10 טיפים לפרודוקטיביות של MS Excel ממומחים

טיפים לפריון MS Excel

תוכנת הגליונות האלקטרוניים של Microsoft Office  MS Excel   משמשת למגוון גדול של יישומים, החל משמירה על רשימת פריטים מעודכנת וכלה בהפקת חשבוניות או אפילו במשחקי וידאו.

עם זאת, בשימוש עסקי יומיומי, רבים מהמשתמשים הבסיסיים כלל אינם מודעים לטיפ יעילות פרודוקטיבי של אקסל שיכול לחסוך להם זמן ואנרגיה רבה, למשל  לספור את מספר המופעים   ברשימה של אלפי ערכים, או לפשוט יותר פעולות כמו למצוא את מיקום הדמות במחרוזת ופעולות אחרות.

עם מעט אימונים, אפשר אפילו להשתמש בשימוש עסקי יומיומי בפונקציות שימושיות מאוד עם תווים כלליים של Excel, סט תווים שיכול להחליף כל אחד אחר בפורמולה. בשימוש ב- Vlookup מתקדם באקסל הם יכולים אפילו להיות חזקים מאוד.

ביקשנו מקהילת המומחים את הטיפים הטובים ביותר שלהם לשימוש ב- MS Excel, והנה התשובות שלהם:

 האם אתה משתמש ב- MS Excel באופן קבוע? מה הטיפ הבודד היחיד שעוזר לפריון היומיומי שלך בעבודה ושאתה יכול לשתף?

סטייסי קפריו, שיווק צמיחה: גיבוי מסמכי Excel שלך בענן

טיפ לפרודוקטיביות של Excel הוא גיבוי מסמכי Excel שלך בענן.

עבדתי במשך שבועות ושנים על מסמכים ספציפיים וציפיתי שהם תמיד יהיו שם, אבל אז היו לי מצבים שבהם  המחשב שלי   התקלקל בגלל בעיה של שפיכת מים או כשלים אחרים, ואיבדתי את גיליונות האקסל. עכשיו אני יודע לגבות אותם תמיד כך שאצטרך אותם גם אם יקרה משהו בלתי צפוי, וזו הסיבה שאני שומר על גיבוי מבוסס ענן בהישג יד בכל עת.

קני טרינה, חדשות Netbook: תיפטר מהעכבר ותעבור 3-5 פעמים מהר יותר!

לך ללא עכבר.

אתה מגביר את המהירות שלך 3–5X כשנפטרים מהעכבר. הדרך הטובה ביותר להתחיל ללמוד זאת היא:

• 1. לחץ על מקש ALT - תראה אותיות ומספרים מופיעים בכל התפריט, כך אתה מנווט מעכשיו
• 2. הדפיס עמוד של קיצורי מקשים (חיפוש קיצורי מקשים בתמונות google) והדביק אותו למחשב שלך

ההגעה לנוחה לשימוש באקסל ללא עכבר תארך כ 2-3 שבועות.

המפתחות ליעילות הם:

• מהירות -> עבור ללא עכבר
• אוטומציה -> למדו כיצד לכתוב נוסחאות מעולות ולעצב גיליונות אלקטרוניים באופן אינטואיטיבי

אם הייתי מדורגת 3 נוספים, הנה איך הייתי מעדיפה אותם:

• 1. עיצוב ונוסחאות בסיסיות (הכנת דוחות מדהימים למראה ומשימות אוטומטיות)
• 2. ניתוח נתונים - סינון, מיון וניתוח נתונים
• 3. הצגת נתונים - טבלאות, תרשימים ותרשימים עם ציר כפול

דייוויד ג'ונסון, מעבדות מוליטיק: התייחסות מוחלטת לתחומים אחרים

הפניות מוחלטות הצילו את חיי, אני לא גאה מדי לומר את זה. השמים נפתחו עבורי כשלמדתי להשתמש ב- '$' ליצירת אזכורים מוחלטים לתחומים אחרים. עבור הלא מבוקשים, '$' מול האות מתקן את העמודה וה- '$' מול המספר מתקן את השורה. משם ההפניות יכולות להיות יציבות כמו שצריך. זה באמת הפך את חיי להרבה יותר קלים כאשר ביצעתי ניתוח נתונים גדול במהירות.

דייוויד ג'ונסון, תואר שני במנהל עסקים, BA במדעי המחשב, עבד בתעשיית הטק במשך 20 שנה והוביל צוותים עולמיים ויוזמות טכנולוגיות בארה"ב, אירופה ו- APAC עבור חברות כמו יבמ וסונגארד. כיום הוא מנהל טכנולוגיה ראשי במעבדות מוליטיק, ובמקביל מבצע ייעוץ לניהול נתונים וטכנולוגיה בחברת Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: השתמש במילוי פלאש

להלן טיפ פרודוקטיביות אקסל מספר אחת: שלוט בשימוש במילוי הבזק. מילוי פלאש הוא פונקציה מאוד עוצמתית הנוחה בכל הנוגע לעיבוד כמויות גדולות של נתונים. במקום לעיין בנתונים בזה אחר זה, אתה יכול למעשה 'ללמד' פלאש למלא את מה שאתה צריך. הקלד את מה שאתה צריך בתא לצד הנתונים הגולמיים כמה פעמים ואז נסה אם פונקציית מילוי הפלאש לומדת זאת. לפעמים תצטרך להקליד יותר על מנת שאקסל תזהה את התבנית, אך ברגע שהיא תעשה זאת תעשה עבורך.

כדי לעשות זאת, לחץ על התא בו אתה זקוק לנתונים. ואז מצא את כפתור מילוי הפלאש. אתה יכול לראות את זה בכרטיסייה דף הבית, בחלונית העריכה אשר ניתן למצוא בחלק השמאלי ביותר של חלון האקסל. מצא את כפתור המילוי תחת AutoSum ולחץ על התפריט הנפתח. לבסוף, לחץ על פלאש מילוי וצפה בקסם. שום דבר לא יכול להיות פרודוקטיבי מאשר להיות מסוגל לספק נתונים מגליון העבודה שלך מבלי לבצע את העבודה הידנית.

אני יועץ Outreach ב- צנטריק- אפליקציית הניהול הביתית שהוצגה / הובאה בשקעים כמו NYT, בית ישן זה, נדל"ן יומי, Brit + Co ואחרים. ב- צנטריקאני עובד עם צוות התוכן שלנו על יצירת תוכן עם אופטימיזציה לקידום אתרים בנושא תחזוקת הבית, עיצוב הבית, בטיחות הבית ועוד.

הפוך למקצוען של Excel: הצטרף לקורס שלנו!

הרם את כישוריך מתחילים לגיבור עם מסלול היסודות של Excel 365 שלנו, שנועד להפוך אותך למיומן בכמה מפגשים בלבד.

להירשם לכאן

מייק ריצ'רדס, גולף איינשטיין: למידה מתמדת של עדכונים אחרונים

השתמשתי ב-  MS Excel   בעת תיעוד מידע עסקי חשוב וטריק אחד שאני חי בו הוא מוודא שאעדכני להתעדכן בעדכונים האחרונים ובקיצורי הדרך כקיצורי מקשים ונוסחאות שלא רק האיצו את עבודתי אלא גם עודדו אותי. להמשיך ללמוד. תרגול זה פיתח הלך רוח של 'כל הזמן לומד', שגרם לי להיות יותר מוטיבציה לצמוח ולהיות פרודוקטיבי.

שמי מייק ואני חובב הגולף ומייסד גולף איינשטיין, בלוג בו אני משתף את התייחסותי לכל מה שקשור לגולף!

Shayne Sherman, TechLoris: השתמש בנתוני אימות

הטיפ הטוב ביותר שלי, עם זאת, הוא די פשוט: * השתמש בנתוני אימות! * אני יודע, אני יודע, אתה צריך להיות מעבר לזה, נכון? אני מתכוון לבטח שתוכל לוודא שאתה מאיית נכון את השמות, נכון? שמע, לוקח רק זמן אחד של בילוי שעות בניסיון להבין מדוע גיליונות החישובים המקוננים שלך נשברים לפתע ואז להבין שזה בגלל העובדה שאתה מזין נתונים לא חוקיים כדי שתוכל לראות את הערך של אימות נתונים.

אני משתמש באקסל כבר שנים. בכמה מהתפקידים הקודמים שלי הייתה בדיחה שכל משימה שניתנה לי (כולל הזמנת ארוחת צהריים או עריכת תוכניות נסיעות) אוכל לבצע טוב יותר עם Excel. בכנות, כנראה שיכולתי לעשות זאת.

פולי קיי, תריסים באנגלית: מיזוג נתונים ממקורות אחרים

השימוש במאקרו של אקסל לאוטומציה של משימות עתירות זמן וחוזרות על עצמן היה מחליף משחק אמיתי, ואולי הדבר היחיד שהיה היעיל ביותר מבחינת האופן שבו Excel מייעל את העבודה שלי.

מיזוג נתונים ממקורות אחרים עם חוברות עבודה של Excel הוא דבר אחר שעוזר, ויש מעט מאוד שלא ניתן לשלב בזרימת עבודה של Excel כדי למזג אותם. שוב תוכלו לייבא אלמנטים אחרים אלה באופן אוטומטי כדי לאפשר שינוי וניתוח נתונים מאוחרים יותר.

רק העלאת שאילתה לקבלת נתונים סטטיסטיים לפני יצירת דוח מספקת תובנות מעמיקות שיכולות ליידע ניתוחים וקבלת החלטות, ומאפשרת לך לאמת ולבדוק את כל צורות התוכן השונות שלך.

לפולי ניסיון של למעלה מעשור כיועץ שיווק דיגיטלי ומנהל שיווק בכיר, ומשרת מגוון רחב של לקוחות החל מעסקים קטנים ובינוניים קטנים ועד תאגידים בינלאומיים גדולים ושמות ביתיים.

ראובן יונתן, GetVoIP: השתמש ב- HLOOKUP ו- VLOOKUP

כשלמדתי לראשונה את Excel, אני זוכר שה- HLOOKUP וה- VLOOKUP באמת פתחו הרבה דברים מדהימים שמעולם לא ידעתי שאפשר לעשות עם Excel.

כמנכל, אני עדיין משתמש בפונקציות האלה כדי לבנות לוחות מחוונים פשוטים באמת שיגררו נתונים מכרטיסיות אחרות בגליון האלקטרוני, וזה חזק לנתונים שאנחנו מעדכנים על בסיס קבוע.

Gintaras Steponkus, מדריכים מוצקים: הכינו תרשימים ותרשימים לכל גיליון אלקטרוני

בהיותי מנהל פרויקט, עלי להשתמש באקסל מדי יום. עלי לעקוב אחר המון נתונים ולנתח אותם מדי יום בכדי למקסם את שווי החברה. מצאתי את Excel ככלי החזק ביותר בהקשר זה.

אני צריך להכין דוחות מדי יום. פעמים רבות עלי להתייחס לגיליונות אלקטרוניים ישנים. זו הופכת למשימה מפחידה לעבור על כל הנתונים. לכן, אני יוצר גרפים ותרשימים של נתונים נחוצים, אותם אוכל לייצא בפורמטים אחרים כמו PDF. זה עוזר לי לציין את הממצאים במבט חטוף. זה נותן לי סקירה מהירה של האופן שבו המספרים בגיליונות האלקטרוניים קשורים זה לזה. תכונה זו הופכת להיות מועילה יותר במשימות הדחופות בהן יש לי פחות זמן להכין דוחות. עם זאת, התנאי המוקדם הוא שיש לך את כל הנתונים לפי הנחיות Excel.

שמי Gintaras Steponkus ואני משווק מדיה חברתית ב- Solidguides. מדריכים מוצקים הוא פרויקט שנוצר על ידי צוות חובבים המוקדש למחקר וכתיבת ביקורות. אנו מאוד נלהבים מהאינטרנט, ואנחנו יודעים שזה מקום ענק עמוס בשפע של מידע מזויף ומיותר. יצרנו מדריכים מוצקים כדי להפוך את האינטרנט למקום בטוח יותר לקונים, ומכיוון שאנחנו אוהבים לחקור וליידע.

אקצא טבאסאם, InsideTechWorld.com: השתמש בסיבובי כוח ופונקציות DAX

אני משתמש ב-  MS Excel   באופן קבוע לצורך ניתוח, דיווח ואחסון נתונים. עלי לערוך מדי שבוע דוח על כל התוכן, המודעות וניתוח התעבורה למשקיעים ובעלי מניות אחרים באתר החדשות שלי.

אינסטלציה באקסל יכולה להעלות את רמת הפרודוקטיביות בקפלים רבים. אינסטלציה באקסל עוקבת אחר שתי אסטרטגיות שיכולות להגדיל את התפוקה שלך, האחת היא אסטרטגיית Excel הבסיסית ואחרת היא אסטרטגיית אינסטלציה מתקדמת. באסטרטגיה יצרנית, רוב הזמן מנוצל במציאת תובנות חדשות ובשיפור מתמיד של הדוחות. זהו הליך שניתן לחזור בו אתה משפר את נתוני הדוחות במקום לשמור עליו.

במקרה של אסטרטגיה מתקדמת, אתה משתמש בציר כוח כדי להגדיל את הפרודוקטיביות שלך. כאן תקבלו מספר יתרונות. ראשית, קיבולת הטיפול בקבצים גדלה. ניתן לאחסן מיליארדי ערכים בעמודה ומיליון טבלאות לספר עבודה. שנית, על ידי שימוש בהליך יחסי במודל Power Pivot, חוברות עבודה מתקשרות זו לזו ונוצר קישור בין הטבלאות.

שלישית, החישובים הענקיים שלך נעשים בקלות באמצעות פונקציות DAX. מכאן שכל פונקציה ופונקציה הקשורה לציר כוח הופכת את המשימה לחקר, לניתוח ודיווח מאסיבית לקלה יותר.

שמי אקסה טבאסם, אשת עסקים, מייסדת שותפה ועורכת ראשית של InsideTechWorld. InsideTechWorld שואפת לספק את הטכנולוגיות והחדשות ההפעלה האחרונות, אירועי מדיה והתרחשויות פורצות דרך לקורא בכל רחבי העולם ..

פיליפ וייס, PhilipWeiss.org: נוסחאות מילוי אוטומטי באמצעות מקש הלשונית

למרות ששנאתי את לימוד אקסל, זהו אחד מאותם מיומנויות נחוצות שנוכל ליישם על היבטים רבים של עבודתנו וחיי היומיום שלנו (תקצוב וכו ').

להלן טיפ טוב לחיסכון בזמן עם נוסחאות אקסל, שרבים נוטים להתמודד איתן. אז מה שאתה רוצה לעשות הוא להשתמש במקש הכרטיסיות, המאפשר לבחור באופן אוטומטי את הנוסחאות. בדרך זו אינך צריך לבזבז זמן בהקלדתם במלואם בכל פעם. כשתתחיל למלא אותה, השדה יאכלס רשימת הצעות מ- Excel. ואז כל שעליכם לעשות הוא להזיז את מקש החץ למעלה או למטה כדי לבחור את הנוסחה שלכם, לחצו על Enter וסיימו.

אם יש בעיה עם אחת מהנוסחאות, באפשרותך לבצע באגים במהירות באמצעות בחירת הנוסחה ואז להכות על F2. לאחר מכן תוכלו לעבור בין חלקים מהנוסחה על ידי לחיצה על Shift ולחיצה על החץ השמאלי. F9 יציג את החישוב הסופי של הנוסחה, שלאחריה תוכלו להקיש על Esc כדי לשמור על הנוסחה או להזין כדי לשמור על הערך.

לאחר שהבין שחיי 9 עד 5 לא היו בשבילו, פיליפ התפטר מעבודתו בענף התעופה והחליט לטייל בעולם בתנאים שלו. נכון לעכשיו, הוא מבוסס בין ניו יורק לקמבודיה, הוא נווד דיגיטלי במשרה מלאה ומייסד בלוג הנסיעות שלו, PhilipWeiss.org.

אקסל שלם למתחילים בווידיאו לשנת 2019