34 Google Docs padomi, kā palielināt biroja produktivitāti

Google Docs ir viens no visbiežāk izmantotajiem rīkiem darbam mājās un dokumentu apmaiņai ar citiem cilvēkiem. Tas nav būtisks daudzu dažāda veida darbu, kas tiek veikts ar datoru, un tas ir gandrīz aizstājis datorā instalētās standarta biroja programmas.

Sākot ar Gmail kontu vai pat bez tā, dažādās Google lietotnes ļauj tiešsaistē izveidot bez programmatūras instalēšanas uzlabotus teksta dokumentus ar Google Docs, izklājlapas ar Google Sheets, prezentācijas ar Google Slides, veidlapas ar Google Forms un daudz ko citu!

Izmantojot dažus ekspertu Google lietotņu lietošanas padomus, un jo īpaši Google dokumentus, jūs to izmantosit vairāk nekā vienkārši kā Google piezīmju bloku tiešsaistē un varat pārvaldīt visu biznesu un savus līdzstrādniekus tiešsaistē Google komplekts.

Sākot ar versiju vēsturi un beidzot ar uzlabotajām funkcijām, sabiedrībai vaicājām, kādi ir viņu padomi, lai maksimāli izmantotu Google dokumentus. Šeit ir viņu atbildes.

Vai biznesa dokumentu apstrādei izmantojat pakalpojumu Google dokumenti? Vai jums ir kāds labs padoms, kā tos izmantot biroja produktivitātes uzlabošanai? Vai esat veiksmīgi izmantojis sadarbības funkcijas?

Melānija Mussone, AutoInsuranceEZ.com: nav nepieciešams saglabāt melnrakstu un vēlreiz nosūtīt visiem

Es katru dienu izmantoju Google dokumentus, lai apstrādātu biznesa dokumentus. Lai sadarbotos ar manas komandas pārstāvjiem, mēs atlasām iestatījumus, kas ļauj rediģēt tos, kuri ir mūsu komandā. Labajā augšējā stūrī ir zila poga “dalīties”. Noklikšķiniet uz tā, pēc tam dodieties uz papildu iestatījumiem un atlasiet, kurš var atvērt dokumentu. Pēc tam nolaižamajā izvēlnē atlasiet “rediģēt”.

Kad komandai ir pieeja, viņi izmanto iespēju “komentāri”, lai uzdotu jautājumus vai pievienotu informāciju. Komandas locekļi var arī veikt labojumus vai ieteikt labojumus.

Ērti un produktīvi ir izmantot Google dokumentus sadarbībai, jo ikviens komandas loceklis var piekļūt reāllaikam. Nav nepieciešams saglabāt melnrakstu un atkārtoti nosūtīt to visiem. Viņi var tikai turpināt pārbaudīt oriģinālo dokumentu tā attīstības laikā.

Stacy Caprio, Izaugsmes mārketings: rakstiet un meklējiet, neatstājot dokumentu no vietnes Explore

Viens padoms, kā izmantot Google dokumentus, ir tas, ka jūs varat rakstīt un veikt izpēti, nepametot dokumentu, kad izmantojat funkciju Pārlūkot. Funkcija Izpētīt ļauj meklēt un izpētīt Google, meklējot pētījumus un atbildes, vienlaikus rakstot, lai rakstīšanas laikā nebūtu jātērē laiks, mainot cilnes vai noklikšķinot uz sava Google dokumenta.

Džeimss Kanzanella, izolētas mārketinga naktis: ir mapes, kuru pamatā ir tēmas

Es jau vairākus gadus izmantoju Google dokumentus, lai apstrādātu biznesa dokumentus, un iesaku jums saglabāt ļoti glītas visu failu mapes. Laika gaitā faili var sākt uzkrāties, un jūs nevēlaties tērēt pārāk daudz laika, meklējot savus īpašos failus. Es iesaku izveidot mapes, kuru pamatā ir tēmas. Piemēram, tie varētu būt izdevumi, ienākumi, biznesa plāni vai kas cits.

Laikam ejot, jūs varat pievienot jaunus failus par iepriekšējiem gadiem, ņemot vērā faktu, ka jums nebūs tik daudz piekļūt tiem. Bet, ja jums tomēr viņiem vajadzētu piekļūt? Jūs vienmēr zināt, kur meklēt. Lai arī tas ir glīts un sakārtots, tas var izklausīties kā būtisks padoms, tas kļūst daudz svarīgāks, jo faili un dokumenti sāk krāties.

Calloway Cook, Illuminate Labs: atļauj apskatīt tikai cilvēkus ārpus organizācijas

Ja kopīgojat dokumentu ar cilvēkiem ārpus jūsu organizācijas, noteikti mainiet piekļuves iestatījumus. Parasti cilvēkiem, kuri mazāk pārzina Google dokumentus un koplietoto sadarbības programmatūru, tiek veikti tiešie dokumenta labojumi, kurus jūs parasti nevēlaties.

Mums ir tendence ierobežot piekļuvi mūsu uzņēmuma dokumentiem, izmantojot tikai skatu vai atsevišķos gadījumos tikai komentārus. Attiecībā uz kaut ko līdzīgu investoru skaņuplatē ir jēga atļaut apskatīt tikai cilvēkiem ārpus organizācijas, jo šis klājs tiks atkārtoti izmantots un nosūtīts citiem potenciālajiem investoriem.

Vincents Lī, autors: uzaiciniet komandu ieguldījumiem

Kā daļu no sava zīmola izstrādes procesa klientiem, es sākšu ar viņu zīmola stāsta veidošanu. Google Doc ir mans mērķis informācijas ierakstīšanai, un pēc vajadzības es aicināšu savu komandu sniegt informāciju, dodot viņiem iespēju rediģēt vai komentēt. Atcerieties rediģēšanas laikā atlasīt funkciju “Ieteikt”, lai oriģinālais teksts tiktu saglabāts. Komentēšana ir noderīgāka, ja jums ir nepieciešama tikai atgriezeniskā saite, nevis rediģēšana. Var izcelt īpašu rindkopu, un jūs varat piešķirt komentāru pieprasījumu konkrētai personai (izmantojot šīs personas e-pasta adresi). Komentēšanas funkcija ir arī labs veids, kā izsekot lēmumiem, kas ved uz dokumenta galīgo versiju.

Google Doc ir arī noderīgs, jo es rakstu savu gaidāmo grāmatu. Es varu uzaicināt redaktoru pārbaudīt saturu un, izmantojot komentēšanas rīku, viņa var ieteikt mainīt virzienu vai ideju. Sagatavojot galīgo manuskriptu, es varu automātiski ģenerēt satura tabulu, vienkārši formatējot nodaļas virsrakstus kā galveni. Vārdu skaitīšanas funkcija ir arī lielisks līdzeklis, jo man katras nodaļas garums ir jāsaglabā vienāds.

Dan Beilija, WikiLawn: apgūstiet vēstures funkciju un atrisiniet komentārus

Mani labākie padomi Google dokumentu izmantošanai sadarbībā ir vēstures funkcijas apguve un sava veida process, kad komentēt / rediģēt. Vēstures sadaļā varat redzēt izmaiņu ierakstu un atgriezt visas izmaiņas. Tas ir ļoti svarīgi, ja kāds maina kaut ko, kas ir jāatsauc, vai ja vēlaties redzēt, ko devis atsevišķs darbinieks.

Noklikšķinot uz Visas diskā saglabātās izmaiņas, tiks atvērts skats, kurā parādītas pēdējās izmaiņas. Tie ir kodēti ar krāsu, lai jūs varētu redzēt, kas ko izdarīja. Vienkārši noklikšķiniet uz tā, lai iegūtu labāku skatu dokumentā, un atgrieztos, ja jums tas būs nepieciešams.

Runājot par labojumiem un komentāriem, izstrādājiet darba gaitu, lai cilvēki nepārsteigtu viens otru. Ja viena persona izstrādā dokumentu, dodiet to citam, lai atkārtoti izdarītu augstu līmeni. Pēc tam nosūtiet to atpakaļ uz draftu, ļaujiet viņiem veikt izmaiņas un nosūtiet to pa kritisko analīzi. Atrisiniet komentārus, kas tiek izskatīti, un atstājiet visus jautājumus, par kuriem jums joprojām ir jautājumi.

Tam vajadzētu netraucēti virzīties uz priekšu.

Džozefīne Isona, pasākumu izklaidētāji: līdz pat minūtes plānošanai ar Google dokumentiem

Kā talantu / mākslinieku rezervācijas aģentūra * Google Docs ir galvenais veids, kā mēs bez atgriezeniskās saites tiek informēti par mūsu komandu. * Lielākā daļa mūsu rezervāciju ir tiešraides pasākumi, un tiem ir nepieciešams laika plānojums. Šeit noder G-Docs. Dzīvs dokuments tiek koplietots visiem iesaistītajiem dalībniekiem, un, ja tiek izdarīti kādi labojumi laikā un prasībās, šie paziņojumi viņiem tiek nosūtīti tiešsaistē, izmantojot e-pasta paziņojumus. Tas ievērojami samazina papildu administratīvās pūles un padara mūsu saziņu tīru un skaidru.

Sherese Patton, SLP attiecības ar plašsaziņas līdzekļiem: izveidojiet PDF dokumentu pirms tā nosūtīšanas

Kā publicists un sabiedrisko attiecību konsultants es vienmēr esmu ceļā. dažreiz man ir nepieciešams, lai lielais dienas laikā klēpjdators būtu līdzi un uzstādītu darbstaciju, ja to atļauj vieta. Tātad, lai varētu piekļūt līguma failiem, ir ārkārtīgi noderīgi un svarīgi. Es diezgan bieži izmantoju Google Docs, veidojot līgumu un veidojot anketas, lai piesaistītu jaunus klientus. Tā kā jūs varat piekļūt Google jebkur, un es domāju visur, tas padara to daudz vienkāršāku un mazāk stresa, ja varat turpināt strādāt ar saviem dokumentiem un tos viegli koplietot.

Labākais padoms, ko varu dot, ir izmantot šo lietotni līgumu priekšlikumiem. Kad esat pabeidzis ar dokumentu, varat to viegli kopīgot, tas ir ar personu, kurai jūs veidojat dokumentu. Vienīgais, ko es ieteiktu, ir pirms nosūtīšanas to padarīt par PDF dokumentu, jo jūs nevēlaties, lai klients izdara tajā izmaiņas, kuras jūs nezināt. Tomēr, daloties dokumentos ar savu komandu, es labojumus izdarīšu citā krāsā. tādā veidā jūs zināt, kad ir veikti labojumi. Es esmu sadarbojies ar citiem PR profesionāļiem un secinājām, ka vislabākais veids ir norādīt krāsas. Šis rīks ir lielisks, un tas patiešām ir bijis lielisks ietaupījums!

Džeimss Makgrets, Yoreevo: izmantojiet ieteikšanas rīku, lai paziņotu dokumenta īpašniekam

Viena no iezīmēm, kuras mums šķiet ārkārtīgi noderīgas, bet kuras ir viegli palaist garām, ir ieteikšana. To var atrast augšējā labajā stūrī. Parasti tiek izvēlēta rediģēšana, bet, ja uz tās noklikšķināt un izvēlaties Ieteikt, visas izmaiņas, kas veiktas gan oriģinālajā, gan jaunajā tekstā, paliek lapā. Tiks izveidots atbilstošs burbulis lapas labajā pusē, izceļot ieteikumu.

Kad šie ieteikumi tiks izteikti, dokumenta īpašnieks tiks informēts un viņš varēs pieņemt vai noraidīt izmaiņas. Ja tie tiek pieņemti, rediģēšana tiek piemērota. Ja tie tiek noraidīti, dokuments atgriežas sākotnējā formā.

Katru ieteikumu var novērtēt neatkarīgi.

Šī funkcija ir ļoti noderīga, jo tā būtībā ir redlinēta dokumenta versija, kuru varat viegli novērtēt.

Rafa, Homeschool Spain Spain: iemācieties noderīgus īsceļus

Mēs izmantojam Google dokumentus, lai pārvaldītu katru emuāra ziņu, lai pārliecinātos, ka tā ir gatava publicēšanai. Tā kā mēs jau ilgu laiku strādājam attālināti, komentēšanas funkcija ir izrādījusies diezgan noderīga, lai veicinātu diskusijas starp rakstniekiem un redaktoriem. Šī funkcija ne tikai ļauj mums strādāt savā tempā, bet arī atstāj rakstisku visa rediģēšanas procesa ierakstu, lai vārdi nepaliktu gaisā.

Vēl viens veids, kā palielināt produktivitāti, izmantojot Google dokumentus, ir iemācīties noderīgus saīsnes. Kā rakstniekam īsceļi, piemēram, vārdu skaitīšana (CTRL + SHIFT + C) un galvenes ieviešana (CTRL + ALT + 2), ir lielisks veids, kā padarīt rakstīšanu efektīvu un patīkamu. Ja dokumentējat, izmantojot galvenes, tas arī ļauj ātri pārlūkot nosaukumus, izmantojot sānjoslu pa kreisi no dokumenta. Tas ļauj diezgan viegli iziet cauri lieliem dokumentiem!

Ahmeds Mir, Daba un Blūms: izveidojiet koplietojamās saites, komentējiet un izmantojiet galvenes

Es esmu e-komercijas un saistīto uzņēmumu dibinātājs, kurā es bieži sadarbojos ar ārštata rakstniekiem un redaktoriem, izmantojot Google dokumentus.

Par kuriem man ir daži saistīti produktivitātes padomi tādiem tiešsaistes uzņēmumiem kā mans:

• Izveidojiet koplietojamās saites, lai dokumenti tiktu nosūtīti rakstītājam, un tos reālā laikā var pārbaudīt redaktors un SEO komanda. Varat pielāgot atļaujas, lai atsevišķi lietotāji varētu rediģēt / lasīt tikai vai ļautu rediģēt ikvienu, kam ir saite.
• Ja dokuments ir jāpārskata, lai pievienotu komentārus konkrētiem komandas dalībniekiem, izmantojot komentāru @ funkcionalitāti, tas automātiski paceļ komandas locekli pa e-pastu uz jūsu atsauksmēm!
• Izmantojiet galvenes, lai sadalītu dokumentus SEO sagatavotos formātos, kas sagatavoti ievietošanai tieši jūsu vietnē bez pielāgošanas.

Marc Bromhall, Iesācēju sērfošanas piederumi: sūtīt e-pastus tieši no izklājlapas

Uzņēmuma Google pārvaldībai mēs izmantojam jau vairāk nekā 4 gadus. Viena no visjaunākajām funkcijām, ko esam atraduši produktivitātes paaugstināšanai, ir e-pastu sūtīšana tieši no izklājlapas. Tas ir lielisks rīks projektu vadītājiem vai komandas vadītājiem, kuri pastāvīgi sazinās ar vairākiem komandas locekļiem. Teiksim, ka tikko esat sagatavojis sanāksmi, un sanāksmē bija vairāki darbības punkti, kas jādeleģē dažādiem komandas dalībniekiem. Tā vietā, lai visiem šiem cilvēkiem nosūtītu e-pastu atsevišķi, varat izmantot Google lapas, lai ņemtu vērā, kam tas jādara.

Pirmajā kolonnā jūs ievietosit viņu e-pastu, bet otrajā kolonnā būs piezīme par to, kas viņiem jādara. Kad sanāksme ir beigusies un lapa ir pabeigta, viss, kas jums jādara, ir nokopējiet un ielīmējiet kodu Google skriptu redaktorā, ko varat atrast cilnē Rīki Google izklājlapās. Kad kods ir ielīmēts, lapas augšdaļā vienkārši noklikšķiniet uz sūtīt e-pastus, un dažu sekunžu laikā visiem jūsu komandas locekļiem tiks nosūtīti individuāli ziņojumi pa e-pastu. Mēs uzskatām, ka šis rīks gadu gaitā ir ietaupījis ļoti daudz laika, un tas ir viens no daudzajiem Google Suite piedāvātajiem līdzekļiem.

Shreeram Thapaliya, Nepāla Trek Hub Pvt.Ltd: eksports dažādos formātos un drukāšana

Kopš pagājušā gada es izmantoju google docs. Pēc Gmail tas man visvairāk pārsteidz no Google. Es arī esmu izmantojis Google lapu. Es domāju, ka biznesam ir ļoti lieliski izmantot Google dokumentus, salīdzinot ar Microsoft dokumentiem. Jums ir dažādas iespējas, ar kurām vienlaikus varat koplietot un rediģēt dokumentus, un vairāki cilvēki to var rediģēt un viegli izņemt katra dokumenta galīgās versijas. Tas ietaupa darbinieku laiku. Visas lietas, ko varat darīt no Microsoft Word, ko varat darīt no Google dokumentiem. Šis dokuments tiek dublēts arī Google diskā, ja nevēlaties to ievietot šeit, tad varat eksportēt arī dažādos formātos, piemēram, Word failu, PDF failu vai citus paplašinājumus. Ja vēlaties saņemt izdruku, tad tieši no šejienes varat izdrukāt, kas jums vēl vajadzīgs vairāk nekā šis? Man ļoti patīk gramatikas pārbaudes iespējas. Izmantojot šo Google dokumentu, varat uzrakstīt ļoti labus teikumus. Es pat rakstu savus e-pastus, izmantojot Google dokumentus, pēc tam tos nosūtu. Es domāju, ka esmu izmantojis lielāko daļu funkcionalitātes. Ja tas paliek, es to drīz iemācīšos, jo es to lietoju 2-3 stundas katru dienu. Es redzu arī trūkumu, ka Google dokumenti neskaita vārdus un rakstzīmes.

Džo Flanagans, Tacuna Systems: pieminiet komandas locekļus, lai viņi tiktu informēti

Es daudzus gadus sadarbībā izmantoju Google dokumentus. Šis rīks ļauj ļoti viegli izveidot un koplietot failus. Arī Google dokumenti nodrošina pilnīgu kontroli, jo piekļuvi koplietotajiem failiem var ierobežot ar skatīšanu, komentēšanu vai rediģēšanu.

Daži no Google dokumentu produktivitātes padomiem ietver:

• Pieminiet komandas locekļus dokumenta komentārā, lai pārliecinātos, ka viņiem tiek paziņots par komentāru.
• Pievienojiet vārdnīcai uzņēmuma žargonu
• Izmantojiet grāmatzīmes, lai pārvietotos pa gariem dokumentiem

Ken Eulo, Smith & Eulo advokātu birojs: saprot rediģēšanas atļaujas, daloties ielūgumā

Sadarbojoties ar sava uzņēmuma darbiniekiem pakalpojumā Google dokumenti, koplietojot ielūgumu, jums ir jāsaprot rediģēšanas atļaujas. 90% gadījumu mums ir bijušas grūtības sadarboties ar Google dokumentiem, tāpēc, ka sūtītājs nav atlasījis “atļaut rediģēt ikvienu, kam ir saite”. Tas ir ātrs labojums un prasa tikai sekundi, tāpēc noteikti atlasiet šo opciju, ja vēlaties, lai saņēmēja puse varētu rediģēt dokumentu. Tomēr, ja vēlaties dokumentu nosūtīt tikai ballītēm, lai viņi to varētu apskatīt, atstājiet rediģēšanas atļauju sadaļā “var skatīt”. Ir trešā atļauja “var komentēt”, kas saņēmējai pusei ļauj komentēt dokumentu. Šī atļauja ir noderīga, ja dokumentu sūtāt klientam, lai saņemtu atgriezenisko saiti, vai vadītājam, lai tas pārskatītu.

Norhanie Pangulima, SIA Uzņēmumi: izmantojiet saglabāto versiju vēsturi un balss ierakstīšanu

Google dokumenti ir viena no Google lietotnēm, kuru vienmēr izmantoju rakstīšanas uzdevumos. Koncepcija par  Microsoft Word   izmantošanu tiešsaistē, izmantojot Google dokumentus, man ir ļoti noderīga, it īpaši tāpēc, ka dažreiz mani labojumi netika saglabāti un izmaiņas pazuda, kad notiek strāvas pārtraukums vai nejauši izeju no programmas. Šai lietotnei ir daudzas funkcijas, kuras vairums cilvēku nezina. Viena ir tā, ka šī lietotne vienā dokumentā vienlaikus ļauj vienlaikus skatīties 200 skatītājiem.

Tas ir viens no labākajiem komandas sadarbības rīkiem.

Šeit ir vēl divas noderīgas Google dokumentu funkcijas un padomi, kā tos izmantot:

• 1. Saglabāto versiju vēsture. Google dokumenti automātiski saglabā visus labojumus. Noklikšķinot uz izvēlnes Fails, jūs varat redzēt versiju vēsturi un izsekot dokumentā un lietotājam, kurš to veica, veiktās izmaiņas.
• 2. Balss ierakstīšana. Šī funkcija ir ļoti noderīga, rakstot piezīmes, un, ja vēlaties koncentrēties tikai uz visu, kas jums ienāk prātā, un rediģēt vēlāk. Google dokumenti ļauj jums rakstīt vārdus, kurus sakāt, piemēram, kā diktāts. Lai to izmantotu, noklikšķiniet uz Rīki un pēc tam uz Balss ierakstīšana.

Filips Veiss, FilipsVeiss.org: izmantojiet tabulēšanas taustiņu, lai automātiski atlasītu formulas

Daudzi cilvēki cīnās par Excel izmantošanu pakalpojumā Google dokumenti, jo tas var radīt neskaidrības, kā iemācīties izmantot visas tā funkcijas. Īpaši attiecībā uz receptēm, kas ir murgs lielākajai daļai no mums nefinanšu veidiem. Lai arī man nepatika mācīties Excel, tā ir viena no nepieciešamajām prasmēm, ko varam izmantot daudzos sava darba un ikdienas aspektos, lai lietas būtu sakārtotas.

Šis ir mans iecienītākais padoms, kā ietaupīt laiku, izmantojot Excel formulas, ar kurām daudziem cilvēkiem ir tendence cīnīties. Tātad, ko vēlaties darīt, ir izmantot tabulēšanas taustiņu, kas ļauj automātiski atlasīt formulas. Tādā veidā jums nav jātērē laiks, lai katru reizi tos pilnībā ierakstītu. Kad sākat to aizpildīt, laukā tiks aizpildīts Excel ieteikumu saraksts. Pēc tam viss, kas jums jādara, ir jāpārvieto bultiņas taustiņš uz augšu vai uz leju, lai izvēlētos formulu, nospiediet taustiņu Enter un darīts.

Ja rodas problēma ar kādu no formulām, varat to ātri atkļūdot, atlasot formulu un pēc tam noklikšķinot uz F2. Tad jūs varat pārvietoties pa formulas daļām, turot nospiestu taustiņu Shift un nospiežot kreiso bultiņu. F9 parādīs formulas galīgo aprēķinu, pēc kura jūs varat nospiest taustiņu Esc, lai saglabātu formulu, vai ievadīt, lai saglabātu vērtību.

Polly Kay, English Žalūzijas: izsekot darbu pie tā sākotnējā autora

Mēs izmantojam Google dokumentus sadarbībai ar ārštata darbiniekiem un trešo personu darbuzņēmējiem, kuriem nevēlamies nodrošināt piekļuvi mūsu pašu dokumentu diskdziņiem vai uzņēmuma iekšējam tīklam drošības apsvērumu dēļ vai tāpēc, ka šajā kontekstā tas vienkārši ir ātrāks un efektīvāks dodieties uz darbu, izmantojot Google disku.

Tā kā praktiski ikvienam ir Google konts un atsevišķu mapju koplietošanas iestatījumus var tik precīzi noregulēt, tas ļauj mums nodot īpašumtiesības uz failiem, apkopot darbu no vairākiem darbuzņēmējiem vienā vietā, rediģēt un pārskatīt saturu un izsekot darbu atpakaļ uz tā sākotnējais autors ilgi pēc notikuma.

Tā ir izrādījusies noderīga arī ārštata darbiniekiem un darbuzņēmējiem, ar kuriem mēs arī strādājam, jo ​​viņi pēc tam var pārvaldīt mapju vairākiem dažādiem projektiem vai klientiem vienā un tajā pašā vietā, attiecīgi sadalot un piešķirot atļaujas, neriskējot ar drošību, integritāti vai konfidencialitāti. citu viņu klientu saturu.

Estere Meijere, Līgavaiņu veikals: izmēģiniet rakstīšanu ar balsi, iestatiet atļaujas, izmantojiet pareizrakstības pārbaudītāju

Es kādu laiku izmantoju Google dokumentus. Vai tas ir paredzēts uzņēmējdarbībai vai personiskiem dokumentiem, tas ir ļoti parocīgs, tāpēc tas ir mans izvēlētais pieteikums. Izmantojot Google dokumentus, veikt attālo darbu ir daudz vienkāršāk. Man ir attāla komanda, ar kuru es sadarbojos, un mums ir normāli sadarboties, tāpēc Google Docs mums ir nelaime.

Šie ir mani galvenie padomi, kā efektīvi izmantot Google dokumentus:

• 1. Izmēģiniet balss ierakstīšanu. Ja jūs esat tāds cilvēks, kurš domā ātrāk nekā jūs rakstāt, tā varētu būt lieliska īpašība. Izmantojiet Ctrl + Shift + S, lai palaistu funkciju, pēc tam runājiet prom. Skatieties, kā Google drukā jūs. Tomēr esiet gatavs veikt rediģēšanu, jo tas ne vienmēr nozīmē pareizus vārdus, nemaz nerunājot par formātu.
• 2. Pareizi iestatiet atļaujas. Kopīgojot savus dokumentus, pārliecinieties, vai piekļuve, kuru jūs piešķirat lietotājiem, ir piemērota viņu vajadzībām. Jūs varat izvēlēties, lai viņi varētu rediģēt, apskatīt vai komentēt.
• 3. Pārsteidzošs pareizrakstības pārbaudītājs. Google dokumentiem ir inteliģenta pareizrakstības un gramatikas pārbaude. Jūsu rakstītais nevar būt slikts, izmantojot šo rīku, jo tas lielākoties precīzi uztver kļūdas. Gramatika ir ļoti nozīmīga attiecībā uz karjeru, jo profesionāļi, kuriem pirmo 10 karjeras gadu laikā nav izdevies virzīties uz režisora ​​līmeni, ir pieļāvuši 2,5 reizes vairāk gramatikas kļūdu nekā viņu režisora ​​līmeņa kolēģi.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: izmantojiet saīsnes un iebūvētās funkcijas

Man ļoti patīk strādāt ar Google lapām, kas ir satriecoši, jo mans darbs ir cieši saistīts ar Google dokumentiem. Tātad, lai uzzinātu visu par saīsnēm, ir jābūt tādiem cilvēkiem kā es. Google lapu saīsnes pakāpeniski ietaupa manu laiku un ļauj man pievērsties svarīgākiem jautājumiem. Tomēr manas iecienītākās komandas ir Ctrl plus semikolu taustiņš (pašreizējā datuma ievietošanai), Ctrl plus pageUp / pageDown (pārvietošanai starp loksnēm), Ctrl plus Shift plus V (tikai vienkārša teksta ielīmēšanai) un daudz kas cits, ko es pastāvīgi izmantoju .

Bet labākais padoms, strādājot ar Google lapām, ko es varētu dalīties ar jums, ir funkciju izmantošana. Tie ir patiesi pārsteidzoši un palīdz sasniegt iespaidīgus rezultātus. Piemēram, es parasti izmantoju funkciju = REGEXEXTRACT, lai iegūtu domēnu no URL, un šis = VLOOKUP, lai atrastu datus (ja tādi ir - patiesi / nepatiesi) citā lapā. Un, protams, = UNIQUE formula.

Izmantojot vienkāršu funkciju UNIQUE, ir vienkāršs veids, kā norādīt dublikātus. Būtībā formula UNIQUE aplūko diapazonu un no tā izvelk visas unikālās vērtības. Tas ir izdevīgi tiem, kuri vēlas paātrināt savu darbplūsmu, strādājot ar ievērojamu datu daudzumu. Piemēram, kad man ir plašs perspektīvo iespēju loks, kas ģenerēts no dažādiem avotiem, tas atceļ atkārtotus datus, kas faktiski palēnina lietas darbību. Tātad, ja tas nebūtu paredzēts funkcijai UNIQUE, es, iespējams, tērētu daudz vairāk laika iespēju pārskatīšanai (atslēgvārdi, vietnes, e-pasti) nekā es tagad. Un labāk par šo funkciju ir tas, ka tā darbojas gan ar skaitļiem, gan ar tekstiem.

Miloss Djordjevi, SaveMyCent: tulkojiet dokumentus tieši pakalpojumā Google dokumenti

Tā kā es parasti sadarbojos ar daudziem cilvēkiem, es ļoti daudz izmantoju komentārus. Tā kā pakalpojumā Google dokumenti ir ļoti viegli veikt izmaiņas, cilvēki, iespējams, visu nepamana savlaicīgi. Tāpēc es vienmēr piespraidu cilvēkus komentāros un pārliecinos, ka pirms visu veikšanas vienojamies par visām izmaiņām. Dažreiz es jūtu, ka viena dokumenta ietvaros man ir ļoti dzīva tērzēšana. Tomēr tas man palīdz uzturēt visu informāciju vienuviet.

Dažreiz man ir jātulko dokumenti arī citās valodās. Man patīk, ka tagad to varu izdarīt tieši pakalpojumā Google dokumenti, izvēlnē “Rīki”. Par laimi man parasti vajag tikai pāris citas valodas, tāpēc šis  tulkojums   izrādās diezgan labs. Man ir redaktors, kurš vienkārši pārbauda tulkojumu, kas ietaupa daudz laika.

Jeff McLean, McLean uzņēmums: Google Docs ir bezmaksas lietotne, kas ļauj sadarboties jebkur

Mēs sadarbojamies ar Google dokumentiem saistībā ar visu, sākot no emuāru ierakstiem un beidzot ar e-pasta veidnēm. Google dokumenti ir vienkāršākais rīks, lai koplietotu saturu ar savu komandu un efektīvi strādātu pie projekta. Daudzi cilvēki nezina, ka Google dokumentiem ir bezmaksas lietotne, tāpēc jūs varat sadarboties ar savu komandu jebkur, kur jums ir mobilie dati! Lietotne ir īpaši draudzīga lietotājam, un es neesmu saskāries ar lietotnes funkcionalitātes ierobežojumiem, kas atšķiras no galddatora versijas. Pārliecinieties, ka kopīgojat Google dokumentu tikai ar būtisku personālu, jo, ja vienlaicīgi dokumentu rediģē pārāk daudz dalībnieku, lietas parasti kļūst nedaudz sakārtotas. Lai to apkarotu, parasti Google Doc nosūta katram loceklim atsevišķi, atsevišķos laikos, lai viņi bez pārtraukuma varētu veikt visus labojumus, kurus viņi vēlas.

Džūlija Singa, TripOutside: skats tikai pabeigtiem dokumentiem, rediģēšana - citiem

Mēs bieži izmantojam Google dokumentus, lai apmainītos ar projektiem, idejām, iniciatīvām un nodevām ar attālinātajām komandām. Koplietot dokumentus ar viņiem reāllaikā un ļaut viņiem skatīt un rediģēt mūsu dokumentus, mūsu biznesam ir ļoti svarīgi, un tagad to ir daudz vieglāk izdarīt, izmantojot Google dokumentus. Mēs varam izveidot dokumentus un izklājlapas, kurām arī mūsu komanda var piekļūt, pievienot instrukcijas un viegli pārskatīt pabeigto darbu. Mēs izmantojam koplietošanas saites funkcionalitāti gan piekļuvei tikai skatāmiem pabeigtiem dokumentiem, gan rediģēšanai piekļuvei tiem dokumentiem, kuri pašlaik tiek apstrādāti un kurus atjaunina citi komandas locekļi.

Google dokumenti ir svarīgs sadarbības rīks mūsu biznesā!

Džordžs Hammertons, Hammertons Barbadosa: jābūt skaidram, kad dokuments ir pilnīgs vai nē

Es vadu nelielu biznesu, ko veido cilvēki, kuriem patīk ceļot darba un izklaides dēļ, kuri regulāri lido starp Apvienoto Karalisti un Barbadosu, bet lielāko dienas daļu kopā ar komandām pavada dažādās pasaules daļās, nekā tas bija agrāk. - tas rada dažas unikālas tehnoloģijas problēmas.

Kad mēs tikko sākām darbu un bijām divi no mums, mēs izmantojām biroja komplektu un Dropbox, bet, biznesam pieaugot, spēle “vai tu esi šajā dokumentā” biznesam kļuva apslāpējoša, tāpēc mēs nolēmām, ka mums vajadzīgi rīki, kas ļāva mums sadarbojieties, nedomājot par to. Mums vajadzēja pāriet uz sadarbības pozitīvu komplektu, un tāpēc mēs devāmies kopā ar neapstrīdamo sadarbības karali attālinātai komandai un tas bija Google Docs.

Tagad mēs izmantojam Google dokumentus gandrīz visam un, lai gan tas ir bijis lieliski, lai noņemtu berzi, noņemot vajadzību gaidīt jūsu kārtu, lai atjauninātu izklājlapu. Mūsdienās mūsu portatīvo biroju veido iPhones, MacBooks, Google Suite un tīmekļa pārlūks. Izmantojot vienkāršu pareizo rīku komplektu, mēs tagad varam strādāt no jebkuras vietas, kopā.

Mans padoms numur viens būtu skaidrs, kad dokuments ir nepabeigts darbs un kad tas ir pabeigts - jūs nevēlaties, lai kāda cita nepabeigts labojums tiktu sagriezts dokumentā tieši tāpat, kā jūs to eksportējat publicēšanai.

Md Mohsin Ansari, Karaspēka kurjers: dodieties atpakaļ un iegūstiet vecos izdzēstos failus

Google diskam ir savs veids, kā rīkoties ar versiju kontroli, kas ļauj atgriezties un izgūt vecos izdzēstos failus vai vecākas faila versijas. Veids, kā Google disks nodarbojas ar versiju kontroli, ir tas, ka tajā tiek glabāti līdz 100 dokumenta labojumiem vai 30 dienu versijām vienā dokumentā, un tas tiek ieskaitīts jūsu kopējās atmiņas apjomā. Atkritnes mape tiek izmantota izdzēsto failu glabāšanai, un, ja miskastes mape tiek izdzēsta, faili ir aizgājuši uz visiem laikiem.

Masons Culligans, Matraču kaujas Inc .: izmantojiet Google dokumentus ar stellēm, lai dalītos ekrāna ierakstos

Tas, ka manas attālinātās komandas izmantoja Google dokumentus, palielināja produktivitāti. No atsauksmēm, kuras es no tām guvu, komentāru un ieteikumu funkcijas ir efektīvi sadarbības veidi, īpaši starp komandām dažādos laika periodos. Vairāki lietotāji var rediģēt reāllaikā un vienlaikus. Turklāt ikviens var piekļūt failiem mākoņu krātuvē.

Izmantojot Google dokumentus, tiek samazināta kavētā darba koordinācija starp jūsu komandām, īpaši attālinātām.

Papildus Google Docs komentāru un ieteikumu funkcijām viena no manām labākajām praksēm ir Google Docs izmantošana ar Loom. Es reģistrēju sevi un savu ekrānu, runājot par noteiktu failu, un caur to runāju ar saviem darbiniekiem. Šādi rīkojoties, tiek ietaupīts daudz laika, izskaidrojot, neizmantojot ilgstošus e-pastus vai tērzēšanas ziņas.

Izmantojot Google dokumentus, tiek novērsta plaisa, kas nav kopā būšanai komandā.

Will Bachman, Umbrex: izveidojiet intervijas piezīmes vietnē Google Slides

Mūsu komanda aktīvi izmanto Google dokumentus dažādiem uzdevumiem, kuriem nepieciešama sadarbība vai reāllaika piekļuve jaunākajai versijai.

Piemēram, projektos, kas saistīti ar ekspertu intervēšanu, viens komandas loceklis izveido intervijas piezīmes pakalpojumā Google Slides. Mēs kopīgojam šo Google prezentāciju dokumentu ar mūsu klientu, lai ikviens reālā laikā varētu redzēt jaunākās atziņas, kuras mēs apkopojam - nevienam nav jāgaida iknedēļas progresa pārskats.

Pašlaik mēs esam pēdējā stadijā, lai izveidotu kursu, kā izveidot savu konsultēšanas praksi. Kursā ietilpst deviņdesmit īsi video un vairāk nekā divi desmiti lejupielādējamu rīku un veidņu. Mēs izmantojam Google lapu, lai koordinētu centienus šajā projektā. Mēs esam koplietojuši piekļuvi video redaktoram, vietnes redaktoram un kursa veidotājam, lai ikviens varētu atjaunināt statusu reāllaikā, kad tiek pabeigta videoklipa pirmā melnraksta rediģēšana, kad tiek sniegta atgriezeniskā saite, kad galīgais video melnraksts ir tika nosūtīti atpakaļ un kad video būs pievienots vietnei.

Nikola Baldikov, Brosix: ļaujiet Docs pārvērst jūsu izrunātos vārdus tekstā

Tā kā mēs tagad ieejam intensīvas balss meklēšanas laikā, par Google dokumentiem ir daži triki, kurus jūs varētu zināt, uzzināt. Vai zinājāt, ka varat pārtraukt pirkstus un ļaut dokumentiem pārvērst izrunātos vārdus tekstā? Kamēr datorā ir mikrofons, viss, kas jums jādara, ir atvērt izvēlni Rīki un atlasīt Rakstīšana ar balsi vai nospiediet Ctrl-Shift-S (vai Cmd-Shift-S) un pēc tam runājiet. Dokumenti izmantos Google parasto balss-teksta sistēmu, lai izdomātu, ko jūs sakāt (lielākoties, jebkurā gadījumā), un ievietotu to lapā. Turklāt Dokumentu balss-teksta funkcija ļauj arī runāt komandām, lai izmantotu bieži lietotās pieturzīmes un rindkopas. Varat pateikt tādas lietas kā periods, komats un jautājuma zīme vai dot instrukcijas, piemēram, jaunu rindiņu vai jaunu rindkopu. Ja vēlaties ieturēt pārtraukumu, sakiet, pārtrauciet klausīšanos un tad sakiet atsākt, kad esat gatavs turpināt.

Edgars Suppers, Grailizēt: versiju vēsture parāda, kuras daļas ir rediģētas

Šis ir mans iecienītākais Google dokumentu padoms:

To sauc par versiju vēsturi, un šī mazā funkcija jau pāris reizes izglāba manu dzīvību. Lai redzētu funkciju Versijas vēsture, jums jānoklikšķina uz Fails un pēc tam uz Versijas vēsture. Dokumenta labajā pusē tiek atvērts panelis, kurā parādītas dažādas šī konkrētā dokumenta versijas. Noklikšķinot uz vecākas versijas, jūs pat varat redzēt, kuras doc faila daļas ir rediģētas.

Flynn Zaiger, Skotsdeilas SEO optimisti: vienādojumi izmanto savienojumu ar citiem datu rīkiem

Daudzi cilvēki uzskata Google dokumentus par vienkārši tiešsaistes  Microsoft Office   Suite, taču ir daudz rīku, formulas un funkciju, kas ir pieejami tikai tāpēc, ka tas ir tiešsaistē, un tie ir daži no tiem, kas to var padarīt par daudz izdevīgāku rīku biznesam. īpašnieks izmantot. Dažas no manām iecienītākajām funkcijām ir vienādojumi ImportRange un ImportData, jo tie īpaši izmanto savienojumu ar citiem datu rīkiem vai darblapām. ImportRange ir lieliski piemērots, lai izveidotu savienojumu starp ne tikai dažādām darblapām, bet arī veselām darbvietām. Jūs varat iekļaut datus no citiem Microsoft Sheets failiem, kas ļauj aprēķināt noteiktus gabalus, vienlaikus ierobežojot piekļuvi citiem. Savukārt ImportData un ImportXML ļauj izmantot informāciju no jebkura .CSV faila, kas atver datu tabulas, ļaujot jums izmantot plašu informācijas klāstu, kas tiešsaistē ir pieejams parasti izmantojamā formātā. Visbeidzot, tiem, kam nepieciešami dati, kas nav precīzi formatēti .CSV vai .XML failā, varat izmantot ImportHTML, kas ļauj jūsu darblapās ievietot jebkuru vietni.

Džeisons Parkss, plašsaziņas līdzekļu kapteinis: dokumentu kopīgošana bez pieteikšanās

Es iesaku izmantot GSuite for Business.

Mūsu aģentūrai ir daudz turp un atpakaļ ar klientiem, lai tos apstiprinātu.

Vienkārši kopīgojot Google Doc vai Google Sheet, mūsu klienti var tam viegli piekļūt, nepiesakoties Gmail kontā.

Mūsu aģentūras (15 cilvēku) izmaksas ir apmēram USD 8,50 vienam lietotājam mēnesī, taču tas noteikti ir bijis ieguldījuma vērts un pilnveidojis komunikāciju.

Īzaks Hammelburgers, meklēšanas profili: vairāki darbinieki var rediģēt vienu un to pašu dokumentu reāllaikā

Google dokumenti ir viens no rīkiem, kas ikvienam atvieglo attālo darbu. Google dokumentos iespējas ir bezgalīgas. Tas šodien ir visnoderīgākais, jo vairums darbinieku ir sākuši strādāt no savas mājas drošības viedokļa. Tāpēc to var izmantot, lai cieši sadarbotos pat no attāluma. Google dokumenti ir rīks, kurā vairāki darbinieki var rediģēt vienu un to pašu dokumentu reāllaikā. Atliek tikai izdalīt dokumentu saviem darba biedriem un padarīt to rediģējamu. Tas ir daudz vienkāršāk, jo strādājat ar vienu un to pašu dokumentu, un, lai izveidotu vienu apvienotu, jums nevajadzēs apkopot dažādus dokumentus. Tas arī ietaupa laiku, jo jūs varat vienlaikus strādāt ar dokumentu, nevis nodot dokumentu no vienas personas otrai. Noteikti iesaku komandām izmantot šo rīku, lai būtu efektīvāka darba plūsma.

Riley Adams, jauns un ieguldīts: samazina projekta izpildes laiku

Kā finanšu analītiķis es dzīvoju pakalpojumos Google dokumenti, Izklājlapas un Prezentācijas. Programmatūra nodrošina jaudīgu sadarbības funkcionalitāti, ja failu izveidē vienlaikus piedalās vairāki komandas locekļi un partneri.

Ja ikviena cilvēka ieguldījumu var apkopot vienlaikus, tas ievērojami samazina projekta sagatavošanās laiku, kā arī aizsargā pret versiju dublēšanos vai iztrūkstošajiem labojumiem un ieteikumiem. Izvairoties no visiem šiem un strādājot kopā šajos Google dokumentos, komandas var paveikt vairāk īsākā laikā, kā rezultātā uzņēmumam tiek nodrošināta lielāka ieguldījumu atdeve un arī lielāka veiklība, reaģējot uz klientu vajadzībām.

Logans Burvels, tehniķis: Atsauksmes un jaunumi: Google sistēmas darbojas tik nevainojami kopā

Tā kā, lai rakstītu savu emuāru, man jāraksta gandrīz katru dienu, es katru dienu izmantoju Google dokumentus! Rakstot pirmo emuāra melnrakstu, es vienmēr to vispirms rakstu Google dokumentos. Vietnē Google dokumenti varat ērti rakstīt jebko, turklāt man ir ārkārtīgi viegli ievadīt un rediģēt saites, kuras ievietoju savos rakstos. Google dokumentiem ir ārkārtīgi laba pareizrakstības pārbaudes sistēma, kas mani bieži pieķer, ja es uzrakstu kaut ko nepareizi vai lietoju nepareizu gramatiku. Man patīk, kā Google dokumenti visu padara tik vienkāršu, un tā noteikti ir mana izvēle numur viens, ciktāl rakstīšana notiek.

Es ne tikai izmantoju Google dokumentus savam biznesam, bet arī citas Google ģimenes programmas. Viena no citām Google lietojumprogrammām, kuru es izmantoju papildus dokumentiem, ir Google izklājlapas. Es varu izveidot izklājlapu savas vietnes izdevumiem, ieņēmumiem un statistikai. Visas Google sistēmas darbojas tik nemanāmi kopā, ka tas tiešām ir vienīgais, kas man vajadzīgs.