34 Google Documents kiat untuk meningkatkan produktivitas kantor Anda

Salah satu alat yang paling sering digunakan untuk bekerja di rumah dan untuk berbagi dokumen dengan orang lain, Google Documents bukan bagian penting dari berbagai jenis pekerjaan yang dilakukan pada komputer, dan hampir menggantikan program kantor standar yang diinstal pada komputer.

Dimulai dengan  Akun Gmail   atau bahkan tanpa, aplikasi Google yang berbeda memungkinkan Anda membuat secara online, tanpa perangkat lunak apa pun yang diinstal, dokumen teks canggih dengan Google Documents, spreadsheet dengan Google Sheets, presentasi dengan Google Slide, formulir dengan Google Forms, dan banyak lagi!

Dengan bantuan beberapa pakar tips penggunaan aplikasi Google, dan terutama Google Documents, Anda akan menggunakannya untuk lebih dari sekadar sebagai notepad Google online, dan bisa sejauh mengelola seluruh bisnis dan kolaborator Anda dengan online Google suite.

Dari riwayat versi hingga fungsi lanjutan, kami bertanya kepada komunitas apa kiat mereka untuk memanfaatkan Google Documents sebaik-baiknya. Inilah jawaban mereka.

Apakah Anda menggunakan Google Documents untuk menangani dokumen bisnis? Apakah Anda memiliki tip yang baik dalam menggunakannya untuk produktivitas kantor? Sudahkah Anda menggunakan fungsionalitas kolaborasi dengan sukses?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: tidak perlu menyimpan konsep dan mengirim ulang ke semua orang

Saya menggunakan Google Documents untuk menangani dokumen bisnis setiap hari. Untuk berkolaborasi dengan orang-orang di tim saya, kami memilih pengaturan yang memungkinkan orang-orang di tim kami untuk mengedit. Di sudut kanan atas adalah tombol bagikan biru. Klik itu, lalu pergi ke pengaturan lanjutan dan pilih siapa yang dapat membuka dokumen. Kemudian pilih dari menu dropdown “can edit.”

Setelah tim memiliki akses, mereka menggunakan opsi komentar untuk mengajukan pertanyaan atau menambahkan informasi. Anggota tim juga dapat melakukan pengeditan atau membuat saran untuk pengeditan.

Nyaman dan produktif untuk menggunakan Google Documents untuk berkolaborasi karena semua orang di tim dapat memiliki akses waktu nyata. Tidak perlu menyimpan konsep dan mengirim ulang ke semua orang. Mereka bisa terus memeriksa kembali dengan dokumen asli saat berevolusi.

Stacy Caprio, Pemasaran Pertumbuhan: menulis dan penelitian tanpa meninggalkan dokumen dengan Explore

Salah satu tip untuk menggunakan Google Documents adalah Anda dapat menulis dan meneliti tanpa meninggalkan dokumen ketika Anda menggunakan fitur Jelajahi. Fitur Jelajahi memungkinkan Anda mencari dan menjelajahi Google untuk penelitian dan jawaban saat Anda sedang menulis pada saat yang sama sehingga Anda tidak perlu membuang waktu untuk mengubah tab atau mengklik keluar dari Google Doc Anda saat menulis.

James Canzanella, Malam Pemasaran Terisolasi: memiliki folder berdasarkan topik

Saya telah menggunakan Google Documents untuk menangani dokumen bisnis selama bertahun-tahun sekarang, dan saya sarankan Anda menyimpan folder yang sangat rapi dari semua file Anda. Seiring waktu, file dapat mulai menumpuk dan Anda tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu mencari file spesifik Anda. Saya sarankan memiliki folder berdasarkan topik. Misalnya, bisa berupa pengeluaran, pendapatan, rencana bisnis, atau apa pun itu.

Seiring berjalannya waktu, Anda kemudian dapat menambahkan file baru untuk tahun-tahun sebelumnya mengingat fakta bahwa Anda tidak akan mengaksesnya sebanyak itu. Tetapi jika Anda masih perlu mengaksesnya? Anda akan selalu tahu ke mana harus mencari. Meskipun rapi dan terorganisir mungkin terdengar seperti tip mendasar, itu menjadi jauh lebih penting karena file dan dokumen mulai menumpuk.

Calloway Cook, Illuminate Labs: hanya mengizinkan orang di luar organisasi untuk melihat

Pastikan untuk mengubah pengaturan akses jika Anda berbagi dokumen dengan orang-orang di luar organisasi Anda. Merupakan hal yang umum bagi orang yang kurang terbiasa dengan Google Documents dan perangkat lunak kolaborasi bersama untuk mengedit langsung ke dokumen, yang biasanya tidak Anda inginkan.

Kami cenderung membatasi akses ke dokumen perusahaan kami untuk Lihat Saja atau dalam kasus tertentu Hanya Komentar. Untuk sesuatu seperti dek pitch investor, masuk akal untuk hanya mengizinkan orang di luar organisasi untuk melihat, karena deck akan digunakan kembali dan dikirim ke investor potensial lainnya.

Vincent Lee, penulis: undang tim untuk mendapatkan masukan

Sebagai bagian dari proses saya dalam pengembangan merek untuk klien, saya mulai dengan membangun kisah merek mereka. Google Doc adalah tujuan saya untuk merekam informasi dan sesuai kebutuhan, saya akan mengundang tim saya untuk input baik dengan memberi mereka kemampuan mengedit atau berkomentar. Ingatlah untuk memilih fungsi Menyarankan di bawah pengeditan sehingga teks aslinya dipertahankan. Mengomentari lebih berguna jika Anda hanya membutuhkan umpan balik, bukan suntingan. Paragraf tertentu dapat disorot dan Anda dapat menetapkan permintaan komentar kepada orang tertentu (melalui alamat email mereka). Fungsi berkomentar juga merupakan cara yang baik untuk melacak keputusan yang mengarah ke versi final dalam dokumen.

Google Doc juga membantu ketika saya menulis buku saya yang akan datang. Saya dapat mengundang editor saya untuk memeriksa konten dan dengan menggunakan alat komentar, dia dapat menyarankan perubahan arah atau ide. Dan ketika saya menyiapkan naskah terakhir, saya dapat membuat daftar isi secara otomatis hanya dengan memformat judul bab sebagai header. Fungsi penghitungan kata juga merupakan alat yang hebat karena saya harus menjaga panjang setiap bab tetap sama.

Dan Bailey, WikiLawn: mempelajari fitur sejarah dan menyelesaikan komentar

Kiat terbaik saya untuk menggunakan Google Documents secara kolaboratif mencakup mempelajari fitur Riwayat dan memiliki semacam proses untuk siapa komentar / pengeditan kapan. Untuk Riwayat, Anda dapat melihat catatan tentang apa yang telah diubah, dan memutar balik setiap perubahan. Ini sangat penting jika seseorang mengubah sesuatu yang perlu dikembalikan, atau jika Anda ingin melihat kontribusi seorang karyawan.

Jika Anda mengklik Semua perubahan yang disimpan di Drive, itu akan membuka tampilan yang menunjukkan perubahan terbaru. Mereka diberi kode warna, sehingga Anda dapat melihat siapa yang melakukan apa. Cukup klik untuk mendapatkan tampilan yang lebih baik di dalam dokumen, dan kembalikan jika perlu.

Dalam hal pengeditan dan komentar, buat alur kerja agar orang tidak saling melangkah. Jika satu orang menyusun dokumen, minta orang lain untuk melakukan tingkat tinggi sekali lagi. Lalu kirim kembali ke drafter, biarkan mereka membuat perubahan, dan kirimkan ke saluran untuk analisis yang lebih kritis. Selesaikan komentar yang ditangani dan tinggalkan pertanyaan yang masih Anda miliki.

Ini akan membuat semuanya berjalan dengan lancar.

Josephine Ison, Penghibur Acara: penjadwalan menit ke Google Documents

Sebagai agen pemesanan artis / artis berbakat, * Google Documents adalah pusat cara kami memberi informasi kepada tim kami dengan cara yang tanpa gesekan. * Sebagian besar pemesanan kami adalah acara langsung dan ini membutuhkan penjadwalan dari menit ke menit. Di sinilah G-Docs berguna. Dokumen langsung dibagikan kepada semua anggota yang terlibat dan jika ada revisi terhadap pengaturan waktu dan persyaratan, pemberitahuan ini didorong langsung kepada mereka melalui pemberitahuan email. Ini sangat mengurangi upaya administrasi tambahan dan membuat komunikasi kita bersih dan jelas.

Sherese Patton, SLP Media Relations: membuat dokumen PDF sebelum mengirimnya

Sebagai seorang Humas dan Konsultan Humas, saya selalu aktif. kadang-kadang diperlukan bagi saya untuk membawa laptop saya sebagian besar waktu dan mengatur workstation jika ruang memungkinkan. Jadi dapat memiliki akses ke file kontrak sangat membantu dan penting. Saya cukup sering menggunakan Google Documents untuk pembuatan kontrak dan untuk kuesioner saya untuk menambahkan klien baru. Karena Anda dapat mengakses Google di mana saja, dan maksud saya di mana saja, itu membuat jauh lebih mudah dan tidak terlalu stres ketika Anda dapat terus mengerjakan dokumen Anda dan membagikannya dengan mudah.

Kiat terbaik yang bisa saya berikan adalah memanfaatkan aplikasi ini untuk proposal kontrak. Setelah selesai dengan dokumen, Anda dapat dengan mudah membagikannya dengan orang yang Anda buat dokumennya. Satu hal yang saya sarankan adalah menjadikannya dokumen PDF sebelum mengirimnya, karena Anda tidak ingin klien membuat perubahan yang tidak Anda sadari. Namun, ketika Anda berbagi dokumen dengan tim Anda, saya akan membuat koreksi dengan warna yang berbeda. dengan begitu Anda tahu kapan koreksi telah dilakukan. Saya telah berkolaborasi dengan profesional PR lainnya dan kami menemukan bahwa menentukan warna adalah cara terbaik untuk melakukannya. Alat ini hebat dan benar-benar telah menjadi penyelamat!

James McGrath, Yoreevo: gunakan alat Sarankan untuk memberi tahu pemilik dokumen

Salah satu fitur yang kami temukan sangat membantu tetapi mudah untuk dilewatkan adalah Menyarankan. Itu dapat ditemukan di kanan atas. Pengeditan biasanya dipilih tetapi jika Anda mengkliknya dan memilih Menyarankan, perubahan apa pun yang membuat teks asli dan teks baru tetap ada di halaman. Gelembung yang sesuai di sisi kanan halaman akan dibuat menyoroti saran.

Saat saran ini dibuat, pemilik dokumen akan diberi tahu dan mereka dapat menerima atau menolak perubahan. Jika diterima, hasil edit diterapkan. Jika ditolak, dokumen kembali ke bentuk aslinya.

Setiap saran dapat dievaluasi secara independen.

Fungsi ini sangat membantu karena pada dasarnya ini adalah versi redended dari dokumen Anda yang dapat Anda evaluasi dengan mudah.

Rafa, Akademi Bahasa Homeschool: pelajari beberapa cara pintas yang bermanfaat

Kami menggunakan Google Documents untuk mengelola setiap posting blog untuk memastikannya siap dipublikasikan. Karena kami telah bekerja jarak jauh untuk waktu yang lama, fungsi komentar telah terbukti sangat berguna dalam mempromosikan diskusi antara penulis dan editor. Fitur ini tidak hanya memungkinkan kita bekerja dengan kecepatan kita sendiri, tetapi juga meninggalkan catatan tertulis dari keseluruhan proses pengeditan sehingga kata-kata tidak akan terungkap.

Cara lain untuk meningkatkan produktivitas melalui Google Documents adalah mempelajari beberapa pintasan yang bermanfaat. Sebagai penulis, pintasan seperti penghitungan kata (CTRL + SHIFT + C) dan pengantar tajuk (CTRL + ALT + 2) adalah cara yang bagus untuk membuat penulisan pengalaman yang efisien dan menyenangkan. Jika Anda mengatur dokumen Anda dengan header, itu juga memungkinkan Anda untuk dengan cepat menavigasi judul melalui bilah sisi di sebelah kiri dokumen. Ini membuat melalui dokumen besar cukup mudah!

Ahmed Mir, Nature dan Bloom: buat tautan yang dapat dibagikan, komentar, dan gunakan tajuk

Saya adalah pendiri bisnis eCommerce dan afiliasi yang sering saya gunakan untuk  penulis lepas   dan editor melalui Google Documents.

Untuk itu saya memiliki beberapa kiat terkait untuk produktivitas untuk bisnis online seperti milik saya:

• Buat tautan yang dapat dibagikan agar dokumen dapat diteruskan ke penulis Anda, yang kemudian dapat diperiksa oleh editor dan tim SEO Anda secara waktu nyata. Anda dapat menyesuaikan izin untuk memungkinkan pengguna tertentu mengedit / hanya baca atau mengizinkan siapa saja dengan tautan untuk mengedit seperlunya.
• Jika dokter perlu mengerjakan ulang untuk menambahkan komentar untuk anggota tim tertentu dengan menggunakan fungsionalitas comment @, ini mendorong anggota tim secara otomatis melalui email ke umpan balik Anda!
• Gunakan header untuk memecah dokumen menjadi format siap SEO yang disiapkan untuk menempel langsung ke situs web Anda tanpa penyesuaian.

Marc Bromhall, Perlengkapan Selancar Pemula: mengirim email langsung dari spreadsheet

Kami telah menggunakan Google Suite selama lebih dari 4 tahun sekarang untuk mengelola bisnis kami. Salah satu fitur terbaik yang kami temukan untuk meningkatkan produktivitas adalah mengirim email langsung dari spreadsheet. Ini adalah alat yang hebat untuk manajer proyek atau pimpinan tim yang terus-menerus berkomunikasi dengan banyak anggota tim. Katakanlah Anda baru saja selesai rapat dan ada beberapa poin aksi dalam pertemuan yang perlu didelegasikan ke anggota tim yang berbeda. Alih-alih mengirim email ke semua orang ini secara terpisah, Anda dapat menggunakan lembar Google untuk mencatat siapa yang perlu melakukan apa.

Di kolom pertama Anda akan memasukkan email mereka dan di kolom kedua akan menjadi catatan tentang apa yang harus mereka lakukan. Setelah rapat selesai dan sheet selesai, yang perlu Anda lakukan hanyalah menyalin dan menempelkan beberapa kode ke Google Script Editor yang dapat Anda temukan di bawah tab Tools di Google Sheets. Setelah kode disisipkan di Anda cukup klik kirim email di bagian atas halaman dan dalam hitungan detik semua anggota tim Anda akan diemailkan pesan masing-masing. Kami menemukan alat ini telah menyelamatkan kami dari waktu ke waktu selama bertahun-tahun dan merupakan salah satu dari banyak fitur yang kami sukai tentang Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Hub Trek Nepal Pvt.Ltd: ekspor dalam berbagai format dan cetak

Saya telah menggunakan google docs sejak tahun lalu. Ini adalah hal yang paling menakjubkan bagi saya dari Google setelah Gmail. Saya juga telah menggunakan Google Sheet. Menurut saya untuk bisnis, sangat bagus menggunakan google docs dibandingkan dengan Microsoft docs. Anda memiliki berbagai opsi yang dapat Anda bagikan dan edit dokumen sekaligus dan banyak orang dapat mengeditnya dan mengeluarkan versi final dari setiap dokumen dengan mudah. Ini menghemat waktu karyawan. Semua hal yang dapat Anda lakukan dari  Microsoft Word   yang dapat Anda lakukan dari Google Documents. Dokumen ini juga tetap tersimpan di Google Drive, jika Anda tidak ingin menaruhnya di sini maka Anda juga dapat mengekspor dalam berbagai format seperti file Word, file PDF, atau ekstensi lainnya. Jika Anda ingin mendapatkan cetakan maka secara langsung Anda dapat mencetak dari sini apa lagi yang Anda butuhkan lebih dari ini? Saya sangat menyukai opsi pemeriksaan tata bahasa. Anda dapat menulis kalimat yang sangat baik dengan bantuan Google Documents ini. Saya bahkan menulis email saya melalui Google Documents lalu mengirimkannya. Saya pikir saya telah menggunakan sebagian besar fungsi. Jika tetap, saya akan segera mempelajarinya karena saya menggunakannya 2-3 jam setiap hari. Saya juga melihat kekurangan bahwa Google Documents tidak menghitung kata dan karakter.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: sebutkan anggota tim untuk memberi tahu mereka

Saya telah menggunakan Google Documents secara kolaboratif selama bertahun-tahun. Alat ini memungkinkan Anda membuat dan berbagi file dengan sangat mudah. Google Documents juga memberikan kontrol mutlak karena akses ke file bersama dapat dibatasi untuk melihat, berkomentar, atau mengedit.

Beberapa kiat produktivitas Google Documents meliputi:

• Sebutkan anggota tim dalam komentar pada dokumen untuk memastikan bahwa mereka diberitahu tentang komentar tersebut.
• Tambahkan Jargon perusahaan ke kamus
• Gunakan bookmark untuk menavigasi dokumen panjang

Ken Eulo, Firma Hukum Smith & Eulo: memahami izin edit saat berbagi undangan

Saat berkolaborasi dengan karyawan di perusahaan Anda di Google Documents, Anda harus memahami izin edit saat berbagi undangan. 90% dari waktu kami mengalami kesulitan berkolaborasi di Google docs, itu karena pengirim tidak memilih izinkan siapa pun dengan tautan untuk diedit. Ini adalah perbaikan cepat dan hanya butuh satu detik, jadi pastikan untuk memilih opsi ini jika Anda ingin pihak penerima dapat mengedit dokumen. Namun, jika Anda hanya ingin mengirim dokumen ke pesta sehingga mereka dapat melihatnya, biarkan izin edit pada dapat melihat. Ada izin ketiga, dapat berkomentar, yang memungkinkan pihak penerima untuk membuat komentar pada dokumen. Izin ini berguna ketika Anda mengirim dokumen ke klien untuk mendapat umpan balik, atau ke atasan untuk ditinjau.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: gunakan riwayat versi tersimpan dan pengetikan suara

Google Documents adalah salah satu aplikasi Google yang selalu saya gunakan dalam tugas menulis saya. Konsep menggunakan  Microsoft Word   online melalui Google Docs sangat membantu saya terutama bahwa kadang-kadang suntingan saya tidak disimpan dan perubahan hilang ketika ada pemadaman listrik atau saya tidak sengaja keluar dari program. Aplikasi ini memiliki banyak fitur yang tidak diketahui oleh kebanyakan orang. Salah satunya adalah aplikasi ini memungkinkan 200 pemirsa secara bersamaan dalam satu dokumen.

Ini salah satu alat terbaik untuk kolaborasi tim.

Berikut adalah dua fitur Google Documents yang lebih bermanfaat dan kiat tentang cara menggunakannya:

• 1. Riwayat Versi Tersimpan. Google Documents secara otomatis menyimpan setiap pengeditan yang dilakukan. Dengan mengklik menu File, Anda dapat melihat Riwayat Versi dan melacak perubahan yang dibuat dalam dokumen dan pengguna yang membuatnya.
• 2. Pengetikan Suara. Fitur ini sangat berguna saat menulis catatan dan jika Anda hanya ingin fokus menulis apa pun yang muncul di pikiran Anda dan hanya mengedit nanti. Google Documents memungkinkan Anda mengetik kata-kata yang Anda ucapkan seperti dikte. Untuk menggunakan ini, klik Tools, lalu Voice Typing.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: gunakan tombol tab untuk memilih formula secara otomatis

Banyak orang yang kesulitan menggunakan Excel di Google Documents karena dapat membingungkan mempelajari cara menggunakan semua fitur-fiturnya. Terutama dalam hal formula, yang merupakan mimpi buruk bagi kebanyakan dari kita tipe non-finansial. Meskipun saya tidak suka belajar Excel, itu adalah salah satu dari keterampilan yang diperlukan yang dapat kita terapkan pada banyak aspek pekerjaan dan kehidupan sehari-hari untuk menjaga semuanya tetap teratur.

Inilah tip favorit saya untuk menghemat waktu dengan rumus Excel, yang cenderung banyak orang geluti. Jadi yang ingin Anda lakukan adalah menggunakan tombol tab, yang memungkinkan Anda memilih formula secara otomatis. Dengan cara ini Anda tidak perlu membuang waktu untuk mengetiknya secara penuh setiap kali. Saat Anda mulai mengisinya, bidang akan mengisi daftar saran dari Excel. Maka yang harus Anda lakukan adalah menggerakkan tombol panah Anda ke atas atau ke bawah untuk memilih formula Anda, tekan enter dan selesai.

Jika ada masalah dengan salah satu formula, Anda dapat dengan cepat men-debug-nya dengan memilih formula lalu menekan F2. Kemudian Anda dapat menggilir bagian-bagian formula dengan menahan shift dan menekan panah kiri. F9 akan menampilkan perhitungan akhir formula, setelah itu Anda bisa menekan Esc untuk menyimpan formula atau masuk untuk mempertahankan nilainya.

Polly Kay, English Blinds: trace work back to the original aslinya

Kami menggunakan Dokumen Google untuk berkolaborasi dengan freelancer dan kontraktor pihak ketiga yang kami tidak ingin memberikan akses ke drive dokumen kami sendiri atau intranet perusahaan, baik karena masalah keamanan atau karena lebih cepat dan lebih efisien dalam konteks ini untuk mulai bekerja melalui Google Drive.

Karena setiap orang memiliki akun Google dan pengaturan pembagian untuk masing-masing folder dapat disetel dengan sangat halus, ini memungkinkan kami untuk mentransfer kepemilikan file, menyusun pekerjaan dari banyak kontraktor di tempat yang sama, mengedit dan merevisi konten, dan melacak pekerjaan kembali ke penulis aslinya lama setelah acara.

Ini juga terbukti bermanfaat bagi freelancer dan kontraktor yang bekerja sama dengan kami, karena mereka kemudian dapat mengelola folder untuk berbagai proyek atau klien yang semuanya ada di tempat yang sama, mempartisi dan menetapkan izin yang sesuai tanpa risiko keamanan, integritas, atau kerahasiaan. konten klien mereka yang lain.

Esther Meyer, Calon Pengantin Pria: coba ketikkan suara, setel izin, gunakan pemeriksa ejaan

Saya telah menggunakan Google Documents untuk sementara waktu sekarang. Mungkin itu untuk bisnis atau untuk dokumen pribadi, itu sangat berguna, itulah sebabnya itu adalah aplikasi pilihan saya. Melakukan pekerjaan jarak jauh saya jauh lebih mudah menggunakan Google Documents. Saya memiliki tim jarak jauh dengan siapa saya bekerja dan itu normal bagi kami untuk berkolaborasi, itulah sebabnya Google Documents adalah anugerah bagi kami.

Berikut adalah tips utama saya untuk menggunakan google docs secara efektif:

• 1. Cobalah mengetikkan suara. Jika Anda tipe orang yang berpikir lebih cepat dari yang Anda ketikkan, ini mungkin fitur yang bagus untuk Anda. Gunakan Ctrl + Shift + S untuk meluncurkan fitur kemudian berbicara. Tonton saat Google melakukan pengetikan untuk Anda. Namun, bersiaplah untuk melakukan beberapa pengeditan karena ini mungkin tidak selalu mendapatkan kata-kata Anda dengan benar, apalagi format.
• 2. Tetapkan izin dengan benar. Saat membagikan dokumen Anda, pastikan bahwa akses yang Anda berikan kepada pengguna sesuai dengan kebutuhan mereka. Anda dapat memilih agar mereka dapat mengedit, melihat atau berkomentar.
• 3. Pemeriksa ejaan yang menakjubkan. Google Documents memiliki pemeriksa ejaan dan tata bahasa yang cerdas. Tulisan Anda tidak bisa buruk dengan alat ini, karena menangkap kesalahan secara akurat untuk sebagian besar. Tata bahasa sangat penting dalam hal karier, karena profesional yang gagal maju ke posisi tingkat direktur dalam 10 tahun pertama karier mereka membuat kesalahan tata bahasa 2,5 kali lebih banyak daripada rekan tingkat direktur mereka.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: gunakan pintasan dan fungsi bawaan

Saya benar-benar menikmati bekerja dengan lembar Google, yang luar biasa karena pekerjaan saya terhubung erat dengan Google docs. Jadi, mempelajari semua tentang cara pintas adalah suatu keharusan bagi orang-orang seperti saya. Pintasan lembar Google secara bertahap menghemat waktu saya dan memungkinkan saya untuk fokus pada masalah yang lebih penting. Perintah favorit saya adalah Ctrl plus kunci titik koma (untuk memasukkan tanggal saat ini), Ctrl plus pageUp / pageDown (untuk berpindah antar sheet), Ctrl plus Shift plus V (hanya untuk menempelkan teks biasa), dan banyak lagi yang terus saya gunakan .

Tetapi tip terbaik saat bekerja dengan lembar Google yang dapat saya bagikan dengan Anda - adalah menggunakan fungsi. Mereka benar-benar luar biasa dan membantu menghasilkan hasil yang mengesankan. Sebagai contoh, saya biasanya menggunakan fungsi = REGEXEXTRACT untuk mendapatkan domain dari URL dan ini = VLOOKUP untuk menemukan data (jika ada - benar / salah) di lembar lain. Dan tentu saja, rumus = UNIK.

Ada cara mudah untuk menunjukkan duplikat - menggunakan fungsi UNIK. Pada dasarnya, rumus UNIK melihat rentang dan mengeluarkan semua nilai unik dari itu. Ini bermanfaat bagi mereka yang ingin mempercepat alur kerja mereka dengan sejumlah besar data. Sebagai contoh, ketika saya memiliki berbagai peluang prospektif yang dihasilkan dari berbagai sumber, ini mengesampingkan data berulang yang secara efektif memperlambat segalanya. Jadi, jika itu bukan untuk fungsi UNIK, saya mungkin akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk meninjau peluang (kata kunci, situs web, email) daripada yang saya lakukan sekarang. Dan bagian yang lebih baik tentang fungsi ini adalah berfungsi baik untuk angka maupun teks.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: menerjemahkan dokumen langsung di Google Documents

Karena saya biasanya berkolaborasi dengan banyak orang, saya banyak menggunakan komentar. Karena sangat mudah untuk membuat perubahan di Google Documents, orang mungkin tidak melihat semuanya tepat waktu. Itu sebabnya saya selalu mengirim komentar ke orang dan memastikan bahwa kami menyetujui semua perubahan, sebelum benar-benar membuatnya. Terkadang saya merasa bahwa saya memiliki obrolan yang sangat hidup dalam satu dokumen. Namun, ini membantu saya mempertahankan semua informasi di satu tempat.

Juga, terkadang saya perlu menerjemahkan dokumen ke bahasa lain. Saya suka bahwa sekarang saya dapat melakukannya secara langsung di Google Documents, di bawah menu ‘Alat’. Untungnya, saya biasanya hanya perlu beberapa bahasa lain sehingga terjemahan ini ternyata cukup baik. Saya memiliki editor yang hanya memeriksa terjemahannya, yang menghemat banyak waktu.

Jeff McLean, Perusahaan McLean: Google Docs memiliki aplikasi gratis untuk berkolaborasi di mana saja

Kami berkolaborasi pada Google docs untuk semuanya, mulai dari posting blog hingga templat email. Google Documents adalah alat termudah untuk berbagi konten dengan tim Anda, dan secara efektif bekerja pada proyek bersama. Banyak orang tidak menyadari bahwa Google Documents memiliki aplikasi gratis, sehingga Anda dapat berkolaborasi dengan tim Anda di mana pun Anda memiliki data seluler! Aplikasi ini sangat ramah pengguna, dan saya belum menemukan batasan fungsionalitas apa pun dalam aplikasi yang berbeda dari versi desktop. Pastikan untuk hanya membagikan Google Doc dengan personel yang penting, karena jika Anda memiliki terlalu banyak anggota yang mengedit dokumen pada saat yang sama, segala sesuatu cenderung menjadi sedikit berantakan. Untuk mengatasi hal ini, saya biasanya mengirim Google Doc kepada setiap anggota secara terpisah pada waktu yang berbeda, sehingga mereka dapat melakukan pengeditan yang mereka inginkan ke dokumen tanpa gangguan.

Julie Singh, TripOutside: hanya untuk melihat dokumen yang sudah selesai, edit untuk orang lain

Kami sering menggunakan Google Documents untuk berbagi proyek, gagasan, inisiatif, dan hasil dengan tim jarak jauh kami. Berbagi dokumen dengan mereka secara waktu nyata dan memungkinkan mereka untuk melihat dan mengedit dokumen kami sangat penting bagi bisnis kami, dan sekarang menjadi jauh lebih mudah dengan Google Documents. Kami dapat membuat dokumen dan spreadsheet yang dapat diakses oleh tim kami, menambahkan instruksi, dan meninjau pekerjaan yang diselesaikan dengan mudah. Kami menggunakan fungsionalitas tautan berbagi untuk kedua akses hanya tampilan untuk dokumen yang lengkap dan mengedit akses untuk dokumen yang sedang dalam proses dan akan diperbarui oleh anggota tim lainnya.

Google Documents adalah alat kolaborasi penting dalam bisnis kami!

George Hammerton, Hammerton Barbados: perjelas kapan suatu dokumen lengkap atau tidak

Saya mengelola bisnis kecil yang terdiri dari orang-orang yang suka bepergian untuk bekerja dan untuk kesenangan, secara rutin terbang antara Inggris dan Barbados pada khususnya tetapi menghabiskan sebagian besar tahun ini dengan tim kami di berbagai belahan dunia satu hari daripada sebelumnya - ini menimbulkan beberapa tantangan teknologi yang unik.

Ketika kami baru memulai dan ada dua di antara kami, kami menggunakan office suite dan Dropbox, tetapi seiring dengan perkembangan bisnis permainan 'apakah Anda dalam dokumen ini' menjadi gerah bagi bisnis, kami memutuskan kami membutuhkan alat yang memungkinkan kami untuk berkolaborasi tanpa tanpa memikirkannya. Kami perlu mengubah ke suite kolaborasi-positif dan untuk itu kami pergi dengan raja kolaborasi yang tidak perlu untuk tim jarak jauh dan itu adalah Google Documents.

Sekarang kami menggunakan Google Documents untuk hampir semua hal dan walaupun sangat bagus untuk menghilangkan gesekan, menghapus kebutuhan untuk menunggu giliran Anda untuk memperbarui spreadsheet. Saat ini kantor portabel kami terdiri dari iPhone, MacBook, Google Suite, dan Browser Web. Dengan seperangkat alat yang tepat sekarang kita dapat bekerja dari mana saja, bersama.

Kiat nomor satu saya akan menjadi jelas ketika sebuah dokumen sedang dalam proses dan ketika sudah selesai - Anda tidak ingin orang lain yang belum selesai diedit dalam dokumen seperti halnya Anda mengekspornya untuk publikasi.

Md Mohsin Ansari, Pasukan Messenger: kembali dan mengambil file lama yang Anda hapus

Google Drive memiliki caranya sendiri untuk menangani kontrol versi, yang memungkinkan Anda untuk kembali dan mengambil file lama yang Anda hapus atau versi file yang lebih lama. Cara Google Drive menangani kontrol versi adalah dengan menyimpan hingga 100 revisi dokumen atau 30 hari versi per dokumen, yang diperhitungkan dalam total penyisihan penyimpanan Anda. Folder tempat sampah digunakan untuk menyimpan file yang terhapus dan jika folder tempat sampah dihapus file akan hilang selamanya.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: gunakan Google Documents dengan alat tenun untuk berbagi catatan layar

Memiliki tim jarak jauh saya menggunakan Google Documents berkontribusi pada peningkatan produktivitas. Dari umpan balik yang saya dapatkan dari mereka, fungsi komentar dan saran adalah cara yang efisien untuk berkolaborasi, terutama di antara tim di zona waktu yang berbeda. Beberapa pengguna dapat mengedit secara waktu nyata dan bersamaan. Plus, semua orang dapat memiliki akses ke file dalam penyimpanan cloud.

Memanfaatkan Google Documents mengurangi keterlambatan koordinasi kerja di antara tim Anda, terutama yang jauh.

Selain fungsi komentar dan saran dari Google Documents, salah satu praktik terbaik saya adalah menggunakan Google Documents dengan Loom. Saya merekam diri saya dan layar saya berbicara tentang file tertentu dan berbicara karyawan saya melalui itu. Melakukan hal ini menghemat banyak waktu untuk menjelaskan tanpa perlu email panjang atau pesan obrolan.

Menggunakan Google Documents menjembatani kesenjangan tidak bersama sebagai tim.

Will Bachman, Umbrex: membuat catatan wawancara di Google Slides

Tim kami secara aktif menggunakan Google Documents untuk berbagai tugas yang membutuhkan kolaborasi atau akses waktu nyata ke versi terbaru.

Pada proyek yang melibatkan ahli wawancara, misalnya, satu anggota tim membuat catatan wawancara di Google Slides. Kami membagikan dokumen Google Slide ini dengan klien kami sehingga setiap orang dapat melihat secara real time wawasan terbaru yang kami kumpulkan - tidak ada yang perlu menunggu review kemajuan mingguan.

Kami saat ini sedang dalam tahap akhir membuat kursus tentang cara mengatur praktik konsultasi Anda sendiri. Kursus ini mencakup sembilan puluh video pendek dan lebih dari dua lusin alat dan template yang dapat diunduh. Kami menggunakan Google Sheet untuk mengoordinasikan upaya pada proyek ini. Kami telah membagikan akses dengan editor video, editor situs web, dan pembuat kursus sehingga setiap orang dapat memperbarui status secara real-time ketika pengeditan draft pertama dari sebuah video selesai, ketika umpan balik diberikan, ketika draft video terakhir memiliki telah dikirim kembali, dan ketika video telah ditambahkan ke situs web.

Nikola Baldikov, Brosix: biarkan Documents mengubah kata-kata yang diucapkan menjadi teks

Saat kita memasuki masa pencarian suara yang intens, ada beberapa trik tentang Google Documents yang mungkin ingin Anda ketahui. Tahukah Anda bahwa Anda dapat berhenti sejenak dan membiarkan Documents mengubah kata-kata yang diucapkan menjadi teks? Selama komputer Anda memiliki mikrofon, yang harus Anda lakukan adalah membuka menu Tools dan pilih Voice typing – atau tekan Ctrl-Shift-S (atau Cmd-Shift-S) –dan kemudian ucapkan. Documents akan menggunakan sistem suara-ke-teks standar Google untuk mengetahui apa yang Anda katakan (sebagian besar, bagaimanapun) dan menaruhnya di halaman. Terlebih lagi, fungsi suara-ke-teks Documents juga memungkinkan Anda berbicara perintah untuk bentuk tanda baca dan pemformatan paragraf yang umum. Anda dapat mengatakan hal-hal seperti titik, koma, dan tanda tanya atau berikan instruksi seperti baris baru atau paragraf baru. Jika Anda ingin istirahat, ucapkan berhenti mendengarkan, lalu ucapkan resume bila Anda siap melanjutkan.

Edgar Suppes, Grailify: riwayat versi menunjukkan bagian mana yang telah diedit

Inilah tip Google Documents favorit saya:

Ini disebut Riwayat versi dan fitur kecil ini menyelamatkan hidup saya beberapa kali sudah di masa lalu. Untuk melihat fitur Riwayat versi, Anda perlu mengklik File lalu Riwayat versi. Panel terbuka di sisi kanan dokumen dan menunjukkan versi berbeda dari dokumen spesifik itu. Dengan mengklik pada versi yang lebih lama Anda bahkan dapat melihat bagian mana dari file doc yang telah diedit.

Flynn Zaiger, Scottsdale Optimis SEO: persamaan memanfaatkan menghubungkan ke alat data lainnya

Banyak orang memperlakukan Google Documents hanya sebagai  Microsoft Office   Suite online, tetapi ada banyak alat, formula, dan fitur yang hanya tersedia karena online, dan itu adalah beberapa di antaranya yang dapat menjadikannya alat yang jauh lebih menguntungkan untuk bisnis. pemilik untuk digunakan. Beberapa fitur favorit saya adalah persamaan ImportRange, dan ImportData, karena ini secara khusus memanfaatkan koneksi ke alat data lain, atau lembar kerja. ImportRange sangat bagus untuk menghubungkan antara tidak hanya lembar kerja yang berbeda, tetapi seluruh ruang kerja. Anda dapat menggabungkan data dari file Microsoft Sheets lain, yang memungkinkan Anda menghitung bagian-bagian tertentu sambil tetap membatasi akses ke yang lain. ImportData dan ImportXML, di sisi lain, memungkinkan Anda untuk memanfaatkan informasi dari file .CSV apa pun, yang membuka tabel data Anda untuk memungkinkan Anda menggunakan beragam informasi yang tersedia dalam format online yang umum digunakan. Terakhir, bagi mereka yang membutuhkan data yang tidak diformat dengan rapi ke dalam file .CSV atau .XML, Anda dapat menggunakan ImportHTML yang memungkinkan Anda untuk membawa situs web apa pun ke dalam lembar kerja Anda.

Jason Parks, Kapten Media: berbagi dokumen tanpa login

Saya sarankan menggunakan GSuite untuk Bisnis.

Agen kami memiliki banyak bolak-balik dengan klien untuk persetujuan proyek.

Dengan hanya membagikan Google Doc atau Google Sheet, klien kami dapat dengan mudah mengakses ini tanpa harus masuk ke akun Gmail.

Biaya untuk agensi kami (15 orang) adalah sekitar $ 8,50 per pengguna per bulan tetapi sudah sepadan dengan investasi dan komunikasi yang efisien.

Isaac Hammelburger, Search Pros: banyak karyawan dapat mengedit dokumen yang sama secara real-time

Google Documents adalah salah satu alat yang membuat pekerjaan jarak jauh lebih mudah untuk setiap orang. Di Google docs, kemungkinan tidak terbatas. Ini sangat membantu hari ini karena sebagian besar karyawan sudah mulai bekerja dari keselamatan rumah mereka. Oleh karena itu, ini dapat digunakan untuk bekerja erat bahkan di kejauhan. Google docs adalah alat yang memungkinkan banyak karyawan mengedit dokumen yang sama secara waktu nyata. Ini hanya masalah berbagi dokumen dengan teman kerja Anda dan membuatnya dapat diedit. Ini jauh lebih mudah karena Anda mengerjakan dokumen yang sama dan Anda tidak perlu menyusun dokumen yang berbeda untuk membuat satu dokumen tunggal. Ini juga menghemat waktu karena Anda dapat mengerjakan dokumen pada saat yang sama alih-alih menyerahkan dokumen dari satu orang ke orang lain. Saya merekomendasikan tim untuk menggunakan alat ini agar memiliki alur kerja yang lebih efisien.

Riley Adams, Young and the Invested: menghemat waktu proyek

Sebagai seorang analis keuangan, saya tinggal di Google Documents, Sheets and Slides. Perangkat lunak ini memungkinkan fungsionalitas kolaborasi yang kuat dengan mengajak beberapa anggota tim dan mitra berpartisipasi dalam membuat file secara bersamaan.

Ketika input setiap orang dapat dikumpulkan pada saat yang sama, ini secara dramatis mengurangi waktu proyek dan juga menjaga terhadap duplikasi versi atau pengeditan dan saran yang hilang. Dengan menghindari semua ini dan bekerja bersama dalam dokumen-dokumen Google ini, tim dapat mencapai lebih banyak dalam waktu lebih sedikit, menghasilkan pengembalian investasi yang lebih besar untuk perusahaan dan juga untuk kelincahan yang lebih besar dalam menanggapi kebutuhan pelanggan.

Logan Burwell, Tech: Ulasan dan berita: Sistem Google bekerja sangat mulus bersama

Karena untuk menulis blog saya, saya harus menulis hampir setiap hari, saya akhirnya menggunakan Google Documents setiap hari! Ketika saya menulis draf pertama sebuah blog, saya selalu menulisnya di Google Documents terlebih dahulu. Di Google Documents, Anda dapat menulis apa saja dengan mudah, plus sangat mudah bagi saya untuk memasukkan dan mengedit tautan apa pun yang saya masukkan ke dalam artikel saya. Google Documents memiliki sistem pemeriksaan ejaan yang sangat bagus yang sering menangkap saya jika saya mengeja sesuatu yang salah atau menggunakan tata bahasa yang salah. Saya suka bagaimana Google Documents membuat semuanya begitu mudah, dan sudah pasti pilihan nomor satu saya sejauh tulisan berjalan.

Saya tidak hanya menggunakan Google Documents untuk bisnis saya, tetapi saya juga menggunakan aplikasi lain dalam keluarga Google. Salah satu aplikasi Google lain yang saya gunakan selain Docs adalah Google Sheets. Saya dapat membuat spreadsheet untuk pengeluaran, pendapatan, dan statistik untuk situs web saya. Semua sistem Google bekerja dengan sangat lancar, sehingga itulah satu-satunya hal yang saya butuhkan.