34 Google Docs-tips om uw kantoorproductiviteit te verhogen

Een van de meest gebruikte tools om thuis te werken en om documenten met andere mensen te delen, Google Docs is geen essentieel onderdeel van veel verschillende soorten werk dat op een computer wordt uitgevoerd en heeft bijna de standaard kantoorprogramma's die op de computer zijn geïnstalleerd vervangen.

Beginnend met een  Gmail-account   of zelfs zonder, met de verschillende Google-apps kunt u online, zonder geïnstalleerde software, geavanceerde tekstdocumenten maken met Google Documenten, spreadsheets met Google Spreadsheets, presentaties met Google Presentaties, formulieren met Google Formulieren en meer!

Met behulp van een paar deskundige gebruikstips voor Google-apps, en met name Google Docs, zult u het meer dan eenvoudig gebruiken als een online Google-notitieblok en kunt u zelfs een heel bedrijf en uw medewerkers met het online beheren Google-suite.

Van versiegeschiedenis tot geavanceerde functies, we hebben de community gevraagd wat hun tips zijn om het meeste uit Google Docs te halen. Hier zijn hun antwoorden.

Gebruikt u Google Documenten om zakelijke documenten af ​​te handelen? Heb je een goede tip om ze te gebruiken voor kantoorproductiviteit? Heeft u de samenwerkingsfunctionaliteiten met succes gebruikt?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: het is niet nodig om een ​​concept op te slaan en opnieuw te verzenden naar iedereen

Ik gebruik Google Documenten om dagelijks zakelijke documenten af ​​te handelen. Om samen te werken met degenen in mijn team, selecteren we instellingen waarmee die in ons team kunnen worden bewerkt. In de rechterbovenhoek is een blauwe delen -knop. Klik daarop, ga dan naar geavanceerde instellingen en selecteer wie het document kan openen. Selecteer vervolgens in het dropdown-menu 'kan bewerken'.

Zodra het team toegang heeft, gebruiken ze de optie 'opmerkingen' om vragen te stellen of informatie toe te voegen. Teamleden kunnen ook bewerkingen aanbrengen of suggesties doen voor bewerkingen.

Het is handig en productief om Google Documenten te gebruiken voor samenwerking, omdat iedereen in het team realtime toegang heeft. Het is niet nodig om een ​​concept op te slaan en opnieuw naar iedereen te verzenden. Ze kunnen gewoon terugkomen met het originele document terwijl het evolueert.

Stacy Caprio, Groeimarketing: schrijf en onderzoek zonder document te verlaten met Explore

Een tip voor het gebruik van Google Docs is dat je kunt schrijven en onderzoeken zonder het document te verlaten wanneer je de Explore-functie gebruikt. Met de Explore-functie kunt u Google zoeken en verkennen voor onderzoek en antwoorden terwijl u tegelijkertijd schrijft, zodat u geen tijd hoeft te verspillen aan het wijzigen van tabbladen of klikken op uw Google-document tijdens het schrijven.

James Canzanella, Geïsoleerde marketingavonden: hebben mappen op basis van onderwerpen

Ik gebruik Google Documenten al jaren om zakelijke documenten af ​​te handelen en ik raad je aan om heel nette mappen van al je bestanden bij te houden. Na verloop van tijd kunnen bestanden zich opstapelen en wilt u niet te veel tijd besteden aan het zoeken naar uw specifieke bestanden. Ik raad aan om mappen op basis van onderwerpen te hebben. Het kunnen bijvoorbeeld uitgaven, inkomsten, bedrijfsplannen of wat dan ook zijn.

Naarmate de tijd vordert, kunt u vervolgens nieuwe bestanden van de afgelopen jaren toevoegen, aangezien u ze niet zo vaak zult openen. Maar als u er nog steeds toegang toe moet hebben? Je weet altijd waar je moet zoeken. Hoewel netjes en georganiseerd klinken als een fundamentele tip, wordt het veel belangrijker naarmate de bestanden en documenten zich opstapelen.

Calloway Cook, Illuminate Labs: laat alleen mensen buiten de organisatie kijken

Zorg ervoor dat u de toegangsinstellingen wijzigt als u een document deelt met mensen buiten uw organisatie. Het is normaal dat mensen die minder bekend zijn met Google Documenten en software voor gedeelde samenwerking, directe bewerkingen in een document aanbrengen, wat u over het algemeen niet wilt.

We hebben de neiging om de toegang tot onze bedrijfsdocumenten te beperken tot Alleen bekijken of in bepaalde gevallen Alleen commentaar. Voor zoiets als een pitchdek voor investeerders is het logisch om alleen mensen buiten de organisatie toe te staan ​​om te bekijken, omdat dat deck opnieuw zal worden gebruikt en naar andere potentiële investeerders zal worden gestuurd.

Vincent Lee, auteur: nodig team uit voor input

Als onderdeel van mijn proces in merkontwikkeling voor klanten, begin ik met het bouwen van hun merkverhaal. Google Doc is mijn go-to voor het opnemen van informatie en indien nodig zal ik mijn team uitnodigen voor input door ze bewerkings- of commentaarmogelijkheden te geven. Vergeet niet de Suggesting -functie te selecteren onder bewerken, zodat de originele tekst behouden blijft. Reageren is nuttiger als u alleen feedback nodig heeft, geen bewerkingen. Een specifieke paragraaf kan worden gemarkeerd en u kunt een verzoek om commentaar toewijzen aan een specifieke persoon (via hun e-mailadres). De commentaarfunctie is ook een goede manier om beslissingen bij te houden die naar de definitieve versie in het document leiden.

Google Doc is ook nuttig bij het schrijven van mijn aanstaande boek. Ik ben in staat om mijn redacteur uit te nodigen om de inhoud te onderzoeken en met behulp van de commentaartool kan ze een verandering van richting of idee adviseren. En terwijl ik het laatste manuscript voorbereid, kan ik automatisch een inhoudsopgave genereren door de hoofdstuktitels als koptekst op te maken. De functie voor het tellen van woorden is ook een geweldig hulpmiddel, omdat ik de lengte van elk hoofdstuk hetzelfde moet houden.

Dan Bailey, WikiLawn: leer de geschiedenisfunctie en los reacties op

Mijn beste tips voor het gezamenlijk gebruiken van Google Documenten zijn het leren van de geschiedenisfunctie en het hebben van een soort proces voor wie wanneer commentaar / bewerkingen uitvoert. Voor Geschiedenis kunt u zien wat er is gewijzigd en eventuele wijzigingen ongedaan maken. Dit is cruciaal als iemand iets verandert dat moet worden teruggedraaid of als u wilt zien wat een individuele medewerker heeft bijgedragen.

Als u op Alle wijzigingen in Drive klikt, wordt er een weergave geopend met de recente wijzigingen. Ze hebben een kleurcode, zodat u kunt zien wie wat heeft gedaan. Klik er gewoon op om een ​​beter beeld in het document te krijgen en keer terug als dat nodig is.

Bedenk in termen van bewerkingen en opmerkingen een workflow zodat mensen niet over elkaar heen stappen. Als een persoon een document opstelt, laat hem dan naar een ander gaan om nogmaals een hoog niveau te halen. Stuur het vervolgens terug naar de opsteller, laat ze wijzigingen aanbrengen en stuur het langs de lijn voor meer kritische analyse. Los opmerkingen op die worden behandeld en laat eventuele vragen over die u nog heeft.

Dit zou de zaken soepel moeten laten verlopen.

Josephine Ison, Evenementenartiesten: tot op de minuut planning met Google Docs

Als boekingsbureau voor talent / artiesten staat * Google Docs centraal in de manier waarop we ons team op een wrijvingsloze manier op de hoogte houden. * De meeste van onze boekingen zijn live-evenementen en deze vereisen een tot op de minuut nauwkeurige planning. Dit is waar G-Docs van pas komt. Een live document wordt gedeeld met alle betrokken leden en als er wijzigingen worden aangebracht in de timing en vereisten, worden deze meldingen live naar hen verzonden via e-mailmeldingen. Dit vermindert de extra administratieve inspanning aanzienlijk en maakt onze communicatie helder en duidelijk.

Sherese Patton, SLP Media Relations: maak een PDF-document voordat u het verzendt

Als publicist en PR-adviseur ben ik altijd onderweg. soms moet ik mijn laptop meestal bij me hebben en een werkstation opzetten als de ruimte het toelaat. Toegang hebben tot contractbestanden is dus uiterst nuttig en belangrijk. Ik gebruik Google Docs vrij vaak voor het maken van mijn contract en voor mijn vragenlijst voor het aan boord gaan van nieuwe klanten. Omdat je overal toegang hebt tot Google, en ik bedoel overal, is het zoveel gemakkelijker en minder stressvol als je aan je documenten kunt blijven werken en ze gemakkelijk kunt delen.

De beste tip die ik kan geven is om deze app te gebruiken voor contractvoorstellen. Als u klaar bent met het document, kunt u het gemakkelijk delen met de persoon voor wie u het document maakt. Het enige dat ik zou aanraden, is om er een PDF-document van te maken voordat je het verzendt, omdat je niet wilt dat de klant er wijzigingen in aanbrengt waarvan je niet op de hoogte bent. Als u echter documenten met uw team deelt, zou ik de correcties in een andere kleur aanbrengen. op die manier weet u wanneer er correcties zijn aangebracht. Ik heb samengewerkt met andere PR-professionals en we ontdekten dat het hebben van aangewezen kleuren de beste manier was. Deze tool is geweldig en is echt een lfiesaver geweest!

James McGrath, Yoreevo: gebruik een suggestietool om de eigenaar van het document op de hoogte te stellen

Een functie die we buitengewoon nuttig vinden, maar die we gemakkelijk kunnen missen, is Suggesting. Deze vind je rechtsboven. Normaal gesproken wordt Bewerken gekozen, maar als u erop klikt en Suggestie kiest, blijven alle wijzigingen die zowel de oorspronkelijke tekst als de nieuwe tekst hebben aangebracht op de pagina staan. Er wordt een overeenkomstige ballon aan de rechterkant van de pagina gemaakt die de suggestie benadrukt.

Zodra deze suggesties zijn gedaan, wordt de eigenaar van het document op de hoogte gesteld en kunnen zij de wijzigingen accepteren of weigeren. Als ze worden geaccepteerd, wordt de bewerking toegepast. Als ze worden afgewezen, gaat het document terug naar de oorspronkelijke vorm.

Elke suggestie kan onafhankelijk worden beoordeeld.

Deze functie is erg handig omdat het in feite een nieuwe versie van uw document is die u gemakkelijk kunt evalueren.

Rafa, Homeschool Spaanse Academie: leer enkele handige snelkoppelingen

We gebruiken Google Documenten om elke blogpost te beheren om ervoor te zorgen dat deze klaar is om te publiceren. Omdat we al lang op afstand werken, is de commentaarfunctie erg nuttig gebleken bij het bevorderen van discussies tussen schrijvers en redacteuren. De functie laat ons niet alleen in ons eigen tempo werken, maar laat ook een geschreven verslag van het hele bewerkingsproces achter, zodat woorden niet in de lucht blijven.

Een andere manier om de productiviteit via Google Documenten te verhogen, is door enkele handige snelkoppelingen te leren. Als schrijver zijn snelkoppelingen zoals het tellen van woorden (CTRL + SHIFT + C) en het introduceren van kopteksten (CTRL + ALT + 2) een geweldige manier om van schrijven een efficiënte en prettige ervaring te maken. Als u uw document met kopteksten organiseert, kunt u ook snel door de titels navigeren via de zijbalk links van het document. Dit maakt het doorlopen van grote documenten vrij eenvoudig!

Ahmed Mir, Nature en Bloom: maak deelbare links, geef commentaar en gebruik headers

Ik ben de oprichter van een e-commerce- en affiliate-onderneming waarvoor ik regelmatig via Google Docs met freelance schrijvers en redacteuren werk.

Waarvoor ik enkele bijbehorende productiviteitstips heb voor online bedrijven zoals de mijne:

• Maak deelbare links zodat documenten aan uw schrijver kunnen worden doorgegeven, die vervolgens in realtime door uw redacteur en SEO-team kunnen worden gecontroleerd. U kunt de machtigingen aanpassen om bepaalde gebruikers toe te staan ​​te bewerken / alleen-lezen of iedereen met de link toe te staan ​​om te bewerken indien nodig.
• Als de doc opnieuw moet worden bewerkt om opmerkingen voor specifieke teamleden toe te voegen met behulp van de functie comment @, stoot dit het teamlid automatisch via e-mail aan op uw feedback!
• Gebruik de kopteksten om documenten op te splitsen in formaten die klaar zijn voor SEO, klaar om zonder aanpassingen rechtstreeks in uw website te plakken.

Marc Bromhall, Surfuitrusting voor beginners: verstuur e-mails rechtstreeks vanuit een spreadsheet

We gebruiken Google Suite nu al meer dan 4 jaar om ons bedrijf te beheren. Een van de handigste functies die we hebben ontdekt om de productiviteit te verhogen, is het rechtstreeks verzenden van e-mails vanuit een spreadsheet. Dit is een geweldige tool voor projectmanagers of teamleiders die constant communiceren met meerdere leden van een team. Stel dat u zojuist een vergadering heeft afgerond en dat er verschillende actiepunten in de vergadering waren die aan verschillende teamleden moesten worden gedelegeerd. In plaats van al deze mensen afzonderlijk te e-mailen, kunt u Google-spreadsheets gebruiken om te zien wie wat moet doen.

In de eerste kolom zet je hun e-mail en in de tweede kolom staat de opmerking over wat ze moeten doen. Nadat de vergadering is afgelopen en het blad is voltooid, hoeft u alleen maar wat code te kopiëren en in Google Script Editor te plakken, die u kunt vinden onder het tabblad Extra in Google Spreadsheets. Zodra de code is geplakt, klikt u eenvoudig op e-mails verzenden bovenaan de pagina en binnen enkele seconden ontvangen al uw teamleden een e-mail met hun individuele berichten. We merken dat deze tool ons in de loop der jaren enorm veel tijd heeft bespaard en het een van de vele functies is die we geweldig vinden aan Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Trek Hub in Nepal Pvt.Ltd: export in verschillende formaten en print

Ik gebruik de Google-documenten sinds vorig jaar. Het is voor mij het meest verbazingwekkende van Google na Gmail. Ik heb ook het Google-blad gebruikt. Ik denk dat het voor bedrijven erg goed is om de Google-documenten te gebruiken in vergelijking met de Microsoft-documenten. Je hebt verschillende opties waarmee je documenten tegelijk kunt delen en bewerken en meerdere mensen kunnen het bewerken en de definitieve versies van elk document eenvoudig verwijderen. Het bespaart de tijd van de medewerkers. Alle dingen die u kunt doen vanuit  Microsoft Word   die u kunt doen vanuit Google Docs. Dit document blijft ook terug op Google Drive, als je het hier niet wilt plaatsen, kun je ook exporteren in verschillende formaten zoals Word-bestand, PDF-bestand of andere extensies. Als je de print wilt hebben, kun je direct vanaf hier printen, wat heb je nog meer nodig? Ik hou erg van de grammaticacontrole-opties. Met behulp van deze Google Docs kun je hele goede zinnen schrijven. Ik schrijf zelfs mijn e-mails via de Google-documenten en stuur deze vervolgens door. Ik denk dat ik de meeste functionaliteit heb gebruikt. Als het blijft, zal ik het snel leren omdat ik het 2-3 uur per dag gebruik. Ik zie ook het gebrek dat de Google Docs de woorden en karakters niet telt.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: vermeld teamleden om ze op de hoogte te stellen

Ik gebruik Google Docs al vele jaren samen. Met deze tool kunt u heel gemakkelijk bestanden maken en delen. Google Documenten geven ook absolute controle omdat toegang tot gedeelde bestanden kan worden beperkt tot bekijken, reageren of bewerken.

Enkele van de productiviteitstips van Google Docs omvatten:

• Noem teamleden in een opmerking bij een document om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte worden gesteld van de opmerking.
• Voeg bedrijfsjargon toe aan het woordenboek
• Gebruik bladwijzers om door lange documenten te navigeren

Ken Eulo, Advocatenkantoor Smith & Eulo: onderschat de bewerkingsrechten bij het delen van een uitnodiging

Wanneer u samenwerkt met werknemers in uw bedrijf op Google Documenten, moet u de bewerkingsrechten begrijpen wanneer u een uitnodiging deelt. 90% van de tijd dat we problemen hadden om samen te werken aan Google-documenten, komt dat omdat de afzender niet Sta iedereen met de link toe om te bewerken heeft geselecteerd. Dit is een snelle oplossing en duurt slechts een seconde, dus zorg ervoor dat u deze optie selecteert als u wilt dat de ontvangende partij het document kan bewerken. Als u echter alleen een document naar de partij wilt sturen zodat deze het kan bekijken, laat u de bewerkingsmachtiging op kan weergeven. Er is een derde toestemming, 'kan reageren', waarmee de ontvangende partij opmerkingen over het document kan maken. Deze toestemming is handig wanneer u het document naar een klant stuurt voor feedback, of naar een leidinggevende ter beoordeling.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: gebruik opgeslagen versiegeschiedenis en spraakgestuurd typen

Google Docs is een van de Google-apps die ik altijd gebruik bij mijn schrijftaken. Het concept van het online gebruiken van  Microsoft Word   via Google Docs is erg nuttig voor mij, vooral omdat mijn bewerkingen soms niet werden opgeslagen en de wijzigingen verloren gingen wanneer er een stroomstoring was of ik per ongeluk het programma afsluit. Deze app heeft tal van functies die de meeste mensen niet kennen. Een daarvan is dat deze app 200 gelijktijdige kijkers tegelijk in één document mogelijk maakt.

Het is een van de beste tools voor teamsamenwerking.

Hier zijn nog twee handige functies van Google Documenten en tips voor het gebruik ervan:

• 1. Opgeslagen versiegeschiedenis. Google Docs slaat automatisch elke bewerking op die wordt gemaakt. Door op het menu Bestand te klikken, kunt u de versiegeschiedenis bekijken en de wijzigingen in het document en de gebruiker die het heeft gemaakt volgen.
• 2. Spraakgestuurd typen. Deze functie is erg handig bij het schrijven van notities en als je je gewoon wilt concentreren op het schrijven van wat er in je opkomt en het later kunt bewerken. Met Google Documenten kunt u woorden die u zegt typen als een dictaat. Om dit te gebruiken, klikt u op Extra en vervolgens op Spraakgestuurd typen.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: gebruik de tab-toets om formules automatisch te selecteren

Veel mensen hebben moeite met het gebruik van Excel in Google Documenten, omdat het verwarrend kan zijn om te leren hoe alle functies te gebruiken. Vooral met betrekking tot formules, die voor de meesten van ons niet-financiële types een nachtmerrie zijn. Ook al vond ik het niet leuk om Excel te leren, het is een van die noodzakelijke vaardigheden die we op veel facetten van ons werk en dagelijks leven kunnen toepassen om de zaken georganiseerd te houden.

Hier is mijn favoriete tip om tijd te besparen met Excel-formules, waar veel mensen mee worstelen. Dus wat u wilt doen, is de tab-toets gebruiken, waarmee u de formules automatisch kunt selecteren. Op deze manier hoeft u geen tijd te verspillen met het elke keer volledig uittypen. Terwijl u begint met het invullen, zal het veld een lijst met suggesties uit Excel invullen. Vervolgens hoeft u alleen maar uw pijltoets omhoog of omlaag te bewegen om uw formule te selecteren, op enter te drukken en klaar.

Als er een probleem is met een van de formules, kunt u deze snel debuggen door de formule te selecteren en vervolgens op F2 te drukken. Vervolgens kunt u door delen van de formule bladeren door shift ingedrukt te houden en op de linkerpijl te drukken. F9 toont de uiteindelijke berekening van de formule, waarna u op Esc kunt drukken om de formule te behouden of op Enter om de waarde te behouden.

Polly Kay, English Blinds: traceer werk terug naar de oorspronkelijke auteur

We gebruiken Google Documenten voor samenwerkingen met freelancers en externe contractanten die we geen toegang willen geven tot onze eigen documentstations of bedrijfsintranet, hetzij vanwege beveiligingsproblemen, hetzij omdat het in deze context gewoon sneller en efficiënter is om aan de slag via Google Drive.

Aangezien vrijwel iedereen sowieso een Google-account heeft en de instellingen voor delen voor individuele mappen zo nauwkeurig kunnen worden afgesteld, kunnen we het eigendom van bestanden overdragen, werk van meerdere aannemers op dezelfde plek verzamelen, inhoud bewerken en herzien, en werk traceren naar de oorspronkelijke auteur lang na het evenement.

Het is ook nuttig gebleken voor de freelancers en aannemers waarmee we werken, omdat ze dan mappen voor meerdere verschillende projecten of klanten allemaal op dezelfde plek kunnen beheren, en waar nodig rechten kunnen indelen en toewijzen zonder de veiligheid, integriteit of vertrouwelijkheid in gevaar te brengen van de inhoud van hun andere klanten.

Esther Meyer, Bruidegoms winkel: probeer spraakgestuurd typen, stel rechten in, gebruik spellingcontrole

Ik gebruik Google Docs al een tijdje. Of het nu voor zaken is of voor persoonlijke documenten, het is erg handig, daarom is het mijn favoriete toepassing. Mijn externe werk doen is een stuk eenvoudiger met Google Docs. Ik heb een team op afstand waarmee ik werk en het is normaal dat we samenwerken, daarom is Google Docs een uitkomst voor ons.

Hier zijn mijn toptips voor het effectief gebruiken van Google Docs:

• 1. Probeer spraakgestuurd typen eens uit. Als u het soort persoon bent dat sneller denkt dan u typt, is dit misschien een geweldige functie voor u. Gebruik Ctrl + Shift + S om de functie te starten en spreek vervolgens weg. Kijk hoe Google voor u typt. Wees echter voorbereid om wat bewerkingen uit te voeren, omdat hierdoor uw woorden mogelijk niet altijd correct worden weergegeven, laat staan ​​dat ze worden opgemaakt.
• 2. Stel de rechten correct in. Zorg er bij het delen van uw documenten voor dat de toegang die u de gebruikers geeft, geschikt is voor hun behoeften. U kunt ervoor kiezen om ze te kunnen bewerken, bekijken of becommentariëren.
• 3. Geweldige spellingcontrole. Google Docs heeft een intelligente spelling- en grammaticacontrole. Uw schrijven kan niet slecht zijn met deze tool, omdat deze grotendeels fouten nauwkeurig opvangt. Grammatica is erg belangrijk als het gaat om een ​​loopbaan, aangezien professionals die in de eerste 10 jaar van hun loopbaan niet tot een leidinggevende functie zijn doorgegroeid, 2,5 keer zoveel grammaticafouten hebben gemaakt als hun collega's op regisseurniveau.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: gebruik snelkoppelingen en ingebouwde functies

Ik geniet echt van het werken met Google-bladen, wat geweldig is omdat mijn werk nauw verbonden is met Google-documenten. Dus alles leren over de snelkoppelingen is een must voor mensen zoals ik. Sneltoetsen voor Google-spreadsheets besparen geleidelijk mijn tijd en stellen me in staat me te concentreren op meer vitale kwesties. Mijn favoriete opdrachten zijn echter Ctrl plus puntkomma-toets (voor het invoegen van de huidige datum), Ctrl plus pageUp / pageDown (om tussen de bladen te bewegen), Ctrl plus Shift plus V (alleen voor het plakken van platte tekst) en nog veel meer die ik constant gebruik .

Maar de beste tip tijdens het werken met Google-bladen die ik met u zou kunnen delen, is het gebruik van functies. Ze zijn echt geweldig en helpen indrukwekkende resultaten te behalen. Ik gebruik bijvoorbeeld meestal de = REGEXEXTRACT-functie om het domein van een URL te halen en deze = VERT.ZOEKEN om de gegevens (indien aanwezig - waar / onwaar) in een ander blad te vinden. En natuurlijk de = UNIEKE formule.

Er is een gemakkelijke manier om de duplicaten aan te geven - met behulp van de UNIEKE functie. Kortom, de UNIEKE formule kijkt naar een bereik en haalt er alle unieke waarden uit. Het is gunstig voor diegenen die hun workflow willen versnellen door met een aanzienlijke hoeveelheid gegevens te werken. Als ik bijvoorbeeld een uitgebreid scala aan potentiële kansen heb die uit verschillende bronnen worden gegenereerd, zet het herhaalde gegevens opzij die de zaken effectief vertragen. Dus als de UNIQUE-functie er niet was, zou ik waarschijnlijk veel meer tijd besteden aan het beoordelen van kansen (zoekwoorden, websites, e-mails) dan nu. En het betere deel van deze functie is dat het werkt voor zowel nummers als teksten.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: vertaal documenten rechtstreeks in Google Docs

Omdat ik meestal met veel mensen samenwerk, gebruik ik veel reacties. Omdat het heel eenvoudig is om wijzigingen aan te brengen in Google Documenten, merken mensen mogelijk niet alles op tijd op. Daarom ping ik mensen altijd in een opmerking en zorg ik ervoor dat we het eens zijn over alle wijzigingen, voordat we ze daadwerkelijk maken. Soms heb ik het gevoel dat ik binnen één document een heel levendige chat heb. Dit helpt me echter om alle informatie op één plek te bewaren.

Soms moet ik ook documenten naar andere talen vertalen. Ik vind het leuk dat ik het nu rechtstreeks in Google Documenten kan doen, onder het menu 'Extra'. Gelukkig heb ik meestal maar een paar andere talen nodig, dus deze vertaling is best goed. Ik heb een redacteur die gewoon de vertaling controleert, wat veel tijd bespaart.

Jeff McLean, McLean Company: Google Docs heeft een gratis app om overal samen te werken

We werken samen aan Google-documenten voor alles, van blogposts tot e-mailsjablonen. Google Documenten is de gemakkelijkste tool om inhoud met uw team te delen en effectief samen aan het project te werken. Veel mensen weten niet dat Google Documenten een gratis app heeft, dus je kunt overal met je team samenwerken met je team waar je mobiele data hebt! De app is uiterst gebruiksvriendelijk en ik ben geen functionaliteitsbeperkingen binnen de app tegengekomen die verschillen van de desktopversie. Zorg ervoor dat u het Google-document alleen deelt met essentieel personeel, want als u te veel leden tegelijkertijd aan het bewerken bent, wordt het een beetje rommelig. Om dit tegen te gaan, stuur ik het Google-document meestal op afzonderlijke tijden naar elk lid afzonderlijk, zodat ze de gewenste wijzigingen in het document zonder onderbreking kunnen aanbrengen.

Julie Singh, TripOutside: alleen-weergeven voor voltooide documenten, bewerken voor anderen

We gebruiken Google Documenten regelmatig om projecten, ideeën, initiatieven en resultaten te delen met onze externe teams. Documenten realtime met hen delen en hen in staat stellen onze documenten te bekijken en te bewerken, is erg belangrijk voor ons bedrijf en wordt nu zoveel gemakkelijker gemaakt met Google Documenten. We kunnen documenten en spreadsheets maken waartoe ons team ook toegang heeft, instructies toevoegen en voltooid werk gemakkelijk beoordelen. We gebruiken share link-functionaliteit voor zowel alleen-weergeven toegang voor voltooide documenten als bewerkingstoegang voor die documenten die in behandeling zijn en door andere teamleden moeten worden bijgewerkt.

Google Docs is een belangrijke samenwerkingstool in ons bedrijf!

George Hammerton, Hammerton Barbados: wees duidelijk wanneer een document compleet is of niet

Ik leid een klein bedrijf dat bestaat uit mensen die graag reizen voor hun werk en voor hun plezier, routinematig vliegen tussen met name het VK en Barbados, maar die het grootste deel van het jaar met onze teams in verschillende delen van de wereld op een dag doorbrengen dan voorheen - dit brengt een aantal unieke technologische uitdagingen met zich mee.

Toen we net begonnen en we waren met ons tweeën, gebruikten we de kantoorsuite en Dropbox, maar naarmate het bedrijf groeide, werd het spel 'sta je in dit document' verstikkend voor het bedrijf, besloten we dat we tools nodig hadden waarmee we samenwerken zonder erbij na te denken. We moesten overschakelen naar een samenwerkingspositieve suite en daarvoor gingen we met de onbetwiste koning van samenwerking voor het externe team en dat was Google Docs.

Nu gebruiken we Google Documenten voor bijna alles en hoewel het geweldig was om de wrijving te verwijderen, hoef je niet te wachten op je beurt om een ​​spreadsheet bij te werken. Tegenwoordig bestaat ons draagbare kantoor uit iPhones, MacBooks, Google Suite en een webbrowser. Met een simpele set van de juiste tools kunnen we nu overal, samen werken.

Mijn belangrijkste tip zou zijn om duidelijk te zijn wanneer een document een werk in uitvoering is en wanneer het voltooid is - u wilt niet dat de onvoltooide bewerkingen van iemand anders in een document verschijnen, net zoals u het exporteert voor publicatie.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: ga terug en haal oude bestanden op die je hebt verwijderd

Google Drive heeft zijn eigen manier om met versiebeheer om te gaan, waardoor je terug kunt gaan en oude bestanden kunt ophalen die je hebt verwijderd of oudere versies van een bestand. De manier waarop Google Drive versiebeheer behandelt, is dat het maximaal 100 revisies van een document of 30 dagen versies per document opslaat, wat meetelt voor uw totale opslagtoeslag. De prullenbak wordt gebruikt om verwijderde bestanden op te slaan en als de prullenbak wordt verwijderd, zijn de bestanden voor altijd verdwenen.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: gebruik Google Docs met weefgetouw om schermrecords te delen

Het feit dat mijn externe teams Google Docs gebruiken, heeft bijgedragen aan een hogere productiviteit. Van de feedback die ik van hen heb gekregen, zijn de commentaar- en suggestiefuncties efficiënte manieren om samen te werken, vooral tussen teams in verschillende tijdzones. Meerdere gebruikers kunnen in realtime en tegelijkertijd bewerken. Bovendien heeft iedereen toegang tot bestanden in cloudopslag.

Door gebruik te maken van Google Documenten, vermindert de vertraagde werkcoördinatie tussen uw teams, vooral die op afstand.

Naast de commentaar- en suggestiefuncties van Google Docs, is een van mijn best practices het gebruik van Google Docs met Loom. Ik neem mezelf en mijn scherm op terwijl ik over een bepaald bestand praat en mijn werknemers erover praat. Als u dit doet, bespaart u veel tijd met uitleg zonder dat u lange e-mails of chatberichten nodig heeft.

Het gebruik van Google Docs overbrugt de kloof tussen het niet samen zijn als team.

Will Bachman, Umbrex: maak interviewnotities op Google Presentaties

Ons team gebruikt Google Docs actief voor een breed scala aan taken waarvoor samenwerking of realtime toegang tot de nieuwste versie vereist is.

Bij projecten waarbij bijvoorbeeld experts worden geïnterviewd, maakt één teamlid interviewnotities in Google Presentaties. We delen dit Google Presentaties-document met onze klant, zodat iedereen in realtime de laatste inzichten die we verzamelen kan zien - niemand hoeft te wachten op een wekelijkse voortgangsbeoordeling.

We bevinden ons momenteel in de laatste fase van het maken van een cursus over het opzetten van uw eigen adviespraktijk. De cursus bevat negentig korte video's en meer dan twee dozijn downloadbare tools en sjablonen. We gebruiken een Google-spreadsheet om de inspanningen voor dit project te coördineren. We hebben de toegang gedeeld met de video-editor, de website-editor en de maker van de cursus, zodat iedereen de status in realtime kan bijwerken wanneer de eerste conceptbewerking van een video is voltooid, wanneer de feedback wordt gegeven, wanneer de definitieve conceptvideo is is teruggestuurd en wanneer de video is toegevoegd aan de website.

Nikola Baldikov, Brosix: laat Docs je gesproken woorden omzetten in tekst

Nu we de tijd van intensieve gesproken zoekopdrachten ingaan, zijn er enkele trucs over Google Documenten waar u misschien nieuwsgierig naar bent. Wist u dat u uw vingers een pauze kunt geven en Docs uw gesproken woorden in tekst kunt laten omzetten? Zolang uw computer een microfoon heeft, hoeft u alleen maar het menu Extra te openen en Spraakgestuurd typen te selecteren - of op Ctrl-Shift-S (of Cmd-Shift-S) te drukken - en vervolgens te spreken. Documenten gebruiken het standaard spraak-naar-tekstsysteem van Google om erachter te komen wat u zegt (meestal toch) en op de pagina te plaatsen. Bovendien kunt u met de spraak-naar-tekstfunctie van Docs ook opdrachten uitspreken voor veelvoorkomende vormen van interpunctie en alineaopmaak. Je kunt dingen zeggen zoals punt, komma en vraagteken of instructies geven zoals een nieuwe regel of een nieuwe alinea. Als je even wilt pauzeren, zeg dan stoppen met luisteren en zeg vervolgens hervatten wanneer je klaar bent om verder te gaan.

Edgar Suppes, Grailify: versiegeschiedenis laat zien welke onderdelen zijn bewerkt

Hier is mijn favoriete tip van Google Documenten:

Het heet versiegeschiedenis en deze kleine functie heeft in het verleden al een paar keer mijn leven gered. Om de versiehistoriefunctie te zien, moet u op Bestand en vervolgens op Versiegeschiedenis klikken. Een paneel opent aan de rechterkant van het document en toont verschillende versies van dat specifieke document. Door op een oudere versie te klikken, kunt u zelfs zien welke delen van het doc-bestand zijn bewerkt.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimisten: vergelijkingen maken gebruik van verbindingen met andere gegevenstools

Veel mensen beschouwen Google Docs als gewoon een online Microsoft Office-suite, maar er zijn veel tools, formules en functies die alleen beschikbaar zijn omdat het online is, en dat zijn enkele van de tools die het een veel voordeliger hulpmiddel voor een bedrijf kunnen maken eigenaar te gebruiken. Enkele van mijn favoriete functies zijn de vergelijkingen ImportRange en ImportData, omdat deze specifiek gebruikmaken van verbinding met andere gegevenstools of werkbladen. ImportRange is geweldig om verbinding te maken tussen niet alleen verschillende werkbladen, maar hele werkruimten. U kunt gegevens opnemen uit andere Microsoft Sheets-bestanden, waarmee u bepaalde stukken kunt berekenen terwijl u de toegang voor anderen nog steeds beperkt. Met ImportData en ImportXML kunt u daarentegen de informatie uit elk .CSV-bestand gebruiken, waardoor uw gegevenstabellen worden geopend zodat u een grote verscheidenheid aan informatie kunt gebruiken die online beschikbaar is in een veelgebruikte indeling. Ten slotte, voor degenen die gegevens nodig hebben die niet netjes zijn opgemaakt in een .CSV- of .XML-bestand, kunt u ImportHTML gebruiken waarmee u elke website naar uw werkbladen kunt brengen.

Jason Parks, De mediakapitein: documenten delen zonder in te loggen

Ik raad aan om GSuite for Business te gebruiken.

Ons bureau heeft veel heen en weer met klanten voor goedkeuring op projecten.

Door simpelweg een Google-document of Google-spreadsheet te delen, hebben onze klanten hier gemakkelijk toegang toe zonder dat ze hoeven in te loggen op een Gmail-account.

De kosten voor ons bureau (15 personen) bedragen ongeveer $ 8,50 per gebruiker per maand, maar het is de investering zeker waard geweest en heeft de communicatie gestroomlijnd.

Isaac Hammelburger, Search Pros: meerdere werknemers kunnen hetzelfde document in realtime bewerken

Google Docs is een van de tools die het werken op afstand voor iedereen gemakkelijker maakt. In Google docs zijn de mogelijkheden eindeloos. Dit is tegenwoordig het meest nuttig omdat de meeste werknemers zijn begonnen met werken vanuit de veiligheid van hun huis. Hierdoor kan zelfs in de verte nauw worden samengewerkt. Google docs is een tool waarmee meerdere medewerkers in realtime hetzelfde document kunnen bewerken. Het is gewoon een kwestie van een document delen met uw collega's en het bewerkbaar maken. Dit is veel eenvoudiger omdat u aan hetzelfde document werkt en u geen verschillende documenten hoeft te compileren om één uniform document te maken. Het bespaart ook tijd omdat u tegelijkertijd aan het document kunt werken in plaats van een document van de ene persoon naar de andere over te dragen. Ik raad teams zeker aan om deze tool te gebruiken voor een efficiëntere workflow.

Riley Adams, Young and the Invested: verkort de doorlooptijden van projecten

Als financieel analist woon ik in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. De software zorgt voor krachtige samenwerkingsfunctionaliteit door meerdere teamleden en partners te laten deelnemen aan het gelijktijdig creëren van bestanden.

Wanneer de input van elke persoon tegelijkertijd kan worden verzameld, vermindert dit de doorlooptijden van projecten aanzienlijk en beschermt het ook tegen duplicatie van versies of ontbrekende bewerkingen en suggesties. Door dit allemaal te vermijden en samen te werken in deze Google-documenten, kunnen teams meer bereiken in minder tijd, wat resulteert in een hoger rendement op de investering voor het bedrijf en ook in een grotere wendbaarheid bij het reageren op de behoeften van klanten.

Logan Burwell, Tech: Recensies en nieuws: Google-systemen werken zo naadloos samen

Omdat ik bijna elke dag moet schrijven om mijn blog te schrijven, gebruik ik elke dag Google documenten! Als ik een eerste concept van een blog schrijf, schrijf ik die altijd eerst op Google documenten. Op Google Documenten kun je alles gemakkelijk schrijven, en het is voor mij heel gemakkelijk om links in te voeren en te bewerken die ik in mijn artikelen plaats. Google documenten heeft een buitengewoon goed spellingcontrolesysteem dat me vaak betrapt als ik iets verkeerd spel of verkeerde grammatica gebruik. Ik vind het geweldig hoe Google documenten alles zo gemakkelijk maakt, en het is absoluut mijn eerste keuze wat schrijven betreft.

Ik gebruik niet alleen Google documenten voor mijn bedrijf, maar ik gebruik ook andere applicaties in de Google-familie. Een van de andere Google-applicaties die ik naast Documenten gebruik, is Google Spreadsheets. Ik kan een spreadsheet maken voor uitgaven, inkomsten en statistieken voor mijn website. Alle Google-systemen werken zo naadloos samen, dat het echt het enige is dat ik nodig heb.