Excel: gebruik tabel als vervolgkeuzelijst met gegevensvalidatielijst

Gegevensvalidatie: hoe u een cel maakt om waarden uit een vervolgkeuzelijst te selecteren

Het maken van een tabel in MS Excel kan erg frustrerend zijn als u dezelfde invoer steeds opnieuw herhaalt.

Tegelijkertijd is het erg handig als u gewoon de invoerinhoud uit een bepaalde vervolgkeuzelijst selecteert.

Laten we eens kijken hoe we de validatieregel kunnen gebruiken, een functie die dit mogelijk maakt.

De onderstaande tabel is een onkostenlijst van een persoon. De datum, het soort uitgave en de waarde worden telkens ingevoerd als er wat geld wordt uitgegeven.

Laten we aan de hand van deze tabel kolom B zo instellen dat de onkostensoorten kunnen worden geselecteerd in de vervolgkeuzelijst, en alleen vanaf daar, om te voorkomen dat ze elke keer opnieuw moeten worden ingesteld en om fouten bij het invoeren van gegevens te voorkomen.

Oplossing 1: maak een lijst door directe invoer

Laten we beginnen met het selecteren van de cel waarvoor we de vervolgkeuzelijst willen instellen.

Selecteer Gegevensvalidatie op het tabblad Gegevens in Excel, het kan worden weergegeven als een klein pictogram.

Geef op het tabblad Instellingen de vervolgkeuzelijst toestaan ​​weer en selecteer de optie Lijst. Hiermee kunt u een lijst met toegestane waarden voor geselecteerde datacellen maken of selecteren.

Voer in het bronveld eenvoudig de waarden in die u wilt toestaan, gescheiden door een komma.

Bevestig eenvoudig door op OK te klikken en uw vervolgkeuzelijst met validatie is gemaakt voor de geselecteerde cellen.

Als u een van deze cellen selecteert, verschijnt er een pictogram aan het einde van de cel en door erop te klikken, wordt de vervolgkeuzelijst met validatie weergegeven, zodat u de waarde kunt selecteren die automatisch in de cel moet worden ingevoerd op basis van uw directe invoerlijst.

Oplossing 2: selecteer een reeks bestaande waarden

Op dezelfde manier kunt u in plaats van de waarden handmatig te typen, een bereik van toegestane waarden opgeven door een lijst te selecteren die al in de werkmap bestaat.

Een best practice bij het maken van meerdere validatielijsten met vervolgkeuzelijsten in Microsoft Excel is om een ​​of meer specifieke bladen te hebben die alleen de verschillende validatielijsten bevatten, zodat u ze gemakkelijker kunt terugvinden en bijwerken.

Nadat u uw lijst met toegestane waarden hebt gemaakt, in ons voorbeeld op hetzelfde werkblad om deze visueel toegankelijker te maken, selecteert u de cellen waarop de gegevensvalidatie moet worden afgedwongen.

Open vervolgens op dezelfde manier het gegevensvalidatiemenu vanaf het gegevenstabblad, selecteer het lijsttype in het vervolgkeuzemenu en klik voor de bron op de knop aan de rechterkant van het veld in plaats van uw eigen waarden in te voeren.

U wordt doorgestuurd naar uw werkblad en u hoeft alleen maar op de eerste cel van uw gegevensvalidatietabel te klikken, uw muis te verplaatsen naar de laatste cel met een van de geldige waarden, terwijl u uw klik ingedrukt houdt, en de klik los te laten pas nadat u de laatste cel met gegevensvalidatiewaarden hebt bereikt.

Er wordt naar de waarden die u op die manier hebt geselecteerd, verwezen in uw gegevensvalidatielijst en u kunt eenvoudig waarden toevoegen aan uw gegevensvalidatie - of ze verwijderen - door die lijst bij te werken.

Stel gegevensvalidatie-invoer in op een ander blad

Word een Excel Pro: word lid van onze cursus!

Verhoog uw vaardigheden van Novice tot Hero met onze Excel 365 Basics -cursus, ontworpen om u in slechts enkele sessies bekwaam te maken.

Schrijf zich hier in

Om uw werkmap beter te ordenen, is het wellicht gemakkelijker om uw gegevensvalidatielijsten in een specifieke werkmap te maken, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden en openen en u zich niet hoeft af te vragen waar ze zijn ingesteld.

Plaats uw gegevens daar, selecteer de tabel en gebruik de optietabellen: tabel op het tabblad Invoegen om uw lijst met waarden om te zetten in een tabel die automatisch opnieuw wordt ingedeeld als u waarden toevoegt of verwijdert - en dat geldt ook voor uw gegevensvalidatie.

Klik vervolgens ergens in uw gestileerde tabel en voer een tafelnaam in op het tabblad Tafelontwerp.

Hierdoor kunt u overal naar deze tabel verwijzen, ook in een gegevensvalidatielijst, door simpelweg de tabelnaam in te voeren in plaats van het bereik!

Hoe lege cellen toe te staan ​​in een gegevensvalidatielijst

Als u lege waarden wilt toestaan ​​in een veld waarvoor gegevensvalidatie is ingeschakeld, moet u een van de cellen selecteren waarvoor gegevensvalidatie is geactiveerd, en naar het tabblad gegevens gaan om het menu voor gegevensvalidatie te openen (zie hierboven waar de knop is ).

Zorg er daar voor dat de optie blanco negeren is aangevinkt en klik op pas deze wijzigingen toe op alle andere cellen met dezelfde instellingen voordat u op OK klikt.

U kunt dan een cel leegmaken door deze te selecteren en inhoud te verwijderen, zonder een foutmelding te krijgen dat de inhoud van de cel niet is toegestaan.

Hoe blanco waarden in een gegevensvalidatielijst uit te schakelen

Als u niet wilt dat lege waarden worden toegestaan ​​in een vervolgkeuzelijst voor gegevensvalidatie en u een foutmelding krijgt 'de waarde in deze cel is ongeldig of ontbreekt' telkens wanneer u deze selecteert, selecteert u eerst het celbereik waarop gegevens validatie is van toepassing, of elke cel in die lijst.

Open vervolgens het gegevensvalidatiemenu op het gegevenstabblad en schakel het veld blanco negeren uit. Als u slechts één cel heeft geselecteerd, vinkt u pas deze wijzigingen toe op alle andere cellen met dezelfde instellingen aan voordat u op OK klikt.

Terug in uw vervolgkeuzelijst met gegevensvalidatie, zal de fout verschijnen - en het zal niet meer mogelijk zijn om een ​​cel leeg te laten.

Hoe een vervolgkeuzelijst voor gegevensvalidatie te verwijderen

Als u klaar bent met het beperken van het bereik van toegestane waarden in een lijst, selecteert u een cel in die lijst.

Open vervolgens het gegevensvalidatiemenu vanuit het gegevenstabblad - zie hierboven in het eerste gedeelte hoe u dit moet doen - en zorg ervoor dat de optie 'pas deze wijzigingen toe op alle andere cellen met dezelfde instellingen' is aangevinkt, anders verwijdert u alleen de gegevens validatie op de momenteel geselecteerde cellen.

Klik vervolgens op alles wissen en de gegevensvalidatie die u hebt geselecteerd, wordt verwijderd uit de MS Excel-werkmap!

VBA: validatielijst toevoegen

Het toevoegen van een validatielijst met VBA is net zo eenvoudig als het gebruik van onderstaande functie, waarbij A1 de cel is waarin gegevens worden gevalideerd ten opzichte van de gegevensvalidatielijst die is opgeslagen in de cellen B1 tot en met B5.

Bereik ("a1"). Validatie _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Door de geavanceerde eigenschappen van de VBA-gegevensvalidatielijstfunctie te gebruiken, is het mogelijk om meerdere afhankelijke vervolgkeuzelijsten in Excel VBA te maken die elk verschillende velden valideren tegen verschillende gegevensvalidatielijsten en hun eigen titels, fouttitels, berichten en foutmeldingen hebben .