Excel: Koristite tablicu kao padajući popis za provjeru podataka

Provjera valjanosti podataka: Kako napraviti ćeliju za odabir vrijednosti s padajućeg izbornika

Stvaranje tablice u MS Excelu može biti vrlo frustrirajuće ako iznova ponavljate isti unos.

Istodobno je vrlo povoljno ako samo odaberete ulazni sadržaj s određenog padajućeg popisa.

Pogledajmo kako koristiti pravilo provjere valjanosti, funkciju koja to omogućuje.

Tablica u nastavku popis je troškova pojedinca. Datum, vrsta troškova i vrijednost unose se svaki put kad se potroši novac.

Pomoću ove tablice postavimo stupac B tako da se s padajućeg popisa mogu odabrati vrste troškova i samo odatle, kako bismo ih izbjegli postavljati svaki put i izbjegli bilo kakvu pogrešku u unosu podataka.

1. rješenje: Stvorite popis izravnim unosom

Krenimo od odabira ćelije za koju želimo postaviti padajući popis.

Odaberite Provjera podataka na kartici Podaci u programu Excel, možda će biti prikazana samo kao mala ikona.

Na kartici postavki prikažite padajuću opciju allow i odaberite opciju List. To će vam omogućiti stvaranje ili odabir popisa dopuštenih vrijednosti za odabrane ćelije podataka.

U izvorno polje jednostavno unesite vrijednosti koje želite dopustiti, odvojene zarezom.

Jednostavno potvrdite klikom na U redu, a vaš će se padajući popis za provjeru stvoriti za odabrane ćelije.

Ako odaberete jednu od ovih ćelija, na kraju će se pojaviti ikona, a klikom na nju prikazat će se padajući popis za provjeru valjanosti, što vam omogućuje odabir vrijednosti koja će se automatski unijeti u ćeliju na temelju vašeg popis izravnog unosa.

Rješenje 2: Odaberite raspon postojećih vrijednosti

Slično tome, umjesto ručnog upisivanja vrijednosti, možete odrediti raspon dopuštenih vrijednosti odabirom popisa koji već postoji u radnoj knjizi.

Najbolja praksa prilikom stvaranja nekoliko padajućih popisa za provjeru valjanosti u programu Microsoft Excel jest imati jedan ili više određenih listova koji sadrže samo razne popise za provjeru valjanosti kako bi ih bilo lakše pronaći i ažurirati.

Nakon što izradite svoj popis dopuštenih vrijednosti, u našem primjeru na istom radnom listu kako biste ga učinili vizualno dostupnijim, odaberite ćelije na kojima treba provesti provjeru valjanosti podataka.

Zatim na sličici otvorite izbornik za provjeru podataka na kartici podataka, na padajućem izborniku odaberite vrstu popisa, a za izvor, umjesto unosa vlastitih vrijednosti, kliknite gumb s desne strane polja.

Bit ćete preusmjereni na svoj radni list, a sve što trebate učiniti je kliknuti na prvu ćeliju tablice provjere valjanosti podataka, pomaknuti miš do posljednje ćelije koja sadrži jednu od važećih vrijednosti, dok držite klik, i otpustiti klik tek nakon što ste dosegli zadnju ćeliju vrijednosti provjere valjanosti podataka.

Vrijednosti koje ste odabrali na taj način referencirat će se na vašem popisu za provjeru podataka, a možete jednostavno dodati vrijednosti u provjeru valjanosti podataka - ili ih ukloniti - ažuriranjem tog popisa.

Postavite unose za provjeru podataka na drugi list

Postanite Excel Pro: Pridružite se našem tečaju!

Podignite svoje vještine od početnika do junaka s našim tečajem Excel 365 Basics, dizajniranim tako da učinite stručnost u samo nekoliko sesija.

Upišite se ovdje

Da biste bolje organizirali svoju radnu knjigu, možda će biti lakše stvoriti vaše popise za provjeru podataka u određenoj radnoj knjizi, tako da ćete ih lako pronaći i pristupiti im, a neće se morati pitati gdje su postavljeni.

Stavite svoje podatke tamo, odaberite tablicu i upotrijebite tablice opcija: tablica na kartici za umetanje kako biste svoj popis vrijednosti transformirali u tablicu koja će se automatski mijenjati dok dodajete ili uklanjate vrijednosti - a takva će biti i provjera valjanosti podataka.

Zatim kliknite bilo gdje u stiliziranoj tablici i na kartici dizajna tablice unesite naziv tablice.

To će vam omogućiti referenciranje ove tablice bilo gdje, uključujući popis za provjeru podataka, jednostavnim unosom imena tablice umjesto raspona!

Kako dopustiti prazne stanice na popisu za provjeru podataka

Ako želite dopustiti prazne vrijednosti u polju u kojem je omogućena provjera valjanosti podataka, morate odabrati jednu od ćelija za koje je provjera valjanosti podataka aktivirana i otići na karticu podataka da biste otvorili izbornik za provjeru podataka (pogledajte gore gdje je gumb ).

Tamo provjerite je li potvrđena opcija zanemari prazno i ​​kliknite primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama prije nego što kliknete U redu.

Tada ćete moći isprazniti ćeliju odabirom i uklanjanjem sadržaja, a da ne dobijete poruku o pogrešci koja navodi da sadržaj stanica nije dopušten.

Kako onemogućiti prazne vrijednosti na popisu za provjeru podataka

Ako ne želite da prazne vrijednosti budu dopuštene na padajućem popisu za provjeru podataka i kad god je odaberete poruka o pogrešci vrijednost u ovoj ćeliji je nevaljana ili nedostaje, započnite s odabirom raspona ćelija na kojima se podaci primjenjuje se provjera valjanosti ili bilo koja ćelija na tom popisu.

Zatim otvorite izbornik za provjeru podataka na kartici podataka i poništite polje zanemari prazno. Ako ste odabrali samo jednu ćeliju, označite primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama prije nego što kliknete U redu.

Na padajućem popisu za provjeru valjanosti podataka pojavit će se pogreška - i više neće biti moguće ostaviti ćeliju praznom.

Kako ukloniti padajući popis za provjeru valjanosti podataka

Kad god završite s ograničavanjem raspona dopuštenih vrijednosti na popisu, odaberite bilo koju ćeliju na tom popisu.

Zatim otvorite izbornik za provjeru podataka na kartici podataka - pogledajte gore u prvom odjeljku kako to učiniti - i provjerite je li potvrđena opcija primijeni ove promjene na sve ostale stanice s istim postavkama, inače ćete samo ukloniti podatke provjera valjanosti na trenutno odabranim stanicama.

Zatim kliknite na Obriši sve i provjera podataka koju ste odabrali uklonit će se iz radne knjige MS Excel!

VBA: Dodajte popis za provjeru

Dodavanje popisa za provjeru s VBA-om jednostavno je kao i korištenje dolje navedene funkcije, gdje je A1 ćelija u kojoj će se podaci provjeriti prema popisu za provjeru podataka pohranjenim u ćelijama B1 do B5.

Raspon ("a1"). Provjera valjanosti _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Korištenjem naprednih svojstava funkcije VBA popisa za provjeru podataka, moguće je stvoriti više ovisnih padajućih popisa u programu Excel VBA koji svaki provjeravaju različita polja prema raznim popisima za provjeru podataka i imaju svoje naslove, naslove pogrešaka, poruke i poruke o pogreškama .