10 MS Excel ekspertų patarimų apie produktyvumą

„MS Excel“ produktyvumo patarimai

„Microsoft Office“ skaičiuoklių programinė įranga „MS Excel“ yra plačiai naudojama daugybei programų, pradedant nuo sąrašų atnaujinimo iki sąskaitų faktūrų generavimo ar net žaidžiant vaizdo žaidimus.

Tačiau kasdieniniame versle daugelis pagrindinių vartotojų net nežino apie labai naudingus „Excel“ produktyvumo patarimus, kurie jiems galėtų sutaupyti daug laiko ir energijos, pavyzdžiui, skaičiuoti įvykių skaičių tūkstančių įrašų sąraše ar paprastesniems operacijas, tokias kaip simbolio padėties nustatymas eilutėje ir kitas operacijas.

Tik šiek tiek išmokę, kasdieniniame versle netgi galite naudoti labai naudingas funkcijas su „Excel“ pakaitomis - simbolių rinkiniu, kuris gali pakeisti bet kurį kitą formulės simbolį. Naudojami pažangesnėje „Excel“ programoje „Vlookup“, jie netgi gali tapti labai galingi.

Mes paprašėme ekspertų bendruomenės, kad jie pateiktų geriausius patarimus dėl „MS Excel“ naudojimo, ir čia yra jų atsakymai:

 Ar jūs reguliariai naudojate „MS Excel“? Koks yra vienas patarimas, kuris padeda jūsų darbo dienos produktyvumui ir kuriuo galėtumėte pasidalinti?

Stacy Caprio, augimo rinkodara: sukurkite atsargines „Excel“ dokumentų kopijas debesyje

Vienas „Excel“ produktyvumo patarimas yra „Excel“ dokumentų atsarginių kopijų kūrimas debesyje.

Aš kelias savaites ir metus dirbau prie konkrečių dokumentų ir tikėjausi, kad jie visada bus, bet tada buvo situacijų, kai  Mano kompiuteris   sugedo dėl išsiliejusio vandens ar kitų gedimų ir pamečiau „Excel“ lapus. Dabar aš žinau, kad visada turėsiu jų atsarginę kopiją, todėl turėsiu jas net ir atsitikus netikėtiems atvejams, todėl visą laiką turiu rankoje debesies duomenų atsarginę kopiją.

Kenny Trinhas, „„Netbooknews““: atsikratykite pelės ir eikite 3–5 kartus greičiau!

Eikite be pelės.

Atsisakius pelės, jūsų greitis padidėja 3–5X. Geriausias būdas pradėti mokytis yra:

• 1.Spustelėkite ALT klavišą - visame meniu matysite raides ir skaičius, štai nuo šiol naršote
• 2. Išspausdinkite sparčiųjų klavišų puslapį (ieškokite spartiųjų klavišų „google“ paveikslėliuose) ir įklijuokite jį į savo kompiuterį

Patogumas naudotis „Excel“ be pelės užtruks apie 2–3 savaites.

Efektyvumo raktai yra šie:

• Greitis -> paleiskite pelę nemokamai
• Automatika -> išmokite intuityviai rašyti puikias formules ir formatuoti skaičiuokles

Jei turėčiau reitinguoti papildomus 3, štai kaip aš jiems suteikiau pirmenybę:

• 1. Formatavimas ir pagrindinės formulės (paruošite nuostabiai atrodančias ataskaitas ir automatizuokite užduotis)
• 2. Duomenų analizė - duomenų filtravimas, rūšiavimas ir analizė
• 3. Duomenų vizualizacija - lentelės, diagramos ir dviejų ašių diagramos

Davidas Johnsonas, „„Mulytic Labs““: absoliuti nuoroda į kitas sritis

Absoliučios nuorodos išgelbėjo mano gyvybę, aš per daug nesididžiu tai pasakyti. Dangus man atsivėrė, kai išmokau naudoti '$', kad sukurtų absoliučias nuorodas į kitus laukus. Neinicijuotiems „$“ priešais raidę fiksuoja stulpelį, o „$“ priešais skaičių - eilutė. Dabar nuorodos gali būti tokios pat stabilios, kokios jums reikia. Tai tikrai palengvino mano gyvenimą greitai atliekant didelių duomenų rinkinių analizę.

Davidas Johnsonas, MBA, bakalauro laipsnis, 20 metų dirba technologijų pramonėje, vadovaudamas pasaulinėms komandoms ir technologijų iniciatyvoms JAV, Europoje bei APAC tokioms įmonėms kaip IBM ir „Sungard“. Šiuo metu jis yra „„Mulytic Labs““ vyriausiasis technologijų direktorius, taip pat vykdo duomenų ir technologijų valdymo konsultacijas „Clear Blue Data“.

Norhanie Pangulima, „Centriq“: naudokite blykstės užpildymą

Čia yra mano svarbiausias „Excel“ produktyvumo patarimas: išmokite naudoti „Flash“ užpildymą. „Flash“ užpildymas yra labai galinga funkcija, kuri yra patogi apdorojant didelius duomenų kiekius. Užuot tyrę duomenis atskirai, galite „išmokyti“ „flash“ užpildyti tai, ko jums reikia. Keletą kartų įveskite neapdorotų duomenų langelyje tai, ko jums reikia, tada išbandykite, ar blykstės užpildymo funkcija to išmoko. Kartais reikės įvesti daugiau, kad „Excel“ atpažintų šabloną, bet kai jis tai padarys, tai padarys už jus.

Norėdami tai padaryti, spustelėkite langelį, kuriame jums reikia duomenų. Ir tada raskite blykstės užpildymo mygtuką. Tai galite pamatyti skirtuko „Pagrindinis“ lape Redagavimas, kurį galite rasti dešinėje „Excel“ lango dalyje. „AutoSum“ raskite mygtuką „Užpildyti“ ir spustelėkite išskleidžiamąjį meniu. Galiausiai spustelėkite „Flash Fill“ ir stebėkite stebuklus. Niekas negali būti produktyvesnis už galimybę pateikti duomenis iš savo darbalapio neatlikus rankinio darbo.

Aš esu „Centriq“ konsultantas - namų tvarkymo programa, kuri buvo reklamuojama / cituojama tokiose vietose kaip NYT, „This Old House“, „Real Estate Daily“, „Brit + Co“ ir kt. „Centriq“ tinkle aš dirbu su mūsų turinio komanda kuriant SEO optimizuotą turinį apie namų priežiūrą, namų dekoravimą, namų saugą ir kita.

Tapkite „Excel Pro“: Prisijunkite prie mūsų kurso!

Pakelkite savo įgūdžius nuo pradedančiųjų į herojų naudodamiesi mūsų „Excel 365“ pagrindais, skirtais jums įgyti tik keletą sesijų.

Užsiregistruokite čia

Mike'as Richardsas, „Golfas Einšteinas“: nuolatinis mokymasis naujausių atnaujinimų

Dokumentuodamas svarbią verslo informaciją aš pasinaudojau „MS Excel“, o vienas triukas, kuriuo gyvenu, yra įsitikinimas, kad nuolat atnaujinu naujausius atnaujinimus ir sparčiuosius klavišus kaip klaviatūros ir formulės sparčiuosius klavišus, kurie ne tik pagreitino mano darbą, bet ir paskatino mane. nuolat mokytis. Ši praktika ugdė „nuolat besimokančio“ mąstymą, kuris mane labiau motyvavo augti ir būti produktyviam.

Mano vardas yra Mike'as ir aš esu golfo žaidimų entuziastas ir „Golfas Einšteinas“, tinklaraščio, įkūrėjas, kuriame dalinuosi savo įžvalgomis apie viską, kas susiję su golfu!

Shayne Sherman, „„TechLoris““: naudokite patvirtinimo duomenis

Tačiau mano geriausias patarimas yra gana paprastas: * Naudokite patvirtinimo duomenis! * Aš žinau, žinau, jūs turėtumėte būti už to daugiau, tiesa? Turiu omenyje tikrai jūs galite įsitikinti, ar teisingai rašote vardus, tiesa? Klausykite, reikia tik kelių valandų praleisti, kai bandote išsiaiškinti, kodėl staiga sugenda jūsų įdėtieji skaičiavimų lapai, ir tada suprasite, kad įvedėte neteisingus duomenis, kad galėtumėte pamatyti duomenų patvirtinimo vertę.

Metus naudoju „Excel“. Kai kuriose mano ankstesnėse pareigose buvo juokaujama, kad bet kurią užduotį, kuri man buvo duota (įskaitant pietų užsakymą ar kelionės planų sudarymą), galėčiau atlikti geriau naudodama „Excel“. Sąžiningai, aš tikriausiai galėjau.

Polly Kay, English Žaliuzės: sujungti duomenis iš kitų šaltinių

„Excel“ makrokomandų naudojimas automatizuojant daug laiko reikalaujančias ir pasikartojančias užduotis buvo tikras žaidimų keitiklis ir galbūt vienintelis dalykas, kuris buvo pats efektyviausias kalbant apie tai, kaip „Excel“ supaprastino mano darbą.

Duomenų iš kitų šaltinių sujungimas su „Excel“ darbaknygomis yra kažkas kita, kas padeda, ir jų yra labai mažai, ko nepavyksta integruoti į „Excel“ darbo eigą. Dar kartą galite automatiškai importuoti šiuos kitus elementus, kad vėliau būtų galima transformuoti ir analizuoti duomenis.

Tai, kad prieš sukurdami ataskaitą padidina užklausą statistikai gauti, suteikia išsamių įžvalgų, kurios gali padėti analizuoti ir priimti sprendimus, taip pat suteikia galimybę patvirtinti ir kryžminiu būdu patikrinti ir visą kitą jūsų turinio formą.

Polly turi daugiau nei dešimtmetį skaitmeninės rinkodaros konsultanto ir vyresniojo rinkodaros vadovo darbo patirtį, aptarnaudama įvairius klientus, pradedant MVĮ ir baigiant didelėmis tarptautinėmis korporacijomis ir namų ūkio vardais.

„Yonatan“, „„GetVoIP““: naudokite „HLOOKUP“ ir „VLOOKUP“

Kai pirmą kartą mokiausi „Excel“, prisimenu, kad „HLOOKUP“ ir „VLOOKUP“ tikrai atrado daugybę nuostabių dalykų, kurių niekada nežinojau, kad galėtum padaryti su „Excel“.

Kaip generalinis direktorius, aš vis dar naudoju šias funkcijas kurdamas tikrai paprastus prietaisų skydelius, kurie surinks duomenis iš kitų skaičiuoklės skirtukų, kurie yra veiksmingi duomenims, kuriuos reguliariai atnaujiname.

Gintaras Steponkus, Tvirti vadovai: kiekvienai skaičiuoklei sudarykite diagramas ir grafikus

Būdamas projektų vadovu, kasdien turiu naudotis „Excel“. Aš turiu sekti daugybę duomenų ir juos analizuoti kasdien, kad padidinčiau įmonės vertę. Aš atradau „Excel“ kaip galingiausią įrankį šiuo atžvilgiu.

Aš turiu kasdien rengti ataskaitas. Daugybę kartų turiu remtis senais skaičiuoklėmis. Tikrinti visus duomenis tampa bauginanti užduotis. Taigi, aš sukuriu reikalingų duomenų grafikus ir diagramas, kuriuos galiu eksportuoti ir kitais formatais, pavyzdžiui, PDF. Tai man padeda pastebėti išvadas iš pirmo žvilgsnio. Tai suteikia man greitą apžvalgą, kaip skaičiuoklių skaičiai yra susiję vienas su kitu. Ši funkcija tampa naudinga atliekant skubias užduotis, kai turiu mažiau laiko parengti ataskaitas. Tačiau būtina sąlyga, jei turite visus duomenis, nurodytus „Excel“ gairėse.

Mano vardas Gintaras Steponkus ir aš esu „Solidguides“ socialinės žiniasklaidos rinkodaros specialistas. „Tvirti vadovai“ yra entuziastų komandos sukurtas projektas, skirtas tyrinėti ir rašyti apžvalgas. Mes labai aistringai žiūrime į internetą ir žinome, kad tai didžiulė vieta, kurioje gausu netikros ir nereikalingos informacijos. Mes sukūrėme tvirtus vadovus, kad internetas būtų saugesnė vieta pirkėjams ir todėl, kad mums patinka tyrinėti ir informuoti.

„Aqsa Tabassam“, „„InsideTechWorld.com““: naudokite maitinimo šarnyrus ir DAX funkcijas

Aš reguliariai naudoju „MS Excel“ duomenims analizuoti, teikti ataskaitas ir kaupti duomenis. Kiekvieną savaitę turiu pranešti viso turinio, skelbimų ir srauto analizės ataskaitas investuotojams ir kitiems savo naujienų svetainės akcininkams.

„Excel“ santechnika gali padidinti produktyvumo lygį daugybe raukšlių. „Excel“ santechnikoje laikomasi dviejų strategijų, kurios gali padidinti jūsų produktyvumą, viena yra pagrindinė „Excel“ strategija, kita - pažangioji santechnikos strategija. Produktyvios strategijos metu daugiausia laiko naudojama ieškant naujų įžvalgų ir nuolat tobulinant ataskaitas. Tai yra pakartojama procedūra, kurios metu jūs tobulinate ataskaitų duomenis, o ne juos prižiūrite.

Jei naudojate patobulintą strategiją, našumui padidinti naudojate galios šerdesą. Čia jūs turite daugybę pranašumų. Pirma, padidėja galimybė tvarkyti failus. Gali būti saugoma milijardas verčių viename stulpelyje ir milijonas lentelių vienoje darbo knygoje. Antra, naudojant reliacinę procedūrą „Power Pivot“ modelyje, darbo knygos susiejamos tarpusavyje ir tarp lentelių sukuriamas ryšys.

Trečia, jūsų didžiuliai skaičiavimai lengvai atliekami naudojant DAX funkcijas. Taigi kiekviena funkcija, susijusi su galios ratu, palengvina tyrinėjimo, masinio analizės ir ataskaitų teikimo užduotį.

Mano vardas yra Aqsa Tabassam, verslininkė, „InsideTechWorld“ įkūrėja ir vyriausioji redaktorė. „InsideTechWorld“ siekia pristatyti naujausias technologijas ir starto naujienas, žiniasklaidos renginius ir novatoriškus įvykius savo skaitytojams visame pasaulyje.

Philipas Weissas, „PhilipWeiss.org“: automatinis užpildymas formulėmis naudojant tabuliavimo klavišą

Nors ir nekenčiau mokytis „Excel“, tai yra vienas iš tų būtinų įgūdžių, kuriuos galime pritaikyti daugelyje savo darbo ir kasdienio gyvenimo aspektų (biudžeto sudarymo ir kt.).

Čia yra geras patarimas, kaip sutaupyti laiko naudojant „Excel“ formules, su kuriomis daugelis žmonių linkę kovoti. Taigi, ką norite padaryti, tai naudoti tabuliavimo klavišą, kuris leidžia automatiškai pasirinkti formules. Tokiu būdu nereikia gaišti laiko kiekvieną kartą juos įrašant. Kai tik pradėsite pildyti, lauke bus pateiktas „Excel“ pasiūlymų sąrašas. Tada viskas, ką turite padaryti, tai rodyklės klavišą aukštyn arba žemyn, kad pasirinktumėte savo formulę, paspauskite „Enter“ ir atlikite.

Jei kyla problemų dėl bet kurios iš formulių, ją galite greitai suderinti pasirinkdami formulę ir paspausdami F2. Tada galite pereiti per formulės dalis laikydami paspaudę „Shift“ ir paspausdami kairę rodyklę. F9 parodys galutinį formulės skaičiavimą, po kurio paspausdami Esc galėsite išlaikyti formulę arba įvesdami, kad išsaugotumėte vertę.

Supratęs, kad gyvenimas nuo 9 iki 5 nėra skirtas jam, Philipas nutraukė darbą aviacijos pramonėje ir nusprendė keliauti po pasaulį savo jėgomis. Šiuo metu jis yra įsikūręs tarp NYC ir Kambodžos, jis yra visą darbo dieną dirbantis skaitmeninis klajoklis ir savo kelionių tinklaraščio „PhilipWeiss.org“ įkūrėjas.

Vaizdo įraše pateikite išsamią „2019 Excel“ programą pradedantiesiems