34 wskazówek Google Docs, jak zwiększyć produktywność biura

Dokumenty Google, jedno z najczęściej używanych narzędzi do pracy w domu i do udostępniania dokumentów innym osobom, nie jest istotną częścią wielu różnych rodzajów pracy wykonywanej na komputerze i prawie zastąpiło standardowe programy biurowe zainstalowane na komputerze.

Począwszy od konta Gmail, a nawet bez niego, różne aplikacje Google pozwalają tworzyć online, bez żadnego zainstalowanego oprogramowania, zaawansowane dokumenty tekstowe w Dokumentach Google, arkusze kalkulacyjne w Arkuszach Google, prezentacje w Prezentacjach Google, formularze w Formularzach Google i wiele więcej!

Z pomocą kilku specjalistycznych wskazówek dotyczących korzystania z aplikacji Google, a zwłaszcza Dokumentów Google, będziesz używać go więcej niż jako zwykłego notatnika Google w trybie online i możesz posunąć się nawet do zarządzania całą firmą i współpracownikami z Internetem Pakiet Google.

Od historii wersji po zaawansowane funkcje, zapytaliśmy społeczność, jakie są ich wskazówki, aby jak najlepiej wykorzystać Dokumenty Google. Oto ich odpowiedzi.

Czy korzystasz z Dokumentów Google do obsługi dokumentów biznesowych? Czy masz jakąś dobrą wskazówkę, jak je wykorzystać do zwiększenia wydajności biura? Czy z powodzeniem korzystałeś z funkcji współpracy?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: nie trzeba zapisywać wersji roboczej i wysyłać ponownie do wszystkich

Korzystam z Dokumentów Google do codziennej obsługi dokumentów biznesowych. Aby współpracować z członkami mojego zespołu, wybieramy ustawienia, które pozwalają osobom z naszego zespołu edytować. W prawym górnym rogu znajduje się niebieski przycisk „udostępnij”. Kliknij to, a następnie przejdź do ustawień zaawansowanych i wybierz, kto może otworzyć dokument. Następnie wybierz z menu rozwijanego „można edytować”.

Po uzyskaniu dostępu zespół korzysta z opcji „komentarze”, aby zadawać pytania lub dodawać informacje. Członkowie zespołu mogą również wprowadzać zmiany lub sugerować zmiany.

Korzystanie z Dokumentów Google do współpracy jest wygodne i produktywne, ponieważ wszyscy członkowie zespołu mogą mieć dostęp w czasie rzeczywistym. Nie ma potrzeby zapisywania wersji roboczej i ponownego wysyłania do wszystkich. Mogą po prostu sprawdzać ponownie oryginalny dokument w miarę jego ewolucji.

Stacy Caprio, Marketing wzrostu: pisz i badaj bez wychodzenia z dokumentu dzięki Explore

Jedna wskazówka dotycząca korzystania z Dokumentów Google polega na tym, że możesz pisać i badać bez opuszczania dokumentu podczas korzystania z funkcji Eksploruj. Funkcja Eksploruj umożliwia wyszukiwanie i eksplorowanie Google w poszukiwaniu informacji i odpowiedzi podczas pisania w tym samym czasie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na zmianę kart lub klikanie dokumentu Google podczas pisania.

James Canzanella, Odosobnione noce marketingowe: mają foldery oparte na tematach

Od lat korzystam z Dokumentów Google do obsługi dokumentów biznesowych i zalecamy przechowywanie bardzo porządnych folderów wszystkich plików. Z czasem pliki mogą się gromadzić, a Ty nie chcesz spędzać zbyt wiele czasu na szukaniu określonych plików. Polecam mieć foldery oparte na tematach. Mogą to być na przykład wydatki, dochody, biznesplany lub cokolwiek innego.

Z biegiem czasu możesz dodawać nowe pliki z poprzednich lat, biorąc pod uwagę fakt, że nie będziesz mieć do nich dostępu tak często. Ale jeśli nadal chcesz uzyskać do nich dostęp? Zawsze będziesz wiedział, gdzie szukać. Chociaż porządek i porządek mogą wydawać się podstawową wskazówką, staje się o wiele ważniejszy, gdy pliki i dokumenty zaczynają się gromadzić.

Calloway Cook, Illuminate Labs: zezwalaj na wyświetlanie tylko osobom spoza organizacji

Pamiętaj, aby zmienić ustawienia dostępu, jeśli udostępniasz dokument osobom spoza organizacji. Osoby mniej obeznane z Dokumentami Google i wspólnym oprogramowaniem do współpracy często wprowadzają bezpośrednie zmiany w dokumencie, czego generalnie nie chcesz.

Mamy tendencję do ograniczania dostępu do dokumentów naszej firmy tylko do przeglądania lub w niektórych przypadkach tylko do komentowania. W przypadku czegoś takiego jak platforma dla inwestorów uzasadnione jest zezwolenie na wyświetlanie tylko osobom spoza organizacji, ponieważ ta talia zostanie ponownie wykorzystana i wysłana do innych potencjalnych inwestorów.

Vincent Lee, autor: zaproś zespół do wkładu

W ramach procesu rozwoju marki dla klientów zaczynam od budowania historii marki. Dokumenty Google są moim głównym celem w zakresie rejestrowania informacji i w razie potrzeby zaproszę mój zespół do wprowadzenia danych, umożliwiając im edycję lub komentowanie. Pamiętaj, aby podczas edycji wybrać opcję „Sugerowanie”, aby zachować oryginalny tekst. Komentowanie jest bardziej przydatne, jeśli potrzebujesz tylko opinii, a nie zmian. Określony akapit można wyróżnić i można przypisać prośbę o komentarz konkretnej osobie (za pośrednictwem jej adresu e-mail). Funkcja komentowania jest również dobrym sposobem na śledzenie decyzji prowadzących do ostatecznej wersji dokumentu.

Dokumenty Google są również pomocne, gdy piszę moją nadchodzącą książkę. Jestem w stanie zaprosić moją redaktorkę do sprawdzenia treści i za pomocą narzędzia do komentowania może ona doradzić zmianę kierunku lub pomysłu. Kiedy przygotowuję ostateczny manuskrypt, jestem w stanie automatycznie wygenerować spis treści, po prostu formatując tytuły rozdziałów jako nagłówki. Funkcja liczenia słów jest również doskonałym narzędziem, ponieważ muszę zachować tę samą długość każdego rozdziału.

Dan Bailey, WikiLawn: poznaj funkcję historii i rozwiąż komentarze

Moje najlepsze wskazówki dotyczące wspólnego korzystania z Dokumentów Google obejmują naukę funkcji Historia i pewien proces określania, kiedy i kiedy komentuje / edytuje. W przypadku Historii możesz zobaczyć zapis zmian i cofnąć wszelkie zmiany. Ma to kluczowe znaczenie, jeśli ktoś zmieni coś, co należy przywrócić, lub jeśli chcesz zobaczyć, co wniósł indywidualny pracownik.

Jeśli klikniesz Wszystkie zmiany zapisane na Dysku, otworzy się widok pokazujący ostatnie zmiany. Są oznaczone kolorami, więc możesz zobaczyć, kto co zrobił. Po prostu kliknij go, aby uzyskać lepszy widok w dokumencie, i w razie potrzeby cofnij.

Jeśli chodzi o edycje i komentarze, opracuj przepływ pracy, aby ludzie się nie prześcigali. Jeśli jedna osoba sporządzi dokument, poproś go, aby zrobił kiedyś wysoki poziom. Następnie odeślij go z powrotem do kreślarza, pozwól mu wprowadzić zmiany i wyślij go w dół do bardziej krytycznej analizy. Rozwiązuj komentarze, które są rozpatrywane, i zostawiaj te, o których wciąż masz pytania.

To powinno sprawić, że wszystko pójdzie gładko.

Josephine Ison, animatorzy wydarzeń: aż do minuty planowania w Dokumentach Google

Jako agencja rezerwacji talentów / artystów * Dokumenty Google mają kluczowe znaczenie dla naszego informowania naszego zespołu w bezproblemowy sposób. * Większość naszych rezerwacji to wydarzenia na żywo, które wymagają zaplanowania co do minuty. Tutaj przydaje się G-Docs. Dokument na żywo jest udostępniany wszystkim zaangażowanym członkom, a jeśli zostaną wprowadzone zmiany w terminach i wymaganiach, powiadomienia te zostaną przekazane na żywo za pośrednictwem powiadomień e-mail. To znacznie zmniejsza dodatkowy wysiłek administracyjny i sprawia, że ​​nasza komunikacja jest czysta i jasna.

Sherese Patton, SLP Media Relations: zrób dokument PDF przed wysłaniem go

Jako publicysta i konsultant PR zawsze jestem w ruchu. Czasami konieczne jest posiadanie laptopa przez większość czasu i ustawienie stacji roboczej, jeśli pozwala na to miejsce. Możliwość dostępu do plików umowy jest niezwykle pomocna i ważna. Dość często korzystam z Dokumentów Google do tworzenia kontraktu i kwestionariusza do dołączania nowych klientów. Ponieważ możesz uzyskać dostęp do Google w dowolnym miejscu, a mam na myśli wszędzie, to sprawia, że ​​jest o wiele łatwiejsze i mniej stresujące, kiedy możesz kontynuować pracę nad dokumentami i łatwo je udostępniać.

Najlepszą wskazówką, jaką mogę dać, jest skorzystanie z tej aplikacji do składania propozycji umów. Po zakończeniu pracy z dokumentem możesz go łatwo udostępnić osobie, dla której tworzysz dokument. Jedną rzeczą, którą radziłbym, to zrobić dokument PDF przed wysłaniem, ponieważ nie chcesz, aby klient wprowadzał zmiany, których nie jesteś świadomy. Jednak gdy udostępniasz dokumenty zespołowi, wprowadzam poprawki w innym kolorze. w ten sposób wiesz, kiedy wprowadzono poprawki. Współpracowałem z innymi profesjonalistami od PR i odkryliśmy, że wyznaczenie kolorów było najlepszym rozwiązaniem. To narzędzie jest świetne i naprawdę zostało wygrane!

James McGrath, Yoreevo: użyj narzędzia Sugestie, aby powiadomić właściciela dokumentu

Jedną z funkcji, która jest dla nas niezwykle pomocna, ale łatwo ją przeoczyć, jest Sugestia. Można go znaleźć w prawym górnym rogu. Zwykle wybierana jest edycja, ale jeśli klikniesz ją i wybierzesz Sugerowanie, wszelkie zmiany sprawią, że zarówno oryginalny tekst, jak i nowy tekst pozostaną na stronie. Zostanie utworzony odpowiedni bąbelek po prawej stronie strony, podkreślając sugestię.

Po przedstawieniu tych sugestii właściciel dokumentu zostanie powiadomiony i może zaakceptować lub odrzucić zmiany. Jeśli zostaną zaakceptowane, zmiana zostanie zastosowana. Jeśli zostaną odrzucone, dokument powróci do oryginalnej postaci.

Każda sugestia może być oceniana niezależnie.

Ta funkcja jest naprawdę pomocna, ponieważ jest to zasadniczo czerwona wersja dokumentu, którą można łatwo ocenić.

Rafa, Homeschool Spanish Academy: poznaj przydatne skróty

Używamy Dokumentów Google do zarządzania każdym postem na blogu, aby upewnić się, że jest gotowy do opublikowania. Ponieważ pracujemy zdalnie od dłuższego czasu, funkcja komentowania okazała się bardzo przydatna w promowaniu dyskusji między pisarzami a redaktorami. Ta funkcja nie tylko pozwala nam pracować w swoim własnym tempie, ale także pozostawia zapis całego procesu edycji, dzięki czemu słowa nie pozostaną w powietrzu.

Innym sposobem na zwiększenie wydajności dzięki Dokumentom Google jest poznanie przydatnych skrótów. Jako pisarz, skróty takie jak liczenie słów (CTRL + SHIFT + C) i wprowadzanie nagłówków (CTRL + ALT + 2) to świetny sposób na sprawienie, by pisanie było wydajnym i przyjemnym doświadczeniem. Jeśli organizujesz swój dokument za pomocą nagłówków, pozwala to również szybko poruszać się po tytułach za pomocą paska bocznego po lewej stronie dokumentu. To sprawia, że ​​przeglądanie dużych dokumentów jest bardzo proste!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: twórz linki do udostępniania, komentuj i używaj nagłówków

Jestem założycielem eCommerce i firmy stowarzyszonej, dla której często współpracuję z niezależnymi pisarzami i redaktorami za pośrednictwem Dokumentów Google.

Do których mam kilka wskazówek dotyczących wydajności dla firm internetowych takich jak moja:

• Twórz linki do udostępniania dla dokumentów, które będą przekazywane autorowi, które mogą być sprawdzane przez redaktora i zespół SEO w czasie rzeczywistym. Możesz dostosować uprawnienia, aby zezwolić niektórym użytkownikom na edycję / tylko do odczytu lub zezwolić każdemu z linkiem na edycję w razie potrzeby.
• Jeśli dokument wymaga przeróbki w celu dodania komentarzy dla określonych członków zespołu za pomocą funkcji komentowania @, to automatycznie popycha członka zespołu pocztą elektroniczną do Twojej opinii!
• Użyj nagłówków, aby rozbić dokumenty na formaty gotowe na SEO, przygotowane do wklejenia bezpośrednio na stronie bez dostosowywania.

Marc Bromhall, początkujący sprzęt surfingowy: wysyłaj wiadomości e-mail bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego

Korzystamy z Google Suite od ponad 4 lat do zarządzania naszą firmą. Jedną z najpiękniejszych funkcji, które odkryliśmy w celu zwiększenia wydajności, jest wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego. To doskonałe narzędzie dla kierowników projektów lub kierowników zespołów, którzy stale komunikują się z wieloma członkami zespołu. Załóżmy, że właśnie zakończyłeś spotkanie i było kilka punktów akcji, które należy przekazać innym członkom zespołu. Zamiast wysyłać pocztą e-mail do wszystkich tych osób osobno, możesz użyć arkuszy Google, aby zanotować, kto musi to zrobić.

W pierwszej kolumnie umieścisz ich e-maila, aw drugiej kolumnie będzie notatkę o tym, co muszą zrobić. Po zakończeniu spotkania i wypełnieniu arkusza wystarczy skopiować i wkleić kod do edytora skryptów Google, który można znaleźć na karcie Narzędzia w Arkuszach Google. Po wklejeniu kodu po prostu kliknij przycisk wysyłania wiadomości e-mail u góry strony, a za kilka sekund wszyscy członkowie zespołu otrzymają wiadomości e-mail z osobnymi wiadomościami. Odkryliśmy, że dzięki temu narzędziu przez lata zaoszczędziliśmy wiele czasu i jest to jedna z wielu funkcji, które uwielbiamy w Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: eksportuj w różnych formatach i drukuj

Korzystam z dokumentów Google od zeszłego roku. Jest to dla mnie najbardziej niesamowita rzecz po Google po Gmailu. Korzystam również z Arkusza Google. Myślę, że w biznesie bardzo dobrze jest używać dokumentów Google w porównaniu do dokumentów Microsoft. Masz różne opcje, które możesz udostępniać i edytować dokumenty jednocześnie, a wiele osób może je edytować i łatwo wyciągać ostateczne wersje każdego dokumentu. Oszczędza czas pracowników. Wszystkie rzeczy, które możesz zrobić ze słowa Microsoft, które możesz zrobić z Dokumentów Google. Kopia zapasowa tego dokumentu jest także przechowywana na Dysku Google. Jeśli nie chcesz go tutaj umieszczać, możesz także eksportować w różnych formatach, takich jak plik Word, plik PDF lub inne rozszerzenia. Jeśli chcesz otrzymać wydruk, możesz bezpośrednio wydrukować stąd, czego jeszcze potrzebujesz? Bardzo lubię opcje sprawdzania gramatyki. Za pomocą Dokumentów Google możesz pisać bardzo dobre zdania. Nawet piszę e-maile za pośrednictwem Dokumentów Google, a następnie wysyłam je. Myślę, że wykorzystałem większość funkcjonalności. Jeśli pozostanie, nauczę się tego wkrótce, ponieważ używam go 2-3 godziny dziennie. Widzę też brak tego, że Dokumenty Google nie liczą słów i znaków.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: wspomnij o członkach zespołu, aby otrzymać powiadomienie

Od wielu lat korzystam z Dokumentów Google. To narzędzie pozwala bardzo łatwo tworzyć i udostępniać pliki. Dokumenty Google dają również absolutną kontrolę, ponieważ dostęp do udostępnianych plików można ograniczyć do przeglądania, komentowania lub edytowania.

Niektóre wskazówki dotyczące produktywności Dokumentów Google obejmują:

• Wymień członków zespołu w komentarzu do dokumentu, aby upewnić się, że zostali powiadomieni o komentarzu.
• Dodaj żargon firmy do słownika
• Użyj zakładek, aby poruszać się po długich dokumentach

Kancelaria prawnicza Ken Eulo, Smith & Eulo: zapoznaj się z uprawnieniami do edycji podczas udostępniania zaproszenia

Współpracując z pracownikami Twojej firmy przy użyciu Dokumentów Google, musisz zrozumieć uprawnienia do edycji podczas udostępniania zaproszenia. 90% czasu mieliśmy problemy ze współpracą przy tworzeniu dokumentów Google, ponieważ nadawca nie wybrał „zezwól na edycję każdemu, kto ma link”. Jest to szybka poprawka i zajmuje tylko sekundę, więc wybierz tę opcję, jeśli chcesz, aby strona odbierająca mogła edytować dokument. Jeśli jednak chcesz wysłać dokument tylko do strony, aby mogli go wyświetlić, pozostaw uprawnienie do edycji „można przeglądać”. Istnieje trzecie pozwolenie „może komentować”, które pozwala stronie odbierającej na komentowanie dokumentu. Zezwolenie to jest przydatne, gdy wysyłasz dokument do klienta w celu uzyskania opinii lub do przełożonego w celu sprawdzenia.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: użyj zapisanej historii wersji i pisania głosowego

Dokumenty Google to jedna z aplikacji Google, z których zawsze korzystam podczas pisania. Pomysł korzystania z  Microsoft Word   online za pomocą Dokumentów Google jest dla mnie bardzo pomocny, zwłaszcza że czasami moje edycje nie były zapisywane, a zmiany gubiły się, gdy nastąpiła przerwa w dostawie prądu lub przypadkowo wychodzę z programu. Ta aplikacja ma wiele funkcji, o których większość ludzi nie wie. Jedną z nich jest to, że ta aplikacja umożliwia jednoczesne oglądanie jednocześnie 200 dokumentów jednocześnie.

To jedno z najlepszych narzędzi do współpracy w zespole.

Oto dwie dodatkowe przydatne funkcje Dokumentów Google i wskazówki, jak z nich korzystać:

• 1. Historia zapisanych wersji. Dokumenty Google automatycznie zapisują każdą dokonaną edycję. Klikając menu Plik, możesz wyświetlić Historię wersji i śledzić zmiany dokonane w dokumencie oraz użytkownika, który go dokonał.
• 2. Pisanie głosowe. Ta funkcja jest bardzo przydatna podczas pisania notatek i jeśli chcesz skupić się na pisaniu wszystkiego, co przyjdzie Ci do głowy, i po prostu edytuj później. Dokumenty Google pozwalają wpisywać słowa, które wypowiadasz jak dyktando. Aby z tego skorzystać, kliknij Narzędzia, a następnie Pisanie głosowe.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: użyj klawisza Tab, aby automatycznie wybierać formuły

Wiele osób ma problemy z używaniem programu Excel w Dokumentach Google, ponieważ nauczenie się korzystania ze wszystkich jego funkcji może być mylące. Zwłaszcza w odniesieniu do formuł, które są koszmarem dla większości z nas typów niefinansowych. Chociaż nie podobało mi się uczenie się programu Excel, jest to jeden z tych niezbędnych zestawów umiejętności, które możemy zastosować do wielu aspektów naszej pracy i codziennego życia, aby utrzymać porządek.

Oto moja ulubiona wskazówka dotycząca oszczędzania czasu dzięki formułom programu Excel, z którymi wiele osób ma trudności. Więc co chcesz zrobić, to użyć klawisza Tab, który pozwala automatycznie wybierać formuły. W ten sposób nie musisz tracić czasu na ich pełne wpisywanie za każdym razem. Gdy zaczniesz go wypełniać, pole zapełni listę sugestii z Excela. Następnie wystarczy przesunąć klawisz strzałki w górę lub w dół, aby wybrać formułę, nacisnąć Enter i gotowe.

Jeśli występuje problem z dowolną formułą, możesz szybko debugować go, wybierając formułę, a następnie naciskając klawisz F2. Następnie możesz przełączać się między częściami formuły, przytrzymując klawisz Shift i naciskając lewą strzałkę. F9 pokaże końcowe obliczenie formuły, po czym możesz nacisnąć Esc, aby zachować formułę lub wejść, aby zachować wartość.

Polly Kay, English Blinds: prześledź pracę do pierwotnego autora

Używamy Dokumentów Google do współpracy z freelancerami i kontrahentami zewnętrznymi, których nie chcemy zapewniać dostępu do naszych własnych napędów dokumentów lub firmowego intranetu, albo ze względów bezpieczeństwa, albo dlatego, że jest po prostu szybszy i bardziej wydajny w tym kontekście zabrać się do pracy przez Dysk Google.

Ponieważ i tak praktycznie każdy ma konto Google, a ustawienia udostępniania dla poszczególnych folderów można tak precyzyjnie dostroić, pozwala to nam przenosić własność plików, zestawiać prace wielu kontrahentów w tym samym miejscu, edytować i korygować zawartość oraz śledzić pracę z powrotem do jego oryginalny autor długo po wydarzeniu.

Okazało się również przydatne dla freelancerów i kontrahentów, z którymi współpracujemy, ponieważ mogą oni następnie zarządzać folderami dla wielu różnych projektów lub klientów w tym samym miejscu, dzieląc i przypisując uprawnienia w odpowiedni sposób bez ryzyka bezpieczeństwa, integralności lub poufności treści innych klientów.

Esther Meyer, Sklep stajenny: spróbuj pisać głosowo, ustaw uprawnienia, użyj sprawdzania pisowni

Od jakiegoś czasu korzystam z Dokumentów Google. Może być dla dokumentów biznesowych lub osobistych, jest bardzo przydatny i dlatego jest to moja wybrana aplikacja. Wykonywanie mojej pracy zdalnej jest znacznie łatwiejsze przy użyciu Dokumentów Google. Mam zdalny zespół, z którym współpracuję, i współpraca z nami jest normalna, dlatego Dokumenty Google są dla nas darem niebios.

Oto moje najważniejsze wskazówki dotyczące skutecznego korzystania z dokumentów Google:

• 1. Spróbuj wpisać głos. Jeśli jesteś osobą, która myśli szybciej niż piszesz, może to być dla Ciebie świetna funkcja. Użyj Ctrl + Shift + S, aby uruchomić funkcję, a następnie odezwij się. Zobacz, jak Google pisze za Ciebie. Jednak przygotuj się na edycję, ponieważ może to nie zawsze poprawnie uzyskać słowa, a co dopiero sformatować.
• 2. Ustaw poprawnie uprawnienia. Udostępniając dokumenty, upewnij się, że dostęp, który dajesz użytkownikom, jest dostosowany do ich potrzeb. Możesz wybrać, aby mogli edytować, przeglądać lub komentować.
• 3. Niesamowity moduł sprawdzania pisowni. Dokumenty Google mają inteligentny moduł sprawdzania pisowni i gramatyki. Twoje narzędzie do pisania nie może być złe, ponieważ w większości przypadków dokładnie wykrywa błędy. Gramatyka jest bardzo ważna, jeśli chodzi o kariery, ponieważ profesjonaliści, którzy nie osiągnęli stanowiska dyrektorskiego w ciągu pierwszych 10 lat swojej kariery, popełnili 2,5 razy więcej błędów gramatycznych niż ich koledzy na poziomie dyrektora.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: używaj skrótów i wbudowanych funkcji

Naprawdę lubię pracować z arkuszami Google, co jest niesamowite, ponieważ moja praca jest ściśle związana z dokumentami Google. Zatem wiedza o skrótach jest koniecznością dla ludzi takich jak ja. Skróty arkusza Google stopniowo oszczędzają mój czas i pozwalają skupić się na ważniejszych kwestiach. Moje ulubione polecenia to jednak Ctrl plus klawisz średnika (do wstawiania bieżącej daty), Ctrl plus pageUp / pageDown (do poruszania się między arkuszami), Ctrl plus Shift plus V (do wklejania tylko zwykłego tekstu) i wiele innych, których ciągle używam .

Ale najlepszą wskazówką podczas pracy z arkuszami Google, które mogę Ci udostępnić - jest korzystanie z funkcji. Są naprawdę niesamowite i pomagają uzyskać imponujące wyniki. Na przykład zwykle używam funkcji = REGEXEXTRACT, aby uzyskać domenę z adresu URL, a ta = WYSZUKAJ.PIONOWO, aby znaleźć dane (jeśli w ogóle - prawda / fałsz) w innym arkuszu. I oczywiście formuła = UNIKALNA.

Istnieje prosty sposób na wskazanie duplikatów - za pomocą funkcji UNIQUE. Zasadniczo formuła UNIQUE analizuje zakres i wyciąga z niego wszystkie unikalne wartości. Jest to korzystne dla tych, którzy chcą przyspieszyć przepływ pracy, pracując ze znaczną ilością danych. Na przykład, kiedy mam rozszerzony zakres potencjalnych szans generowanych z różnych źródeł, odkłada na bok powtarzające się dane, które skutecznie spowalniają sytuację. Gdyby nie funkcja UNIKALNA, prawdopodobnie poświęciłbym znacznie więcej czasu na przeglądanie możliwości (słów kluczowych, stron internetowych, e-maili) niż teraz. A najlepsze jest to, że ta funkcja działa zarówno na liczbach, jak i na tekstach.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: tłumacz dokumenty bezpośrednio w Dokumentach Google

Ponieważ zazwyczaj współpracuję z wieloma osobami, często używam komentarzy. Ponieważ wprowadzanie zmian w Dokumentach Google jest bardzo łatwe, ludzie mogą nie zauważyć wszystkiego na czas. Dlatego zawsze komentuję ludzi w komentarzach i upewniam się, że zgadzamy się na wszystkie zmiany, zanim ich dokonam. Czasami czuję, że prowadzę bardzo żywą rozmowę w ramach jednego dokumentu. Pomaga mi to jednak zachować wszystkie informacje w jednym miejscu.

Czasami muszę też tłumaczyć dokumenty na inne języki. Podoba mi się, że mogę to teraz robić bezpośrednio w Dokumentach Google, w menu „Narzędzia”. Na szczęście zwykle potrzebuję tylko kilku innych języków, więc to  tłumaczenie   okazuje się całkiem dobre. Mam edytora, który po prostu sprawdza tłumaczenie, co oszczędza dużo czasu.

Jeff McLean, McLean Company: Dokumenty Google mają bezpłatną aplikację do współpracy w dowolnym miejscu

Współpracujemy z dokumentami Google w zakresie wszystkiego, od postów na blogach po szablony wiadomości e-mail. Dokumenty Google to najłatwiejsze narzędzie do udostępniania treści zespołowi i efektywnej współpracy nad projektem. Wiele osób nie wie, że Dokumenty Google mają bezpłatną aplikację, dzięki czemu możesz współpracować ze swoim zespołem w dowolnym miejscu, w którym masz dane komórkowe! Aplikacja jest bardzo przyjazna dla użytkownika i nie spotkałem się z żadnymi ograniczeniami funkcjonalności w aplikacji, które różnią się od wersji komputerowej. Udostępniaj Dokument Google tylko niezbędnemu personelowi, ponieważ jeśli zbyt wielu członków edytuje dokument jednocześnie, sprawy stają się nieco nieporządne. Aby temu przeciwdziałać, zazwyczaj wysyłam Dokument Google każdemu członkowi z osobna w osobnych porach, aby mogli oni dokonywać dowolnych zmian w dokumencie bez przerwy.

Julie Singh, TripOutside: tylko do przeglądania dla ukończonych dokumentów, edycja dla innych

Często używamy Dokumentów Google do udostępniania projektów, pomysłów, inicjatyw i rezultatów naszym zdalnym zespołom. Udostępnianie im dokumentów w czasie rzeczywistym oraz umożliwienie im przeglądania i edycji naszych dokumentów jest bardzo ważne dla naszej firmy, a teraz znacznie łatwiejsze dzięki Dokumentom Google. Możemy łatwo tworzyć dokumenty i arkusze kalkulacyjne, do których nasz zespół może również uzyskiwać dostęp, dodawać instrukcje i sprawdzać ukończone prace. Korzystamy z funkcji udostępniania łącza zarówno dla dostępu tylko do przeglądania dla ukończonych dokumentów, jak i dostępu do edycji dla dokumentów, które są w trakcie przetwarzania i będą aktualizowane przez innych członków zespołu.

Dokumenty Google to ważne narzędzie współpracy w naszej firmie!

George Hammerton, Hammerton Barbados: bądź jasny, gdy dokument jest kompletny, czy nie

Zarządzam małą firmą złożoną z ludzi, którzy uwielbiają podróżować w celach zawodowych i turystycznych, regularnie latając między Wielką Brytanią a Barbadosem, ale spędzając większość roku z naszymi zespołami w różnych częściach świata jednego dnia, niż były wcześniej - stwarza to pewne wyjątkowe wyzwania technologiczne.

Kiedy zaczynaliśmy pracę i było nas dwóch, korzystaliśmy z pakietu biurowego i Dropboksa, ale wraz z rozwojem firmy gra „czy jesteś w tym dokumencie” stała się duszna dla firmy, zdecydowaliśmy, że potrzebujemy narzędzi, które pozwoliłyby nam współpracować bez zastanowienia. Musieliśmy zmienić pakiet na pozytywny dla współpracy i do tego poszliśmy z niekwestionowanym królem współpracy dla zdalnego zespołu, którym były Dokumenty Google.

Teraz korzystamy z Dokumentów Google do prawie wszystkiego i chociaż wspaniale było usuwać tarcie, nie trzeba czekać na swoją kolej, aby zaktualizować arkusz kalkulacyjny. Obecnie nasze przenośne biuro składa się z iPhone'ów, MacBooków, Google Suite i przeglądarki internetowej. Dzięki prostemu zestawowi odpowiednich narzędzi możemy teraz pracować z dowolnego miejsca, razem.

Moja najważniejsza wskazówka byłaby jasna, gdy dokument jest w toku, a kiedy jest kompletny - nie chcesz, aby niedokończone modyfikacje pojawiły się w dokumencie tak samo, jak eksportujesz go do publikacji.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: wróć i odzyskaj stare pliki, które skasowałeś

Dysk Google ma swój własny sposób radzenia sobie z kontrolą wersji, która umożliwia cofanie się i odzyskiwanie starych plików, które usunąłeś, lub starszych wersji pliku. Dysk Google obsługuje kontrolę wersji w taki sposób, że przechowuje do 100 wersji dokumentu lub 30 dni wersji na dokument, co wlicza się do całkowitego limitu miejsca. Folder Kosz służy do przechowywania usuniętych plików, a jeśli folder Kosz zostanie usunięty, pliki znikną na zawsze.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: używaj Dokumentów Google z krosnem do udostępniania nagrań ekranu

Możliwość korzystania z Dokumentów Google przez moje zdalne zespoły przyczyniła się do zwiększenia wydajności. Z informacji zwrotnych, które otrzymałem od nich, funkcje komentowania i sugestii są skutecznymi sposobami współpracy, szczególnie między zespołami w różnych strefach czasowych. Wielu użytkowników może edytować w czasie rzeczywistym i jednocześnie. Ponadto każdy może mieć dostęp do plików w chmurze.

Wykorzystanie Dokumentów Google zmniejsza opóźnioną koordynację pracy między zespołami, zwłaszcza zdalnymi.

Oprócz funkcji komentarzy i sugestii w Dokumentach Google, jedną z moich najlepszych praktyk jest używanie Dokumentów Google z Loom. Nagrywam siebie i mój ekran, rozmawiając o konkretnym pliku i rozmawiam przez niego z pracownikami. Pozwala to zaoszczędzić dużo czasu na wyjaśnianie bez potrzeby długich e-maili lub wiadomości czatowych.

Korzystanie z Dokumentów Google wypełnia lukę w braku bycia razem jako zespół.

Will Bachman, Umbrex: twórz notatki z wywiadów w Prezentacjach Google

Nasz zespół aktywnie korzysta z Dokumentów Google do szerokiego zakresu zadań wymagających współpracy lub dostępu w czasie rzeczywistym do najnowszej wersji.

Na przykład w projektach z ekspertami przeprowadzającymi wywiady jeden członek zespołu tworzy notatki z wywiadów w Prezentacjach Google. Udostępniamy ten dokument Prezentacji Google naszemu klientowi, aby każdy mógł zobaczyć w czasie rzeczywistym najnowsze informacje, które zbieramy - nikt nie musi czekać na cotygodniowy przegląd postępów.

Jesteśmy obecnie na końcowym etapie tworzenia kursu na temat tego, jak skonfigurować własną praktykę konsultingową. Kurs obejmuje dziewięćdziesiąt krótkich filmów oraz ponad dwa tuziny narzędzi i szablonów do pobrania. Używamy Arkusza Google do koordynowania działań związanych z tym projektem. Udostępniliśmy dostęp edytorowi wideo, edytorowi strony internetowej i twórcy kursu, dzięki czemu każdy może aktualizować status w czasie rzeczywistym po zakończeniu edycji pierwszego szkicu filmu, po przesłaniu informacji zwrotnej, gdy końcowy szkic filmu ma został odesłany, a film został dodany do witryny.

Nikola Baldikov, Brosix: pozwól Docs przekształcić mówione słowa w tekst

W chwili, gdy wkraczamy w czas intensywnego wyszukiwania głosowego, istnieje kilka sztuczek na temat Dokumentów Google, które mogą Cię zainteresować. Czy wiesz, że możesz zrobić sobie przerwę i pozwolić Docs zamienić mówione słowa w tekst? Tak długo, jak komputer ma mikrofon, wystarczy otworzyć menu Narzędzia i wybrać Pisanie głosowe - lub nacisnąć Ctrl-Shift-S (lub Cmd-Shift-S) - a następnie odezwać się. Dokumenty będą korzystać ze standardowego systemu Google Voice-to-Text, aby dowiedzieć się, co mówisz (głównie w każdym razie) i umieścić je na stronie. Co więcej, funkcja konwersji głosu na tekst w Dokumentach umożliwia także wypowiadanie poleceń dotyczących popularnych form interpunkcji i formatowania akapitów. Możesz powiedzieć kropkę, przecinek i znak zapytania lub podać instrukcje, takie jak nowy wiersz lub nowy akapit. Jeśli chcesz zrobić sobie przerwę, powiedz przestań słuchać, a następnie powiedz wznowienie, gdy będziesz gotowy, aby kontynuować.

Edgar Suppes, Grailify: historia wersji pokazuje, które części zostały edytowane

Oto moja ulubiona wskazówka w Dokumentach Google:

To się nazywa Historia wersji i ta mała funkcja uratowała mi życie już kilka razy. Aby zobaczyć funkcję Historia wersji, kliknij Plik, a następnie Historia wersji. Panel otwiera się po prawej stronie dokumentu i pokazuje różne wersje tego konkretnego dokumentu. Klikając dowolną starszą wersję, możesz nawet zobaczyć, które części pliku doc ​​zostały edytowane.

Flynn Zaiger, Scottsdale Optymiści SEO: równania wykorzystują połączenie z innymi narzędziami danych

Wiele osób traktuje Dokumenty Google jako zwykły pakiet  Microsoft Office   Suite online, ale istnieje wiele narzędzi, formuł i funkcji, które są dostępne tylko dlatego, że są dostępne online, a niektóre z nich mogą sprawić, że będzie to znacznie korzystniejsze narzędzie dla firmy właściciel do użycia. Niektóre z moich ulubionych funkcji to równania ImportRange i ImportData, ponieważ w szczególności wykorzystują one połączenie z innymi narzędziami danych lub arkuszami roboczymi. ImportRange doskonale nadaje się do łączenia nie tylko różnych arkuszy, ale całych przestrzeni roboczych. Możesz włączyć dane z innych plików Arkuszy Microsoft, co pozwala obliczyć określone elementy, jednocześnie ograniczając dostęp do innych. Z drugiej strony ImportData i ImportXML umożliwiają wykorzystanie informacji z dowolnego pliku .CSV, który otwiera tabele danych, umożliwiając korzystanie z szerokiej gamy informacji dostępnych w powszechnie używanym formacie online. Wreszcie, dla tych, którzy potrzebują danych, które nie są starannie sformatowane w pliku .CSV lub .XML, możesz skorzystać z ImportHTML, który pozwala przenieść dowolną stronę internetową do swoich arkuszy.

Jason Parks, Kapitan Mediów: udostępnianie dokumentów bez logowania

Polecam korzystanie z GSuite dla Firm.

Nasza agencja ma wiele klientów do zatwierdzenia projektów.

Po prostu udostępniając Dokument Google lub Arkusz Google, nasi klienci mają łatwy dostęp do tego bez konieczności logowania się na konto Gmail.

Koszt naszej agencji (15 osób) wynosi około 8,50 USD na użytkownika miesięcznie, ale zdecydowanie był wart inwestycji i usprawnił komunikację.

Isaac Hammelburger, wyszukiwarki: wielu pracowników może edytować ten sam dokument w czasie rzeczywistym

Dokumenty Google to jedno z narzędzi ułatwiających każdemu zdalną pracę. W dokumentach Google możliwości są nieograniczone. Jest to dziś najbardziej pomocne, ponieważ większość pracowników rozpoczęła pracę od bezpieczeństwa w swoich domach. Dlatego można to wykorzystać do ścisłej współpracy nawet na odległość. Dokumenty Google to narzędzie, w którym wielu pracowników może edytować ten sam dokument w czasie rzeczywistym. To tylko kwestia udostępnienia dokumentu współpracownikom i umożliwienia jego edycji. Jest to o wiele łatwiejsze, ponieważ pracujesz nad tym samym dokumentem i nie musisz kompilować różnych dokumentów, aby utworzyć jeden zunifikowany. Oszczędza to również czas, ponieważ możesz jednocześnie pracować nad dokumentem zamiast przekazywać dokument od jednej osoby do drugiej. Zdecydowanie polecam zespołom korzystanie z tego narzędzia, aby uzyskać bardziej wydajny przepływ pracy.

Riley Adams, Young and the Invested: skraca czas realizacji projektu

Jako analityk finansowy mieszkam w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google. Oprogramowanie umożliwia wydajną współpracę, ponieważ wielu członków zespołu i partnerów uczestniczy w tworzeniu plików jednocześnie.

Kiedy wkład każdej osoby może być zebrany w tym samym czasie, radykalnie skraca to czas realizacji projektu, a także chroni przed powielaniem wersji lub brakiem edycji i sugestii. Unikając ich wszystkich i pracując razem w tych dokumentach Google, zespoły mogą osiągnąć więcej w krótszym czasie, co zapewnia większy zwrot z inwestycji dla firmy, a także większą sprawność w reagowaniu na potrzeby klientów.

Logan Burwell, Tech: Recenzje i aktualności: Systemy Google współpracują ze sobą tak płynnie

Ponieważ aby pisać bloga, muszę pisać prawie codziennie, codziennie używam Dokumentów Google! Kiedy piszę pierwszy szkic bloga, zawsze najpierw piszę go w Dokumentach Google. W Dokumentach Google możesz z łatwością pisać wszystko, a ponadto bardzo łatwo jest mi wprowadzać i edytować wszelkie linki, które umieszczam w moich artykułach. Dokumenty Google mają wyjątkowo dobry system sprawdzania pisowni, który często mnie łapie, jeśli źle przeliteruję lub użyję niepoprawnej gramatyki. Uwielbiam to, jak dzięki Dokumentom Google wszystko jest tak łatwe i zdecydowanie jest to mój najlepszy wybór, jeśli chodzi o pisanie.

Nie tylko używam Dokumentów Google dla mojej firmy, ale także innych aplikacji z rodziny Google. Jedną z innych aplikacji Google, z których korzystam poza Dokumentami, są Arkusze Google. Mogę utworzyć arkusz kalkulacyjny dla wydatków, przychodów i statystyk dla mojej witryny. Wszystkie systemy Google współpracują ze sobą tak płynnie, że to naprawdę jedyna rzecz, której potrzebuję.