les conditions établies par le contrat.

L'employé responsable vérifie les paramètres de la facture entrante et l'envoie au gestionnaire pour approbation. Le chef de la société approuve la facture en signant le document correspondant. Après cela, un ordre de paiement est généré.

Questions Fréquemment Posées

Quels sont les concepts et étapes clés impliqués dans la modernisation du processus d'approvisionnement dans les systèmes ERP?

La modernisation des achats dans l'ERP implique la numérisation du cycle d'approvisionnement, l'intégration des données des fournisseurs, l'automatisation des flux de travail d'approbation et l'utilisation d'analyses pour la prise de décision.