Hvordan lage en pivottabell i Excel

Excel er et mye brukt dataprogram. Det er nødvendig for å utføre beregninger, dataanalyse, prognoser, utarbeide tilbakebetalingsplaner, tabeller og diagrammer, beregne enkle og komplekse funksjoner.

Hvis du håndterer data, bruker du sannsynligvis regneark.  Microsoft Excel   er et bredt populært regnearkprogramvare, og det er en god sjanse for at du bruker den. Du kan gjøre mye med Excel; dessuten gir lagre som Excel Template svært nyttige maler for å forbedre produktiviteten din. Excel gir også mange kraftige verktøy. Et slikt verktøy som kan hjelpe deg med å analysere data er “Pivot tabell”. Hvordan kan du lage en pivottabell i Excel? Les videre for å finne ut av det.

Pivottabeller: En kort introduksjon.

La oss først forstå hva en pivottabell er - en innebygd funksjon i Microsoft Excel. En pivottabell representerer et sammendrag av dataene dine i et Excel-regneark. Den gir nyttige diagrammer som hjelper deg å forstå trendene bak dataene dine. Du vil sannsynligvis trenge å lage rapporter basert på dataene dine, og en pivottabell gjør dette enkelt.

Why is it called a “Pivot table”? This is because you can  roter eller transponer   this table using another attribute of your data. Let’s gain a deeper understanding of this.

Du har kanskje tusenvis av rader i et Excel-regneark med flere attributter eller kolonner. En pivottabell kan hjelpe deg å få et perspektiv basert på en av disse attributtene, mens en annen pivottabell kan gi et perspektiv på et annet attributt.

For dette trenger du bare å rotere bordet, svinge det på det andre attributtet. Du trenger ikke å endre dataene på noen måte, og du trenger heller ikke legge til en ny kolonne for dette.

Fordelene med svingbord.

Hvorfor kan det å lære å lage pivottabeller hjelpe deg? La oss anta at du har et regneark med flere tusen rader. Dette regnearket representerer salgsdata for forskjellige produkter, og det viser tusenvis av salgstransaksjoner.

Den fanger opp forskjellige opplysninger som inntekter og kostnader for hver transaksjon. Du vil finne ut hvilket produkt som selger mest, og hvilket produkt som gir den høyeste profittprosenten.

Uten et verktøy som et pivottabell, må du oppsummere inntektene og kostnadene for hvert produkt fra tusenvis av transaksjoner. Deretter vil du trenge å analysere hvilket produkt som gir mest fortjeneste.

Ved hjelp av pivottabeller kan du gjøre dette mye lettere. Denne funksjonen vil oppsummere detaljer som inntekter og kostnader per produkt. Du kan til og med uttrykke dem som prosenter av totale inntekter og totale kostnader.

Fordelene med pivottabeller er som følger:

• Du kan enkelt lage dem med bare noen få klikk.
• Du kan enkelt tilpasse pivottabeller og bare velge de aktuelle kolonnene, noe som holder analysen fokusert.
• Pivottabeller oppsummerer data som finnes i tusenvis av rader og sparer manuell innsats.

Du kan enkelt identifisere mønstre i dataene ved hjelp av pivottabeller.

• Pivottabeller hjelper deg enkelt å lage rapporter fra dataene dine.

Et eksempelprosjekt for å lage en pivottabell.

Vi lager en pivottabell fra et regneark for å løse et hypotetisk problem. La oss ta noen minutter å forstå problemet.

Denne opplæringen bruker en mal som kan lastes ned herfra. Malen brukes til å beregne en garasje salg lager og salg.

I Excel-arket med tittelen ‘Vareliste’ har vi følgende kolonner:

• Kolonne B: Nei #.
• Kolonne C: Varekode.
• Kolonne D: Varenavn.
• Kolonne E: Beskrivelse.
• Kolonne F: Eier.
• Kolonne G: Første salgsdato.
• Kolonne H: Markedspris.
• Kolonne I: Klistremerke Pris.
• Kolonne J: faktisk salgspris.
• Kolonne K: Solgt dato.
• Kolonne L: Solgt til.
• Kolonne M: Kjøpertelefon.

La oss anta at selgeren som organiserte garasjesalget, ønsker å følge med på varene som ble solgt. Selgeren ønsker å vite den totale summen av alle varene de selger og den totale summen de fikk fra varene som ble solgt.

Trinn-for-trinn-instruksjoner for å lage en pivottabell i Excel.

Ta følgende trinn:

1. Begynn å lage et pivottabell

Klikk på INSERT menyalternativet, og klikk deretter på Pivot Table.

2. Velg datoperiode og plassering for den nye pivottabellen.

Velg datoperiode inkludert kolonnene fra dataene du ønsker i pivottabellen. Du må sørge for at alle kolonnene har en kolonneoverskrift.

Bli en Excel Pro: Bli med på kurset vårt!

Løft ferdighetene dine fra nybegynner til Hero med vårt Basics -kurs med Excel 365, designet for å gjøre deg dyktig i bare noen få økter.

Registrer deg her

Som standard anbefaler Excel også at det oppretter en pivottabell i et nytt regneark. Hvis du vil lage pivottabellen i samme regneark, kan du velge det alternativet. I så fall må du spesifisere plasseringen.

3. Gjennomgå feltene for pivottabellen fra listen.

Se på høyre rute der Excel viser listen over felt. Den viser også områdene der du kan dra og slippe et felt. Områdene er navngitt som følger:

• Filtre.
• Kolonner.
• Rader.
• Verdier.

4. Dra og slipp de aktuelle feltene for å lage en pivottabell.

I vårt hypotetiske problem, må vi finne det totale antallet varer selgeren har og det totale beløpet de fikk fra å selge disse varene, samt hvem som var eieren av de solgte produktene. Siden vi analyserer dataene for alle elementene, velger vi kolonnen “Elementnavn” som raden i pivottabellen. Vi drar feltet “Item Name” til “ROWS” -området.

Hva er verdiene som vi analyserer i dette eksempelprosjektet? Dette er klistremerkepris, markedspris og faktisk salgspris. De tilsvarende kolonnene i hoveddatabladet er henholdsvis “Klistremerkepris”, “Markedspris” og “Faktisk salgspris”. Dette er kolonnene I, H og J i hoveddatabladet.

Anta nå at selgeren ønsker å filtrere disse dataene for å beregne beløpet de skylder eieren. De kan opprette et filter for det samme ved å legge til Eier -feltet i Filter -området, som vist på figuren nedenfor.

• Kan vi finne prissetting av varene i prosentvise forhold?
• Kan vi legge til et ‘varekodefelt’ i radene?

5. Finn de nødvendige svarene prosentvis i pivottabellen.

I stedet for å oppgi prisene i antall, kan vi spesifisere prosentandelen de utgjør. Du må nå representere dem som prosent av totalbeløpet. Klikk på rullegardinmenyen i feltet Sum of Market Price i VALUES -området til dra-og-slipp-pivottabellbyggeren.

Velg alternativet “Verdifeltinnstilling”, som er det siste alternativet i rullegardinlisten. Excel viser to typer alternativer her. Du kan se den første typen alternativer i fanen Oppsummer verdier etter. Dette har alternativer som Sum, Tell, Gjennomsnitt, etc. Vi vil ikke bruke disse alternativene til vårt spesifikke problem.

Vi bruker den andre typen alternativer, som er oppført under Vis verdier som -fanen. Excel viser “Ingen beregning” som standard her.

Nå må du endre “Ingen beregning” til “% av total sum” fra rullegardinmenyen. Dette er fordi du vil finne beløpet til hver vare som en prosentandel av det totale beløpet.

Se figur 10 for å se den resulterende pivottabellen. Her viser pivottabellen inntektene for hver type element i prosentvise termer. I dette eksemplet har ‘Basketball with Kobe Signature’ den høyeste markedsprisen.

La oss på lignende måte sjekke de andre prisene i prosent ved å velge ‘% av Grand Total’ for både klistremerkepris og faktisk salgspris.

6. Begrens analysen ved å filtrere radene.

Hva om du vil ekskludere et element fra analysen? Du må filtrere radene i pivottabellen. Klikk på rullegardinlisten ved siden av Rademerker.

Fjern avmerkingsboksen mot elementet du vil ekskludere fra analysen. Vi fjernet “Guitar” i dette eksemplet.

Når du ekskluderer “Gitar” fra analysen, kan du se at prosentandelen for andre priser har endret seg, ettersom det totale beløpet nå er forskjellig

7. Legge til et ‘Varekode’ -felt i individuelle rader.

For å sjekke prosentandelen av totalprisen etter individuell varekode, la oss dra og slippe feltet 'Varekode' til 'Rader' -området til dra-og-slipp-pivottabellbyggeren. Se på det resulterende pivottabellen. Tabellen viser individuelle bidrag fra forskjellige varekoder til den totale prisen varen har i totalbeløpet.

Konklusjon:

Microsoft Excel er et kraftig verktøy. Dessuten gir lagre som Excel Template veldig nyttige maler som hjelper deg å oppnå mye raskt. På toppen av det har Excel kraftige innebygde verktøy som pivottabeller for dataanalyse. I denne guiden opprettet vi en pivottabell fra Excel-data ved å bruke en enkel, trinnvis tilnærming. Bruk dette kraftige Excel-verktøyet for å forstå dataene dine!

Snezhina Piskova

Snezhina er en ambisiøs markedsføringspartner med lidenskap for Excel. Hun er utdannet medie- og underholdningsledelse, med bakgrunn i filmproduksjon og event management. På fritiden liker hun å lære nye språk, reise og lese.