10 MS Excel-productiviteitstips van experts

Productietips voor MS Excel

De Microsoft Office-spreadsheetsoftware  MS Excel   wordt veel gebruikt voor een groot aantal toepassingen, van het bijhouden van een lijst met items tot het genereren van facturen of zelfs het spelen van videogames.

Bij dagelijks zakelijk gebruik zijn veel basisgebruikers zich echter niet eens bewust van de zeer nuttige Excel-productiviteitstip die hen veel tijd en energie zou kunnen besparen, bijvoorbeeld om het aantal gebeurtenissen in een lijst met duizenden vermeldingen te tellen, of voor eenvoudiger bewerkingen zoals de positie van een teken in een tekenreeks zoeken en andere bewerkingen.

Met slechts een klein beetje training is het zelfs mogelijk om in het dagelijkse zakelijk gebruik zeer nuttige functionaliteiten te gebruiken met de Excel-jokertekens, een set tekens die elke andere in een formule kan vervangen. Gebruikt in een  geavanceerde vlookup in Excel   kunnen ze zelfs erg krachtig worden.

We hebben de community van experts gevraagd naar hun beste tips voor het gebruik van MS Excel, en hier zijn hun antwoorden:

 Gebruikt u regelmatig MS Excel? Wat is de enige tip die uw dagelijkse productiviteit op het werk helpt en die u zou kunnen delen?

Stacy Caprio, Groeimarketing: maak een back-up van uw Excel-documenten in de cloud

Een Excel-productiviteitstip is het maken van back-ups van uw Excel-documenten in de cloud.

Ik heb weken en jaren aan specifieke documenten gewerkt en verwachtte dat ze er altijd zouden zijn, maar had toen situaties waarin  mijn computer   kapot ging door een probleem met waterlekkage of andere storingen, en mijn Excel-bladen verloor. Nu weet ik dat ik er altijd een back-up van moet maken, zodat ik ze heb, zelfs als er iets onverwachts gebeurt, daarom houd ik altijd een cloudgebaseerde back-up bij de hand.

Kenny Trinh, Netbooknews: doe de muis weg en ga 3-5 keer sneller!

Ga muisvrij.

Je verhoogt je snelheid 3-5 keer als je de muis kwijt bent. De beste manier om dit te leren is door:

• 1.Sla op de ALT-toets - je ziet letters en cijfers overal in het menu verschijnen, zo navigeer je vanaf nu
• 2. Druk een pagina met sneltoetsen af ​​(zoek sneltoetsen op Google Afbeeldingen) en plak deze op uw computer

Het comfortabel maken van Excel zonder muis duurt ongeveer 2-3 weken.

De sleutels tot efficiëntie zijn:

• Snelheid -> ga muisvrij
• Automatisering -> leer hoe u geweldige formules schrijft en spreadsheets intuïtief opmaakt

Als ik een extra 3 zou rangschikken, zou ik ze als volgt prioriteit geven:

• 1. Formatteren & basisformules (maak geweldig uitziende rapporten en automatiseer taken)
• 2. Data-analyse - filteren, sorteren en analyseren van data
• 3. Gegevensvisualisatie - tabellen, grafieken en grafieken met twee assen

David Johnson, Mulytic Labs: absolute verwijzing naar andere velden

Absolute References heeft mijn leven gered, ik ben niet te trots om het te zeggen. De hemelen gingen voor mij open toen ik leerde de '$' te gebruiken om absolute verwijzingen naar andere velden te creëren. Voor niet-ingewijden stelt de '$' voor de letter de kolom vast en de '$' voor het nummer de rij. Van daaruit kunnen de referenties zo stabiel zijn als u nodig heeft. Het maakte mijn leven echt veel gemakkelijker bij het snel uitvoeren van grote datasetanalyses.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, heeft 20 jaar in de technische industrie gewerkt en leiding gegeven aan wereldwijde teams en technologie-initiatieven in de VS, Europa en APAC voor bedrijven als IBM en Sungard. Hij is momenteel Chief Technology Officer bij Mulytic Labs, terwijl hij ook data- en technologiebeheeradvies geeft bij Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: gebruik flitsvulling

Hier is mijn nummer één Excel-productiviteitstip: Beheers het gebruik van flash fill. Flash fill is een zeer krachtige functie die handig is als het gaat om het verwerken van grote hoeveelheden data. In plaats van de gegevens één voor één door te nemen, kunt u flash-informatie eigenlijk 'leren' wat u nodig heeft. Typ een paar keer in wat je nodig hebt in de cel naast de onbewerkte gegevens en probeer dan of de functie voor het vullen met flits het leert. Soms moet u meer typen om Excel het patroon te laten herkennen, maar als dat eenmaal het geval is, doet het het werk voor u.

Om dit te doen, klikt u op de cel waar u de gegevens wilt hebben. En zoek dan de flitsvulknop. Je kunt het zien op het tabblad Home, in het bewerkingsvenster, dat je rechts in het Excel-venster kunt vinden. Zoek de knop Vullen onder het AutoSom en klik vervolgens op de vervolgkeuzelijst. Klik ten slotte op Flash Fill en bekijk de magie. Niets is productiever dan gegevens uit uw werkblad te kunnen leveren zonder het handmatige werk te doen.

Ik ben Outreach Consultant bij Centriq- de app voor thuisbeheer die is vermeld / geciteerd in winkels zoals de NYT, This Old House, Real Estate Daily, fijngenoegen + Co en anderen. Bij Centriqwerk ik samen met ons inhoudsteam aan het creëren van SEO-geoptimaliseerde inhoud over huisonderhoud, woninginrichting, huisveiligheid en meer.

Word een Excel Pro: word lid van onze cursus!

Verhoog uw vaardigheden van Novice tot Hero met onze Excel 365 Basics -cursus, ontworpen om u in slechts enkele sessies bekwaam te maken.

Schrijf zich hier in

Mike Richards, Golf Einstein: constant leren van de laatste updates

Ik heb  MS Excel   gebruikt bij het documenteren van belangrijke bedrijfsinformatie en een truc waar ik naar leef, is ervoor te zorgen dat ik mezelf op de hoogte houd van de nieuwste updates en snelkoppelingen als sneltoetsen voor het toetsenbord en de formule die niet alleen mijn werk hebben versneld, maar me ook hebben aangemoedigd om te blijven leren. Deze praktijk heeft een ‘constant lerende’ mentaliteit ontwikkeld waardoor ik meer gemotiveerd ben om te groeien en productiever te zijn.

Mijn naam is Mike en ik ben de golfliefhebber en oprichter van Golf Einstein, een blog waar ik mijn input deel over alles wat met golf te maken heeft!

Shayne Sherman, TechLoris: gebruik validatiegegevens

Mijn beste tip is echter vrij eenvoudig: * Gebruik validatiegegevens! * Ik weet het, ik weet het, je zou daarbuiten moeten zijn, toch? Ik bedoel, je kunt er zeker van zijn dat je de namen correct spelt, toch? Luister, het kost maar één keer uren om te proberen uit te zoeken waarom je geneste berekeningen plotseling worden verbroken en dan te beseffen dat het komt doordat je ongeldige gegevens invoert om de waarde van gegevensvalidatie te zien.

Ik gebruik Excel al jaren. In sommige van mijn vorige functies was er een grapje dat ik elke taak die ik kreeg (inclusief lunch bestellen of reisplannen maken) beter kon uitvoeren met Excel. Eerlijk gezegd had ik dat waarschijnlijk wel kunnen doen.

Polly Kay, English Blinds: voeg gegevens uit andere bronnen samen

Het gebruik van Excel-macro's om tijdrovende en repetitieve taken te automatiseren was een echte game-changer, en misschien wel het enige dat het meest efficiënt is geweest in de manier waarop Excel mijn werk heeft gestroomlijnd.

Gegevens uit andere bronnen samenvoegen met Excel-werkmappen is iets anders dat helpt, en er is heel weinig dat niet kan worden geïntegreerd in een Excel-workflow om het samen te voegen. Nogmaals, u kunt deze andere elementen automatisch importeren om latere gegevenstransformatie en analyse mogelijk te maken.

Gewoon een vraag stellen om statistieken te krijgen voordat u een rapport maakt, biedt diepgaande inzichten die analyse en besluitvorming kunnen informeren, en stelt u in staat om al uw verschillende andere vormen van inhoud te valideren en te controleren.

Polly heeft meer dan een decennium ervaring als digital marketing consultant en senior marketing manager en bedient een breed scala aan klanten, variërend van KMO's tot grote internationale bedrijven en bekende namen.

Reuben Yonatan, GetVoIP: gebruik HLOOKUP en VLOOKUP

Toen ik Excel voor het eerst leerde, herinner ik me dat de HORIZ.ZOEKEN en VERT.ZOEKEN echt veel geweldige dingen hebben ontgrendeld waarvan ik niet wist dat je ze met Excel kon doen.

Als CEO gebruik ik die functies nog steeds om heel eenvoudige dashboards te bouwen die gegevens uit andere tabbladen binnen een spreadsheet halen, wat krachtig is voor gegevens die we regelmatig bijwerken.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: maak grafieken en grafieken voor elk spreadsheet

Als Project Manager moet ik dagelijks Excel gebruiken. Ik moet heel veel gegevens bijhouden en deze dagelijks analyseren om de waarde van het bedrijf te maximaliseren. Ik heb Excel gevonden als het krachtigste hulpmiddel in dit opzicht.

Ik moet dagelijks rapporten opstellen. Vaak moet ik verwijzen naar oude spreadsheets. Het wordt een hele klus om alle gegevens door te nemen. Dus maak ik grafieken en diagrammen van benodigde gegevens, die ik kan exporteren in andere formaten, zoals pdf. Het helpt me om de bevindingen in één oogopslag te noteren. Het geeft me een snel overzicht van hoe nummers op de spreadsheets met elkaar in verband staan. Deze functie wordt handiger bij de dringende taken waarbij ik minder tijd heb om rapporten op te stellen. Voorwaarde is echter dat u over alle gegevens beschikt volgens de Excel-richtlijnen.

Mijn naam is Gintaras Steponkus en ik ben Social Media Marketeer bij Solidguides. Solide gidsen is een project gemaakt door een team van enthousiastelingen dat zich toelegt op onderzoek en het schrijven van recensies. We zijn erg gepassioneerd over internet en we weten dat het een enorme plaats is vol met veel valse en onnodige informatie. We hebben Solide gidsen gemaakt om het internet veiliger te maken voor klanten, en omdat we graag onderzoeken en informeren.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: gebruik power pivots en DAX-functies

Ik gebruik  MS Excel   regelmatig voor analyse, rapportage en opslag van gegevens. Ik moet elke week een rapportage maken van alle inhoud, advertenties en verkeersanalyse aan de investeerders en andere aandeelhouders van mijn nieuwswebsite.

Excel-sanitair kan het productiviteitsniveau met vele plooien verhogen. Excel-sanitair volgt twee strategieën die uw productiviteit kunnen verhogen, één is de basisstrategie van Excel en andere is de geavanceerde sanitairstrategie. In de productieve strategie wordt het grootste deel van de tijd gebruikt om nieuwe inzichten te vinden en de rapporten continu te verbeteren. Het is een herhaalbare procedure waarbij u de gegevens van rapporten verbetert in plaats van onderhoudt.

In het geval van een geavanceerde strategie gebruikt u power pivot om uw productiviteit te verhogen. Hier krijg je meerdere voordelen. Ten eerste neemt de capaciteit om bestanden te verwerken toe. Er kunnen miljarden waarden per kolom en miljoen tabellen per werkmap worden opgeslagen. Ten tweede, door gebruik te maken van de relationele procedure in Power Pivot Model, worden werkmappen met elkaar verbonden en wordt er een koppeling tot stand gebracht tussen de tabellen.

Ten derde zijn uw enorme berekeningen eenvoudig uit te voeren via DAX-functies. Daarom maakt elke functie die is gekoppeld aan Power Pivot de taak voor het verkennen, massaal analyseren en rapporteren eenvoudiger.

Mijn naam is Aqsa Tabassam, een zakenvrouw, medeoprichter en hoofdredacteur van InsideTechWorld. InsideTechWorld streeft ernaar het nieuwste technologie- en startup-nieuws, media-evenementen en baanbrekende gebeurtenissen aan zijn lezers over de hele wereld te leveren.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formules voor automatisch aanvullen met de tab-toets

Ook al vond ik het vreselijk om Excel te leren, het is een van die noodzakelijke vaardigheden die we kunnen toepassen op veel facetten van ons werk en ons dagelijks leven (budgettering, enz.).

Hier is een goede tip om tijd te besparen met Excel-formules, waar veel mensen mee worstelen. Dus wat u wilt doen, is de tab-toets gebruiken, waarmee u de formules automatisch kunt selecteren. Op deze manier hoeft u geen tijd te verspillen met het elke keer volledig uittypen. Terwijl u begint met het invullen, zal het veld een lijst met suggesties uit Excel invullen. Vervolgens hoeft u alleen maar uw pijltoets omhoog of omlaag te bewegen om uw formule te selecteren, op enter te drukken en klaar.

Als er een probleem is met een van de formules, kunt u deze snel debuggen door de formule te selecteren en vervolgens op F2 te drukken. Vervolgens kunt u door delen van de formule bladeren door shift ingedrukt te houden en op de linkerpijl te drukken. F9 toont de uiteindelijke berekening van de formule, waarna u op Esc kunt drukken om de formule te behouden of op Enter om de waarde te behouden.

Nadat hij zich realiseerde dat het leven van 9 tot 5 niet voor hem was, stopte Philip met zijn baan in de luchtvaartindustrie en besloot hij de wereld rond te reizen op zijn eigen voorwaarden. Momenteel is hij gevestigd tussen NYC en Cambodja, hij is een full-time digitale nomade en de oprichter van zijn reisblog, PhilipWeiss.org.

Voltooi 2019 Excel voor beginners in video