Hvordan oppretter du en rapport i SalesForce?
Rapporter opprettelse i SalesForce
Å lage en rapport i SalesForce er en grunnleggende og veldig viktig operasjon, og det er også basen som eksporterer data fra SalesForce til Excel eller CSV for eksempel.
Hvordan kan jeg eksportere data fra SalesForce til Excel?Opprett en rapport kan gjøres ved å få tilgang til rapportmenyen i navigeringsfeltet, og må legges til i baren hvis den ikke eksisterer ennå.
Når en rapport er opprettet, er det mulig å eksportere SalesForce-rapporten til Excel ved hjelp av rapporteksportfunksjonen.
1 - Opprett ny SalesForce-rapport
Start med å åpne rapportmenymenyen i navigasjonslinjen for å få tilgang til rapportskjermbildet. Hvis rapportmenyen ikke er tilgjengelig i navigasjonslinjen, kan du prøve å klikke på flere alternativer for å vise skjulte menyelementer, eller legge til rapportmenyen til navigasjonslinjen hvis den ikke er der.
Deretter klikker du på den nye rapportknappen som ligger på den øvre menyen i rapportlisten - listen kan være empy, avhengig av utvalgskriterier.
Det er også en knapp for å lage en knapp i SalesForce classic, hvis du trenger det.
Velg rapporttype i alle rapporttyper som er tilgjengelige: kontoer og kontakter, muligheter, kundesupportrapporter, muligheter med produkter, muligheter med kontaktroller, og mange flere.
Etter å ha valgt typen rapport du vil opprette, klikker du på knappen fortsett i ordre for å fortsette med SalesForce Lightning-rapporten.
2 - Tilpass SalesForce-rapporten
Det er nå nødvendig å tilpasse rapporten, da det bare er en standardrapport som er opprettet i SalesForce Lightning som standard.
Det er mange måter å tilpasse det på: Legg til eller fjern kolonner, filtrer på data, bestil dataene etter en bestemt kolonne og mer.
Alternativene for å tilpasse rapporten er tilgjengelig på venstre side.
For eksempel ved å dra og slippe et kolonnenavn fra oversiktsfeltene på venstre side av skjermen til rapporten i hoveddelen av skjermen, vil den kolonnen bli lagt til i rapporten.
Klikk på krysset ved siden av kolonnenavnet for å fjerne det.
Ved å klikke på pilen ved siden av kolonneoverskriftsnavnet, vil flere alternativer være tilgjengelige.
Hvis du velger alternativet sord oppsøkende, sorteres hele rapporten på den nåværende kolonnen ved stigende verdi, fra lavere til høyeste.
Sorteringsalternativet vil gjøre omvendt, alle rapportlinjer blir sortert basert på den kolonnen fra høyeste verdi til laveste.
Gruppering av rader med dette feltalternativet grupperer alle rader i rapporten som har en tilsvarende verdi i den kolonnen - tilsvarende i Excel for en fusjon av celler.
Det er også muligheter for å flytte kolonnen til venstre eller høyre, for å tilpasse SalesForce Lightning-rapporten som den passer best for deg.
Endelig finnes et alternativ for å fjerne kolonnen, i så fall vil det ikke gå tapt. Det vil ganske enkelt bli fjernet fra SalesForce-rapporten, men kan legges til når som helst ved å dra og slippe kolonnens navn fra menyen til venstre.
Endelig er det mulig å endre rapportnavnet ved å klikke på blyanten ved siden av rapportnavnet, rett under navigeringsfeltet på venstre side.
Skriv rapportnavnet som passer best til rapportens beskrivelse for å kunne hente det lettere senere, og for å gjøre det tydeligere for dine medarbeidere.
3 - Lagre SalesForce rapport
Etter at SalesForce Lightning-rapporten er opprettet og tilpasset, ikke glem å lagre den ved å bruke den øvre menyen Lagre alternativ, under navigasjonsfeltet og på høyre side av skjermen.
Det er også et annet alternativ å kjøre rapporten uten å lagre den, hvis du ikke vil ha tilgang til den senere, men bare vil teste den eller få tilgang til dataene raskt.
Det vanligste alternativet er imidlertid å lagre og kjøre, som vil lagre rapporten i listen over tilgjengelige rapporter, og vise rapportresultatene på skjermen.
Lagringsskjemaet vil spørre igjen for å bekrefte rapportens navn, da det er en siste mulighet til å endre det.
I tillegg vil et unikt rapportnavn bli forespurt. Dette unike rapportnavnet må ikke allerede finnes i systemet, selv om det er opprettet av en annen bruker og du ikke har tilgang til. Dette vil være den unike rapporthandlerkoden, og må være unik.
Før du lagrer, legg inn en lengre beskrivelse hvis det er nødvendig, spesielt hvis rapporten viser en svært spesifikk forretningssak, for eksempel månedens kunderapport, for eksempel, slik at medarbeiderne dine kan identifisere raskere bruk.
4 - Eksporter Salesforce rapport
Når rapporten er lagret, etter at du har klikket på lagre og kjøre-knappen, blir rapportdataene vist på skjermen, sammen med en melding om at rapporten er lagret.
Denne pop-up vil forsvinne etter noen sekunder av seg selv.
En redigeringsmeny vises nå på toppen av Salesforce Lightning-rapporten på høyre side av skjermen, og tilbyr ekstra mulighet.
Ved å klikke på pilen ved siden av redigeringsmenyen, vil ekstra alternativer være tilgjengelige.
Redigeringen i Salesforce Classic-alternativet åpner rapporten for utgave i Salesforce CLassic-grensesnittet.
Lagre som alternativ vil lagre rapporten med et annet navn, og dermed skape en kopi.
Lagre alternativet lagrer rapportendringene som er gjort i utgavemodus.
Abonnementsalternativet gir deg mulighet til å bli varslet når rapporten endres.
Slettalternativet gjør det mulig å slette rapporten fra databasen, men før du gjør det, må du sørge for at ingen andre trenger den rapporten.
Alternativet til tillegg til dashboard vil ganske enkelt legge til rapporten til ditt personlige brukerdashboard.
Og til slutt, det viktigste alternativet, alternativet SalesForce Lightning-eksportdata er tilgjengelig, som gjør det mulig å eksportere data fra SalesForce til Excel eller på andre måter fra rapporten.
Se vår detaljerte veiledning for hvordan du eksporterer data fra Salesforce til Excel for mer informasjon.
Opprette en rapport i Salesforce
Opprettelsen av en rapport i Salesforce er en ganske enkel operasjon, gitt at du har tilgang til navigasjonsrapporteringsmenyen.
Gi oss beskjed i kommentarer hvis du klarte å opprette en rapport, og ikke nøl med å spørre om du måtte møte et problem under Salesforce Lightning-rapporten, eller dataeksport!
Ofte Stilte Spørsmål
- Hvilke strategier kan brukes for å gjøre Salesforce-rapporter mer innsiktsfulle for beslutninger?
- Strategier inkluderer bruk av avansert filtrering, inkorporering av beregnede felt og tilpasse oppsettet for klarhet og relevans.
Yoann Bierling er en nettpublisering og digital rådgivende profesjonell, noe som gjør en global innvirkning gjennom kompetanse og innovasjon innen teknologier. Han er lidenskapelig opptatt av å styrke enkeltpersoner og organisasjoner til å trives i den digitale tidsalderen, og blir drevet til å levere eksepsjonelle resultater og drive vekst gjennom oppretting av pedagogisk innhold.
