10 MS Excel produktivitātes padomi no ekspertiem

MS Excel produktivitātes padomi

Microsoft Office izklājlapu programmatūru  MS Excel   plaši izmanto daudzām lietojumprogrammām, sākot ar vienumu saraksta atjaunināšanu līdz rēķinu ģenerēšanai vai pat videospēļu spēlēšanai.

Tomēr ikdienas biznesā lielai daļai pamata lietotāju pat nav zināms par ļoti noderīgu Excel produktivitātes padomu, kas viņiem varētu ietaupīt daudz laika un enerģijas, piemēram, lai tūkstošiem ierakstu uzskaitītu atgadījumu skaitu vai vienkāršāk tādas darbības kā rakstzīmes atrašanās vietas atrašana virknē un citas operācijas.

Tikai nedaudz apmācot, ikdienas biznesā ir iespējams izmantot pat ļoti noderīgas funkcijas ar Excel aizstājējzīmēm - rakstzīmju kopu, kas formulai var aizstāt jebkuru citu. Izmantoti uzlabotā Vlookup programmā Excel, tie var pat kļūt ļoti jaudīgi.

Mēs jautājām ekspertu kopienai savus labākos padomus par  MS Excel   lietošanu, un šeit ir viņu atbildes:

 Vai jūs regulāri izmantojat MS Excel? Kāds ir vienīgais padoms, kas palīdz ikdienas produktivitātei darbā un ar kuru jūs varētu dalīties?

Stacy Caprio, izaugsmes mārketings: dublējiet savus Excel dokumentus mākonī

Viens Excel produktivitātes padoms dublē jūsu Excel dokumentus uz mākoņa.

Es nedēļām un gadiem strādāju pie konkrētiem dokumentiem un gaidīju, ka tie vienmēr būs tur, bet pēc tam bija situācijas, kad  Mans dators   sabojājās noplūdes dēļ ūdenī vai citām kļūmēm un pazaudēja manas Excel lapas. Tagad es zinu, ka vienmēr tos dublēšu, tāpēc paturēšu tos pat tad, ja notiks kaut kas negaidīts, tāpēc es visu laiku glabāju uz mākoņa balstītu dublējumu.

Kenny Trinh, Netbooknews: atbrīvojieties no peles un dodieties 3-5 reizes ātrāk!

Pārejiet bez peles.

Palielinot ātrumu 3–5X, atbrīvojoties no peles. Labākais veids, kā sākt mācīties, ir:

• 1.Atlaidiet taustiņu ALT - visā izvēlnē redzēsit burtus un ciparus, tas ir, kā jūs tagad pārvietojaties
• 2. Izdrukājiet īsinājumtaustiņu lapu (meklējiet īsinājumtaustiņus google attēlos) un pielīmējiet to datorā

Ērtāka Excel lietošana bez peles prasīs apmēram 2–3 nedēļas.

Efektivitātes atslēgas ir:

• Ātrums -> bez peles
• Automatizācija -> iemācieties intuitīvi rakstīt lieliskas formulas un formatēt izklājlapas

Ja man būtu jānovērtē papildu 3, tas ir, kā es viņiem piešķiru prioritāti:

• 1. Formatēšana un pamata formulas (sagatavojiet satriecošus pārskatus un automatizējiet uzdevumus)
• 2. Datu analīze - datu filtrēšana, šķirošana un analīze
• 3. Datu vizualizācija - tabulas, diagrammas un divu asu diagrammas

Deivids Džonsons, Mulītiskās laboratorijas: absolūta atsauce uz citām jomām

Absolūtās atsauces izglāba manu dzīvību, es neesmu pārāk lepns, ka to saku. Debesis man atvēra, kad iemācījos izmantot '$', lai izveidotu absolūtas atsauces uz citiem laukiem. Neapstrādātiem ar burtu priekšā “$” fiksē kolonnu un “$” numura priekšā fiksē rindu. Turpmāk atsauces var būt tik stabilas, cik jums nepieciešams. Tas tiešām padarīja manu dzīvi daudz vieglāku, ātri veicot lielu datu kopu analīzi.

Deivids Džonsons, MBA, BA Computer Science, ir strādājis tehnoloģiju nozarē 20 gadus, vadot globālas komandas un tehnoloģiju iniciatīvas ASV, Eiropā un APAC tādiem uzņēmumiem kā IBM un Sungard. Pašlaik viņš ir Mulītiskās laboratorijas galvenais tehnoloģiju direktors, vienlaikus veicot datu un tehnoloģiju pārvaldības konsultācijas Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: izmantojiet zibspuldzes aizpildi

Šis ir mans Excel produktivitātes padoms numur viens: apgūstiet zibspuldzes aizpildīšanas izmantošanu. Zibspuldzes uzpildīšana ir ļoti jaudīga funkcija, kas ir ērta, apstrādājot lielu datu daudzumu. Tā vietā, lai izpētītu datus pa vienam, jūs faktiski varat iemācīt zibspuldzi aizpildīt to, kas jums nepieciešams. Dažas reizes blakus neapstrādātiem datiem ierakstiet nepieciešamo šūnā un pēc tam izmēģiniet, vai zibspuldzes aizpildīšanas funkcija to uzzina. Dažreiz jums vajadzēs ievadīt vairāk, lai Excel atpazītu modeli, bet, kad tas notiek, tas darbojas jūsu labā.

Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz šūnas, kur jums nepieciešami dati. Un pēc tam atrodiet zibspuldzes aizpildīšanas pogu. To var redzēt cilnes Sākums lodziņā Rediģēšana, kas atrodama Excel loga labajā pusē. Zem AutoSum atrodiet pogu Aizpildīt un pēc tam noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes. Visbeidzot noklikšķiniet uz Flash Fill un noskatieties burvību. Nekas nevar būt produktīvāks par iespēju sniegt datus no darblapas, neveicot manuālu darbu.

Es esmu konsultēšanas centrs Centriq- mājas pārvaldības lietotne, kas ir parādīta / citēta tādos noieta tirgos kā NYT, Šī vecā māja, Real Estate Daily, Brit + Co un citi. Centriqes sadarbojos ar mūsu satura komandu, lai izveidotu SEO optimizētu saturu par mājas uzturēšanu, mājas dekoru, mājas drošību un daudz ko citu.

Kļūsti par Excel Pro: pievienojieties mūsu kursam!

Paaugstiniet savas prasmes no iesācējiem līdz varonim ar mūsu Excel 365 pamatkursiem, kas izstrādāti, lai padarītu jūs prasmīgu tikai dažās sesijās.

Reģistrējieties šeit

Maiks Ričards, Golfs Einšteins: pastāvīgu jaunāko atjauninājumu apguve

Es esmu izmantojis MS Excel, dokumentējot svarīgu biznesa informāciju, un viens triks, pie kura es dzīvoju, ir pārliecināties, ka es sevi regulāri atjauninu ar jaunākajiem atjauninājumiem un īsinājumtaustiņiem kā tastatūras un formulas saīsnes, kas ne tikai paātrina manu darbu, bet arī ir iedrošinājušas mani. turpināt mācīties. Šī prakse ir attīstījusi “pastāvīgi mācāmies” domāšanas veidu, kas mani ir vairāk motivējis augt un būt produktīvam.

Mans vārds ir Maiks un es esmu golfa entuziasts un emuāra Golfs Einšteins dibinātājs, kurā es dalos ar savu viedokli par visu, kas saistīts ar golfu!

Šaiens Šermens, TechLoris: izmantojiet validācijas datus

Mans labākais padoms tomēr ir diezgan vienkāršs: * Izmantojiet validācijas datus! * Es zinu, es zinu, jums vajadzētu būt tālāk, vai ne? Es domāju, ka noteikti varat pārliecināties, vai vārdus esat uzrakstījis pareizi, vai ne? Klausieties, tas prasa tikai vienu stundu pavadīšanu, mēģinot izdomāt, kāpēc pēkšņi tiek sagrautas jūsu ligzdotās aprēķinu lapas, un tad to saprotat tāpēc, ka ievadāt nederīgus datus, lai jūs varētu redzēt datu validācijas vērtību.

Es gadiem ilgi izmantoju programmu Excel. Dažās no manām iepriekšējām pozīcijām bija joks, ka jebkuru uzdevumu, kas man tika uzticēts (ieskaitot pusdienu pasūtīšanu vai ceļojuma plānu sastādīšanu), es varētu labāk veikt ar Excel. Ja godīgi, es droši vien varēja.

Polly Kay, English Žalūzijas: apvienojiet datus no citiem avotiem

Excel makro izmantošana, lai automatizētu laikietilpīgus un atkārtotus uzdevumus, ir bijusi reāla spēles mainītāja, un, iespējams, vienīgā lieta, kas ir bijusi visefektīvākā, runājot par to, kā Excel ir pilnveidojis manu darbu.

Citu avotu apvienošana ar Excel darbgrāmatām ir kaut kas cits, kas palīdz, un ir ļoti maz, ko nevar integrēt Excel darbplūsmā, lai to apvienotu. Vēlreiz jūs varat automātiski importēt šos citus elementus, lai vēlāk varētu veikt datu pārveidi un analīzi.

Tikai vaicājuma palielināšana, lai iegūtu statistiku pirms pārskata izveidošanas, sniedz padziļinātu ieskatu, kas var sniegt informāciju analītikā un lēmumu pieņemšanā, kā arī ļauj apstiprināt un pārbaudīt arī visu jūsu dažāda veida saturu.

Polijai ir vairāk nekā desmit gadu pieredze digitālā mārketinga konsultanta un vecākā mārketinga vadītāja amatā, apkalpojot daudzveidīgu klientu loku, sākot no MVU līdz lielām starptautiskām korporācijām un mājsaimniecību nosaukumiem.

Rubeņa Yonatan, GetVoIP: izmantojiet HLOOKUP un VLOOKUP

Kad es pirmo reizi mācījos programmu Excel, es atceros, ka HLOOKUP un VLOOKUP patiešām atrada daudz pārsteidzošu lietu, kuras es nekad nezināju, ka varat darīt ar Excel.

Kā izpilddirektors es joprojām izmantoju šīs funkcijas, lai izveidotu patiešām vienkāršus informācijas paneļus, kas ievāc datus no citām izklājlapas cilnēm, kas ir jaudīga datiem, kurus mēs regulāri atjauninām.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: sagatavojiet diagrammas un diagrammas katrai izklājlapai

Tā kā esmu projektu vadītājs, man katru dienu ir jāizmanto Excel. Man ir jāseko līdzi tonnai datu un katru dienu jāanalizē, lai palielinātu uzņēmuma vērtību. Es šajā ziņā esmu atradis Excel kā visspēcīgāko rīku.

Man katru dienu ir jāsagatavo ziņojumi. Daudzas reizes man ir jāatsaucas uz vecām izklājlapām. Pārbaudīt visus datus kļūst par biedējošu uzdevumu. Tāpēc es izveidoju vajadzīgo datu diagrammas un diagrammas, kuras es varu eksportēt arī citos formātos, piemēram, PDF. Tas man palīdz īsumā pierakstīt konstatējumus. Tas sniedz man ātru pārskatu par to, kā izklājlapu skaitļi ir savstarpēji saistīti. Šī funkcija kļūst ērtāka steidzamos uzdevumos, kur man ir mazāk laika ziņojumu sagatavošanai. Tomēr priekšnoteikums ir tas, ka jums ir visi dati saskaņā ar Excel vadlīnijām.

Mans vārds ir Gintaras Steponkus, un es esmu Solidguides sociālo mediju tirgotājs. Cietie ceļveži ir entuziastu komandas izveidots projekts, kas veltīts pētījumu veikšanai un recenziju rakstīšanai. Mēs ļoti aizraujamies ar internetu un zinām, ka tā ir milzīga vieta, kurā ir daudz viltus un nevajadzīgas informācijas. Mēs izveidojām cietos ceļvežus, lai padarītu internetu drošāku pircējiem un tāpēc, ka mums patīk pētīt un informēt.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: izmantojiet strāvas stiprinājumus un DAX funkcijas

Es regulāri izmantoju MS Excel, lai analizētu, ziņotu un uzglabātu datus. Man katru nedēļu jāsniedz ziņojums par visu saturu, reklāmām un trafika analīzi investoriem un citiem manas ziņu vietnes akcionāriem.

Excel santehnika produktivitātes līmeni var palielināt par daudzkārt. Excel santehnikā tiek ievērotas divas stratēģijas, kas var palielināt jūsu produktivitāti, viena ir pamata Excel stratēģija, bet otra ir uzlabota santehnikas stratēģija. Produktīvā stratēģijā lielāko daļu laika izmanto, lai atrastu jaunas atziņas un nepārtraukti uzlabotu pārskatus. Tā ir atkārtojama procedūra, kurā jūs uzlabojat pārskatu datus, nevis tos uzturējat.

Uzlabotas stratēģijas gadījumā jūs izmantojat strāvas stiprinājumu, lai palielinātu produktivitāti. Šeit jūs iegūstat vairākas priekšrocības. Pirmkārt, palielinās failu apstrādes spēja. Var uzglabāt miljardus vērtību vienā slejā un miljonus tabulu vienā darbgrāmatā. Otrkārt, izmantojot relācijas procedūru Power Pivot modelī, darbgrāmatas tiek savstarpēji saistītas un starp tabulām tiek izveidota saikne.

Treškārt, jūsu milzīgie aprēķini ir viegli izdarāmi, izmantojot DAX funkcijas. Tādējādi katra funkcija, kas saistīta ar enerģijas pagriešanu, atvieglo izpētes, masīvās analīzes un ziņošanas uzdevumu.

Mans vārds ir Aqsa Tabassam, uzņēmēja, InsideTechWorld līdzdibinātāja un galvenā redaktore. InsideTechWorld mērķis ir piegādāt lasītājiem visā pasaulē jaunākās tehnoloģijas un jaunākās darbības uzsākšanas ziņas, plašsaziņas līdzekļu pasākumus un revolucionāros notikumus.

Filips Veiss, FilipsVeiss.org: automātiskās formulas aizpildīšana, izmantojot tabulēšanas taustiņu

Lai arī es ienīstu mācīšanos Excel, tā ir viena no nepieciešamajām prasmēm, ko varam izmantot daudzos mūsu darba un ikdienas dzīves aspektos (budžeta veidošana utt.).

Šis ir labs padoms, kā ietaupīt laiku, izmantojot Excel formulas, ar kurām daudziem cilvēkiem ir tendence cīnīties. Tātad, ko vēlaties darīt, ir izmantot tabulēšanas taustiņu, kas ļauj automātiski atlasīt formulas. Tādā veidā jums nav jātērē laiks, lai katru reizi tos pilnībā ierakstītu. Kad sākat to aizpildīt, laukā tiks aizpildīts Excel ieteikumu saraksts. Pēc tam viss, kas jums jādara, ir jāpārvieto bultiņas taustiņš uz augšu vai uz leju, lai izvēlētos formulu, nospiediet taustiņu Enter un darīts.

Ja rodas problēma ar kādu no formulām, varat to ātri atkļūdot, atlasot formulu un pēc tam noklikšķinot uz F2. Tad jūs varat pārvietoties pa formulas daļām, turot nospiestu taustiņu Shift un nospiežot kreiso bultiņu. F9 parādīs formulas galīgo aprēķinu, pēc kura jūs varat nospiest taustiņu Esc, lai saglabātu formulu, vai ievadīt, lai saglabātu vērtību.

Sapratis, ka 9–5 dzīve viņam nav paredzēta, Filips pameta darbu aviācijas nozarē un nolēma apceļot pasauli pēc saviem ieskatiem. Pašlaik viņš atrodas starp NYC un Kambodžu, viņš ir pilna laika digitālais nomads un sava ceļojumu emuāra PhilipWeiss.org dibinātājs.

Pilnīga 2019. gada programma Excel iesācējiem video