10 savjeta stručnjaka za produktivnost MS Excel

Savjeti za produktivnost MS Excel-a

Microsoftov softver za proračunske tablice  MS Excel   naširoko se koristi za širok raspon aplikacija, od ažuriranja popisa predmeta do generiranja računa ili čak igranja videoigara.

No, u svakodnevnoj poslovnoj upotrebi, mnogi osnovni korisnici nisu ni svjesni vrlo korisnog savjeta o produktivnosti Excela koji bi im mogao uštedjeti puno vremena i energije, na primjer, brojiti broj pojava na popisu tisuća unosa ili za jednostavnije radnje poput pronalaska položaja znaka u nizu i drugih operacija.

Uz samo malo treninga, čak je moguće koristiti vrlo korisne funkcionalnosti u svakodnevnoj poslovnoj uporabi s Excelovim zamjenskim znakovima, skupom znakova koji mogu zamijeniti bilo koji drugi u formuli. Ako se koriste u naprednom Vlookup-u u Excelu, oni čak mogu postati vrlo moćni.

Pitali smo zajednicu stručnjaka za najbolje savjete o korištenju MS Excel, a evo i njihovih odgovora:

 Koristite li MS Excel redovito? Koji je jedan jedini savjet koji pomaže vašoj svakodnevnoj produktivnosti na poslu i koji biste mogli podijeliti?

Stacy Caprio, Marketing rasta: sigurnosno kopiranje dokumenata Excel u oblaku

Jedan savjet za produktivnost programa Excel izrađuje sigurnosnu kopiju vaših excel dokumenata u oblaku.

Radila sam tjednima i godinama na određenim dokumentima i očekivala da će oni uvijek biti tamo, ali tada sam imala situacije u kojima se  moje računalo   pokvarilo zbog izlijevanja vode ili drugih kvarova, a izgubila sam svoje excel listove. Sada znam da ih uvijek izradim, pa ću ih imati i ako se dogodi nešto neočekivano, zbog čega u svakom trenutku držim sigurnosne kopije utemeljene na oblaku.

Kenny Trinh, Netbooknews: riješi se miša i kreni 3-5 puta brže!

Idi bez miša.

Povećavate brzinu 3–5X kada se riješite miša. Najbolji način za početak učenja je:

• 1.Hitite tipku ALT - vidjet ćete slova i brojke na cijelom izborniku, tako ćete kretati od sada
• 2. Ispišite stranicu tipkovnih prečaca (tipkovni prečaci na google slikama) i zalijepite je na svoje računalo.

Ugodno korištenje Excela bez miša trajat će otprilike 2-3 tjedna.

Ključni za učinkovitost su:

• Brzina -> idite bez miša
• Automatizacija -> naučite kako intuitivno pisati sjajne formule i formatirati proračunske tablice

Ako bih dodijelio dodatne 3, evo kako bih im odredio prioritet:

• 1. Formatiranje i osnovne formule (pripremiti fantastična izvješća i automatizirati zadatke)
• 2. Analiza podataka - filtriranje, sortiranje i analiza podataka
• 3. Vizualizacija podataka - tablice, grafikoni i dvoosne karte

David Johnson, Mulizski laboratoriji: apsolutna referenca na druga područja

Apsolutne reference spasile su mi život, nisam previše ponosan da to kažem. Nebesa su mi se otvorila kad sam naučio koristiti '$' za stvaranje apsolutnih referenci na druga polja. Za neupućene, $ ispred slova popravlja stupac, a $ ispred broja popravlja redak. Odatle reference mogu biti koliko-toliko stabilne. Doista mi je olakšao život kad radim analizu velikih podataka brzo.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, 20 godina je radio u tehnološkoj industriji vodeći svjetske timove i tehnološke inicijative u SAD-u, Europi i APAC-u za tvrtke poput IBM-a i Sungard-a. Trenutno je glavni tehnološki direktor u Mulizski laboratoriji, a istovremeno obavlja savjetovanje o upravljanju podacima i tehnologijom u tvrtki Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: koristite bljeskalicu

Ovdje je moj prvi savjet za produktivnost u Excelu: Savladajte upotrebu bljeskalice. Flash fill je vrlo moćna funkcija koja je zgodna kada je u pitanju obrada velike količine podataka. Umjesto da jedan za drugim provjeravate podatke, zapravo možete „naučiti“ flash da ispunite ono što vam je potrebno. Nekoliko puta upišite ono što vam treba u ćeliju pored neobrađenih podataka, a zatim pokušajte ako funkcija Flash fill to nauči. Ponekad bi trebalo upisati više kako bi Excel prepoznao uzorak, ali jednom kada to učini, on će raditi za vas.

Da biste to učinili, kliknite ćeliju u kojoj trebate podatke. A onda pronađite gumb za punjenje bljeskalice. Možete ga vidjeti na kartici Početna, u oknu za uređivanje koji se može naći u desnom dijelu Excel prozora. Pronađite gumb Fill pod automatskim zumom, a zatim kliknite padajući izbornik. Na kraju kliknite Flash Fill i gledajte čari. Ništa ne može biti produktivnije od pružanja podataka s vašeg radnog lista bez ručnog rada.

Ja sam Outreach savjetnik u Centriqu - aplikaciji za upravljanje kućama koja je predstavljena / citirana u poslovnicama poput NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co i drugih. U Centriq-u surađujem s našim timom sadržaja na stvaranju SEO-optimiziranog sadržaja o održavanju kuće, uređenju doma, sigurnosti u kući i još mnogo toga.

Postanite Excel Pro: Pridružite se našem tečaju!

Podignite svoje vještine od početnika do junaka s našim tečajem Excel 365 Basics, dizajniranim tako da učinite stručnost u samo nekoliko sesija.

Upišite se ovdje

Mike Richards, Golf Einstein: neprestano učenje najnovijih ažuriranja

MS Excel koristio sam prilikom dokumentiranja važnih poslovnih informacija, a jedan trik kojim se živim osiguravam da se stalno ažuriram s najnovijim ažuriranjima i prečacima kao prečacima na tipkovnici i formulama koji nisu samo ubrzali moj rad, već su me i potaknuli. nastaviti učiti. Ova praksa razvila je način „neprestanog učenja“, što me učinilo motiviranijim za rast i produktivnost.

Moje ime je Mike i entuzijazam za golf i osnivač Golfa Einsteina, bloga na kojem dijelim svoj doprinos o svemu vezanom uz golf!

Shayne Sherman, TechLoris: koristite podatke za provjeru valjanosti

Moj je najbolji savjet, međutim, prilično jednostavan: * Koristite podatke za provjeru valjanosti! * Znam, znam, trebali biste biti i izvan toga, zar ne? Mislim sigurno možete biti sigurni da pravilno pišete imena, zar ne? Slušajte, potrebno je samo jedno vrijeme trošenja sati pokušavajući ustanoviti zašto se ugniježđeni listovi izračuna iznenada pokvare, a zatim shvatite da je to zbog činjenice da unosite nevažeće podatke da biste vidjeli vrijednost provjere valjanosti podataka.

Upotrebljavam Excel godinama. Na nekim od mojih prijašnjih pozicija šalila sam se da bih svaki zadatak koji sam dobio (uključujući naručivanje ručka ili izradu planova za putovanja) mogao bolje obavljati s Excelom. Iskreno, vjerojatno bih mogao.

Polly Kay, English Blinds: spajanje podataka iz drugih izvora

Korištenje Excelovih makronaredbi za automatiziranje vremenski intenzivnih i ponavljajućih zadataka bilo je pravo mijenjanje igara i možda je jedina stvar koja je bila najučinkovitija u pogledu načina na koji je Excel pojednostavio moj rad.

Spajanje podataka iz drugih izvora s Excelovim radnim knjigama je nešto drugo što pomaže, a vrlo je malo toga što se ne može integrirati u Excel radni tijek da bi se to spojilo. Još jednom možete automatski uvesti ove ostale elemente da biste omogućili kasniju transformaciju i analizu podataka.

Samo postavljanje upita za dobivanje statistike prije izrade izvješća pruža detaljne uvide koji mogu informirati analitiku i donošenje odluka, a omogućuje vam i provjeru i unakrsnu provjeru svih različitih oblika sadržaja.

Polly ima više od desetljeća iskustva kao savjetnik za digitalni marketing i stariji menadžer marketinga, opslužujući raznoliki raspon klijenata, u rasponu od malih i srednjih poduzeća do velikih međunarodnih korporacija i imena kućanstava.

Reuben Yonatan, GetVoIP: koristite HLOOKUP i VLOOKUP

Kad sam prvi put učio Excel, sjećam se da su HLOOKUP i VLOOKUP stvarno otključali puno nevjerojatnih stvari za koje nikad nisam znao da možete učiniti s Excelom.

Kao izvršni direktor, i dalje koristim te funkcije za izradu stvarno jednostavnih nadzornih ploča koje će u druge proračunske tablice prikupljati podatke unutar proračunske tablice, a to je snažno za podatke koje redovito ažuriramo.

Gintaras Steponkus, Čvrsti vodiči: pripremite grafikone i grafikone za svaku proračunsku tablicu

Kako sam voditelj projekta, moram svakodnevno koristiti excel. Moram pratiti tonu podataka i analizirati ih svakodnevno kako bih povećao vrijednost tvrtke. Otkrio sam Excel kao najmoćniji alat u tom pogledu.

Moram pripremiti izvještaje svakodnevno. Mnogo puta se moram odnositi na stare proračunske tablice. Postaje zastrašujući zadatak pregledati sve podatke. Dakle, stvaram grafikone i grafikone potrebnih podataka koje mogu eksportirati u drugim formatima, kao što su PDF. Pomaže mi da na prvi pogled zabilježim nalaze. Brzi mi je pregled povezanosti brojeva na proračunskim tablicama. Ova značajka postaje lakša za hitne zadatke gdje imam manje vremena za pripremu izvještaja. Međutim, preduvjet je da imate sve podatke prema Excel smjernicama.

Moje ime je Gintaras Steponkus i ja sam trgovac društvenim medijima na Solidguidesu. Čvrsti vodiči projekt je koji je stvorio tim entuzijasta posvećen istraživanju i pisanju recenzija. Mi se jako bavimo internetom i znamo da je to ogromno mjesto nabijeno puno lažnih i nepotrebnih informacija. Stvorili smo Čvrsti vodiči kako bismo učinili Internet sigurnijim mjestom za kupce i zato što volimo istraživati ​​i informirati.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: koristite stožer snage i DAX funkcije

MS Excel redovito koristim za analizu, izvještavanje i pohranu podataka. Moram svaki tjedan izraditi izvještaj o svim sadržajima, oglasima i analitikama prometa investitorima i ostalim dioničarima moje vijesti.

Excel vodovod može povećati razinu produktivnosti za više puta. Excel vodovod slijedi dvije strategije koje mogu povećati vašu produktivnost, jedna je osnovna excel strategija, a druga je napredna vodovodna strategija. U produktivnoj strategiji većinu vremena koristi se u pronalaženju novih uvida i stalnom poboljšavanju izvještaja. To je ponovljiv postupak u kojem poboljšavate podatke izvještaja umjesto da ih održavate.

U slučaju napredne strategije, za povećanje svoje produktivnosti koristite stožer snage. Ovdje imate višestruke prednosti. Prvo, povećava se mogućnost rukovanja datotekama. Može se pohraniti milijarda vrijednosti po stupcu i milijun tablica po radnoj knjižici. Drugo, korištenjem relacijskog postupka u Power Pivot modelu, radne bilježnice se međusobno povezuju i uspostavlja se veza između tablica.

Treće, vaši ogromni proračuni lako se provode kroz DAX funkcije. Dakle, svaka funkcija povezana s okretnim pogonom olakšava zadatak istraživanja, masovne analize i izvještavanja.

Moje ime je Aqsa Tabassam, poslovna žena, suosnivačica i glavna urednica portala InsideTechWorld. InsideTechWorld ima za cilj dostaviti najnovije tehnologije i novosti o pokretanju, medijskim događajima i revolucionarnim događajima čitateljima širom svijeta.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formule za automatsko popunjavanje pomoću tipke tab

Iako sam mrzio učenje Excela, to je jedna od onih potrebnih skupina vještina koje možemo primijeniti na mnogim aspektima našeg rada i svakodnevnog života (proračun, itd.).

Evo dobrog savjeta za uštedu vremena s Excel formulama, s kojima se mnogi ljudi često bore. Dakle, ono što želite učiniti je koristiti tipku s karticama koja vam omogućuje automatsko odabir formula. Na taj način ne morate gubiti vrijeme kako ih svaki put ukucate. Kad ga počnete ispunjavati, u polje će se unijeti popis prijedloga iz Excela. Tada trebate samo pomaknuti tipku sa strelicom prema gore ili dolje da odaberete formulu, pritisnite Enter i gotovo.

Ako postoji problem s bilo kojom formulom, možete to brzo otkloniti pogreškom odabirom formule, a zatim pritiskom na F2. Zatim možete kružiti kroz dijelove formule držeći pomak i pritiskajući strelicu ulijevo. F9 će pokazati konačni izračun formule, nakon čega možete pritisnuti Esc da biste zadržali formulu ili unijeli da biste sačuvali vrijednost.

Nakon što je shvatio da život od 9 do 5 nije za njega, Filip je napustio posao u zrakoplovnoj industriji i odlučio je putovati svijetom prema vlastitim uvjetima. Trenutno se temelji između NYC-a i Kambodže, stalni je digitalni nomad i utemeljitelj je njegovog bloga o putovanjima, PhilipWeiss.org.

Kompletni Excel za početnike u videu 2019. godine