34 Savjeta Google Dokumenata za povećanje produktivnosti u uredu

Google Docs, jedan od najčešće korištenih alata za rad kod kuće i dijeljenje dokumenata s drugim ljudima, nije bitan dio različitih vrsta posla koji se obavljaju na računalu i gotovo je zamijenio standardne uredske programe instalirane na računalu.

Počevši od Gmail računa ili čak i bez toga, različite Googleove aplikacije omogućuju vam stvaranje interneta bez instaliranog softvera, naprednih tekstualnih dokumenata s Google dokumentima, proračunskih tablica s Google tablicama, prezentacija s Google prezentacijama, obrazaca s Google Formsima i još mnogo toga!

Uz pomoć nekoliko stručnih savjeta za upotrebu Googleovih aplikacija, a posebice Google dokumenata, koristit ćete ga više nego jednostavno kao Google bilježnicu na mreži i moći ćete upravljati cijelom tvrtkom i svojim suradnicima putem interneta. Google apartman.

Od povijesti verzija do naprednih funkcija, pitali smo zajednicu koji su savjeti kako najbolje iskoristiti Google dokumente. Evo njihovih odgovora.

Koristite li Google dokumente za obradu poslovnih dokumenata? Imate li dobar savjet kako ih koristiti za produktivnost u uredu? Jeste li uspješno koristili funkcionalnosti suradnje?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: nema potrebe za spremanjem skice i slanjem svima

Google dokumente koristim za svakodnevnu obradu poslovnih dokumenata. Da bismo surađivali s onima iz mog tima, odabrali smo postavke koje omogućuju uređivanje onih u našem timu. U desnom gornjem kutu je plavi gumb dijeli. Kliknite to, a zatim idite na napredne postavke i odaberite tko može otvoriti dokument. Zatim s padajućeg izbornika odaberite može uređivati.

Jednom kada tim ima pristup, pomoću opcije komentari postavljaju pitanja ili dodaju informacije. Članovi tima mogu također vršiti izmjene ili prijedloge za izmjene.

Prikladno je i produktivno koristiti Google dokumente za suradnju jer svi u timu mogu imati pristup u stvarnom vremenu. Ne treba spremiti skicu i ponovo je poslati svima. Mogu samo nastaviti provjeravati izvorni dokument dok se razvija.

Stacy Caprio, Marketing rasta: pisanje i istraživanje bez napuštanja dokumenata s Explore

Jedan savjet za korištenje Google dokumenata jest pisanje i istraživanje bez napuštanja dokumenta kada koristite značajku Istraživanje. Značajka Istraživanje omogućuje vam da istovremeno pretražujete i istražujete Google kako biste pronašli istraživanja i odgovore, tako da prilikom pisanja ne morate gubiti vrijeme na promjenu kartica ili klikom na svoj Google Dokument.

James Canzanella, izolirane marketinške noći: imaju mape temeljene na temama

Već godinama koristim Google dokumente za obradu poslovnih dokumenata i preporučujem vam da čuvate vrlo uredne mape svih datoteka. S vremenom se datoteke mogu gomilati i ne želite trošiti previše vremena na traženje određenih datoteka. Preporučam mape temeljene na temama. Na primjer, to mogu biti troškovi, prihodi, poslovni planovi ili bilo što drugo.

Kako vrijeme prolazi, možete dodavati nove datoteke za prethodne godine s obzirom na to da im nećete toliko pristupati. Ali ako im ipak trebate pristupiti? Uvijek ćete znati gdje potražiti. Iako uredno i organizirano može zvučati kao temeljni savjet, postaje mnogo važnije jer se datoteke i dokumenti počinju nakupljati.

Calloway Cook, Illuminate Labs: omogućuju samo pregledavanje ljudi izvan organizacije

Obavezno promijenite postavke pristupa ako dijelite dokument s osobama izvan vaše organizacije. Uobičajeno je da ljudi manje upoznati s Google dokumentima i zajedničkim softverom za suradnju izvode ispravke u dokumentu, a to obično ne želite.

Skloni smo ograničavanju pristupa dokumentima naše tvrtke na View Only ili u određenim slučajevima Only Comment. Za nešto poput vlastitih paluba za ulaganja, ima smisla dopustiti pregledavanje samo ljudima izvan organizacije jer će se ta palica ponovno koristiti i poslati drugim potencijalnim investitorima.

Vincent Lee, autor: pozovite tim za sudjelovanje

Kao dio svog procesa na razvoju branda za klijente, započinjem s izgradnjom njihove priče o brandu. Google Doc moj je pristup za snimanje podataka i po potrebi ću pozvati svoj tim na unose putem mogućnosti uređivanja ili komentiranja. Ne zaboravite da prilikom uređivanja odaberete funkciju Predlaganje kako bi se sačuvao izvorni tekst. Komentiranje je korisnije ako vam je potrebna samo povratna informacija, a ne uređivanje. Može se istaknuti određeni odlomak i određenoj osobi (putem njihove adrese e-pošte) možete dodijeliti zahtjev za komentar. Funkcija komentiranja također je dobar način za praćenje odluka koje vode do konačne verzije u dokumentu.

Google Doc je također od pomoći dok pišem svoju nadolazeću knjigu. U mogućnosti sam pozvati svog urednika da pregleda sadržaj i pomoću alata za komentiranje ona može savjetovati promjenu smjera ili ideje. I dok pripremam završni rukopis, u stanju sam automatski generirati tablicu sadržaja formatirajući naslove poglavlja kao zaglavlje. Funkcija brojanja riječi također je odličan alat jer moram dužinu svakog poglavlja održavati jednakom.

Dan Bailey, WikiLawn: naučite značajku povijesti i riješite komentare

Moji najbolji savjeti za zajedničku upotrebu Google Dokumenata uključuju učenje značajke Povijest i uspostavljanje nekog postupka za komentiranje / uređivanje kada. U Povijesti možete vidjeti zapis promijenjenog i povucite sve promjene. To je ključno ako netko promijeni nešto što treba poništiti ili ako želite vidjeti što je pojedini zaposlenik doprinio.

Ako kliknete Sve promjene spremljene na Disku otvorit će se prikaz u kojem su prikazane nedavne promjene. Obojeni su bojom, tako da možete vidjeti tko je što učinio. Samo kliknite na nju da biste vidjeli bolji prikaz u dokumentu i vratite se ako trebate.

U smislu izmjena i komentara, osmislite tijek rada kako ljudi ne bi prelazili jedni preko drugih. Ako jedna osoba sastavi dokument, neka prijeđe drugoj na visoku razinu. Potom ga vratite sastavljaču, neka izvrši izmjene i pošaljite ga prema dolje za kritičniju analizu. Riješite komentare kojima se bavite i ostavite sva pitanja o kojima još uvijek imate pitanja.

Zbog toga bi se stvari trebale nesmetano kretati.

Josephine Ison, zabavljači događaja: sve do minutnog rasporeda s Google dokumentima

Kao agencija za rezervaciju talenta / umjetnika, * Google Dokumenti ključni su način na koji informiramo naš tim na treći način. * Većina naših rezervacija su događaji uživo i za njih je potrebno planiranje u minutu. Ovdje su nam dobro došli G-Docs. Dokument uživo se dijeli svim uključenim članovima i ako se izvrše revizije vremena i zahtjeva, te se obavijesti prenose uživo putem obavijesti putem e-pošte. Ovo znatno smanjuje dodatne administrativne napore i čini našu komunikaciju čistom i jasnom.

Sherese Patton, SLP odnosi s medijima: napravite PDF dokument prije nego što ga pošaljete

Kao publicista i PR savjetnik uvijek sam u pokretu. ponekad mi je potrebno da laptop imam uz sebe većinu vremena i postavim radnu stanicu ako prostor dopušta. Mogućnost pristupa datotekama ugovora je izuzetno korisna i važna. Google dokumente koristim prilično često za izradu ugovora i za upitnik za ukrcavanje novih klijenata. Budući da Googleu možete pristupiti bilo gdje, a mislim da bilo gdje, to je mnogo lakše i manje stresno kada možete nastaviti raditi na dokumentima i lako ih dijeliti.

Najbolji savjet koji mogu dati je korištenje ove aplikacije za prijedloge ugovora. Nakon što završite s dokumentom, lako ga možete podijeliti s osobom za koju stvarate dokument. Jedino što bih savjetovao je da mu napravite PDF dokument prije nego što ga pošaljete jer ne želite da klijent u njega unese promjene kojih niste svjesni. Međutim, kada sa svojim timom dijelite dokumente, ispravke bih napravio u drugoj boji. na taj način znate kada su napravljene ispravke. Surađivao sam s drugim PR profesionalcima i otkrili smo da je određivanje boja najbolji put. Ovaj je alat sjajan i uistinu je bio lfiesvaver!

James McGrath, Yoreevo: upotrijebite alat Sugestija da obavijestite vlasnika dokumenta

Jedna značajka koja nam se čini izuzetno korisnom, ali koju je lako propustiti je Predlaganje. Može se naći u gornjem desnom kutu. Uobičajeno je uređivanje, ali ako kliknete na njega i odaberete Predlaganje, sve promjene obavljene kako u izvornom tako i u novom tekstu, ostaju na stranici. Napravit će se odgovarajući mjehurić s desne strane stranice koji označava prijedlog.

Nakon donošenja tih prijedloga, vlasnik dokumenta bit će obaviješten i on može prihvatiti ili odbiti izmjene. Ako su prihvaćene, primjenjuje se uređivanje. Ako su odbijeni, dokument se vraća u izvorni oblik.

Svaki se prijedlog može procijeniti neovisno.

Ova je funkcija zaista korisna jer je u osnovi crvena verzija dokumenta koju lako možete procijeniti.

Rafa, španjolska akademija u domovini: naučite nekoliko korisnih prečaca

Mi koristimo Google dokumente za upravljanje svakom postu na blogu kako bismo bili sigurni da je spreman za objavljivanje. Budući da dugo radimo na daljinu, funkcija komentara pokazala se prilično korisnom u promicanju rasprava između pisaca i urednika. Značajka omogućuje nam da radimo vlastitim tempom, ali također ostavlja i pisani zapis o cjelokupnom procesu uređivanja kako riječi neće ostati u zraku.

Drugi način za povećanje produktivnosti putem Google Dokumenata jest učenje nekih korisnih prečaca. Kao pisac, prečaci kao što su brojanje riječi (CTRL + SHIFT + C) i uvođenje zaglavlja (CTRL + ALT + 2) odličan su način da učinite pisanje učinkovitim i ugodnim iskustvom. Ako svoj dokument organizirate zaglavlja, to vam također omogućuje brzo kretanje kroz naslove s bočne trake s lijeve strane dokumenta. Zbog toga je prolazak kroz velike dokumente prilično jednostavan!

Ahmed Mir, Priroda i Bloom: stvarajte zajedničke veze, komentirajte i koristite zaglavlja

Osnivač sam e-trgovine i podružnice za koju često radim sa slobodnim piscima i urednicima putem Google dokumenata.

Za što imam nekoliko povezanih savjeta o produktivnosti za internetske tvrtke poput moje:

• Stvorite poveznice za razmjenu dokumenata kako bi ih proslijedili vašem piscu, a to će vaš urednik i SEO tim u stvarnom vremenu moći provjeriti. Možete prilagoditi dopuštenja kako biste određenim korisnicima omogućili da uređuju / samo za čitanje ili da dopustite svima koji imaju vezu po potrebi uređivati.
• Ako doc treba doradu radi dodavanja komentara određenim članovima tima pomoću funkcije comment @, to automatski upućuje člana tima putem e-maila na vaše povratne informacije!
• Upotrijebite zaglavlja za raščlanjivanje dokumenata u SEO spremni formati pripremljeni za lijepljenje izravno na vašu web stranicu bez prilagođavanja.

Marc Bromhall, početnik za surfanje: pošaljite e-poštu izravno s proračunske tablice

Google Suite već više od 4 godine koristimo za upravljanje našim poslovanjem. Jedna od najfinijih značajki koju smo otkrili za povećanje produktivnosti je slanje e-pošte izravno iz proračunske tablice. Ovo je sjajan alat za voditelje projekata ili vođe tima koji neprestano komuniciraju s više članova tima. Recimo da ste upravo zaključili sastanak i bilo je nekoliko akcijskih točaka na sastanku koje je potrebno delegirati na različite članove tima. Umjesto da sve te ljude e-poštom pošaljete zasebno, pomoću Google listova možete zabilježiti tko mora nešto raditi.

U prvi će stupac staviti njihovu e-poštu, a u drugi će biti bilješka o tome što trebaju učiniti. Nakon završetka sastanka i lista je sve što trebate napraviti kopirati i zalijepiti neki kod u Google Script Editor koji možete pronaći na kartici Alati u Google tablicama. Nakon što ste zalijepili kôd, jednostavno kliknite e-mailove na vrhu stranice i za nekoliko sekundi svi članovi vašeg tima bit će im poslani poštom. Otkrivamo kako nam je ovaj alat tijekom godina uštedio ogromno vremena, a to je jedna od mnogih funkcija koje volimo o Google Suiteu.

Shreeram Thapaliya, Nepal Treb Hub Pvt.Ltd: izvoz u različitim formatima i tisak

Google dokumente koristim od prošle godine. Za mene je najčudesnija stvar s Googlea nakon Gmaila. Upotrebljavam i Google Sheet. Mislim da je za posao vrlo dobro koristiti google dokumente u odnosu na Microsoftove dokumente. Imate razne mogućnosti na kojima možete dijeliti i uređivati ​​dokumente odjednom, a više ljudi ih može uređivati ​​i lako izvaditi konačne verzije svakog dokumenta. To štedi vrijeme zaposlenika. Sve što možete učiniti iz Microsoftove riječi koju možete učiniti iz Google Dokumenata. Ovaj dokument također ostaje sigurnosno kopiran na Google disku, ako ga ne želite ovdje postavljati, možete izvesti i u različitim formatima kao što su Word datoteka, PDF datoteka ili bilo koja druga proširenja. Ako želite dobiti otisak, možete izravno ispisati odavde ono što vam treba više od ovoga? Jako mi se sviđaju opcije provjere gramatike. Pomoću ovog Google Dokumenata možete napisati vrlo dobre rečenice. Čak pišem i svoje e-poruke putem Google dokumenata, a zatim ih šaljem. Mislim da sam najviše iskoristio funkcionalnost. Ako ostane, brzo ću ga naučiti jer ga koristim 2-3 sata dnevno. Vidim i nedostatak da Google dokumenti ne broje riječi i znakove.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: navedite članove tima kako biste ih obavijestili

Upotrebljavam Google dokumente suradnički dugi niz godina. Ovaj alat omogućuje vam stvaranje i dijeljenje datoteka vrlo lako. Google dokumenti također daju apsolutnu kontrolu jer pristup dijeljenim datotekama može biti ograničen na gledanje, komentiranje ili uređivanje.

Neki savjeti o produktivnosti Google Dokumenata uključuju:

• Članove tima spominjte u komentaru na dokument kako bi osigurali da su oni obaviješteni o komentaru.
• Dodajte tvrtku Jargon u rječnik
• Upotrijebite oznake za kretanje kroz duge dokumente

Ken Eulo, advokatska kancelarija Smith & Eulo: ne zna dopuštenja za uređivanje prilikom dijeljenja poziva

Kada surađujete sa zaposlenicima u vašoj tvrtki na Google dokumentima, morate razumjeti dopuštenja za uređivanje prilikom dijeljenja poziva. 90% vremena imali smo problema s suradnjom s Google dokumentima zato što pošiljatelj nije odabrao dopusti bilo kome tko je mogao uređivati ​​vezu. Ovo se brzo popravlja i traje samo sekundu, pa obavezno odaberite ovu opciju ako želite da primatelj može uređivati ​​dokument. Međutim, ako dokument želite poslati samo stranci kako bi ih mogli pregledati, ostavite dopuštenje za uređivanje na može pregledati. Postoji treće dopuštenje može komentirati što dopušta stranci primateljicu da daje komentare na dokument. Ovo je dopuštenje korisno kada šaljete dokument klijentu na povratnu informaciju ili nadređenom na pregled.

Norhanie Pangulima, Poduzeća SIA: koristite spremljenu povijest verzija i glasovno tipkanje

Google Dokumenti jedna je od Googleovih aplikacija koje uvijek koristim u svojim zadacima pisanja. Koncept korištenja Microsoftove Word na mreži putem Google Dokumenata puno mi pomaže, pogotovo što ponekad moje promjene nisu spremljene, a promjene se izgube kada dođe do prekida napajanja ili slučajno napustim program. Ova aplikacija ima brojne značajke koje većina ljudi ne poznaje. Jedna je da ova aplikacija omogućuje 200 istodobnih gledatelja odjednom u jednom dokumentu.

To je jedan od najboljih alata za timsku suradnju.

Evo još dvije korisne značajke Google dokumenata i savjeti kako ih koristiti:

• 1. Spremljena povijest verzija. Google Dokumenti automatski spremaju svaku izmjenu koja se napravi. Klikom na izbornik Datoteka možete vidjeti povijest verzije i pratiti promjene izvršene u dokumentu i korisnika koji ga je napravio.
• 2. Upisivanje glasa. Ova je značajka vrlo korisna za pisanje bilješki i ako se želite usredotočiti na pisanje svega što vam padne na pamet i samo kasnije uredite. Google Dokumenti omogućuju vam da upišete riječi koje izgovarate kao diktat. Da biste to iskoristili, kliknite Alati, a zatim Glasovno tipkanje.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: koristi se tipka za automatsko odabir formula

Mnogi se muče s korištenjem Excela u Google dokumentima, jer to može zbuniti kako bi naučili kako koristiti sve njegove značajke. Pogotovo što se tiče formula, koje su noćna mora za većinu nas nefinancijskih vrsta. Iako mi se nije svidjelo učenje Excela, jedna je od onih potrebnih kombinacija vještina koje možemo primijeniti na mnogim aspektima našeg rada i svakodnevnog života kako bismo stvari organizirali.

Evo mog omiljenog savjeta za uštedu vremena s Excelovim formulama, s kojima se mnogi ljudi često bore. Dakle, ono što želite učiniti je koristiti tipku s karticama koja vam omogućuje automatsko odabir formula. Na taj način ne morate gubiti vrijeme kako ih svaki put ukucate. Kad ga počnete ispunjavati, u polje će se unijeti popis prijedloga iz Excela. Tada trebate samo pomaknuti tipku sa strelicom prema gore ili dolje da odaberete formulu, pritisnite Enter i gotovo.

Ako postoji problem s bilo kojom formulom, možete to brzo otkloniti pogreškom odabirom formule, a zatim pritiskom na F2. Zatim možete kružiti kroz dijelove formule držeći pomak i pritiskajući strelicu ulijevo. F9 će pokazati konačni izračun formule, nakon čega možete pritisnuti Esc da biste zadržali formulu ili unijeli da biste sačuvali vrijednost.

Polly Kay, English Blinds: povratak na posao izvornom autoru

Google Documents koristimo za suradnju sa freelancerima i vanjskim dobavljačima kojima ne želimo pružiti pristup vlastitim pogonima dokumenata ili intranetu tvrtke, bilo zbog sigurnosnih zabrinutosti bilo zato što je u tom kontekstu jednostavno brži i učinkovitiji za započnite s radom putem Google diska.

Kako gotovo svi imaju Google račun i postavke dijeljenja pojedinih mapa mogu se tako fino prilagoditi, to nam omogućava prijenos vlasništva nad datotekama, uspoređivanje rada s više dobavljača na istom mjestu, uređivanje i reviziju sadržaja i praćenje rada natrag u njegov izvorni autor dugo nakon događaja.

Pokazalo se korisnim i za slobodnjake i izvođače radova s ​​kojima radimo, jer oni tada mogu upravljati mapama za više različitih projekata ili klijentima sve na istom mjestu, podjeljujući particije i dodijeliti dopuštenja prema potrebi bez rizika sigurnosti, integriteta ili povjerljivosti. sadržaja ostalih njihovih klijenata.

Esther Meyer, Groom Shop: isprobajte glasovno tipkanje, podesite dozvole, koristite provjeru pravopisa

Google dokumente koristim već neko vrijeme. Bilo da je riječ o poslu ili za osobne dokumente, to je vrlo zgodno, zbog čega je i moja aplikacija izbora. Obavljanje daljinskog rada puno je lakše uz pomoć Google Dokumenata. Imam daljinski tim s kojim surađujem i normalno je da surađujemo, zbog čega je Google Docs Božji dar za nas.

Evo mojih najboljih savjeta za učinkovito korištenje Googleovih dokumenata:

• 1. Isprobajte glas. Ako ste vrsta osobe koja razmišlja brže nego što pišete, ovo bi mogla biti sjajna osobina za vas. Upotrijebite Ctrl + Shift + S da biste pokrenuli značajku, a zatim progovorili. Pazite kako Google kuca za vas. Međutim, budite spremni napraviti neko uređivanje jer to možda ne bi uvijek ispravno dovelo vaše riječi, a kamoli oblik.
• 2. Ispravno postavite dozvole. Prilikom dijeljenja svojih dokumenata provjerite je li pristup koji dajete korisnicima prilagođen njihovim potrebama. Možete odabrati da biste mogli uređivati, pregledavati ili komentirati.
• 3. Nevjerojatna provjera pravopisa. Google Dokumenti imaju inteligentnu provjeru pravopisa i gramatike. Vaše pisanje ne može biti loše s ovim alatom, jer većinom pogrešaka točno otkriva pogreške. Gramatika je vrlo važna kada je riječ o karijeri, jer su profesionalci koji nisu uspjeli napredovati na mjestu ravnatelja u prvih 10 godina karijere napravili 2,5 puta više gramatičkih grešaka od svojih kolega na razini ravnatelja.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: koristite prečace i ugrađene funkcije

Zaista uživam raditi s Google listovima, što je fenomenalno jer je moj rad usko povezan s Google dokumentima. Dakle, naučiti sve o prečacima potrebno je za ljude poput mene. Google prečaci na listi postupno štede moje vrijeme i omogućuju mi ​​da se usredotočim na vitalnija pitanja. Mada su mi najdraže naredbe Ctrl plus točka sa zarezom (za umetanje trenutnog datuma), Ctrl plus pageUp / pageDown (za pomicanje između listova), Ctrl plus Shift plus V (samo za lijepljenje običnog teksta) i još mnogo toga što stalno koristim ,

Ali najbolji savjet tijekom rada s Google listovima koji bih mogao podijeliti s vama - je korištenje funkcija. Oni su uistinu nevjerojatni i pomažu u postizanju impresivnih rezultata. Na primjer, obično koristim funkciju = REGEXEXTRACT da dobijem domenu od URL-a, a ovaj = VLOOKUP da pronađem podatke (ako postoje - istina / laž) na drugom listu. I naravno, = JEDINSTVENA formula.

Duplikat je jednostavan, navesti UNIQUE funkciju. U osnovi, UNIQUE formula promatra raspon i iz njega izvlači sve jedinstvene vrijednosti. To je korisno za one koji žele ubrzati svoj tijek rada radeći sa znatnom količinom podataka. Na primjer, kada imam širok spektar potencijalnih prilika generiranih iz različitih izvora, izdvaja ponovljene podatke koji učinkovito usporavaju stvari. Dakle, da nije bilo UNIQUE funkcije, vjerojatno bih potrošio puno više vremena na pregled mogućnosti (ključne riječi, web stranice, e-poruke) nego što to činim sada. A još bolji dio ove funkcije je što djeluje i za brojeve i za tekstove.

Miloš Djordjevi, SaveMyCent: prevode dokumente izravno u Google Dokumente

Budući da obično surađujem s puno ljudi, često koristim komentare. Budući da je u Google dokumentima vrlo lako napraviti promjene, ljudi možda neće sve primijetiti na vrijeme. Zato ljude uvijek pingentiram u komentarima i pobrinem se da se dogovorimo o svim promjenama, prije nego što ih stvarno uvedemo. Ponekad osjetim da imam jedan vrlo živahni razgovor unutar jednog dokumenta. Međutim, to mi pomaže u održavanju svih podataka na jednom mjestu.

Također, ponekad moram prevesti dokumente na druge jezike. Sviđa mi se što to sada mogu učiniti izravno u Google dokumentima, u izborniku Alati. Srećom, obično mi treba samo nekoliko drugih jezika, pa se ovaj prijevod pokaže prilično dobar. Imam urednika koji jednostavno provjerava prijevod, što štedi puno vremena.

Jeff McLean, tvrtka McLean: Google Dokumenti imaju besplatnu aplikaciju za suradnju na bilo kojem mjestu

S Googleovim dokumentima surađujemo na svemu, od postova na blogovima do predložaka e-pošte. Google Dokumenti najlakši su alat za dijeljenje sadržaja sa svojim timom i učinkovito zajednički rad na projektu. Mnogi ljudi nisu svjesni da Google Dokumenti imaju besplatnu aplikaciju, tako da možete surađivati ​​sa svojim timom bilo gdje da imate mobilne podatke! Aplikacija je vrlo korisna i nisam naišla na ograničenja funkcionalnosti unutar aplikacije koja se razlikuju od verzije za stolna računala. Obavezno dijelite Google Doc samo s nužnim osobljem, jer ako imate previše članova koji istovremeno uređuju dokument, stvari obično postaju neuredne. Da bi se borio protiv toga, obično šaljem Google Doc svakom članu pojedinačno u različito vrijeme, tako da oni mogu unositi bilo kakve promjene u dokument bez ikakvog prekida.

Julie Singh, TripOutside: samo za kompletirane dokumente za pregled, uređivanje za druge

Google dokumente često koristimo za dijeljenje projekata, ideja, inicijativa i rezultata s našim udaljenim timovima. Dijeljenje dokumenata u stvarnom vremenu i omogućavanje pregledavanja i uređivanja naših dokumenata vrlo je važno za naše poslovanje, a što sada čini puno lakšim pomoću Google Dokumenata. Možemo stvoriti dokumente i proračunske tablice kojima naš tim također može pristupiti, dodati upute i pregledati dovršeni rad. Koristimo funkcionalnost veze za dijeljenje za pristup samo za pregled kompletiranih dokumenata i uređivanje pristupa za one dokumente koji su u procesu i koje treba da ažuriraju ostali članovi tima.

Google Dokumenti važan su alat za suradnju u našem poslu!

George Hammerton, Hammerton Barbados: budite jasni kad je dokument gotov ili ne

Vodim malu tvrtku koju čine ljudi koji vole putovati zbog posla i užitka, rutinski lete između Velike Britanije i Barbadosa, ali većinu dana provode s našim timovima u različitim dijelovima svijeta jedan dan nego prije - ovo predstavlja neke jedinstvene tehnološke izazove.

Kad smo tek započeli i bilo nas dvoje, koristili smo uredski paket i Dropbox, ali kako je posao rastao igra jeste li vi u ovom dokumentu postala je neugodna za posao, odlučili smo da trebamo alate koji će nam omogućiti surađivati ​​bez da razmišljate o tome. Morali smo se prebaciti u paket pozitivan na suradnju i za to smo išli s nespornim kraljem suradnje za udaljeni tim i to je bio Google Docs.

Sada koristimo Google dokumente za gotovo sve, i dok je to bilo izvrsno u uklanjanju trenja, uklanjanju potrebe da pričekate vaš red za ažuriranje proračunske tablice. Ovih dana naš prijenosni ured čine i iPhone, MacBooks, Google Suite i web-preglednik. Pomoću jednostavnog skupa pravih alata zajedno možemo raditi s bilo kojeg mjesta.

Moj savjet broj jedan trebao bi biti jasan kada je dokument u tijeku i kada je gotov - ne želite da netko drugi nedovršene izmjene presijeca u dokumentu baš kao što ga izvozite na objavljivanje.

Md Mohsin Ansari, Vojska Glasnika: vratite se i potražite stare datoteke koje ste izbrisali

Google disk ima svoj način rješavanja kontrole verzija, koji vam omogućuje povratak i preuzimanje starih datoteka koje ste izbrisali ili starijih verzija datoteke. Način na koji se Google Drive bavi kontrolom verzija jest da pohranjuje do 100 revizija dokumenta ili 30 dana verzije po dokumentu, što se ubraja u vaše ukupno spremanje za pohranu. Mapa za smeće koristi se za spremanje izbrisanih datoteka, a ako je mapa smeća izbrisana, datoteke će zauvijek nestati.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: koristite Google Dokumente s tkalačkim strojem za dijeljenje snimaka zaslona

Upotreba mojih udaljenih timova pomoću Google Dokumenata pridonijela je povećanoj produktivnosti. Iz povratnih informacija koje sam dobio od njih, funkcije komentara i prijedloga su učinkoviti načini suradnje, osobito među timovima u različitim vremenskim zonama. Više korisnika može uređivati ​​u stvarnom vremenu i istovremeno. Uz to, svi mogu imati pristup datotekama u oblaku za pohranu.

Korištenjem Google dokumenata smanjuje se odgođena koordinacija rada između vaših timova, posebno udaljenih.

Pored funkcija za komentare i sugestije na Google dokumentima, jedna od mojih najboljih praksi je korištenje Google dokumenata s Loomom. Snimam sebe i zaslon kako pričam o određenoj datoteci i kroz nju razgovaram sa svojim zaposlenicima. To štedi puno vremena za objašnjavanje bez potrebe za dugotrajnim e-mailovima ili chat porukama.

Korištenje Google dokumenata premošćuje jaz između toga što nismo zajedno.

Will Bachman, Umbrex: stvarajte bilješke o intervjuima na Google prezentacijama

Naš tim aktivno koristi Google dokumente za širok raspon zadataka koji zahtijevaju suradnju ili pristup u stvarnom vremenu najnovijoj verziji.

Na primjer, na projektima koji uključuju stručnjake za razgovore, jedan član tima stvara bilješke o intervjuima na Google prezentacijama. S našim klijentom dijelimo ovaj dokument Google prezentacija tako da svi mogu u stvarnom vremenu vidjeti najnovije spoznaje koje prikupljamo - nitko ne treba čekati tjedni pregled napretka.

Trenutno smo u završnoj fazi kreiranja tečaja o tome kako uspostaviti vlastitu konzultantsku praksu. Tečaj uključuje devedeset kratkih videozapisa i više od dvije tuce za preuzimanje alata i predložaka. Za koordinaciju napora na ovom projektu koristimo Google Sheet. Pristup smo podijelili s uređivačem videozapisa, uređivačem web mjesta i tvorcem tečaja kako bi svi mogli ažurirati status u stvarnom vremenu jer je uređivanje videozapisa prvog skretanja završeno, kad se dostave povratne informacije, a kada konačni nacrt videozapisa bude dostupan je vraćen natrag i kada je videozapis dodan na web mjesto.

Nikola Baldikov, Brosix: neka Dokumenti vaše izgovorene riječi pretvore u tekst

Budući da sada ulazimo u vrijeme intenzivnog glasovnog pretraživanja, postoje neki trikovi o Google dokumentima o kojima biste mogli znatiželjni. Jeste li znali da možete predahnuti i dopustiti Dokumentima da vaše izgovorene riječi pretvore u tekst? Sve dok vaše računalo ima mikrofon, sve što morate učiniti je otvoriti izbornik Alati i odabrati Upisivanje glasa - ili pritisnite Ctrl-Shift-S (ili Cmd-Shift-S) - i zatim progovoriti. Dokumenti će pomoću Googleovog standardnog sustava glasa i teksta shvatiti što govorite (uglavnom, svejedno) i staviti to na stranicu. Štoviše, funkcija glasa u tekstu dokumenata omogućuje vam i izgovaranje naredbi za uobičajene oblike interpunkcije i formatiranja odlomaka. Možete reći stvari poput razdoblja, zareza i upitnika ili dati upute poput novog retka ili novog stavka. Ako želite odmoriti, recite prestanite slušati, a zatim nastavite kad ste spremni za nastavak.

Edgar Suppes, Grailify: povijest verzija pokazuje koji su dijelovi bili uređeni

Evo mog omiljenog savjeta Google Dokumenata:

Zove se Povijest verzija, a ova mala značajka spasila mi je život nekoliko puta već u prošlosti. Da biste vidjeli značajku Povijest verzije morate kliknuti na Datoteka, a zatim Povijest verzija. Otvara se ploča s desne strane dokumenta i pokazuje različite verzije tog određenog dokumenta. Klikom na bilo koju stariju verziju čak možete vidjeti koji su dijelovi doc datoteke uređeni.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimisti: jednadžbe koriste povezivanje s drugim alatima za podatke

Mnogi ljudi tretiraju Google dokumente kao jednostavno internetski paket  Microsoft Office   Suite, ali postoje mnogi alati, formule i značajke koje su dostupne samo zato što su na mreži, a one su neke od onih koje to mogu učiniti daleko povoljnijim alatom za posao vlasnik na korištenje. Neke od mojih najdražih značajki su jednadžbe ImportRange i ImportData, jer posebno koriste povezivanje s drugim alatima za podatke ili radnim listovima. ImportRange je sjajan za povezivanje ne samo različitih radnih listova, već i čitavih radnih prostora. Možete uključiti podatke iz drugih datoteka Microsoft Sheets, što vam omogućuje izračun određenih dijelova, a istovremeno ograničavate pristup drugima. ImportData i ImportXML, s druge strane, omogućuju vam korištenje podataka iz bilo koje .CSV datoteke koja vam otvara tablice podataka da biste mogli koristiti veliku raznolikost informacija koje su dostupne u uobičajenom mrežnom formatu. Konačno, za one koji trebaju podatke koji nisu pravilno oblikovani u .CSV ili .XML datoteku, možete koristiti ImportHTML koji vam omogućuje unošenje bilo koje web stranice u vaše radne listove.

Jason Parks, medijski kapetan: dijeljenje dokumenata bez prijave

Preporučujem korištenje GSuite za Business.

Naša agencija ima puno naprijed i nazad s klijentima na odobrenju projekata.

Jednostavnim dijeljenjem Google dokumenata ili Google lista, naši klijenti mogu lako pristupiti tome bez potrebe za prijavom na Gmail račun.

Cijena naše agencije (15 ljudi) kreće se oko 8,50 USD po korisniku mjesečno, ali svakako se isplati uložiti i pojednostaviti komunikaciju.

Isaac Hammelburger, profesionalci pretraživanja: više zaposlenika može uređivati ​​isti dokument u stvarnom vremenu

Google Dokumenti jedan su od alata koji svakom radu olakšavaju daljinski rad. U Google dokumentima mogućnosti su beskrajne. To je danas najkorisnije jer je većina zaposlenika počela raditi iz sigurnosti svojih domova. Stoga se to može usko surađivati ​​i u daljini. Google dokumenti su alat u kojem više zaposlenika može uređivati ​​isti dokument u stvarnom vremenu. Samo je stvar dijeljenja dokumenta svojim kolegama i uređivanja. To je mnogo lakše jer radite na istom dokumentu i ne biste trebali sastavljati različite dokumente da biste napravili jedan jedinstveni dokument. Ujedno štedi vrijeme jer možete istovremeno raditi na dokumentu, umjesto da dokument prelazite s jedne osobe na drugu. Definitivno preporučujem timovima da koriste ovaj alat za učinkovitiji radni tijek.

Riley Adams, mladi i uloženi: skraćuje vrijeme trajanja projekta

Kao financijski analitičar živim u Google dokumentima, tablicama i prezentacijama. Softver omogućava snažne funkcionalnosti suradnje tako što istovremeno u stvaranju datoteka sudjeluju više članova tima i partnera.

Kad se podaci svakog pojedinca mogu prikupiti u isto vrijeme, to dramatično smanjuje vrijeme trajanja projekta i također sprečava dupliciranje verzije ili nedostaje izmjena i prijedloga. Izbjegavanjem svega navedenog i zajedničkim radom u ovim Google dokumentima, timovi mogu postići više u kraćem vremenu, što rezultira većim povratom ulaganja tvrtke, ali i većom okretnošću u odgovaranju na potrebe kupaca.

Logan Burwell, Tech: Recenzije i vijesti: Googleovi sustavi neometano djeluju zajedno

Jer da bih mogao pisati svoj blog, moram pisati gotovo svakodnevno, svaki dan završim s Googleovim dokumentima! Kad pišem prvi nacrt bloga, uvijek ga prvo napišem na Google dokumentima. Na Google dokumentima možete s lakoćom napisati bilo što, osim toga izuzetno mi je lako unositi i uređivati ​​sve veze koje unosim u svoje članke. Google Dokumenti imaju izuzetno dobar sustav provjere pravopisa koji me često uhvati ako napišem krivo nešto ili upotrijebim pogrešnu gramatiku. Sviđa mi se kako Google Dokumenti sve čine tako jednostavno, a definitivno je moj izbor broj jedan što se tiče pisanja.

Ne koristim samo Google dokumente za svoje poslovanje, već koristim i druge aplikacije u Googleovoj obitelji. Jedna od drugih Googleovih aplikacija koje koristim osim dokumenata su Google listovi. Mogu napraviti proračunsku tablicu za troškove, prihode i statistiku za svoju web stranicu. Svi Google sustavi rade tako neprimjetno zajedno da je to jedino što mi treba.