オフィスの生産性を高めるためのGoogleドキュメントの34のヒント

自宅で仕事をしたり、他の人とドキュメントを共有したりするために最もよく使用されるツールの1つであるGoogleドキュメントは、コンピューターで行われるさまざまな種類の仕事の本質的な部分ではなく、コンピューターにインストールされている標準のオフィスプログラムにほとんど取って代わりました。

Gmailアカウントから、またはGmailアカウントなしで、さまざまなGoogleアプリを使用して、ソフトウェアをインストールせずに、Googleドキュメントを使用した高度なテキストドキュメント、Googleスプレッドシートを使用したスプレッドシート、Googleスライドを使用したプレゼンテーション、Googleフォームを使用したフォームなどをオンラインで作成できます。

いくつかのエキスパートのGoogleアプリの使用のヒント、特にGoogleドキュメントの助けを借りて、Googleのメモ帳をオンラインで使用するだけでなく、ビジネス全体やオンラインで共同作業者を管理することもできます。 Googleスイート。

バージョン履歴から高度な機能まで、Googleドキュメントを最大限に活用するためのヒントをコミュニティに尋ねました。ここに彼らの答えがあります。

Googleドキュメントを使用してビジネスドキュメントを処理していますか？それらをオフィスの生産性のために使用する上で何か良いヒントはありますか？コラボレーション機能をうまく利用しましたか？

AutoInsuranceEZ.comのMelanie Musson：下書きを保存して全員に再送信する必要はありません

私はGoogleドキュメントを使用してビジネスドキュメントを毎日処理しています。チームのメンバーとコラボレーションするために、チームのメンバーが編集できる設定を選択します。右上隅には青い「共有」ボタンがあります。それをクリックし、詳細設定に移動して、ドキュメントを開くことができるユーザーを選択します。次に、プルダウンメニューから[編集可能]を選択します。

チームがアクセスできると、「コメント」オプションを使用して質問したり、情報を追加したりします。チームメンバーは、編集を行ったり、編集の提案を行うこともできます。

チームの全員がリアルタイムでアクセスできるため、コラボレーションにGoogleドキュメントを使用すると便利で生産的です。下書きを保存して全員に再送信する必要はありません。元のドキュメントが進化するにつれ、チェックし続けることができます。

Stacy Caprio、成長マーケティング：エクスプローラでドキュメントを残さずに執筆および調査

Googleドキュメントを使用するためのヒントの1つは、データ探索機能を使用すると、ドキュメントを離れることなく作成および調査できることです。データ探索機能を使用すると、書き込み中にGoogleを検索して調査と回答を探すことができるため、書き込み中にタブを変更したり、Googleドキュメントの外をクリックしたりする時間を無駄にする必要がありません。

James Canzanella、Isolated Marketing Nights：トピックに基づいたフォルダーがあります

私は何年もの間、Googleドキュメントを使用してビジネスドキュメントを処理してきました。すべてのファイルを整理したフォルダを維持することをお勧めします。時間の経過とともにファイルが山積みになり始める可能性があり、特定のファイルを探すのにあまり時間をかけたくない場合があります。トピックに基づいたフォルダを用意することをお勧めします。たとえば、経費、収入、事業計画など、それが何であってもかまいません。

時間が経つにつれ、あまりアクセスしないという事実を踏まえて、前の年の新しいファイルを追加できます。しかし、あなたがまだそれらにアクセスする必要があるなら？あなたはいつもどこを見ればわかるでしょう。きちんと整理されていることは基本的なヒントのように聞こえるかもしれませんが、ファイルとドキュメントが山積みになるにつれて、それははるかに重要になります。

Calloway Cook、Illuminate Labs：組織外の人だけが閲覧できるようにする

組織外のユーザーとドキュメントを共有する場合は、アクセス設定を必ず変更してください。 Googleドキュメントや共有コラボレーションソフトウェアにあまり詳しくない人がドキュメントを直接編集することはよくありますが、これは通常は望ましくありません。

会社のドキュメントへのアクセスは、表示のみ、または特定の場合にはコメントのみに制限する傾向があります。投資家向け提案資料のようなものについては、その資料は再利用され、他の潜在的な投資家に送信されるため、組織外の人にのみ閲覧を許可することは理にかなっています。

ヴィンセント・リー、著者：インプットのためにチームを招待

クライアントのブランド開発における私のプロセスの一部として、私は彼らのブランドストーリーを構築することから始めます。 Googleドキュメントは、情報を記録するための私の頼りになるものであり、必要に応じて、編集機能またはコメント機能を与えることによって、チームに情報を入力するよう招待します。元のテキストが保持されるように、編集中は必ず「提案」機能を選択してください。編集ではなくフィードバックのみが必要な場合は、コメントの方が便利です。特定の段落を強調表示して、コメントのリクエストを特定の人に（メールアドレスを介して）割り当てることができます。コメント機能は、ドキュメントの最終バージョンに至る決定を追跡するための優れた方法でもあります。

Google Docも、近刊の本を書くときに役立ちます。編集者にコンテンツの審査を依頼することができ、コメントツールを使用して、方向やアイデアの変更をアドバイスできます。そして、最終的な原稿を準備するときに、章のタイトルをヘッダーとしてフォーマットするだけで、目次を自動的に生成できます。各章の長さを同じに保つ必要があるため、ワードカウント機能も優れたツールです。

Dan Bailey、WikiLawn：履歴機能を学び、コメントを解決する

Googleドキュメントを共同で使用するための私の最高のヒントは、履歴機能を学び、誰がいつコメント/編集するかについて何らかのプロセスを持つことです。履歴の場合、変更内容の記録を確認し、変更をロールバックできます。これは、誰かが元に戻す必要がある何かを変更した場合、または個々の従業員が貢献したものを確認したい場合に重要です。

[ドライブに保存されたすべての変更]をクリックすると、最近の変更を示すビューが開きます。色分けされているので、誰が何をしたかを確認できます。ドキュメントをクリックすると、ドキュメントが見やすくなり、必要に応じて元に戻すことができます。

編集やコメントに関しては、ワークフローを工夫して、他の人がお互いにまたがらないようにしてください。ある人がドキュメントの下書きを作成する場合は、別の人に行って高レベルのやり直しをしてもらいます。次に、それを草案作成者に送り返して変更を許可し、より重要な分析のためにすぐに送信します。対処するコメントを解決し、まだ質問がある場合は残してください。

これにより、物事がスムーズに移動し続けるはずです。

Josephine Ison、イベントエンターテイナー：Googleドキュメントを使用した分単位のスケジュール

タレント/アーティストの予約代理店として、* Googleドキュメントは、スムーズな方法でチームに情報を提供する方法の中心です。*予約の大部分はライブイベントであり、これらには最新のスケジュールが必要です。これがG-Docsが重宝するところです。ライブドキュメントは関係するすべてのメンバーに共有され、タイミングと要件に変更が加えられた場合、これらの通知は電子メール通知を介してライブでプッシュされます。これにより、追加の管理作業が大幅に削減され、コミュニケーションが明確かつ明確になります。

Sherese Patton、SLP Media Relations：送信する前にPDFドキュメントを作成

広報担当および広報コンサルタントとして、私はいつも外出しています。ほとんどの場合、ラップトップを持っていき、スペースに余裕がある場合はワークステーションをセットアップする必要があります。したがって、契約ファイルにアクセスできることは非常に役立ち、重要です。契約の作成や新しいクライアントのオンボーディングに関するアンケートにGoogleドキュメントを頻繁に使用しています。どこにいてもGoogleにアクセスできます。つまり、どこでもGoogleにアクセスできるため、ドキュメントの作業を続けて簡単に共有できるので、はるかに簡単でストレスが軽減されます。

私が与えることができる最高のヒントは、契約提案のためにこのアプリを利用することです。ドキュメントが完成したら、ドキュメントの作成者と簡単に共有できます。クライアントが知らないうちに変更を加えたくないので、送信する前にPDF文書にすることをお勧めします。ただし、チームとドキュメントを共有している場合は、別の色で修正します。そうすれば、いつ修正が行われたかを知ることができます。私は他のPRプロと協力してきましたが、色を指定することが最善の方法であることがわかりました。このツールは素晴らしく、本当にフィーバーセーバーです！

James McGrath、ヨレボ：提案ツールを使用してドキュメントの所有者に通知する

私たちが非常に役立つと思いますが見逃しがちな機能の1つが提案です。右上にあります。通常は編集が選択されますが、それをクリックして[提案]を選択すると、元のテキストと新しいテキストの両方に加えられた変更はページに残ります。ページの右側に対応するバブルが作成され、提案が強調表示されます。

これらの提案が行われると、ドキュメントの所有者に通知され、変更を承認または拒否できます。承認された場合、編集が適用されます。拒否された場合、ドキュメントは元の形式に戻ります。

各提案は個別に評価できます。

この関数は、基本的には簡単に評価できるドキュメントのレッドラインバージョンであるため、非常に役立ちます。

Rafa、ホームスクールスペインアカデミー：便利なショートカットを学びましょう

Googleドキュメントを使用してすべてのブログ投稿を管理し、公開の準備ができていることを確認しています。私たちは長い間リモートで作業してきたので、コメント機能は、ライターとエディターの間のディスカッションを促進するのに非常に役立つことが証明されています。この機能により、自分のペースで作業できるようになるだけでなく、編集プロセス全体の記録が残されるため、単語が滞留することもありません。

Googleドキュメントを通じて生産性を向上させる別の方法は、いくつかの便利なショートカットを学ぶことです。ライターとして、ワードカウント（CTRL + SHIFT + C）やヘッダーの導入（CTRL + ALT + 2）などのショートカットは、効率的で快適なエクスペリエンスを書くための優れた方法です。ヘッダーを使用してドキュメントを整理している場合は、ドキュメントの左側にあるサイドバーからタイトルをすばやく移動することもできます。これにより、大きなドキュメントを簡単に処理できます。

Ahmed Mir、Nature and Bloom：共有可能なリンクの作成、コメント、ヘッダーの使用

私はeコマースおよびアフィリエイトビジネスの創設者であり、Googleドキュメントを介してフリーランスのライターや編集者と頻繁に協力しています。

そのため、私のようなオンラインビジネスの生産性に関するヒントをいくつか紹介します。

• ドキュメントをライターに渡すための共有可能なリンクを作成します。このリンクは、編集者とSEOチームがリアルタイムで確認できます。権限を調整して、特定のユーザーに編集/読み取り専用を許可したり、リンクを知っている全員に必要に応じて編集を許可したりできます。
• コメント@機能を使用して特定のチームメンバーにコメントを追加するためにドキュメントを修正する必要がある場合は、フィードバックへの電子メールを介してチームメンバーを自動的にナッジします。
• ヘッダーを使用して、ドキュメントを調整せずに直接Webサイトに貼り付けるために準備されたSEO対応の形式に文書を分解します。

Marc Bromhall、初心者Surf Gear：スプレッドシートから直接メールを送信します

私たちはビジネスを管理するために4年以上にわたってGoogleスイートを使用しています。生産性を高めるために発見した気の利いた機能の1つは、スプレッドシートから直接メールを送信することです。これは、チームの複数のメンバーと常にコミュニケーションをとっているプロジェクトマネージャーまたはチームリーダーに最適なツールです。会議を終了したところで、会議にさまざまなチームメンバーに委任する必要のあるアクションポイントがいくつかあったとします。これらのユーザー全員に個別にメールを送信する代わりに、Googleシートを使用して、誰が何をする必要があるかを記録できます。

最初の列にはあなたの電子メールを入れ、2番目の列には彼らがする必要があることについてのメモを入れます。会議が終了してシートが完成したら、必要なのは、コードをコピーしてGoogle Script Editorに貼り付けることだけです。このコードは、Googleスプレッドシートの[ツール]タブにあります。コードを貼り付けたら、ページの上部にある[メールを送信]をクリックするだけで、数秒ですべてのチームメンバーに個別のメッセージがメールで送信されます。このツールにより、長年にわたって時間を大幅に節約でき、Google Suiteの多くの機能の1つとなっています。

Shreeram Thapaliya、ネパールトレックハブPvt.Ltd：異なる形式でエクスポートして印刷

昨年からグーグルドキュメントを使っています。これは、Gmailに続いて、Googleにとって最も驚くべきことです。私もGoogleスプレッドシートを使用しています。 Microsoftのドキュメントと比較して、ビジネスではgoogleのドキュメントを使用するのがとても良いと思います。ドキュメントを一度に共有して編集できるさまざまなオプションがあり、複数のユーザーが編集して、各ドキュメントの最終版を簡単に取り出すことができます。従業員の時間を節約できます。 Microsoft Wordでできることすべて、Googleドキュメントでできること。このドキュメントはGoogleドライブにもバックアップされます。ここに入れたくない場合は、Wordファイル、PDFファイル、その他の拡張子など、さまざまな形式でエクスポートすることもできます。印刷物を取得したい場合は、ここから直接印刷できます。これ以外に何が必要ですか？文法チェックのオプションがとても好きです。このGoogleドキュメントを使えば、とても良い文章を書くことができます。 Googleドキュメントでメールを書いて送信することさえあります。ほとんどの機能を使用したと思います。それが残っている場合は、毎日2〜3時間使用しているので、すぐに学習します。また、Googleドキュメントでは単語や文字がカウントされないこともわかりました。

Tacuna SystemsのJoe Flanagan：チームメンバーに通知して通知する

私は長年Googleドキュメントを共同で使用しています。このツールを使用すると、ファイルを簡単に作成および共有できます。共有ファイルへのアクセスを表示、コメント、または編集に制限できるため、Googleドキュメントでも完全に制御できます。

Googleドキュメントの生産性に関するヒントには、次のものがあります。

• ドキュメントのコメントでチームメンバーに言及して、コメントが確実に通知されるようにします。
• 会社の専門用語を辞書に追加する
• ブックマークを使用して長いドキュメントをナビゲートする

ケンエウロ、スミス＆エウロ法律事務所：招待状を共有するときの編集権限を理解する

Googleドキュメントで社内の従業員と共同作業する場合は、招待を共有するときに編集権限を理解する必要があります。 Googleドキュメントでの共同作業に問題があった時間の90％は、送信者が「リンクを知っている全員に編集を許可する」を選択しなかったことが原因です。これは簡単な修正であり、1秒しかかかりません。受信者がドキュメントを編集できるようにする場合は、このオプションを必ず選択してください。ただし、ドキュメントをパーティーに送信して、そのドキュメントを表示できるようにする場合は、編集権限を「閲覧可能」のままにしておきます。 3番目の許可「コメント可能」があります。これにより、受信者はドキュメントにコメントできます。この権限は、フィードバックのためにドキュメントをクライアントに送信したり、上司にレビューのために送信したりするときに役立ちます。

Norhanie Pangulima、SIAエンタープライズ：保存されたバージョン履歴と音声入力を使用する

Googleドキュメントは、筆記作業で常に使用するGoogleアプリの1つです。 Googleドキュメントを介してオンラインでMicrosoft Wordを使用するという概念は私にとって非常に役立ちます。特に、停電が発生したり、誤ってプログラムを終了したりすると、編集内容が保存されず、変更が失われることがあります。このアプリには、ほとんどの人が知らない多くの機能があります。1つ目は、このアプリでは、1つのドキュメントで同時に200人の閲覧者が同時に閲覧できることです。

チームのコラボレーションに最適なツールの1つです。

ここでは、Googleドキュメントの2つの便利な機能とそれらの使用方法のヒントを示します。

• 1.保存されたバージョン履歴。 Googleドキュメントは、行われたすべての編集を自動的に保存します。 [ファイル]メニューをクリックすると、バージョン履歴を表示し、ドキュメントとそのユーザーに加えられた変更を追跡できます。
• 2.音声タイピング。この機能は、メモを書く場合や、頭に浮かんだことを書くことに集中し、後で編集する場合に非常に便利です。 Googleドキュメントでは、口述のように言う単語を入力できます。これを使用するには、[ツール]、[音声入力]の順にクリックします。

Philip Weiss、PhilipWeiss.org：Tabキーを使用して数式を自動選択します

Googleドキュメントですべての機能の使用方法を学ぶのは混乱する可能性があるため、GoogleドキュメントでExcelを使用するのに苦労しています。特にフォーミュラに関しては、これは私たちのほとんどの非金融タイプにとって悪夢です。私はExcelの学習が嫌いでしたが、それは私たちが仕事や日常生活の多くの側面に適用して物事を整理しておくことができる必要なスキルセットの1つです。

Excelの数式を使用して時間を節約するための私のお気に入りのヒントを以下に示します。だからあなたがしたいのは、数式を自動選択できるようにするタブキーを使うことです。これにより、毎回完全に入力する時間を無駄にする必要がなくなります。入力を始めると、フィールドにExcelからの候補のリストが表示されます。次に、矢印キーを上下に動かして数式を選択し、Enterキーを押して完了します。

数式のいずれかに問題がある場合は、数式を選択してF2キーを押すと、すばやくデバッグできます。次に、Shiftキーを押しながら左矢印キーを押すことで、数式の一部を循環できます。 F9は数式の最終的な計算を表示します。その後、Escを押して数式を保持するか、Enterキーを押して値を保持します。

ポリー・ケイ、イングリッシュ・ブラインド：原作者までの作品をたどる

私たちは、セキュリティ上の懸念から、またはこのコンテキストではより高速で効率的であるため、独自のドキュメントドライブまたは会社のイントラネットへのアクセスを提供したくないフリーランサーやサードパーティの請負業者とのコラボレーションにGoogleドキュメントを使用しています。 Googleドライブ経由で仕事に取り掛かります。

実質的に誰もがGoogleアカウントを持っているため、個々のフォルダーの共有設定を細かく調整できるため、これにより、ファイルの所有権を転送し、同じ場所にある複数の請負業者からの作業を照合し、コンテンツを編集および修正し、作業を追跡できます。イベントのずっと後の元の著者。

また、セキュリティ、整合性、または機密性を損なうことなく、複数の異なるプロジェクトまたはクライアントのフォルダーをすべて同じ場所で管理し、適切にパーティション化してアクセス許可を割り当てることができるので、フリーランサーや請負業者にとっても便利です。他のクライアントのコンテンツの。

Esther Meyer、新郎ショップ：音声入力を試し、権限を設定し、スペルチェッカーを使用する

しばらくGoogleドキュメントを使用しています。ビジネス用でも個人用のドキュメントでも、非常に便利なので、私の選択したアプリケーションです。 Googleドキュメントを使用すると、リモートでの作業がはるかに簡単になります。私にはリモートチームがあり、私たちが共同で作業するのは通常のことです。そのため、Googleドキュメントは私たちにとって天の恵みです。

これは、Googleドキュメントを効果的に使用するための私のヒントです。

• 1.音声入力を試します。あなたがタイプするより速く考えるような人なら、これはあなたにとって素晴らしい機能かもしれません。 Ctrl + Shift + Sを使用して機能を起動し、離れて話します。 Googleが入力を行う様子をご覧ください。ただし、フォーマットを行うだけでなく、常に正しい単語が得られるとは限らないため、編集を行う準備をしておいてください。
• 2.権限を適切に設定します。ドキュメントを共有するときは、ユーザーに与えるアクセスがユーザーのニーズに適していることを確認してください。編集、表示、またはコメントできるようにすることができます。
• 3.すばらしいスペルチェッカー。 Googleドキュメントには、インテリジェントなスペルチェックと文章校正機能があります。このツールはほとんどの部分でエラーを正確にキャッチするため、このツールを使用すると文章が悪くなることはありません。キャリアに関しては、文法は非常に重要です。キャリアの最初の10年以内にディレクターレベルのポジションに昇進できなかったプロフェッショナルは、ディレクターレベルの同僚の2.5倍の文法ミスを犯したためです。

Oksana Chyketa、BreatheWeb.com：ショートカットと組み込み関数を使用する

私は本当にGoogleシートでの作業を楽しんでいます。これは、私のドキュメントがGoogleドキュメントと密接に関連しているので素晴らしいです。したがって、ショートカットのすべてを学ぶことは私のような人々にとって必需品です。 Googleシートのショートカットを使用すると、時間を徐々に節約でき、より重要な問題に集中できます。私のお気に入りのコマンドは、Ctrl +セミコロンキー（現在の日付を挿入するため）、Ctrl + pageUp / pageDown（シート間を移動するため）、Ctrl + Shift + V（プレーンテキストのみを貼り付けるため）、および私が常に使用する多くのコマンドです。 。

しかし、あなたと共有できるGoogleシートでの作業中の最良のヒントは、関数を使用することです。それらは本当に驚くべきものであり、印象的な結果を生み出すのに役立ちます。たとえば、私は通常= REGEXEXTRACT関数を使用してURLからドメインを取得し、これを= VLOOKUPを使用して別のシートでデータ（ある場合はtrue / false）を検索します。そしてもちろん、= UNIQUE式。

重複を示す簡単な方法があります-UNIQUE関数を使用します。基本的に、UNIQUE式は範囲を調べ、そこからすべての一意の値を引き出します。これは、大量のデータを扱うワークフローをスピードアップしたい人にとって有益です。たとえば、さまざまなソースから生成された見込みのある機会の範囲が拡大している場合、データを繰り返し処理するため、物事の速度が低下します。したがって、UNIQUE機能がなければ、今よりも機会（キーワード、Webサイト、電子メール）のレビューに多くの時間を費やすでしょう。そして、この関数の良いところは、数字とテキストの両方で機能することです。

Milos Djordjevi、SaveMyCent：Googleドキュメントで直接ドキュメントを翻訳

普段はたくさんの人とコラボレーションしているので、コメントを多用しています。 Googleドキュメントで変更を加えるのは非常に簡単なので、すべての人が時間どおりに気付かない場合があります。そのため、私は常にコメントでpingを送信し、実際に変更する前に、すべての変更に同意することを確認しています。 1つのドキュメント内で非常に活発なチャットをしていると感じることがあります。ただし、これにより、すべての情報を1か所で管理できます。

また、ドキュメントを他の言語に翻訳する必要がある場合もあります。 Googleドキュメントの[ツール]メニューから直接実行できるのが気に入っています。幸い、私は通常、他のいくつかの言語しか必要としないので、この翻訳は非常に優れています。翻訳をチェックするだけの編集者がいるので、時間を大幅に節約できます。

Jeff McLean、マクリーン会社：Googleドキュメントには、どこでも共同作業できる無料のアプリがあります

ブログの投稿からメールテンプレートまで、Googleドキュメントで共同作業を行っています。 Googleドキュメントは、チームとコンテンツを共有し、プロジェクトで効果的に共同作業するための最も簡単なツールです。多くの人々は、Googleドキュメントに無料のアプリがあることを知らないので、モバイルデータがあればどこでもチームと共同作業できます。アプリは非常にユーザーフレンドリーであり、デスクトップバージョンとは異なるアプリ内の機能制限に遭遇したことはありません。 Googleドキュメントは重要な担当者とのみ共有するようにしてください。同時にドキュメントを編集するメンバーが多すぎると、状況が少し乱雑になる傾向があります。これに対処するために、私は通常、Google Docを各メンバーに個別の時間に個別に送信します。そのため、メンバーは中断することなく、ドキュメントに必要な編集を加えることができます。

Julie Singh、TripOutside：完成したドキュメントは表示のみ、その他は編集

Googleドキュメントを頻繁に使用して、プロジェクト、アイデア、イニシアチブ、成果物をリモートチームと共有しています。ドキュメントをリアルタイムで共有し、ドキュメントを表示および編集できるようにすることは、私たちのビジネスにとって非常に重要であり、Googleドキュメントを使用することで非常に簡単になりました。ドキュメントやスプレッドシートを作成して、チームがアクセスしたり、指示を追加したり、完了した作業を簡単にレビューしたりできます。完成したドキュメントの表示専用アクセスと、処理中で他のチームメンバーが更新するドキュメントの編集アクセスの両方に、共有リンク機能を使用します。

Googleドキュメントは私たちのビジネスにおける重要なコラボレーションツールです！

ジョージハマートン、ハマートンバルバドス：文書が完成しているかどうかを明確にする

私は仕事と娯楽のために旅行するのが大好きな人々で構成された中小企業を経営しています。特に定期的に英国とバルバドスの間を飛んでいますが、1年の大部分を以前よりも世界のさまざまな地域のチームと過ごしています。 –これはいくつかのユニークな技術課題を提起します。

始めたばかりで、2人でオフィススイートとDropboxを使用していたとき、ビジネスが成長するにつれて、「このドキュメントに記載されていますか」というゲームがビジネスにとって窒息するようになったため、次のことができるツールが必要だと判断しました。何も考えずにコラボレーションします。私たちはコラボレーションを促進するスイートに変更する必要があり、そのために、リモートチームの誰もが認めるコラボレーションの王様と協力し、それがGoogleドキュメントでした。

今では、Googleドキュメントをほぼすべてに使用しています。摩擦を取り除くのは素晴らしいことですが、スプレッドシートを更新するために順番を待つ必要はありません。最近のポータブルオフィスは、iPhone、MacBook、Google Suite、およびWebブラウザで構成されています。適切なツールのシンプルなセットを使用して、どこからでも一緒に作業できます。

一番のヒントは、ドキュメントが進行中のドキュメントであり、ドキュメントが完成したときであることを明確にすることです。公開のためにドキュメントをエクスポートするときと同じように、他の誰かの未完成の編集がドキュメントに表示されるのは望ましくありません。

Md Mohsin Ansari、部隊メッセンジャー：戻って、削除した古いファイルを取得します

Googleドライブには、バージョン管理を処理する独自の方法があります。これにより、以前に戻って、削除した古いファイルやファイルの古いバージョンを取得できます。 Googleドライブがバージョン管理を処理する方法は、ドキュメントの最大100リビジョンまたはドキュメントごとに30日間のバージョンを保存することであり、これは合計保存容量にカウントされます。ゴミ箱フォルダは、削除されたファイルを保存するために使用され、ゴミ箱フォルダが削除されると、ファイルは永久に失われます。

Mason Culligan、Mattress Battle Inc .: Google Docsを織機で使用して画面レコードを共有する

リモートチームにGoogleドキュメントを使用させることで、生産性が向上しました。私が彼らから得たフィードバックから、コメントと提案機能は、特に異なるタイムゾーンのチーム間でコラボレーションするための効率的な方法です。複数のユーザーがリアルタイムで同時に編集できます。さらに、誰もがクラウドストレージ内のファイルにアクセスできます。

Googleドキュメントを活用することで、チーム間、特にリモートチーム間の仕事の調整の遅れが減少します。

Googleドキュメントのコメント機能と提案機能に加えて、私のベストプラクティスの1つは、LoomでGoogleドキュメントを使用することです。特定のファイルについて話している自分と画面を記録し、それを通して従業員に話します。そうすることで、長いメールやチャットメッセージを必要とせずに説明する時間を大幅に節約できます。

Googleドキュメントを使用すると、チームとして一緒にいないというギャップを埋めることができます。

Will Bachman、Umbrex：Googleスライドでインタビューノートを作成する

私たちのチームは、最新バージョンへのコラボレーションやリアルタイムアクセスを必要とする幅広いタスクにGoogleドキュメントを積極的に使用しています。

たとえば、専門家へのインタビューを伴うプロジェクトでは、1人のチームメンバーがGoogleスライドでインタビューノートを作成します。私たちはこのGoogleスライドドキュメントをクライアントと共有して、収集している最新の洞察を全員がリアルタイムで確認できるようにします。毎週の進捗レビューを待つ必要はありません。

現在、独自のコンサルティングプラクティスのセットアップ方法に関するコースを作成する最終段階にあります。このコースには、90の短いビデオと、20を超えるダウンロード可能なツールとテンプレートが含まれています。このプロジェクトの取り組みを調整するためにGoogleシートを使用しています。ビデオエディター、Webサイトエディター、およびコースクリエーターとアクセスを共有し、フィードバックが提供されたとき、最終ドラフトビデオが終わったときに、ビデオの最初の下書きの編集が完了したときに全員がリアルタイムでステータスを更新できるようにしました返信され、動画がウェブサイトに追加されたとき。

ニコラ・バルディコフ、ブロシックス：文書であなたの話し言葉をテキストに変えましょう

私たちは今、激しい音声検索の時代に入っているので、知りたいと思われるかもしれないGoogleドキュメントに関するいくつかのトリックがあります。指で休憩して、ドキュメントで話し言葉をテキストに変換できることをご存知ですか？コンピューターにマイクが付いている限り、必要なことは、[ツール]メニューを開いて[音声入力]を選択するか、Ctrl-Shift-S（またはCmd-Shift-S）を押してから発声するだけです。ドキュメントでは、Googleの標準の音声テキストシステムを使用して、発言内容を把握し（ほとんどの場合）、ページに表示します。さらに、ドキュメントの音声文字変換機能では、句読点や段落の書式の一般的な形式のコマンドを読み上げることもできます。ピリオド、カンマ、疑問符などを発声したり、新しい行や新しい段落などを指示したりできます。休憩を取りたい場合は、聞くのをやめて、続行する準備ができたら再開と言ってください。

Edgar Suppes、グレイルファイ：バージョン履歴には、編集されたパーツが表示されます

これが私のお気に入りのGoogleドキュメントのヒントです。

それはバージョン履歴と呼ばれ、この小さな機能は私の過去を数回救いました。バージョン履歴機能を表示するには、[ファイル]、[バージョン履歴]の順にクリックする必要があります。ドキュメントの右側にパネルが開き、その特定のドキュメントのさまざまなバージョンが表示されます。古いバージョンをクリックすると、docファイルのどの部分が編集されたかを確認できます。

Flynn Zaiger、Scottsdale SEOオプティミスト：方程式は他のデータツールへの接続を利用します

多くの人々はGoogleドキュメントを単にオンラインのMicrosoft Officeスイートとして扱いますが、オンラインであるためにのみ利用できる多くのツール、数式、機能があり、それらはビジネスにとってはるかに有利なツールにすることができるものの一部です使用する所有者。私のお気に入りの機能のいくつかは、数式ImportRangeとImportDataです。これらは、他のデータツールまたはワークシートへの接続を特に利用しているためです。 ImportRangeは、異なるワークシートだけでなく、ワークスペース全体を接続するのに最適です。他のMicrosoft Sheetsファイルのデータを組み込むことができます。これにより、特定の部分を計算しながら、他のファイルへのアクセスを制限することができます。一方、ImportDataおよびImportXMLを使用すると、.CSVファイルからの情報を利用できるようになります。これにより、データテーブルが開き、オンラインで一般的に使用されている形式で利用できるさまざまな情報を使用できます。最後に、.CSVまたは.XMLファイルにきちんとフォーマットされていないデータが必要な場合は、ImportHTMLを使用して、任意のWebサイトをワークシートに取り込むことができます。

Jason Parks、メディアキャプテン：ログインせずにドキュメントを共有

G Suite for Businessの利用をお勧めします。

私たちの代理店は、プロジェクトの承認を得るためにクライアントと多くのやり取りを行っています。

GoogleドキュメントまたはGoogleスプレッドシートを共有するだけで、クライアントはGmailアカウントにログインしなくても簡単にアクセスできます。

私たちの代理店（15人）のコストは、ユーザーあたり月額約8.50ドルですが、投資に見合う価値があり、コミュニケーションが合理化されています。

アイザックハンメルバーガー、検索のプロ：複数の従業員が同じドキュメントをリアルタイムで編集できます

Googleドキュメントは、誰でも簡単にリモートで作業できるようにするツールの1つです。 Googleドキュメントでは、可能性は無限です。ほとんどの従業員が自宅の安全から仕事を始めているので、これは今日最も役立ちます。したがって、これは遠くからでも緊密に動作するように使用できます。 Googleドキュメントは、複数の従業員が同じドキュメントをリアルタイムで編集できるツールです。ドキュメントを同僚と共有して編集可能にすることだけが重要です。同じドキュメントで作業していて、異なるドキュメントをコンパイルして単一のドキュメントを作成する必要がないため、これははるかに簡単です。また、ある人から別の人にドキュメントを渡すのではなく、同時にドキュメントで作業できるため、時間の節約にもなります。私は間違いなく、チームがこのツールを使用してより効率的なワークフローを行うことをお勧めします。

Riley Adams、Young and the Invested：プロジェクトのリードタイムを短縮

私は財務アナリストとして、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドに住んでいます。このソフトウェアは、複数のチームメンバーとパートナーが同時にファイルの作成に参加することにより、強力なコラボレーション機能を実現します。

すべての人の入力を同時に収集できる場合、これによりプロジェクトのリードタイムが大幅に短縮され、バージョンの重複や編集や提案の欠落から保護されます。これらすべてを回避し、これらのGoogleドキュメントで一緒に作業することにより、チームはより短い時間でより多くのことを達成できるため、会社の投資収益率が向上し、顧客のニーズへの対応の俊敏性が向上します。

ローガンバーウェル、テック：レビューとニュース：Googleシステムは非常にシームレスに連携しています

私のブログを書くためには、ほぼ毎日書く必要があるため、毎日Googleドキュメントを使用することになります。ブログの最初の下書きを書いているときは、常に最初にGoogleドキュメントで書きます。 Googleドキュメントでは、何でも簡単に書くことができます。また、自分の記事に挿入するリンクを入力して編集するのも非常に簡単です。 Googleドキュメントには非常に優れたスペルチェックシステムがあり、スペルが間違っていたり、文法が間違っていたりする場合によく利用されます。 Googleドキュメントですべてがとても簡単にできるのが気に入っています。書くことに関しては、これが間違いなく私の一番の選択肢です。

私のビジネスではGoogleドキュメントを使用しているだけでなく、Googleファミリーの他のアプリケーションも使用しています。ドキュメント以外に使用している他のGoogleアプリケーションの1つがGoogleスプレッドシートです。ウェブサイトの費用、収益、統計のスプレッドシートを作成できます。すべてのGoogleシステムは非常にシームレスに連携しているため、本当に必要なのはそれだけです。