34 „Google“ dokumentų patarimai, kaip padidinti jūsų biuro produktyvumą

„Google Docs“ yra viena iš labiausiai naudojamų įrankių darbui namuose ir dalijimuisi dokumentais su kitais žmonėmis. Tai nėra esminė daugelio skirtingų tipų darbo, vykdomo kompiuteryje, dalis ir beveik pakeitė standartines kompiuteryje įdiegtas biuro programas.

Pradėję nuo „Gmail“ paskyros ar net be jos, skirtingos „Google“ programos leidžia kurti internete, neįdiegus jokios programinės įrangos, patobulintus teksto dokumentus su „Google“ dokumentais, skaičiuokles su „Google Sheets“, pristatymus su „Google“ skaidrėmis, formas su „Google“ formomis ir dar daugiau!

Naudodamiesi keliais ekspertų „Google“ programų naudojimo patarimais, ypač „Google“ dokumentais, naudosite ne tik paprastą „Google“ užrašų knygelę internete, bet ir galėsite valdyti visą verslą ir savo bendradarbius naudodami internetą. „Google Suite“.

Nuo versijų istorijos iki pažangių funkcijų paklausėme bendruomenės, kokie yra jos patarimai, kaip maksimaliai išnaudoti „Google“ dokumentus. Čia yra jų atsakymai.

Ar tvarkote verslo dokumentus naudodami „Google“ dokumentus? Ar turite kokių gerų patarimų, kaip juos naudoti biuro produktyvumui? Ar sėkmingai naudojote bendradarbiavimo funkcijas?

Melanie Musson, „AutoInsuranceEZ.com“: nereikia išsaugoti juodraščio ir visiems siųsti pakartotinai

Aš kasdien naudoju „Google“ dokumentus verslo dokumentams tvarkyti. Siekdami bendradarbiauti su tais, kurie yra mano komandoje, mes pasirenkame parametrus, kuriuos naudodamiesi komandos nariai gali taisyti. Dešiniajame viršutiniame kampe yra mėlynas mygtukas „bendrinti“. Spustelėkite tai, tada eikite į išplėstinius nustatymus ir pasirinkite, kas gali atidaryti dokumentą. Tada išskleidžiamajame meniu pasirinkite „gali redaguoti“.

Kai komanda turi prieigą, jie naudojasi „komentarų“ galimybe užduoti klausimus ar papildyti informaciją. Komandos nariai taip pat gali taisyti arba siūlyti pakeitimus.

Patogu ir naudinga naudoti „Google“ dokumentus bendradarbiaujant, nes visi komandos nariai gali turėti prieigą realiuoju laiku. Nereikia išsaugoti juodraščio ir visiems siųsti iš naujo. Jie gali tiesiog nuolat tikrinti originalų dokumentą, jam tobulėjant.

Stacy Caprio, augimo rinkodara: rašykite ir tyrinėkite nepalikdami dokumentų naudodami „Explore“

Vienas patarimas, kaip naudoti „Google Docs“, yra tai, kad galite rašyti ir tyrinėti neišeidami iš dokumento, kai naudojate funkciją Naršyti. Naudodamiesi funkcija „Naršyti“ galite ieškoti ir tyrinėti „Google“ tyrimams ir atsakymams rašyti tuo pačiu metu, kad jums nereikėtų gaišti laiko keičiant skirtukus ar spustelėjant „Google“ dokumentą rašant.

Jamesas Canzanella, izoliuotos rinkodaros naktys: turėkite aplankus, paremtus temomis

Aš jau daugelį metų naudoju „Google“ dokumentus verslo dokumentams tvarkyti, todėl rekomenduoju saugoti labai tvarkingus visų failų aplankus. Laikui bėgant failai gali kauptis ir nenorite per daug laiko praleisti ieškodami konkrečių failų. Aš rekomenduoju turėti aplankus, paremtus temomis. Pavyzdžiui, tai gali būti išlaidos, pajamos, verslo planai ar bet kas, kas tai gali būti.

Laikui bėgant, galite pridėti naujų ankstesnių metų failų, atsižvelgiant į tai, kad jų neturėsite tiek pasiekdami. Bet jei vis tiek reikia prie jų prieiti? Jūs visada žinosite, kur ieškoti. Tvarkingas ir tvarkingas gali atrodyti esminis patarimas, tačiau jis tampa daug svarbesnis, nes failai ir dokumentai pradeda kauptis.

„Calloway Cook“, „Illuminate Labs“: leisti žiūrėti tik žmonėms iš organizacijos

Jei bendrinate dokumentą su žmonėmis, nepriklausančiais jūsų organizacijai, būtinai pakeiskite prieigos nustatymus. Įprasta, kad žmonės, mažiau žinantys apie „Google“ dokumentus ir bendrai naudojamą bendradarbiavimo programinę įrangą, gali tiesiogiai taisyti dokumentą, kurio paprastai nenorite.

Mes linkę riboti prieigą prie mūsų įmonės dokumentų, kad būtų galima tik žiūrėti arba tam tikrais atvejais naudoti tik komentarus. Kai ką panašaus į investuotojų akcijų paketą, prasminga leisti žiūrėti tik žmonėms, nepriklausantiems organizacijai, nes šis paketas bus pakartotinai naudojamas ir išsiųstas kitiems potencialiems investuotojams.

Vincentas Lee, autorius: pakvieskite komandos įnešti indėlio

Kurdamas klientų prekės ženklą, pradedu nuo jų prekės ženklo istorijos kūrimo. „Google“ dokumentas yra mano būdas įrašyti informaciją ir, jei reikia, pakviessiu savo komandą įvesti duomenis suteikiant jiems galimybę juos redaguoti ar komentuoti. Nepamirškite redaguoti pasirinkę funkciją „Siūlyti“, kad originalus tekstas išliktų. Komentuoti yra naudingiau, jei jums reikia tik atsiliepimų, o ne pakeitimų. Galima paryškinti tam tikrą pastraipą ir jūs galite priskirti komentarų prašymą konkrečiam asmeniui (per jo el. Pašto adresą). Komentravimo funkcija taip pat yra geras būdas sekti sprendimus, susijusius su galutine dokumento versija.

„Google Doc“ taip pat naudinga, kai rašau būsimą knygą. Galiu pakviesti redaktorių patikrinti turinį ir, naudodamas komentavimo įrankį, ji gali patarti pakeisti kryptį ar idėją. Rengdamas galutinį rankraštį, turinio lentelę sugebu generuoti automatiškai, formatuodamas skyrių pavadinimus kaip antraštes. Žodžių skaičiavimo funkcija taip pat yra puiki priemonė, nes turiu išlaikyti kiekvieno skyriaus ilgį vienodą.

Danas Bailey, „WikiLawn“: sužinokite istorijos funkciją ir išspręskite komentarus

Mano geriausi patarimai, kaip „Google“ dokumentus naudoti bendradarbiaujant, yra istorijos funkcijos mokymasis ir proceso organizavimas, kas kada komentuoja / taiso. Istorijoje galite pamatyti, kas buvo pakeista, ir atšaukti visus pakeitimus. Tai labai svarbu, jei kas nors keičia ką nors, kas turi būti grąžinta, arba jei norite pamatyti, prie ko prisidėjo atskiras darbuotojas.

Jei spustelėsite visus pakeitimus, išsaugotus Diske, atsidarys vaizdas, kuriame rodomi naujausi pakeitimai. Jie žymimi spalva, todėl galite pamatyti, kas ką padarė. Tiesiog spustelėkite jį, jei norite gauti geresnį vaizdą dokumente, ir grįžkite, jei to reikia.

Kalbant apie redagavimus ir komentarus, sugalvokite darbo eigą, kad žmonės nesikirstų vienas į kitą. Jei vienas asmuo piešia dokumentą, leiskite jam pereiti prie kito, kad pakartotinai atliktumėte aukštą lygį. Tada nusiųskite jį atgal į stalčių, leiskite jiems atlikti pakeitimus ir nusiųskite juos eilutei, kad atliktumėte kritiškesnę analizę. Išspręskite nagrinėjamus komentarus ir palikite klausimų, kuriuos vis dar turite.

Dėl to viskas turėtų vykti sklandžiai.

Josephine Ison, pramoginių renginių dalyviai: iki „Google“ dokumentų planavimas iki minutės

Kaip „talentų“ / menininkų užsakymo agentūra, * „Google Docs“ yra labai svarbus būdas informuoti savo komandą be išlygų. * Didžioji dalis mūsų užsakymų yra tiesioginiai renginiai, kuriems reikia laiko planavimo. Čia naudinga naudoti „G-Docs“. Tiesioginis dokumentas dalijamas visiems dalyvaujantiems nariams ir, jei yra pataisyti terminai ir reikalavimai, šie pranešimai jiems perduodami tiesiogiai el. Paštu. Tai smarkiai sumažina papildomas administracines pastangas ir daro mūsų bendravimą švarų ir aiškų.

„Sherese Patton“, SLP ryšiai su žiniasklaida: sukurkite PDF dokumentą prieš jį siųsdami

Kaip publicistė ir viešųjų ryšių konsultantė visada esu kelyje. kartais reikia, kad didžiąją laiko dalį nešiojamės nešiojamąjį kompiuterį ir nustatyčiau darbo vietą, jei tam pakanka vietos. Taigi galimybė naudotis sutarties failais yra nepaprastai naudinga ir svarbi. Aš gana dažnai naudojuosi „Google“ dokumentais kurdama sutartis ir sudarydama anketą, kad įdarbinčiau naujus klientus. Kadangi galite pasiekti „Google“ bet kur, o aš turiu galvoje bet kur, tai daro tai daug lengviau ir mažiau jaudina, kai galite toliau dirbti su savo dokumentais ir lengvai jais dalintis.

Geriausias patarimas, kurį galiu duoti, yra naudoti šią programą sutarčių pasiūlymams. Baigę darbą su dokumentu galite lengvai bendrinti, tai yra su asmeniu, kuriam kuriate dokumentą. Vienas dalykas, kurį patarčiau paversti PDF dokumentu prieš jį siunčiant, nes nenorite, kad klientas darytų pakeitimus, kurių nežinote. Tačiau, kai jūs dalijatės dokumentais su savo komanda, aš padaryčiau pataisymus kita spalva. tokiu būdu jūs žinote, kai buvo atlikti pataisymai. Bendradarbiaujau su kitais viešųjų ryšių specialistais ir pastebėjome, kad geriausias būdas yra pasirinkti spalvas. Šis įrankis yra puikus ir tikrai buvo vertinga priemonė!

Jamesas McGrathas, Yoreevo: naudodamiesi Siūlymo įrankiu informuokite dokumento savininką

Viena ypatybių, kurios mums atrodo labai naudingos, bet kurių lengvai negalima praleisti, yra siūlymas. Jį galima rasti viršuje dešinėje. Paprastai pasirenkamas Redagavimas, bet jei paspausite ant jo ir pasirinksite Siūlyti, visi pakeitimai, padaryti tiek originaliame, tiek naujame, lieka puslapyje. Bus sukurtas atitinkamas debesėlis dešinėje puslapio pusėje, išryškinantis pasiūlymą.

Kai bus pateikti šie siūlymai, dokumento savininkui bus pranešta ir jis gali priimti arba atmesti pakeitimus. Jei jie bus priimti, taisymas bus pritaikytas. Jei jie atmetami, dokumentas grįžta į pradinę formą.

Kiekvieną pasiūlymą galima įvertinti atskirai.

Ši funkcija yra labai naudinga, nes iš esmės tai yra perbraukta dokumento versija, kurią galite lengvai įvertinti.

„Rafa“, Homeschool Ispanijos akademija: išmokite naudingų nuorodų

Mes naudojame „Google“ dokumentus, norėdami valdyti kiekvieną tinklaraščio įrašą, kad įsitikintume, jog jis yra paruoštas publikavimui. Kadangi ilgą laiką dirbome nuotoliniu būdu, paaiškėjo, kad komentarų funkcija yra gana naudinga skatinant rašytojų ir redaktorių diskusijas. Ši funkcija ne tik leidžia mums dirbti savo tempu, bet ir palieka rašytinį viso redagavimo proceso įrašą, kad žodžiai neliktų ore.

Kitas būdas padidinti našumą naudojantis „Google Docs“ yra išmokti naudingų nuorodų. Kaip rašytojo klavišai, tokie kaip žodžių skaičiavimas (CTRL + SHIFT + C) ir antraščių įvedimas (CTRL + ALT + 2), yra puikus būdas padaryti rašymą efektyviu ir maloniu. Jei tvarkote dokumentą su antraštėmis, tai taip pat leidžia greitai naršyti po pavadinimus per šoninę juostą dokumento kairėje. Tai leidžia gana lengvai susipažinti su dideliais dokumentais!

Ahmedas Mir, „Gamta ir žydėjimas“: sukurkite bendrinamas nuorodas, komentuokite ir naudokite antraštes

Aš esu elektroninės komercijos ir dukterinės įmonės, kuriai dažnai naudojuosi laisvai samdomais rašytojais ir redaktoriais, įkūrėjas per „Google“ dokumentus.

Turiu keletą susijusių internetinių verslų, tokių kaip mano, produktyvumo patarimų:

• Sukurkite bendrinamas nuorodas, kad dokumentai būtų perduoti jūsų rašytojui, kuriuos realiu laiku gali patikrinti redaktorius ir SEO komanda. Galite pakoreguoti leidimus tam tikriems vartotojams leisti redaguoti / tik skaityti arba leisti kiekvienam, turinčiam nuorodą, prireikus redaguoti.
• Jei dokumentą reikia perdaryti, kad būtų galima pridėti komentarus konkretiems komandos nariams, naudojant komentarą @ funkciją, tai automatiškai nustumia komandos narį el. Paštu į jūsų atsiliepimus!
• Naudokite antraštes, kad suskaidytumėte dokumentus į paruoštus SEO formatus, kad galėtumėte įklijuoti tiesiai į savo svetainę be koregavimo.

Marc Bromhall, „Pradedančiųjų banglentininkų reikmenys“: siųskite el. Laiškus tiesiai iš skaičiuoklės

Savo verslui valdyti naudojame daugiau nei 4 metus „Google Suite“. Viena iš lengviausių funkcijų, kurią atradome produktyvumui padidinti, yra el. Laiškų siuntimas tiesiai iš skaičiuoklės. Tai puikus įrankis projektų vadovams ar komandos vadovams, kurie nuolat bendrauja su keliais komandos nariais. Tarkime, kad jūs ką tik suplanavote susitikimą ir susitikime buvo keli veiksmai, kuriuos reikia deleguoti skirtingiems komandos nariams. Užuot el. Laišką gavę el. Paštu visiems šiems žmonėms atskirai, galite naudoti „Google“ lapus ir atkreipti dėmesį į tai, kas ką turi daryti.

Pirmame stulpelyje įdėsi jų el. Laišką, o antrame stulpelyje bus pastaba, ką jie turi padaryti. Kai susitikimas baigsis ir lapas bus užpildytas, viską, ką jums reikia padaryti, nukopijuokite ir įklijuokite kodą į „Google Script Editor“, kurį galite rasti „Google“ skaičiuoklių skirtuke „Įrankiai“. Kai kodas bus įklijuotas, tiesiog spustelėkite „Siųsti el. Laiškus“ puslapio viršuje ir per kelias sekundes visiems jūsų komandos nariams bus išsiųsti el. Laiškai. Manome, kad šis įrankis bėgant metams sutaupė daug laiko ir tai yra viena iš daugelio „Google Suite“ funkcijų, kurias mėgstame.

„Shreeram Thapaliya“, Nepalas „Trek Hub Pvt.Ltd“: eksportuokite skirtingais formatais ir spausdinkite

„Google“ dokumentus naudoju nuo praėjusių metų. Man tai yra pats nuostabiausias dalykas iš „Google“ po „Gmail“. Aš taip pat naudojuosi „Google“ lapu. Manau, verslui yra labai puiku naudoti „Google“ dokumentus, palyginti su „Microsoft“ dokumentais. Turite įvairių parinkčių, kuriomis galite dalintis ir taisyti dokumentus vienu metu, o keli žmonės gali jį redaguoti ir lengvai išimti galutines kiekvieno dokumento versijas. Tai taupo darbuotojų laiką. Visi dalykai, kuriuos galite padaryti iš „Microsoft Word“, kuriuos galite padaryti naudodami „Google“ dokumentus. Šis dokumentas taip pat saugomas „Google“ diske, jei nenorite jo čia pateikti, taip pat galite eksportuoti skirtingais formatais, tokiais kaip „Word“ failas, PDF failas ar kiti plėtiniai. Jei norite gauti spausdinimą, tada tiesiogiai galite atsispausdinti iš čia, ko jums dar reikia daugiau nei šito? Man labai patinka gramatikos tikrinimo galimybės. Naudodami šį „Google“ dokumentus galite parašyti labai gerus sakinius. Aš net rašau savo el. Laiškus per „Google“ dokumentus, tada siunčiu per. Manau, kad išnaudojau daugiausiai funkcijų. Jei jis liks, greitai tai išmoksiu, nes kasdien naudoju 2–3 valandas. Taip pat matau, kad „Google“ dokumentai neskaičiuoja žodžių ir simbolių.

Joe Flanagan, „Tacuna Systems“: paminėkite komandos narius, kad jie būtų informuoti

Aš daug metų bendradarbiauju su „Google“ dokumentais. Šis įrankis leidžia lengvai kurti ir bendrinti failus. „Google“ dokumentai taip pat suteikia absoliučią valdymą, nes prieiga prie bendrinamų failų gali būti ribojama tik žiūrint, komentuojant ar taisant.

Kai kurie „Google“ dokumentų produktyvumo patarimai apima:

• Minėkite komandos narius dokumento komentare ir įsitikinkite, kad jiems bus pranešta apie komentarą.
• Pridėti žodyną įmonės žargonu
• Norėdami naršyti ilgus dokumentus, naudokite žymes

Kenas Eulo, Smitho ir Eulo advokatų kontora: supranta redagavimo leidimus dalijantis kvietimu

Bendradarbiaudami su įmonės darbuotojais „Google“ dokumentuose, bendrindami kvietimą turite suprasti redagavimo leidimus. 90% atvejų mums kilo problemų bendradarbiaujant su „Google“ dokumentais, nes siuntėjas nepasirinko „leisti visiems, turintiems nuorodą, redaguoti“. Tai yra greitas pataisymas ir užtrunka tik sekundę, todėl būtinai pasirinkite šią parinktį, jei norite, kad priimančioji šalis galėtų redaguoti dokumentą. Tačiau, jei norite išsiųsti dokumentą tik šaliai, kad jie galėtų jį peržiūrėti, palikite redagavimo leidimą laukelyje „gali peržiūrėti“. Yra trečiasis leidimas „gali komentuoti“, kuris leidžia gaunančiajai šaliai pareikšti pastabas dėl dokumento. Šis leidimas yra naudingas, kai siunčiate dokumentą klientui, norėdami gauti atsiliepimų, arba aukštesniajam, kad jis galėtų jį peržiūrėti.

Norhanie Pangulima, SIA įmonės: naudokite išsaugotą versijų istoriją ir balso įrašymą

„Google“ dokumentai yra viena iš „Google“ programų, kurią visada naudoju rašydama užduotis. „Microsoft Word“ naudojimo internete per „Google“ dokumentus koncepcija yra labai naudinga man ypač todėl, kad kartais mano pakeitimai neišsaugomi ir pakeitimai prarandami, kai nutrūksta elektros energija arba netyčia išeinu iš programos. Šioje programoje yra daugybė funkcijų, kurių dauguma žmonių nežino. Viena yra tai, kad ši programa leidžia vienu metu 200 dokumentų vienu metu žiūrėti viename dokumente.

Tai yra vienas iš geriausių komandos bendradarbiavimo įrankių.

Čia yra dar dvi naudingos „Google“ dokumentų funkcijos ir patarimai, kaip jas naudoti:

• 1. Išsaugota versijų istorija. „Google“ dokumentai automatiškai išsaugo visus atliktus pakeitimus. Spustelėję meniu Failas, galite pamatyti versijų istoriją ir sekti dokumente atliktus pakeitimus ir jį padariusį vartotoją.
• 2. Balso rašymas. Ši funkcija yra labai naudinga rašant užrašus ir jei norite sutelkti dėmesį į rašymą, kas jums kyla, ir tiesiog redaguoti vėliau. „Google“ dokumentai leidžia įvesti žodžius, kuriuos sakote kaip diktantą. Norėdami tai naudoti, spustelėkite Įrankiai, tada Balso rašymas.

Philipas Weissas, „„PhilipWeiss.org““: naudokite tabuliatoriaus klavišą, jei norite automatiškai pasirinkti formules

Daugelis žmonių sunkiai naudojasi „Excel“ „Google“ dokumentuose, nes išmokti naudotis visomis jo funkcijomis gali būti painu. Ypač formulėse, kurios daugumai iš mūsų nefinansinių rūšių yra košmaras. Nors man nepatiko mokytis „Excel“, tai yra vienas iš tų būtinų įgūdžių, kuriuos galime pritaikyti daugelyje savo darbo ir kasdienio gyvenimo aspektų, kad viskas būtų tvarkinga.

Čia yra mano mėgstamiausias patarimas, kaip sutaupyti laiko naudojant „Excel“ formules, su kuriomis daugelis žmonių linkę kovoti. Taigi, ką norite padaryti, tai naudoti tabuliavimo klavišą, kuris leidžia automatiškai pasirinkti formules. Tokiu būdu nereikia gaišti laiko kiekvieną kartą juos įrašant. Kai tik pradėsite pildyti, lauke bus pateiktas „Excel“ pasiūlymų sąrašas. Tada viskas, ką turite padaryti, tai rodyklės klavišą aukštyn arba žemyn, kad pasirinktumėte savo formulę, paspauskite „Enter“ ir atlikite.

Jei kyla problemų dėl bet kurios iš formulių, ją galite greitai suderinti pasirinkdami formulę ir paspausdami F2. Tada galite pereiti per formulės dalis laikydami paspaudę „Shift“ ir paspausdami kairę rodyklę. F9 parodys galutinį formulės skaičiavimą, po kurio paspausdami Esc galėsite išlaikyti formulę arba įvesdami, kad išsaugotumėte vertę.

Polly Kay, English Žaliuzės: atsekti kūrinį prie jo pradinio autoriaus

„Google“ dokumentus naudojame bendradarbiaudami su laisvai samdomais vertintojais ir trečiųjų šalių rangovais, kuriems nenorime suteikti prieigos prie savo pačių dokumentų diskų ar įmonės intraneto dėl saugumo problemų arba dėl to, kad paprasčiau yra greitesnis ir efektyvesnis šiame kontekste. eikite į darbą naudodami „Google“ diską.

Kadangi praktiškai visi turi „Google“ paskyrą ir atskirų aplankų bendrinimo parametrus galima taip tiksliai suderinti, tai suteikia mums galimybę perduoti failų nuosavybės teises, surinkti kelių rangovų darbus toje pačioje vietoje, redaguoti ir pataisyti turinį bei atsekti darbą atgal į originalus jos autorius ilgai po įvykio.

Tai taip pat pasirodė naudinga laisvai samdomiems darbuotojams ir rangovams, su kuriais mes taip pat dirbame, nes jie tada gali tvarkyti kelių skirtingų projektų ar klientų aplankus, esančius toje pačioje vietoje, padalinti ir paskirti leidimus, atitinkamai nerizikuodami saugumu, vientisumu ar konfidencialumu. kitų jų klientų turinio.

Esther Meyer, „Grooms“ parduotuvė: išbandykite teksto rinkimą balsu, nustatykite leidimus, naudokite rašybos tikrintuvą

Aš kurį laiką naudojuosi „Google“ dokumentais. Tai gali būti naudinga verslui ar asmeniniams dokumentams, todėl tai yra mano pasirinkta priemonė. Naudodamas „Google“ dokumentus daug lengviau atlikti nuotolinį darbą. Aš turiu nuotolinę komandą, su kuria aš dirbu, ir mums normalu bendradarbiauti, todėl „Google Docs“ yra mūsų pasiaukojimas.

Čia yra svarbiausi mano patarimai, kaip efektyviai naudoti „Google“ dokumentus:

• 1. Pabandykite parašyti balsą. Jei esate tas žmogus, kuris mąsto greičiau nei įvedate, tai gali būti puiki savybė. Norėdami paleisti funkciją, paspauskite Ctrl + Shift + S, tada kalbėkite. Stebėkite, kaip „Google“ jums spausdina. Tačiau būkite pasirengę atlikti kai kuriuos redagavimus, nes tai gali ne visada teisingai pareikšti jūsų žodžius, jau nekalbant apie formatą.
• 2. Tinkamai nustatykite leidimus. Dalindamiesi dokumentais įsitikinkite, kad prieiga, kurią suteikiate vartotojams, yra tinkama jų poreikiams. Galite pasirinkti, kad jie galėtų redaguoti, peržiūrėti ar komentuoti.
• 3. Nuostabi rašybos tikrinimo priemonė. „Google Docs“ turi intelektualų rašybos ir gramatikos tikrinimo įrankį. Tavo rašymas negali būti blogas naudojant šį įrankį, nes dažniausiai jis sugauna klaidas. Gramatika yra labai svarbi kalbant apie karjerą, nes profesionalai, kuriems per pirmuosius 10 karjeros metų nepavyko pakilti į direktoriaus pareigas, padarė 2,5 karto daugiau gramatikos klaidų nei jų kolegos direktoriaus lygyje.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: naudokite sparčiuosius klavišus ir įmontuotas funkcijas

Man labai patinka dirbti su „Google“ lapais, o tai nuostabu, nes mano darbas yra glaudžiai susijęs su „Google“ dokumentais. Taigi išmokti viską apie nuorodas yra būtina tokiems žmonėms kaip aš. „Google“ lapų spartieji klavišai palaipsniui taupo laiką ir leidžia sutelkti dėmesį į svarbesnes problemas. Vis dėlto mano mėgstamiausios komandos yra Ctrl plius kabliataškio klavišas (dabartinei datai įterpti), Ctrl plius pageUp / pageDown (judėti tarp lapų), Ctrl plius Shift plius V (tik paprasto teksto įklijavimui) ir daug daugiau, kuriuos nuolat naudoju. .

Bet geriausias patarimas dirbant su „Google“ lapais, kuriais galėčiau pasidalinti su jumis, yra funkcijų naudojimas. Jie yra tikrai nuostabūs ir padeda pasiekti įspūdingų rezultatų. Pavyzdžiui, aš paprastai naudoju = REGEXEXTRACT funkciją, norėdamas gauti domeną iš URL, o šį = VLOOKUP norėdamas rasti duomenis (jei jie yra - teisingi / klaidingi) kitame lape. Ir, žinoma, = UNIKALI formulė.

Yra paprastas būdas pažymėti dublikatus - naudojant funkciją UNIKALI. Iš esmės UNIKALI formulė žvelgia į diapazoną ir iš jo ištraukia visas unikalias vertybes. Tai naudinga tiems, kurie nori paspartinti savo darbo eigą dirbdami su dideliu duomenų kiekiu. Pavyzdžiui, kai turiu daugybę perspektyvių galimybių, sukurtų iš skirtingų šaltinių, ji atideda pakartotinius duomenis, kurie efektyviai sulėtina. Taigi, jei tai netaikoma funkcijai UNIKALI, turbūt daug daugiau laiko praleisčiau galimybių (raktinių žodžių, svetainių, el. Laiškų) peržiūrai nei dabar. Geriausia šios funkcijos dalis yra ta, kad ji veikia tiek skaičiais, tiek tekstais.

Milosas Djordjevi, „SaveMyCent“: verskite dokumentus tiesiogiai „Google“ dokumentuose

Kadangi paprastai bendradarbiauju su daugybe žmonių, daug naudoju komentarus. „Google“ dokumentuose labai lengva atlikti pakeitimus, todėl žmonės gali visko nepastebėti laiku. Štai kodėl aš visada stengiuosi žmones komentuoti ir įsitikinti, kad prieš iš tikrųjų atlikdami pakeitimus sutinkame dėl visų pakeitimų. Kartais jaučiu, kad viename dokumente bendrauju labai gyvai. Tačiau tai padeda man visą informaciją išlaikyti vienoje vietoje.

Taip pat kartais man reikia versti dokumentus į kitas kalbas. Man patinka, kad dabar galiu tai padaryti tiesiogiai „Google“ dokumentuose, meniu „Įrankiai“. Laimei, man dažniausiai reikia vos kelių kitų kalbų, todėl šis  vertimas   pasirodo gana geras. Turiu redaktorių, kuris tiesiog patikrina vertimą, o tai sutaupo daug laiko.

Jeffas McLeanas, „McLean“ įmonė: „Google“ dokumentai turi nemokamą programą, kuria galima bendradarbiauti bet kur

Bendradarbiaudami su „Google“ dokumentais bendradarbiaujame visose srityse - nuo tinklaraščių įrašų iki el. Pašto šablonų. „Google“ dokumentai yra lengviausias įrankis dalytis turiniu su savo komanda ir efektyviai dirbti kartu su projektu. Daugelis žmonių nežino, kad „Google“ dokumentai turi nemokamą programą, todėl galite bendradarbiauti su savo komanda bet kur, kur turite mobiliojo ryšio duomenis! Programa yra labai patogi vartotojui, ir aš nesu susidūręs su jokiais programos funkcionalumo apribojimais, kurie skiriasi nuo kompiuterio versijos. „Google“ dokumentą būtinai bendrinkite tik su būtiniausiais darbuotojais, nes jei tuo pačiu metu redaguojate per daug narių, viskas paprastai tampa netvarkinga. Siekdamas kovoti su tuo, paprastai „Google“ dokumentą kiekvienam nariui išsiunčiu atskirai, atskiru laiku, kad jie be pertraukų galėtų redaguoti bet kurį dokumentą.

Julie Singh, „„TripOutside““: tik žiūrėti už baigtus dokumentus, redaguoti kitiems

Mes dažnai naudojame „Google“ dokumentus, kad galėtume dalintis projektais, idėjomis, iniciatyvomis ir rezultatais su savo nuotolinėmis komandomis. Dalytis dokumentais su jais realiu laiku ir leisti jiems peržiūrėti bei redaguoti mūsų dokumentus yra labai svarbu mūsų verslui, o dabar tai padaryti dar lengviau naudojant „Google“ dokumentus. Galime sukurti dokumentus ir skaičiuokles, kurias mūsų komanda taip pat gali pasiekti, pridėti instrukcijas ir lengvai peržiūrėti atliktą darbą. Mes naudojame bendrinimo nuorodų funkciją ir prieigai tik prie vaizdų, skirtų baigtiems dokumentams, ir taisome prieigą prie tų dokumentų, kurie šiuo metu yra tvarkomi ir kuriuos turi atnaujinti kiti komandos nariai.

„Google“ dokumentai yra svarbus mūsų verslo bendradarbiavimo įrankis!

George'as Hammertonas, Hammertonas Barbadosas: aišku, kada dokumentas yra baigtas, ar ne

Aš valdau nedidelį verslą, kurį sudaro žmonės, mėgstantys keliauti darbo ir pramogų tikslais, reguliariai skraidantys tarp JK ir Barbadoso, tačiau didžiąją metų dalį praleidžiantys su komandomis skirtingose ​​pasaulio vietose vieną dieną, nei buvo anksčiau. - tai kelia keletą unikalių technologijos iššūkių.

Kai dar tik pradėjome veiklą, kai buvome dviese, mes naudojome biuro rinkinį ir „Dropbox“, tačiau augant verslui žaidimas „ar tu esi šiame dokumente“ verslui tapo slogus, nusprendėme, kad mums reikia įrankių, kurie leido mums bendradarbiauti negalvodami apie tai. Mums reikėjo pakeisti į teigiamą bendradarbiavimą ir tam reikėjo neabejotinos nuotolinės komandos bendradarbiavimo karaliaus, tai buvo „Google“ dokumentai.

Dabar „Google“ dokumentus naudojame beveik viskam ir, nors buvo puiku pašalinti trintį, nereikėjo laukti jūsų eilės atnaujinti skaičiuoklę. Šiomis dienomis mūsų nešiojamąjį biurą sudaro „iPhone“, „MacBooks“, „Google Suite“ ir interneto naršyklė. Su paprastu tinkamų įrankių rinkiniu dabar galime dirbti iš bet kur, kartu.

Mano patarimas numeris vienas būtų aiškus, kai dokumentas yra nebaigtas kūrinys, o kai jis yra baigtas - nenorite, kad kažkieno nebaigti redagavimai būtų iškirpti dokumente, kai tik jį eksportuojate paskelbti.

Md Mohsin Ansari, „„Troop Messenger““: grįžkite atgal ir nuskaitykite senus failus, kuriuos ištrynėte

„Google“ diskas turi savo būdą susidoroti su versijų valdymu, kuris leidžia grįžti atgal ir nuskaityti senus ištrintus failus arba senesnes failo versijas. „Google“ diskas versijas valdo taip, kad joje saugoma iki 100 dokumento pataisų arba 30 dienų versijos viename dokumente - tai įskaičiuojama į jūsų bendrą saugojimo sumą. Šiukšliadėžės aplankas yra naudojamas ištrintiems failams saugoti. Jei šiukšliadėžės aplankas ištrinamas, jų nebebus.

Masonas Culliganas, Čiužinių mūšis Inc .: naudokite „Google“ dokumentus su audiniais, kad galėtumėte bendrinti ekrano įrašus

Padėję mano nuotolinėms komandoms naudoti „Google“ dokumentus, padidėjo produktyvumas. Remiantis iš jų gautais atsiliepimais, komentarų ir pasiūlymų funkcijos yra veiksmingi bendradarbiavimo būdai, ypač tarp skirtingų laiko juostų komandų. Keli vartotojai gali redaguoti realiuoju laiku ir vienu metu. Be to, visi gali turėti prieigą prie failų, saugomų debesyje.

Pasinaudojus „Google Docs“, sumažėja atidėtas jūsų, ypač nuotolinių, komandų darbo koordinavimas.

Be „Google“ dokumentų komentarų ir pasiūlymų funkcijų, viena geriausių mano praktikų yra naudoti „Google“ dokumentus su „Loom“. Įrašau save ir savo ekraną kalbėdamas apie tam tikrą failą ir per jį kalbu savo darbuotojus. Tai leidžia sutaupyti daug laiko aiškinantis nereikia ilgų el. Laiškų ar pokalbių pranešimų.

Naudodamiesi „Google“ dokumentais užpildykite spragą, kad nesate kartu kaip komanda.

Will Bachman, Umbrex: sukurkite interviu užrašus „Google“ skaidrėse

Mūsų komanda aktyviai naudoja „Google Docs“ įvairiausioms užduotims atlikti, kurioms atlikti reikia bendradarbiauti arba realiuoju laiku pasiekti naujausią versiją.

Pavyzdžiui, projektuose, kuriuose apklausiami ekspertai, vienas komandos narys sukuria pokalbio užrašus „Google“ skaidrėse. Dalijamės šiuo „Google“ skaidrių dokumentu su savo klientu, kad visi realiu laiku galėtų pamatyti naujausias mūsų įžvalgas - niekam nereikia laukti savaitės pažangos apžvalgos.

Šiuo metu mes esame baigę kursą, kaip susikurti savo konsultavimo praktiką. Kursą sudaro devyniasdešimt trumpų vaizdo įrašų ir daugiau nei dvi dešimtys atsisiunčiamų įrankių ir šablonų. Siekdami koordinuoti šio projekto veiksmus naudojame „Google“ lapą. Mes bendrinome prieigą su vaizdo įrašų redaktoriumi, svetainės redaktoriumi ir kursų kūrėju, kad visi galėtų atnaujinti būseną realiu laiku, kai pirmoji vaizdo įrašo juodraščio redakcija bus baigta, kai bus pateikti atsiliepimai, kai bus pateiktas galutinis vaizdo įrašo juodraštis. buvo išsiųstas atgal, o kai vaizdo įrašas bus pridėtas prie svetainės.

Nikola Baldikov, Brosix: tegul dokumentai paverčia jūsų ištartus žodžius į tekstą

Kadangi dabar artėjame prie intensyvios balso paieškos, yra keletas gudrybių apie „Google“ dokumentus, apie kuriuos jums gali būti įdomu sužinoti. Ar žinojai, kad gali pertraukti pirštus ir leisti „Docs“ paversti ištartus žodžius tekstu? Kol jūsų kompiuteryje yra mikrofonas, viskas, ką jums reikia padaryti, yra atidaryti meniu Įrankiai ir pasirinkti Balso rašymas - arba paspausti Ctrl-Shift-S (arba Cmd-Shift-S) ir tada kalbėti. Dokumentai naudos „Google“ standartinę balso į tekstą sistemą, kad išsiaiškintų, ką jūs sakote (dažniausiai, bet kokiu atveju), ir įdėtų ją į puslapį. Be to, „Docs“ balso į tekstą funkcija taip pat leidžia kalbėti komandomis, naudojančiomis įprastas skyrybos ir formatavimo formas. Galite pasakyti tokius dalykus kaip laikotarpis, kablelis ir klaustukas arba duoti instrukcijas, pavyzdžiui, naują eilutę ar naują pastraipą. Jei norite padaryti pertrauką, sakykite, nustokite klausytis, tada pasakykite atnaujinti, kai būsite pasiruošę tęsti.

Edgaras Suppesas, „Grailifikuokite“: versijų istorija parodo, kurios dalys buvo suredaguotos

Štai mano mėgstamiausias „Google“ dokumentų patarimas:

Ji vadinama Versijos istorija ir ši maža savybė jau keletą kartų išgelbėjo mano gyvybę praeityje. Norėdami pamatyti versiją Versijos istorija, turite spustelėti Failas, tada - Versijos istorija. Dešinėje dokumento pusėje atsidaro skydas, kuriame rodomos skirtingos to konkretaus dokumento versijos. Spustelėję bet kurią senesnę versiją, jūs netgi galite pamatyti, kurios doc failo dalys buvo suredaguotos.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO optimistai: lygtys naudoja prisijungimą prie kitų duomenų įrankių

Daugelis žmonių „Google“ dokumentus traktuoja kaip tiesiog internetinį „Microsoft Office Suite“, tačiau yra daugybė įrankių, formulių ir funkcijų, kurios prieinamos tik todėl, kad yra internete, ir tai yra keletas iš jų, kurie gali padaryti jį daug naudingesniu įrankiu verslui. savininkas naudoti. Kai kurios mano mėgstamos funkcijos yra lygtys „ImportRange“ ir „ImportData“, nes jose specialiai naudojamasi prisijungti prie kitų duomenų įrankių ar darbalapių. „ImportRange“ puikiai tinka jungti ne tik skirtingus darbalapius, bet ir visas darbo vietas. Galite įtraukti duomenis iš kitų „Microsoft Sheets“ failų, tai leidžia apskaičiuoti tam tikrus vienetus, vis dar ribodami prieigą prie kitų. Kita vertus, „ImportData“ ir „ImportXML“ leidžia panaudoti informaciją iš bet kurio .CSV failo, kuriame atidaromos duomenų lentelės, kad būtų galima naudoti daugybę informacijos, kurią paprastai galite naudoti internete. Galiausiai tiems, kuriems reikia duomenų, kurie nėra tinkamai suformatuoti į .CSV ar .XML failą, galite naudoti „ImportHTML“, kuris leidžia į savo darbalapius įtraukti bet kurią svetainę.

Jasonas Parksas, žiniasklaidos kapitonas: dalijasi dokumentais be prisijungimo

Verslui rekomenduoju naudoti „GSuite“.

Mūsų agentūra teikia daug pastangų, kad galėtų patvirtinti projektus.

Tiesiog pasidalinę „Google“ dokumentu ar „Google“ lapu, mūsų klientai gali lengvai prieiti prie to neprisijungdami prie „Gmail“ paskyros.

Mūsų agentūros (15 žmonių) išlaidos yra apie 8,50 USD vienam vartotojui per mėnesį, tačiau tikrai verta investuoti ir supaprastinti bendravimą.

Izaokas Hammelburgeris, „Paieškos rezultatai“: keli darbuotojai gali taisyti tą patį dokumentą realiuoju laiku

„Google“ dokumentai yra viena iš įrankių, palengvinančių nuotolinį darbą kiekvienam. „Google“ dokumentuose galimybių yra begalė. Šiandien tai yra naudingiausia, nes dauguma darbuotojų pradėjo dirbti saugant savo namus. Todėl tai gali būti naudojama artimai dirbant net per atstumą. „Google“ dokumentai yra įrankis, kuriame keli darbuotojai gali taisyti tą patį dokumentą realiuoju laiku. Svarbu tik pasidalyti dokumentu su savo kolegomis ir padaryti jį taisomą. Tai padaryti yra daug lengviau, nes dirbate su tuo pačiu dokumentu ir jums nereikės kaupti skirtingų dokumentų, kad galėtumėte sukurti vieną suvienytą. Tai taip pat taupo laiką, nes tuo pačiu metu galite dirbti su dokumentu, o ne perduoti dokumentą iš vieno asmens kitam. Aš tikrai rekomenduoju komandoms naudoti šį įrankį, kad būtų efektyvesnis darbo srautas.

Riley Adamsas, jaunas ir investuotas: sutrumpina projekto vykdymo laiką

Kaip finansų analitikas gyvenu „Google“ dokumentuose, skaičiuoklėse ir skaidrėse. Programinė įranga leidžia efektyviai bendradarbiauti, nes keli komandos nariai ir partneriai kartu kuria failus.

Kai kiekvieno žmogaus indėlis gali būti renkamas tuo pačiu metu, tai dramatiškai sutrumpina projekto vykdymo laiką ir apsaugo nuo versijos dubliavimosi ar trūkstamų redagavimų ir pasiūlymų. Vengdami viso šito ir dirbdami kartu su šiais „Google“ dokumentais, komandos gali pasiekti daugiau per trumpesnį laiką, todėl įmonė gauna didesnę investicijų grąžą ir taip pat gali greičiau reaguoti į klientų poreikius.

Loganas Burwellas, „Technika“: Apžvalgos ir naujienos: „Google“ sistemos veikia taip sklandžiai kartu

Nes norėdamas rašyti savo dienoraštį, turiu rašyti beveik kasdien, aš kasdien naudojuosi „Google“ dokumentais! Rašydamas pirmąjį tinklaraščio projektą, visada pirmiausia rašau „Google“ dokumentuose. „Google“ dokumentuose galite lengvai rašyti bet ką, be to, man be galo lengva įvesti ir redaguoti nuorodas, kurias dedu į savo straipsnius. „Google“ dokumentuose yra nepaprastai gera rašybos tikrinimo sistema, kuri dažnai mane užklumpa, jei rašau ką nors ne taip ar naudoju neteisingą gramatiką. Man patinka, kaip „Google dokumentai“ viską daro taip lengvai, ir aš tikrai esu mano pasirinktas numeris vienas, kiek aš rašau.

Savo versle ne tik naudoju „Google“ dokumentus, bet ir kitas „Google“ šeimos programas. Viena iš kitų „Google“ programų, kurias naudoju be dokumentų, yra „Google“ skaičiuoklės. Aš galiu sudaryti savo svetainės išlaidų, pajamų ir statistikos lentelę. Visos „Google“ sistemos veikia taip sklandžiai kartu, kad man tai yra vienintelis dalykas, kurio man reikia.