10 wskazówek MS Excel na temat produktywności od ekspertów




Wskazówki dotyczące wydajności MS Excel

Oprogramowanie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Office‌ MS Excel‌ jest szeroko stosowane w szerokiej gamie aplikacji, od aktualizowania listy elementów do generowania faktur, a nawet grania w gry wideo.

Jednak w codziennym użytkowaniu biznesowym wielu podstawowych użytkowników nie zdaje sobie nawet sprawy z bardzo przydatnej wskazówki produktywności programu Excel, która mogłaby zaoszczędzić im dużo czasu i energii, na przykład zliczyć liczbę wystąpień na liście tysięcy wpisów, lub dla uproszczenia operacje takie jak znajdowanie pozycji znaku w ciągu i inne operacje.

Przy odrobinie szkolenia możliwe jest nawet wykorzystanie w codziennym użytkowaniu firmy bardzo użytecznych funkcji z symbolami wieloznacznymi Excel, zestawem znaków, które mogą zastąpić dowolne inne w formule. Używane w zaawansowanym Vlookup w Excelu mogą nawet stać się bardzo potężne.

Poprosiliśmy społeczność ekspertów o najlepsze porady na temat korzystania z MS Excel, a oto ich odpowiedzi:

 Czy regularnie korzystasz z MS Excel? Jaka jest jedna wskazówka, która pomaga ci w codziennej produktywności w pracy i którą możesz podzielić się z innymi?
Kursy MS Excel online
Kursy MS Excel online 

Stacy Caprio, Marketing wzrostu: wykonaj kopię zapasową dokumentów Excela w chmurze

Jedna Wskazówka dotycząca wydajności programu Excel polega na tworzeniu kopii zapasowych dokumentów programu Excel w chmurze.

Pracowałem przez wiele tygodni i lat nad konkretnymi dokumentami i spodziewałem się, że zawsze będą one dostępne, ale potem miałem sytuacje, w których mój komputer‌ zepsuł się z powodu problemu z wyciekiem wody lub innych awarii i straciłem arkusze programu Excel. Teraz wiem, że zawsze je wykonuję, więc będę je mieć, nawet jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego, dlatego zawsze mam pod ręką kopię zapasową w chmurze.

Stacy Caprio, założyciel, marketing wzrostu
Stacy Caprio, założyciel, marketing wzrostu

Kenny Trinh, Netbooknews: pozbądź się myszy i idź 3-5 razy szybciej!

Idź bez myszy.

Gdy pozbywasz się myszy, zwiększasz prędkość 3–5 razy. Najlepszym sposobem na rozpoczęcie nauki jest:

  • 1. Wciśnij klawisz ALT - zobaczysz litery i cyfry w całym menu, w ten sposób nawigujesz od teraz
  • 2. Wydrukuj stronę Skróty klawiaturowe (szukaj skrótów klawiaturowych w obrazach Google) i przyklej ją do komputera

Wygodne korzystanie z Excela bez myszy zajmie około 2-3 tygodni.

Kluczami do efektywności są:

  • Prędkość -> idź bez myszy
  • Automatyzacja -> dowiedz się, jak intuicyjnie pisać świetne formuły i formatować arkusze kalkulacyjne

Gdybym miał sklasyfikować dodatkowe 3, oto jak nadałbym im priorytet:

  • 1. Formatowanie i podstawowe formuły (przygotuj świetnie wyglądające raporty i zautomatyzuj zadania)
  • 2. Analiza danych - filtrowanie, sortowanie i analiza danych
  • 3. Wizualizacja danych - tabele, wykresy i wykresy dwuosiowe
Kenny Trinh, redaktor naczelny Netbooknews
Kenny Trinh, redaktor naczelny Netbooknews

David Johnson, Mulytic Labs: bezwzględne odniesienie do innych dziedzin

Absolutne referencje uratowały mi życie, nie jestem zbyt dumny, aby to powiedzieć. Niebo otworzyło się dla mnie, kiedy nauczyłem się używać „$” do tworzenia absolutnych odniesień do innych dziedzin. W przypadku niewtajemniczonych „$” przed literą naprawia kolumnę, a „$” przed liczbą naprawia wiersz. Stamtąd referencje mogą być tak stabilne, jak potrzebujesz. To bardzo ułatwiło mi życie, kiedy szybko przeprowadzałem analizę dużych zbiorów danych.

David Johnson, dyrektor ds. Technologii, Mulytic Labs
David Johnson, dyrektor ds. Technologii, Mulytic Labs
David Johnson, MBA, BA Computer Science, od 20 lat pracuje w branży technologicznej, wiodąc globalne zespoły i inicjatywy technologiczne w USA, Europie i APAC dla takich firm jak IBM i Sungard. Obecnie jest dyrektorem ds. Technologii w Mulytic Labs, a także doradztwem w zakresie zarządzania danymi i technologią w Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: użyj wypełniania błyskawicznego

Oto moja najważniejsza wskazówka dotycząca wydajności w programie Excel: opanuj użycie wypełniania błyskawicznego. Błysk wypełniający to bardzo potężna funkcja przydatna przy przetwarzaniu dużych ilości danych. Zamiast przeglądać dane jeden po drugim, możesz tak naprawdę „nauczyć” flashowania wypełnić to, czego potrzebujesz. Wpisz kilka razy to, czego potrzebujesz, w komórce obok nieprzetworzonych danych, a następnie spróbuj się dowiedzieć, czy funkcja wypełniania flash je uczy. Czasami trzeba wpisać więcej, aby program Excel rozpoznał wzorzec, ale gdy to zrobi, zadziała.

W tym celu kliknij komórkę, w której mają znajdować się dane. A następnie znajdź przycisk wypełniania lampy błyskowej. Można go zobaczyć na karcie Narzędzia główne w okienku Edycja, który znajduje się w prawej części okna programu Excel. Znajdź przycisk Wypełnij pod Autosumowaniem, a następnie kliknij menu rozwijane. Na koniec kliknij Flash Fill i obejrzyj magię. Nic nie może być bardziej produktywne niż dostarczanie danych z arkusza roboczego bez wykonywania pracy ręcznej.

Norhanie Pangulima, Outreach Consultant, Centriq
Norhanie Pangulima, Outreach Consultant, Centriq
Jestem Outreach Consultant w Centriq- aplikacji do zarządzania domami, która była prezentowana / cytowana w takich placówkach jak NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co i inne. W Centriqwspółpracuję z naszym zespołem ds. Treści przy tworzeniu zoptymalizowanych pod kątem SEO treści na temat konserwacji domu, wystroju wnętrz, bezpieczeństwa w domu i nie tylko.

Mike Richards, Golf Einstein: ciągłe uczenie się o najnowszych aktualizacjach

Korzystałem z MS Excel‌ podczas dokumentowania ważnych informacji biznesowych, a jedną z moich trików jest upewnianie się, że jestem na bieżąco z najnowszymi aktualizacjami i skrótami jako skróty klawiaturowe i formuły, które nie tylko przyspieszyły moją pracę, ale także zachęciły mnie kontynuować naukę. Ta praktyka rozwinęła sposób myślenia „ciągłego uczenia się”, który zmotywował mnie do wzrostu i produktywności.

Mike Richards, entuzjasta golfa i założyciel Golf Einstein
Mike Richards, entuzjasta golfa i założyciel Golf Einstein
Nazywam się Mike i jestem entuzjastą golfa i założycielem Golf Einstein, blogu, w którym dzielę się swoim wkładem we wszystko, co dotyczy golfa!

Shayne Sherman, TechLoris: użyj danych sprawdzania poprawności

Moja najlepsza wskazówka jest jednak dość prosta: * Używaj danych walidacyjnych! * Wiem, wiem, powinieneś być poza tym, prawda? Mam na myśli, że na pewno możesz się upewnić, że poprawnie piszesz nazwiska, prawda? Słuchaj, potrzeba tylko jednego czasu, spędzając godziny próbując dowiedzieć się, dlaczego twoje zagnieżdżone arkusze obliczeń nagle się psują, a następnie uświadomić sobie, że dzieje się tak z powodu wprowadzenia nieprawidłowych danych, aby zobaczyć wartość sprawdzania poprawności danych.

Shayne Sherman, CEO TechLoris
Shayne Sherman, CEO TechLoris
Korzystam z Excela od lat. Na niektórych moich wcześniejszych stanowiskach żartowałem, że każde zadanie, które mi powierzono (w tym zamówienie lunchu lub planowanie podróży), mogłem lepiej wykonać w programie Excel. Szczerze mówiąc, prawdopodobnie mógłbym.

Polly Kay, English Blinds: scalanie danych z innych źródeł

Używanie makr Excela do automatyzacji czasochłonnych i powtarzalnych zadań było prawdziwym przełomem w grze i być może jedyną rzeczą, która była najbardziej wydajna pod względem tego, jak Excel usprawnił moją pracę.

Scalanie danych z innych źródeł ze skoroszytami programu Excel jest czymś innym, co pomaga, a jest bardzo niewiele, których nie można zintegrować z przepływem pracy programu Excel, aby je scalić. Jeszcze raz możesz zaimportować te inne elementy automatycznie, aby umożliwić późniejszą transformację i analizę danych.

Samo podniesienie zapytania w celu uzyskania statystyk przed utworzeniem raportu zapewnia dogłębną wiedzę, która może pomóc w analizie i podejmowaniu decyzji, a także umożliwia sprawdzenie i sprawdzenie wszystkich innych form treści.

Polly Kay, starszy menedżer ds. Marketingu w English Blinds
Polly Kay, starszy menedżer ds. Marketingu w English Blinds
Polly ma ponad dziesięcioletnie doświadczenie jako konsultant marketingu cyfrowego i starszy menedżer ds. Marketingu, obsługując różnorodne grono klientów, od MŚP po duże międzynarodowe korporacje i firmy domowe.

Reuben Yonatan, GetVoIP: użyj HLOOKUP i VLOOKUP

Kiedy po raz pierwszy uczyłem się Excela, pamiętam, że funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.PIONOWO naprawdę odblokowała wiele niesamowitych rzeczy, o których nie wiedziałem, że możesz to zrobić za pomocą programu Excel.

Jako CEO nadal używam tych funkcji do budowania naprawdę prostych pulpitów nawigacyjnych, które będą pobierać dane z innych kart w arkuszu kalkulacyjnym, który jest potężny dla danych, które regularnie aktualizujemy.

Reuben Yonatan, założyciel i dyrektor generalny GetVoIP
Reuben Yonatan, założyciel i dyrektor generalny GetVoIP

Gintaras Steponkus, Solid Guides: przygotuj wykresy i wykresy dla każdego arkusza kalkulacyjnego

Jako Project Manager muszę codziennie używać programu Excel. Muszę śledzić masę danych i analizować je codziennie, aby zmaksymalizować wartość firmy. Uważam Excel za najpotężniejsze narzędzie w tym zakresie.

Muszę codziennie przygotowywać raporty. Wiele razy muszę odwoływać się do starych arkuszy kalkulacyjnych. Przechodzenie przez wszystkie dane staje się zniechęcającym zadaniem. Tworzę więc wykresy i wykresy potrzebnych danych, które mogę eksportować w innych formatach, jak np. PDF. Pomaga mi w skrócie zanotować wyniki. Daje mi szybki przegląd tego, w jaki sposób liczby w arkuszach kalkulacyjnych są ze sobą powiązane. Ta funkcja staje się bardziej przydatna w pilnych zadaniach, w których mam mniej czasu na przygotowanie raportów. Warunkiem jest jednak posiadanie wszystkich danych zgodnie z wytycznymi programu Excel.

Gintaras Steponkus, Marketing Manager w Solidne przewodniki
Gintaras Steponkus, Marketing Manager w Solidne przewodniki
Nazywam się Gintaras Steponkus i jestem markerem mediów społecznościowych w Solidguides. Solidne przewodniki to projekt stworzony przez zespół entuzjastów zajmujących się badaniami i pisaniem recenzji. Jesteśmy pasjonatami Internetu i wiemy, że jest to ogromne miejsce pełne mnóstwo fałszywych i niepotrzebnych informacji. Stworzyliśmy Solidne przewodniki, aby uczynić Internet bezpieczniejszym miejscem dla kupujących, a ponieważ uwielbiamy badać i informować.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: korzystaj z czopów mocy i funkcji DAX

Używam MS Excel‌ regularnie do analizy, raportowania i przechowywania danych. Muszę co tydzień sporządzać raport o wszystkich treściach, reklamach i analizach ruchu dla inwestorów i innych akcjonariuszy mojej witryny z wiadomościami.

Instalacja hydrauliczna Excel może zwiększyć poziom produktywności o wiele razy. Instalacja hydrauliczna w programie Excel jest zgodna z dwiema strategiami, które mogą zwiększyć produktywność, jedna jest podstawową strategią programu Excel, a druga jest strategią zaawansowaną. W strategii produktywnej większość czasu jest wykorzystywana do wyszukiwania nowych informacji i ciągłego ulepszania raportów. Jest to powtarzalna procedura, w której poprawiasz dane raportów zamiast je utrzymywać.

W przypadku strategii zaawansowanej używasz mechanizmu obrotu, aby zwiększyć produktywność. Tutaj masz wiele zalet. Po pierwsze, zwiększa się zdolność do obsługi plików. Można zapisać miliard wartości na kolumnę i milion tabel na skoroszyt. Po drugie, dzięki zastosowaniu procedury relacyjnej w modelu Power Pivot, skoroszyty łączą się ze sobą i między tabelami jest ustanawiane łącze.

Po trzecie, twoje ogromne obliczenia można łatwo wykonać za pomocą funkcji DAX. Dlatego każda funkcja związana z osią mocy ułatwia zadanie eksploracji, masowej analizy i raportowania.

Aqsa Tabassam, redaktor naczelny InsideTechWorld.com
Aqsa Tabassam, redaktor naczelny InsideTechWorld.com
Nazywam się Aqsa Tabassam, bizneswoman, współzałożyciel i redaktor naczelny InsideTechWorld. InsideTechWorld ma na celu dostarczanie swoim czytelnikom na całym świecie najnowszych informacji na temat technologii i startupów, wydarzeń medialnych i przełomowych wydarzeń.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formuły automatycznego wypełniania za pomocą klawisza Tab

Mimo że nienawidziłem nauki Excela, jest to jeden z tych niezbędnych zestawów umiejętności, które możemy zastosować do wielu aspektów naszej pracy i codziennego życia (budżetowanie itp.).

Oto dobra wskazówka dotycząca oszczędzania czasu dzięki formułom programu Excel, z którymi wiele osób ma trudności. Więc co chcesz zrobić, to użyć klawisza Tab, który pozwala automatycznie wybierać formuły. W ten sposób nie musisz tracić czasu na ich pełne wpisywanie za każdym razem. Gdy zaczniesz go wypełniać, pole zapełni listę sugestii z Excela. Następnie wystarczy przesunąć klawisz strzałki w górę lub w dół, aby wybrać formułę, nacisnąć Enter i gotowe.

Jeśli występuje problem z dowolną formułą, możesz szybko debugować go, wybierając formułę, a następnie naciskając klawisz F2. Następnie możesz przełączać się między częściami formuły, przytrzymując klawisz Shift i naciskając lewą strzałkę. F9 pokaże końcowe obliczenie formuły, po czym możesz nacisnąć Esc, aby zachować formułę lub wejść, aby zachować wartość.

Philip Weiss, założyciel, PhilipWeiss.org
Philip Weiss, założyciel, PhilipWeiss.org
Po tym, jak uświadomił sobie, że życie od 9 do 5 nie było dla niego, Philip rzucił pracę w branży lotniczej i postanowił podróżować po świecie na własnych warunkach. Obecnie mieszka między NYC a Kambodżą, jest pełnoetatowym koczownikiem cyfrowym i założycielem swojego bloga podróżniczego PhilipWeiss.org.

Wypełnij wideo Excel dla początkujących 2019 na wideo



Międzynarodowe doradztwo biznesowe
O autorze - Międzynarodowe doradztwo biznesowe
Yoann jest międzynarodowym konsultantem biznesowym, moderatorem i koordynatorem. Pracował ponad 10 lat w globalnym biznesie, łańcuchu dostaw, finansach, projektach SAP ERP, optymalizacji sieci i SEO dla różnych branż, takich jak logistyka, kosmetyki, towary konsumpcyjne, pielęgnacja urody lub moda, w ponad 30 krajach na całym świecie. .
 


Komentarze (0)

zostaw komentarz