10 MS Excel termelékenységi tipp a szakértőktől

MS Excel termelékenységi tippek

A  Microsoft Office    MS Excel   táblázatkezelő szoftvert széles körben alkalmazzák számos alkalmazás számára, az elemek listájának naprakészen tartásával a számlák generálásáig vagy akár videojátékok lejátszásáig.

A mindennapi üzleti használatra azonban sok alapfelhasználó nem is ismeri az olyan nagyon hasznos Excel termelékenységi tippeket, amelyek sok időt és energiát takaríthatnak meg, például hogy számolják az események számát egy ezer bejegyzés listáján, vagy egyszerűbbek olyan műveletek, mint a karakter pozíciójának megkeresése egy karakterláncban és egyéb műveletek.

Alig egy kis képzéssel a napi üzleti használatra nagyon hasznos funkciókat is lehet használni az Excel helyettesítő karakterekkel - egy olyan karakterkészlettel, amely helyettesítheti a képlet bármelyikét. Ha fejlettebb Vlookup programban használják őket az Excel alkalmazásban, akkor ezek is nagyon nagy teljesítményűvé válhatnak.

Megkérdeztük a szakértők közösségét a legjobb tippekről az  MS Excel   használatára vonatkozóan, és itt vannak válaszuk:

 Rendszeresen használja az MS Excel programot? Mi az egyetlen tipp, amely elősegíti a napi termelékenységet a munka során, és amelyet megoszthatna?

Stacy Caprio, Növekedési Marketing: készítsen biztonsági másolatot Excel dokumentumairól a felhőben

Egy Excel termelékenységi tipp biztonsági másolatot készít Excel dokumentumainak a felhőn.

Heteken és éveken keresztül dolgoztam konkrét dokumentumokon, és arra számítottam, hogy mindig ott vannak, de akkor voltak olyan helyzetek, amikor a számítógépem vízszivárgás vagy más hiba miatt meghibásodott, és elveszítették az excel-lapjaimat. Most már tudom, hogy mindig készítek biztonsági másolatot, így akkor is megkapom őket, ha valami váratlan történik, ezért mindig tartom a kezemben egy felhőalapú biztonsági mentést.

Kenny Trinh, Netbooknews: szabadulj meg az egérről, és menj 3-5-szer gyorsabban!

Menj egérmentesen.

3–5X növeli a sebességet, amikor megszabadul az egértől. A tanulás megkezdésének legjobb módja a következő:

• 1.Az ALT gomb lenyomásával - betűk és számok jelennek meg az egész menüben, így fogja navigálni mostantól
• 2. Nyomtasson ki egy oldalt a Billentyűparancsokból (keressen billentyűparancsokat a google képeken), és ragassza be a számítógépére

Az Excel egér nélküli kényelmes használatához kb. 2–3 hét szükséges.

A hatékonyság kulcsa a következő:

• Sebesség -> menj egér nélkül
• Automatizálás -> megtanulhatja, hogyan lehet intuitívan írni nagyszerű képleteket és formázni a táblázatokat

Ha további 3-at rangsorolnék, az alábbiak szerint sorolhatom őket rangsorolással:

• 1. Formázás és alapvető képletek (fantasztikus megjelenésű jelentések készítése és feladatok automatizálása)
• 2. Adatelemzés - adatok szűrése, rendezése és elemzése
• 3. Adatmegjelenítés - táblázatok, diagramok és kéttengelyes diagramok

David Johnson, Mulytic Labs: abszolút hivatkozás más mezőkre

Az abszolút hivatkozások megmentették az életemet, nem vagyok túl büszke arra, hogy ezt mondjam. A mennyek kinyílt számomra, amikor megtanultam a '$' használatával abszolút hivatkozásokat létrehozni más mezőkre. A nem kezelt személyeknél a '$' betű elé rögzíti az oszlopot, a '$' a szám elé rögzíti a sort. Innentől kezdve a referenciák lehetnek olyan stabilok, amennyire szüksége van. Valójában sokkal könnyebbé tette az életem, ha gyorsan elvégeztem a nagy adatkészlet elemzést.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, 20 éve a technológiai iparban dolgozik, globális csapatok és technológiai kezdeményezések vezetésével az Egyesült Államokban, Európában és az APAC olyan cégek számára, mint az IBM és a Sungard. Jelenleg a Mulytic Labs technológiai igazgatója, emellett adat- és technológiamenedzsment tanácsadást végez a Clear Blue Data cégnél.

Norhanie Pangulima, Centriq: használja a vaku kitöltését

Itt van az első számú Excel termelékenységi tipp: Használja ki a vaku kitöltésének használatát. A vakufeltöltés egy nagyon hatékony funkció, amely praktikus, ha nagy mennyiségű adatot kell feldolgozni. Ahelyett, hogy egyenként megvizsgálná az adatokat, valójában „megtaníthatja” a flash-kitöltést, amire szüksége van. Írja be néhányszor a cellába a nyers adatok mellé, amire szüksége van, majd próbálja meg, hogy a vakutöltő funkció megtanulja-e azt. Időnként többet kell beírnia ahhoz, hogy az Excel felismerje a mintát, de ha egyszer megtörténik, akkor az elvégzi az Ön munkáját.

Ehhez kattintson a cellára, ahol szükséges az adatok. És akkor keresse meg a vaku kitöltésének gombját. Láthatja azt a Kezdőlap lapon, a Szerkesztés ablaktáblán, amely az Excel ablak jobb szélén található. Keresse meg a Kitöltés gombot az AutoSum alatt, majd kattintson a legördülő menüre. Végül kattintson a Flash Fill elemre, és figyelje a varázslatot. Semmi sem lehet eredményesebb, mint ha a kézi munka elvégzése nélkül adatokat tud szolgáltatni a munkalapjáról.

Én Outreach tanácsadó vagyok a Centriqnél - az otthoni menedzsment alkalmazásban, amelyet olyan üzletekben mutattak be, mint például a NYT, az Old House, a Real Estate Daily, a Brit + Co és mások. A Centriq-nál tartalomcsapatunkkal együtt dolgozunk SEO-optimalizált tartalom létrehozásában az otthoni karbantartásról, otthoni dekorációról, otthoni biztonságról és egyebekről.

Legyen Excel Pro: Csatlakozzon a kurzusunkhoz!

Fokozza képességeit kezdőről a hősre az Excel 365 alapvető tanfolyamunkkal, amelynek célja, hogy csak néhány ülésen jártas legyen.

Jelentkezzen ide

Mike Richards, Golf Einstein: a legújabb frissítések folyamatos tanulása

Az  MS Excel   programot használtam a fontos üzleti információk dokumentálásakor, és az egyik trükk, amiben élek, hogy biztosan folyamatosan frissítsem a legfrissebb frissítéseket és hivatkozásokat billentyűzetként és képletként, mivel ezek nemcsak felgyorsítják a munkámat, de bátorítottak engem is. folyamatosan tanulni. Ez a gyakorlat fejlesztett ki egy „folyamatosan tanuló” gondolkodásmódot, amely motiváltabbá tette a növekedést és a termelékenységet.

A nevem Mike, és én vagyok a golf rajongója és a Golf Einstein alapítója, egy blog, ahol megosztom a véleményem mindennel, ami a golfhoz kapcsolódik!

Shayne Sherman, TechLoris: használjon érvényesítési adatokat

A legjobb tipp azonban elég egyszerű: * Használjon érvényesítési adatokat! * Tudom, tudom, túl kellene lenned, igaz? Úgy értem, biztosan meg tudja győződni arról, hogy helyesen írta-e a neveket, igaz? Figyelj, csak egy időbe telik az, hogy órákat töltsön, amikor megpróbálja kitalálni, hogy a beágyazott számítási lapok miért hirtelen megsérülnek, majd ezt felismeri azért, mert érvénytelen adatokat ad meg, hogy láthassa az adatok érvényesítésének értékét.

Évek óta használom az Excel alkalmazást. Néhány korábbi álláspontomban volt egy vicc, hogy bármilyen feladatomat (beleértve ebéd rendelését vagy utazási terv készítését) jobban teljesíthetem az Excel segítségével. Őszintén szólva, valószínűleg meg is tehetem volna.

Polly Kay, English Blind: más forrásokból származó adatok egyesítése

Az Excel makrók használata az időigényes és ismétlődő feladatok automatizálásához valódi játékváltó volt, és talán az egyetlen dolog, amely a leghatékonyabb volt abban, hogy az Excel korszerűsítette a munkámat.

Más forrásokból származó adatok összevonása az Excel munkafüzetekkel valami más segít, és nagyon kevés olyan, amit nem lehet integrálni az Excel munkafolyamatba az összevonás céljából. Még egyszer, automatikusan importálhatja ezeket a többi elemet az adatok későbbi átalakításának és elemzésének lehetővé tétele érdekében.

A statisztikai adatok lekérdezésének felnövelése a jelentés létrehozása előtt alapos betekintést nyújt, amely információt nyújthat az elemzésről és a döntéshozatalról, és lehetővé teszi az összes különféle tartalmi forma validálását és ellenőrzését.

Polly több mint egy évtizedes tapasztalattal rendelkezik digitális marketing tanácsadóként és vezető marketing menedzserként, ügyfelek széles skáláját szolgálja ki, kezdve a kkv-któl a nagy nemzetközi vállalatokig és a háztartási nevekig.

Reuben Yonatan, GetVoIP: használja a HLOOKUP-ot és a VLOOKUP-t

Amikor először tanultam az Excel-et, emlékszem, hogy a HLOOKUP és a VLOOKUP valóban sok csodálatos dolgot nyitott meg, amit soha nem tudtam, hogy az Excel segítségével meg tudod csinálni.

Vezérigazgatóként továbbra is ezeket a funkciókat használom olyan igazán egyszerű műszerfalak felépítéséhez, amelyek beolvasnak egy táblázatból más lapok adatait, ami nagy teljesítményű azokra a adatokra, amelyeket rendszeresen frissítünk.

Gintaras Steponkus, Szilárd útmutatók: Táblázatok és grafikonok készítése minden táblázathoz

Projektmenedzserként naponta ki kell használnom az excel szolgáltatást. Követni kell egy csomó adatot, és naponta elemeznem kell azokat a vállalat értékének maximalizálása érdekében. Az Excel az ebből a szempontból a legerősebb eszköz.

Naponta jelentéseket kell készítenem. Sokszor hivatkoznom kell a régi táblázatokra. Ijesztő feladat lesz az összes adat áttekintése. Tehát elkészítem a szükséges adatok grafikonjait és diagramjait, amelyeket más formátumban is exportálhatok, például PDF formátumban. Segít nekem egy pillantással feljegyezni a megállapításokat. Gyors áttekintést ad nekem arról, hogy a táblázatokban szereplő számok hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Ez a szolgáltatás hasznosabbá válik a sürgős feladatok során, ahol kevesebb időm van a jelentések készítésére. Feltétel azonban, hogy az összes adat az Excel irányelveinek megfelelően legyen.

A nevem Gintaras Steponkus, és a Solidguides társaságának közösségi média marketing szakembere vagyok. A Szilárd útmutatók egy rajongói csoport által létrehozott projekt, amely kutatásokra és vélemények írására szentelt. Nagyon szenvedélyesen foglalkozunk az internettel, és tudjuk, hogy ez egy hatalmas hely, tele rengeteg hamis és felesleges információval. Azért készítettünk Solid Guide-kat, hogy az internetet biztonságosabbá tegyük a vásárlók számára, és mivel szeretjük kutatni és tájékozódni.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: használja a tápcsatlakozókat és a DAX funkciókat

Rendszeresen használom az  MS Excel   rendszert elemzéshez, jelentések készítéséhez és adattárolásához. Minden héten jelentést kell készítenem az összes tartalomról, hirdetéseiről és forgalmi elemzéséről a hírportálom befektetőinek és más részvényeseinek.

Az Excel vízvezeték-szerelő sokrétűen növeli a termelékenységi szintet. Az Excel vízvezeték két stratégiát követ, amelyek növelik a termelékenységet: az egyik az alapvető Excel stratégia, a másik pedig a fejlett vízvezeték-stratégia. A produktív stratégiában az idő nagy részét új betekintések felkutatására és a jelentések folyamatos fejlesztésére fordítják. Ez egy megismételhető eljárás, amelynek során a jelentések adatait javítja, ahelyett, hogy megtartaná őket.

Fejlett stratégia esetén a teljesítmény-pivot-t használja a termelékenység növelése érdekében. Itt számos előnye van. Először is, növekszik a fájlok kezelésének képessége. Milliárd érték oszloponként és millió tábla táblánként tárolható. Másodszor, a relációs eljárás alkalmazásával a Power Pivot modellben a munkafüzetek összekapcsolódnak és létrejön a kapcsolat a táblák között.

Harmadszor, a hatalmas számítások könnyen elvégezhetők a DAX funkciók segítségével. Ezért a teljesítmény-pivot-hoz kapcsolódó minden funkció megkönnyíti a feltárási, masszív elemzési és jelentési feladatot.

A nevem Aqsa Tabassam, az InsideTechWorld üzletasszony, társalapítója és főszerkesztője. Az InsideTechWorld célja, hogy a legújabb technológiával és indulással kapcsolatos híreket, média eseményeket és úttörő eseményeket továbbítsa az olvasóinak az egész világon.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: automatikus kitöltési képletek a tab billentyű használatával

Annak ellenére, hogy utáltam az Excel tanulását, ez az egyik szükséges készség, amelyet alkalmazhatunk munkánk és a mindennapi élet sok szempontjára (költségvetés stb.).

Ez egy jó tipp az időmegtakarításhoz az Excel képletekkel, amelyekkel sokan küzdenek. Tehát a Tab billentyűt használja, amely automatikusan kiválasztja a képleteket. Ilyen módon nem kell pazarolni az időt, amikor minden alkalommal kiírja őket. Amint elkezdi kitölteni, a mező kitölti az Excel javaslatainak listáját. Akkor csak annyit kell tennie, hogy mozgatja a nyíl gombot felfelé vagy lefelé, hogy kiválassza a képletet, nyomja meg az enter-t és kész.

Ha probléma merül fel valamelyik képlettel, akkor gyorsan megkeresheti azt, ha kiválasztja a képletet, majd az F2-re kattint. Ezután átválthat a képlet egyes részein a Shift billentyű lenyomásával és a bal nyíl megnyomásával. Az F9 megmutatja a képlet végső kiszámítását, amely után az Esc billentyűt megnyomva megtarthatja a képletet, vagy beírhatja az értéket.

Miután észrevette, hogy a 9 és 5 közötti élet nem érte őt, Philip kilépett a repülési iparban, és úgy döntött, hogy saját körülményei között utazik a világon. Jelenleg a New York City és Kambodzsa székhelye, teljes munkaidős digitális nomád, utazási blogjának alapítója, a PhilipWeiss.org.

Teljes videó 2019-es Excel kezdőknek